Caso Práctico – Proceso Toma de Decisiones

Ana María Pinzón

Angélica Ortiz

Presentado a:

Javier Enrique Torres Rivera

ELECTIVA CP

Corporación Universidad Minuto de Dios

Contaduría Pública

Villavicencio

2019
 Caso Práctico – Proceso Toma de Decisiones

Ana María Pinzón ID: 187821

Angélica Ortiz ID: 496871

Correo: apinzo16@uniminuto.edu.co - aortizbarbo@uniminuto.edu.co

Presentado a:

Javier Enrique Torres Rivera

ELECTIVA CP

Corporación Universidad Minuto de Dios

Contaduría Pública

Villavicencio

2019
 Tabla de contenido

Introducción.....................................................................................................................................4
CASO PRÁCTICO PARA APLICAR EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES (Tarea de
emprendimiento)..............................................................................................................................5
Auditoria - Empresa Productos Alimenticios S.A..........................................................................8
Características de la empresa.......................................................................................................8
Organigrama – Empresa Productos Alimenticios S.A................................................................8
Manual de Funciones – Empresa Productos Alimenticios S.A..................................................8
Definición y análisis del problema.............................................................................................16
Exposición y elección de alternativas........................................................................................18
 Introducción

En el ámbito organizacional la necesidad de tomar decisiones para la solución de las

diversas situaciones cada vez es más relevante, esto permite distinguir las dificultades tanto en el

interior como en el exterior de una organización.

El solucionar dicho problemas no son siempre fácil, ya que involucran un conjunto de

actores como: recursos financieros, humanos, tecnológicos, entre otros, que necesitan de una

atención precisa teniendo presente los riesgos que se pueden dar en el proceso.

La toma de decisión se enfoca en la capacidad de elegir en medio de un proceso, donde se

escogen algunas alternativas planteadas; dándose un análisis objetivo y analítico de las opciones

mediante las cuales se pueden alcanzar las mejoras ligadas para obtener los objetivos de la

organización. Las organizaciones deben conducir dichos procesos en la elaboración de premisas

que permitan la identificación de alternativas, siendo estas evaluadas en términos alcanzables,

para así finalmente tomar una decisión correcta y definitiva.

 CASO PRÁCTICO PARA APLICAR EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES
(Tarea de emprendimiento)

El ingeniero Alfredo Pérez ha dirigido la empresa “productos alimenticios, S.A.” desde

su fundación en 1990. La empresa se dedica a la fabricación de pastas, galletas, harinas y aceite

comestible, y se inició con un capital de 3 millones de pesos, el cual actualmente asciende

a 78 millones. Las ventas del último año fueron de 19 millones de pesos y la utilidad de 5

millones. La fábrica inicio con 26 obreros y 6 empleados que hacían labores administrativas y de

ventas y en la actualidad cuenta con 122 obreros y 24 empleados.

Al inicio de sus operaciones la empresa estaba organizada de la siguiente manera:

Gerente general: Ing. Alfredo Pérez, Contador: C.P. Jaime Herrera, Gerente de planta: Ing.

Arturo Sandoval,  Jefe de Ventas: Sr. Rodrigo Castro.

Desde el principio al Ingeniero Pérez le gustaba tomar decisiones en todas las áreas y supervisar

directamente el buen funcionamiento de la fábrica. Durante los primeros 14 años la empresa

fabricaba productos de buena calidad a bajos costos, lo que le  permitía obtener una buena

posición en el mercado, magnificas utilidades, crecimiento continuo.

En la actualidad las personas mencionadas continúan en sus funciones y por su puesto se

ha incrementado sus sueldos pero también sus responsabilidades. Desde hace tiempo fue

necesario contratar a 2 empleados más que se hicieran cargo de otras funciones como son:

Gerente de capital humano; Lic. Luis Prieto y Jefa de créditos y cobranzas; Lic. Margarita Mejía.

Últimamente la empresa no ha funcionado bien, han descendido las ventas existen gran número

de rechazos, continua rotación de personal y perdidas de materiales. El ingeniero Pérez se

encuentra sumamente preocupado por lo que le ha contratado a usted para que le asesore y le

ayude a mejorar la situación de la empresa. De acuerdo a las entrevistas realizadas con los

gerentes usted obtuvo la siguiente información:

a) El gerente de ventas opina que estas han disminuido debido a la mala calidad de los

productos, los altos costos, retraso en las entregas y precios altos.

b) El gerente de capital humano opina que los altos índices de rotación se originan en los

bajos suelos jornadas excesivas y controles exagerados que impone el Ing. Pérez.

c) El contador se queja de que tiene demasiado trabajo, mientras los demás gerentes se la

pasan muy bien.

d) Todos los gerentes opinan que existe retraso en la toma de decisiones y falta de

autonomía, ya que todas las decisiones se deben consultar con el Ing. Pérez y o el

contador Herrera.

e) El ingeniero Sandoval informa que en su ausencia los obreros y supervisores descuidan la

producción además de que existen perdidas de las herramientas que muchas veces los

supervisores no lo obedecen argumentando que el contador Herrera les giro instrucciones

contrarias. Por estas situaciones el ingeniero Sandoval está apunto de renunciar.

f) El licenciado Prieto cree que la situación de la empresa se debe a que el personal es

mañoso y flojo y que los gerentes no afrontan las situaciones que les competen, lo que

originan que él tenga que tratar con los obreros y administrativos para resolver los

asuntos. En base a lo anterior. Desarrolla en estricto orden lógico cada uno de los pasos

para la toma de decisiones.

Dese cuenta que no se plantean alternativas de solución ya que será usted el que después

definido y analizado la problemática señalada, las formule, para que posteriormente continúe el

proceso hasta concluirlo. Recuerde que usted fue contratado para ello y aconsejar al Ingeniero

Pérez.

Realizar las siguientes actividades para la TOMA DE DECISIONES del caso de estudio

propuesto.

1. Realizar un organigrama

2. Definir el problema.

3. Analizar el problema.

4. Evaluar las alternativas.

5. Elegir entre las alternativas

6. Aplicar la decisión
 Auditoria - Empresa Productos Alimenticios S.A.
Características de la empresa

Nombre empresa: Productos Alimenticios S.A.

Inicio de Operación: 1990

Actividad Económica: Fabricación de productos de la canasta familiar “pastas, galletas,

harinas y aceite comestible.

Capital inicial: $ 3.000.000.oo

Capital actual: $78.000.000.oo ascendente actualmente

Talento humano inicio de operación: 26 Obreros – 6 Administrativos

Talento humano actual en operación: 122 Obreros – 24 Administrativos

Organigrama – Empresa Productos Alimenticios S.A.

Manual de Funciones – Empresa Productos Alimenticios S.A.

 IDENTIFICACION DEL CARGO
Nombre del Cargo: Gerente general
Dependencia: Administrativa
Cargo del Jefe Inmediato:  
Naturaleza del cargo: Nomina
Carga de Trabajo: Alta
 
REQUISITOS MINIMOS
Título profesional en Administración de empresas o Ingeniería
Requisitos de Formación
industrial.

Requisitos de Experiencia Dos (2) años de experiencia relacionada con el cargo.

 
OBJETIVO

Es la persona encargada de coordinar los procesos de la empresa en el ámbito general, además de

la supervisión en el proceso de contratación al personal adecuado, efectuando esto durante la
jornada de trabajo.

 
FUNCIONES ESENCIALES
* Planificar los objetivos generales y específicos de la empresa a corto y largo plazo.

* Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro; como también de las funciones y los
cargos.

* Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de ésta.

* Controlar las actividades planificadas comparándolas con lo realizado y detectar las desviaciones
o diferencias.

* Decidir respecto de contratar, seleccionar, capacitar y ubicar el personal adecuado para cada
cargo.

* Analizar los problemas de la empresa en el aspecto financiero, administrativo, personal, contable

entre otros.

* Realizar cálculos matemáticos y financieros.

* Deducir o concluir los análisis efectuados anteriormente.

 IDENTIFICACION DEL CARGO
Nombre del Cargo: Gerente de Planta
Dependencia: Producción
Cargo del Jefe Inmediato: Gerente General
Naturaleza del cargo: Nomina
Carga de Trabajo: Alta
 
REQUISITOS MINIMOS
Título profesional en Ingeniería de Alimentos, Ingeniería
Requisitos de Formación
Industrial y afines.

Requisitos de Experiencia Dos (2) años de experiencia relacionada con el cargo.

 
OBJETIVO

Es la persona responsable del funcionamiento, coordinación y organización del área de

producción, tanto a nivel de los productos como en la gestión del personal operativo. Con el fin, de
cumplir con la programación de la producción prevista en el tiempo e igualmente de la calidad del
trabajo y producto que se obtiene, teniendo presente la eficiente administración del área a cargo.

 
FUNCIONES ESENCIALES

* Gestionar y supervisar al personal a cargo.

* Realizar la programación previa de la producción.

* Organizar y planificar el aprovisionamiento de la materia prima, diferentes canales de

distribución y transporte del producto terminado.

* Coordinar con el resto de áreas (Ventas, Capital Humano, Recursos financieros, etc.) un proceso
eficaz y eficiente por medio de la comunicación siendo el objetivo final el cumplir las metas
trazadas por la empresa.

* Optimizar los procesos de producción dentro de la planta de procesamiento.

IDENTIFICACION DEL CARGO

Nombre del Cargo: Jefe de Ventas
Dependencia: Ventas
Cargo del Jefe Inmediato: Gerente General
Naturaleza del cargo: Nomina
Carga de Trabajo: Alta
 
REQUISITOS MINIMOS

Título profesional en Administración de empresas,

Requisitos de Formación
Administración pública o Ingeniería industrial.

Requisitos de Experiencia Dos (2) años de experiencia relacionada con el cargo.

 
OBJETIVO

Es la persona encargada de cumplir con las metas de venta determinadas por la Gerencia general,
de igual forma, a través de la eficiente administración del departamento y su fuerza de ventas,
planificando, ejecutando y controlando estrategias de ventas, generando nuevas propuestas, planes
de fidelización de clientes y servicio de venta - post venta de excelencia.

 
FUNCIONES ESENCIALES

* Ejecutar y controlar los planes comerciales, de marketing y otros de la empresa.

* Estratificar los productos en el mercado nacional.

* Organizar y dirigir el equipo comercial incentivándolos a la promoción del consumo de los

productos.

* Negociar los contratos comerciales con los diversos clientes, de igual forma buscar nuevos
cliente para la ampliación de la plataforma.

IDENTIFICACION DEL CARGO

Nombre del Cargo: Contador
Dependencia: Administrativa
Cargo del Jefe Inmediato: Gerencia
Naturaleza del cargo: Nomina
Carga de Trabajo: Alta
 
REQUISITOS MINIMOS

Requisitos de Formación Título profesional en Contador público.

Requisitos de Experiencia Dos (2) años de experiencia relacionada con el cargo.

 
OBJETIVO

La persona encargada debe tener una sólida preparación y competencia para la elaboración,
interpretación y examen de la información financiera, que sirva de base para la toma de
decisiones y para el cumplimiento de disposiciones legal, así como obtener, aplicar y controlar
recursos materiales en un ente económico.

FUNCIONES ESENCIALES
• Elaborar estados financieros para fines contables, fiscales y financieros.

• Operar cualquier sistema de Contabilidad, utilizando la computadora en el proceso Contable-

Financiero.

• Organizar y distribuir las actividades de la auxiliar contable.

• Supervisar a la auxiliar de contabilidad en la realización de sus funciones.

• Asesorar en materia contable, fiscal y financiera.

• Fundamentar toma de decisiones basados en el análisis de la información financiera.

• Verificar los documentos contables.

• Verificación del cálculo de impuestos.

• Velar por que la contabilidad se lleve de acuerdo a la legislación colombiana.

• Recomendaciones especiales: Debe ser una persona con principios éticos y morales además con
la con capacidad de investigación, pensamiento abstracto, lógico, razonamiento, análisis crítico,
comprender hechos no ubicados o incompletos, identificar y anticipar problemas, encontrar

IDENTIFICACION DEL CARGO

Nombre del Cargo: Gerente Capital Humano
Dependencia: Administrativa
Cargo del Jefe Inmediato: Gerente General
Naturaleza del cargo: Nomina
Carga de Trabajo: Alta
 
REQUISITOS MINIMOS
Título profesional en Administración de empresas,
Requisitos de Formación Licenciatura en ciencias humanas, psicología o afines.

Requisitos de Experiencia Dos (2) años de experiencia relacionada con el cargo.

 
OBJETIVO

Es la persona encargada de asesorar y mejorar la productividad de la empresa, garantizando por

medio de la selección la mano de obra calificada.

FUNCIONES ESENCIALES
* Cumplir con las políticas relacionadas con la administración del talento humano.

* Garantizar que las diferentes áreas de la empresa cuenten con el personal calificado y
necesario.

* Elaborar de manera oportuna los contratos de personal, de acuerdo a los parámetros de la ley
vigente y las políticas internas de la empresa.

* Controlar la nómina y pago de seguridad social

* Realizar proceso de inducción y re-inducción al personal

* Mantener actualizada la información del personal

IDENTIFICACION DEL CARGO

Nombre del Cargo: Jefe de créditos y cobranzas
Dependencia: Administrativa
Cargo del Jefe Inmediato: Gerente General
Naturaleza del cargo: Nomina
Carga de Trabajo: Alta
 
REQUISITOS MINIMOS
Título profesional en Administración de empresas,
Requisitos de Formación Licenciatura en ciencias económicas, Economía,
Contaduría Pública o afines.

Requisitos de Experiencia Dos (2) años de experiencia relacionada con el cargo.

 
OBJETIVO

Es la persona encargada del manejo de la cartera, operación financiera y otros afines. De igual
forma, garantiza los recursos tangibles para la inversión de la organización.

FUNCIONES ESENCIALES
* Produce, prepara, procesa y analiza la información relativa a su departamento.

* Dirige a su personal, planea y control el desempeño y logro de metas.

* Comunica y relaciona con las metas de los departamentos afines.

* Vigila el proceso de cierres u otros que involucren la parte económica de la empresa bajo
normas de la gerencia.

Definición y análisis del problema

 La empresa Productos Alimenticios S.A. es una empresa dedicada a la fabricación de

productos pertenecientes a la canasta familiar, en el transcurrir de los últimos años ha presentado

un deterioro en su proceso teniendo una repercusión significativa en la empresa. Dado esto se

expone los siguientes hallazgos:

1. Altos costos en la elaboración de los productos.

2. Precios altos en el mercado.

3. Falta de supervisión en el área de producción.

4. Falta de mano de obra directa área de producción.

5. El personal activo no es competente para el perfil ocupado.

6. Contratación excesiva en el área de producción injustificada.

7. Recarga laboral en el área de contabilidad.

8. Falta de autonomía por parte de la gerencia.

Dada los hallazgos, se prosigue a realizar el presente análisis:

Dentro del proceso tanto preliminar como procesal se evidencia la falta de planificación

presupuestal para la elaboración del producto, lo cual lleva consigo al alza de los costos y en su

defecto el aumento del precio en el mercado de los productos ofertados por la empresa Productos

Alimenticios S.A.

La deficiente organización administrativa afecta directamente a la administración del

personal, donde no se logra compactar al talento humano según sus perfiles y actividades a

elaborar, causando retrasos en las entregas, poca eficiencia y pro actividad por parte de los

supervisores y operarios del área de producción. De igual forma, esto implica que la
administración de personal y sus procesos no están realizándose de forma correcta, ya que a la

hora de la selección del personal no cuentan con los protocolos determinados para cada uno de

los cargos, implicando así el exceso de contratación para suplir las necesidades que tiene la

empresa Productos Alimenticios S.A.

La planeación y comunicación por parte de la gerencia, no ha logrado el impacto necesario

para que el resto de áreas se sistematicen, ya que la falta de autonomía, estandarización de

procesos, deficiencia comunicativa, entre otros, hacen cada vez más difícil la toma de decisiones,

dando como resultado un descenso significativo en el último periodo de sus ventas.

Exposición y elección de alternativas

CONCEPTOS ALTERNATIVAS:

BRAINSTORMING - Lluvia de ideas: La lluvias de ideas (BRAINSTORMING), es una técnica

de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado. Esta herramienta fue creada en el

año 1941, por Alex Osborne, cuando su búsqueda de ideas creativas resultó en un proceso

interactivo de grupo no estructurado que generaba más y mejores ideas que las que los

individuos podían producir trabajando de forma independiente. Pasos a dar en un

BRAINSTORMIN.

BRAINWEITING - Lluvia de ideas por escrito: Es una variante del BRAINSTORMING o

Lluvia de ideas que se realiza por escrito. Se produce una cantidad sorprendente de ideas. Es útil

para las personas con dificultades para hablar en público. Combina la generación de ideas

individual con la grupal. Se puede hacer a distancia (correo electrónico, etc). El grupo en círculo

con un papel en blanco por persona. Se da un tiempo para que cada miembro individualmente

escriba las ideas que se le ocurran (basta con dos minutos y tres o cuatro ideas).

4*4*4: Técnica grupal. El grupo produce ideas, primero individualmente y posteriormente en

grupo. Se produce una Selección cualitativa de las ideas. Cada participante escribe

individualmente en un papel las cuatro ideas esenciales acerca del foco creativo (Por ejemplo,

"ideas para llegar a fin de mes"). Terminada esta etapa, el grupo se coloca por parejas. Cada

pareja llega a un acuerdo y escribe las cuatro ideas esenciales sobre el foco creativo.

GRUPO NOMINA: Es un método estructurado muy eficaz tanto para la detección de problemas

y necesidades como para la resolución de problemas y su consenso en grupo.

Requiere de un coordinador adiestrado en el uso de la técnica y no necesita que entre los

asistentes haya un elevado nivel de confianza.

CINCO ALTERNATIVAS MÁS: Nuestras manos van a ser la guía que nos va a recordar que

siempre, en cualquier situación en la que nos encontremos en la que parezca que no hay más que

una o dos alternativas a seguir, siempre hay, al menos, cinco alternativas más.

ELECCION DE ALTERNATIVA Y APLICACIÓN

La auditoría realizada a la empresa Productos Alimenticios S.A., presenta una serie de hallazgos

los cuales permiten evidenciar los problemas organizacionales que esta tiene en el desarrollo de

sus procesos internos.

Para lo cual se recomienda, desarrollar la técnica de GRUPO NOMINAL esta consiste en la

facilidad de generar ideas y analizar problemas existentes, siendo este estructurado bajo el

equipo de trabajo escogido por la misma.

Esta técnica tiene varios enfoques centrales que le permitirían el éxito a la resolución de estos

problemas evidenciados donde:

 Se asegura diferentes procesos en la aplicación de cada fase desarrollada.

 Permite el equilibrio de la participación de todo el equipo de trabajo.

 Incorpora técnicas que permiten la medición del proceso de decisión del equipo de

trabajo.

Para su desarrollo, la empresa Productos Alimenticios S.A. debe tener en cuenta la aplicación de

las siguientes fases:

1. Identificar los problemas más relevantes e influyentes dentro del proceso o área a tratar.

2. Generación de ideas: Los miembros del equipo de trabajo exponen sus ideas de manera

clara y específica.

3. Registrar ideas: Se escoge un facilitador que divulgue las características de cada una de

las ideas, aportes tanto positivos como negativos, entre otros.

4. Clarificar ideas: El facilitador verifica la comprensión de cada una de las ideas del

equipo de trabajo y socializa el tema.

5. Clasificación ideas: Se agrupan las ideas semejantes por cada una problemas hallados.

6. Votación y conclusión: Cada uno de los miembros del equipo de trabajo dará voto por las

ideas escogidas, procediendo hacer un conteo de voto y elección de la misma.

7. Implementación: Se lleva a cabo el proceso, haciendo uso de la solución, desarrollo y

monitoreo.

8. Evaluación de resultados: Realizar una evaluación de logros, comportamientos

organizaciones y mejoramiento de calidad en la implementación de la idea ejecutada.

 Referencia Bibliográfica

https://www.gestiopolis.com/toma-decisiones-solucion-problemas-administracion/

https://www.gestiopolis.com/problemas-organizacionales-como-reto-de-toma-de-

decisiones/

https://www.gestiopolis.com/herramientas-solucion-problemas-toma-de-decisiones-

administrativas/

http://repository.lasallista.edu.co/dspace/bitstream/10567/782/1/Diagnosticos_organizaci

onales_Guajuato_Mexico.pdf

http://www.eumed.net/ce/2009a/mbh.htm

https://www.youtube.com/watch?v=cF3tfuTYeCU