B) ANALISIS COMPLEMENATRIO:

Una vez realizado el análisis básico, se procede a realizar, el Análisis

Complementario que Evalúa el Desempeño Operativo, de las Actividades propias,
del Giro Ordinario, para lo cual se creó la Empresa u Organización, de una manera
mucho más Específico o en detalle, con lo cual se busca que la Toma de
Decisiones, sea lo más acertada posible.

Para realizar este tipo de análisis, se deben tener en cuenta los siguientes
Indicadores Financieros:

a) Distribución de las Ventas

b) Potencial de los Clientes
c) Correlación con la competencia
d) Perfil del Ciclo Anual
e) PLANEACIÓN Financiera - Presupuesto
f) Distribución de las Ventas en forma mensual para el siguiente año

a) DISTRIBUCION DE LAS VENTAS:

Se determina el porcentaje (%) de ventas que corresponde a cada variable de

estudio, bien sean: por productos, por zonas, por vendedores, por líneas de
productos, otros.

GRUPOS 1 2 3 4 5
A 12.510 19.315 17.590 14.552 18.794
B 7.485 11.209 9.374 12.803 10.087
C 24.509 23.711 21.891 30.002 23.405
D 1.948 13.638 12.024 5.632 11.120
SUMAS 46.452 67.873 60.879 62.989 63.406

Se realizan los cálculos de los porcentajes que corresponden a cada grupo de

ventas para los últimos 5 años de operaciones, ese cálculo se hace sobre los
totales de cada año y se obtiene la siguiente distribución:

GRUPOS 1 2 3 4 5
A 27 28 29 23 30
B 16 17 15 20 16
C 53 35 36 48 37
D 4 20 20 9 18
SUMAS 100% 100% 100% 100% 100%
Estos resultados, deben representarse en una gráfica, con el fin de poder apreciar
mejor su comportamiento, la evolución que han tenidos los diferentes grupos de
ventas durante los 5 años de estudio y sus porcentajes de participación del gran
total de las ventas, de toda la organización.

Ejemplo:

GRAFICA DE EVOLUCION Y PARTICIPACION: Area de cada producto

100

70

50

10

1 2 3 4 5
A Ñ O S

En este gráfico, se puede observar la evolución que han tenido los diferentes
grupos de ventas y su área o porcentaje de participación, con lo cual se puede
jerarquizar los productos más importantes que, fabrica y comercializa, con el fin de
priorizar los Recursos Financieros y la Toma de Decisiones respectiva.

b) POTENCIAL DE LOS CLIENTES:

Este análisis consiste en determinar la relación con el potencial de los clientes o

capacidad de compra de los clientes, tales como:
.- La tendencia de compra
.- La cantidad de pedidos anuales
.- El pedido medio
.- La eficiencia en la atención al cliente
Estos datos los debe manejar la Gerencia Financiera, como información mensual,
quincenal, semanal, otros, para ajustes y cambios.
Las variables que se pueden analizar, son:

Cliente Potencial Compra Tendencia Importancia Número Pedido Eficiencia

Real a= % Pedidos Promedio Atención %
A 4.900 3.875 460 6.1 12 323 79
B 2.830 2.544 -54 4.0 36 71 88
C 2.770 1.972 172 3.1 54 36 71
D 540 323 16 0.5 14 23 60
E 55.960 54.692 2.522 86.3 1.450 33 97
Totales 67.000 63.406 2.902 100% 1.566 41 95%
El POTENCIAL de los clientes, está dado por el valor del Pronóstico de ventas,
cuyo valor fue de $ 67.000.

Total Potencial de Clientes= $ 67.000

Representación Gráfica:

Interpretación y análisis:

Las COMPRAS REALES, representan el total de lo facturado a cada cliente en el

año de estudio.

La IMPORTANCIA, es el porcentaje de la compra de cada cliente con base en las

ventas totales, para esto se tiene que, El cliente A, representa el 6.1 % de
importancia para la empresa, el cliente B, tiene un 4 % de representación del total
de ventas anuales, pero cuál es el cliente más importante? Y qué medidas debe
tomar la dirección empresarial y comercial, con respecto a este cliente?.

El PEDIDO PROMEDIO, se obtiene dividiendo, el total de lo vendido a cada

cliente entre el número de pedidos realizados por cada uno de ellos.

La EFICIENCIA EN LA ATENCION DEL CLIENTE; es el porcentaje que resulta

de dividir el valor de la compra real de cada cliente entre su potencial.
 NIVEL DE EFICIENCIA EN ATENCION AL CLIENTE
98%
90% A B C D E
79%
80% 71%
60%
% DE VENTAS

60%

40%

20%

0%
A
B
C
D
% aTENCIÓN AL CLIENTE E
T

c) CORRELACION CON LA COMPETENCIA:

La correlación con la competencia, es el porcentaje de similitud que hay en las

variaciones de los valores de las ventas de la competencia y los de la empresa.

Esta variable, se calcula con la siguiente fórmula:

∑xy ∑x (My)
R=
(∑x² ∑x Mx) (∑y² ∑y YMy)

Ventas Ventas
Competencia Empresa
X Y X² Y² XY
62 50 3.844 2.500 3.100
36 38 1.296 1.444 1.368
22 25 484 625 550
20 31 400 961 620
20 19 400 361 380
35 58 1.225 3.364 2.030
50 52 2.500 2.704 2.600
40 44 1.600 1.936 1.760
56 53 3.136 2.809 2.968
58 63 3.364 3.969 3.654
74 83 5.476 6.889 6.142
127 118 16.129 13.924 14.986
∑600 ∑634 ∑39.854 ∑41.486 ∑40.158
Para este análisis, las ventas de la competencia, están representadas por la letra
X y las ventas mensuales de la empresa por la letra Y.
Con base en la aplicación de la formula y del estado de resultados,
específicamente las ventas, se tiene la siguiente situación resultante:

.- ∑X = 600
.- ∑Y = 634
.- ∑X² = 39.854
.- ∑Y² = 41.486
.- ∑XY = 40.158
.- Mx = 50
.- My = 53
Mx = Media de las X que se determina por la de las X= 600 dividido entre 12
que es el número de meses en estudio, igual par alas Y.

Reemplazando en la formula se tiene:

∑X(My) = 600 x 53 = 31.800

∑X(Mx) = 600 x 50 = 30.000

∑Y(My) = 634 x 53 = 33.602

∑XY - ∑X(My) = 40.158 – 31.800 = 8.358

∑X² –∑X(Mx) = 39.854 – 30.000 = 9.854

∑Y² – ∑Y(My) = 41.486 – 33.602 = 7.884

8.358
R=
9.854 x 7.884

8.358
R=
80.688.936

R = 0.93

R = 93%

Las ventas de la empresa comparadas con las ventas de la competencia, bien

sean un grupo de empresas similares, o empresas del sector, presentan una
CORRELACIÓN del 93%. Evaluación?.
 VEN TA S DE LA EM PR ESA Y COM PETEN CIA A Ñ O 2018
$70,000,000

$60,000,000

$50,000,000

$40,000,000

$30,000,000

$20,000,000

$10,000,000

$-
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

d) PERFIL DEL CICLO ANNUAL:

El perfil, o comportamiento de ventas, o perfil del ciclo anual, muestra los

porcentajes de las ventas, normalizadas para los 5 años de estudio, de la
siguiente manera:

Meses Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 ∑Suma %

Enero 3.570 5.413 4.892 5.012 5.048 23.935 8
Febrero 2.796 4.124 3.640 3.734 3.836 18.130 6
Marzo 1.932 2.750 2.426 2.556 2.524 12.188 4
Abril 2.376 3.352 3.152 3.145 3.130 15.155 5
Mayo 1.405 2.171 1.837 1.867 1.917 9.198 3
Junio 4.196 6.196 5.411 5.601 5.754 27.158 9
Julio 4.088 6.052 5.405 5.579 5.236 26.360 9
Agosto 3.284 4.729 4.353 4.423 4.442 21.131 7
S/bre 4.071 6.123 5.491 5.743 5.321 26.749 9
O/bre 4.629 6.744 6.003 6.214 6.306 29.896 10
N/bre 6.051 8.851 7.927 8.157 8.278 39.264 13
D/bre 8.054 11.368 10.442 10.958 11.613 52.435 17
∑ ∑46.452 ∑67.873 ∑60.879 ∑62.989 ∑63.406 ∑301.599 ∑100
Se puede observar, entonces el comportamiento de las ventas para cada año, en
forma mensual y se tiene que en el Mes de Enero, las ventas ascendieron a
$23.935, que representaron el 8 % del total de las ventas del año.

Igualmente, se aprecia el valor de las ventas para el Mes de Diciembre, en el cual

las ventas fueron del 17 % que equivalen a $ 52.735.

Este comportamiento discriminado en forma mensual para los años de estudio, se

constituye en lo que se denomina el PERFIL DEL CICLO ANNUAL DE LAS
VENTAS, en forma mensual, para cada uno de los años y que se constituye en el
perfil del ciclo de las ventas en forma mensual para el próximo año de
operaciones, esto en forma normalizada y en condiciones normales de la
economía, si algo extraordinario sucede, la Dirección de la empresa debe tomar
las decisiones respectivas para buscar que la Planeación Financiera se cumpla.

Este perfil debe aplicarse a las ventas presupuestadas para el siguiente año de
operaciones. Representación Gráfica del Actual Perfil de ventas para los 5 años.

PORCENTAJE DE VENTAS POR MES

18%

16%

14%

12%

10%

8%

6%

4%

2%

0%
RO

ZO

L IO
IL

TO

E
BR

BR

BR

BR
NI
AY
ER

R
AR

OS
E

AB

JU
JU

EM

EM

EM
TU
M
EN

BR

AG

OC
FE

VI
I

CI
PT

DI
NO
SE

e) PLANEACION FINANCIERA - PRESUPUESTO:

El PRESUPUESTO, constituyen constituye la TECNICA más adecuada para

estructurar la Planeación Financiera, que para este caso específico, Planeación de
las Ventas para el siguiente año de operaciones por parte de la empresa y se
constituye en la parte esencial de la Planeación Financiera de TODA la
organización.
Para determinar, la Planeación de Ventas del año siguiente, una vez se hayan
cuantificado los Presupuestos de Ventas, se hace necesario aplicar la
fórmula establecida para determinar la Planeación Financiera de Ventas, la
cual es la BASE FUNDAMENTAL, para calcular los Planes de:

.- Costo de Ventas

.- Gastos Operacionales

.- Costos Financieros

.- Las Utilidades Netas

La Formula identificada previamente, es:

Análisis ∆ Objetivos Estudio Financiamiento

PF= Series + tendencia Ó + Pronóstico Ó + Empresa Ó + de Ó + O
Estadísticas Mercado Rendimiento

Para poder cuantificar el Plan de Ventas, para esta variable del Estado de
Resultados, debe ESTRUCTURARSE una Matriz en la cual se relacionen los
Diferentes planes para cada una de dichas variables que conforman la
FORMULA.
Una vez elaborada Dicha Matriz, se selecciona la variable que represente el
mayor valor, valor que prácticamente cubriría a las demás variables, es
decir, que se constituye en el valor más conveniente para la empresa.
El valor así determinado, debe sumarse al valor de las SERIES
ESTADÍSTICAS, es decir a los valores del año, anterior y poder cuantificar el
valor de las ventas planeadas para el año siguiente.
Así mismo, una vez elaborado el Plan de Ventas, debe aplicarse el Indicador
del Perfil del Ciclo Anual, con el cual se determinan las ventas en forma
mensual.
Este plan de ventas, se convierte en la Guía área el Area de
Comercialización, la cual tendrá como responsabilidad, identificar todas las
estrategias adecuadas de Ventas. (Identificar las Estrategias).
Se recomienda, tener muy presente que esta técnica se aplica bajo el
supuesto de condiciones normales en el comportamiento de la Economía
nacional e internacional, en caso contrario, se tienen que realizar los ajustes
correspondientes.
Las variables cuantificadas en forma independiente, para el caso modelo del
simulacro, son:
1.- Series Estadísticas. Ventas del año último = 63.406
2.- Tendencia = 2.902.4
3.- Pronóstico = Incremento de las ventas = 69.027 - 63.406= 3.621
4.- Objetivos de la Dirección:
.- % de Rentabilidad liquida
.- Modificaciones en el envase
.- Retiro del Mercado de algún producto
.- Inversión en capacitación a vendedores
.- Cambio de la calidad del producto
.- Campaña publicitaria especial
.- Otros?
Para el caso concreto de estudio, la Dirección de la Empresa, informa a toda la
Junta Directiva, sobre el objetivo de los accionistas en el sentido de que ellos
requieren una rentabilidad por lo menos igual al % de Inflación, para el próximo
año. Porcentaje del 4.5 % = $ 2.853

Como se determina dicho % de inflación para el año siguiente?. (Cálculo

Tendencia)

5.- Estudio e Investigación de Mercado

.- Crecimiento, cobertura o expansión
.- Clientes potenciales
.- Nuevos Nichos de Mercado
.- Innovación
.- Competencia leal o desleal

Si el estudio de Mercado, suministra oportunidad de crecimiento y participación en

el Mercado, se debe adoptar una de las 3 posturas o situaciones para abordar esa
Demanda potencial, a saber:
.- Optimista
.- Mesurada término medio
.- Controlada termino bajo

Igualmente, a la información del estudio de Mercado, se debe plantear 10

ESCENARIOS de probabilidades para asumir esa demanda, los escenarios,
deben ir clasificados en términos de %. Clasificando los escenarios, en:
1.- Escenario con el 10% de la demanda potencial
2.- Escenario con el 20% y así sucesivamente, todos los escenarios medidos en el
tiempo y de acuerdo con la forma como vaya respondiendo el Mercado o clientes.
ESCENARIOS DE PROBABILIDAD:
1.- Estados de intensión
Muy Optimista Optimista Medio Medio Bajo Bajo
100 % 75 % 50 % 25 % 10%

2.- Cubrimiento con incrementos de %s. del resultado de la demanda potencial.

.- 10%
.- 20%

90%

100%

Dependiendo del porcentaje seleccionado, se ajusta el Presupuesto de ventas,

para la estructura de Planeación Financiera.

Resultado de la Investigación de Mercados, se determinó utilizar el escenario de

potencial bajo, con el fin de minimizar el riesgo y se optó por incrementar el
volumen de ventas en un 10 % de las ventas del estudio de mercado , con la
aplicación de una estrategia de ventas adecuada que garantice el logro de la
demanda potencial nueva.
El RESULTADO del estudio e investigación de mercado, dio una demanda
potencial total de $ 7.000 y mediante la Toma de Decisiones, se determinó que la
demanda a cubrir para el primer año es del 10%, correspondiente al escenario
conservador calificado como nivel bajo.

Nueva Demanda = $ 7.000 X 10% = $ 700 de ventas adicionales

f) PLAN DE VENTAS: VENTAS MENSUALES:

Para obtener las cuotas mensuales presupuestadas de ventas, se debe basar en

el comportamiento de las ventas normalizadas que viene alcanzando la empresa,
recordar en condiciones económicas, políticas, culturales, tecnológicas, otros,
normales.

Por lo tanto, al valor de las ventas planeadas para el siguiente año de

operaciones, debe aplicarse el comportamiento del perfil del ciclo anual de los
años analizados y para cualquier variación involuntaria que surja en el mercado, la
administración de la empresa y la Gerencia Financiera, deben realizar los ajustes
respectivos, con el fin de que al final del periodo se cumpla en plan diseñado.
La distribución de los topes o metas de ventas para el próximo año en forma
mensual, se determina aplicando al TOTAL DE VENTAS PLANEADAS los
PORCENTAJES del Perfil del Ciclo Anual para cada mes, de la siguiente manera:

Meses Ventas %
Presupuestadas
Enero 5.879 8
Febrero 4.409 6
Marzo 2.939 4
Abril 3.674 5
Mayo 2.204 3
Junio 6.613 9
Julio 6.613 9
Agosto 5.144 7
S/bre 6.613 9
O/bre 7.348 10
N/bre 9.553 13
D/bre 12.492 17
∑73.482 ∑100%
Interpretación?:

Análisis?

Representación Gráfica:

Chart Title
14,000
12,000
10,000
8,000
6,000
4,000
2,000
0
er
o
er
o zo r il yo ni
o lio to re re re re
En ebr ar Ab Ma Ju Ju gos S/b O/b N/b D/b
F M A

Se tiene entonces las ventas mensuales para el próximo año 2019, metas de
ventas que servirán de estándares para evaluar y controlar el alcance de los
resultados y el logro de los objetivos del Area de Comercialización y de la empresa
en general. Igualmente para medir el desempeño no solo del área respectiva, sino
de los funcionarios de las misma.

Por consiguiente, se debe exigir la presentación de informes financieros, por lo

menos cada mes, con el fin de analizar las posibles variaciones entre las cifras
planeadas y los resultados de las ventas reales que suministre la Contabilidad y
poder tomar los ajustes y correctivos respectivos a tiempo, con el propósito de que
al finalizar el año se cumplan las ventas planeadas.

En cada informe que se presente, debe aplicarse el ANALISIS BASICO y la

DISTRIBUCION DE LAS VENTAS. (Recordar que este tipo de análisis el área
financiera, debe aplicarlo en todos los conceptos del Estado de Resultados).

Igualmente se debe calcular las ventas en forma mensual, por productos, zonas,
líneas de productos, vendedores, otros?., con el fin de ejercer mayor control y
precisión de las ventas en forma mucho más detallada, de la siguiente manera:

DISTRIBUCION DE LAS VENTAS EN FORMA MENSUAL POR CLIENTES:

Meses Perfil Ventas Cliente Cliente Cliente Cliente Cliente E

A B C D
Enero 8 5.879 359 235 182 29 5.074
Febrer 6 4.409 3.805
o
Marzo 4 2.939 2.536
Abril 5 3.674 3.171
Mayo 3 2.204 1.902
Junio 9 6.613 5.707
Julio 9 6.613 5.707
Agosto 7 5.144 4.439
S/bre 9 6.613 5.707
O/bre 10 7.348 6.341
N/bre 13 9.553 8.244
D/bre 17 12.492 10.781
∑73.48 ∑$ ∑$ ∑$ ∑$ ∑$63.414
2
∑100% ∑6.1% ∑4.0% ∑3.1% ∑0.5% ∑ 86.3%
Interpretación?
Análisis Financiero?
Representación Gráfica?
450000000 VENTAS PRESUPUESTADAS POR PRODUCTO
400000000

350000000

300000000

250000000

200000000

150000000

100000000

50000000

0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Una vez que se tiene el PRESUPUESTO DE VENTAS, y el presupuesto de cada

variable del Estado de Resultados, entonces se procede a estructurar el Estado de
Resultados Proyectado para el año 2018.

Cia. “X”
Estado de Resultados Proyectado
A Diciembre 31 de 2019
(Cifras en Millones de Pesos)
INGRESOS:

Ventas Proyectadas $ 73.482

Menos. Costo de Producción:
.- Materia Prima
.- Mano de Obra
.- Insumos
Igualmente, se procede a estructurar el ESTADO DEL FLUJO DE EFECTIVO
PROYECTADO para el siguiente año:

Cia “X”
Estado del Flujo de Efectivo Proyectado
A Diciembre 31 de 2019
(Cifras en Millones de Pesos)

Saldo de Efectivo a Dic 31 de 2017: $?

Más: Ingresos Operaciones Normales:
.-Ventas Proyectadas $ 73.482
.- Recuperación de Cartera ?
.- etc.

RESUMEN:

En resumen, se tiene, que la Planeación Financiera, en este caso específico, para

VENTAS, el valor Presupuestado, es de:

PF= Análisis ∆ Objetivos Estudio Financiamiento

Series + tendencia ó + Pronóstico ó + Empresa ó + de ó+ O
Estadísticas Mercado Rendimiento

PF=$ 63.406 + $ 2.902.4 ó + $ 3.621 ó + $ 2.853 ó + $ 700 + = X?

PF= $ 73.482 Millones de Pesos. Total Ventas para el año 2019 ?

Con el PROPOSITO de poder desarrollar la práctica y el procesamiento de datos, se

estipula el estricto cumplimiento en la aplicación de las Fórmulas que identifican cada
Indicador Financiero, esto es que, el propósito en este orden de ideas, NO lo constituye
la demostración de las fórmulas.