2.2.

PLANEACION DE LA AUDITORIA
¿EN QUE CONSISTE?

La planeación, la cual consiste en la formulación del estado futuro deseado para una organización
y con base en este plantear recursos alternativos de acción, evaluarlos y asi definir los mecanismos
adecuados a seguir para alcanzar los objetivos propuestos, además de la determinación de la
asignación de los recursos humanos y físicos necesarios para alcanzar los objetivos propuestos,
además de la determinación de la asignación de los recursos humanos y físicos necesarios para
una eficiente utilización.

Es la fase inicial del examen y consiste en determinar de manera anticipada los procedimientos
que se van a utilizar, extensión de las pruebas que se van a aplicar, la oportunidad de las mismas,
los diferentes papeles de trabajo en los cuales se resumirán los resultados y los recursos tanto
humanos como físicos.

ESTA CONFORMADA POR:

 Objetivos:

Son los propósitos establecidos con antelación que marcan la directriz que debe seguir el auditor
al realizar el examen y que definen prácticamente las actividades que realizara el mismo para
cumplir con ellos.

 Procedimientos:

Se constituyen como el conjunto de técnicas organizadas en forma lógica y secuencial con las
cuales se pretende el cumplimiento de los objetivos del examen, las cuales determinan la
extensión y oportunidad de las pruebas a aplicar y los instrumentos que se utilizaran en la
obtención de las mismas.

 Programas:

Son los planes específicos que sustentados en los objetivos y los procedimientos determinan el
desarrollo de las actividades teniendo en cuenta los recursos humanos y de tiempo.

 Presupuestos:

Se refieren a la presentación de los programas de auditoria valorados en unidades financieras,

para determinar sus costos y de esta manera planear los ingresos que deben estimarse.

IMPORTANCIA

Tener más probabilidades de resultados satisfactorios y bases para sustentar sus opiniones
(preliminar).
OBJETIVO DE LA PLANIFICACION:

El objetivo principal de la planificación consiste en determinar adecuada y razonablemente los

procedimientos de auditoría que correspondan aplicar, cómo y cuándo se ejecutarán, para que se
cumpla la actividad en forma eficiente y efectiva. La planificación es un proceso dinámico, que si
bien se inicia al comienzo de las labores de auditoría, puede modificarse durante la ejecución de la
auditoría.

FASES DE LA PLANIFICACION

La planificación de cada auditoria se divide en dos fases, denominados planificación preliminar y

planificación especifica.

Planificación preliminar:

Tiene el propósito de obtener o actualizar la información general sobre la entidad y las principales
actividades, a fin de identificar globalmente las condiciones existentes de la auditoria.

Es un proceso que se inicia con la emisión de la orden de trabajo, continua con la aplicación de un
programa genera de auditoria y culmina con la emisión de un reporte.

Las principales técnicas utilizadas para desarrollar la planificación preliminar son:

 Las entrevistas:
Se realizan para obtener un sondeo rápido de la situación, se aplican desde directivos
hasta obreros.
 Las observaciones:
Consiste en cerciorarse en forma ocular de ciertos hechos o circunstancias, de reconocer
la manera en que los servidores de una empresa aplican conocimientos establecidos.
 La revisión selectiva:
Consiste en un ligero examen ocular, con la finalidad de separar mentalmente las
transacciones que no son típicas o normales.
 Indagación:
Consiste en obtener información verbal a través de averiguaciones y conversaciones. Las
respuestas a muchas preguntas que se relacionan entre sí pueden suministrar elementos
de juicio consistentes.

Planificación especifica:

Esta fase se define la estrategia a seguir en el trabajo. Tiene incidencia en la eficiente utilización de
los recursos y en el logro de las metas y objetivos definidos para la auditoria. Se fundamenta en la
información obtenida durante la planificación preliminar.

Se deberán cumplir, entre otros, los siguientes pasos durante la planificación específica:
  Considera el objetivo general de la auditoria y el reporte de la planificación preliminar para
determinar los componentes a ser evaluados.
 Obtener la información adicional de acuerdo con las instrucciones establecidas en la
planificación preliminar.
 Evaluar la estructura de control interno del área a examinar, para identificar la efectividad
e inefectividad.

2.2.1 INVESTIGACIÓN PRELIMINAR.

Un primer acercamiento con la organización es necesario a través de entrevistas con el solicitante
del estudio o con el responsable del área a auditar. El objetivo de dichas entrevistas es obtener
información básica que permita conocer la organización y la problemática general de la misma, a
fin de contar con información que encauce la elaboración del programa de trabajo a desarrollar en
la auditoria. El auditor debe anticiparse en el conocimiento de las áreas detectadas como
problema por el responsable o solicitante del estudio.

De la entrevista inicial al director o responsable del área a auditar, se pretende obtener

información sobre tres cuestiones prioritarias:

a) El objetivo de estudio,
b) La definición del área a auditar y
c) El alcance y la profundidad de la auditoria.

Adicionalmente, se debe obtener información a profundidad sobre la organización y sobre la

historia de esta, asi como:

 su visión,
 su misión.
 Sus planes,
 Sus objetivos,
 Sus metas y
 La forma de realizar sus actividades.

También en esta fase, se hace acopio de información, como:

 Manuales de organización
 Procedimientos y políticas
 Manuales de calidad
 Catálogos de formas
 Fundamento legal; proyectos
 Planes, programas, informes
 Registros y controles operativos
 Sistemas y procedimientos administrativos
 Manuales de operación, etc.
El objetivo de la investigación preliminar es obtener información para detectar los factores
prioritarios de análisis, asi como sensibilizarse a traves del conocimiento del campo y ambiente de
trabajo.

Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura técnica y legal, la información del campo de
trabajo y toda clase de documentos relacionados con los factores predeterminados, asi como el
primer contacto con la realidad.

Este procedimiento puede provocar una formulación de los objetivos, estrategias, acciones a
seguir o tiempos de ejecución. Asimismo, permite perfilar algunos de los problemas que podrían
surgir y brindar otra perspectiva. Dicha información debe analizarse con el mayor cuidado posible
para no propinar confusión cuando se interprete su contenido.

Para realizar esta tarea de forma adecuada, es necesario, tomar en cuenta los siguientes
criterios:

 Determinar las necesidades específicas.

 Identificar los factores que requieren de atención
 Definir estrategias de acción
 Jerarquizar prioridades en función que se persigue.
 Describir la ubicación, naturaleza y extensión de los factores.
 Especificar el perfil del auditor
 Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.

2.2.2 ALCANCE, OBJETIVO Y FACTORES A AUDITAR.

ALCANCE:

La auditoría administrativa puede abarcar desde un área o departamento hasta la totalidad de la

empresa, en el que se tendrá que descubrir y analizar todo su funcionamiento
administrativo. Además, incluye: aspectos de su estructura organizacional, niveles jerárquicos,
relaciones interpersonales, operaciones, estándares de desempeño, desarrollo tecnológico, entre
otros.

Para puntualizar, podemos decir que el alcance define la amplitud y profundidad con que se
aplicará la auditoría administrativa, esto significa delimitar el número de áreas o departamentos y
los tipos de procesos; así como si se desea sólo la detección de necesidades o problemas, o hasta
su corrección.

La auditoría administrativa es aplicable a cualquier tipo de organización ya que, sin importar el

estilo de administración, los procesos o lineamientos que se sigan son sujetos a una revisión.
La auditoría administrativa se puede aplicar principalmente a organizaciones privadas, públicas o
sociales.
Son aquellas que funcionan con capital de particulares y, por tanto, sus fines son principalmente
lucrativos. En estas empresas la auditoría administrativa se realiza con el fin de hacer más
eficientes sus procesos administrativos y operativos para incrementar sus utilidades.

OBJETIVO.
En esta etapa se define el propósito de la auditoría. Se establecen las acciones que se deben
desarrollar para instrumentar la auditoría en forma secuencial y ordenada tomando en cuenta las
condiciones para lograrlo en tiempo y forma.

FACTORES A REVISAR.
Como primera medida es necesario determinar los factores que se consideran fundamentales para
el estudio de la organización en función de dos vertientes:
a) El proceso administrativo
b) Los elementos específicos que forman parte de su funcionamiento.

Los elementos o factores en los métodos de administración que exigen una constante vigilancia,
análisis y evaluación son los siguientes:

 Planes y objetivos
 Estructura orgánica
 Políticas y prácticas
 Sistemas y procedimientos
 Métodos de control
 Medios de operación
 Potencial humano y elementos físicos empleados

Una apreciación general de los métodos y campo de acción, así como el dominio total de la
auditoría administrativa lo tenemos en:

1. Planes y objetivos:
Una de las mayores deficiencias en numerosas empresas es la que la administración no da
pleno cumplimiento a los principios de organización.

En muchas empresas, las deficiencias se descubrirán por falta de una completa y clara
estipulación de objetivos y la carencia de los detalles necesarios para el desenvolvimiento
de planes razonables, encaminados al logro de las metas fijas.

Antes de que auditor pueda valorar la eficiencia de una operación, es necesario entender
bien los planes y objetivos generales de la empresa.
2. Estructura orgánica

En el establecimiento y operación de una empresa es vital una planeación constante de la

estructura orgánica, para satisfacer los objetivos y futuras necesidades de ella. Las
deficiencias en la estructura orgánica son comunes en muchas empresas, por ejemplo:
 a) estructura mal proyectada para satisfacer necesidades específicas de la empresa.
b) Funciones no coordinadas y controladas
c) Falta de delegación y autoridad y responsabilidad en forma apropiada
d) Personal no calificado en puestos clave
e) Falta de flexibilidad para situaciones cambiantes

Al revisar un organigrama de una empresa, el auditor debe empezar por cerciorarse de si

refleja o no la situación verdadera, actual, de las funciones orgánicas. Debe analizar cada
uno de los elementos para determinar si el organigrama precisa los niveles de autoridad y
responsabilidad adecuadamente.
3. Políticas

Las políticas son esenciales para una administración eficaz. Determinar las intenciones de
la dirección y constituir principios orientadores que contribuyan a que la empresa pueda
seguir un camino planeado para alcanzar sus objetivos

Las políticas dadas a conocer por escrito y comunicadas debidamente te sirven para
uniformar y coordinar a toda la organización.

Un aspecto muy importante es que la política esté claramente expuesta. La expresión, de

una política es necesaria para la toma de decisiones de producción, finanzas, personal,
compras, crédito, ventas, etc.

La evaluación de la política de ventas involucrará calidad, diseño, estilo, número y

variedad de productos.
4. Sistemas y procedimientos

A l examinar cualquier sistema o procedimiento, el auditor debe tener en cuenta su

propósito y su forma y decidir sobre sus méritos respecto a la forma en que sirve a la
empresa. Un sistema o procedimiento eficiente puede resultar costoso y entorpecer
operaciones.

Lo que importa es cerciorarse de que el sistema o procedimiento esté proyectado de

forma que se obtengan los resultados deseados, debe determinarse lo que se está
haciendo, dónde, cómo, cuándo y por quién; cada paso individual en el proceso debe ser
estudiado y evaluado.
5. Métodos de control

En todo renglón de comercio, industria, servicio, se encuentran métodos de control en

pleno funcionamiento. Son medios por los cuales la dirección obtiene ciertos resultados
 para conseguir una acción coordinada y hacer que el trabajo se realice en la forma
proyectada. Todo método de control, dentro de una empresa, comprende la comparación
del desempeño real contra el esperado, trátese de objetivo, norma, etc.
El control deficiente puede ser resultado de errores en los registros y procedimientos, de
una falta de observancia de los sistemas de supervisión, o de normas de administración
insuficientes.

Para que exista un control eficaz en cualquier actividad, tiene que haber una medición
continua y detallada de la realización de la misma. Esto es cierto sobre todo tratándose de
operaciones, costos, métodos, productos, sueldos y salarios.

El auditor está obligado a efectuar un estudio, tanto de los registros como del
procedimiento, y siempre que sea necesario, hacer las recomendaciones oportunas para
que se efectúen revisiones.
6. Formas de operación

Es igualmente importante un constante examen, análisis y evaluación de los medios de

operación. Por lo que respecta a mano de obra hay que determinar la fuerza de trabajo
básico.
Con objeto de satisfacer las necesidades de sus clientes, la empresa comercial debe
planear y determinar su línea de mercancías y existencias, mantener normas de calidad,
planear las promociones de ventas, publicidad, venta directa y supervisión, etc.

En una empresa de tipo industrial, los problemas son mantener una tasa adecuada de
producción, la que requiere una planeación de lo que va a producir, la compra y control de
materiales, su recepción y almacenamiento, métodos y normas de producción, control de
calidad, embarque, etc.

Las organizaciones que proporcionan servicios tienen como preocupación la rapidez y

calidad de la operación, y la capacidad de asimilación de más trabajo.

La operación de toda empresa implica mantener una adecuada relación entre las diversas
funciones, para conseguir mejores resultados.
Otros factores son los cambios en la economía del país, ya que afectan la operación de la
empresa.

En todo tipo de empresa existe la necesidad de evaluar políticas y prácticas de personal.

Esta evaluación comprende una revisión para determinar la capacidad y los puntos débiles
y fuertes de la gente.
Para ello el auditor llevará un examen de las condiciones de trabajo, programas de
adiestramiento, evaluación del trabajo, calificación de méritos, desarrollo de actividades.