Manual de Usuario SPES v1 PDF

PROCESO PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
20/03/2020
Instrucciones para el uso del “Sistema del Plan de Emergencia
Sanitaria –SPES” para el seguimiento al acompañamiento telefónico y
a la entrega de las raciones para preparar – RPP en los servicios a la Versión Pág. 1 de
primera infancia del ICBF 1 19
1 OBJETVO
Establecer orientaciones para el correcto diligenciamiento del formulario de

seguimiento para EAS, al acompañamiento telefónico y a la entrega de las raciones
para preparar – RPP que componen el Sistema del Plan de Emergencia Sanitaria
–SPES. Correspondiente al diligenciamiento del F24.MO12.PP Formato Entrega de
Ración Para Preparar - Circunstancias Especiales. Dicho seguimiento se hará sobre
lo consignado por parte de los agentes educativos y madres y padres comunitarios
en el Formato de Acompañamiento Telefónico (F1.A1.LM5.PP).
2 ALCANCE
El presente documento está dirigido a las EAS con el propósito de hacer un

seguimiento permanente a las estrategias de atención implementadas a través de
la segunda versión del ANEXO PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE
ATENCIÓN A LA PRIMERA INFANCIA DEL ICBF, ANTE LA DECLARACIÓN DE
EMERGENCIA SANITARIA ESTABLECIDA POR EL GOBIERNO NACIONAL DE
COLOMBIA POR CAUSA DEL COVID – 19, el cual fue adoptado a través de la
Resolución No. 3289 del 20 de abril de 2020 del ICBF, y hace parte integral del
Lineamiento Técnico para la Atención a la Primera Infancia, así como los Manuales
Operativos para las diversas modalidades de atención a la Primera Infancia del
ICBF.
• Entrega de Ración Para Preparar – RPP

• Mis manos te enseñan - Experiencias de cuidado y crianza en el hogar y
acompañamiento psicosocial.
Lo anterior en el marco de las medidas transitorias y excepcionales en la prestación

de los servicios de Bienestar Familiar del ICBF, en el marco de la emergencia
sanitaria por causa del Coronavirus COVID-19.
3 DESARROLLO
El seguimiento estrategias de atención de entrega de Ración Para Preparar – RPP

y la implementación de actividades contenidas en el documento de Experiencias de
cuidado y crianza en el hogar y acompañamiento psicosocial, se adelantará por
medio del diligenciamiento del Sistema del Plan de Emergencia Sanitaria -SPES-
Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA
LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012
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El SPES recoge información a nivel de Unidad de Servicio –UDS-, Unidad

Comunitaria de Atención -UCA- y Grupo De Atención -GA-, y su diligenciamiento
estará a cargo de las Entidades Administradoras del Servicio - EAS.
A continuación, se explica el proceso a adelantar.
3.1 Recomendaciones generales:
Se recomienda usar preferiblemente el navegador Google Chrome.
3.2 Ubicación del SPES
Al sistema se puede acceder en el siguiente link:

https://psi.icbf.gov.co/entregaraciones/login
3.3 Diligenciamiento del Sistema.
1.Ingrese al sistema por medio del link

https://psi.icbf.gov.co/entregaraciones/login
2. Digite el NIT de su EAS y la contraseña que le fue asignada.

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3. Una vez diligenciados los espacios, debe continuar haciendo clic en la línea
“Iniciar Sesión”
3.4 Información que recopila el formulario ENTREGA.
Éste formulario se maneja para llevar el control de la entrega de raciones para

preparar RPP.

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El formulario contiene los siguientes datos:
Ubicación
1. Nombre de la Entidad Beneficiario
Administradora del Servicio -EAS- 16. Tipo de documento beneficiario
2. Regional 17. Número documento beneficiario
3. Vigencia 18. Nombre de beneficiario
4. Contrato 19. Tipo de beneficiario
5. Centro Zonal UDS
6. Municipio UDS Clase de Ración
7. Código Unidad de Servicio 20. Recibe ración
8. Nombre Unidad de Servicio 21. Recibe Kit Pedagógico
9. Servicio. 22. Recibe alimento de alto valor
nutricional.
Encargado Entrega
10. Tipo de documento Entrega de la Ración
11. Número de documento 23. Fecha de entrega
12. Nombre 24. Ración
13. Teléfono 25. Descripción
14. Número de entrega
15. Mes de entrega Persona que recibe la ración
26. Nombre de la persona que recibe
la ración
27. Tipo de documento
28. Número de documento
Ahora bien, es importe precisar frente a la información que se debe consignar en el

sistema:
• La información de los numerales 1 al 9 hace referencia a la identificación y

ubicación de las Unidades de Servicio, estos campos son listas desplegables
que dependen del usuario de la EAS que ingresa al aplicativo y de las
selecciones que se vayan realizando durante el diligenciamiento de los campos.
• Los numerales 10 al 15 están relacionadas con la información de la persona que
está entregando la ración, el mes y el número de entrega al que corresponde el
registro.
• Los numerales 16 al 19 hacen referencia a la información del beneficiario, esta
información la trae cargada del sistema Cuéntame. (si existe alguna novedad de
los beneficiarios debe ser actualizada en el sistema Cuéntame por la EAS previo al
registro de la información).

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• Los numerales 20 al 22 se refieren a la clase de ración que recibirá el

beneficiario, puede ser una de las tres, dos o las tres según el caso.
• Los numerales 23 al 25 hacen referencia a la fecha, ración y descripción de la
ración entregada.
• Los numerales del 26 al 28 hacen referencia a la información de la persona que
recibe la ración, es decir, el padre, madre o acudiente del beneficiario.
1. Al ingresar debe ir a la opción del menú que dice “Entrega”, se visualizará la

siguiente pantalla
2. Vaya a la opción Agregar haciendo clic en el símbolo

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3. El sistema despliega el formulario completo, el cual se debe diligenciar en su

totalidad; al hacer clic en cada pregunta, el sistema despliega las opciones a
seleccionar.

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4. Luego de diligenciar el formulario completo el sistema muestra la información

de todos los usuarios que pertenecen a la UDS seleccionada
5. Seleccione la clase de ración o raciones que está recibiendo el beneficiario

- Ración
- Refrigerio
- Alimento de alto valor nutricional

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6. Diligencie los datos completos de la planilla:

- Fecha de Entrega – El sistema no permitirá ingresar fechas
posteriores a la actual.
- Ración. Éste dato se selecciona de una lista desplegable
- Nombre de la persona que recibe la ración (Padre/Madre ó Acudiente)
- Tipo de documento de la persona que recibe la ración.
- Número de documento de la persona que recibe la ración.
7. Adjunte el documento soporte (planilla) con la firma de los padres o acudientes

que recibieron la ración, haciendo clic en el botón
8. Se abrirá una opción de búsqueda, debe seleccionar el documento que va a

adjuntar y dar clic en la opción Abrir.
El documento seleccionado debe estar en formato PDF.

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9. El sistema le mostrará un mensaje de cargue al 100% cuando la planilla se

haya cargado correctamente.
10. Al terminar de diligenciar el formulario, guarde haciendo clic en el botón

“guardar”
11. Visualizará el mensaje “Registro Entrega adicionado”
Al finalizar este procedimiento, usted habrá creado exitosamente una planilla

con un mes y numero de entrega. Para ingresar nuevos beneficiarios que
hayan recibido las raciones, continúe con los pasos que se describen a
continuación.
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Para editar un registro que ya se haya guardado usted debe:
1. Entrar por la opción “Entrega” del menú principal
2. Diligenciar los datos de entrada como se muestra en la siguiente imagen
3. Hacer clic en la opción Buscar

Se despliega la lista de las planillas guardadas
4. En la columna “Acción” de clic en el lápiz de la planilla que desea editar.

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5. El sistema despliega toda la información de la planilla seleccionada.

Edite los datos que necesite.
Edite los datos que necesite modificar e incluya la información de los

beneficiarios a los que se les está entregando la ración.
6. Adjunte el documento soporte (planilla) con la firma de los padres o

acudientes que recibieron la ración, haciendo clic en el botón

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7. Se abrirá una opción de búsqueda, debe seleccionar el documento que

va a adjuntar y dar clic en la opción Abrir.
El documento seleccionado debe estar en formato PDF.
El sistema SPES actualizará la última planilla cargada, por lo que esta

última debe contener las firmas de los acudientes que reciben las raciones
como soporte del registro de información
8. El sistema le mostrará un mensaje de cargue al 100% cuando la planilla se

haya cargado correctamente.
9. Haga clic en el botón guardar,

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Aparecerá un mensaje que dice “Registro Entrega Actualizada”

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3.5 Información que recopila el formulario de Acompañamiento Telefónico

ENTREGA.
1. Permite registrar el acompañamiento telefónico que realiza la Dirección de
Primera Infancia a las familias de los beneficiarios atendidos en sus
modalidades, dentro de las medidas tomadas por la Emergencia Sanitaria
por el COVID-19.
2. Al ingresar digite cada uno de los campos y dar clic en la lupa de

consultar.
Al dar consultar el sistema validara que los campos requeridos se encuentren

diligenciados y muestra el resultado de acuerdo con los criterios de consulta
ingresados, En caso de no encontrar el registro solicitado, el sistema
mostrara el mensaje “No se encontraron datos. Verifique los criterios de
búsqueda”.

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3. Luego dar consultar se despliega la siguiente lista para diligenciar.
4. Haga clic en la icono donde se despliega otra pantalla que nos muestra
los Datos del beneficiario, Acompañamientos realizados, Datos Generales,
Caracterización del hogar, Medidas de Prevención y Protección, Información
adicional.

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5. Haga clic en para desplegar cada menú:
Verifique los datos del beneficiario, y de clic en NUEVO, para realizar con el
diligenciamiento de los datos del acompañamiento telefónico.
Datos del beneficiario.
Acompañamientos realizados: Para realizar un nuevo acompañamiento de clic en

y damos inicio al diligenciamiento de cada pregunta.
Al dar clic en NUEVO, evidenciamos que podemos iniciar el registro del NUEVO
ACOMPAÑAMIENTO.

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Datos Generales: debe diligenciar, Nombres y apellidos del agente educativo o

madre comunitaria, tipo de acompañamiento si es (telefónico, cartilla u otro),
llamada exitosa (Si o No), hora de inicio y hora final.
Caracterización del hogar: debe diligenciar, Número de personas en el hogar,

Número de niñas y niños de 0 a 5 años, Número de mujeres gestantes en el hogar,
Número de personas mayores de 60 años, Acceso a agua para cocinar (Si o No),
Acceso a frutas y verduras (Si o No).
Medidas de Prevención y Protección: debe diligenciar, Número de personas con

síntomas de enfermedades respiratorias en el hogar, Número de personas aisladas
o bajo cuidado médico, Novedades (seleccionamos) y Otras novedades y
observaciones.

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Información Adicional: debe diligenciar, Tipo documento de persona que atiende

el acompañamiento (CEDULA DE CIUDADANIA, CEDUALA DE EXTRANJERIA,
PASAPORTE, PERMISO ESPECIAL DE PERMANENCIA, REGISTRO CIVIL, SIN
DOCUMENTO, TARJETA DE IDENTIDAD, TARJETA DE MOVILIDAD
FRONTERIZA, VISA), Número de documento de la Persona que atiende el
acompañamiento, Nombres y apellidos de quien atiende el acompañamiento,
indique el número de las practicas trabajadas y fecha y hora siguiente llamada.
Al finalizar el registro de los campos requeridos, el sistema valida la información que

se encuentra diligenciada y damos clic en guardar, si quedo correctamente
diligenciada, nos muestra el mensaje “Información guardada exitosamente”.
Al finalizar el acompañamiento, en la parte superior del formulario se puede verificar

la cantidad de acompañamiento realizado.

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3.6 Para tener en cuenta
• Estos formularios están integrados y en línea con el sistema de información

CUÉNTAME, la información de EAS, UDS y Beneficiarios corresponde al
último dato actualizado en este sistema.
• El registro del formulario de entrega se deberá diligenciar cada vez que se
entreguen raciones a los beneficiarios.
• Recuerde que, si ya creó una planilla de entrega 1 para el mes vigente,
deberá editarla cada vez que entregue raciones a nuevos beneficiarios en
días diferentes, es decir, no deberá crear una nueva planilla ya que el sistema
no se lo permitirá.
• El número de entregas hace referencia a las veces que la UDS entregará
paquetes en el mes.
• Cada vez que se cree o edite una planilla, se deberá adjuntar el respectivo
soporte firmado por los padres o acudientes, quienes certifican el recibo de
la ración.
• Dicho documento soporte se sobre escribe cada vez que se adjunte a la
planilla.
• El registro del formulario de seguimiento telefónico se deberá diligenciar cada
vez que se realicen las llamadas o el acompañamiento.
• Finalmente se recuerda la obligatoriedad del diligenciamiento de estos
formularios ya que la información es necesaria para el seguimiento y control
de la implementación de la estrategia de atención a la emergencia y dan
cuenta de indicadores de cumplimiento los cuales van ligados a las
obligaciones contractuales adquiridas por las Entidades Administradoras del
Servicio


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PROCESO PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN

Establecer orientaciones para el correcto diligenciamiento del formulario de

El presente documento está dirigido a las EAS con el propósito de hacer un

• Entrega de Ración Para Preparar – RPP

Lo anterior en el marco de las medidas transitorias y excepcionales en la prestación

El seguimiento estrategias de atención de entrega de Ración Para Preparar – RPP

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

El SPES recoge información a nivel de Unidad de Servicio –UDS-, Unidad

A continuación, se explica el proceso a adelantar.

3.1 Recomendaciones generales:

Se recomienda usar preferiblemente el navegador Google Chrome.

3.2 Ubicación del SPES

Al sistema se puede acceder en el siguiente link:

3.3 Diligenciamiento del Sistema.

1.Ingrese al sistema por medio del link

2. Digite el NIT de su EAS y la contraseña que le fue asignada.

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

3.4 Información que recopila el formulario ENTREGA.

Éste formulario se maneja para llevar el control de la entrega de raciones para

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

El formulario contiene los siguientes datos:

Ahora bien, es importe precisar frente a la información que se debe consignar en el

• La información de los numerales 1 al 9 hace referencia a la identificación y

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

• Los numerales 20 al 22 se refieren a la clase de ración que recibirá el

1. Al ingresar debe ir a la opción del menú que dice “Entrega”, se visualizará la

2. Vaya a la opción Agregar haciendo clic en el símbolo

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

3. El sistema despliega el formulario completo, el cual se debe diligenciar en su

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

4. Luego de diligenciar el formulario completo el sistema muestra la información

5. Seleccione la clase de ración o raciones que está recibiendo el beneficiario

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

6. Diligencie los datos completos de la planilla:

7. Adjunte el documento soporte (planilla) con la firma de los padres o acudientes

8. Se abrirá una opción de búsqueda, debe seleccionar el documento que va a

El documento seleccionado debe estar en formato PDF.

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

9. El sistema le mostrará un mensaje de cargue al 100% cuando la planilla se

10. Al terminar de diligenciar el formulario, guarde haciendo clic en el botón

11. Visualizará el mensaje “Registro Entrega adicionado”

Al finalizar este procedimiento, usted habrá creado exitosamente una planilla

Para editar un registro que ya se haya guardado usted debe:

1. Entrar por la opción “Entrega” del menú principal

2. Diligenciar los datos de entrada como se muestra en la siguiente imagen

3. Hacer clic en la opción Buscar

4. En la columna “Acción” de clic en el lápiz de la planilla que desea editar.

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

5. El sistema despliega toda la información de la planilla seleccionada.

Edite los datos que necesite modificar e incluya la información de los

6. Adjunte el documento soporte (planilla) con la firma de los padres o

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

7. Se abrirá una opción de búsqueda, debe seleccionar el documento que

El documento seleccionado debe estar en formato PDF.

El sistema SPES actualizará la última planilla cargada, por lo que esta

8. El sistema le mostrará un mensaje de cargue al 100% cuando la planilla se

9. Haga clic en el botón guardar,

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Aparecerá un mensaje que dice “Registro Entrega Actualizada”

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

3.5 Información que recopila el formulario de Acompañamiento Telefónico

2. Al ingresar digite cada uno de los campos y dar clic en la lupa de

Al dar consultar el sistema validara que los campos requeridos se encuentren