FACULTAD DE DERECHO Y CIENCIAS POLITICAS

Curso : DERECHO NOTARIAL

Estudiante : RUSMAN ALEX SOLIER MANCILLA

Código : 6606121010

Modalidad : PRESENCIAL

Escuela : DERECHO

Ciclo :X

Docente : DR DAVID GOMEZ

INSTRUMENTOS PÚBLICOS EXTRAPROTOCOLARES

1
 I. INTRODUCCION

Los instrumentos públicos extraprotocolares, junto con los instrumentos públicos

protocolares, tienen la característica de estar dotado de fe pública, esto es, de
autenticidad. La fe pública implica que la narración del notario sobre un hecho se
impone como verdad, se le reputa cierta.

Por tal motivo, la única manera de dar fe respecto de un hecho es haberlo

observado y presenciado. Por ello, la fe pública consiste en la percepción
sensorial de los hechos y dichos de las partes, sobre todo por actos de vista. Una
vez percibido el hecho o acto, este se documenta con presunción de verdad.

Sin embargo, la intervención del notario en un instrumento no implica que todo él

se encuentre dotado de fe pública, pues ello dependerá del tipo de instrumento y
de la posición que ha tenido el notario con respecto al acto que documenta.

1. DEFINICIÓN

Los instrumentos públicos extraprotocolares ha sido definido por Ley del

Notariado (Decreto Legislativo N° 1079), en cuyo artículo 26 ha señalado
que “son instrumentos públicos extraprotocolares las actas y demás
certificaciones notariales que se refieren a actos, hechos o circunstancias
que presencie o le conste al notario por razón de su función”.

Entonces, según nuestra ley, los instrumentos extraprotocolares pueden ser

actas o certificaciones. Las primeras son instrumentos redactados por el
notario, en el que se da fe de la realización de un hecho y,
excepcionalmente, de una declaración de voluntad. Los segundos son
atestaciones en documento privado, en donde el notario deja constancia de
aquello que hace o le consta.

2
 Al respecto, Gonzales Barrón ha señalado que los instrumentos
extraprotocolares son aquellas atestaciones que no se incorporan, y sobre
los que el manto de la fe pública se circunscribe en forma limitada al acto,
hecho o circunstancia que el notario presencie o le conste por percepción
sensorial, y que no sea de competencia propia de otras función 1.

2. IMPORTANCIA

Son instrumentos que tienen fe originaria y responden al principio de

inmediación, pudiendo garantizarse su autenticidad y legalidad por medio
de la certificación que da el notario público.

El notario con su firma y sello fortalecerá con presunción de verdad, todo

hecho, dicho y acto que a él le conste, y de esta manera, el documento
valdrá por sí mismo. Entonces, producen fe respecto de la realidad del acto
que contienen, siendo excelentes medios probatorios, en tanto sirven de
prueba plena2.

3. CARACTERISTICAS

Según se desprende de los artículos 96 y 97 de la Ley del Notariado, se

pueden describir las siguientes características:

(i) No constan en el Protocolo Notarial.

1
Gonzáles Barrón, Gunther: Derecho Registral y Notarial (Tomo II). Lima: Jurista Editores, 2012;
pág. 1299.
2
Tambini Ávila, Mónica. Instrumentos Públicos Extraprotocolares. Vid.
http://www.ipc.pe//Instrumentospublicos%20extraprotocolares-Monica%20Tambini%20Avila.pdf.
3
 (ii) Son instrumentos públicos: El Notario da fe pública de los actos
celebrados ante él.

(iii) Documentan hechos o acciones.

(iv) Pueden redactarse en la notaría o fuera de ella.

(v) Gozan de fecha cierta.

(vi) Todos los documentos extraprotocolares son susceptibles de ser

incorporados al protocolo notarial.

4. CLASIFICACIÓN

Conforme puede advertirse de la Ley del Notariado, los instrumentos

públicos extraprotocolares se clasifican en actas y certificaciones, bajo el
siguiente detalle:

Son actas (artículo 94 de la Ley del Notariado)

a) De autorización para viaje de menores.

b) De destrucción de bienes.

c) De entrega.

d) De juntas, directorios, asambleas, comités y demás actuaciones

corporativas.

e) De licitaciones y concursos.

4
f) De inventarios; y subastas de conformidad con el Decreto Legislativo Nº
674, Ley de Promoción de la Inversión Privada de las Empresas del
Estado.

g) De sorteos y de entrega de premios.

h) De constatación de identidad, para efectos de la prestación de servicios

de certificación digital.

i) De transmisión por medios electrónicos de la manifestación de voluntad

de terceros.

j) De verificación de documentos y comunicaciones electrónicas en

general. k) Otras que la ley señale

Son certificaciones (artículo 95 de la Ley del Notariado)

a) La entrega de cartas notariales.

b) La expedición de copias certificadas.

c) La certificación de firmas.

d) La certificación de reproducciones.

e) La certificación de apertura de libros.

f) La constatación de supervivencia.

g) La constancia domiciliaria dentro de su jurisdicción.

h) Otras que la Ley determine.

5
 Según señala Gunter Gonzales, las actas se rigen por el principio de
numerus apertus, y el notario podrá constatar cualquier hecho, salvo norma
en contrario. Por su parte las certificaciones se rigen por el principio de
numerus clausus, pues se trata de una atestación específica, sobre un
aspecto concreto y determinado, que no puede ser ampliada por vía
analógica3.

4.1 ACTAS EXTRAPROTOCOLARES

La definición de las actas extraprotocolares se encuentra en el artículo

98 de la Ley del Notariado, según el cual “El notario extenderá actas en
las que se consigne los actos, hechos o circunstancias que presencie o
le conste y que no sean de competencia de otra función. Las actas
podrán ser suscritas por los interesados y necesariamente por quien
formule observación.”

Según Gonzáles Barron, en las actas normalmente, hay un mero hecho;

el notario solo tiene la actividad de ver y oír, no entra al fondo del
asunto, por lo que se limita a narrar el hecho, lo deja como es, no lo
manipula ni lo altera; la firma de las partes, si se produce, no es
otorgamiento ni consentimiento, es simple conformidad con lo narrado y
oído por el notario, que es narración de los sucedido. A diferencia de la
detallada normativa que existe para la redacción de las escrituras
públicas, en el caso de las actas, prácticamente no hay reglas para este
fin4.

Por su parte, Tambini Ávila señala que el contenido de un acta es muy

variado pues puede abarcar desde datos fácticos a situaciones en las
que se puede encontrar una persona o cosa o declaraciones o
3
Gonzáles Barrón, Gunther: Derecho Registral y Notarial. Op. Cit. pág. 1300 y 1301
4
Ibídem, pág. 1301.
6
 manifestaciones de voluntad, en tanto contiene la narración de un
acontecimiento, así como se constata y fija un hecho jurídico
independiente de la voluntad del sujeto que promueve la constatación.
Tiene una finalidad probatoria, de fijación de hechos, dichos o actos, a
través del tiempo5.

En relación a la importancia y los efectos de las actas

extraprotocolorales, se puede señalar que brindan seguridad jurídica a
quienes las utilizan y a la sociedad en general. La fe pública que da el
notario, hace que sean instrumentos en los que no cabe duda de la
autenticidad de los hechos que se consignan en los mismos. Tienen
valor probatorio pleno y fecha cierta. Gozan de todos los efectos de un
instrumento público notarial.

4.2 CERTIFICACIONES EXTRAPROTOCOLARES

Las certificaciones extraprotocolares no se encuentran definidas en la

Ley del Notariado. En la doctrina se ha señalado que son constancias
puestas en instrumentos privados por medio de los cuales el notario da
fe de la certeza de un hecho, de un dicho, de la identidad de las
personas, de la suscripción de documentos, confiriéndoles fecha cierta 6.

Asimismo, Gonzáles Barrón señala que las certificaciones se

caracterizan porque la actuación notarial se circunscribe a una
atestación concreta y específica, en cuyo caso, la intervención del
notario se hace sobre un instrumento ajeno a él, del cual no es autor.
Esta especialidad de las certificaciones, hace que se rijan por el

5
Tambini Ávila, Mónica. Instrumentos Públicos Extraprotocolares. Op. Cit.
6
Ibídem.
7
 principio de numerus clausus, que no debe ser extendido por vía
analógica7.

En cuanto a la importancia, se puede señalar que las certificaciones

notariales merecen la importancia que la misma ley les otorga; esto es,
prueba plena y oficial. Constituyen un medio probatorio eficaz y seguro.
Los interesados obtienen seguridad jurídica, fe pública, garantía y fecha
cierta acerca de la existencia del instrumento.

a) La entrega de cartas notariales

El artículo 100 de la Ley del Notariado señala que “El notario

certificará la entrega de cartas e instrumentos que los interesados le
soliciten, a la dirección del destinatario, dentro de los límites de su
jurisdicción, dejando constancia de su entrega o de las
circunstancias de su diligenciamiento en el duplicado que devolverá
a los interesados.”

Entonces, las cartas notariales son documentos privados mediante

los cuales se comunica, informa o exige algo. El notario realizará la
certificación notarial luego de la diligencia respectiva para la entrega
de dichas cartas.

Al respecto, Gonzáles Barrón ha señalado que la carta notarial es

una certificación que tiene una finalidad dejar constancia autentica de
que determinada comunicación ha sido remitida a una dirección que
se indica en el propio documento; no siendo necesario que el
destinatario firme o selle el cargo de recepción, ya que la afirmación

7
Gonzáles Barrón, Gunther: Derecho Registral y Notarial. Op. Cit. pág. 1303.
8
 del notario, respecto de la entrega de la carta, se encuentra
amparada por la fe pública8.

Por su parte, la actuación del notario se lleva a cabo dentro de los

límites de su jurisdicción (distrito notarial, que no lo mismo que
distrito de localización); asimismo, se permite que el notario curse
cartas, por correo certificado, a una dirección situada fuera de su
jurisdicción, pero en este caso no podrá hacer el diligenciamiento
personal, y se deberá limitar a expedir la carta a través del correo
certificado, y en el duplicado que devuelva al interesado, atestará ese
hecho, y agregará la constancia documental expedida por la Oficina
de correo.

Según el artículo 102 de la Ley del Notariado, el notario no asume

responsabilidad alguna por el contenido de la carta, ni de la firma,
identidad, capacidad o representación del remitente. La regla se
justifica por cuanto la fe notarial se circunscribe única y
exclusivamente a la entrega de la carta, nada más, y ese es la
característica de todas las certificaciones.

b) Expedición de copias certificadas

El artículo 104 de la Ley del Notariado señala que “El notario

expedirá copia certificada que contenga la transcripción literal o parte
pertinente de actas y demás documentos, con indicación, en su
caso, de la certificación del libro u hojas sueltas, folios de que consta
y donde obran los mismos, número de firmas y otras circunstancias
que sean necesarias para dar una idea cabal de su contenido”.

8
Ibídem, pág. 1303-1304.
9
 En la expedición de copias certificadas, el notario atesta la
transcripción literal del acta, o de la parte pertinente, con indicación
del libro, fojas donde consta el acta, número de firmas y otras
circunstancias que sean necesarias para su cabal contenido, así
como el funcionario que legalizó el libro, la fecha y número que se
consignó a la legalización.

Asimismo, el notario no asume responsabilidad por el contenido del

libro u hojas sueltas, acta o documento, ni firma, identidad, capacidad
o representación de quienes aparecen suscribiéndolo.

c) Certificación de firmas

El artículo 106 de la Ley del Notariado señala que “El notario

certificará firmas en documentos privados cuando le hayan sido
suscritas en su presencia o cuando le conste de modo indubitable su
autenticidad. Carece de validez la certificación de firma en cuyo texto
se señale que la misma se ha efectuado por vía indirecta o por
simple comparación con el documento nacional de identidad o los
documentos de identidad para extranjeros.”

La certificación de firmas consiste en que el notario da fe que la firma

que aparece en un documento es auténtica y que pertenece la
persona que ha firmado en su presencia. Para ello tiene que haber
identificado previamente a la persona con su documento de
identidad.

Tal como señala Gonzáles Barrón, la legalización de firmas es una

declaración notarial puesta al pie del instrumento privado, en la que
se certifica como autenticas las firmas que allí aparecen, ya sea

10
 porque el notario ha llegado a esa conclusión por conocimiento
directo, tal es el caso de comparecencia del firmante, o por
considerarla idéntica con relación a otras firmas indubitadas 9.

Como se ha señalado, el artículo 106 de la Ley del Notariado indica

que el notario certificará firmas en documentos privados cuando le
conste de modo indubitable su autenticidad. Por su parte, la
legalización de firmas no requiere la impresión dactilar del firmante,
ya que este requisito se ha impuesto exclusivamente para las
escrituras públicas.

Por su parte, conforme al artículo 107 de la Ley, si alguno de los

otorgantes del documento no sabe o no puede firmar, lo hará una
persona llevada a él por su ruego; en este caso, el notario, de ser
posible, exigirá la impresión dactilar del otorgante, de la cual dejará
constancias, y asimismo certificará la firma de la persona llevada por
el otorgante, y que asume la calidad de firmante a ruego.

La certificación notarial de firmas no cambia la naturaleza del

documento privado, pues la intervención de notario es mínima y
limitada, por lo que es lógico que el notario no asuma
responsabilidad del contenido del instrumento, salvo cuando este
constituya por sí mismo, y en forma evidente, notoria e
incontrovertible, un acto ilícito o inmoral, de conformidad con el
artículo 108 de la Ley.

Por ejemplo, el notario debe negarse a intervenir cuando se pretenda

legalizar firmas en minutas de anticipo de legítima, donación u otras
en donde la formalidad exigida sea la escritura pública, por cuanto en
ese caso, estaría realizando una certificación en un acto

9
Ibídem, pág. 1311-1312.
11
 evidentemente imperfecto. Igualmente ocurre si se pretende certificar
firmas en un testamento, con lo cual se desnaturalizaría el carácter
ológrafo10.

d) Certificación de reproducciones

El artículo 110 de la Ley del Notariado señala que “El notario

certificará reproducciones de documentos obtenidos por cualquier
medio idóneo, autorizando con su firma que la copia que se le
presenta guarda absoluta conformidad con el original.”

Entonces, la certificación de reproducciones consiste en que el

notario da fe de que la reproducción o fotocopia que tiene a la vista
es idéntica y guarda absoluta conformidad con el original.

Al respecto, Gonzáles Barrón señala que la certificación de

reproducciones consiste en la atestación del notario respecto a que
una reproducción guarda absoluta conformidad con su original. En
este caso, el notario da fe de la existencia del documento, sin que
exista matriz a la cual remitirse, por cuanto si simplemente se ha
exhibido el original. Este limitado ámbito de la fe pública hace que la
copia legalizada no varíe la naturaleza del documento original, ni lo
autentique, ni lo certifique desde ninguna perspectiva; simplemente
se trata de una igualación entre una copia y el original 11.

Por ello, el artículo 105 del la Ley del Notariado exonera de toda
responsabilidad al notario por el contenido del documento original, ya
sea por la firma, identidad, capacidad o la representación a que se
alude. Sin embargo, cuando el documento original presenta
enmendaduras o interpolaciones, el notario podrá denegar la
10
Ibídem, pág. 1312.
11
Ibídem, pág. 1306-1307.
12
 certificación o expedirla dejando constancia del tal hecho, de
conformidad a lo prescrito en el artículo 111 de la Ley, siendo en todo
caso preferible este último por cuanto puede ser fundamental para el
usuario la certificación del documento, no obstante tener errores o
enmendaduras. Por el contrario, en caso de los documentos
públicos, será preferible que el notario deniegue la certificación de
este tipo de documentos por cuanto no se puede legitimar un
instrumento sobre el que existen dudas sobre su autenticidad y
legalidad.

e) Certificaciones de apertura de libro

El artículo 112 de la Ley del Notariado señala que “El notario certifica
la apertura de libros u hojas sueltas de actas, de contabilidad y otros
que la ley señale.”

Sobre el particular, Tambini Ávalos señala que la certificación de

apertura de libros consiste en preparar un Acta de Apertura, puesta
en el primer folio útil del libro donde se señala el número cronológico
que le corresponderá al libro, nombre o razón social de la entidad,
objeto del libro, número de folios y la forma en que son llevados,
lugar y fecha que se otorga dicha acta y sello y firma del notario.
Todos los folios deberán estar numerados y sellados por la notaría. 12

Por su parte, el notario se encuentra habilitado para legalizar la

apertura de libros, cuya finalidad se reconduce a tres aspectos,
según señala Gonzáles Barrón13:

12
Tambini Ávila, Mónica. Instrumentos Públicos Extraprotocolares. Op. Cit.
13
Ibídem, pág. 1309-1310.
13
 i. Vincular el libro con una determinada persona natural o jurídica,
de modo que el contenido del libro constituya prueba en contra de
su titular. En tal sentido, la mera certificación del libro de actas
permite fundar una inscripción, sin necesidad de autenticación de
la asamblea o de las firmas. Esta eficacia que tiene el libro,
prueba contra la sociedad o persona titular, exige que haya algún
mecanismo de garantía sobre su autenticidad, razón por la que
se impone que el notario controle al sujeto que solicita la
certificación, debiendo ser representante o encontrarse
especialmente autorizado para tal fin, como el caso de los
contadores públicos, quienes tienen la atribución de llevar las
cuentas de los empresarios individuales o sociales, pero con
previa carta de autorización.

ii. Dotar de fecha cierta la diligencia de apertura del libro, lo que

tiene importancia para efecto fiscales, como puede ser multas por
apertura de libros contables fuera del plazo legal, pérdida de
crédito fiscal por no contar con la legalización de la apertura del
libro de compras, etc.

iii. Verificar que el libro se encuentra en blanco al momento de la

legalización.

Los libros se certifican ante notario, para lo cual se extiende en la

primera foja una diligencia con la indicación del nombre o razón
social de la entidad objeto del libro, número del libro, número de fojas
de que consta, día y lugar en que se otorga; y sello y firma del
notario, siendo que todas las fojas llevaran sello notarial, según
señala el artículo 113 de la Ley. Mediante esta diligencia se logra la
unificación física de los folios, identificándose la persona titular; con

14
 lo cual se busca evitar manipulaciones y/o sustituciones de hojas, o
cambios en el orden de ellas.

Por otra parte, el notario debe llevar un registro cronológico interno

de legalización de apertura de libros y hojas sueltas, con la indicación
del número correlativo, nombre del titular y registro de contribuyente,
objeto y número del libro, y fecha de legalización, de conformidad
con lo señalado en el artículo 114 de la Ley.

f) Constancia de supervivencia

La constancia de supervivencia es la verificación que hace el notario

de que una determinada persona existe, está con vida, en
determinado momento, lo cual le consta por cualquier medio y bajo
su responsabilidad. La utilización de esta constancia es frecuente,
pus en forma periódica se debe presentar ante las oficinas
encargadas del pago de las pensiones de jubilación.
g) Constancia domiciliaria

La constatación domiciliaria es una certificación que fue atribuida a

los notarios por virtud de la Ley N° 27839, que modificó el artículo 92
de la antigua LN; actualmente está mencionada en el artículo 95-g de
la vigente LN.

Esta certificación consiste en la inspección que el notario realiza en

un determinado domicilio, a pedido del mismo interesado, y en el cual
se consta mediante una sumaria toma de dichos, la realidad del
domicilio. Debe precisarse, que se trata de un acta de notoriedad,
basada en una inspección en el domicilio del requirente.

15
 De acuerdo con el artículo 2 de la Ley N° 27839, la Policía Nacional
continuaba con la función de expedir certificados de constatación
domiciliaria, así como los Gobiernos locales dentro de su jurisdicción,
aunque este último caso, se trata de una atribución de nula
aplicación práctica.

Además, se estableció que los jueces de paz puedan hacer lo propio

en los casos previsto en la Ley Orgánica del Poder Judicial, esto es,
cuando no haya notario en la localidad; sin embargo, por Ley N°
288862, se eliminó la competencia de la policía en la emisión del
certificado domiciliario, a efectos de concentrar la actuación de ese
órgano tutelar en la seguridad ciudadana, y se le atribuyó en
exclusiva esa función al notario y a las municipalidades.

Dicha norma fue aclarada por medio de la Ley N° 28882, con el

objetivo de simplificar la exigencia de este certificado, y señalando
que la Administración Pública debía aceptar una declaración jurada
simple en la que se indique el domicilio del interesado, a excepción
de los casos en que sea requerida imperativamente para fines
electorales o judiciales. La idea que subyace en esta ley es facilitar la
vida del ciudadano, a través de la presunción de veracidad de las
declaraciones del interesado en un procedimiento administrativo.

h) Poderes

La ley distingue entre poderes por escritura pública, fuera de registro

o por carta con firma legalizada (artículo 117 de la Ley del
Notariado), siendo que el uso de cada una de estas distintas
modalidades de apoderamiento esta determinado en función de la

16
cuantía del encargo (artículo 122 de la Ley), sin perjuicio de lo que
dispongan las normas sustantivas y procesales sobre la materia.

Por ejemplo, para disponer o gravar bienes se requiere escritura

pública (artículo 156 de la Ley) así como para actuar en juicio. Por
otro lado, los procedimientos administrativos permiten que el
apoderado actúe con una simple carta con firma legalizada.

El artículo 54 del Reglamento de la Ley del Notariado, aprobado por

Decreto Supremo N° 010-2010-JUS, establece la cuantía para el uso
de los diversos tipos de poderes:

- Hasta ½ UIT: Poder por carta con firma legalizada.

- Hasta 3 UIT: Poder fuera de registro.

- Más 3 UIT: Poder por escritura público.

También la Ley introduce un índice cronológico para los poderes

otorgados fuera de registro (artículo 117 de la Ley), con lo cual se
llevara un listado de los actos notariales de este tipo por razón de
temporalidad, y con lo que busca aumentar la seguridad jurídica.

17