INSTRUMNTOS PÚBLICOS NOTARIALES EXTRAPROTOCOLARES, EL ACTA Y

OTRAS CERTIFICACIONES

Los instrumentos públicos extraprotocolares ha sido definido por Ley del

Notariado (Decreto Legislativo N° 1079), en cuyo artículo 26 ha señalado
que “son instrumentos públicos extraprotocolares las actas y demás
certificaciones notariales que se refieren a actos, hechos o circunstancias
que presencie o le conste al notario por razón de su función”.

Entonces, según nuestra ley, los instrumentos extraprotocolares pueden

ser actas o certificaciones. Las primeras son instrumentos redactados por
el notario, en el que se da fe de la realización de un hecho y,
excepcionalmente, de una declaración de voluntad. Los segundos son
atestaciones en documento privado, en donde el notario deja constancia
de aquello que hace o le consta.
1. CARACTERISTICAS

Según se desprende de los artículos 96 y 97 de la Ley del Notariado, se

pueden describir las siguientes características:

(i) No constan en el Protocolo Notarial.

(ii) Son instrumentos públicos: El Notario da fe pública de los actos

celebrados ante él.

(iii) Documentan hechos o acciones.

(iv) Pueden redactarse en la notaría o fuera de ella.

(v) Gozan de fecha cierta.

 (vi) Todos los documentos extraprotocolares son susceptibles de ser
incorporados al protocolo notarial.

2. CLASIFICACIÓN

Conforme puede advertirse de la Ley del Notariado, los instrumentos

públicos extraprotocolares se clasifican en actas y certificaciones, bajo el
siguiente detalle:

2.1 ACTAS EXTRAPROTOCOLARES

La definición de las actas extraprotocolares se encuentra en el artículo

98 de la Ley del Notariado, según el cual “El notario extenderá actas
en las que se consigne los actos, hechos o circunstancias que
presencie o le conste y que no sean de competencia de otra función.
Las actas podrán ser suscritas por los interesados y necesariamente
por quien formule observación.”

Según Gonzáles Barron, en las actas normalmente, hay un mero

hecho; el notario solo tiene la actividad de ver y oír, no entra al fondo
del asunto, por lo que se limita a narrar el hecho, lo deja como es, no
lo manipula ni lo altera; la firma de las partes, si se produce, no es
otorgamiento ni consentimiento, es simple conformidad con lo narrado
y oído por el notario, que es narración de los sucedido. A diferencia
de la detallada normativa que existe para la redacción de las escrituras

públicas, en el caso de las actas, prácticamente no hay reglas para

este fin1.

1 Ibídem, pág. 1301.

 Por su parte, Tambini Ávila señala que el contenido de un acta es muy
variado pues puede abarcar desde datos fácticos a situaciones en las
que se puede encontrar una persona o cosa o declaraciones o
manifestaciones de voluntad, en tanto contiene la narración de un
acontecimiento, así como se constata y fija un hecho jurídico
independiente de la voluntad del sujeto que promueve la constatación.
Tiene una finalidad probatoria, de fijación de hechos, dichos o actos,
a través del tiempo2.

En relación a la importancia y los efectos de las actas

extraprotocolorales, se puede señalar que brindan seguridad jurídica
a quienes las utilizan y a la sociedad en general. La fe pública que da
el notario, hace que sean instrumentos en los que no cabe duda de la
autenticidad de los hechos que se consignan en los mismos. Tienen
valor probatorio pleno y fecha cierta. Gozan de todos los efectos de
un instrumento público notarial.

2.2 CERTIFICACIONES EXTRAPROTOCOLARES

Las certificaciones extraprotocolares no se encuentran definidas en la

Ley del Notariado. En la doctrina se ha señalado que son constancias
puestas en instrumentos privados por medio de los cuales el notario
da fe de la certeza de un hecho, de un dicho, de la identidad de las
personas, de la suscripción de documentos, confiriéndoles fecha
cierta3.

Asimismo, Gonzáles Barrón señala que las certificaciones se

caracterizan porque la actuación notarial se circunscribe a una
atestación concreta y específica, en cuyo caso, la intervención del
notario se hace sobre un instrumento ajeno a él, del cual no es autor.

2 Tambini Ávila, Mónica. Instrumentos Públicos Extraprotocolares. Op. Cit.

3 Ibídem.
 Esta especialidad de las certificaciones, hace que se rijan por el
principio de numerus clausus, que no debe ser extendido por vía
analógica4.

En cuanto a la importancia, se puede señalar que las certificaciones

notariales merecen la importancia que la misma ley les otorga; esto
es, prueba plena y oficial. Constituyen un medio probatorio eficaz y
seguro. Los interesados obtienen seguridad jurídica, fe pública,
garantía y fecha cierta acerca de la existencia del instrumento.

a) La entrega de cartas notariales

El artículo 100 de la Ley del Notariado señala que “El notario

certificará la entrega de cartas e instrumentos que los interesados
le soliciten, a la dirección del destinatario, dentro de los límites de
su jurisdicción, dejando constancia de su entrega o de las
circunstancias de su diligenciamiento en el duplicado que devolverá
a los interesados.”

b) Expedición de copias certificadas

El artículo 104 de la Ley del Notariado señala que “El notario

expedirá copia certificada que contenga la transcripción literal o
parte pertinente de actas y demás documentos, con indicación, en
su caso, de la certificación del libro u hojas sueltas, folios de que
consta y donde obran los mismos, número de firmas y otras
circunstancias que sean necesarias para dar una idea cabal de su
contenido”.

4 Gonzáles Barrón, Gunther: Derecho Registral y Notarial. Op. Cit. pág. 1303.
c) Certificación de firmas

El artículo 106 de la Ley del Notariado señala que “El notario

certificará firmas en documentos privados cuando le hayan sido
suscritas en su presencia o cuando le conste de modo indubitable
su autenticidad. Carece de validez la certificación de firma en cuyo
texto se señale que la misma se ha efectuado por vía indirecta o
por simple comparación con el documento nacional de identidad o
los documentos de identidad para extranjeros.”

d) Certificación de reproducciones

El artículo 110 de la Ley del Notariado señala que “El notario

certificará reproducciones de documentos obtenidos por cualquier
medio idóneo, autorizando con su firma que la copia que se le
presenta guarda absoluta conformidad con el original.”

e) Certificaciones de apertura de libro

El artículo 112 de la Ley del Notariado señala que “El notario

certifica la apertura de libros u hojas sueltas de actas, de
contabilidad y otros que la ley señale.”

f) Constancia de supervivencia

La constancia de supervivencia es la verificación que hace el

notario de que una determinada persona existe, está con vida, en
determinado momento, lo cual le consta por cualquier medio y bajo
su responsabilidad. La utilización de esta constancia es frecuente,
pus en forma periódica se debe presentar ante las oficinas
encargadas del pago de las pensiones de jubilación.
g) Constancia domiciliaria

La constatación domiciliaria es una certificación que fue atribuida a

los notarios por virtud de la Ley N° 27839, que modificó el artículo
92 de la antigua LN; actualmente está mencionada en el artículo
95-g de la vigente LN.

h) Poderes

La ley distingue entre poderes por escritura pública, fuera de

registro o por carta con firma legalizada (artículo 117 de la Ley del
Notariado), siendo que el uso de cada una de estas distintas
modalidades de apoderamiento esta determinado en función de la
cuantía del encargo (artículo 122 de la Ley), sin perjuicio de lo que
dispongan las normas sustantivas y procesales sobre la materia.

Por ejemplo, para disponer o gravar bienes se requiere escritura

pública (artículo 156 de la Ley) así como para actuar en juicio. Por
otro lado, los procedimientos administrativos permiten que el
apoderado actúe con una simple carta con firma legalizada.

El artículo 54 del Reglamento de la Ley del Notariado, aprobado

por Decreto Supremo N° 010-2010-JUS, establece la cuantía para
el uso de los diversos tipos de poderes:

- Hasta ½ UIT: Poder por carta con firma legalizada.

- Hasta 3 UIT: Poder fuera de registro.

- Más 3 UIT: Poder por escritura público.

También la Ley introduce un índice cronológico para los poderes
otorgados fuera de registro (artículo 117 de la Ley), con lo cual se
llevara un listado de los actos notariales de este tipo por razón de
temporalidad, y con lo que busca aumentar la seguridad jurídica.