¿Por qué es importante el correcto manejo de documentos

administrativos? (de oficina).

Elabora un formato de contrato, de los cuales aparecen en el listado.

Elabora 4 ejemplos personales de elaboración de carta de excusa.

Investiga la forma correcta de elaborar una excusa para la escuela, el

colegio o la universidad.
DESARROLLO

1. Por qué es importante el correcto manejo de documentos

administrativos? (de oficina).

R// La función principal es dar soluciones prácticas y tecnológicas

que garanticen la fiabilidad e integridad, y un acceso seguro a la
información.
Entre las funciones de la administración documental encontramos, el
control, mantenimiento, almacenamiento de documento, descarte de
documento, y recuperación de la información, cada una de estas
tienen diferentes maneras de organizarse.

CONTROL:
Recibo de documentos: es un proceso administrativo, por medio del
cual llegan hasta tesorería documentos de valor comercial.

MANTENIMIENTO: Físico-documentos: es la información que existe

dentro de un documento para poder organizar y establecerlo así
mismo archivarlo o despacharlo.

Equipos: limpiar organizar el equipo con el que se está trabajando

para un buen uso del mantenimiento de los documentos.

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS: Deposito de archivos:

Depósito de archivo) Local especialmente equipado y adecuado para
el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.

Unidades de conservación e instalación: son las que permiten

guardar documentos para tener una organización plena, segura y
conservar los documentos en excelente forma como por ejemplo los
escritorios las carpetas etc...

Organización documental: Proceso archivístico orientado a la

clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de
una institución.

También es importante porque el correcto manejo de documentos

administrativos por qué; Todo documento que entre o que salga de la
Administración deberá ser registrado para que quede constancia de
su entrada o salida.
 El registro Cumple fundamentalmente, la función de facilitar la
localización de un determinado escrito o documento además de:

 Dar testimonio de que un documento ha pasado o no por la

entidad en cuestión.

 Conocer el destino final de un documento (sí ha sido destruido

o archivado).

 Localizar el lugar concreto donde se halla el documento o

escrito.

 Conocer los datos más significativos de un documento sin

Necesidad de consultarlo directamente ya que el registro queda
Anotados éstos.

Es importante porque ayuda a Coordinar y controlar cualquier

actividad relacionada con los documentos, Custodiar y recupera la
documentación, genera con eficacia necesaria para que no suponga
un impedimento en la actividad de la empresa.
 02

CONTRATO DE CALIDAD DE REDACCION

Consiste por el presente contrato de calidad de redacción a LEIDA TATIANA

ALVAREZ VILLA como aprendiz con cc: 38473739 y domicilio cra 64-b5
indepencia. A quien en lo sucesivo se le denomina aprendiz en los términos y
condiciones siguientes.

DECLARACIONES

 Tener las facultades suficientes para obligarse en términos de este

contrato.
 Tener la facilidad de expresarse de una manera correcta y adecuada.
 Poseer una buena o correcta calidad de escritura.
 Tener un adecuado vocabulario a la hora de expresarse.
 Ser una persona que tenga una muy buena ortografía. Y tener
facultades de expresión oral y escrita.
 Poseer un buen desempeño profesional.

N. LAS PARTES DECLARAN

El ´presente contrato esta exento de mala fe, errores u otro tipo de mala
voluntad. Renunciando a recurrir a cualquiera de ellos en cualquier momento.

CLAUSULAS
CLAUSULAS 1: OBJETIVO Y MATERIA DEL CONTRATO

El aprendiz promete tener un buen desempeño de expresión oral y escrita con

un adecuado uso de ortografía, de signos de puntuación, uso de mayúsculas
etc.

CLAUSULAS 2: OBJETIVO DEL DESEMPEÑO PROFESIONAL

El aprendiz debe tener un desempeño profesional y poseer una facilidad

fundamental mediante el uso del correcto vocabulario y expresión escrita
respetando las reglas básicas.
03
Buenaventura 21 de mayo de 2020

Lic. Dayana Álvarez Villa

Administradora comercial
Centro de papelería Hnas. A.
Cl. 2 Sur #66 - 86, Buenaventura, valle
Asunto: ausencia reunión.

Por medio de la presente me comunico para disculparme por no haber asistido

a la reunión que teníamos pactada el día 20 de mayo del presente año. Lo que
sucedió fue que tuve una calamidad doméstica, afortunadamente no ha traído
consecuencias mayores pero por el momento me desvió de mis actividades
cotidianas.

Agradezco de ante mano la atención prestada, Espero que haya otra

posibilidad de pactar una nueva fecha para la reunión ya que los temas que se
iban a tratar son muy importantes para todos. Espero su comprensión y por
favor me disculpen y espero que logremos organizar nuestras agendas otra
vez.

Sin más por el momento, me despido, enviándole un cordial saludo.

Atentamente

Leída Tatiana Álvarez

_______________________

Socia comercial
Centro de papelería Hnas. A.
Cra 64c 6b-06
 Lic. Yajaira Ante Lerma
Gerente de ventas
Boutique Hnas. A.
Cl. 2 ##3-4, Buenaventura, Valle
Asunto: atraso en pago

Buenaventura 18 de mayo de 2020

Lic. Deyanira Lerma Benítez

Gerente de finanzas
Boutique Hnas. A.
Cra 24 calle 7-4b

Estimada señora:

Por medio de la presente me pongo en contacto con usted por no haber

realizado el pago que teníamos pactado por valor de 5.000.000(cinco millones
de pesos) por concepto de materiales. Ocurrió un problema con mi cuenta
bancaria y estuvieron inactivas por 48 horas, sin embargo tenemos la certeza
de realizar el pago para el próximo 21 de mayo de 2020.

Sin más preámbulos me despido excusándome de nuevo por lo ocurrido y

poniendo a sus órdenes.

Atentamente

Lic. Yajaira ante Lerma

FIRMA
 Buenaventura 18 de mayo de 2020

Lic. Yolanda Chaman

Profesora de 1er grado
Escuela primaria (juan ladrilleros)

Asunto: inasistencia de alumna.

Por medio de la presente, me permito informar que la alumna, emili Valeria

Álvarez quien hace parte de su clase no podrá asistir los días 14,15, de mayo
del año en curso debido a que presenta una fuerte gripe y por recomendación
médica, anexo recepta y diagnóstico médico. Deberá permanecer en reposo
durante los días antes mencionados, reincorporándose a sus actividades el
próximo lunes en su jornada normal.

Cabe mencionar que personalmente acudiré a las instalaciones de la escuela el

próximo 15 de mayo de 2020 y buscare para que me puedan dar a conocer los
temas vistos durante los días que el alumno esta asenté.

Agradezco de ante mano la atención y ofrezco una disculpa por los

inconvenientes que esto pueda generar.

Reciba un cordial saludo.

Atentamente

_______________________

Leída Tatiana Álvarez villa

Madre de la alumna
Cra 66-5ª 4-1
 Buenaventura 19 de mayo de 2020

Director
Ever hurtado bravo
Institución educativa las Américas
Asunto: permiso

Cordial saludo

Por medio de la presente me dirijo a usted para solicitar un permiso al

estudiante leída Tatiana Álvarez villa, por una solicitud de unas próximas
competencias que se van a presentar en Cali el evento durara 5 días fechas
17, 18, 19, 20,21 de mayo de 2020.

Agradezco su atención.

Atentamente

Jorge ante López

Acudiente
C.C. 31.564.897
04

Buenaventura 20 de mayo de 2020

Señor
Libardo riascos perlaza
Director
Institución educativa técnica comercial teofilo Roberto potes, ineterpo

Asunto: solicitud de permiso / escusa.

Cordial saludo

Por medio de la presente me comunico con el fin de solicitar un permiso o

excusa para la estudiante Yajaira ante Lerma del grado once 11°E por los días
12, 13, 14,15 de mayo del año en curso. Por motivos de intercolegiados.

La estudiante se compromete a actualizarse con los temas estudiados por favor

permitirle dejar le presentar los trabajos que se hayan efectuado o solicitar al
docente que le pueda programar otra fecha para las evaluaciones que se
realicen en su ausencia.

De ante mano gracias por la atención

Atentamente

LEIDA TATIANA ALVAREZ VILLA

Padre de familia o acudiente

C.C: 31.456.875
Teléfonos: 3177685297
Correo electrónico: leidaalvarez02@gmail.com