Introducción a la Gestión del

Tiempo para Investigadores

Científicos

Dr. David Alcántara

Estimado investigador,

La gestión del tiempo, es uno de los elementos fundamentales en la actualidad para

emprendedores, empresarios, y en general todas las profesiones que requieran un uso adecuado
del tiempo como es la investigación (básica y aplicada). El tiempo es un elemento intangible e
irrecuperable de nuestra existencia, por lo tanto, cada segundo mal invertido trae consecuencias
futuras que no podremos salvar fácilmente.

El tiempo posee diferentes características, entre ellas, que puede ser favorable para nosotros o
por el contrario, puede afectar negativamente nuestro trabajo, es escaso en los momentos más
cruciales, no se compra, no se recupera y no se atrapa. Como se ve, el tiempo es muy valioso
para cada ser humano porque del adecuado uso que se haga del mismo, define qué clase de
personas somos; además, el tiempo es paradójico, puesto que, aunque nadie “tiene tiempo para
nada”, la realidad es que “tiempo” es lo único que tenemos.

Espero que este breve informe te ayude a sacar más tiempo para tus proyectos de investigación.

Éxitos,

David Alcántara

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 10 recomendaciones para la Gestión del Tiempo en investigación
fundamental.

Dentro del mundo de la investigación (básica y aplicada) es fundamental, conocer y llevar a

cabo diferentes estrategias para la gestión del tiempo; a continuación damos algunas que te
pueden ayudar a llevar a cabo mejor tus investigaciones:

1. Organiza tu sitio de trabajo, es fundamental que tu

puesto o el sitio en el que desarrollas tus labores se
encuentre completamente despejado y organizado, así no
perderás tiempo tratando de encontrar algún objeto cuando
lo necesites.

2. Desarrolla con anterioridad tu plan de trabajo, elabora

tu proyecto y cíñete a el.

3. Mantén tus conceptos claros, la cantidad de objetos de estudio, el método, los grupos y
subgrupos desde el principio; define con claridad los objetivos de tu estudio y no los pierdas de
vista.

4. Una vez tengas elaborado tu proyecto, cumple estrictamente con tu cronograma de

trabajo, cumple tus objetivos en los periodos establecidos; utiliza una agenda de para realizar la
programación de tu proyecto diario.

5. Ordenas tus prioridades, si en tu agenda de investigación tienes varios procesos por

realizar, lleva a cabo primero los más importantes, no te saltes nunca ningún protocolo, esto te
evitará errores y postergaciones en tu trabajo.

6. Evita las interrupciones y las pérdidas de tiempo innecesarias, evita a toda costa perder
tiempo en cosas fútiles, concéntrate en tu actividad.

7. Enséñales a otros a respetar tu tiempo y tu espacio de trabajo, no permitas interrupciones

en tus procesos y mucho menos que traten de convencerte de variar tus procedimientos,
recuerda que por esta razón ya has establecido con gran claridad y certeza los caminos que
deseas seguir para conseguir tu objetivo.

8. Debes tener cuidado con el uso de móviles o de medios comunicativos que te hagan
perder tiempo, trata de categorizar que llamadas o personas pueden ser importantes y cuales no
cuando te encuentras en tu trabajo.

9. Programa tu trabajo, es decir, asigna un periodo determinado de tiempo a cada actividad

antes de realizarla y cúmplelo; selecciona tus experimentos y/o actividades antes de
comenzarlas, priorízalas y define cuantas horas empeñarás en cada una de ellas.

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10. Cuando un procedimiento no te está dando resultados, no lo repitas, elabora previamente
planes de contingencia por si alguno de tus planes principales te falla, esto te evitará estancarte
en el camino.

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 Gestión del tiempo para investigadores: Viajes

Los investigadores somos profesionales muy ocupados y nuestra profesión exige viajar
bastante: atender a congresos nacionales e internacionales, visitar a investigadores con los que
colaboramos, dar conferencias invitadas en otras universidades, etc. Por eso necesitamos un
buen sistema de gestión del tiempo.

Para mucha gente los viajes son uno de los mayores

ladrones de tiempo. Los viajes de avión o tren a menudo
nos pueden quitar medio o un día entero por lo que es
imprescindible controlar este tiempo.

¿Es posible aprovechar ese tiempo para avanzar? Sí,

y además haciendo un trabajo de calidad.

Por ejemplo, has sido invitado a dar una conferencia en una universidad nacional a 600km de
distancia de la tuya y debes tomar un avión. El vuelo dura aproximadamente una hora. Piensa
que durante un vuelo de una hora no tenemos interrupciones y una hora sin interrupciones
equivale a tres de trabajo normal. Aprovecha al máximo ese regalo. Es una manera perfecta de
cambiar tiempo perdido por trabajo de calidad. Puedes triplicar tu productividad. Y si el vuelo
es internacional, mucho mejor.

Corregir un capítulo de tesis de un estudiante, leer y analizar un artículo que llevabas varios
días queriendo leer, revisar un manuscrito para una revista, escribir la introducción de un
nuevo proyecto, preparar una charla para un congreso, etc. Los viajes largos en avión o tren
son una gran posibilidad para enfrentarte a un problema en particular. Largo tiempo
ininterrumpido pensando en un mismo tema, focalizado, concentrando tus fuerzas en él hasta
resolverlo. Muchas veces no obtienes la respuesta en el mismo día pero, si el proyecto es más
complejo, puedes avanzar poco a poco (divídelo en varios bloques). Piensa en el trayecto de
vuelta, tendrás el mismo tiempo para seguir trabajando en el proyecto, aumentando así tu
productividad y posiblemente acabándolo en menos de lo que imaginas.

En las salas de espera de las estaciones de trenes y aeropuertos ocurre lo mismo. Si embarcas al
final, cuando hay menos cola, y llegas puntual para coger el billete (o mejor aún, lo descargas
de internet y lo llevas impreso), dispondrás de un tiempo inmejorable para realizar un trabajo
de calidad (ese que sólo se consigue a solas y sin interrupciones). Cuenta también con el
tiempo añadido de los posibles retrasos (sobre todo en vuelos internacionales). Si vuelas con
frecuencia es recomendable sacarse la tarjeta de la aerolinea correspondiente, además de darte
puntos de vuelo y conseguir mejores tarifas algunas compañías permiten que uses sus salas
VIP, un espacio donde estarás mas tranquilo y te será mas facil concentrarte. Libros enteros se
han escrito en las salas de espera.

Durante el viaje intenta cojer asientos que den a la ventana ya que nadie pasará delante de ti
para ir al servicio. Esto eliminara más interrupciones. Podrás dedicarte exclusivamente a

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escribir ese informe o capitulo de libro que nunca terminas y que necesita mucha
concentración. También puedes aprovechar para leer informes o diferentes artículos que has
ido recopilando para leer con calma.

¿Has probado a llevar una grabadora? Hay pensamientos que pueden surgirte en el trayecto al
aeropuerto o incluso en el taxi, y probablemente no puedas apuntarlos en una libreta o agenda
personal. Con una grabadora redactarás cartas o recogerás pensamientos que pueden surgir
cuando menos te lo esperas. Si tienes un teléfono de nueva generación (smartphones) puedes
bajarte aplicaciones gratuitas de grabación que te pueden ayudar a organizar estos
pensamientos.

Llega puntual al aeropuerto o estación. No ahorrarás nada si vas a última hora con prisa. En el
laboratorio decides quedarte hasta última hora para “ganar” tiempo en un experimento
particular. En realidad no ganas nada porque ese tiempo en el laboratorio lo pasas agobiado
pensando en que tienes que irte o que llegarás tarde. Pero si llegas puntual a la estación estarás
más calmado y podrás concentrarte mejor y trabajar en algun proyecto pendiente. Y ya en el
hotel y en tus momentos de menor energía, aprovecha para poner al día tus notas de gasto, las
hojas de dietas y organizar los tiques justificativos para la administración de tu universidad o
centro de investigación.

Por último, prepara todos los detalles al máximo. Muchas veces un viaje (para por ejemplo
establecer una nueva colaboración con otro grupo de investigación) te lleva a otro porque se
dejan muchos temas sin cerrar. Si se hubiera planificado correctamente, esto no hubiera
ocurrido. Aprovecha una zona geográfica para hacer todas las visitas posibles y no tener que
volver en breve. Y en última instancia plantéate la alternativa de no hacerlos. ¿Puedes invitar a
otros investigadores a que vengan a tu laboratorio? Muchos viajes son evitables, sobre todo
hoy en día con las nuevas tecnologías de videoconferencia (muchas de ellas gratuitas). Utiliza
al máximo la videoconferencia, te ahorrará varios días de viajes innecesarios.

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 Enemigos de la gestión del tiempo en investigación científica

Para gestionar bien el tiempo en investigación científica, primero hemos de saber identificar
quiénes son nuestros principales ladrones del tiempo. Hay muchos. Los 3 enemigos típicos son:

- No hacer una buena planificación

- No priorizar las actividades

- Las interrupciones

La Agenda

El tiempo en investigación es un bien bastante escaso por lo que una adecuada programación es
fundamental para no acabar abrumado por una excesiva cantidad de trabajo. La agenda es
quizás, la herramienta mas útil (e infrautilizada) para la gestión del tiempo de los
investigadores. Una agenda es esencial para cualquier investigador que quiera organizar su
tiempo porque permite:

- Planificar y programar

- Organizar

- Priorizar

- Recordar

Sin ella, nunca podremos usar el tiempo eficazmente, ya que no podremos implementar todas
las cosas que comentaré posteriormente. Podría haber investigadores (aunque realmente es
muy improbable) que digan que no tienen muchas cosas que hacer y por lo tanto que no
necesita agenda, pero esa persona, se dará cuenta que olvida cosas, que hace las cosas en el
orden incorrecto, etc. Además, la agenda es el mayor quita estrés que existe, ella sí se acuerda
de todo y nosotros no tenemos que preocuparnos por nada, ella nos avisará en el momento
adecuado.

Una de los mayores focos de estrés y de pérdida de tiempo es el pensar en las tareas que
tenemos que hacer y que no se nos pueden olvidar. Al tener una agenda y usarla correctamente,
esto desaparece automáticamente, ya que no necesitamos recordar nada, la agenda lo hará por
nosotros.

En el mundo de la investigación científica el tener una agenda y usarla adecuadamente, te

permite programar el tiempo como tu quieras, no como quieran los demás o como quieran los
acontecimientos. Tú eres quien decide, y si es necesario puedes decidir no hacer las cosas o
reorganizarlas, pero siempre eres tu el que tiene el control. El que no se programe, será
arrastrado por los sucesos del día a día.

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Para que sea una herramienta eficaz la agenda ha de llevarse siempre encima, y hay que mirarla
todos los días. Verás como si apuntas todo, nunca se te olvidará nada.

Yo recomiendo personalmente las agendas electrónicas y, en particular, las incorporadas en tu

teléfono móvil (así es mas dificil olvidarse de ella) ya que las de papel no se pueden
sincronizar con el ordenador, hay que actualizarlas de un año para otro, hacen más complicado
la priorización, no son buenas cuando se tiene que reorganizar una semana, etc.

En el ordenador yo te recomiendo que uses Microsoft Outlook o Lotus Notes. Google Calendar
es también una buena opción si tienes acceso a internet en el movil, puesto que podras editar la
agenda con el ordenador y con cualquier otro dispositivo con conexión a internet (PDA, tablet,
etc). Lo mejor de GC es que tendrás la agenda actualizada en cualquier dispositivo.

Esperamos que esta breve guía te sirva de ayuda. Para dominar la

Gestión del Tiempo y agregar horas extra a tu semana de trabajo
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