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Radicado No 20153130373291

Montería Córdoba, 10 de septiembre de 2015

Doctor
WILLIAM CESAR TAPIA ESPITIA
Secretario de Educación Municipal CÓRDOBA
Calle 27 3 28 piso 5
Te). 47823257
Montería Córdoba

Asunto: Proceso de Auditoría censal de matrícula (oficial y oficial-contratada), Directorio

Único de Establecimientos Educativos DUE, docentes, directivos - docentes y
administrativos.

Referencia: Contrato No. 1252 de 2015, Grupo No. 2.

Respetado señor Secretario,

Como resultado del Concurso de Méritos CM-MEN-18-2015 adjudicado por el Ministerio de Educación
Nacional, la firma C & M Consultores S. A., ejecutará el contrato No. 1252 de 2015, el cual tiene por objeto:
Realizar auditoría censal a la información de matrícula (oficial-contratada), planta de personal docente,
directivo docente, administrativos y el Directorio Único de Establecimientos Educativos, DUE, reportada a
través de los sistemas de información que el Ministerio de Educación Nacional ha dispuesto para tal fin, en
las entidades territoriales establecidas para la vigencia 2015.

El proyecto será ejecutado dividiendo las entidades seleccionadas del país en cuatro grupos. Nuestra firma
ejecutará las actividades en el Grupo 1 compuesto por las ETC de Atlántico, Barranquilla, Caquetá, Cauca,
Chía, Magangué, Santa marta. Valle y Villavicencio, el Grupo 2 compuesto por las ETC de Apartado,
Córdoba, Magdalena, Medellín, Norte Santander, Sahagún y Zipaquirá y finalmente el Grupo 4 compuesto
por las ETC de Armenia, Bogotá, Facatativá, La Guajira, Lorica, Maicao, Pasto, Quindío, Sabaneta y
Sincelejo.

Como parte del proceso de la auditoría es pertinente informarle que la firma C & M Consultores S.A.,
realizará como mínimo cuatro visitas a la Secretaría de Educación, por lo que es importante contar con su

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apoyo para llevar a cabo la presentación formal del proyecto y coordinar las diferentes actividades a
realizar. Por este motivo, se requiere agendar una fecha para efectuar la reunión de apertura y a partir de
ésta concertar las demás reuniones.

A continuación se relacionan los aspectos a tratar en dicha reunión de apertura:

• Presentación del proceso auditor que se adelantará en la vigencia 2015

• Análisis de la información entregada por el MEN, en el formato dispuesto para tal fin.
• Información de los documentos a verificar y levantar como evidencia fotográfica de los alumnos,
de docentes, directivos - docentes y administrativos, estos últimos, tanto en secretaría de
educación como en las sedes educativas.
• Metodología a aplicar en las visitas a las sedes educativas, tanto de estudiantes como de docentes,
directivos - docentes y administrativos.
• Solicitud de copia digital o físico de los contratos de la prestación del servicio educativo, con sus
respectivos anexos y modificaciones.
• Designación formal por parte del secretario de educación del grupo o funcionario delegado como
enlace para canalizar las comunicaciones entre los actores del proceso.
• Solicitud a la secretaría de educación de la difusión de la información presentada en esta reunión
a los rectores de su jurisdicción con el fin de que al momento de la visita, los establecimientos
educativos tengan conocimiento del proceso y preparen la logística que requiere el correcto
desarrollo de la visita.
• Registro en e! sistema de información provisto por la firma auditora, los datos básicos de cada uno
de los asistentes indicando: registro biométrico con fecha y hora, tipo de documento de identidad,
documento de identidad, primer nombre, segundo nombre, primer apellido, segundo apellido,
nivel de formación, cargo.

En una visita posterior a la Secretaría de educación se realizará la verificación documental de las hojas de
vida del personal docente, directivo docente y administrativo vinculado a la ETC. Para esto es necesario el
alistamiento de los siguientes documentos a verificar:

o Para los docentes y directivos docentes:

• Identificación
• Títulos de formación académica formal
• Resolución del último escalafón
• Soportes de las situaciones administrativas por ausencia
o Para los administrativos:
• Identificación
• Títulos de formación académica formal

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• Soportes de las situaciones administrativas por ausencia,

Así también, se verificará de la presencialidad del personal administrativo y/o docente que se encuentre
ejerciendo sus funciones en la secretaría de educación objeto de auditoría (Biometrización -
enrolamiento- de huella dactilar).
Para esta visita se requiere contar con un espacio físico disponible para la verificación y toma de evidencias
arriba mencionadas y con una persona delegada en la Secretaría que suministre y reciba de los auditores
las carpetas de los docentes, directivos docentes y administrativos.

Específicamente, para la actividad de verificar la información sobre el servicio educativo contratado y

planta docente para la vigencia, es importante que en las instalaciones de la Secretaría de Educación se
realice el alistamiento de la siguiente documentación e información que será recibida por nuestro
Coordinador el día de la visita de apertura ya sea en medio físico o magnético.

• Contratos del servicio educativo suscritos para ejecutarse durante la vigencia 2015
• Anexo que incluya el Listado de estudiantes atendidos bajo los contratos celebrados, este debe
tener como mínimo los siguientes campos:
o Tipo de documento de identidad
o Número de documento
o Primer apellido
o Segundo apellido
o Primer nombre
o Segundo nombre

• Anexo que incluya el Listado de docentes, directivos-docentes y administrativos por sede bajo los
contratos celebrados, este debe tener como mínimo los siguientes campos:
Tipo de documento de identidad.
Número de documento.
Primer apellido.
Segundo apellido.
Primer nombre.

• Reducciones, Adiciones, Otros si, o cualquier modificación que se haya dado a los Contratos del
servicio educativo durante su ejecución.

Por otro lado para difundir la información con anterioridad, es preciso contar con su apoyo para la
socialización previa con los Rectores y Directores de los establecimientos educativos del proceso auditor
y el alistamiento de la documentación requerida de acuerdo a lo establecido por el Ministerio de Educación
Nacional.

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La firma a dispuesto un grupo Auditores de Campo en cada ETC bajo la responsabilidad de un Supervisor
Regional, quienes serán los encargado de realizar las visitas de verificación y recolección de información
en los Establecimientos Educativos y sus respectivas sedes en el perímetro urbano y rural dentro de la ETC
de su jurisdicción.

Para desempeñar su labor, el grupo de Auditores de Campo ha sido dotado de equipos tecnológicos de
recolección de información. Sin embargo, se hace necesario solicitar su colaboración para que por
intermedio de su Secretaría se concerté con los rectores de las sedes a visitar, la disponibilidad de tiempo
amplio y suficiente para el desarrollo integral de la visita desde la presentación e inicio, hasta la revisión
de resultados y cierre con la firma del acta de la visita, instrumento en donde reposará el resultado de la
labor ejecutada; la cual debe ser suscrita tanto por nuestro personal como por el Rector o su delegado
debidamente autorizado.

Tanto el Rector, Director o delegado autorizado; Coordinador o responsable de la sede educativa

y docentes presentes en los salones de clase tienen un rol dentro del proceso auditor, se requiere
la participación activa de estos en cada una de las instancias y campos de acción.

En caso que el Rector o Director no pueda estar disponible, debe dejar un delgado debidamente
autorizado y por escrito, debe presentar lo siguiente:

• Documento de autorización, que incluya nombre y firma del Rector o Director, nombre de
la persona autorizada, nombre y código DAÑE del establecimiento y sede(s) educativa(s),
que exprese explícitamente que se autoriza para firmar las actas que se generen en el
proceso auditor a determinada sede o a las sedes educativas del establecimiento.
• Copia del documento de identidad de las partes, Rector o Director y delegado.

En la visita a las sedes educativas es necesario contar con la documentación de los estudiantes
debido a que ésta será la evidencia que soportará el estado en visita (Presente, Ausente, Nuevo,
No válido, Subsanado); esta deberá estar organizada por grado-grupo y deberá contener los
siguientes documentos por alumno:

• Copia del documento de identidad (legible).

• Folio de matrícula 2015 debidamente diligenciado y firmado por el acudiente.
• Soporte de discapacidad o talento excepcional (si aplica).
• Último reporte de notas del estudiante 2015.

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Cada estudiante deberá portar su Documento de identidad o Carné estudiantil vigente (que tenga
foto y datos de identificación básicos como nombres, apellidos y número de identificación y/o
fecha de nacimiento) para la verificación de presencialidad el día de la visita.

En la visita a las sedes educativas es necesario contar con la documentación de los docentes,
directivos-docentes y administrativos debido a que esta será la evidencia que soportará el estado
en visita (Presente, Ausente, Nuevo, No válido. Subsanado) esta deberá estar organizada por
grado-grupo y deberá contener los siguientes documentos por alumno:

• Copia del documento de identidad (legible).

• Carné del establecimiento educativo en el que se evidencia las variables necesarias para
establecer plenamente su identificación.
• Carné de la EPS en el que se evidencia las variables necesarias para establecer plenamente
su identificación.
• Soporte de ausencia en caso de que se requiera.

Cada docente, directivo-docente y administrativo deberá portar su Documento de identidad o

Carné del establecimiento vigente (que tenga foto y datos de identificación básicos como
nombres, apellidos y, número de identificación y/o fecha de nacimiento) para la verificación de
presencialidad el día de la visita y documento soporte de ausencia en caso de que lo requiera (en
comisión o encargo, trasladado, licencia por incapacidad, suspensión, retiro, jubilación,
fallecimiento, permiso escrito por el Rector o Director).

Para la presencialidad del personal en cada sede educativa adicionalmente se tomará el registro
biométrico de los docentes, directivos docente y administrativos.

Solicitar a los Rectores y Directores la socialización de esta información con los Coordinadores,
Docentes y personal de las sedes educativas a su cargo.

Disponer del tiempo suficiente para el desarrollo de la auditoría hasta la firma del acta de la visita,
se recuerda que el proceso auditor para esta vigencia incluye la verificación presencial y
documental de cada estudiante y docente, docente-directivo y administrativo y el componente
documental requiere de un tiempo adicional el cual debe tenerse en cuenta el día de la visita por
los responsables de firmar del acta.

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Con el objetivo claro de cumplir eficientemente con la labor para la cual fue contratada nuestra firma por
el Ministerio de Educación Nacional, solicitamos amablemente su colaboración y la del equipo de trabajo
a su cargo.

Atentamente,

ALFONSO MEDINA Fl 'ENTES

C& M Consultores S.A.

Copia: Ministerio de Educación Nacional. Carrera 43 No 64-18.

Proyectó: PMP
Revisó: SLC
Aprobó: AMF

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