ACTIVIDAD 11

FECHA: 2020

PROGRAMA DE Tecnologías en Gestión Documental

FORMACION:
APRENDIZ
FICHA: 1905245 ruta 1
Organizar fondos acumulado de acuerdo con normatividad
COMPETENCIA: vigente y políticas institucionales.
BIBLIOGRAFÍA www.biblioteca.sena.edu.co
RECOMENDADA:

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE:

Apoyados en el documento aportado por el instructor e investigación propia

desarrollar de su propia autoría lo siguiente:

1. Los procesos archivísticos en la ley 594 se denominaban de una manera y en el

decreto 2609 de 2012 se definen de otra, especifique como es en cada uno y a
que hace referencia para cada caso.

La Ley 594 en el ARTÍCULO 22. Define los Procesos archivísticos.como

La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, y los
comprenden:
Producción o recepción: son las actividades destinadas al estudio de los
documentos en la forma de producción o ingreso,formato y estructura, finalidad,
área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.
Recepción: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución
debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una
persona natural o jurídica.
Distribución: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su
destinatario.
Trámite: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de
su función administrativa.
 Organización: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y
descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos
archivísticos
. Consulta: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la
información que contienen
Conservación: : Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para
garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar
su contenido

Disposición final de documentos. selección de los documentos en cualquier etapa del

archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de
acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas
de valoración documental.

El decreto 2609 de 2012 en el AR1'íCUlO 9°. Define los Procesos de la gestión

documental en las diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles, debe
comprender como mínimo los siguientes procesos:

Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y

valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto
administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de
formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su
registro en el sistema de gestión documental.
b. Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de
producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el
trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.
c. Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la'
vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones,
la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para
consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el
documento hasta la resolución de los asuntos.
d. Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en
el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado,
ordenarlo y describirlo adecuadamente.
e. Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir
los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la
validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o
conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y
los metadatos descriptivos.
f. Disposición de documentos. Selección de los documentos en cualquier etapa
del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su
eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental
o en las tablas de valoración documental.
g. Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los
documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,
independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.
h. Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de
los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y
secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del
archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o
definitiva).

2. Construya su concepto de clasificación documental.

. Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen agrupaciones,

categorías, divisiones (series documentales) en un Fondo documental de acuerdo
con la estructura de la Entidad.

3. ¿El proceso de clasificación hace parte de que etapa en la organización de los

archivos?

4. ¿Que nos permite hacer la clasificación documental como proceso archivístico?

5. ¿Que se toma como base para hacer la clasificación documental y por qué?

6. ¿Cómo es la jerarquización de la clasificación, cuales son los grupos

documentales? defínalas

7. ¿Cuáles considera que son los elementos de la clasificación? Defínalos.

8. ¿En que se fundamenta la clasificación documental?, explique.

9. ¿Porque son importantes los principios de procedencia y orden original en la

clasificación documental?

10. ¿De dónde nacen las series documentales?

11. Defina fondos abiertos, cerrados y acumulados, de ejemplos que usted

conozca diferentes a los del material.

12. Entregar actividad por el medio que disponga el aprendiz