SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Referencia IT-COM-001

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IT-COM-001

INSTRUCTIVO COMPRA LOCAL ( AGENCIAS)

Versión Revisó Fecha Aprobó Fecha

0 Guillermo Carrasco 05-02-09 RF 9/03/2009

ADVERTENCIA
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1. 0 OBJETIVO.
El objetivo de este instructivo es definir e implementar una metodología efectiva y eficiente para la gestión de compra y control de los
productos adquiridos, con el fin de satisfacer las necesidades y requisitos de las Áreas en Agencias Sitrans y de la posterior
realización del servicio.

2.0 ALCANCE.
Este instructivo se aplica en todas las Agencias de Sitrans

3. 0 RESPONSABILIDAD.

Agente: Es el responsable de aprobar las compras de suministros con un determinado valor económico.

Jefe Operaciones deposito: Es el responsable de aprobar las compras de suministros con un determinado valor económico

Jefe Administrativo: Es el encargado de recibir y aprobar la cotización de una solicitud de compra emitida por cualquier area
de las Agencias Sitrans . A la vez es responsable de aprobar suministros con un determinado valor económico.

Encargado de Adquisiciones: Es la persona designada por el Jefe Administrativo, encargada de cotizar las solicitudes de
compra aprobadas por el Gerente, Agente, Jefe de Operaciones Depósito y a la vez informar a éstos sobre los resultados de las
cotizaciones efectuadas. Es el encargado de confeccionar las órdenes de compra y coordinar el retiro o despacho de las
compras
4.0 INSTRUCTIVO.

Actividades Notas Responsable

4.1 Emisión Solicitud de Compra:
La solicitud de Compra, es enviada por el área que
detectó la necesidad de compra.
4.2 Aprobación de la Solicitud de Compra:
La Solicitud debe ser aprobada para su cotización.
Esta aprobación debe quedar vía correo electrónico
Esta Solicitud de Compra, debe ser enviada a Jefe Área
través de un correo electrónico
a: Jefe administrativo
copia a: Jefe Operación Deposito, Agente
La Solicitud de Compra aprobada es enviada Gerente Sucursal
vía correo electrónico o impreso para su Agente
cotización al Encargado de Adquisición. Jefe Operación depósito

4.3 Recepción Revisión de Solicitud de Compra: Si la Solicitud de Compra no contiene los Jefe Administrativo
La Solicitud de Compra es revisada, respecto de sus datos requeridos mínimos para cotizar (4.6),
requerimientos necesarios para poder realizar la esta debe ser devuelta al emisor para su
cotización de los productos, como por ejemplo: regularización
características, cantidad, requisitos, etc.
4.4 Selección de Proveedores: Encargado de Adquisición.
Una vez aprobada la Solicitud, se selecciona un
mínimo de tres proveedores , que se encuentren
dentro de la categoría de la cual se esta buscando
un producto.

4.5 Cotización de la Solicitud de Compra: Una vez recibidas las cotizaciones, se deben Encargado de Adquisición
Se debe confeccionar una Solicitud de Cotización entregar impresas a Jefatura solicitante

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con los requisitos del producto que se desea cotizar (según corresponda), para evaluar la
y los datos de contacto . Se envian las cotizaciones a alternativa más conveniente de adquisición.
los proveedores seleccionados
4.6 Evaluación de las cotizaciones: En el caso de que ningún proveedor cotizado, Encargado de Adquisición.
Las cotizaciones deberán ser evaluadas, en función ofrezca un producto que cumpla con los
de los requerimientos de la Agencia y los productos requisitos solicitados, se podrá solicitar una
ofrecidos por los proveedores cotizados, escogiendo nueva cotización a otro proveedor
la(s) alternativa(s) más conveniente(s).
4.7 Confección de Orden de Compra: La Orden de Compra deberá tener el VºBº de: Encargado de
Este documento se deberá confeccionar de Gerente Sucursal Adquisición.
acuerdo a la cotización y proveedor Jefe Operación Deposito,
seleccionado para su distribución interna Ej. Agente
Registros, Inventario y externa (Proveedor). Jefe Administrativo.

4.8 Autorización de Orden de Compra: Gerente Sucursal

Seleccionado el proveedor, las Jefaturas indicadas Jefe Operación Deposito,
en 4.7 deberán autorizar la Orden de Compra de Agente
acuerdo a la cotización, que deberá ser enviada al Jefe Administrativo.
proveedor, formalizando la
compra del producto.
4.9 Recepción del producto: Encargado de Adquisición
Acordada la fecha de retiro o entrega, se deberá
revisar el producto, para su recepción conforme, que
quedará registrada en la factura o guía de despacho,
según corresponda.
4.10 Registro de la compra: El registro de la compra en el Encargado de Adquisición
Se deberán registrar los datos del proveedor (si es la “Control de Compras”, se deberá hacer
primera compra que se le realiza) en la “Base de siempre, independiente si es proveedor nuevo
Datos Proveedores Sitrans o no.

4.11 Registro de Documentación Encargado de Adquisición

Recibida:
- Guía de despacho: Se archiva Original en
archivador “Ordenes de Compra” (junto a toda la
documentación de la respectiva compra).
- Factura de Compra: Se saca una copia, la cual, se
archiva junto a Orden de Compra que género el
evento y el original se envía a contabilidad SCL.
- Cotización: La cotización seleccionada se archive
junto a Orden de Compra

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