PROCEDIMIENTO COMITÉ DE CÓDIGO: PR- 05- KYO

FECHA: 10/06/2016
CONVIVENCIA VERSIÓN: 01

1. OBJETIVO:

El Comité de Convivencia Laboral de Construcciones KYOTO SAS, tiene por objeto

contribuir con mecanismos alternativos a los establecidos en los demás reglamentos de la
organización, con la prevención y solución de las situaciones causadas por presuntas
conductas de acoso laboral denunciadas por los(as) diferentes trabajadores(as) de la
empresa.
Por lo tanto, este comité debe facilitar la generación de una conciencia colectiva de
convivencia entre la comunidad laboral, con el fin de promover el trabajo en condiciones
dignas y justas, la armonía y el buen ambiente ocupacional para todos los trabajadores de
la organización, protegiendo la intimidad, la honra, la salud mental y la libertad de los(as)
trabajadores(as) de la empresa, con el fin de definir, prevenir, corregir, suprimir y
sancionar las diversas formas de agresión, maltrato, vejámenes, trato desconsiderado y
ofensivo, así como en general todo ultraje a la dignidad humana que se compruebe haya
sido ejercido sobre quienes realizan sus actividades dentro de los términos de una
vinculación laboral con Construcciones KYOTO SAS.

2. DEFINICIONES:

 Acoso laboral: Se entiende como acoso laboral toda conducta persistente y

demostrable ejercida sobre un(a) trabajador(a) de Construcciones KYOTO SAS, por
parte del empleador, un jefe o superior jerárquico inmediato o mediato, un compañero
de trabajo o un subalterno, orientada a infundir miedo, intimidación, terror y angustia,
con el fin de causar perjuicio laboral, generar desmotivación en el trabajo o inducir a la
renuncia al mismo por parte del afectado.
 Comité de convivencia laboral: El Comité de Convivencia Laboral es un organismo
creado al interior de una empresa, con el propósito de formular medidas orientadas a la
prevención de conductas que se asimilen como acoso laboral, contribuyendo de esta
manera a la protección de los trabajadores contra los riesgos psicosociales que afecten
el desempeño y la salud de los(as) colaboradores(as) en su lugar de trabajo.

3. RESPONSABLES:

CARGO ÁREA DE RESPONSABILIDAD

Gerente  Garantizar la existencia al interior de Construcciones
KYOTO SAS, de un escenario válido, efectivo y
confiable que permita evaluar bajo condiciones de
respeto, imparcialidad, tolerancia, confidencialidad,
reserva en el manejo de la información y ética todo lo
concerniente a denuncias realizadas por los(as)
trabajadores(as) sobre presuntas conductas que se
tipifiquen como acoso laboral dentro de la empresa.

 Proveer los recursos logísticos, técnicos, físicos,

reglamentarios, financieros y de garantías laborales
que permitan el normal desarrollo de las actividades y
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funciones del comité de convivencia laboral.

 Designar en forma directa al representante de la
empresa y su correspondiente suplente al Comité de
Convivencia Laboral de la empresa.
 Velar por el cumplimiento del procedimiento de este
procedimiento, garantizando su aplicación en
Director Recursos Humanos
condiciones de efectividad, conciliación y
confidencialidad al interior de la organización.

4. MATERIAL DE REFERENCIA:

 Código Sustantivo del Trabajo de Colombia – CST.

 Ley 1010 del 23 de enero de 2006.
 Resolución 2646 del 17 de julio de 2008.
 Resolución 652 del 12 de abril de 2012.
 Resolución 1356 del 18 de julio de 2012.

5. CONSIDERACIONES GENERALES DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA

5.1 Conformación del Comité de Convivencia Laboral:

El Comité de Convivencia Laboral de Construcciones KYOTO SAS, está integrado en

forma bipartita de la siguiente manera: por un (1) representante de la empresa y un (1)
representante de los trabajadores, con sus respectivos suplentes.

Los integrantes de este comité han sido designados de acuerdo con las condiciones
expuestas en las normas, leyes y resoluciones vigentes sobre el tema, de la siguiente
manera:

 Representantes del empleador: mediante la designación directa por parte del

Gerente de Construcciones KYOTO SAS.

 Representantes de los trabajadores: mediante la votación secreta por parte de los

trabajadores(as), expresando de esta manera la expresión libre, espontánea y
autentica de todos ellos, realizando un escrutinio público aplicando el procedimiento
que se detalla más adelante garantizando la transparencia, legalidad y conformidad en
el desarrollo de esta actividad.

5.2 Período de vigencia del Comité de Convivencia Laboral:

El período de vigencia del Comité de Convivencia Laboral de Construcciones KYOTO

SAS, es de dos (2) años calendario a partir de la fecha de la conformación del mismo que
se contarán a partir de la fecha de la comunicación de la elección y/o designación de los
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integrantes de este comité.

Los representantes de los trabajadores al Comité de Convivencia Laboral solo pueden ser
reelegidos por una única vez de manera consecutiva.

5.3 Obligaciones especiales

Además de cumplir con las normas, leyes y requerimientos que se estipulan en el

Reglamento de Convivencia Laboral de Construcciones KYOTO SAS, los integrantes de
este comité deberán cumplir con las siguientes obligaciones:

a) Asistir puntualmente a las reuniones programadas, o excusarse válidamente por lo

menos cuarenta y ocho (48) horas antes de la reunión programada, con el fin de
realizar la convocatoria a la reunión al integrante suplente correspondiente.

b) Mantener bajo estricta confidencialidad la información que conozcan en ejercicio de

sus funciones dentro de este comité.

c) Suscribir la cláusula de confidencialidad, que como integrantes de este comité les

obliga a guardar absoluta reserva sobre la información recibida y toda aquella de la
cual se tenga conocimiento en el desarrollo de una investigación sobre presuntas
conductas que se tipifiquen como acoso laboral.

d) Contribuir al logro de los consensos necesarios para las decisiones del Comité de
Convivencia Laboral.

e) Asumir el compromiso de asistir a las jornadas de sensibilización y capacitación

necesarias para el buen desempeño de sus funciones al interior del comité.

f) Llevar a cabo las actividades y tareas encomendadas al interior del comité en forma
responsable, oportuna, imparcial, tolerante, confidencial y ética.

5.4 Inhabilidades

Siempre que un(a) integrante del Comité de Convivencia Laboral de Construcciones

KYOTO SAS, considere que existe algún factor que impide su actuación con la autonomía
e imparcialidad necesarias en el desempeño de sus funciones al interior de este
organismo, debe manifestarlo a los demás miembros del comité, para que este organismo
emita su concepto sobre la situación en particular.
Por lo tanto, en caso de que la inhabilidad expuesta por el (la) integrante del comité sea
aceptada por este organismo se debe convocar al integrante suplente respectivo, con el
fin de llevar a cabo el trámite correspondiente y necesario dentro del alcance de las
funciones del comité.

Si la persona que presenta la queja sobre alguna presunta conducta que se tipifique como
acoso laboral o cualquiera de los miembros del comité manifiesta, con razones válidas a
juicio de los demás integrantes del mismo, motivos que afecten la autonomía o la
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imparcialidad en el desarrollo de las funciones de algún miembro de este organismo para

decidir en un caso concreto de actuación (figura conocida como recusación), se procederá
de la misma manera que lo expresado en el párrafo anterior.

5.5 Causales de retiro

Las siguientes son causales de retiro de algún(a) integrante del Comité de Convivencia
Laboral de Construcciones KYOTO SAS:

1. La terminación del contrato de trabajo.

2. Como trabajador, haber sido sujeto de la imposición de una sanción disciplinaria

por falta grave.

3. Como integrante de este comité, no cumplir con el compromiso de

confidencialidad y reserva en el manejo de la información manifiesta en la
clausula conocida, firmada y aceptada en el momento de su notificación como
parte activa de este organismo.

4. Faltar a tres (3) reuniones consecutivas, sin justificación válida y comprobada.

5. Incumplir en forma reiterada las demás obligaciones como integrante activo del
comité y que se encuentran estipuladas en el Reglamento del Comité de
Convivencia de Construcciones KYOTO SAS.

6. La renuncia presentada por alguno(a) de los(as) integrantes a este organismo a

seguir siendo parte de este comité.

Parágrafo:

La decisión de retiro en los casos 2, 3, 4 y 5 debe ser aceptada por el resto de los (as)
integrantes del Comité, la cual debe ser informada en forma oportuna a los electores
en caso que la vacante se presente por alguno de los representantes de los
trabajadores, o a la Gerencia de la empresa en el caso que la vacante se presente por
uno de los representantes de la dirección al Comité de Convivencia Laboral.
5.6 Reemplazos temporales y definitivos
Los representantes al Comité de Convivencia Laboral de Construcciones KYOTO SAS,
tanto del empleador como de los trabajadores, deberán tener suplentes designados en la
forma prevista en el numeral 5.1, los cuales, como suplentes numéricos, serán
convocados por el resto de los integrantes del Comité en los eventos de ausencias
temporales o definitivas de algunos de sus miembros principales.

Parágrafo:
Son suplentes numéricos los convocados en el orden de votación en que hayan sido
elegidos.
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En caso de requerirse la convocatoria de nuevos miembros suplentes, estos se

escogerán, en orden de votación, entre los demás candidatos inscritos para la elección de
miembros del Comité.

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

6.1 Designación representantes de la empresa

No. Actividad Responsable

La gerencia de Construcciones KYOTO SAS, evalúa las
competencias que se requieren para formar parte del Comité
1 de Convivencia Laboral, designando a los representantes: Gerente General
principal y suplente, que en nombre de la empresa formarán
parte de este comité.
Se notifica a los colaboradores que han sido designados como
representantes de la empresa ante el Comité de Convivencia
Laboral, mediante comunicación escrita en donde se
2. Gerente General
especifican el inicio de la vigencia, período de tiempo y demás
condiciones que se consideren necesarias para el normal
desarrollo de estas actividades.
6.2 Elección de los representantes de los trabajadores

No. Actividad Responsable

La gerencia de Construcciones KYOTO SAS, realiza la
convocatoria para realizar la elección de los representantes
principal y suplente de los trabajadores ante el Comité de
Convivencia Laboral, con un mínimo de ocho (8) días
1 Gerente General
calendario de anticipación a la fecha de realización de la
misma, especificando las condiciones de inscripción de
aspirantes al comité, el sistema de votación y el método de
escrutinio público a efectuarse.
Se realiza la votación para elegir los representantes principal y
2 suplente de los trabajadores al comité en la fecha, lugar y hora Gerente General
señalada en la convocatoria.
Se informa al interior de la organización del resultado obtenido
3 y de la designación de los representantes de los trabajadores al Coordinador SG
comité, mediante comunicación escrita.

6.3 Funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral

6.3.1 Instalación del comité

No. Actividad Responsable

1 Citar a la reunión de instalación del comité mediante Coordinador del
comunicación escrita vía correo electrónico, dirigida a todos Comité
los representantes principales y suplentes por parte de la
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empresa y de los trabajadores.

2 Nombrar al coordinador del comité, quien debe cumplir con
Integrantes del
las funciones descritas en el reglamento dispuesto para tal
comité
fin.
3 Firmar la cláusula de confidencialidad y reserva por parte de Integrantes del
todos los integrantes del comité. comité
4 Programar las fechas de realización de las reuniones
ordinarias del comité, de acuerdo con las condiciones Integrantes del
exigidas en la normatividad legal y el reglamento interno de comité
trabajo de la empresa.
5 Informar a todos los niveles de la organización de la Gerencia
instalación y puesta en funcionamiento del Comité de Integrantes del
Convivencia Laboral. comité
6 La citación a la reunión de instalación del comité se realizará
vía correo electrónico dirigido a los integrantes del mismo, Coordinador del
especificando el lugar, la fecha y la hora en la que se va a Comité
realizar dicha reunión.

6.3.2 Reuniones del comité

No. Actividad Responsable

1 Las reuniones de carácter ordinario se realizarán en forma Coordinador del
trimestral, de acuerdo con la programación establecida en la Comité
reunión de instalación del comité, previa convocatoria
efectuada por el coordinador del comité.
2 Las reuniones de carácter extraordinario que sean Coordinador del
necesarias realizar por la naturaleza de sus causas, serán Comité
citadas con un período de tiempo no inferior a un (1) día
calendario por el coordinador del comité o por un mínimo de
dos (2) de sus integrantes.

3 De cada reunión que se realice se debe generar un acta en

donde se especifiquen los detalles de la reunión efectuada:
lugar, fecha, hora, temas a tratar, participantes y plan de
Participantes de
acción a llevar a cabo, si es necesario.
la reunión del
Las actas deben estar firmadas por todos los participantes de
Comité de
la reunión, como evidencia de estar de acuerdo con lo allí
Convivencia
planteado y la decisiones tomadas con relación a los temas
Laboral.
tratados, dejando las salvedades a que haya lugar y se
consideren necesarias por parte de los integrantes del
comité.
No. Actividad Responsable
4 Para dar validez a la reunión del comité de convivencia Coordinador del
laboral, siempre deben asistir el representante de la empresa Comité
y el de los trabajadores quienes deben confirmar su
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asistencia. En caso contrario, se citará a la reunión a su

respectivo suplente.
5 La toma de decisiones al interior del comité se hará por
consenso, pero en caso de llegar a él se hará por mayoría
simple y en caso de empate en la votación, se llamará a un Coordinador del
integrante suplente del comité para que dirima el empate que Comité
se presente, dejando evidencia de la labor realizada en el
acta correspondiente.
6 Para efectos de aclaración, el consenso se define como el
acuerdo producido por el consentimiento expreso de todos
los participantes en la reunión del Comité de Convivencia
Laboral.

6.3.3 Trámite de las quejas por supuesto acoso laboral

No. Actividad Responsable

1 El Comité recibirá las quejas interpuestas por los empleados de
la Compañía, a través de cualquiera de los siguientes
mecanismos, los cuales propenden por garantizar la
confidencialidad en el proceso:
Comité de
a) A través del diligenciamiento del formato
Convivencia
correspondiente “Presentación de queja por presunto
Laboral
acoso laboral”. (FOR- 23- KYO)
b) Por solicitud expresa dirigida a alguno de los
Colaborador / a
integrantes del Comité, con el fin de solicitar la
que presenta la
intervención del mismo en algún asunto particular.
queja
c) Por cualquier otro mecanismo que sea implementado
por parte del Comité, en ejercicio de su propósito de
plantear alternativas de solución a situaciones que se
asimilen con conductas de presunto acoso laboral.
No. Actividad Responsable
2 El Comité de Convivencia Laboral debe verificar la información Comité de
de la queja interpuesta por el (la) colaborador / a, con el fin de: Convivencia
a) Verificar si las conductas expuestas en la queja se pueden Laboral
considerar como conductas tipificadas como de presunto
acoso laboral dentro del marco legal de la Ley 1010 de
2006.
b) El Comité de Convivencia Laboral podrá apoyarse en el
concepto del asesor jurídico que en materia laboral tenga la
empresa, con el fin de tipificar dichas conductas dentro del
marco de la ley. Dicho asesor jurídico solo actuará en estos
casos como perito experto en materia legal y no formará
parte activa dentro del comité, así como no tendrá injerencia
en el desarrollo de las votaciones relacionadas con temas
tratados durante las reuniones.
c) En caso que las conductas evaluadas no sean tipificadas
como de “presunto acoso laboral”, el Comité le debe
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informar al colaborador / a de la empresa que ha

presentado la queja sobre esta decisión, mediante
comunicación escrita y confidencial dirigida al interesado,
dando a conocer las razones que han llevado a tomar este
plan de acción.
d) En caso de ser afirmativa la evaluación de las conductas y
que se tipifiquen como aquellas que se consideran de
“presunto acoso laboral”, se procederá a seguir con la etapa
de verificación de los hechos y aspectos probatorios
necesarios para la evaluación idónea del hecho a ser
considerado.
No. Actividad Responsable
3 Aspectos probatorios:

a) El comité debe realizar actividades tendientes a verificar la

veracidad de los hechos, sustentando las pruebas y las
evidencias del caso que sean necesarias para evaluar en
forma efectiva la situación que amerite su juicio.
Comité de
b) En las sesiones probatorias que lleve a cabo el comité
Convivencia
deben estar presentes tanto el colaborador/a quien presenta
Laboral
la queja (objeto pasivo), como el “presunto acosador”
(objeto activo).
c) Se debe señalar que estas sesiones o reuniones
probatorias son un escenario de conciliación, en la que el
propósito fundamental es el de construir soluciones
negociadas entre las partes, tendientes a fortalecer el buen
ambiente laboral al interior de la organización.
No. Actividad Responsable
4 Decisiones
a) Los integrantes del Comité deben formular alternativas de
acción y tomar las decisiones que se consideren adecuadas Comité de
para superar las situaciones sometidas a su consideración. Convivencia
b) La decisión adoptada por el comité debe ser informada Laboral
mediante comunicación escrita a las partes interesadas, así
como a los niveles, departamentos o áreas de supervisión, Gerente General
vigilancia y control al interior de la organización que sean
necesarios, con el fin de aplicar las sanciones a que haya Área de
lugar e informar a las autoridades competentes, si el caso Recursos
amerita llevarlo a esas instancias. Humanos
c) El comité tendrá un plazo máximo de dos (2) meses
calendario para responder a una queja por conductas que
configuren presunto acoso laboral, contados a partir de la
fecha de presentación de la queja por parte de la persona
afectada.
No. Actividad Responsable
5 Archivo COORDINADOR SG
a) El coordinador del Comité de Convivencia Laboral debe
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garantizar el manejo, conservación y custodia de todos los

documentos relacionados con la gestión y funcionamiento
de este comité, utilizando un lugar idóneo para su archivo y
control.
b) Todos los integrantes del Comité de Convivencia Laboral
tendrán acceso en forma ágil, oportuna y efectiva a la
información contenida en el archivo del mismo, con el fin de
garantizar el normal funcionamiento de este organismo en
cumplimiento de sus funciones.

7. FORMATOS Y REGISTROS

Registro Código Lugar de archivo Tiempo Responsable

8. CONTROL DE VERSIÓN

Versión Fecha Revisión / Modificación Aprobado por:

0

CONVOCATORIA A PARTICIPAR DE LA
ELECCIÓN DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA
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CONSTRUCCIONES KYOTO SAS

Fecha: 15 DE JULIO DE 2019

En calidad Director de Obra de CONSTRUCCIONES KYOTO SAS, convoco a todos los trabajadores a
participar de la elección de los miembros al Comité de convivencia, la votación se realizará el día
jueves 25 de Julio de 2019 en la placa entre piso 1 de la obra de la Parroquia Niño Jesús de Praga a
las 9:00 am.

Atentamente

_______________________________
ING. ADOLFO ORJUELA R.
DIRECTOR DE OBRA
CONSTRUCCIONES KYOTO SAS

HOJA DE INSCRIPCIÓN DE LOS CANDIDATOS AL COMITÉ PARITARIO DE

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
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Empresa: CONSTRUCCIONES KYOTO SAS

Período: Julio 2019 a Julio 2021

NOMBRE OFICIO ÁREA FECHA

Responsable: Ana María Galindo Parra

RESIDENTE SST
Fecha de cierre:
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LISTADO DE PARTICIPANTES A LA
ELECCIÓN DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA

CONSTRUCCIONES KYOTO SAS

Fecha: ________________

No. CÉDULA O
No. NOMBRE FIRMA DEL TRABAJADOR
REGISTRO
1

10

11

12

13

14

15

FECHA: _____________________RESPONSABLE: ________________________

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LISTADO DE PARTICIPANTES A LA
ELECCIÓN DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA

CONSTRUCCIONES KYOTO SAS

Fecha: ________________

No. CÉDULA O
No. NOMBRE FIRMA DEL TRABAJADOR
REGISTRO
16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

FECHA: _____________________RESPONSABLE: ________________________

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ACTA DE ESCRUTINIO Y VOTACIÓN

COMITÉ DE CONVIVENCIA

CONSTRUCCIONES KYOTO SAS

Fecha:

Siendo las ______ del día _______________, se dio apertura al proceso de votación para la
elección de los candidatos al COMITÉ DE CONVIVENCIA para el período que va de ______________
a _______________.

En calidad de jurados de votación se encargó a los(as) señores(as).

1. _________________________________
2. _________________________________

Después del conteo de votos se obtuvieron los siguientes resultados:

Nombre Votos
________________________ _____
________________________ _____
________________________ _____
________________________ _____

Coordinador de la mesa Colaborador de la mesa

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ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL

COMITÉ DE CONVIVENCIA

El día _____ de ________ de 2019 en las instalaciones del CONSTRUCCIONES KYOTO SAS se reunió
el Director de Obra y sus trabajadores para conformar el Comité de convivencia dando
cumplimiento a la resolución 652 de 2012, resolución 1356 de 2012, resolución 2646 de 2008 y a la
Ley 1010 de 2006, así como lo dispuesto en el SG-SST. El periodo de los miembros del comité es de
dos años (2) y el empleador proporcionará los recursos necesarios para el cumplimiento de las
funciones de los miembros al comité, así como la capacitación requerida.

El Director de Obra del CONSTRUCCIONES KYOTO SAS nombró a las siguientes personas:
Por parte de la empresa:

_______________________________, _________________________________ Suplentes,

_________________________________, _________________________________
Y los trabajadores nombraron a:

_______________________________, _________________________________ Suplentes,

_________________________________, _________________________________

Estos últimos nombrados por votación en asamblea general de trabajadores.

Integrado el Comité de convivencia se procedió de acuerdo a la resolución 652 de 2012 a nombrar
al presidente y al secretario del mismo, con el objetivo de mantener la coordinación, organización
y funcionamiento del comité.
Por votación interna del comité se designa: ______________________Presidente del Comité y
______________________ secretario(a) del mismo.

_____________________ ______________________
Firma Presidente Firma Secretario