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Manipulacin de Tablas en Excel

Ordenar
Autofiltros
Filtros
Subtotales

Ing Tiznado A Marco A.

ORDENAR DATOS
Excel 2013 proporciona diversas opciones de ordenacin, como Orden
ascendente y Orden descendente.
Opciones de ordenacin de Excel 2013
Al ordenar los datos de una hoja de clculo, reorganiza las
filas en funcin del contenido de las celdas de una columna
determinada. Puede ordenar los datos por texto, nmero, y
fecha y hora de una o ms columnas. Tambin puede ordenar
por una lista personalizada o por formatos como color de la
celda, color de la fuente o conjunto de iconos. La mayora de
las operaciones de ordenacin son ordenaciones de columna,
pero tambin puede ordenar los datos por filas. Excel 2010
ofrece las siguientes opciones de ordenacin, que puede
utilizar para ordenar los datos:
Orden ascendente. Puede usar la opcin Orden ascendente
para ordenar las filas de una hoja de clculo en orden
ascendente.

Los nmeros se ordenan del nmero negativo ms bajo al


nmero positivo ms alto.
Las fechas se ordenan de la fecha ms antigua a la fecha
ms reciente.
El texto alfanumrico se ordena de izquierda a derecha,
carcter por carcter.
En los valores lgicos, FALSO se coloca antes que
VERDADERO.
Las celdas en blanco se ponen siempre en ltimo lugar.

Orden descendente. Puede usar la opcin Orden descendente


para ordenar las filas de una hoja de clculo en orden
descendente. Los nmeros se ordenan del nmero positivo ms
alto al nmero negativo ms bajo. Las fechas se ordenan de la
fecha ms reciente a la fecha ms antigua. El texto

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alfanumrico se ordena de derecha a izquierda, carcter por


carcter. En los valores lgicos, VERDADERO se coloca antes
que FALSO. Las celdas en blanco se ponen siempre en ltimo
lugar.
Nota: Con los botones Orden ascendente y Orden descendente
se ordenan las filas de una hoja de clculo en funcin del
contenido de una columna. No puede utilizar estas opciones
para ordenar los datos por dos o ms columnas.
Opciones de ordenacin de Excel 2013
Excel 2010 ofrece adems las siguientes opciones de ordenacin, que
puede utilizar para ordenar los datos:

Cuadro de dilogo Ordenar. Puede usar el cuadro de dilogo Ordenar


para ordenar las filas de una hoja de clculo por el contenido de ms de
una columna. En el cuadro de dilogo Ordenar, puede especificar los
criterios de ordenacin y, a continuacin, seleccionar el orden ascendente
o descendente. En este cuadro de dilogo tambin puede agregar, mover,
copiar y eliminar niveles de ordenacin.

Lista Personalizada. Puede usar una lista personalizada para ordenar las
filas en un orden definido por el usuario. Excel 2010 proporciona una
opcin de listas personalizadas con las listas integradas de da de la
semana y mes del ao. Adems, puede crear su propia lista
personalizada.

Ejemplo: Ordenando los datos por carrera y por nombre ascendentemente


1. Seleccionamos la tabla, luego ejecutamos el comando ORDENAR de la
ficha DATOS.

Ing Tiznado A Marco A.

2. En el cuadro especificamos el campo por ordenar agregando un nivel


para el segundo campo de ALUMNO, no olvidando el criterio de
ordenacin.

El resultado es el siguiente:

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FILTRAR DATOS
Para tomar las decisiones empresariales adecuadas,
a veces tiene que administrar grandes cantidades de
datos. A menudo, slo tiene que centrarse en una
parte de los datos, que es importante para una
decisin empresarial determinada. Puede utilizar los
filtros de Excel 2013 para ver nicamente los datos
en los debe centrarse. Excel 2013 proporciona varias
herramientas eficaces y flexibles, como Autofiltro, Autofiltro personalizado
y Autocalcular, que puede usar para filtrar los datos y realizar clculos con
los datos filtrados.
Identificar los filtros de Excel 2013
Una hoja de clculo de Excel 2010 puede contener grandes cantidades de
datos. Sin embargo, podra interesarle no trabajar con todos los datos de
una hoja de clculo a la vez. Puede filtrar los datos de una hoja de clculo
de Excel 2010 especificando ciertos criterios. Los datos filtrados muestran
slo las filas que cumplen los criterios especificados.

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Tipo de
filtro

Autofiltro

Descripcin

Grfico

Puede utilizar la funcin Autofiltro de


Excel 2013 para establecer un criterio y
filtrar los datos de una hoja de clculo.
Excel proporciona varias opciones de
Autofiltro, por ejemplo 10 mejores y Por
encima del promedio, que puede utilizar
para filtrar los datos de la hoja de
clculo. Por ejemplo, si desea ver el
valor mximo de una columna de
valores, puede crear un filtro 10 mejores
para la columna seleccionando la
opcin 10 mejores en Autofiltro.
Para crear un filtro, haga clic en una
celda para seleccionarla en el grupo de
datos que desea filtrar. En la ficha Inicio,
en el grupo Edicin, haga clic en
Ordenar y filtrar y, a continuacin, haga
clic en Filtro. Excel 2013 muestra una
flecha de filtro en el borde derecho de la
celda superior de cada columna del
rango seleccionado. La flecha indica
que la funcin Autofiltro est activa.
Si hace clic en la flecha de cualquier
columna para la que ha creado un filtro,
Excel 2013 muestra una lista de
opciones de filtrado y ordenacin.
Puede hacer clic para seleccionar
cualquiera de las opciones de filtrado
para filtrar los datos. Puede filtrar los
datos de una lista en funcin de su valor
o del color de las celdas. Por ejemplo,
en una lista de datos, puede decidir ver
slo las celdas de color rojo.

Autofiltro
personaliz
ado

Puede establecer ms de un criterio


para el filtro y filtrar los valores de una
lista de datos utilizando Filtro
personalizado. Los valores de la lista de
datos se filtran segn los criterios que
define. Por ejemplo, puede definir

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criterios para ver todos los registros de


ventas entre 25000 y 30000 dlares.
Si hace clic en Filtro personalizado,
Excel 2013 muestra un cuadro de
dilogo que le ayuda a definir los
criterios para el filtro. Puede establecer
dos criterios diferentes, separados por
los operadores de comparacin Y u O.
Para filtrar una columna o una seleccin
de forma que los dos criterios sean
verdaderos, puede utilizar el operador
Y. El criterio "mayor que e igual a
25000" Y "menor que e igual a 30000"
le dar todos los registros de ventas
entre 25000 y 30000 dlares. Para filtrar
una columna o una seleccin de forma
que uno de los criterios sea verdadero,
puede utilizar el operador O.

FILTROS AVANZADOS
En los filtros avanzados se utilizan criterios lgicos para filtrar las filas
de una tabla, para ello se tiene que especificar en un conjunto de celdas
los criterios de la siguiente manera, segn el caso del representar una
Y o un O, veamos cmo se procede.
Ejemplo: Mostrar las filas de la tabla aplicando un filtro de carrera.

Ing Tiznado A Marco A.

Pasos para generar un filtro avanzado.


1. De la tabla especificamos en una diferente celda el criterio de seleccin,
tomando en cuenta el encabezado de una columna de la tabla a la cual
pertenece el criterio de seleccin, luego escribimos en su parte inferior el
valor buscado.
CARRERA
EDUCACIN

2. Seleccionando el rango de celdas del criterio, luego seleccionamos


FILTRO AVANZADO.

Ing Tiznado A Marco A.

2
1

NOTA: Es importante tener en cuenta que en rango de criterio de seleccin debe escribirse
el encabezado como tambin el valor de criterio tal como se encuentre en la tabla origen
donde se desea obtener el conjunto de filas. Es decir, si se desea generar filtro en una tabla
donde el valor o texto estuviera con tilde, el valor del criterio en el rango tambin tiene que
estarlo, adems de tener mucho cuidado con los espacios en blanco que pudiera existir.

3. En la ventana de filtro avanzado, especificamos el rango de la lista, el rango de


criterios y donde deseamos copiar las filas a filtrar.

Ing Tiznado A Marco A.

El resultado sera como la imagen que se muestra:

Cmo generar un filtro para ms de un criterio?

Cuando se trata de un operador lgico O, se debe establecer el rango de


criterios de la siguiente manera.

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El resultado sera:

Ing Tiznado A Marco A.

Cuando se trata de un operador lgico Y, se debe establecer el rango de


criterios de la siguiente manera.

El resultado sera:

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SUBTOTALES
Subtotales en Excel te permite de forma automtica obtener de forma
resumida una serie de datos de tu tabla.
Los subtotales calculados pueden ser sumas, promedios, productos,
mximos, mnimos, entre otros; permitiendo en forma rpida obtener
clculos por agrupaciones.
Teniendo en cuenta la tabla anterior, podemos generar un subtotal
haciendo la suma de notas por carrera como ejemplo.
Pasos:
1. Seleccionamos la tabla por generar el resumen.
2. Ordenamos la tabla segn la agrupacin que queremos plantear.
(Esto es importante para obtener el resultado deseado de acuerdo
a la agrupacin) .
3. Hacer clic en la ficha DATOS, luego hacer clic en Subtotal.

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Se presenta la siguiente ventana.

Especificamos el campo por agrupar y la funcin a efectuar, aceptamos para


que resulte lo siguiente:

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Quitar subtotales
Para quitar los Subtotales, vas a Datos, Subtotales, Quitar todos.

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