REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA

JUAN PABLO PEREZ ALFONZO (I.U.T.E.P.A.L.)
ESPECIALIDAD ENFERMERÍA

Gráficos y filtros en
Excel

Realizado por:
Jesús Márquez
C.I. 27.634.182
Sección: 50-36
Lic. José Avellaneda
Catedra: computación

San Cristóbal, Noviembre del 2018

 Filtros en Excel

Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla

con ciertos criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de
celdas con información y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con
ciertas condiciones.

Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de una
empresa. ¿Cómo puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen a
Hugo? Eso sería una tarea muy difícil de lograr si no tuviéramos la facilidad
de crear filtros en Excel.

Cómo crear filtros en Excel

Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la

ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.
Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada uno
de los encabezados de columna de nuestros datos indicando que podemos hacer
uso de los filtros. El comando Filtro también podrás seleccionar desde Inicio >
Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.

Otra manera de crear un filtro es transformar nuestros datos en una tabla de

Excel, lo cual insertará los filtros además de aplicar un formato especial a los
datos.

Cómo usar los filtros en Excel

Para filtrar la información debemos elegir una columna y hacer clic en la flecha de
filtro correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Todos los filtros, en la
parte inferior, mostrarán una lista de valores únicos con una caja de selección a la
izquierda de cada uno.
Una opción que tenemos para filtrar los datos es elegir de manera individual
aquellos valores que deseamos visualizar en pantalla. También podemos utilizar la
opción (Seleccionar todo) para marcar o desmarcar todos los elementos de la lista.
En la imagen anterior he elegido el nombre Hugo de manera que el filtro mostrará
solamente las filas con dicho nombre.
Al pulsar el botón Aceptar se ocultarán las filas que no cumplen con el criterio de
filtrado establecido. Observa que la flecha de filtro de la columna Vendedor ha
cambiado para indicarnos que hemos aplicado un filtro. Además, los números de
fila de Excel se muestran en un color diferente indicándonos que existen filas
ocultas.

Filtrar por varias columnas

Si queremos segmentar aún más los datos mostrados en pantalla podemos filtrar
por varias columnas. En el ejemplo anterior filtré las filas pertenecientes a Hugo,
pero si además necesito saber las que pertenecen a la región Norte y Sur,
entonces debo seleccionar dichas opciones dentro del filtro de la columna Región:
Al aceptar estos cambios se mostrarán solamente las filas que cumplen ambos
criterios. Observa que ambas columnas habrán cambiado sus iconos para
indicarnos que se ha aplicado un filtro en cada una de ellas.

Esto demuestra que es posible crear tantos filtros como columnas tengamos en
nuestros datos y entre más criterios de filtrado apliquemos mucha mayor será la
segmentación de datos que obtendremos.

Cómo quitar un filtro en Excel

Para quitar un filtro aplicado a una columna debemos hacer clic en la flecha del
filtro y seleccionar la opción Borrar filtro de “Columna” donde Columna es el
nombre de la columna que hemos elegido. Esta acción eliminará el filtro de una
sola columna, pero si tenemos filtros aplicados a varias columnas y deseamos
eliminarlos todos con una sola acción, entonces debemos pulsar el comando
Borrar que se encuentra en la ficha Datos > Ordenar y filtrar.

Filtrar en Excel buscando valores

Ya hemos visto que todos los filtros muestran una lista de valores únicos de la cual
podemos seleccionar uno o varios de ellos y justo por arriba de dicha lista de
valores se muestra un cuadro de texto que nos permite hacer una búsqueda. Por
ejemplo, en la siguiente imagen he colocado la palabra “este” en el cuadro de
búsqueda y como resultado se ha modificado la lista de valores mostrando solo
aquellos donde se ha encontrado dicha palabra:
Cuando tenemos una lista muy grande de valores únicos y no podemos identificar
fácilmente  aquellos que deseamos seleccionar, podemos utilizar el cuadro de
búsqueda para encontrar los valores que necesitamos. También es posible utilizar
caracteres comodines como el asterisco (*) o el símbolo de interrogación (?) tal
como si hiciéramos una búsqueda aproximada en Excel de manera que podamos
ampliar los resultados de búsqueda.

Filtros de texto en Excel

Además de las opciones ya mencionadas para filtrar en Excel, cuando en una

columna se detecta el tipo de dato texto, se mostrará una opción de menú
llamada Filtros de texto como la siguiente:
Al elegir cualquiera de estas opciones se mostrará un cuadro de diálogo que nos
permitirá configurar cada uno de los criterios disponibles. Por ejemplo, al elegir la
opción Comienza por se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
Si colocamos la letra “a” en el cuadro de texto junto a la opción “comienza por”,
entonces Excel mostrará solamente los elementos de la columna Vendedor que
comiencen por la letra “a”.

Filtros de número en Excel

De manera similar, si Excel detecta que una columna contiene valores numéricos,
nos permitirá utilizar filtros específicos para dicho tipo de dato tal como lo puedes
observar en la siguiente imagen:

A diferencia de los Filtros de texto, Excel nos permitirá utilizar los Filtros de

número para mostrar valores que sean mayores o iguales que otro o simplemente
aquellos que son superiores al promedio.

Filtros de fecha en Excel

Las fechas son el tipo de dato que más opciones de filtrado nos proporcionan, tal
como lo muestra la siguiente imagen:

Excel nos permitirá filtrar las fechas por días específicos como hoy, mañana o ayer
e inclusive por períodos de tiempo más largos como semanas, meses, trimestres o
años con tan solo seleccionar la opción adecuada.

Filtrar por color en Excel

No podíamos pasar por alto y dejar de hablar de la opción de Filtrar por color que
nos ofrece Excel. Para que esta opción se habilite es necesario que las celdas
tengan aplicado un color de relleno ya sea por una regla de formato condicional o
modificando directamente el color de relleno con las herramientas de formato. En
nuestro ejemplo he aplicado una regla de formato condicional para aquellas celdas
que tengan un valor superior a $850 en la columna Total.

Una vez que las celdas tienen un color de relleno, al hacer clic en el filtro de la
columna Total se mostrará habilitada la opción Filtrar por color y dentro de ella
podré elegir alguno de los colores presentes en la columna.
 ¿Qué es un gráfico de Excel?

Un gráfico Excel es una representación gráfica de ciertos valores que nos permite
hacer una comprobación comparativa de manera visual. Los gráficos en Excel son
una de las herramientas más potentes que nos ofrece Microsoft para hacer
informes, análisis de datos, etc.

Objetivo de un buen gráfico excel

El objetivo a conseguir con los gráficos de Excel será conseguir que la información
mostrada se entienda mejor que los números en sí mismos. Para poder cumplir
con este objetivo una gráfica debe tener las siguientes características:

 Explicar visualmente los valores de mejor manera que los valores en sí

mismos
  Ser auto explicativo, es decir, un gráfico Excel debe ser simple y no requerir
de una explicación por parte de su autor
 Debe indicar las unidades en las que están expresados los valores. No es
lo mismo si la gráfica está en dólares que en miles de dólares que en
barriles de petróleo.
 Si hay varias series tiene que tener una leyenda para poder entender muy
claramente el contenido del gráfico.
 Una gráfica debe ser limpia. No debe estar llena de colores en los ejes, las
series, etc… además, si puedes quitarle todos los elementos de distracción
pues mejor que mejor.

Tipos de gráficos Excel

Desde los comienzos de Microsoft Excel los gráficos han sido uno de sus puntos
fuertes y por eso mismo los señores de Microsoft no paran de inventar nuevos
tipos de gráficos. A continuación te explicamos cuales son los diferentes tipos de
gráficos Excel que puedes crear.

1 tipos de gráficos: gráficos de columnas y barras

Los gráficos de columnas o barras son una representación muy sencilla de una o
varias series numéricas.

Columnas agrupadas
En las dos siguientes imágenes vemos un gráfico Excel de columnas sencillo, en
el que sólo tenemos una única serie de datos que va a de Enero a Julio
(categorías). Como puedes ver, el gráfico expresa muy bien en vertical aquellos
meses con mayores valores y permite comparar muy fácilmente con el resto de los
meses.
 Columnas agrupadas con varias series

En el siguiente gráfico hemos añadido una serie más (pongamos la del año
anterior) con la que poder comparar dentro de un mes la evolución año a año. En
este caso hemos mantenido los mismos meses. Es muy importante en estos
gráficos de Excel de columnas agrupadas que no pongas muchas series, de lo
contrario conseguirás que el gráfico sea muy difícil de leer.

Columnas apiladas
Los gráficos con columnas apiladas puede ser una manera muy sencilla de hacer
una comparativa rápida. En este caso comparamos mes a mes la suma de dos
series de valores.

Columnas apiladas al 100%

Pero también podemos hacer una gráfica Excel con columnas apiladas al 100% de
manera que veamos, para cada mes, qué serie tiene mayor peso relativo sobre la
categoría (mes).
 Gráfico de barras

Este gráfico es igual que el de columnas pero con la pequeña diferencia de que el
gráfico se muestra en horizontal. Hay una cosas que sigo sin entender de este
gráfico y es que el último valor de las categorías aparece en la parte de arriba en
vez de al revés… pero gracias a Dios el orden del eje se puede cambiar mediante
un par de clicks así que tampoco es un drama.
 Gráfico de barras apiladas

El gráfico de barras apiladas también es muy útil, al igual que el de columnas

apiladas. Es recomendable usarlo cuando el texto de las categorías es largo. Por
ejemplo, se usa mucho con las respuestas a las preguntas de una encuesta. Yo,
particularmente, también lo uso mucho cuando quiero mostrar un ranking donde el
primer valor siempre está en la parte superior y el último de los valores está en la
parte inferior de la gráfica.
 Barras apiladas al 100%

Otro gráfico que también resulta muy útil es el de las barras apiladas al 100% que
funciona exactamente que el gráfico de Excel de columnas pero que a mi me
parece que explica mejor el mismo contenido porque puedes ver cuanto a la
derecha o a la izquierda se encuentra un valor con un pequeño truquillo.

El truco para mejorar este gráfico es crear una serie intermedia con un color que
resalte mucho.
 2 tipos de gráficos: gráfico circular

Los gráficos circulares o también llamados de quesitos son unos gráficos muy
usados pues representan de manera muy sencilla la proporción de una serie de
valores respecto del total. Dominar este tipo de gráficos es fundamental. Nos
puede ayudar a representar de manera muy sencilla una serie de valores muy
complejos. Siguiendo el ejemplo de antes tendríamos.
Como puedes ver, automáticamente los valores numéricos se han convertido en
porcentajes. Este tipo de gráfica con porcentajes es muy fácil de entender y, en
seguida visualizamos cuál es la parte que destaca sobre el resto.

También podemos modificar un poco su formato para que se aprecien mejor todas
sus características o destacar un valor.

Estos gráficos circulares son de los más utilizados en Excel.

Gráfico de anillo en Excel

Una variable que últimamente se está poniendo más de moda para hacer reportes
o para valor indicadores. Es un gráfico sencillo de hacer pero no tan fácil de que
sea útil. Un ejemplo podría ser el siguiente:
Es muy importante que los elementos de un gráfico en excel queden bien
definidos.

3 tipos de gráficos: gráficos de áreas

Unos gráficos muy interesantes y que se usan muy poco como gráficos de Excel.
Realmente no es fácil usar este tipo de gráficos porque su aplicación puede
resultar un poco concreta en algunos casos.

Gráfico de áreas
Como puede verse en la siguiente imagen este gráfico de Excel nos permite
representar las series como valores. Por ejemplo, en este ejemplo, podríamos
comparar las horas dedicadas a una tarea en el Año 1 frente al Año 2. También lo
podemos usar para comparar ingresos o cualquier otra comparativa.
 Áreas apiladas

Este tipo de gráfico Excel nos permite acumular ciertos valores de manera muy
gráfica. Es muy frecuente usarlo para ver volúmenes que se usan de manera
continua. Podría usarse para ver el volumen de agua acumulado en diferentes
pantanos por ejemplo. Como puedes ver, el volumen de agua acumulado en este
caso disminuye en los meses de Junio y Julio.

El gráfico de áreas en excel es uno de los más utilizados, debido a la gran claridad
que aporta.

4 tipos de gráficos: gráficos de líneas

Líneas: Nos permite identificar tendencias de los valores a lo largo del tiempo.
Este gráfico Excel está muy indicado cuando en las categorías tenemos cualquier
referencia de tiempo como días, años, meses, horas, minutos…

Líneas con marcadores: Además, podremos añadir los marcadores de los

valores con o sin etiqueta de los valores. Dependiendo del número de series que
tengamos convendrá tener los valores aunque si sólo queremos ver las tendencias
y no los valores exactos de cada punto no será conveniente usar las etiquetas
para evitar que el gráfico esté demasiado recargado.

Varias líneas: En muchas ocasiones necesitaremos comparar dos o más series

de valores y ver sus tendencias. Para ello usaremos el gráfico de líneas sin usar
los marcadores.
Varias líneas apiladas: Este tipo de gráfico de Excel nos permite acumular los
valores de dos series y ver la tendencia conjunta. La línea superior es la suma de
la línea inferior y los valores de la superior. De esta manera conseguimos ver la
progresión de un conjunto de elementos.

5 tipos de gráficos: gráficos de dispersión

Gráficos de puntos (o dispersión): Estos gráficos son la representación gráfica

de una serie de coordenadas. Por ejemplo, pueden servirnos para ver la situación
de una serie de fábricas. En el eje de las x podemos tener el volumen de
fabricación y en el eje de las y (vertical) el número de horas de mantenimiento
requeridas. Este tipo de gráfico está especialmente recomendado para comparar
un conjunto de datos con dos características diferentes. Por ejemplo, también
podríamos comparar el precio y el margen de un conjunto de productos…
Gráficos de burbuja: Este gráfico de Excel es muy similar al anterior con la
salvedad de que podemos introducir una tercera variable que nos permitirá hacer
una mejor comparación. Esta tercera variable está representada por el tamaño del
punto como puede verse en la siguiente imagen.

6 tipos de gráficos: gráfico combinado

Los gráficos Excel combinados son mis favoritos. En estos gráficos podemos tener
dos de los gráficos anteriormente explicados en un único gráfico. Normalmente se
usan para representar variables que son completamente diferentes. Por ejemplo,
podríamos comparar el porcentaje de dedicación a una tarea frente al resto y el
coste de dicha tarea. Como ves, no parecen características similares y por eso las
usamos con gráficos de diferente naturaleza.

Además, si queremos hacer una comparación de valores que no tienen un orden

de magnitud similar podremos usar el eje vertical de la izquierda como eje
secundario:

En la gráfica anterior hemos modificado los datos de la serie “Superficie” para que
esté expresada en porcentaje. Como el Volumen está medido en unas unidades y
la superficie en porcentaje parece indicado modificar el tipo de gráfico para que
sea más fácil de entender al tener dos ejes diferentes.

7 tipos de gráficos: gráfico de araña

El gráfico de araña en Excel es muy poco usado, yo diría que casi nunca se usa
excepto en alguna rara circunstancia. Por ejemplo, este tipo de gráfico de Excel
puede usarse cuando tengamos una serie de características que queramos
comparar.

Siguiendo con el ejemplo de los valores según los meses del año, el gráfico de
araña se vería de la siguiente manera en Excel:

Como puedes ver, mediante este gráfico somos capaces de comparar visualmente
unos valores. Por ejemplo, suele usarse para valorar diferentes resultados en una
encuesta y su comparativa con el año anterior. Es decir, no sirve para comparar
los diferentes meses como vemos en el ejemplo anterior.

Nuevos gráficos en excel 2016

8 tipos de gráficos: gráficos estadísticos

Microsoft Excel 2016 ha decidido poner este nombre a dos tipos de gráficos muy
particulares usados, sobretodo, en estadística.

Histograma
El gráfico histograma está muy relacionado con los conjuntos de valores de una
única serie de datos histórica. Por ejemplo, se usa mucho para comparar series
pluviométricas (de lluvias) en una región a lo largo de un año.

Como puedes ver, la separación entre las diferentes categorías de la gráfica no

existe. Además, este tipo de gráfico Excel nos permite agrupar según: ancho del
rango o número de rangos para poder hacer otro tipo de valoraciones como los
gráficos de frecuencia.

Gráfico de Pareto

Este diagrama muestra una distribución a modo de Histograma más una línea que
son los valores acumulados de la serie. Como puede verse, la línea acaba en el
100%. Lo importante de esta línea es mostrar el comportamiento de los valores
mientras se va acumulando.
Estos son los dos tipos de gráficos en excel 2016 más novedosos.

9 tipos de gráficos: gráficos de cascada

Este es un gráfico que cada vez se usa más. Aunque no se suele usar con series
de tiempo sino con elementos que se acumulan o se restan… por ejemplo, en el
mundo financiero se usa mucho o en la consultoría. Este gráfico refleja como
diferentes elementos se van acumulando sobre el total y lo van disminuyendo
otros elementos.
Las características tan peculiares de este gráfico en excel hacen que tenga este
aspecto tan peculiar.

10 tipos de gráficos: gráficos de jerarquía

Este tipo de gráfico de Excel es muy interesante pues te permite mostrar aquellos
valores que sobresalen del resto de una manera muy visual.

El mapa de los gráficos

Estoy seguro de que después de ver más de 10 tipos de gráficos de Excel

diferentes te sientes un poco mareado, pero no te preocupes. Hemos preparado el
mapa de los gráficos para que puedas guiarte en tú aventura con las gráficas para
que siempre puedas apoyarte en ello a la hora de hacer gráficos en Excel. Este
mapa te servirá para saber qué tipo de gráfico es mejor en cada situación.
Guárdalo porque es el mapa que te llevará hacia el gran tesoro: acertar con el tipo
de gráfico de Excel que necesitas en cada momento.
 Gráficos en 3D

Casi todos los tipos de gráficos que hemos visto en esta guía pueden hacerse en
3D, o al menos, dar aspecto de relieve a las diferentes formas. Te aviso desde
ahora, tengo una manía persecutoria contra los gráficos 3D. No se muy bien de
donde viene pero lo que sí que te puedo decir es que no he visto gráficas más
feas que las que son en 3D. Te garantizo que he visto muchos gráficos y todavía
no he visto un informe que tenga gráficos en 3D hechos con Excel que no me
hayan hecho tener pesadillas.

Ahora bien, otra cosa son los gráficos con relieve, esos sí que me gustan. Y si los
haces bien pueden tener un efecto muy chulo, muy moderno. Por ejemplo, un
gráfico de columnas como el que veíamos antes puede ser muy sencillo de hacer
y, en ocasiones, puede parecer poco trabajado. En la siguiente imagen vamos a
ver un gráfico hecho con relieve. Bueno, una comparación del antes y el después
y estoy seguro de que te gustará lo que vas a ver.
No es que sean una obra de arte pero estoy seguro de que el gráfico de la
derecha te parece mucho más trabajado. Efectivamente, tiene unos pocos
cambios además de poner las columnas con relieve pero ya te digo que la
diferencia entre uno y otro pueden ser 30 segundos, no más.

Como hacer gráficos en Excel

Hacer un gráfico en Excel es una tarea muy sencilla. Para ello no necesitas más
que una pequeña tabla con datos como la siguiente:

Una vez seleccionado el rango de la tabla seleccionaremos la pestaña “Insertar” y

después iremos al grupo “Gráficos” donde seleccionaremos uno de los gráficos
que nos ofrece Excel y que hemos explicado anteriormente. Los pasos que debes
seguir puedes verlos en esta imagen:
Un vez que seleccionemos el tipo de gráfico este se creará automáticamente en
nuestra hoja de Excel.

La gran ventaja de crear estos gráficos en Excel es que se pueden editar muy
fácilmente a través de las opciones del menú y también se puede cambiar el tipo
de gráfico de manera muy sencilla.