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Presentado por:
Jeisy Alejandra Ospina Código: 1041203353
Mariana Restrepo López Código: 1017220831
Eusebio Pérez Zabalza Código: 73122313
Catherine Vélez Escobar Código: 1088029808
Grupo: 4
Este trabajo se realizó por el interés de aprender y el Marco Teórico se abordó por
medio del material del curso.
Objetivos
Proponer y diseñar la implementación de un Sistema Integrado de Gestión para
una empresa de bienes y/o servicios.
Identificar que metodología de enfoque es la más adecuada para implementar el
Sistema Integrado de Gestión para la empresa Postobón S.A. según los
objetivos estratégicos, metas y estrategias.
Especificar los criterios necesarios según las Normas ISO para implementar un
Sistema Integrado de Gestión.
Desarrollo
Teniendo en cuenta que Postobón S.A es una empresa nacional de gran trayectoria,
cuenta con los recursos necesarios, tiene un amplio portafolio de productos, es líder en
el mercado de bebidas no alcohólicas y realiza exportaciones a otros países asimismo
ya tiene certificados los Sistemas de Gestión de Calidad, Sistema de Gestión Ambiental
y el Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo, constantemente se certifica en otras
normatividades lo cual se traduce en más estándares, indicadores y Sistemas a
incluirse en el Sistema Integrado de Gestión. Las necesidades de la Empresa Postobón
S.A son diferentes a las demás empresas ya que dentro de sus objetivos están el
desarrollo sostenible, innovación efectiva, modelo de negocio multicategoría, expansión
geográfica y la expansión y desarrollo del negocio central continuando con el
cumplimiento de las Normas Técnicas Colombianas ISO 9001, 14001 y 45001 como se
ha realizado por varios años.
El mercado de bebidas no alcohólicas es dinámico constantemente surgen nuevos
competidores y los antiguos competidores ya han adquirido una posición respetable
dentro del mercado a menudo están innovando en su portafolio de productos, ideas de
marketing y certificándose también en diferentes normatividades para lograr instaurar
un Sistema Integrado de Gestión a fin de obtener sus beneficios y reconocimientos a
nivel social por lo tanto la Empresa Postobón S.A requiere un método para implantar
el Sistema Integrado de Gestión que ya está correctamente estructurado y establecido
que le permita conservar su posición de líder en el mercado de bebidas no alcohólicas
e incursionar en nuevos mercados manteniendo sus productos y marcas a la
vanguardia; La metodología para implantar el Sistema Integrado de Gestión que le
permitirá esto es el enfoque de los Principios de Total Quality Management (TQM)
pues esta metodología esta comprobado que permite implementar todo el Sistema
Integrado de Gestión completamente, diferenciarse de los competidores, obtener
muchos beneficios a pesar de los costos que conlleva de igual forma ha sido aplicada
por muchas empresas.
El enfoque basado en TQM se fundamenta en el diseño del mapa de los procesos
propios de la organización sin tener en consideración los procesos o procedimientos
fijados por los estándares. Si se deseara la certificación de los sistemas individuales
siempre se pueden incorporar posteriormente sus requisitos allá donde proceda. Es la
única metodología que permite obtener un SIG en el que los sistemas originales dejan
de ser visibles por lo que el nivel de integración que se puede alcanzar es mayor.
Abarca las funciones de Q, MA y SSL. (Abad y Sánchez, 2012, p. 54)
En el modelo cada uno de los tres subsistemas ha perdido su independencia dado que
sus outputs contribuyen al output final y su estructura es la misma. Los recursos,
procesos y procedimientos interactúan a través de la estructura y la cultura para llevar
a cabo actividades de planificación, control, implantación, medición, mejora y auditoria
transformando los inputs en outputs. Estos outputs se comparan entonces con las
metas y los objetivos los cuales vienen determinados por la política de la organización y
las necesidades de todas sus partes interesadas (Stakeholders). Los resultados de
esta comparación retornan a continuación a los inputs de modo que las metas y
objetivos puedan revisarse y los recursos ajustarse si resultase necesario. Esta
secuencia de actividades forma un ciclo de mejora continua. Los recursos usados son
una combinación de los procedentes de Q, MA y SSL e incluyen trabajadores, equipos,
herramientas, técnicas usadas, información, documentación y formación. La integración
de estos recursos ayuda a todos ellos estén orientados en un mismo objetivo.
Asimismo los procesos existentes tienen un alcance común. (Abad y Sánchez, 2012,
p. 54)
Los recursos y actividades del SIG operan a través de una estructura y cultura
integradas considerando la estructura como un conjunto común de relaciones,
responsabilidades, autoridades y canales de comunicación que fomentan los aspectos
clave de TQM como trabajo en grupo, implicación y cooperación. Se enfatiza la
necesidad de una cultura organizativa fuerte señalando que los valores centrales de la
organización están basados en la filosofía y el enfoque de TQM y son ampliamente
compartidos por todo el mundo implicado en las actividades de Q, MA y SSL. (Abad y
Sánchez, 2012, p. 55)
Asif et ál. (2009) proponen también una metodología para la implantación de un SIG
utilizando los principios de TQM a la que dan el nombre de Process Embedded
Designo IMS (PEDIMS) acompañada de una hoja de ruta basada en el ciclo de mejora
continua. La metodología se estructura en cuatro niveles cronológicamente
secuenciales:
Procesos llamados centrales (Integración de actividades operativa o
productivas).
Excelencia operacional (Despliegue de herramientas y técnicas de TQM para la
medición del desempeño de dichas actividades).
Integración estratégica y operativa (Integración de los procesos de anteriores
dos etapas con los requisitos de los estándares de los sistemas de gestión
implicados con lo que se consigue que los requisitos de todas las partes
interesadas sean consideradas a nivel estratégico y traslados a los procesos de
gestión así como a las actividades operativas. (Abad y Sánchez, 2012, p. 57)
Aplicación de un modelo de excelencia empresarial.
En cuanto a la hoja de ruta, el desarrollo metodológico propuesto por los autores se
ubicaría en la fase de planificación del ciclo PDCA o ciclo de mejora continua.
Política corporativa
Debe ser un documento refrendado por la dirección de la empresa en la que se
establecen los lineamientos de conducta que garanticen que la empresa conducirá
todos sus negocios y operaciones evitando ocasionar daños innecesarios o
significativos al ambiente y en general el respeto a la vida de todos sus trabajadores
(Propios o contratados) y demás personas que pudiesen ser afectadas directa o
indirectamente por la operación. Las Normas son bastante explicitas en lo que
concierne al contenido de la política aun cuando no obliga a ningún texto en
particular.
Se trata de una especie de manifiesto o declaración institucional de valor superior
para la empresa cuya violación de principios pondría a toda la operación en
condición de incumplimiento a sus valores corporativos. Es por ende el documento
demostrativo más importante del compromiso gerencial a todos los niveles de la
organización. (Tor, 2009, p.61)
Planificación
El cumplimiento de la política es algo que solo se puede garantizar mediante
programas bien estructurados basados en planes de factible cumplimiento y que
demuestren claramente su conexión de adherencia a los fines que persigue cada
uno de los principios estipulados en la política misma. (Tor, 2009, p.62)
Requerimientos legales
El compromiso que se asume en la política corporativa de cumplir con la legislación
aplicable es un objetivo central del sistema. Se debe crear un registro de legislación,
tarea a cargo del equipo de abogados de la empresa preferiblemente o de
consultores especializados pero en interacción con los responsables de la
operación. Se debe lograr asegurar que el personal de la compañía según el nivel
de sus funciones y desempeños este consciente de las normas vigentes y su
relevancia en las áreas bajo su responsabilidad. La interacción entre abogados y
operadores es fundamental a los efectos de que exista una adecuada
correspondencia de la norma, ley o regulación en cuestión y la operación misma.
Los abogados deben llegar a comprender las implicaciones legales de todo lo que
se hace en el campo mientras que los operadores deben llegar a un razonable
entendimiento de sus deberes y obligaciones relativas al cumplimiento de la ley. A
la hora de una auditoria de certificación, la sanción más grave para el sistema de
gestión y que determinara la negación a entregar el certificado sería el descubrir
algún incumplimiento a las leyes, regulaciones y normas establecidas en el país.
(Tor, 2009, p.63)
En el programa de gestión se indica para cada objetivo anual aprobando las metas
con su prioridad, las actividades involucradas, el responsable de su cumplimiento, la
fecha de finalización y los efectos ambientales cubiertos por cada una de las metas.
Para cada meta se deberá identificar a un responsable y fecha de cumplimiento. Se
deben establecer objetivos y metas de factible cumplimiento por parte del
responsable y en la fecha indicada. El seguimiento y control del programa se realiza
a través de los reportes de avance por parte de los responsables de las
metas/actividades como también mediante las auditorias internas y las revisiones
del sistema. Para el caso de nuevos proyectos y modificaciones significativas de las
plantas o procesos que lo justifiquen, se elaboran también programas de gestión
específicos. Los investigadores que surgen del proceso de identificación y
evaluación de efectos incluyen en los objetivos y metas del programa así como
también las actividades de monitoreo que se lleva a cabo en el campo. (Tor, 2009,
p.64)
Implementación y operación
Estructura y responsabilidad
El sistema no podrá entrar en funcionamiento a menos que se establezca una
estructura organizativa que permita la adecuada movilidad requerida. Existen
distintas variantes. Deben estar vinculados los principales líderes de la operación
comenzando por el gerente mismo. La implantación y mantenimiento del sistema es
responsabilidad el sector y alcanza a todo el personal que cumple sus funciones en
el lugar. Las gerencias operativas proveen a todo el personal de los medios que
garanticen la formación y adiestramiento adecuado para las tareas que cada uno
desempeña. Las soluciones podrían ser otras pero esta vía ha permitido un rápido
desarrollo del sistema y el cumplimiento de sus objetivos. (Tor, 2009, p.65)
Capacitación, concientización y comunicación
Documentación y su control
Control Operativo
No existe una única manera en que una organización deba diseñar sus métodos
de control operativo. Todo dependerá de la naturaleza de las operaciones en
cuestión y la manera en que se adecuen los operarios para mantener el mejor
seguimiento posible de lo que hacen. A la hora de una auditoria no deben
plasmarse por escrito nada que no refleje la manera en que se ejecutan las
cosas. El resto es materia de diseño y formalizar un modelo confiable de control
operativo.
La redacción de cada uno de estos procedimientos debe seguir rigurosamente
los formatos ISO y tratar en lo posible de no caer en detalles excesivos pero si
ser amplio sobre la ejecución de las actividades destacando las medidas de
mitigación de impactos y riesgos. (Tor, 2009, p.66)
Aún cuando el sistema logre certificación de las Normas mediante una muy
completa auditoria por parte de un ente certificador es imprescindible ejecutar
auditorías internas del mismo puesto que las mismas normas así lo exigen.
Estas auditorías internas están dirigidas a auditar al sistema y no
necesariamente a los estándares operativos. Son estas auditorias el motor que
mueve al sistema en el sentido de su continua revisión y constante registro de
no-conformidades que habrán de resultar en acciones de mejora continua.
La organización y planificación de auditorias internas es un esfuerzo importante
para su ejecución posterior por lo que es importante formar suficientes auditores
para poder cubrir un espectro lo suficientemente amplio para su cumplimiento.
Las Normas exigen que los auditores internos posean la capacitación adecuada.
Es necesario que el encargado del equipo de auditores se encuentre capacitado
de ambas normas y si es posible con la experiencia en la auditoria de sistemas
integrados. El personal del equipo debe estar capacitado en una norma con
idoneidad en la otra. (Tor, 2009, p.68)