C A P Í T U L O 4

Gestión de archivos

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 Guión-resumen
1. Guardar
2. Autoguardar
3. Guardar un documento con una contraseña
4. Cerrar un documento
5. Abrir un documento
5.1. Abrir varios documentos a la vez
5.2. Abrir archivos procedentes de otros programas o de otras
versiones
5.3. Abrir un documento dañado
6. Visualización y operaciones en la lista de archivos
6.1. Crear una nueva carpeta
6.2. Operaciones de archivo o carpeta
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1. Guardar
Ya se ha visto en un tema anterior que guardar un documento consiste en
dar un nombre al texto o plantilla que se tiene en pantalla para almacenarlo en
disco (normalmente en disco duro o en disquete). No es preciso almacenar un
documento al comenzar a escribirlo, pero sí se debe guardar al menos cuando
se vaya a cerrar el archivo, si se desea poder seguir trabajando con él en sesio-
nes posteriores. No obstante es importante guardar el documento repetidas
veces mientras se está trabajando en él para evitar perder parte o todo el tra-
bajo en el caso de un fallo en el suministro de la luz o por un fallo del orde-
nador, que le harían perder las modificaciones realizadas y no guardadas.

El nombre que se dé a un documento debe cumplir las normas del siste-

ma operativo, que se pueden resumir en los dos puntos siguientes:

 El nombre de un archivo puede constar de 1 a 233 caracteres, en los

que se pueden incluir letras en mayúscula o minúscula, números,
espacios en blanco, el signo de suma (+), las vocales acentuadas, etc.

 Hay ciertos caracteres prohibidos en los nombres de los archivos,

que son: asterisco (*), dos puntos (:), apertura de interrogación
(¿), cierre de interrogación (?), barra invertida (\), barra normal
(/), comillas (“), signos mayor que (>) y menor que (<), y la barra
vertical o tubería (|).

Aunque guarde un documento, éste permanece en pantalla para que el

usuario pueda seguir trabajando con él. Si desea cerrar el documento, esto es,
quitarlo de pantalla, hay que seleccionar el menú Archivo Cerrar, o hacer clic
en el botón Cerrar de la ventana de documento, o pulsar CTRL+F4.

Word ofrece varias alternativas para archivar documentos:

a) Guardar

A esta opción se puede acceder a través del botón de Office–Guar-

dar, o bien mediante el botón Guardar de la barra de herramientas
de acceso directo, o con la combinación de teclas CTRL+G. La pri-
mera vez que guarde un documento, se presenta el cuadro de diálo-
go Guardar como. En él debe elegir la ubicación (unidad de disco y
carpeta) en la que vaya a almacenar el archivo y también debe intro-
ducir el nombre del mismo, pulsando el botón Guardar al final.

Una vez guardado el archivo, si le hace modificaciones y desea alma-

cenarlas, deberá volver a guardar. Según se indicó en el capítulo ante-
rior, cuando guarde un documento por segunda vez o posteriores,
Word no mostrará ningún cuadro de diálogo, ya que reemplazará la
versión anterior del documento directamente.
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 b) Guardar como
Esta opción, disponible a través del botón de Office–Guardar como,
tiene la misma función que la anterior si el documento se graba por
primera vez, pero si el documento ya ha sido grabado anteriormen-
te, Guardar como ofrece la posibilidad de grabar la versión modifica-
da del archivo con otro nombre y/o en otra ubicación y así no reem-
plazar (“machacar”) la versión que ya está guardada en disco.
En el cuadro de diálogo Guardar como también aparece el cuadro de
lista desplegable Guardar como tipo, en la que se puede elegir el for-
mato en que se archivará el documento. Hay muchos formatos dis-
ponibles, desde los propios de Word (DOCX) hasta formatos de
WordPerfect (WPD), de versiones anteriores de Word (incluyendo
versiones bajo MS-DOS), etc. Ésta es una forma de convertir docu-
mentos a otros formatos.
También dispone de una casilla para activar la compatibilidad de un
documento creado en esta versión, para poder abrirlo en versiones
anteriores de Word, como Word 2003 o Word 2002. Si desea que los
documentos de Word se puedan abrir en dichas versiones, active la
casilla Mantener compatibilidad con Word 97-2003.

2. Autoguardar
Como se ha comentado anteriormente, si un documento no se guarda en
un soporte (disco duro, disquete, etc.), no se podrá trabajar con él en poste-
riores sesiones de trabajo. Si durante la sesión de trabajo, hay una caída de ten-
sión eléctrica y/o se desconecta accidentalmente el ordenador, Word guardará
una copia de seguridad del documento que había en pantalla en el momento
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de la desconexión. Esta función se llama Autoguardar, y está activada para rea-
lizar copias de seguridad cada diez minutos de los documentos abiertos. Si se
desea activar o desactivar el autoguardado, o bien se desea modificar el inter-
valo de grabación de la copia de seguridad, seguir los pasos siguientes:

1. Hacer clic en el botón de Office y a continuación en el botón

Opciones de Word.
2. En la ficha Guardar, activar la casilla Guardar info. de Autorre-
cuperación cada, y en el cuadro de texto siguiente especificar el
intervalo en minutos que transcurrirá entre cada grabación de
seguridad.
Si se desea desactivar el autoguardado, desmarcar la casilla men-
cionada.
3. Pulsar Aceptar o ENTER.

Conviene insistir en el hecho de que estas copias de seguridad solo valen

en caso de desconexión del ordenador. Dicho de otra forma, si se cierra el
documento o la aplicación sin guardar los cambios realizados en aquél, la copia
de seguridad del documento se borra y no será posible recuperarla. La mejor
protección para evitar pérdidas indeseadas es guardar cada poco rato el docu-
mento mediante Guardar o Guardar como.

3. Guardar un documento con

una contraseña
En muchas ocasiones se desea mantener la confidencialidad de los docu-
mentos restringiendo el acceso a las personas no autorizadas. En tales casos, se
puede establecer una contraseña de forma que sólo las personas que la conozcan
puedan abrir y/o modificar el documento protegido. Se debe tener en cuenta que
si se olvida la contraseña no será posible volver a abrir el documento.
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 Para proteger un documento seguir el procedimiento siguiente:

1. Teniendo el documento en pantalla, pulsar el botón de Office y

seleccionar Guardar como–Documento de Word. Pulsar el
botón Herramientas, situado en la parte inferior izquierda del
cuadro, y seleccionar Opciones generales.

2. En la sección Opciones de cifrado de archivo para este docu-

mento, se encuentra el cuadro de texto Contraseña de apertu-
ra, en el que se puede escribir una contraseña para controlar
quién o quiénes pueden abrir el documento. Una contraseña
puede estar formada por cualquier combinación de letras,
números, espacios y símbolos, con una longitud máxima de 15
caracteres. Hay que tener en cuenta que las contraseñas son
sensibles a las mayúsculas/minúsculas (o sea, las palabras
CLAVE, clave, Clave y ClAvE son contraseñas distintas), y por
tanto hay que recordar perfectamente la combinación de letras,
números y símbolos y la combinación de mayúsculas/minúscu-
las utilizadas al teclear la contraseña.
Además de establecer una contraseña de apertura, se puede
establecer también una Contraseña de escritura. Si se establece
una contraseña de escritura, los usuarios que accedan al docu-
mento podrán modificarlo y guardar los cambios sólo si cono-
cen la contraseña correcta. Si la olvidan o pierden, podrán abrir
el documento únicamente como Sólo lectura, lo cual les permi-
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 te abrir el documento y hacer cambios en él, pero no les per-
mite guardar el documento modificado, a no ser que lo salven
en otra ubicación y/o con un nombre distinto (o sea, que no
podrán reemplazar el documento original si no conocen la con-
traseña de escritura). Si se establece una contraseña de escritu-
ra, Word también pedirá volver a teclearla cuando acepte el cua-
dro de diálogo de Opciones.
Si selecciona la casilla Recomendado sólo lectura, Word pre-
guntará al abrir un documento si se desea abrirlo como Sólo lec-
tura. Si elige Sí, y modifica el documento, sólo podrá guardarlo
asignándole un nombre y/o una ubicación nueva. Si pulsa No,
se abre el documento como un archivo normal, y podrá guar-
darse con el nombre y la ubicación originales. Se puede activar
esta casilla sin necesidad de establecer una contraseña.
3. Pulsar Aceptar. Al hacerlo, Word le pedirá que vuelva a introdu-
cir la/s contraseña/s. El motivo es que al escribir una contraseña
no se visualizan los caracteres que se van tecleando sino sólo un
asterisco (*) por cada carácter (para evitar que alguien pueda
visualizar la contraseña cuando se teclea). Para estar seguro de
que conoce la contraseña y de que no ha tecleado caracteres por
error, la contraseña se ha de introducir dos veces idénticas. Si
varía algún carácter, Word dará la contraseña por no válida, y
habrá que volver a establecerla.
Nota: lógicamente, si ha establecido tanto la contraseña de
apertura como la de escritura, Word le pedirá volver a introdu-
cir las dos contraseñas.

4. Guardar el documento.
Conviene insistir en que si se olvida una contraseña de apertura, no se
podrá volver a recuperar el documento. Por tanto, es aconsejable guardar en
lugar seguro una lista de las contraseñas establecidas para cada documento.

Si desea quitar las contraseñas de un documento:

1. Abrir el documento, tecleando las claves necesarias.

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 2. Teniendo el documento en pantalla, pulsar el botón de Office y
seleccionar Guardar como. Pulsar el botón Herramientas, situa-
do en la parte inferior izquierda del cuadro, y seleccionar Opcio-
nes generales.
3. Borrar el contenido de los cuadros Contraseña de Apertura y
Contraseña de escritura.
4. Pulsar el botón Aceptar.
5. Volver a guardar el documento.

4. Cerrar un documento
Cuando no vaya a seguir trabajando con un documento en la sesión
actual, lo más conveniente es descargarlo de la memoria para dejarla más libre
(cuanta más memoria libre, más rápido va el ordenador).

Para cerrar un documento, tal como se indicó en el capítulo 2, epígrafe

Cerrar un documento, se puede seguir uno de los pasos siguientes:

 Pulsar el botón de Office y elegir Cerrar.

 Hacer clic en el botón Cerrar de la ventana de documento.

 Pulsar la combinación de teclas CTRL+F4.

Si en el momento de cerrar un documento no ha archivado los cambios
realizados en el mismo, antes de borrarlo de pantalla Word advertirá de este
hecho y preguntará si se desea archivar los cambios antes de cerrar. Si la res-
puesta es afirmativa, Word permitirá guardarlo en disco antes de cerrar (si esta-
ba grabado previamente, Word lo reemplazará; si no estaba previamente guar-
dado, Word mostrará el cuadro de diálogo Guardar como para permitir
guardarlo).

5. Abrir un documento
Abrir un documento consiste en volver a poner en pantalla un documen-
to que se guardó, para seguir trabajando con él. No hay límite fijo para el nú-
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mero de documentos que se pueden tener abiertos, pues este número depen-
de de la memoria del ordenador. En general, cuantos más documentos se ten-
gan abiertos, más lento irá el ordenador.

Word abre cada documento en una ventana distinta, y no permite abrir el

mismo documento en varias ventanas. Si se tienen varios documentos abier-
tos, lo más sencillo para acceder a uno u otro documento es utilizar el botón
Cambiar Ventanas, en la ficha Vista de la cinta de opciones, en el que aparece
la lista de documentos abiertos.

Para abrir un documento existen varias posibilidades:

 Pulsar el botón de Office–Abrir.

 Combinación de teclas CTRL+A.
Con cualquiera de las opciones anteriores, se despliega el cuadro de diá-
logo Abrir, en el que hay que seleccionar la unidad de disco, carpeta y nombre
del archivo que se desea recuperar.

Una vez localizado el archivo, hay que seleccionarlo en la lista y hacer clic
en el botón Abrir.

Word muestra en la parte izquierda del cuadro de diálogo una barra con
las carpetas de uso más habitual en el ordenador. Para acceder a una de ellas
sólo tiene que hacer clic en la carpeta deseada. Por defecto, los documentos de
Office 2007 se almacenan en la carpeta Mis documentos, que es la que ofrece
Word 2007 cuando elige Guardar al principio de cada sesión de trabajo. Si se
desea cambiar de carpeta, y la que busca no está en la barra de carpetas situa-
da a la izquierda del cuadro, hay que desplegar el cuadro de lista Buscar en, e
ir abriendo las carpetas hasta llegar a la que le interese.
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 Por ejemplo, si desea abrir la carpeta “Windows”, primero tendrá que ele-
gir la unidad C: en Buscar en, y en la lista de carpetas que aparece en el centro
del cuadro de diálogo, deberá hacer doble clic en la carpeta “Windows” para
abrirla.

Si se equivoca y abre una carpeta que no desea, puede volver hacia atrás
mediante el botón Subir un nivel (abre la carpeta inmediatamente por encima
de la carpeta actualmente abierta) o el botón Volver atrás (vuelve a abrir la últi-
ma carpeta que se mostró antes que la actual).

5.1. Abrir varios documentos a la

vez
Si se desea, se pueden abrir varios archivos a la vez (siempre y cuando se
encuentren en la misma carpeta) en el cuadro de diálogo Abrir. Para ello, debe
seleccionarlos de la manera siguiente:

 Si los archivos están consecutivos en la lista, seleccionar el pri-

mero, pulsar sin soltar la tecla MAYÚS, y hacer clic en el último
archivo que desee abrir. Soltar entonces la tecla MAYÚS.
 Si los archivos se encuentran en posiciones no contiguas en la
lista, seleccionar el primero, pulsar la tecla CTRL sin soltar, e ir
haciendo clic en cada archivo que desee abrir. Soltar al final la
tecla CTRL.
Una vez seleccionados los archivos deseados, pulsar el botón Abrir, y cada
documento se abrirá en una ventana diferente. El proceso puede tardar más o
menos tiempo en función del número de archivos abierto y del tamaño de
cada archivo.
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 Nota: en el cuadro de diálogo Abrir, al lado del botón Abrir, hay una fle-
cha que apunta hacia abajo. Si hace clic en ella se abre un pequeño menú con
diferentes opciones: Abrir, Abrir como sólo lectura, Abrir como copia, Abrir en
el explorador, Abrir con transformación y Abrir y reparar. Para abrir el docu-
mento, elegir Abrir.
Nota: Si ha abierto varios documentos, podrá acceder a ellos a través de
la ficha Vista de la cinta de opciones, botón Cambiar ventanas, o bien hacien-
do clic en el botón correspondiente de la barra de tareas. Esta última posibili-
dad sólo funcionará si en el botón de Office–Opciones de Word, ficha Avan-
zadas, sección Mostrar, ha activado la opción Mostrar todas las ventanas en la
barra de tareas, que muestra un botón en la barra de tareas de Windows para
cada una de las ventanas abiertas de Word. Si desactiva esta casilla de verifica-
ción, se verá un solo botón de Word, y para cambiar de ventana de documen-
to tendrá que hacerlo a través del botón Cambiar ventanas de la ficha Vista, o
bien pulsando CTRL+F6 o ALT+TABULADOR.

5.2. Abrir archivos procedentes de

otros programas o de otras
versiones
Además de abrir archivos generados en la propia aplicación, Word 2007
también permite abrir archivos creados en otras aplicaciones, como WordPer-
fect 7.0, AmiPro, etc., o bien generados en versiones anteriores del programa
Word, como Word 97 o 2000. Para abrir archivos generados en otros progra-
mas, Word necesita tener instalados los convertidores adecuados para el tipo
de archivo que se desea abrir. En muchos casos, estos convertidores se instalan
por defecto con Word 2007, pero en otros puede ser necesario instalarlos, ya
que se trata de componentes opcionales.
¿Cómo saber si se puede o no abrir un determinado archivo? Es sencillo,
pues sólo hay que intentan abrirlo. Si Word 2007 tiene instalados los conver-
tidores adecuados para hacerlo, abrirá directamente el archivo. Si no los tiene,
lo indicará en un cuadro de diálogo informativo, y solicitará introducir el CD
de Office 2007 para agregar directamente dichos convertidores.
Por el contrario, los archivos de versiones anteriores de Word no precisan
convertidores, y se abrirán directamente. Pero si necesita abrir un archivo de
Word 2007 en cualquiera de las anteriores versiones de programa (Word 2000,
2002 ó 2003, por ejemplo), necesitará almacenar el archivo de 2007 en for-
mato de Word 97-2003 (*.doc). Para ello:
1. En Word 2007, abra el documento que necesita utilizar en cual-
quier versión anterior de Word.
2. Pulse el botón de Office y elija Guardar como.
3. En la lista Guardar como tipo, seleccione Documento de Word
97-2003 (*.doc).
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 4. Si lo desea, cambie el nombre y/o la ubicación del archivo, y
pulse Guardar.

5. El programa le avisará de que las características exclusivas de

Word 2007 se perderán al almacenar el documento en formato
de versiones anteriores. Pulse Sí para almacenar el documento.

Nota: tenga en cuenta que el documento original no se perderá al guar-

darlo en formato de versiones anteriores, ya que aunque deje el mismo nom-
bre y lo guarde en la misma ubicación, las extensiones de archivo son diferen-
tes (.docx para documentos de Word 2007, y .doc para documentos de
versiones anteriores).

5.3. Abrir un documento dañado

Por desgracia, en ocasiones se dañan los documentos, sobre todo los que
se almacenan en disquete. Si esto ocurre, el programa mostrará un mensaje de
error al intentar abrir el documento dañado. Para poder abrirlo, siga los pasos
dados a continuación:

1. Pulsar el botón de Office y seleccionar Abrir.

2. En la lista Buscar en, seleccionar la unidad y carpeta donde se

encuentra el archivo.

3. Hacer clic en el archivo que se desea recuperar.

4. Hacer clic en la flecha que hay al lado del botón Abrir, y elegir
Abrir y Reparar.

Es posible que el documento abierto no esté completo, ya que en ocasio-

nes la parte que está dañada puede ser bastante extensa. Para evitar en lo posi-
ble problemas de este tipo, es aconsejable hacer periódicamente copias de
seguridad de los archivos importantes que almacene.

6. Visualización y operaciones en
la lista de archivos
Existen varios modos de visualización de la lista de documentos en una
determinada carpeta (semejantes a las formas de visualizar el contenido de una
ventana o carpeta determinadas en Windows). Para cambiar a otro modo de
visualización:

1. Pulsar el botón de Office y hacer clic en Abrir. En el cuadro de

diálogo, pulsar la flecha situada a la derecha del botón Vistas.

2. Elegir el modo de visualización en la lista.

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 Es aconsejable mostrar la lista de archivos en la vista Detalles. Esta vista
tiene una ventaja enorme respecto de las demás, y es que muestra en colum-
nas tanto el nombre del archivo como su tamaño, la fecha y hora de última
modificación y el tipo de documento. Además, se puede ordenar fácilmente la
lista de archivos por cualquiera de las columnas:

 Para ordenar los archivos por cualquier columna en orden alfa-

bético (A-Z), numérico (0-9) o cronológico (de la fecha más
antigua a la más reciente), hacer clic en la cabecera de la colum-
na por la cual desee hacer la ordenación.

 Si vuelve a hacer clic en la misma cabecera de columna, los

archivos se volverán a ordenar por la misma pero en sentido
inverso (órdenes alfabético o numérico inversos, u orden cro-
nológico, según el contenido de la columna).

Nota: puede cambiar la anchura de las columnas en la vista Detalles. Para

ello, situar el puntero en la separación entre dos cabeceras de columnas, a la
derecha de la columna cuya anchura se desea cambiar, y hacer clic y arrastrar
hasta que la columna tenga la anchura deseada.

6.1. Crear una nueva carpeta

Desde el cuadro de diálogo Abrir se pueden crear nuevas carpetas de sis-
temas para organizar la información que vaya guardando. Para hacerlo:

1. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccionar la unidad de disco y,

en su caso, abrir la carpeta dentro de la cual se desea crear la
nueva carpeta.

2. Pulsar el botón Nueva carpeta.

3. Escribir el nombre para la nueva carpeta.

4. Hacer clic en Aceptar.

6.2. Operaciones de archivo o

carpeta
Dentro del cuadro de diálogo Abrir también se pueden realizar operacio-
nes con los archivos o carpetas de la lista, como cambiarles el nombre, borrar-
los, copiarlos a otra unidad o carpeta, etc.

Nota: antes de realizar cualquiera de las operaciones siguientes con un

archivo, éste debe estar cerrado (es decir, no debe estar abierto en ninguna
ventana de Word).
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 1. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccionar el archivo o carpeta
que se desea modificar.
2. Hacer clic con el botón derecho del ratón en el archivo o carpeta.
3. Seleccionar, en el menú contextual, la opción que se desea aplicar.
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