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UNIDAD I
ADQUISICION Y CONTROL DE INVENTARIO
1. ASPECTOS GENERALES DE LOS INVENTARIOS
Hay que tener en cuenta que un mal manejo del inventario puede tener
catastróficas consecuencias, por ejemplo, en una empresa que tiene producción
por procesos, la falta de materias primas paraliza la producción, provocando
incumplimientos de entrega. En el caso de una empresa comercializadora, al no
contar con las mercaderías suficientes, provocará que sus clientes compren a la
competencia. Por otro lado, un sobre stock, puede producir pérdidas, ya sean, por
deterioro u obsolescencia de las mercaderías.
Entonces para concluir, se puede decir que una empresa cumple con los
requerimientos de sus clientes, cuando dispone del producto en cuestión en el
lugar, la cantidad y calidad óptima.
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Cuando hablamos de valor agregado, se refiere a que el producto o quién vende el producto,
debe diferenciar lo de la competencia para hacerlo más atractivo, esto puede ser a través de un
servicio adicional por la compra del producto, un servicio post-venta, etc.
Por otro lado, un nulo o escaso control puede traer consecuencias
catastróficas para la empresa debido a que si nadie se preocupa del control de las
existencias o del inventario de las mercaderías, puede ocurrir que determinados
productos no estén disponibles para la venta, estén deteriorados, estén obsoletos
o simplemente, si bien estos existen, no es posible ubicarlos físicamente en la
empresa.
No obstante lo anterior, existen innumerables empresarios que no tienen
idea de cuánto han ganado o perdido en el mes, en el semestre, e incluso en el
año, además no saben de la verdadera situación del inventario de las
mercaderías, las tendencias de las ventas, la evolución de los costos y gastos, etc.
Costo Beneficio
$p
Nivel de Nivel de
Xc Control Control
Hay que tener presente que tanto el control ideal, como la seguridad
absoluta de su funcionamiento, no existe, sin embargo, es necesario que los
f
empresarios definan un nivel razonable de control que les permita manejar su
negocio de la mejor manera posible y sin sobrecargar sus actividades productivas,
por otro lado, todo sistema de control, tiene su costo, por lo tanto, siempre es
necesario evaluar el costo de implementar un control, con el beneficio que traerá
dicha implementación.
Los controles generalmente son vistos por algunos empresarios desde una
perspectiva demasiado estrecha, esto es, cumplir solo un objetivo. Por ejemplo, un
control de inventario que se implemente con la sola finalidad de evitar que los
empleados no roben las mercaderías, difícilmente será amortizable por obra de
sus beneficios. Sin embargo, si se toma desde una perspectiva más amplia, un
control de inventario puede ser de gran utilidad para decidir racionalmente las
compras de reposición o para tener el valor exacto de la mercadería existente en
bodega, esto ayudará en gran medida a conocer de manera fidedigna la real
situación del negocio en un momento determinado.
Ejemplo
Reposición
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Inventario Permanente es un registro en que se lleva en forma cronológica la entrada y salida de
los materiales o productos en existencia, en donde el saldo representa la cantidad disponible en
ese momento.
Ejemplo
Respuesta
Nuevo material
Para cualquiera de los casos es conveniente, para los fines de control, que
el pedido se canalice por el departamento de adquisiciones. Para efectuar una
adquisición, el departamento requirente emite una solicitud de compra dirigida al
departamento de Compras, quien suscribe la orden de compra dirigida al
proveedor. El departamento de compras es responsable de la adquisición de
materiales al precio más bajo y según las especificaciones estipuladas por el
departamento que realizó los pedidos. También es responsable por la planeación
de la entrega de materiales para que no se produzcan interrupciones en el
programa de producción.
Respuesta:
Requerimiento de
Materiales
Autorización de
Compra
Cotizaciones
Autorización de
Cotización
Orden de Compra
N° _______
Solicitud de Requerimiento de Materiales
3.1.3 Cotizaciones
Figura N° 4: Cotización
Cotización
Importadora San Pedro S.A.
Casa Matriz, Av. San Pedro s/n N° ___
Señores: ___________________
Rut ___________________
En respuesta a su solicitud, le cotizo los siguientes productos en las condiciones que se indican
Observaciones: _______________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
V°B° Vendedor
3.1.4 Autorización de la Cotización
Una vez recibidas todas las cotizaciones, deben ser seleccionadas y ver si
cumplen o no con los requerimientos solicitados para luego ser presentadas al
responsable que será la persona encargada de autorizar la compra. Hay que
destacar que no siempre el proveedor que presente un precio contado menor, será
el seleccionado para realizar la compra, debido a que además hay que analizar las
garantías que ofrece el producto, así como también, los plazos de entrega, la
formas de pago, entre otros. Una vez analizadas las propuestas, la persona
encargada de dar el V°B°3 para la compra, será quién decide si de acuerdo a las
especificaciones, se autoriza o no comprar a dicho proveedor. Si la compra se
autoriza, el departamento de adquisiciones generará la orden de compra, en caso
contrario, se requerirán nuevas cotizaciones o información adicional de los
productos cotizados, según corresponda.
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V°B°: visto bueno
Figura N° 5: Orden de Compra
Orden de Compra
Soc. Comercial Estequé S.A.
Casa Matriz, Av. Santa Rita s/n, Santiago N° ____
Datos para Facturación
Nombre: ___________________
Rut ___________________
Giro ___________________
Dirección: __________________
Observaciones: _______________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
V°B° V°B°
Cuando los productos son retirados desde las bodegas del proveedor, éste
realiza un control para entregar los productos de acuerdo a las condiciones
pactadas y en caso de entrega de los productos en un lugar definido por el
comprador, dicho control es realizado al momento del despacho de los productos.
Una vez recibidos los productos, deben ser registrados en la empresa para
lo cual ésta debe adoptar un sistema de registros que permita controlar
adecuadamente, tanto los ingresos como salidas de bodega.
3.1.8 Verificación y Control de los Productos
Indica la cantidad de
producto que entra
Registra fecha Indica en N° de
del movimiento documento de ingreso Indica el saldo disponible
o salida en bodega
3.1.9 Salida de Productos de Bodega
N° _______
Guía de Recepción de Materiales
V°B° V°B°
Encargado Recepción Dpto. Contabilidad y Finanzas
Una modalidad que algunas empresas adoptan para realizar las compras es
cuando establecen un registro de proveedores, en este caso, la empresa sólo
compra a los proveedores que están inscritos en este registro, por ejemplo, las
empresas públicas hacen sus adquisiciones a través del portal Chile Compras, en
donde se requiere que los proveedores estén previamente inscritos en dicho portal
y los requerimientos se publican mediante licitación, adjudicando la compra al
mejor oferente, ya sea, por calidad del producto, precio, oportunidad de entrega
del producto, etc.
a) Precio final del producto, se deben evaluar los costos que se incurren hasta
que el producto quede en las dependencias de la empresa adquirente.
e) Servicio, tiene que ver con el servicio adicional y calidad de éste, que le preste
el proveedor.
Por último, se puede señalar que una empresa que tenga contratos de
abastecimientos con proveedores privilegiados, tendrá una gran diferencia
respecto de su competencia. Hay que tener presente que en ocasiones, la
capacidad productiva de los proveedores, no es suficiente para abastecer las
necesidades de los demandantes.
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MOP: ministerio de obras públicas.
Gráfico N° 2: Costo Económico de Comprar y Fabricar
q
Volumen
Revisión:
Procesamiento
Resultados
Costos Fijos: son aquellos que tienden a variar más bien con el tiempo que con
los niveles de actividad. Sea cual sea la actividad, estos costos se mantendrán
constantes durante un período determinado. Estos no tienen relación directa
con el nivel de producción.
Costos Semivariables: estos costos tienden a permanecer constantes en
cantidad total para determinados niveles de actividad, y luego aumentan o
disminuyen conforme se llega a otro nivel de producción. En consecuencia,
estos costos varían dentro de ciertos parámetros de producción.
Ejemplo
Desarrollo
c) Punto de Indiferencia
Definición de Variables:
CT = Costo Total
Q = Cantidad
Cv = Costo variable unitario
Pv = Precio unitario de venta
CT de fabricar = CT de comprar
CF + Cv x Q = Pv x Q
$ 8.000.000 + $ 300 x Q = $ 500 x Q
$ 300 x Q - $ 500 x Q = - $ 8.000.000
- $ 200 x Q = - $ 8.000.000 / x (-1)
200 x Q = $ 8.000.000
Q = 8.000.000
200
Q = 40.000 unidades
20.000.000
Punto de Equilibrio entre
Fabricar y Comprar
8.000.000
40.000 Volumen