APROBANDO DIRECTIVA QUE NORMA LOS

PROCEDIMIENTOS PARA EL DESARROLLO E

IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DE PROCESOS EN
LA POLICÍA NACIONAL DEL PERÚ

OA-176753
José/;arlrfs MENDEZ LENGUA Carlos Martin GOMEZ CAHUAS
¿ORONEL PNP G E N E R A L PNP
OIAECIDR DE PLANEAMIENTO J E F E DEL ESTADO MAYOR GENERAL PNP
l^eTlTXIONAL PNP
rl

deía
ü6l-2aiB-CÜMGE:N;£:MG-Pl\IP

üma. 2 9 ÜCT 2 U 1 8

VISTO:

E l I n f o r m e N"* 3 9 - 2 0 1 8 - S E C E J E - P N P / D I R P L A I N S - D I V M O D d e l 0 9 d e a b r i l d e l
2 0 1 8 , f o r m u l a d o p o r l a División d e Modernización y D e s a r r o l l o i n s t i t u c i o n a l d e l a Dirección d e
P l a n e a m i e n t o I n s t i t u c i o n a l d e l a Policía N a c i o n a l d e l Perú, s o b r e e l p r o y e c t o d e D i r e c t i v a q u e
e s t a b l e c e n o r m a s y p r o c e d i m i e n t o s p a r a l a formulación, aprobación y difusión d e l M a n u a l d e
Gestión d e P r o c e s o s y P r o c e d i m i e n t o s ( M G P P ) d e l a Policía N a c i o n a l d e l Perú

CONSIDERANDO:

Q u e , m e d i a n t e D e c r e t o S u p r e m o N** 0 2 6 - 2 0 1 7 - I N d e l 1 3 d e o c t u b r e d e l 2 0 1 7 . s e
aprobó e l R e g l a m e n t o d e l D e c r e t o L e g i s l a t i v o N " 1 2 6 7 - L e y d e l a Policía N a c i o n a l d e Perú, n o r m a
q u e e s t a b l e c e l a organización i n t e r n a , f u n c i o n e s , f a c u l t a d e s y a t n b u c i o n e s d e c a d a u n o d e l o s
órganos q u e c o n f o r m a n la Institución P o l i c i a l , m a r c o n o r m a t i v o q u e p e r m i t e l a formulación d e s u s
d o c u m e n t o s d e gestión i n s t i t u c i o n a l , e n t r e e l l o s e l M a n u a l d e Gestión d e P r o c e s o s y
Procedimientos;

Q u e , l a T e r c e r a Disposición F i n a l d e l D e c r e t o L e g i s l a t i v o N*' 1 2 6 7 - L e y d e l a
Policía N a c i o n a l d e l Perú, e s t a b l e c e q u e s o n d o c u m e n t o s d e gestión c o n i o s q u e c u e n t a e l
M i n i s t e r i o d e l I n t e r i o r e n s u condición d e E n t i d a d p a r a g e s t i o n a r o a d m i n i s t r a r e l s e c t o r d e m a n e r a
o r d e n a d a , planificada, eficiente y eficaz, tanto e n s u aspecto organizacional c o m o e n e l
relacionado c o n et c u m p l i m i e n t o d e los objetivos y m e t a s a s u cargo. P o r tanto, d e b e n ser
a p r o b a d o s e n f o r m a obligatoria por el Titular del Sector; el R e g l a m e n t o del D e a e t o Legislativo
N " 1 2 6 7 . e s t a b l e c e l o s d o c u m e n t o s d e gestión i n s t i t u c i o n a l q u e l a Policía N a c i o n a l d e l Perú e n
e l ámbito d e s u s c o m p e t e n c i a s r e q u i e r e p a r a e l c u m p l i m i e n t o d e l a función p o l i c i a l , l o s m i s m o s
q u e d e b e n g u a r d a r c o n c o r d a n c i a c o n l o s d o c u m e n t o s d e gestión i n s t i t u c i o n a l a p r o b a d o s p o r e l
M i n i s t e n o del Interior;

Q u e , e l n u m e r a l 1 5 d e l artículo 9° d e l D e c r e t o L e g i s l a t i v o N*» 1 2 6 7 - L e y d e l a
Policía N a c i o n a l d e l Perú, c o n c o r d a n t e c o n e l i n c i s o 1 8 d e s u R e g l a m e n t o , e s t a b l e c e c o m o u n a
d e l a s f u n c i o n e s d e l a C o m a n d a n c i a G e n e r a l d e l a Policía N a c i o n a l d e l Perú, a p r o b a r , e n e l
m a r c o d e s u c o m p e t e n c i a , t a s r e s o l u c i o n e s , m a n u a l e s , r e g l a m e n t o s , d i r e c t i v a s y demás
d o c u m e n t o s n o r m a t i v o s d e carácter i n t e r n o q u e r e g u l e n e l f u n c i o n a m i e n t o o p e r a t i v o y
a d m i n i s t r a t i v o d e l a Policía N a c i o n a l d e l Perú p a r a e l e j e r c i c i o d e la función p o l i c i a l ;

Q u e , e n l a Resolución M i n i s t e n a l N ' 0 1 7 8 - 2 0 1 3 - I N / D G P P q u e a p r u e b a l a
D i r e c t i v a N° 0 4 - 2 0 1 3 - I N - D G P P - D P P " N o r m a s y P r o c e d i m i e n t o s p a r a l a Elaboración. Aprobación
y Actualización d e l o s M a n u a l e s d e P r o c e d i m i e n t o s d e l M i n i s t e r i o d e l I n t e r i o r " , e s t a b l e c e e n t r e
s u s a l c a n c e s q u e l a s d i s p o s i c i o n e s c o n t e n i d a s e n e l l a c o n s t i t u y e n l i n e a m i e n t o s técnicos p a r a l a
Policía N a c i o n a l d e l Perú.
 Q u e . e n tal s e n t i d o resulta n e c e s a r i o a p r o b a r u n a Directiva q u e e s t a b l e z c a
l a metodoíogia d e t r a b a j o y l a s r e s p o n s a b i l i d a d e s d e l a s u n i d a d e s orgánicas p a r a l a
elaboraaón. aprobación y difusión d e l M a n u a l d e Gestión d e P r o c e s o s y P r o c e d i m i e n t o s
( M G P P ) d e l a Policía N a c i o n a l d e l Perú, l a m i s m a q u e c o n t i e n e c o m o a n e x o l a guía
metodológica c o m o d o c u m e n t o técnico o r i e n t a d o r s o b r e l a metodología p a r a l a
identificación, análisis, diseño y m e j o r a d e l o s p r o c e s o s y p r o c e d i m i e n t o s d e l o s órganos
y u n i d a d e s orgánicas d e l a Institución p o l i c i a l .

Q u e . l a División d e Modernización y D e s a r r o l l o I n s t i t u c i o n a l - D I V M O D -
D I R P L A I N S P N P , e s l a u n i d a d orgánica r e s p o n s a b l e d e c o o r d i n a r , d e s a r r o l l a r y e v a l u a r l a s
a c c i o n e s p a r a l a impiementación d e l p r o c e s o d e modernización y d e s a r r o l l o o r g a n i z a c i o n a l
e n l a Policía N a c i o n a l d e l Perú, i n c l u y e n d o l a simplificación a d m i n i s t r a t i v a y e l p r o c e s o d e
m e j o r atención a l a ciudadanía, c o n f o r m e a l s i s t e m a a d m i n i s t r a t i v o d e modernización d e l a
gestión pública;

Q u e , en e s e c o n t e x t o , d i c h a División, a n t e l a aprobaaón d e l R e g l a m e n t o
d e l D e c r e t o L e g i s l a t i v o N ' 1 2 6 7 - L e y d e t a Policía N a c i o n a l d e Perú, h a f o r m u l a d o l a
p r o p u e s t a d e D i r e c t i v a p a r a l a Elaboración d e l M a n u a l d e Gestión d e P r o c e s o s y
P r o c e d i m i e n t o s ( M G P P ) , l a m i s m a q u e c o n t i e n e c o m o a n e x o u n a guía metodológica p a r a
f a c i l i t a r s u aplicación, d i r i g i d a a b n n d a r u n a atención rápida y o n e n t a d a a l c i u d a d a n o ; a s i
c o m o , e n f o c a d a e n l a s n e c e s i d a d e s c i u d a d a n a s y e n l a reducción d e l o s n i v e l e s d e
d e s c o n f i a n z a d e l c i u d a d a n o h a c i a n u e s t r a Instituaón;

Q u e , l a Direcaón d e Asesoría Jurídica d e l a Policía N a a o n a l d e l Perú,

mediante Informe Legal N * 6 3 - 2018 - D G - P N P / S E C E J E / D I R A S J U R - D I V D J P N /
D E P F C J E P N d e l 2 3 d e f e b r e r o d e l 2 0 1 8 , opinó f a v o r a b l e m e n t e por l a formulaaón d e l a
D i r e c t i v a e n mención;

Lo p r o p u e s t o p o r e i C o r o n e l d e l a Policía N a c i o n a l d e l Perú, D i r e c t o r d e
P l a n e a m i e n t o i n s t i t u c i o n a l d e l a Policía N a o o n a l d e l Perú; y.

Lo o p i n a d o p o r e l G e n e r a l d e l a Policía N a c i o n a l d e l Perú, J e f e d e l E s t a d o
M a y o r G e n e r a l d e l a Policía d e l a N a c i o n a l d e l Perú.

G . > S E RESUELVE:

• ' Artículo 1 : A p r o b a r l a D i r e c t i v a q u e N o r m a l o s P r o c e d i m i e n t o s p a r a e l
D e s a r r o l l o e Impiementación d e l a Gestión d e P r o c e s o s e n l a Policía N a c i o n a l d e l Perú;
q u e t i e n e c o m o a n e x o u n a ( 0 1 ) Guía Metodológica, l a s c u a l e s f o r m a n p a r t e d e l a p r e s e n t e
resolución.

Artículo 2: P u b l i c a r l a p r e s e n t e resolución e n l a página w e b i n s t i t u c i o n a l d e

l a Policía N a c i o n a l d e l Perú y e n e l p o r t a l w e b "Águila 6 " d e l a Dirección d e R e c u r s o s
H u m a n o s d e l a Policía N a c i o n a l d e l Perú.

Regístrese, piqúese y pubtiquese

3 0 OCT 2018
A P I EL DEL ORIGINAL

LLE S A N T * ^ R U Z
G E N E F K L O E POLICIA
Síi CESAR GENERAL OE LA POLICÍA NACIONAL DEL PERÚ
 "AÑO DEL DIALOGO Y LA RECONCiUACION NACIONAL"

emEcmrnr m • 2111 -comceiimp/SECüE-DiBPUUNSPnniOD

R D . N° 0 6 1 - 2 0 1 8 - C O M G E N / E M G - P N P D E L 2 9 O C T 2 0 1 8

N O R M A R L O S P R O C E D I M I E N T O S P A R A E L D E S A R R O L L O E IMPLEMENTACIÓN
D E L A GESTIÓN D E P R O C E S O S E N L A POLICÍA N A C I O N A L D E L PERÚ.

OBJETIVO

N o r m a r t o s p r o c e d i m i e n t o s p a r a e l d e s a r r o l l o e impiementación d e l a Gestión p o r
P r o c e s o s e n l a Policía N a c i o n a l d e l Perú.
II. FINALIDAD
V--^ GOMEZ C.

G«^.PM> J/J C o n t a r c o n u n a h e r r a m i e n t a d e gestión q u e o r i e n t e l a fonnulación, aprobación y

actualización d e l M a n u a l d e Gestión d e P r o c e s o s y P r o c e d i m i e n t o s ( M G P P ) d e l a
Policía N a c i o n a l d e l P e a i , a e f e c t o s q u e l a s u n i d a d e s orgánicas y s u b u n i d a d e s
P N P p u e d a n i d e n t i f i c a r , a n a l i z a r , diseñar y m e j o r a r l o s p r o c e s o s y p r o c e d i m i e n t o s
a f i n d e d e s a r r o l l a r e i m p l e m e n t a r l a gestión p o r p r o c e s o s p a r a e l f o r t a l e c i m i e n t o y
8. P L O R E S M.
IPNP optimización d e l a función p o l i c i a l .

III. ALCANCE

Las disposiciones d e la presente Directiva son d e obligatorio cumplimiento d e

t o d o s l o s órganos y u n i d a d e s orgánicas d e l a Policía N a c i o n a l d e l Perú.
IV. RESPONSABILIDADES

A. L o s D i r e c t o r e s . S u b D i r e c t o r e s , J e f e s y R e s p o n s a b l e s d e l o s órganos y
u n i d a d e s orgánicas d e l a Policía N a c i o n a l d e l Perú, s o n r e s p o n s a b l e s d e l
e s t r i c t o c u m p l i m i e n t o d e las d i s p o s i c i o n e s c o n t e n i d a s e n la p r e s e n t e D i r e c t i v a ,
q u i e n e s para tal efecto designaran y c o n f o r m a r a n Equipos d e Trabajo, d e
acuerdo a las disposiciones establecidas.

B. L a División d e Modernización y D e s a r r o l l o I n s t i t u c i o n a l - Dirección d e

P l a n e a m i e n t o I n s t i t u c i o n a l P N P ( D I R P L A I N S ) c o m o órgano técnico e n e l
V E.HCMINAN1
CeranaIPNP
d e s a r r o l l o e implantación d e l p r o c e s o d e modernización i n s t i t u c i o n a l , e s l a
r e s p o n s a b l e d e b r i n d a r a s e s o r a m i e n t o . orientación y a s i s t e n c i a técnica a l o s
representantes integrantes d e los equipos d e trabajo, designados por los
r e s p e c t i v o s c o m a n d o s d e l o s órganos y u n i d a d e s orgánicas d e l a Policía
N a c i o n a l d e l Perú.

C. L o s J e f e s , e n c a r g a d o s y / o s u p e r v i s o r e s d e l a s U n i d a d e s , Áreas d e
P l a n e a m i e n t o , o l a s q u e h a g a s u s v e c e s d e l o s d i f e r e n t e s órganos y u n i d a d e s
orgánicas d e l a Policía N a c i o n a l d e l Perú, t i e n e n r e s p o n s a b i l i d a d c o m p a r t i d a
e n el c u m p l i m i e n t o d e las d i s p o s i c i o n e s d e la p r e s e n t e directiva.
 BASE LEGAL

A . L e y N° 2 7 6 5 8 . L e y M a r c o d e Modernización d e l a Gestión d e l E s t a d o ;
B . L e y N° 2 9 1 5 8 , L e y Orgánica d e l P o d e r E j e c u t i v o ( L O P E ) ;
C . D e c r e t o L e g i s l a t i v o N° 1 2 4 6 , q u e a p r u e b a d i v e r s a s m e d i d a s d e Simplificación
Administrativa; Decreto Legislativo 1310, que aprueba medida adicionales e n
simplificación a d m i n i s t r a t i v a ;
D . D e c r e t o L e g i s l a t i v o N° 1 2 6 6 . L e y d e Organización y F u n c i o n e s d e l M I N I N T E R y
s u R e g l a m e n t o a p r o b a d o m e d i a n t e D e a e t o S u p r e m o N° 0 0 4 - 2 0 1 7 - I N ;
E . D e c r e t o L e g i s l a t i v o N° 1 2 6 7 , L e y d e l a Policía N a c i o n a l d e l Perú;
F . D e c r e t o S u p r e m o N° 0 3 0 - 2 0 0 2 - P C M . R e g l a m e n t o d e la L e y Marco d e
Modernización d e l a Gestión d e l E s t a d o ;
G . D e c r e t o S u p r e m o N° 0 0 7 - 2 0 1 1 - P C M , q u e a p r u e b a l a metodología d e
simplificación a d m i n i s t r a t i v a y e s t a b l e c e d i s p o s i c i o n e s p a r a s u impiementación,
para la mejora d elos procedimientos administrativos y servicios prestados e n
exclusividad;
H . D e c r e t o S u p r e m o N° 1 0 9 - 2 0 1 2 - P C M . q u e a p r u e b a ta Estrategia para l a
Modernización d e l a Gestión Pública;
I. D e c r e t o S u p r e m o N° 0 0 4 - 2 0 1 3 - P C M , q u e a p r u e b a l a Política N a c i o n a l d e
Modernización d e l a Gestión Pública;
J. D e c r e t o S u p r e m o N° 0 2 6 - 2 0 1 7 - I N , q u e a p r u e b a e l R e g l a m e n t o d e l Decreto
L e g i s l a t i v o N° 1 2 6 7 L e y d e l a Policía N a c i o n a l d e l Perú;
K. D e c r e t o S u p r e m o . 0 0 6 - 2 0 1 7 - J U S , q u e a p r u e b a e l T e x t o Único O r d e n a d o d e l a
L e y N° 2 7 4 4 4 L e y d e P r o c e d i m i e n t o A d m i n i s t r a t i v o G e n e r a l ;
L. Resolución M i n i s t e r i a l N° 1 2 5 - 2 0 1 3 - P C M , q u e a p r u e b a e l P l a n d e
Impiementación d e l a Política N a c i o n a l d e Modernización d e l a Gestión Pública
2013-2016;
M . Resolución M i n i s t e r i a l N° 1 7 8 - 2 0 1 3 - I N / D G P P , q u e a p r u e b a l a D i r e c t i v a N*' 0 4 -
2 0 1 3 - I N - D G P P - D P P " N o n n a s y P r o c e d i m i e n t o s p a r a l a Elaboración,
Aprobación y Actualización d e l o s M a n u a l e s d e P r o c e d i m i e n t o s d e l M i n i s t e r i o
del Interior;
N . Resolución M i n i s t e r i a l N° 1 7 3 - 2 0 1 7 - I N , q u e a p r u e b a l a E s t r a t e g i a p a r a l a M e j o r a
d e l a C a l i d a d d e l a Atención P r e s t a d a a l a Ciudadanía e n e l M i n i s t e r i o d e l I n t e r i o r
y l a Policía N a c i o n a l d e l Perú 2 0 1 7 - 2 0 1 9 ;
O . Resolución M i n i s t e r i a l N° 4 1 0 - 2 0 1 7 - I N , q u e a p r u e b a " P l a n d e Simplificación
A d m i n i s t r a t i v a 2 0 1 7 - 2 0 1 9 del Ministerio del Interior";
P . Resolución M i n i s t e r i a l N° 4 1 1 - 2 0 1 7 - I N , q u e a p r u e b a e l P l a n d e Modernización
del S e c t o r Interior 2 0 1 7 - 2 0 2 1 .

2
VI. DISPOSICIONES G E N E R A L E S

A. DEFINICIONES

1. Gestión por procesos.

E n f o q u e metodológico q u e s i s t e m a t i z a a c t i v i d a d e s y p r o c e d i m i e n t o s , t a r e a s
y f o r m a s d e trabajo c o n t e n i d a s e n la " c a d e n a d e valor" a fin d e convertirlas
e n una secuencia, que asegure que los bienes y servicios generen impactos
p o s i t i v o s p a r a e l c i u d a d a n o , e n función d e l o s r e c u r s o s d i s p o n i b l e s .
C o m p r e n d e t a identificación, e l análisis, l a m e j o r a o c a m b i o r a d i c a l e i n c l u y e
e l u s o d e h e r r a m i e n t a s , metodologías y s u c o n t r o l .

2. Documentos de gestión por procesos.

S o n d o c u m e n t o s técnicos n o r m a t i v o s , q u e r e g u l a n e l f u n c i o n a m i e n t o d e l o s
p r o c e s o s d e u n a entidad d e m a n e r a integral, i n c l u y e n d o e n t r e ellas: el M a p a
d e P r o c e s o s n i v e l O y l o s M a n u a l e s d e Gestión d e P r o c e s o s y
Procedimientos.

3. Mapa de procesos Nivel O (MP).

E l M a p a d e P r o c e s o s e s u n d o c u m e n t o q u e m u e s t r a u n a representación
gráfica d e l a s e c u e n c i a e interacción d e l o s d i f e r e n t e s p r o c e s o s q u e t i e n e l a
e n t i d a d , c l a s i f i c a d o s e n p r o c e s o s estratégicos, o p e r a t i v o s o m i s i o n a l e s y d e
a p o y o o s o p o r t e , así c o m o l a s F i c h a s Técnicas d e c a d a P r o c e s o n i v e l 0 . E l
objetivo de e s t e d o c u m e n t o e s identificar t o d o s los p r o c e s o s d e nivel O y s u s
características.

4. Procesos Nivel O

G n j p o d e p r o c e s o s u n i d o s p o r e s p e c i a l i d a d , e s e l n i v e l más a g r e g a d o . S e
t e c o n o c e también c o m o M a c r o p r o c e s o .
5. Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos - MGPP.

E s u n i n s t r u m e n t o n o n n a t i v o d e carácter i n s t r u c t i v o e i n f o r m a t i v o q u e
a g r u p a l o s p r o c e s o s y p r o c e d i m i e n t o s a través d e u n a s e c u e n c i a lógica y
o r d e n a d a d e l a s a c t i v i d a d e s y t a r e a s q u e l o i n t e g r a n , señalando q u i e n , q u e ,
c u a n d o , c o m o , d o n d e y p a r a qué s e r e a l i z a ; i n c l u y e además a l o s órganos
q u e intervienen y el t i e m p o e n q u e s e ejecutan. D e b e guardar coherencia
con los respectivos dispositivos legales y/o administrativos, que regulan e l
f u n c i o n a m i e n t o d e ta e n t i d a d .

6. Proceso

Et p r o c e s o e s el c o n j u n t o d e p r o c e d i m i e n t o s , a c t i v i d a d e s y t a r e a s l l e v a d a s
a cabo d e m a n e r a articulada y coordinada (en secuencia o e n paralelo),
para transformar entradas e n salidas, siguiendo reglas ( o controtes); y.
u t i l i z a n d o r e c u r s o s , c u y o propósito e s d a r r e s p u e s t a e f e c t i v a a t a s
e x p e c t a t i v a s d e t o s G r u p o s d e Interés ( s t a t < e h o t d e r s ) d e ta Policía N a c i o n a l
d e l Perú, m e d i a n t e s e r v i c i o s q u e l e s g e n e r a n satisfacción ( o u t c o m e s ) .
 7, Procedimiento

E s la s e c u e n c i a y el m o d o c o m o s e realiza un conjunto de acciones para l a

consecución d e u n
T o d o procedimiento
l a detenninación d e
tecnológicos.
8. Diagrama de Flujo
fin d e t e r m i n a d o d e n t r o d e u n c o n t e x t o a d m i n i s t r a t i v o .
involucra, entre otros, actividades y tareas del personal,
t i e m p o s d e realización, e l u s o d e r e c u r s o s m a t e r i a l e s y

E s l a representación gráfica d e u n p r o c e s o o p r o c e d i m i e n t o , q u e m u e s t r a y
guía l a s a c t i v i d a d e s d e s a r r o l l a d a s ; a través d e l c u a l s e p u e d e i d e n t i f i c a r l a s
actividades q u e c a u s a n problemas o n o agregan valor.

9. Órgano o dueño del proceso

Órgano r e s p o n s a b l e d e l a ejecución d e u n p r o c e s o .
10. Cadena de Valor

E s u n m o d e l o teórico q u e p e m r i i t e d e s c r i b i r e l d e s a r r o l l o d e l a s a c t i v i d a d e s
d e u n a organización g e n e r a n d o v a l o r a l c l i e n t e final.

B. TAREAS ESPECÍFICAS

1. L o s D i r e c t o r e s . S u b D i r e c t o r e s , J e f e s y / o R e s p o n s a b l e s d e l o s Órganos
y U n i d a d e s Orgánicas d e l a Policía N a c i o n a l d e l Perú, r e a l i z a r a n l a s
siguientes acciones:

a. Promoverán e l d e s a r r o l l o d e l a gestión p o r p r o c e s o s
implementándola c o m o política i n s t i t u c i o n a l e n c o n c o r d a n c i a c o n l o s
l i n e a m i e n t o s d e l a política d e l S e c t o r I n t e r i o r .
b. Preverán q u e l o s p l a n e s o p e r a t i v o s , o b j e t i v o s y m e t a s a c u m p l i r
estén a r t i c u l a d a s a l d e s a r r o l l o d e gestión p o r p r o c e s o s y
mejoramiento continuo.
c. P a r t i c i p a r a n p r o a c t i v a m e n t e e n l a s a c t i v i d a d e s d e sensibilización y
orientación técnica q u e s e p r o g r a m e n , a través d e l a División d e
Modernización y D e s a r r o l l o I n s t i t u c i o n a l - D I R P L A I N S P N P .
d. Adoptarán y dictarán l a s m e d i d a s c o r r e s p o n d i e n t e s p a r a c o n t a r c o n ,
p a r a c o n t a r c o n e l a s e s o r a m i e n t o , orientación y a s i s t e n c i a técnica
d e l órgano técnico d e l a División d e Modernización y D e s a n - o l l o
I n s t i t u c i o n a l - D I R P L A I N S P N P , a fin d e f o r t a l e c e r e l p r o c e s o d e
modernización i n s t i t u c i o n a l .
e. Designarán a l p e r s o n a l p o l i c i a l i n t e g r a n t e s d e l o s e q u i p o s d e t r a b a j o
r e s p o n s a b l e s d e l a formulación d e l o s p r o c e s o s y p r o c e d i m i e n t o s d e
l a U n i d a d o S u b U n i d a d P o l i c i a l a s u c a r g o , e n coordinación c o n l a
División d e Modernización y D e s a r r o l l o I n s t i t u c i o n a l - D I R P L A I N S -
PNP.
1. Dispondrán q u e l o s r e s p o n s a b l e s d e l a s u n i d a d e s , áreas d e
P l a n e a m i e n t o , o l a s q u e h a g a s u s v e c e s i m p u l s e n l a medición d e l o s
 p r o c e s o s c o n l a f i n a l i d a d d e m o n i t o r e a r s u desempeño, a través d e
i n d i c a d o r e s d e gestión p a r a m e d i r y e v a l u a r e l a v a n c e e
impiementación d e l a gestión p o r p r o c e s o s .
g. Proveerán l o s m e d i o s y r e c u r s o s n e c e s a r i o s , p a r a o p t i m i z a r y
f o r t a l e c e r l a s c a p a c i d a d e s d e l o s e q u i p o s d e t r a b a j o así c o m o p a r a
c o n t a r c o n u n i n s t r u m e n t o d e gestión d e b i d a m e n t e c o o r d i n a d o ,
v a l i d a d o y a r t i c u l a d o c o n l a División d e Modernización y D e s a r r o l l o
Institucional - D I R P L A I N S - P N P .
h. Establecerán l o s m e c a n i s m o s d e coordinación p a r a l a comunicación
fluida e i n t e r c a m b i o d e información q u e p e r m i t a l a óptima
formulación d e l M a n u a l d e Gestión d e P r o c e s o s y P r o c e d i m i e n t o s d e
la U n i d a d o S u b U n i d a d Policial a s u cargo.
i. Promoverán i n i c i a t i v a d e m e j o r a e n l o s p r o c e s o s y p r o c e d i m i e n t o s
así c o m o l a actualización y m e j o r a c o n t i n u a e n l a formulación d e l
m a p a d e p r o c e s o s y m a n u a l d e gestión d e p r o c e s o s y
p r o c e d i m i e n t o s , d e m a n e r a dinámica y q u e r e s p o n d a n a l a s
n e c e s i d a d e s d e s e r v i c i o q u e b r i n d a l a Policía N a c i o n a l d e l Perú a l a
sociedad.
j. L a S u b C o m a n d a n c i a G e n e r a l , Inspectoría G e n e r a l , Secretaría
E j e c u t i v a , l a E s c u e t a N a c i o n a l d e Formación P r o f e s i o n a l y S a n i d a d
P o l i c i a l a d o p t a r a n l a s a c c i o n e s y dispondrán l a s m e d i d a s q u e
con-espondan a los responsables, para presentar y aprobar en e l
ámbito d e s u c o m p e t e n c i a f u n c i o n a l e l M a n u a l d e Gestión d e
r P r o c e s o s y P r o c e d i m i e n t o s ( M G P P ) d e l o s d i f e r e n t e s órganos y
u n i d a d e s orgánicas q u e l a c o n f o r m a n .
k. L a Dirección d e P l a n e a m i e n t o I n s t i t u c i o n a l a través d e l a División d e
Modernización y D e s a n - o l l o I n s t i t u c i o n a l P N P ( D I R P L A I N S ) ,
c o n s o l i d a r a n l o s M a n u a l e s d e Gestión d e P r o c e s o s y P r o c e d i m i e n t o s
r ( M G P P ) f o r m u l a d o s p o r l o s d i f e r e n t e s órganos y u n i d a d e s orgánicas
d e l a Policía N a c i o n a l d e l P e a i , c o n l a f i n a l i d a d d e p r e s e n t a r a l
E s t a d o M a y o r G e n e r a l P N P el Proyecto final del M G P P Institucional
p a r a s u aprobación p o r l a C o m a n d a n c i a G e n e r a l d e l a Policía
N a c i o n a l d e l Perú.

D I S P O S I C I O N E S ESPECÍFICAS:
r
A. C O N F O R M A C I O N DE LOS EQUIPOS DE T R A B A J O

L o s dueños o r e s p o n s a b l e s d e l o s p r o c e s o s n i v e l O, deberán d e s i g n a r a l o s
r e p r e s e n t a n t e s d e l o s e q u i p o s d e t r a b a j o , p a r a l o c u a l l a s u n i d a d e s , áreas d e
P l a n e a m i e n t o , o l a s q u e h a g a s u s v e c e s coordinarán c o n l o s r e s p o n s a b l e s d e
l a s u n i d a d e s , p a r a l a identificación, caracterización, fonnulación y m e j o r a m i e n t o
d e l o s p r o c e s o s y / o p r o c e d i m i e n t o s según c o n - e s p o n d a . L o s c u a l e s estarán
c o n f o r m a d o s por: u n Oficial S u p e r i o r , u n Oficial d e P l a n e a m i e n t o , o las q u e h a g a
s u s v e c e s , y r e p r e s e n t a n t e s l a s u n i d a d e s u s u a r i a s ( c o n u n mínimo d e 5
personas por grupo).
B. ACTIVIDADES A DESARROLLAR POR L O S EQUIPOS DE TRABAJO:

1. I n t e r n a l i z a r l a s n o n n a s d e carácter l e g a l e i n s t r u m e n t o s técnicos-normativos
d i c t a d o s p a r a l a implantación y d e s a r r o l l o d e l P r o c e s o d e Modernización e n
la P N P
2. A n a l i z a r l o s d o c u m e n t o s n o n n a t i v o s d e gestión i n s t i t u c i o n a l q u e e s t a b l e c e n
l a misión y organización y f u n c i o n e s d e l a u n i d a d orgánica r e s p e c t i v a , así
c o m o d e s u s r e s p e c t i v o s órganos.
3. Identificar y definir d e m a n e r a clara l o s procesos, procedimientos,
a c t i v i d a d e s y t a r e a s q u e c o r r e s p o n d a n , e n l o s q u e p a r t i c i p a e l órgano q u e
r e p r e s e n t a c o m o dueño d e l p r o c e s o , así c o m o d e l o s s e r v i c i o s o p r o d u c t o s
que generan.
4. Identificar las interrelaciones entre los procesos.
5. Describir los procesos y procedimientos e n las fichas respectivas.
6. Elaborar los flujogramas d e los procedimientos desan-ollados.
7. C o o r d i n a r l a validación d e l a s f i c h a s y f l u j o g r a m a s c o n e l t i t u l a r d e l órgano
c o r r e s p o n d i e n t e y e l dueño d e l p r o c e s o n i v e l 0 .
8. R e m i t i r a l a D I R P L A I N S P N P l o s M G P P s p o r p a r t e d e l o s dueños d e l o s
p r o c e s o s p a r a l a opinión técnica, validación y s u trámite c o r r e s p o n d i e n t e
p a r a s u aprobación.
9. L a identificación, caracterización, narración d e l o s p r o c e d i m i e n t o s
p r o p u e s t a s d e m e j o r a s , rediseño y elaboración d e l o s f l u j o g r a m a s están a
c a r g o d e l o s e q u i p o s d e t r a b a j o b a j o l a supervisión d e l o s dueños d e l o s
procesos.

C. DE L O S RESPONSABLES DE LA FORMULACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN

DEL MGPP DE LA PNP

1 . L a elaboración y / o actualización d e l M G P P d e l a P N P estará a c a r g o d e c a d a

dueño d e l p r o c e s o n i v e l O ( M a c r o p r o c e s o ) , d e f i n i d o s c o m o p r o c e s o s
estratégicos, o p e r a t i v o s o m i s i o n a l e s y d e a p o y o o s o p o r t e .

2 . L o s órganos y u n i d a d e s orgánicas deberán e n v i a r e l P r o y e c t o d e M G P P a l a

División d e Modernización y D e s a r r o l l o I n s t i t u c i o n a l d e l a D I R P L A I N S , e n u n
p l a z o máximo d e c u a r e n t a y c i n c o ( 4 5 ) días c a l e n d a r i o , c o n t a d o s d e s d e l a
aprobación d e l a p r e s e n t e d i r e c t i v a e n f o r m a física y v i r t u a l , a l o s c o r r e o s
electrónicos: s e c e j e d i r p l a i n s d i v m o d @ p n p g o b . p e y r a c q u a r o n e 2 0 0 8 @ h o t m a i l . c o m

3 . P a r a e l p r o c e s o d e elaboración d e l M G P P , l o s órganos y u n i d a d e s orgánicas

deberán s o l i c i t a r asesoría técnica y metodológica a l a División d e
Modemización y D e s a r r o l l o I n s t i t u c i o n a l D I R P L A I N S P N P .

D. DE LOS RESPONSABLES DEL ASESORAMIENTO DEL MGPP

1 . L a Dirección d e P l a n e a m i e n t o I n s t i t u c i o n a l d e l a P N P ( D I R P L A I N S P N P ) a
través d e l a División d e Modernización y D e s a n - o l l o I n s t i t u c i o n a l , e s l a
6
 e n c a r g a d a d e p l a n e a r , c o o r d i n a r , c o n d u c i r y b r i n d a r a s i s t e n c i a técnica e n l a
formulación y actualización d e l o s M G P P d e l a P N P .

2 . L a D I R P L A I N S P N P emitirá l a s d i s p o s i c i o n e s q u e c o n s i d e r e p e r t i n e n t e s p a r a
f a c i l i t a r e l c u m p l i m i e n t o d e s u función d e a s e s o r a m i e n t o y s o p o r t e , a q u e s e
r e f i e r e e l pán-afo p r e c e d e n t e .

3 . L a D I R P L A I N S P N P asignará a s o l i c i t u d d e l o s dueños d e l o s p r o c e s o s n i v e l
O, a u n r e p r e s e n t a n t e q u e hará l a s v e c e s d e f a c i l i t a d o r metodológico,
asesorándolos e n l a formulación d e l M a n u a l d e Gestión d e P r o c e s o s y
Procedimientos correspondiente.

E . D E L A S CARACTERÍSTICAS D E L M A N U A L D E GESTIÓN D E P R O C E S O S Y
PROCEDIMIENTOS - MGPP DE LA PNP

1 . E l M G P P d e b e t e n e r l a s s i g u i e n t e s características:

a. Información c o m p l e t a , c o n c i s a y c l a r a .
b. Fácil m a n e j o e identificación d e c a d a p r o c e s o y p r o c e d i m i e n t o .
c. Deberá ceñirse a l o e s t i p u l a d o e n e l M a n u a l d e Documentación P o l i c i a l
y l a Guía d e P r o c e d i m i e n t o s ( a n e x o l ) .

2. E l contenido d e c a d a u n o d e los rubros del M G P P d e b e sujetarse a las

i n s t r u c c i o n e s d e l a "GUÍA METODOLÓGICA P A R A L A ELABORACIÓN D E L
M A N U A L D E GESTIÓN D E P R O C E S O S Y P R O C E D I M I E N T O S ( M G P P ) " d e l
A n e x o 1 , a l i g u a l q u e p a r a l a elaboración d e l a F i c h a d e P r o c e s o , F i c h a
P r o c e d i m i e n t o y D i a g r a m a d e F l u j o ; así c o m o a l a s d i s p o s i c i o n e s específicas
q u e e m a n a n d e la D I R P L A I N S .

F. CONSOLIDACIÓN Y C O M P E N D I O D E L M G P P D E L A P N P

1 . L a S u b C o m a n d a n c i a G e n e r a l , Inspectoría G e n e r a l , Secretaría E j e c u t i v a , l a
E s c u e l a N a c i o n a l d e Formación P r o f e s i o n a l y S a n i d a d P o l i c i a l consolidarán
e l M G P P d e s u ámbito, p a r a s u remisión a l a División d e Modernización y
Desarrollo Institucional - D I R P L A I N S .

2 . L a D I R P L A I N S P N P a través d e l a División d e Modernización y D e s a r r o l l o

I n s t i t u c i o n a l , c o n s o l i d a y c o m p e n d i a l a información d e l M G P P d e l o s órganos
y u n i d a d e s orgánicas, f o r m u l a n d o e l i n f o r m e técnico d e opinión f a v o r a b l e ,
c o r r e s p o n d i e n t e y e l p r o y e c t o d e resolución p a r a e l trámite d e aprobación
c o r r e s p o n d i e n t e a través d e l E s t a d o M a y o r G e n e r a l P N P .

G. APROBACIÓN D E L M G P P D E L A P N P

1 . L a División d e Modernización y D e s a r r o l l o I n s t i t u c i o n a l compilará l o s d i v e r s o s

M a n u a l e s d e Gestión d e P r o c e s o s y P r o c e d i m i e n t o s d e l o s órganos
dependientes d e la P N P para presentar al Estado Mayor General P N P . e l

7
 P r o y e c t o F i n a l d e l M P P G a f i n d e g e s t i o n a r l a aprobación mediante
Resolución d e l a C o m a n d a n c i a G e n e r a l d e l a P N P .

H . ACTUALIZACIÓN D E L M G P P D E L A P N P ( C O M O S E V A A C T U A L I Z A R /
GESTION DE CONOCIMIENTO/MEJORA CONTINUA)

1. E l M G P P p o r s e r u n i n s t r u m e n t o d e gestión, d e b e m a n t e n e r s e a c t u a l i z a d o
p o r m e d i o d e r e v i s i o n e s periódicas, p o r l o s dueños d e l o s p r o c e s o s , q u e
p e r m i t a n s u evaluación, a s i c o m o s u modificación, s i g u i e n d o l a s m i s m a s
disposiciones consideradas en lapresente Directiva.

2. El M G P P debe actualizarse o modificarse en los siguientes casos:

a . P o r reorganización o reestructuración orgánica f u n c i o n a l d e l a Policía

N a c i o n a l d e l Perú, d e l órgano o u n i d a d orgánica q u e c o r r e s p o n d a .

b. C u a n d o s e a p r u e b e n o m o d i f i q u e n d i s p o s i c i o n e s q u e afecten e l
desarrollo del proceso o procedimiento establecido.

3. L a actualización, modificación p a r a s u p o s t e r i o r aprobación d e l M G P P

r e q u i e r e d e l i n f o r m e técnico p r e v i o d e opinión f a v o r a b l e d e l a Dirección d e
P l a n e a m i e n t o I n s t i t u c i o n a l d e l a P N P a través d e l a División d e
Modemización y D e s a n - o l l o I n s t i t u c i o n a l .

VIII. DISPOSICIÓN C O M P L E M E N T A R I A :

A . L o s a s p e c t o s n o c o n t e m p l a d o s e n l a p r e s e n t e D i r e c t i v a , serán c o o r d i n a d o s y
r e s u e l t o s p o r l a Dirección d e P l a n e a m i e n t o I n s t i t u c i o n a l d e l a P N P a través d e
l a División d e Modemización y D e s a r r o l l o I n s t i t u c i o n a l - D I R P L A I N S - P N P .

DISPOSICIONES FINALES:

A . L a p r e s e n t e d i r e c t i v a d e j a s i n e f e c t o t o d a a q u e l l a n o n n a t i v i d a d d e carácter
i n t e r n o q u e la c o n t r a v e n g a .

X. VIGENCIA:

A . L a p r e s e n t e d i r e c t i v a entrará e n v i g e n c i a a p a r t i r d e l día s i g u i e n t e d e s u
aprobación, m e d i a n t e Resolución d e l a C o m a n d a n c i a G e n e r a l P N P .

ANEXOS

A N E X O N o . 1 : Guía metodológica

8
 POLICÍA N A C I O N A L
D E L PERÚ
DIRECCIÓN DE PLANEAMIENTO INSTITUCIONAL

DIVISIÓN DE MODERNIZACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL

GUÍA METODOLÓGICA

P A R A L A ELABORACIÓN DEL
M A N U A L D E GESTIÓN D E
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
(MGPP)

L i m a , Octubre del 2 0 1 8
 Ministerio del Interior

Señor Carlos MORAN S O T O

Comandante General de la Policía Nacional del Perú

General de Policía José Luis L A V A L L E SANTA C R U Z

Director de Planeamiento Institucional PNP

Coronel PNP José Carlos MENDEZ LENGUA

Jefe de la División de Modernización y Desarrollo Institucional

Coronel PNP Edgar José HORNA MORENO

©Policía N a c i o n a l d e l Perú - P N P M A R Z O 2 0 1 8
P l a z a 3 0 d e a g o s t o s / n Urbanización Córpac, S a n I s i d r o , L i m a .
Teléfono: 0 1 - 2 2 4 3 7 0 4
www.pnp.gob.pe
e-mail: direpp.avudantia@policia.gob.pe
seceje.dirplains.divmod@pnp.gob.pe

2
 Siglas

Cuadro de Puesto de la Entidad

Decreto Legislativo

Decreto Supremo

Dirección de Planeamiento Institucional

\ L L. LAV LLC S. División de Modemización y Desarrollo Institucional

Ley Orgánica del Poder Ejecutivo

Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos

Ministerio del Interior

Manual de Perfil de Puesto

Presidencia del Consejo de Ministros

Plan Estratégico Institucional

Plan Estratégico Sectorial Multianual

Policía Nacional del Perú

Plan Operativo Institucional

Resolución Ministerial

Reglamento de Organización y Funciones

Secretaria de Gestión Pública

Texto Único Ordenado

Texto Único de Procedimientos Administrativos

 ÍNDICE

1 . INTRODUCCIÓN 5
2. O B J E T I V O D E L A G U I A M E T O D O L O G I C A 6
3. A L C A N C E 6
4. B A S E L E G A L 6
5. A S P E C T O S G E N E R A L E S 7
5.1. L a gestión p o r p r o c e s o s p a r a u n a e f e c t i v a e s t r a t e g i a d e gestión 8
5.2. ¿Qué e s u n P r o c e s o ? 9
5.3. Transitar de un enfoque funcional a un enfoque basado e n procesos
orientada a resultados 10
5.4. Tipos de Procesos 12
5.5. Desagregación d e l o s P r o c e s o s 14
6 . D E S A R R O L L O D E L A METODOLOGÍA P A R A ELABORACIÓN D E L
M A N U A L D E GESTIÓN D E P R O C E S O S Y P R O C E D I M I E N T O S ( M G P P ) . ...17
6.1. Etapa Preparatoria 19
6 . 1 . 1 . Análisis d e l a situación d e l a u n i d a d orgánica 19
6.1.2. Elaborar el P l a n de T r a b a j o del G r u p o Impulsor del M G P P 19
6.1.3. Capacitar a los encargados de implementar 20
6 . 1 . 4 . S e n s i b i l i z a r a t o d a l a institución p o l i c i a l 21
6.2. E t a p a d e Diagnóstico e Identificación d e p r o c e s o s 21
6 . 2 . 1 . A n a l i z a r e l propósito d e l a institución p o l i c i a l 21
6.2.2. Identificar los destinatarios del servicio policial; y los servicios q u e
brinda la entidad 23
6.2.3. Elaborar el M a p a de P r o c e s o s actuales ( P r o c e s o s d e Nivel 0) 23
6 . 2 . 4 . D e t e r m i n a r l o s p r o c e s o s y p r o c e d i m i e n t o s d e l a u n i d a d orgánica 25
6.2.5. Describir los procesos y procedimientos actuales 27
6 . 2 . 6 . P r o c e d i m i e n t o d e elaboración Práctica d e l M G P P 28
6.3. M e j o r a de los procesos 41
6.3.1. Medir, analizar y evaluar los procesos 41
6.3.2. Mejorar los procesos 42
6 . 3 . 3 . Documentación d e l o s p r o c e s o s m e j o r a d o s 44
6 . 3 . 4 . I n s t i t u c i o n a l i z a r l a Gestión p o r P r o c e s o s 44
7. B I B L I O G R A F I A 45
 1. INTRODUCCIÓN

L a institución p o l i c i a l ingresó a u n p r o c e s o d e adecuación a l a n u e v a

normatividad vigente. Efectivamente, el 1 8 d e diciembre d e l2016 s e
publicó e l D e c r e t o L e g i s l a t i v o N° 1 2 6 7 , n u e v a L e y d e l a Policía N a c i o n a l
d e Perú y s u R e g l a m e n t o a p r o b a d o c o n D e c r e t o S u p r e m o N° 0 2 6 - 2 0 1 7 -
I N e l 1 3 d e o c t u b r e d e l 2 0 1 7 . A p a r t i r d e e s t a f e c h a s e inició u n p r o c e s o
d e adecuación orgánica d e t o d a l a institución p o l i c i a l .

E l m o m e n t o e s u n a b u e n a o p o r t u n i d a d histórica p a r a f o r t a l e c e r l a
ULAV U X E S e s t r a t e g i a d e modernización d e l a P N P e n l o s t r e s c o m p o n e n t e s d e l t e r c e r
p i l a r d e l a Política d e Modernización d e l a Gestión Pública, e s t o s s o n : l a
gestión p o r p r o c e s o s , simplificación a d m i n i s t r a t i v a y organización
i n s t i t u c i o n a l . E s e n e s t e m a r c o q u e l a División d e Modernización y
D e s a r r o l l o I n s t i t u c i o n a l ( D I V M O D ) d e l a Dirección d e P l a n e a m i e n t o
Institucional ( D I R P L A I N S ) d e la P N P viene produciendo los materiales
n e c e s a r i o s p a r a acompañar a t o d a l a institución e n e s t e p r o c e s o .

E l M a n u a l d e Gestión d e P r o c e s o s y P r o c e d i m i e n t o s ( M G P P ) e s u n o d e
l o s d o c u m e n t o d e gestión f u n d a m e n t a l q u e t i e n e c o m o o b j e t i v o
e s t a n d a r i z a r l a s a c c i o n e s q u e r e a l i z a u n a e n t i d a d y t i e n e carácter d e s e r
un d o c u m e n t o instructivo e informativo q u e debe garantizar l a
comprensión p o r t o d o s l o s i n v o l u c r a d o s e n d e t e r m i n a d o p r o c e s o y f a c i l i t a r
l a adaptación d e n u e v o s c o l a b o r a d o r e s p a r a e l d e s a r r o l l o d e s u s
funciones. E s en este sentido, laD I V M O D elaboro su M G P P para que sea
u t i l i z a d o c o m o r e f e r e n t e p o r l o s demás órganos y u n i d a d e s orgánicas d e
l a institución p o l i c i a l .

S i n e m b a r g o , p o r t r a t a r s e d e u n d o c u m e n t o e m i n e n t e m e n t e técnico e s
necesario q u e el personal q u e a s u m a esta tarea c u e n t e con c a p a c i d a d e s
para elaborar s u propio M G P P . E s por ello q u e c o n s i d e r a m o s necesario
e l a b o r a r u n a Guía Metodológica d e fácil comprensión q u e acompañe p a s o
a p a s o l a elaboración d e l M G P P e n c a d a u n i d a d orgánica. E n e s t a
orientación l a D I V M O D prestará capacitación y a s i s t e n c i a técnica p a r a e l
l o g r o d e e s t e propósito.

P a r a p r o d u c i r e s t a Guía Metodológica s e revisó, analizó y adecuó

d i v e r s a s f u e n t e s bibliográficas q u e h a c e m o s c o n s t a n c i a e n l o s p i e s d e
página y a l f i n a l d e l a guía.

E s v o l u n t a d d e l a Dirección d e l a D I R P L A I N S , l a j e f a t u r a d e l a D I V M O D
de la P N P y e l equipo d e colaboradores comprometidos c o nla
modemización d e l a institución p o l i c i a l , acompañar e n e s t e p r o c e s o a t o d a
l a P o l i c i a l N a c i o n a l d e l Perú. E s t a m o s a s u s s e r v i c i o s .
 2. OBJETIVO DE LA GUIA METODOLOGICA

O r i e n t a r s o b r e l a metodología p a r a l a identificación, análisis, diseño y

m e j o r a d e l o s p r o c e s o s y p r o c e d i m i e n t o s d e l o s órganos y u n i d a d e s
orgánicas d e l a Policía N a c i o n a l d e l Perú ( P N P ) . Así c o m o l a formulación,
aprobación y actualización d e l M a n u a l d e Gestión d e P r o c e s o s y
Procedimientos ( M G P P ) d e la P N P .

r 3. ALCANCE

L a p r e s e n t e Guía Metodológica e s d e r e c o m e n d a b l e aplicación e n l o s

órganos y u n i d a d e s orgánicas d e n i v e l estratégico, a d m i n i s t r a t i v o y
o p e r a t i v o m i s i o n a l d e l a Policía N a c i o n a l d e l Perú p a r a l a elaboración d e
l o s M a n u a l e s d e Gestión d e P r o c e s o s y P r o c e d i m i e n t o s (MGPP)^

Recuerda:

E l MGPP " e s un instrumento normativo de carácter instructivo e informativo que

agrupa procedimientos que describen la secuencia lógica de las acciones en los
procedimientos que lo integran, señalando quien, cómo, cuándo y para qué lia de
realizarse; incluye además a los órganos que interviene y el tiempo en que se
ejecutan. Debe guardar coherencia con los respectivos dispositivos legales y/o
administrativos, que regulan el funcionamiento de la entidacT

4. B A S E L E G A L

a) L e y N ' ' 2 7 6 5 8 . L e y M a r c o d e Modernización d e l a Gestión d e l E s t a d o ;

b) L e y N° 2 9 1 5 8 , L e y Orgánica d e l P o d e r E j e c u t i v o ( L O P E ) ;

c) D e c r e t o L e g i s l a t i v o N° 1 2 4 6 , q u e a p r u e b a d i v e r s a s m e d i d a s d e
Simplificación A d m i n i s t r a t i v a ;

d) Decreto Legislativo 1 3 1 0 , q u e aprueba medida adicionales e n

simplificación a d m i n i s t r a t i v a ;

e) D e c r e t o L e g i s l a t i v o N° 1 2 6 6 , L e y d e Organización y F u n c i o n e s d e l
M I N I N T E R y s u R e g l a m e n t o a p r o b a d o m e d i a n t e D e c r e t o S u p r e m o N°
004-2017-IN;

Esta definición de MGPP está en la Directiva N' 04-2013-1N-DGPP-DPP "Normas y Procedimientos para la Elaboración. Aprobación
y Actualización de los Manuales de Procedimientos del Ministerio del Interior", aprobada por RM N* 017S-2013-INA}GPP.
f) D e c r e t o L e g i s l a t i v o N"* 1 2 6 7 , L e y d e l a Policía N a c i o n a l d e l Perú;

g) D e c r e t o S u p r e m o N° 0 3 0 - 2 0 0 2 - P C M , R e g l a m e n t o d e l a L e y M a r c o d e
Modernización d e l a Gestión d e l E s t a d o ;

h) D e c r e t o S u p r e m o N° 0 0 7 - 2 0 1 1 - P C M . q u e a p r u e b a l a metodología d e
simplificación a d m i n i s t r a t i v a y e s t a b l e c e d i s p o s i c i o n e s p a r a s u
impiementación, p a r a l a m e j o r a d e l o s p r o c e d i m i e n t o s a d m i n i s t r a t i v o s
y servicios prestados en exclusividad;

i) D e c r e t o S u p r e m o N° 1 0 9 - 2 0 1 2 - P C M , q u e a p r u e b a l a E s t r a t e g i a p a r a
l a Modernización d e l a Gestión Pública;

j) D e c r e t o S u p r e m o N° 0 0 4 - 2 0 1 3 - P C M , q u e a p r u e b a l a Política N a c i o n a l
d e Modernización d e l a Gestión Pública;

k) D e c r e t o S u p r e m o N° 0 2 6 - 2 0 1 7 - I N , q u e a p r u e b a e l R e g l a m e n t o d e l
D e c r e t o L e g i s l a t i v o N° 1 2 6 7 L e y d e l a Policía N a c i o n a l d e l Perú;

I) D e c r e t o S u p r e m o . 0 0 6 - 2 0 1 7 - J U S , q u e a p r u e b a e l T e x t o Único
O r d e n a d o d e l a L e y N*" 2 7 4 4 4 L e y d e P r o c e d i m i e n t o A d m i n i s t r a t i v o
General;

m) Resolución M i n i s t e r i a l N° 1 2 5 - 2 0 1 3 - P C M , q u e a p r u e b a e l P l a n d e
Impiementación d e l a Política N a c i o n a l d e Modernización d e l a
Gestión Pública 2 0 1 3 - 2 0 1 6 ;

n) Resolución M i n i s t e r i a l N° 1 7 8 - 2 0 1 3 - I N / D G P P , q u e a p r u e b a l a
D i r e c t i v a N° 0 4 - 2 0 1 3 - I N - D G P P - D P P " N o r m a s y P r o c e d i m i e n t o s p a r a
l a Elaboración, Aprobación y Actualización d e l o s M a n u a l e s d e
P r o c e d i m i e n t o s del Ministerio del Interior";

o) Resolución M i n i s t e r i a l N° 1 7 3 - 2 0 1 7 - I N , q u e a p r u e b a l a E s t r a t e g i a p a r a
l a M e j o r a d e l a C a l i d a d d e l a Atención P r e s t a d a a l a Ciudadanía e n e l
M i n i s t e r i o d e l I n t e r i o r y l a Policía N a c i o n a l d e l Perú 2 0 1 7 - 2 0 1 9 ;

p) Resolución M i n i s t e r i a l N° 4 1 0 - 2 0 1 7 - I N , q u e a p r u e b a " P l a n d e
Simplificación A d m i n i s t r a t i v a 2 0 1 7 - 2 0 1 9 d e l M i n i s t e r i o d e l I n t e r i o r " ;

q) Resolución M i n i s t e r i a l N° 4 1 1 - 2 0 1 7 - I N . q u e a p r u e b a el Plan d e
Modernización d e l S e c t o r I n t e r i o r 2 0 1 7 - 2 0 2 1 .
 5. A S P E C T O S G E N E R A L E S

5.1. L a gestión por procesos para una efectiva estrategia de

gestión.

El marco conceptual para el desarrollo de los M G P P s e fundamenta

e n e l e n f o q u e b a s a d o e n p r o c e s o s o r i e n t a d o a u n a gestión p o r
resultados.

"El propósito del enfoque basado en procesos es mejorar la

eficacia y eficiencia de la organización para lograr los objetivos
definidos" ^

Recuerda:

L a eficacia s e r e f i e r e a l a c a p a c i d a d d e a l c a n z a r e l e f e c t o q u e s e e s p e r a
t r a s l a realización d e u n a acción d e t e r m i n a d a

M i e n t r a s q u e l a eficiencia s e r e f i e r e a l u s o r a c i o n a l d e l o s m e d i o s p a r a
r alcanzar u n objetivo predeterminado, e s decir cumplir u n objetivo c o n e l
mínimo d e r e c u r s o s d i s p o n i b l e s .

El enfoque basado e n procesos e simportante y beneficioso para

n u e s t r o t r a b a j o , p r i n c i p a l m e n t e p a r a l a elaboración d e l o s M G P P .
Algunos de estos beneficios son^:

• Integra y alinea l o s procesos para permitir e l logro d e l o s

resultados planificados.
• Capacidad para centrar ios esfuerzos e n laeficacia y eficiencia
de los procesos.
• Proporciona confianza a los clientes y otras partes interesadas,
r e s p e c t o a l desempeño c o h e r e n t e d e l a organización.
• R e d u c e c o s t o s y t i e m p o s d e c i c l o a través d e l u s o e f i c a z d e l o s
recursos.
• Mejores resultados, coherentes y predecibles.
• Proporciona oportunidades para enfocar y priorizar las iniciativas
de mejora.

Documento: ISO/TC 176/SC 2/N S44R2. diciembre 2003. Orientación sobre el concepto y uso del "Enfoque basado en procesos'
para los sistemas de gestión.
Mdem

8
 E s t i m u l a l a participación d e l p e r s o n a l y l a clasificación d e s u s
responsabilidades.

L a gestión p o r p r o c e s o a d e c u a d a a l a s e n t i d a d e s d e l e s t a d o e s
e n t e n d i d a c o m o " / a secuencia de actividades del funcionamiento de
una entidad pública, para atender sus responsabilidades, las
relaciones con los usuarios (ciudadanos), los aspectos
estratégicos, los flujos de información, comunicación y
coordinación interna y extema para la generación de valor añadido
respecto a los recursos públicos otorgados para dicha actuación.
En buena cuenta, procesos de transformación a nivel de entidad
pública, sector, nivel de gobierno, poderes y Estado consolidado
inclusive, asi como sus intenelaciones verticales y horizontales,
para atenderlas demandas y aspiraciones de los ciudadanos"^.

5.2. ¿Qué e s un Proceso?

Casi todas las definiciones coinciden lo q u e e s u n proceso. V e a m o s

algunas d e estas definiciones:
"Secuencia (ordenada) de actividades (repetitivas) cuyo producto
tiene valor intrínseco para su usuario o cliente"^
\ FLMESM.
• GMwcal PNP

"Conjunto de actividades interreiacionadas o que interactúan, las

cuales transforman elementos de entrada en resultados"^.

"Un proceso recibe entradas y realiza actividades de valor

agregado sobre esas entradas para crear una salida"'^

La figura siguiente muestra los e l e m e n t o s d e u n proceso:

Procesos

Actividades de Saüúí
valor agregado

Materia prima Actividades de valor agreoado Productos

Componentes realizadas por Individuos Servicios
Instrucciones grupos de trabajo, funciones Resultados
Información máquinas u organizaciones
Cmeños

Fuente: Summers, Donna CS. (2006). Administración de la Calidad. Ira. Edición. México.

* Presidencia del Consejo de Ministros (2010). Decreto Supremo N" 090-2010-PCM, aprueban el Consolidado de los Avances en
Reforma del Estado y la Estrategia de Modernización de la Gestión del Estado. Lima, Perú.
^ Pérez Fernández de Velasco, José Antonio. (2012). Gestión por procesos. 5ta. Edición. España.
' Documento: ISO/TC 176/SC 2/N 544R2. diciembre 2003. Orientación sobre el concepto y uso del "Enfoque basado en procesos"
para los sistemas de gestión.
7 Summers, Donna CS. (2006). Administración de la Calidad. Ira. Edición. México.
 Los elementos d e entrada y salida (bienes o servicios) pueden s e r
tangibles, tal c o m o equipos, m a t e r i a l e s o c o m p o n e n t e s ) o intangibles (tal
c o m o energía o información).

S i n e m b a r g o , e l c o n c e p t o d e p r o c e s o más a d e c u a d o p a r a e l propósito d e
e s t a guía e s l a s i g u i e n t e : ''Secuencia de actividades que transfonvan una
entrada o insumo (una solicitud de un bien o servicio o ambos) en una
salida (la entrega del bien o servicio o ambos), añadiéndole valor en cada
etapa de la cadena (mejores condiciones de calidad/precio, rapidez,
facilidad, comodidad, entre otros)"^

Para realizar l a s actividades d e cada proceso e s necesario utilizar

recursos o insumos c o m o personal y materiales.

" L a impiementación d e l a gestión p o r p r o c e s o s , e n e l m a r c o d e u n a

gestión orientada a resultados, c o n s t i t u y e u n e l e m e n t o c e n t r a l d e u n
s i s t e m a d e gestión m o d e r n o , c r e a n d o o a g r e g a n d o v a l o r p a r a l o s
ciudadanos, personas, grupos, entidades, empresas o destinatarios d e los
b i e n e s y s e r v i c i o s , y c o n t r i b u y e n d o a a l c a n z a r l o s r e s u l t a d o s esperados"®

Recuerda:

"La Gestión por Resultados es un marco conceptual cuya función es facilitar a las
organizaciones públicas la dirección efectiva e integrada de su proceso de creación
de valor, con la finalidad de optimizarlo asegurando la máxima eficacia, eficiencia y
efectividad de su desempeño, la consecución de objetivos de gobierno y la mejora
continua de sus instituciones"

5.3. Transitar de un enfoque funcional a un enfoque basado en

procesos orientada a resultados

L a s e s t r u c t u r a s orgánicas t r a d i c i o n a l e s s o n rígidas, v e r t i c a l e s ,
parceladas, demasiadas jerarquizadas y basadas e n u n enfoque
f u n c i o n a l . S o n m o d e l o s orgánicos c o r r e s p o n d i e n t e s a t a p r i m e r a
revolución i n d u s t r i a l d e l s i g l o p a s a d o . L o s t i e m p o s h a n c a m b i a d o .
L a información y e l c o n o c i m i e n t o s e h a n c o n v e r t i d o e n l o s
principales activos preciados d e las organizaciones.

Las estructuras modernas son las q u e se basan e n un enfoque por

p r o c e s o s o r i e n t a d a s a r e s u l t a d o s . L a N u e v a Gestión Pública s e

* Seaetaria de Gestión Pública-PCM (2013). Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública. Perú.
* Secretaria de Gestión Pública-PCM. Documento orientador: Metodología para la Impiementación de la Gestión por Proceso en las
Entidades de la Administración Pública en el Marco del D.S. N" 004-2013-PCM-Politica Nacional de Modemización de la Gestión
Pública.

10
 enfoca a resultados b a s a d o s e n procesos, c u y o principal i n s u m o
e s l a información y c o m o r e s u l t a d o o p r o d u c t o f i n a l e l c o n o c i m i e n t o
q u e p e r m i t e i n n o v a r l a gestión, e s t r u c t u r a , b i e n e s y s e r v i c i o s . L a
P N P n e c e s i t a d e e s t r u c t u r a s c o n u n a visión h o r i z o n t a l d e l a
e n t i d a d , d o n d e l o s límites e n t r e l o s d i f e r e n t e s órganos, u n i d a d e s
orgánicas, o f i c i n a s , d e p a r t a m e n t o s , j e f a t u r a s d e j e n d e e x i s t i r . S i n
e m b a r g o , l a P N P aún n o está e n c o n d i c i o n e s o b j e t i v a s y s u b j e t i v a s
para u n c a m b i o radical d e esta magnitud. E l c a m b i o d e b e ser
progresivo. Transitar progresivamente d e u n enfoque basado e n
funciones a un modelo basado en procesos.

E l gráfico s i g u i e n t e m u e s t r a e l tránsito d e u n e n f o q u e f u n c i o n a l a
un enfoque de procesos orientada a resultados:

De enfoqu» funcional a anfoguc de procesos orientada a resultados

Omrsii
ENFOQUE FUNCIONAL ÁREAS / PROCESOS ENFOQUE DE PROCESOS
L;is fundones / Areas Se reconocen los procesos pero ORIENTADA A RESULTADOS
Gestionan la entidad predominan las funclon«$ Los procesos gesttotidn la entidad

Fuente: Optimiso Centro de Desarrollo Industrial (2013)

Elaborectón: SGP/PCM 2014

Existen diferencias entre a m b o s enfoques. El enfoque funcional es

vertical mientras q u e e l enfoque d e procesos orientada a
resultados es horizontal. La tabla siguiente compara las principales
diferencias entre a m b o s enfoques:

r ¡i

11
 Principales Diferencias entre el enfoque funcional (vertical) y la gestión por
procesos orientada a resultados (horizontal)

Enfoque Funcional Gestión por Procesos orientada a

(Vertical) Resultados (Horizontal)
Énfasis e n e l C i u d a d a n o o d e s t i n a t a r i o d e
Énfasis e n e l b i e n y s e r v i c i o ( p r o d u c t o )
los bienes o servicios.

¿Quién cometió e l e r r o r ? ¿Por qué ocurrió e l e r r o r ?

Desarrollar competencias de los

Controlar a los servidores
servidores

S o l o busca hacer el trabajo B u s c a h a c e r u n t r a b a j o más e f i c a z

Demora e n adaptarse a los cambios S e a d a p t a rápidamente a l o s c a m b i o s d e l

del entorno entorno
Depanamentalismo (Compartimentos
Trabajo e n equipo
estancos)

L e n t a coordinación Rápida coordinación

Fuente Óptimiso - Centro de Desarrollo Industrial (2013)
Elaboración: S G P / P C M - 2014

5.4. Tipos de Procesos

P a r a e l m a p e o d e procesos d e las o r g a n i z a c i o n e s s e identifica tres
t i p o s d e p r o c e s o s ; procesos estratégicos, procesos operativos
o misionales y procesos de apoyo o soporte. L a identificación
de l o s tres tipos d e procesos n o s permite graficar el M a p a d e
P r o c e s o s d e l a organización.

E n l a gráfica s i g u i e n t e s e o b s e r v a u n M a p a d e P r o c e s o s c o n l o s
tres tipos d e procesos mencionados:

Tipos de procesos
P R O C E S O S ESTRATI
Prof o«,m que definen y vprilican l.t . , ••
o b j e t i v o s v nnetas d e ta organiza

P R O C E S O S OPERATIVOS o MISIONALES
Son los p r o c a s o s d » producción d a b i a n a s y sarviclot q u e
se entrefta al c i u d a d a n o , e n t i d a d , e m p r e s a , etc. Son los
q u e agragan valor para el destinetario d e los productos.

F S OE A P O Y O O S O P O R T E
Procesos n'"^ • : i v i d a d e s d e apoyo necesarias para el
buenfun los procesos o p e r a l i v o s o misionales

G a ñ e r a n valor
I l u i o d f liilurriiación
Elaboración: S G P / P C M - 2 0 1 4

Í2
 L o s Procesos Estratégicos s o n l o s r e l a c i o n a d o s a l a
determinación d e l a s políticas, e s t r a t e g i a s , o b j e t i v o s y m e t a s d e l a
e n t i d a d , así c o m o a s e g u r a r s u c u m p l i m i e n t o . E s t o s p r o c e s o s
c o r r e s p o n d e n a l n i v e l estratégico d e l a e n t i d a d .

L o s Procesos Operativos o Misionales s o n l o s d e producción d e

b i e n e s y s e r v i c i o s d e l a c a d e n a d e v a l o r , c o n o c i d o s también c o m o
l o s p r o c e s o s d e Realización, C l a v e o C o r e B u s i n e s s . S o n l o s
procesos q u eincorporan l o s requisitos y necesidades d e l o s
destinatarios d e los bienes y servicios, y son encargados d e lograr
l a satisfacción d e l m i s m o , a g r e g a n d o v a l o r a l b i e n o s e r v i c i o .

L o s Procesos de Apoyo o Soporte s e e n c a r g a n d e b r i n d a r a p o y o

r o soporte a los procesos operativos o misionales; s o nlos q u e
realizan actividades necesarias para elbuen funcionamiento d e los
procesos operativos o misionales.

L o s p r o c e s o s estratégicos d e f i n e n l a orientación h a c i a d o n d e
deben operar los procesos operativos o misionales, de acuerdo con
la c a d e n a d e v a l o r d e l a e n t i d a d , t a s c u a l e s n e c e s i t a n a l o s
procesos d eapoyo o soporte para cumplir con sus objetivos.

L a s u n i d a d e s orgánicas d e l a P N P s o l o formularán e l M G P P d e s u s
p r o c e s o s o p e r a t i v o s o m i s i o n a l e s , según s u e s t r u c t u r a i n t e r n a ,
. 8 FLORES M.
\ GwMralPNP . / orientando sus funciones, consideradas e n el Reglamento d e la
Ley d ela P N P , e n procedimientos.

L o s p r o c e s o s j u e g a n u n triple rol, e s decir t e n e r e n c u e n t a q u e

normalmente las entradas d e u n proceso son elresultado d e otro
proceso o q u e lassalidas del m i s m o son lasentradas d e otros
p r o c e s o s . L a excepción s o n l o s p r o c e s o s d e i n i c i o y f i n a l d e l a
c a d e n a d e v a l o r . Y a q u e e s t o s interactúan d i r e c t a m e n t e c o n l o s
proveedores externos o c o n l o sdestinatarios d e l o s bienes y
servicios.

L a siguiente i m a g e n p e r m i t e apreciar e l triple rol d e los p r o c e s o s :

13
 Triple r d de los procesos

UUJUUHO OCtMMt M T I ( M » 0

PROCESO 1 PROCESO 2 PROCESO 3

TKANWOMMAOOII

PROCESO 1 ^ ^ C E S ^ ^ PROCESO 3

MIOVttDOlIMTIltM}

PROCESO 1 PROCESO 2 PROCESO 3

Elaboración: S G P / P C M - 2 0 1 4

5.5. Desagregación de los Procesos^^

" L a Metodología d e f i n e t r e s n i v e l e s d e p r o c e s o s : P r o c e s o d e N i v e l
0; P r o c e s o d e nivel 1 y P r o c e s o d e nivel 2 ; s i n perjuicio d e ello l a s
e n t i d a d e s d e l a administración pública p u e d e n d e f i n i r m a y o r e s
n i v e l e s d e desagregación d e s u s p r o c e s o s d e a c u e r d o c o n s u
complejidad ( P r o c e s o s d e nivel 3,4...n).

U n proceso puede ser parte d e u n proceso m a y o r que lo abarque

o bien p u e d e incluir o t r o s p r o c e s o s q u e d e b a n ser incluidos e n s u
función. L a desagregación d e l o s p r o c e s o s p u e d e i n c l u i r o t r o s
p r o c e s o s q u e d e b a n s e r i n c l u i d o s e n s u función. L a desagregación
d e l o s p r o c e s o s d e u n a e n t i d a d d e p e n d e d e l a c o m p l e j i d a d d e ésta,
por l o q u e l o s procesos pueden tener distintos niveles. E n la
p r e s e n t e metodología s e utilizará l a denominación " P r o c e s o d e
n i v e l N " . c o m o s e d e t a l l a a continuación:

• Proceso de Nivel O
G r u p o d e p r o c e s o s u n i d o s p o r e s p e c i a l i d a d , e s e l n i v e l más
a g r e g a d o . S e l e c o n o c e también c o m o Macroproceso.

• Proceso de Nivel 1
P r i m e r n i v e l d e desagregación d e u n P r o c e s o N i v e l 0 .

10
Secretaria de Gestiór^ Pública-PCM. Documento orientador: Metodología para la Impiementación de la Gestión por Proceso en
las Entidades de la Administración Pública en el Marco del D.S. N' 004-2013-PCM-Política Nacional de Modernización de la Gestión
Pública.

14
 Proceso de Nivel 2
S e g u n d o n i v e l d e desagregación d e u n P r o c e s o d e N i v e l 0 .

• Proceso de Nivel N
U l t i m o n i v e l d e desagregación d e u n P r o c e s o d e N i v e l 0 .

Actividad
Conjunto de tareas afines y coordinadas requeridas para lograr
un resultado, los cuales n o r m a l m e n t e se desarrollan dentro d e
un Proceso de Nivel N .

Tarea
P a s o s a s e g u i r p a r a l a ejecución d e u n a a c t i v i d a d " .

D e f o r m a gráfica l a desagregación d e l o s p r o c e s o s s e o b s e r v a
a continuación:

Gráfico n i w U s ám Droc«»ot

PROCESO DE N I V E L O

P R O C E S O DE NIVEL 1

PKOCCSOOE NIVE12

Elaboración: S d P / P C M 2014

O también p o d e m o s o b s e r v a r l a desagregación d e p r o c e s o s d e
esta otra f o r m a " ; donde:

R M N" 7 9 2 - 2 0 1 3 - M T C / O l , a p r u e b a Guía para la e l a b o r a c i ó n del M a n u a l de P r o c e s o s y P r o c e d i m i e n t o s

del M i n i s t e r i o de T r a n s p o r t e y C o m u n i c a c i o n e s .

15
• Macroproceso. E s e l c o n j u n t o d e p r o c e s o s d e m a y o r n i v e l
jerárquico q u e p e r m i t e n e l m e j o r c o n o c i m i e n t o d e l o s p r o c e s o s
s u s t a n c i a l e s d e l a E n t i d a d , e n f o r m a sistémica.
• Proceso. E s e l c o n j u n t o d e a c t i v i d a d e s mutuamente
r e l a c i o n a d a s o q u e interactúan, l a s c u a l e s t r a n s f o r m a n
e l e m e n t o s d e e n t r a d a e n r e s u l t a d o s otorgándolos v a l o r
agregado.

• Subproceso. E s u n p r o c e s o e n sí m i s m o , c u y a f u n c i o n a l i d a d
e s p a r t e d e u n p r o c e s o más g r a n d e .

• Actividad. E s e l c o n j u n t o d e t a r e a s a f i n e s y c o o r d i n a d a s q u e
una persona o entidad debe realizar para cumplir con l a s
funciones que lehan sido asignadas.

• Tarea. F r a g m e n t o d e t r a b a j o q u e d e b e s e r l l e v a d o a c a b o ,
generalmente, en cierto periodo d e tiempo.

DESAGREGACION DE PROCESOS

fncmo 1

iktMdad L L l

Un» 1.1.1.1

Tmnm L l . 1 . 2

l.n

16
 6. D E S A R R O L L O DE LA METODOLOGÍA PARA ELABORACIÓN D E L
MANUAL DE GESTIÓN DE P R O C E S O S Y PROCEDIMIENTOS
(MGPP).

N o o l v i d a r q u e e l propósito d e e s t a guía e s o r i e n t a r s o b r e l a metodología

p a r a l a identificación, análisis, diseño y m e j o r a d e l o s p r o c e s o s y
p r o c e d i m i e n t o s d e l o s órganos y u n i d a d e s orgánicas d e l a Policía
N a c i o n a l d e l Perú ( P N P ) . Así c o m o l a formulación, aprobación y
actualización d e l M a n u a l d e Gestión d e P r o c e s o s y P r o c e d i m i e n t o s
( M G P P ) de la PNP12.

Recuerda:

E l M G P P "tiene como objetivo estandarizaren un documento descriptivo

y detallado las acciones que realiza una entidad, tiene un carácter
instructivo e informativo y debe garantizar la comprensión por todos los
involucrados en determinado proceso y facilitarla adaptación de nuevos
trabajadores para el desarrollo de sus funciones"

E n e s t e s e n t i d o d e s a r r o l l a m o s l a s e t a p a s metodológicas s i m p l i f i c a d a s
siguientes^^:

ETAPA OBJETIVO
Garantizar condiciones para el buen
Condiciones Previas cumplimiento d e l desarrollo de las
a c t i v i d a d e s p a r a l a elaboración d e l M G P P .

A n a l i z a r l a situación d e l a institución p o l i c i a l ,
1 Preparatoria así c o m o e l a b o r a r e l p l a n d e t r a b a j o ,
capacitar y sensibilizar a los involucrados.
Identificar y d e t e r m i n a r l o s p r o c e s o s y
p r o c e d i m i e n t o s d e l a institución p o l i c i a l , así
Diagnóstico e
como identificar l o s destinatarios y
2 identificación d e
proveedores; elaborar los diagramas d e
procesos
flujo y describir los procedimientos e n l a s
fichas correspondientes.
Medir, analizar y evaluar los procesos; para
Mejora d e mejorar y documentar l o s procesos
3
Procesos m e j o r a d o s ; e i n s t i t u c i o n a l i z a r l a gestión p o r
procesos.

Secretaria de Gestión Pública-PCM. Documento orientador: Metodología para la Impiementación de la Gestión por Proceso en
las Entidades de la Administración Pública en el Marco del D.S. N' 004-2013-PCM-Politica Nacional de Modernización de la Gestión
Pública.

" Adaptado del Documento orientador: Metodología para la Impiementación de la Gestión por Proceso en las Entidades de la
Administración Pública en el Marco del D.S. N" 004-2013-PCM-Politica Nacional de Modernización de la Gestión Pública.

17
 E s r e c o m e n d a b l e d e s a r r o l l a r c i e r t a s condiciones previas a n t e s d e l a s
etapas mencionadas. Estas condiciones previas e n resumen son l a s
siguientes:

a) Asegurar el apoyo y compromiso de las máximas autoridades

d e l o s órganos y u n i d a d e s orgánicas d e l a P N P . a través d e l
i n v o l u c r a m i e n t o a c t i v o , a p o y o y creación d e c o n d i c i o n e s n e c e s a r i a s
p a r a e l éxito d e l p r o c e s o . S i n e s t e a p o y o y c o m p r o m i s o e l p r o c e s o
está c o n d e n a d o a l f r a c a s o .

b) Contar con objetivos estratégicos claramente establecidos, c o n

l a f i n a l i d a d d e a s e g u r a r q u e l o s p r o c e s o s y p r o c e d i m i e n t o s estén
o r i e n t a d o s a l a consecución d e l o s r e s u l t a d o s q u e l a institución
policial e s p e r a lograr. E n e s t e sentido, e s i m p o r t a n t e alinear l o s
p r o c e s o s y p r o c e d i m i e n t o s a l o s c u a t r o o b j e t i v o s estratégicos d e l
P l a n Estratégico S e c t o r i a l M u l t i a n u a l ( P E S E M ) 2 0 1 6 - 2 0 2 1 d e l S e c t o r
Interior, e s t o s s o n :

V • . Gwwf al PNP . /

OE 01: Reducir la percepción de Inseguridad ciudadana.

OE 02: Mantener el Orden Público en el ámbito nadonal
OE 03: Fortalecer el Orden Interno en el ámbito nacional
OE 04: Mejorar la atención de los servicios que la ciudadanía demanda

c ) Asegurar los recursos, c o n l a f i n a l i d a d d e a s e g u r a r q u e s e

i m p l e m e n t e d e f o r m a e x i t o s a l a s a c t i v i d a d e s p a r a l a elaboración d e l
M G P P d e l a s d i v e r s a s u n i d a d e s orgánicas d e l a P N P . E l r e c u r s o más
importante a tener e n cuenta es e ltiempo q u e deben disponer todo
e l p e r s o n a l p a r a c o l a b o r a r e n l a elaboración d e l M G P P .

d ) Fortalecer el órgano responsable de la impiementación de la

gestión por procesos en el marco de la gestión para resultados.
E l r e g l a m e n t o d e l a n u e v a L e y d e l a Policía N a c i o n a l d e l Perú, A r t .
5 9 , i n d i c a q u e l a D I V M O D e s l a u n i d a d orgánica r e s p o n s a b l e d e
c o o r d i n a r , d e s a r r o l l a r y e v a l u a r l a s a c c i o n e s p a r a l a impiementación
d e l p r o c e s o d e modernización y d e s a r r o l l o i n s t i t u c i o n a l d e l a P N P
i n c l u y e n d o l a simplificación a d m i n i s t r a t i v a y e l p r o c e s o d e m e j o r
atención a l a ciudadanía. P o r t e n t o , e s l a D I V M O D l a u n i d a d orgánica
f o r t a l e c i d a p a r a c o o r d i n a r t o d a s l a s a c t i v i d a d e s d e gestión p o r
proceses orientada a resultados y los grupos impulsores que e n cada
u n i d a d orgánica d e l a P N P s e d e b e n c o n s t i t u i r .

IB
6.1. Etapa Preparatoria

Esta etapa considera las actividades siguientes:

6.1.1 Análisis d e l a situación d e l a u n i d a d orgánica
6.1.2 Elaboración d e l p l a n d e t r a b a j o d e l g r u p o i m p u l s o r
6.1.3 Capacitación y a s i s t e n c i a técnica a l o s i n v o l u c r a d o s
6.1.4 S e n s i b i l i z a r a t o d a l a u n i d a d orgánica

6.1.1. Análisis de la situación de la unidad orgánica.

E s t o e n relación a l g r a d o d e a v a n c e e n q u e s e e n c u e n t r a l a e n t i d a d
r e s p e c t o a l a gestión p o r p r o c e s o s . E s t e análisis e s i m p o r t a n t e p a r a
i d e n t i f i c a r l a información r e s p e c t o a l M G P P . E n l a P N P s e h a
constatado que hay M G P P solamente descriptivos, no adaptados
a l a orientación metodológica d e l a P C M . S i n e m b a r g o , e s t a
información e s i m p o r t a n t e p o r q u e c o n s t i t u y e i n s u m o p a r a e l a b o r a r
el n u e v o M G P P .

L a metodología c o n s i d e r a t r e s categorías e n relación a l a gestión

p o r p r o c e s o s q u e c a d a u n i d a d orgánica d e b e u b i c a r s u n i v e l d e
a v a n c e y utilizar las estrategias a i m p l e m e n t a r para s u desarrollo
e n el pian d e trabajo del grupo impulsor:

Grado de avance en la impiementación de la gestión por procesos

! Grwlo <k «vnce de U •ntidw* Estrataglas a implamantar

Grado d« avanc* 1
* No han nalizado acaonts sobra gastión por
procvsos.
• No han identificado procvsos principales y no
•stán documantados.
Grado da avanca 2
• Tianan accionas sobra la gastwn por procasos.
' Han idantiftcado y documantado proctsos.
Grado de avanc* 3
• Procesos identifkados y documentados, forman
parta da un sistema da gastión da calidad.
* Cuentan con sistemas da actualización y majora.
Elaboración: S(.P/PCM 2014
* (nlaiék an fottalvamisnto d« capacidades.
* Puadan apoyarse con persona) txterno o
consultorta.
* Aplicar fa metodología en experiencia piloto.
* Analiiar integralmanto la situación.
" AdopUr sistemas de gestión basados en la ISO 9000
para procesos principales.
* Énfasis en revisión, mejor» y automatuaaón da
procasos.
• Profundizar sistemas de revisión, ma>ora y
automatización a fin de abarcar todos los procesos.
* Realizar benchmaríilng con referentes nacionales o
internacionales.
* Usar Modelo de Excelencia en la Gestión del Premio
Nadonal a la Calidad.

6.1.2. Elaborar el Plan de Trabajo del Grupo Impulsor del

MGPP.

C o m o s e mencionó e n e l p u n t o a n t e r i o r , e s n e c e s a r i o p r e v i a m e n t e
i d e n t i f i c a r e l g r a d o d e a v a n c e e n gestión d e p r o c e s o s , c o n e l f i n d e

19
 d e f i n i r l a s e s t r a t e g i a s q u e tendría q u e i m p l e m e n t a r s e e n l a
elaboración d e l M G P P . E l P l a n d e T r a b a j o d e b e c o n s i d e r a r
cualquiera de las situaciones siguientes:

• Según e l G r a d o d e A v a n c e 1 e s r e c o m e n d a b l e p o n e r énfasis
e n e lfortalecimiento d e capacidades y los recursos necesarios
p a r a l a elaboración d e l M G P P . P a r a e l l o , l a D I V M O D b r i n d a r a
capacitación y a s i s t e n c i a técnica.
• Según e l G r a d o d e A v a n c e 2 . a n a l i z a r íntegramente l a situación
y e l a l c a n c e d e s u s i s t e m a d e gestión d e c a l i d a d ; a v a n z a n d o e n
revisar, mejorar y automatizar sus procesos.
• Según e l G r a d o d e A v a n c e 3 , p r o f u n d i z a r s u s s i s t e m a s d e
revisión, m e j o r a y automatización d e l o s p r o c e s o s . R e a l i z a r
análisis comparativo c o n experiencias nacionales e
internacionales, para copiar y m e j o r a r ( b e n c h m a r k i n g ) ; y utilizar
modelos de excelencia de calidad mundial.
\X Jfj
,_ C GOMEZ C

E l Plan d e trabajo d e b e t e n e r l o s c o n t e n i d o s mínimos s i g u i e n t e s :

• Definición d e l a situación i n i c i a l , e s d e c i r e l G r a d o d e A v a n c e .
• E s t r a t e g i a d e impiementación e n función d e l g r a d o d e a v a n c e
(ver cuadro).
• Alcance de las actividades previstas.
• Definición d e o b j e t i v o s y m e t a s a l c a n z a b l e s .
• R e q u e r i m i e n t o s y disposición d e r e c u r s o s n e c e s a r i o s .
• A c c i o n e s d e sensibilización y comunicación.
• Mecanismos d e trabajo: participantes, reuniones y
r
cronogramas.
• Capacitación p r i n c i p a l m e n t e e n Gestión p o r P r o c e s o s , t r a b a j o
e n e q u i p o , h e r r a m i e n t a s metodológicas e n c a l i d a d y m e j o r a
continua, etc.

6.1.3. Capacitar a los encargados de implementar.

Capacitar para fortalecer capacidades del G r u p o Impulsor y l o s

f a c i l i t a d o r e s e n l a impiementación d e l a gestión p o r p r o c e s o s d e
acuerdo con los requerimientos del plan d e trabajo. L a D I V M O D
será l a u n i d a d orgánica r e s p o n s a b l e d e c a p a c i t a r a t o d o s l o s
i n v o l u c r a d o s e n l a impiementación d e l a p r e s e n t e Guía
Metodológica.

20
 6.1.4. Sensibilizar a toda la institución policial.

C o n l a f i n a l i d a d q u e t o d a l a e n t i d a d p o l i c i a l m u e s t r e m a y o r interés,
así c o m o l e b r i n d e i m p o r t a n c i a o v a l o r a l p r o c e s o d e elaboración
d e l M G P P e n e i m a r c o d e l a gestión p o r p r o c e s o o r i e n t a d a a
r e s u l t a d o s , s e deberá r e a l i z a r a c t i v i d a d e s d e sensibilización l a s
cuales d e b e n ser consideradas e n el plan d e trabajo institucional.

L a sensibilización t i e n e c o m o o b j e t i v o l o g r a r l a comprensión y l a
toma d e conciencia sobre la importancia, trascendencia y
b e n e f i c i o s q u e s i g n i f i c a r a p a r a l a institución p o l i c i a l c o n t a r c o n u n
M G P P e n c a d a órgano y u n i d a d orgánica d e l a P N P .

L a A l t a Dirección d e b e m o s t r a r s u c o n s t a n t e a p o y o e n l a
elaboración d e l M G P P p a r t i c i p a n d o a c t i v a m e n t e e n l a s a c t i v i d a d e s
d e sensibilización y capacitación.

..V.J....^ 6.2. Etapa de Diagnóstico e Identificación de procesos.

Esta etapa considera las actividades siguientes:

6.2.1 A n a l i z a r e l propósito d e l a institución p o l i c i a l .

6.2.2 Identificar destinatarios d e bienes y / o servicios, y
proveedores.
6.2.3 Elaborar el Mapa d e Procesos actuales (Procesos d e
Nivel 0).
6.2.4 Determinar los procesos y procedimientos d e la unidad
orgánica.
6.2.5 Describir los procesos y procedimientos actuales.
6.2.6 P r o c e d i m i e n t o d e elaboración Práctica d e l M G P P

6.2.1. Analizar el propósito de la institución policial.

P a r a e l l o s e d e b e r e a l i z a r u n a revisión y a l i n e a r a l P E S E M y P E I
d e l S e c t o r Interior y el P l a n O p e r a t i v o Institucional d e la P N P - P O I
2 0 1 7 . A l r e s p e c t o m o s t r a m o s l a información s i g u i e n t e :

21

PIAN ESTRATÉGICO SEaORIAL
MULTIANUAL (PESEM) 201&-2021
ACTUAUZAOO
Visión del Sector Interior:
"Ciudadanía segura en la que
prevalece la convivencia paafica,
dentro de un marco de confianza,
tranquilidad y paz social, que
Aprobado por contribuye a una mejor calidad de
vida"
Resolución
Ministerial N*'
1805-2016-IN Objetivos Estratégicos:
del 25 01: Reducir la percepción de
inseguridad ciudadana
diciembre del
02: Mantener el Orden Público en
2016 el ámbito naaonal
03: Fortalecer et Orden Interno en
el ámbito nacional
04: Mejorar la atención de los
servicios que la ciudadanía
demanda

Visión del Sector Interior

Idem

Objetivos Estratégicos:
Aprobado por fdem
PIAN ESTRATÉGICO Resolución
INSTITUCIONAL (PEI) Ministerial Misión:
1812-IN del 25 "Proteger y garantizar el libre
2017-2019 ejercicio de los derechos y
de diciembre
libertades fundamentales,
del 2016
mantener y restablecer, el onjen
público y la seguridad interna de
los ciudadanos del país en un
marco de confianza, tranquilidad
y paz social"

Visión:
"Al 2021. la PNP es reconocida
entre las tres mejores policías de
América del Sur por garantizar la
paz y la seguridad ciudadana,
Aprobado por reduciendo la Tasa de
Victimización de 32.5% a 22.5%"
Resolución
Directoral N**
1361-2016- Misión:
"La Policía Nacional del Perú,
DIRGEN/DIRN
PLAN OKRATrVO INSTITUCIONAL institución tutelar del Estado,
?017 GI-PNPdel 17 garantiza a la población el orden
de diciembre interno, el orden público y la
del 2016. seguridad ciudadana, respetando
la constitución, las leyes y los
derechos humanos"

E s i m p o r t a n t e q u e s e r e v i s e l a visión, misión, o b j e t i v o s
estratégicos, políticas, p l a n e s , e s t r a t e g i a s y f i n e s i n s t i t u c i o n a l e s
p a r a c o m p r e n d e r l a razón d e s e r d e l a institución p o l i c i a l . N o
olvidemos que e l M G P P tiene c o m o objetivo estandarizar l a s
a c c i o n e s q u e r e a l i z a l a institución, a c c i o n e s q u e están d e b e n e s t a r
a l i n e a d o s a l a visión, misión, políticas y o b j e t i v o s estratégicos.

22
6.2.2. Identificar los destinatarios del servicio policial; y los
servicios que brinda la entidad.

A p a r t i r d e l análisis d e l propósito d e l a e n t i d a d s e d e b e i d e n t i f i c a r a
los destinatarios d e l servicio policial. E s t o s p u e d e n s e r
d e s t i n a t a r i o s i n t e r n o s , e s d e c i r l o s d i v e r s o s órganos y u n i d a d e s
orgánicas d e l a P N P ; o d e s t i n a t a r i o s e x t e r n o s , e s d e c i r l o s
ciudadanos e ngeneral. E lcuadro siguiente nos puede ayudar a
o r g a n i z a r e s t a información:

DESTINATARIO TIPO DE SERVICIO

Interno:
a)
b)
c)
Extemo:
a)
b)
c)

Por ejemplo, e n el caso d e la D I V M O D l o s destinatarios son

e x c l u s i v a m e n t e i n t e r n o s , e s d e c i r l a s d i v e r s a s u n i d a d e s orgánicas
d e l a P N P , n o b r i n d a atención a l o s c i u d a d a n o s ( d e s t i n a t a r i o s
externos).

E s i m p o r t a n t e m a n t e n e r u n a comunicación f r e c u e n t e c o n l o s
destinatarios internos y / o externos a fin d e garantizar el
entendimiento de sus requisitos, necesidades o expectativas; estar
a t e n t o s a los c a m b i o s q u e p u e d a n ocurrir.

6.2.3. Elaborar el Mapa de Procesos actuales (Procesos de

Nivel 0)

E l M a p a d e P r o c e s o s N i v e l O, e s u n a representación gráfica d e l a
s e c u e n c i a e interacción d e l o s d i f e r e n t e s p r o c e s o s q u e t i e n e l a
unidad orgánica, c l a s i f i c a d o s e n procesos estratégicos,
operativos o misionales y d e apoyo o soporte. E n e l c a s o d e l o s
órganos o t o d a l a e n t i d a d p o l i c i a l s e d e s a r r o l l a Fichas Técnicas
de cada proceso de Nivel 0.

El objetivo del M a p a d e P r o c e s o s e s identificar t o d o s los p r o c e s o s

d e n i v e l O y s u s características; p a r a e l l o s e t i e n e q u e t e n e r e n c l a r o
l a s n e c e s i d a d e s d e l a institución p o l i c i a l , d e l o s d e s t i n a t a r i o s
i n t e r n o s y / o e x t e r n o s y d e l a s p a r t e s i n t e r e s a d a s . Así c o m o
c o m p r e n d e r l a s f u n c i o n e s d e l o s órganos y u n i d a d e s orgánicas d e
los distintos niveles d e l a estructura organizacional. P a r a ello e s

23
 importante revisar y analizar l a nueva L e yd e l a P N P y s u
Reglamento. Asimismo, comprender la manera c o m o la entidad
desarrolla s u s actividades.

C o m o e j e m p l o m o s t r a m o s l a s i g u i e n t e representación gráfica d e l
M a p a d e P r o c e s o s d e la D I R P L A I N S ;

rnocHos ESTUATCGICOS

GESTIÓN ESTUTÉGKA P U M E A M i a r T O MSTITUCIONAL

PROCESOS OPERATIVOS

MACROPROCESO PLANIFICACION INSTITUCIONAL

, CGOÜCZC P R O C E S O S OC B O P O R T C

G E S T I Ó N D E LA A D M I N I S T R A C I Ó N ASESORÍA J U R k M C A

L o s Procesos Estratégicos de Nivel O o Macroprocesos d e l a

i S. F L O R E S H.
DIRPLAINS s o n : Planeamiento Institucional y Gestión
Institucional.

E l P r o c e s o Estratégico N i v e l O "Planeamiento Institucional" está

conformado p o r l o s Procesos Nivel 1 siguientes:
Modernización, Gestión del Planeamiento, Gestión de
Proyectos y Gestión Presupuestar

E l Proceso de Nivel 1 "Modernización" está c o n f o r m a d o p o r l o s

Procesos Nivel 2, conocidos también como subprocesos,
siguientes: Desarrollo Institucional, Gestión de Procesos y
Simplificación Administrativa.

El Proceso Nivel 3 "Desarrollo Institucional", está conformado

por los procedimientos s i g u i e n t e s : formulación y / o actualización
d e d o c u m e n t o s d e gestión; sensibilización e inducción e n
E-HÓmAM
\a PMP
modemización d e t a gestión i n s t i t u c i o n a l ; evaluación d e p r o p u e s t a s
d e diseño y / o rediseño d e l a e s t r u c t u r a orgánica d e l a P N P ; y ,
a s i s t e n c i a técnica e n modernización y d e s a r r o l l o i n s t i t u c i o n a l .

E l Proceso Nivel 3 "Gestión de Procesos", está conformado

por los procedimientos siguientes: formulación e
impiementación d e p r o p u e s t a s d e m e j o r a c o n t i n u a ; diseño
y/rediseño d e l o s p r o c e d i m i e n t o s y s e r v i c i o s d e l a P N P ;

24
sensibilización e inducción e n gestión p o r p r o c e s o s ; y , a s i s t e n c i a
técnica e n gestión p o r p r o c e s o s .

E l Proceso Nivel 3 "Simplificación Administrativa", está

conformado por los procedimientos siguientes: formulación d e
p r o p u e s t a s d e p r o c e d i m i e n t o s s i m p l i f i c a d o s ; sensibilización e
inducción e n simplificación a d m i n i s t r a t i v a ; c o a d y u v a r e n l a
s o s t e n i b i l i d a d d e l o s p r o c e d i m i e n t o s d e trámite d o c u m e n t a r l o y
atención a l c i u d a d a n o ; supervisión d e l a atención d e l o s
p r o c e d i m i e n t o s y s e r v i c i o s T U P A y T U S N E d e la P N P ; y, a s i s t e n c i a
técnica e n simplificación a d m i n i s t r a t i v a .

L a representación gráfica d e l M a p a d e P r o c e s o s N i v e l O e s t a b l e c e
l a interrelación y s e c u e n c i a d e l o s p r o c e s o s estratégicos,
operativos o misionales y d e apoyo o soporte y muestra al o s
destinatarios internos o extemos a a m b o s lados d e l proceso
(entradas y salidas).

6.2.4. Determinar los procesos y procedimientos de la unidad

orgánica.

A p a r t i r d e l análisis d e l propósito d e l a e n t i d a d y l a identificación d e

los destinatarios de los servicios policiales se d e b e determinar los
procesos y procedimientos de la misma.

L a determinación d e b e h a c e r s e m e d i a n t e u n a relación s i m p l e o
inventario de los procesos y procedimientos, c o n s i d e r a n d o q u e
e l p r o c e s o N i v e l O ( M a c r o p r o c e s o ) c o n s t i t u y e e l p r o c e s o más
agregado, luego s e v a desagregando a Nivel 1 q u eson l o s
p r o c e s o s , s e continúa d e s a g r e g a n d o a l n i v e l 2 q u e s o n l o s
subprocesos. sigue e l nivel 3 q u e constituyen los procedimientos.
C a d a nivel d e proceso deba ser debidamente codificado. P a r a l a
identificación d e l o s p r o c e s o s y p r o c e d i m i e n t o s s e p u e d e u t i l i z a r l a
h e r r a m i e n t a metodológica d e l l u v i a d e i d e a s y e l u s o d e t a r j e t a s .

M o s t r a m o s a m o d o d e ejemplo e l cuadro del inventario d e l o s

procesos y procedimientos de laD I V M O D P N P :

25
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PROCESO NIVELO CÓDIGO PROCESO PROCESO PROCESO NIVEL 3

CODIGO MACRO NIVEL 1 CÓDIGO NIVEL 2 CÓDIGO PROCEDIMIENTOS
PROCESO PROCESO SUBPROCESO
MOl.01.01 Formulación y / o actualización de documentos de gestión (proyectos,
manuales, directivas, guias)
Desarrollo MOl.01.02 Sensibilización e inducción en modernización de la gestión
MOl.Ol Institucional institucional.
MOl.01.03 Evaluación de propuestas de diseño y / o rediseño de la estructura
orgánica de la PNP.
MOl.01.04 Asistencia técnica en modernización y desarrollo Institucional.
MO PLANEAMIENTO MOl M0DERNI2AC
MOl.02.01 Formulación e Impiementación de propuestas de mejora continua.
INSTITUCIONAL ION
Gestión por MOl.02^03 Diseño y / o rediseño de los procedimientos y servicios de la PNP.
M01.02 procesos MOl.02.04 Sensibilización e inducción en gestión por procesos.
M01.02.0S Asistencia técnica en gestión por procesos.
MOl.03.01 Formulación de propuestas de procedimientos simplificados.
S. F L O M S M .
G«fWalPNP MOl.03.02 Sensibilización e inducción en simplificación administrativa.
Simplificación
M01.03.03 Coadyuvar en la sostenibilidad de los procedimientos de trámite
M01.03 administrativa
documentarlo y atención al ciudadano.
M01.03.04 Supervisión de la atención de los procedimientos y servicios TUPA y
TUSNE de la PNP.
MOl.03.05 Asistencia técnica en Simplificación Administrativa.

C U A D R O DE RELACIONES ENTRADA - SALIDA

ENTRADA (Proveedores) PROCESO SALIDA (Servicios)
• D o c u m e n t o s d e gestión f o r m u l a d o s y actualizados.
Desarrollo Instttucionai • Personal capacitado y sensibilizado en desarrollo institucional.
• Diseño y / o rediseño de estructura orgánica e v a l u a d a s .
• A s i s t e n c i a Técnica e n m o d e r n i z a c i ó n y d e s a r r o l l o i n s t i t u c i o n a l b r i n d a d a .
IPNP • Propuestas de Mejora Continua, formuladas e implementadas.
Necesidades (demandas) de
Gestión por P r o c e s o • Diseño y / o rediseños de procedimientos y servicios realizados
las U n i d a d e s O r g á n i c a s d e la
• Personal c a p a c i t a d o y sensibilizado en gestión por p r o c e s o
PNP • A s i s t e n c i a Técnica e n g e s t i ó n p o r p r o c e s o b r i n d a d a .
• Propuestas de procedimientos simplificados aprobadas
Simplificación Administrativa • P e r s o n a l c a p a c i t a d o y s e n s i b i l i z a d o e n simplificación a d m i n i s t r a t i v a .
• P l a n d e s u p e r v i s i ó n d e a t e n c i ó n d e los p r o c e d i m i e n t o s y s e r v i c i o s a p r o b a d o .
e. HOIIÑA M.
Ceremi PNP • A s i s t e n c i a técnica e n simplificación a d m i n i s t r a t i v a b r i n d a d a .

26
 C o n l a finalidad d e m o s t r a r c l a r a m e n t e l a relación de las entradas
y salidas del proceso e s r e c o m e n d a b l e i n c l u i r u n c u a d r o q u e
e s t a b l e z c a d i c h a relación. P a r a e l c a s o d e e j e m p l o d e l a D I V M O D
las entradas s o n l a snecesidades (demandas) d e l a s diversas
u n i d a d e s orgánicas d e l a P N P , l o s p r o c e s o s s o n l a s q u e s e
e s t a b l e c e n e n l o s d e p a r t a m e n t o s d e s a n - o l l o i n s t i t u c i o n a l , gestión
p o r p r o c e s o y simplificación a d m i n i s t r a t i v a . L a s s a l i d a s s o n l o s
s e r v i c i o s b r i n d a d o s a l a s d i v e r s a s u n i d a d e s orgánicas d e l a P N P
(necesidades satisfechas).

6.2.5. Describir los procesos y procedimientos actuales.

P a r a describir l o s procesos y procedimientos actuales s e d e b e

elaborar, revisar y aprobar los M G P P d e c a d a u n o d e los procesos
y procedimientos identificados e n e l cuadro d e l inventario q u e
d e r i v a n a partir del m a p a d e p r o c e s o s . N o olvidar q u e e s t o s e h a c e
d e s p l e g a n d o l o s p r o c e s o s d e s d e e l n i v e l más a g r e g a d o N i v e l O
hasta el Nivel N .

Suele confundirse proceso c o n procedimiento, ambos s o n

conceptos diferentes pero complementarios, e nelsiguiente cuadro
p o d e m o s ver las diferencias:

Definición de Proceso y Procedimiento

PROCESO PROCEDIMIENTO
"Conjunto d e actividades m u t u a m e n t e
" F o r m a especificada para llevar
r e l a c i o n a d a s o q u e interactúan, l a s c u a l e s
a cabo u n a actividad o u n
transforman elementos d eentrada e n
proceso"
resultados**
Fuente: NTP - ISO 9001-2008

D i f e r e n c i a s entre Proceso y Procedimiento

PROCESO PROCEDIMIENTO
Transformar las entradas e n salidas Definición d e p a s o s p a r a
m e d i a n t e l a utitización d e r e c u r s o s ejecutar una tarea
S e c o m p o r t a n , s o n dinámicos E x i s t e n y s o estáticos
I m p u l s a d o s p o r l a consecución d e u n i m p u l s a d o s p o r l a finalización
resultado de una tarea
S e operan y se gestionan Se implementan
S e c e n t r a n e n l a satisfacción d e l o s S e encuentran en e!
clientes y otras partes interesadas. cumplimiento d e las normas
Fuente: NTP - ISO 9001 -2008

P a r a d e s c r i b i r c a d a p r o c e s o d e l N i v e l O, s e d e b e h a b e r i d e n t i f i c a d o
todos los procesos d e nivel 1 ,2 ,3...N que lo conforman. Luego, s e
d e b e e l a b o r a r u n a Ficha de proceso p a r a c a d a n i v e l h a s t a e l
penúltimo n i v e l . E n t a l s e n t i d o , p a r a c a d a u n o d e l o s últimos n i v e l e s

27
 d e p r o c e s o i d e n t i f i c a d o ( N i v e l N ) s e d e s a r r o l l a s u Ficha de
Procedimiento y Diagrama de Flujo c o r r e s p o n d i e n t e .

6.2.6. Procedimiento de elaboración Práctica del MGPP

6.2.6.1. Contenido del MGPP

L o s M a n u a l e s d e b e n s e r d e fácil m a n e j o y comprensión.
P r e s e n t a r a n los e l e m e n t o s siguientes:

a) Carátula:
E n l a página 2 d e b e c o n t e n e r u n c u a d r o d e n o m i n a d o
"Hoja d e Control d e Cambios" c o m o s e muestra a
continuación.

Descripción de carátula Carátula del MGPP DIVMOD

NOMBRE OE IDENTIDAD POLICIA NACIONAL

D E L PERÚ
LOGOTIPO DÉ LA ENTIDAD

•«AMOU.O IMSTITUeiONM.
XHNMaTOS
IMNUM DE 6ESTKM DE PItOCESOS Y PM
P»10aSOX(NIV£LO|

CÓDIGO D& MANUAL MANUAL DE

PROCESOS Y
VERSIÓN:»
PROCEDIMIENTOS
Revisado por

cnK

AfrobtdopoR
i " "

HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

NOMBRE DEL TEXTO

FECHA RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO MODIFICADO

El control d e cambios e s utilizado para registrar l o s c a m b i o s

r e a l i z a d o s e n t r e versión a versión, i d e n t i f i c a n d o l a f e c h a e n q u e
ocun^ió e l c a m b i o , e l n o m b r e d e l p r o c e d i m i e n t o , l o s t e x t o s m o d i f i c a d o s
y el responsable del m i s m o .

28
 b) Indice

E s l a relación d e títulos, subtítulos, e n t r e o t r o s q u e

c o n t i e n e e l M G P P señalando l a ubicación a través d e l
número d e páginas. E n e l m a r c o d e l o s u g e r i d o p o r e l
D o c u m e n t o O r i e n t a d o r d e la P C M - S G P . e l M G P P d e la
D I V M O D t i e n e e l índice s i g u i e n t e :

Elemento Descripción
Contextualiza el tema de los
Manuales de Procesos y
Introducción Procedimientos; explicando
brevemente sobre el tema, l o s
antecedentes e ideas principales.
C o n s i d e r a e l o b j e t i v o o propósito d e l
D a t o s G e n e r a l e s del
Manual; Alcance o ámbito d e
M a n u a l d e Gestión d e
aplicación del documento;
Procesos y
Aprobación y actualización d e l
Procedimientos
MGPP.

Inventario de Procesos y Identifica los p r o c e s o s y el d e s p l i e g u e

Procedimientos de ta hasta el nivel d e los procedimientos.
DIVMOD PNP
Describe los e l e m e n t o s del proceso
Datos de Procesos y e n l a s f i c h a s técnicas según n i v e l d e l
Procedimientos proceso.

D e s c r i b e l a f i c h a técnica d e l p r o c e s o
Proceso nivel 1 y nivel 2 : proceso y
subproceso respectivamente.

Describe los procedimientos

Procedimientos y i d e n t i f i c a d o s e n l a s f i c h a s técnicas
Diagramas de Flujos c o n s u respectivo d i a g r a m a de flujo.
E HORNA M.
Describe l o s procedimientos del
. CorofWimP
P r o c e d i m i e n t o s del
subproceso de desan-ollo institucional
Proceso de Desarrollo
e n l a s f i c h a s técnicas c o n s u
Institucional
respectivo d i a g r a m a d e flujo.
Describe l o s procedimientos del
Procedimientos del
s u b p r o c e s o d e gestión p o r p r o c e s o
P r o c e s o d e Gestión p o r
e n l a s f i c h a s técnicas c o n s u
Procesos
respectivo d i a g r a m a d e flujo.

29
 Procedimientos del Describe l o s procedimientos del
Proceso de subproceso de simplificación
Simplificación a d m i n i s t r a t i v a e n l a s fichas técnicas
Administrativa c o n s u r e s p e c t i v o d i a g r a m a d e flujo.

E l c o n t e n i d o p u e d e a d e c u a r s e o v a r i a r según l a
complejidad d e desarrollo d e l Manual. Por ejemplo,
p u e d e i n c l u i r términos y d e f i n i c i o n e s , c o n s i d e r a c i o n e s ,
etc.

c) Ficha del proceso Nivel O

L a O f i c i n a e n c a r g a d a d e b e e l a t ) o r a r u n a F i c h a Técnica
d e l p r o c e s o d e n i v e l O, l a c u a l debe s e r d e b i d a m e n t e
r e v i s a d a y v a l i d a d a c a d a ficha técnica p o r e l J e f e
encargado.

L a F i c h a Técnica d e l P r o c e s o N i v e l O e s u n d o c u m e n t o
que describe los e l e m e n t o s que l o conforman, con e l
o b j e t o d e f a c i l i t a r s u comprensión y m o s t r a d o c o n
c l a r i d a d . L o s e l e m e n t o s q u e c o m o mínimo d e b e
contener : Nombre, objetivo, alcance, responsable,
requisitos, clasificación, proveedores, entradas,
actividades, salidas, destinatario, controles, recursos,
documentos, registros e indicadores.

E l f n f r t o s d» te Ficha Técnica d d Proceso Nivel O

nCHA TECNICA DCL PROCESO NIVEL O

1) 4) RmpoiMbk
2) Ob^ivo 5) lUquisitoi
») AkWK* S) CbsHic*ción
MScnKtóNbañtocEso
9)PrOCMM 10) 11} Ciudadano o OatbnaUrto i
lot bitnM V MfvkiM

IDCMTlf ICACIÓN OC RECURSOS CRÍTICOS PARA LA EJECLiOÓN Y CONTROL DEL PROaSO

i U ) Controla o irwpKcienM j U ) RKUTIM j 1 4 ) Documtnto» v fonn«t«

EVIDENCIAS E INDtCAOORES DEL PROCESO

15} 16) Indicwlorts

Elaboración: SGP/PCM 2014

r
30
 d) Fichas del proceso Nivel 1 y 2.

L a s f i c h a s técnicas d e n i v e l 1 y 2 h a s t a e l último n i v e l
d e desagregación, s e u t i l i z a p a r a m o s t r a r e l o b j e t i v o d e l
proceso, s u s proveedores, entradas, salidas y
destinatario d e l o sservicios policiales (destinatarios
i n t e r n o s o e x t e r n o s ) ; y p a r a m o s t r a r , a través d e u n
l i s t a d o e l s i g u i e n t e n i v e l d e desagregación. S e
r e c o m i e n d a n o l l e g a r a l máximo n i v e l d e d e t a l l e . S e
puede trabajar e n Excel o cuadros e n W o r d . A
continuación, m o s t r a m o s e l m o d e l o d e l a P C M - S G P y
l a adaptación d e s a n - o l l a d a p o r l a D I V M O D P N P :

Modelo de Ficha de Prcxeso de Nivel 1 - Proceso A l

nCHA Da PROCESO NIVEL 1

Nombre
Objetivo todkar el objetivo del Proceso de Nivel 1
Descripción Describir brevemente el Proceso de Nivel 1
Akance Indicar qué órganos o unidades orgánicas intervienen en el Proceso de Nivel 1
Destinatario
Listado d« procesos de nivel 2 da los bienes
y servidos
Especificar Especificar i Proceso A l . l Especificar Especificar
proveedores cuáles son Proceso A1.2 cuáles son quienes son
internos y lás Proceso A1.3 las salidas los clientes
exterrK>s det entradas (bienes y internos y
proceso de (insunios) servicios) externos del
nivel 1 proceso de
nivel 1

r Indicadores Colocar los indicadores que midan la efreacia, eficiencia y oportunidad del proceso.

Reiistro» i Colocar los registros que se generan del Proceso de nivel 1.

Elaborado Colocar el nombre, cargo v firma de quién o quienes elaboraron la Ficha de nivel 1.
por:
Revisado Colocar el nombre, cargo y firma de quién revisa la Ficha de nivel 1. que debe ser un
por: especialista de la OfKina encargada del Desarrollo Organizacional y Modernización de la
entidad.
Aprobado Colocar el nombre, cargo y firma de quién aprueba la Ficha de nivel 1, que debe ser el
por: dueño del proceso de nivel 1.
Etaboradón: SGP/PCM - 2014

31
 POLICÍA NACIONAL D E L PERÚ

FICHA TECNICA D E L PROCESO NIVEL 0

Nombre Mocerr c a c e n Clasificación c-stratejico
Código Versión OI
Consoicar y e^utar activisases recesanas para la impiementación c«l
Objetivo proceso d e moíSemcacion <íe La gesten inst4ucional y el proceso d« mepr
ater/cón a la ciudadana en La P N P
Kormular. proponer y actualizar, en coorflinacon oirecta y permanente con
las unrfaíes orgánicas de la PNP. los documentos de gesion instrtucior^l.
Descripción los p r o c e s o s de simplificación adminatrairva. y mapeos de procesos para
mepra continua, en el imbflo de su comp«ter<:a. artculados con los
lir.eamientos del MININTHR.
Responsable Jefe ce U DIVMOl ce U DISPLAINSce U PNP
Ley N- ¿>t^. L e y í . t a r c o c e í . l o i e r r c a c o n c e a G e s t e n c e l E s t a c o , ü S
N ' 03'D-2{>D2-PCW. Reglamentode La Ley Marco Oe Modemcacon de la
Gestión del Estado.
D.S. N- 10&-2012-PCM. Estrategia para U Modernización de U Gestión
PuWca.
Base Legal D.S. N' 0C>4.2013-PCM. Poliea Nacional de Modemeacon de la Gestión
PuWica
R.M. N ' 125-2'31S-PCM. Plan de Impiementación de la Poliica Nacional de
Uoíerncación d e la G e s t e n Pública 2013-2016.
R M N' 4 1 1 - 2 0 1 7 - I N . Plan d e Moierrcacon del Sector Irtenor 2017-2021.
Alcance Tocas las ün>ca-3es orji'-icas c e U P N r
Identificación Responsable
Proveedores Entradas del Procesos del Proceso Salidas Usuarios
nivel 0
U31.01.
Desarroto Unulades
Institucional. Informes orgánicas
Unidades Ofcos y MOl.02 Gestión DIVMDI técreos de la PNP
orgánicas de documentos por procesos.
ta PNP MOl.03.
Smplff cacen
aimiristratrva.
Registros Ststema Intejraco c e G*ston ce kxpesientes - SIG
Sistema Registro de Documentos DIV?.10IPNP(cu.Kíro Excef)
Indicadores Numero c e óteos.
del proceso Numero de mformes tecneos.
Elaborado Esp-ecialistas c e tos Depanamertos c« Desarroltolnstflucoral. Gesten oe
P r o c e s o y S:mplrficacen Asmmtstratfva.
Revisado Jefes cetosDepartamentos
Aprobado Crrj Pabe ALama F b r e s . Jefe ce U OrVTtDI DIRPLAINS PNP

e) Ficha Técnica de los Procedimientos

Es el formato donde s e describen el nombre del

procedimiento ( v e rcuadro d e inventario d e procesos y
procedimientos), e l objetivo del mismo, e l alcance,
entrada, proveedores, actividades, salidas, destinatario
de! servicio policial (destinatario i n t e r n o y / o e x t e m o ) , e l

32
 m i s m o s e d e b e codificarse, siguiendo una secuencia
lógica a p a r t i r d e l M a n u a l . E l d o c u m e n t o o r i e n t a d o r d e
la P C M - S G P p r o p o n e e l m o d e l o siguiente:

M o d e l o d e Ficha d e P r o c e d i m i e n t o

FICHA DEL PROCEDIMIENTO

Nombre Indicar e! n o m b r e del procedimiento
Objetivo Indicar el objetivo del procedimiento
Alcance Indicar en qué actividad inicia y qué actividad t e r m i n a el procedimiento
Destinatario
Descripción de actividades
Proveedor Entrada Salida de los bienes
ActívidMies , Ejecutor _ y servicios
Especificar Especificar Se describe de manera Se indica Especificar Especificar
proveedores cuáles son secuencial el desarrollo de las quién cuáles son quienes son
internos y las actividades que se realizan. realiza o los bienes los clientes
externos entradas ejecuta y servicios internos y
(insumos) | la externos.
' actividad.

indicadores Colocar los indicadores que midan la efKacia, eficiencia y oportunidad del proceso.

Reflstros Colocar los registros que se generan en el procedimiento.

Elaboridón: SGP/PCM-2014

La ficha técnica d e s a r r o l l a d a p o r la D I V M O D PNP

incluye u n a c o l u m n a vertical y horizontal q u e estima los
t i e m p o s p r o m e d i o s e n días q u e d u r a l a ejecución d e l a s
a c t i v i d a d e s . A cx)ntinuación, p o d e m o s o b s e r v a r l a f i c h a
técnic::a:

33
 POLICÍA N A C I O N A L D E L PERÚ
FICHA TECNICA D E L PROCEDIMIENTO
Nombre Clasiticacior

Código Versión
Objetivo

Nesponuble J€Te :e Jec-s-s'-t^—.o j * s : o - c e -'^:e505

a p r o b » o por D S JS.
D L '24€. ap'-ueba íSversas mearías de simpWcacon
aom iraíraiwa.
O L ' 3 ' C apfveba mea»aa a a c i o r a ^ s er simplifcacór
a í m ir.strairva.
D S 04^2>36-PCM. Lir«am*r:íos para 4 e i a t o r » c o - y
aprobacór oe^ R O F .
D S 534-20'3 aprueba ta P o t t i c a N a c o n a l d e M o d e m o a c o n de la
G e s t o r Pubica,
LT«am«'':os para la Imptementactór de La Gestión por Procesos
er las Ert>3aces oe La Aommcstracior P u b t c a e r e i Marco de OS
M' J M - 2 D ' ^ - t ^ U - P o ! i í c a N a c o M i de Modemtzxior de j
G e s i ó r Pübtca al 202"
B a s e Legal Dí>Ci.rieri:oor«r!ador Meiodokojia pa'-a la l f n p * m e - : a c o r ó% la
G e s i o r por Procesos en las E r t o a a e s ae 3 Aamirsiracpor
PiJbfcca eo el Marco del D S N' 5 3 4 - 2 : ' S - P C M - P o t t c a N a c o r j i
de Modemoacion de ta G e s l o n Pubtca a: 202'
D L '267 Aprueba Ley de la P o K á N a c c - a i ce: ^^K.
Decreto Supremo N* 026-20'7-lN. R e g a n e r r o ae^ Decreto
Lt9(Statrvo N* 1267. Ley de ta PMP
RM 411-2017-IN aprueba Piar oe Mcoe<T=ac<y- oe Sector
Interior 2017-2021:
R M N* 4 t & ^ 1 7 - I N ^>ruebaPlan d e S i m p l i f c a c o - Ar-n - s f a t v a
M MáMsterio del Imenor 2017-2019.
RM 173-2017-IN. aprueba ta E s i f n e g a para la mejora oe la
calidad de la atetKion prestada a la ciudadanía en el Mmisieno del
tntenor y Polca Nacional del Perú 2017-2015
RPE N'052-2-Oi6-SER\1R-PE. Normas para la Gestor» del
Procesos 0* Drsero ce P-esíos y Formulacon del Manual de
^e-f: 3* =-e5tos
Mcance J-.d3Ít5 •J';3-C33
Proveerlo res Entradas; SaJidas Usuarios
Insumos
So'c-i-dde AS 5 : * - : 3 j-.:3ies
Alta DfTtccwi M ta P U P Asistencia Téc-ca 0'53-C35
b"C3:3

Nombre del Organo y Tiempo de

N o m b r e d e la actividad puesto Unidad la
elecirtor Oroánica Acuvidad
1 Recepaona docun>ento y denva al Secretaria DIVMDI * , día
Jefe de Oeparlamenlo DIVMDI
2 Evalúa y deriva al Espeaaüsta Jefatura DIVMDI H Oía
DIVMDI
3 Evalúa documento Espedafcsta DIVMDI 1 día
DIVMDI
4 EspeOMsta DIVMDI 1 dfa
DIVMDI
5 Formula informe técnico de Especiaesta DIVMDI 2 días
respuesta DIVMDI
0 Suscribe documento de respuesta Jete DIVMDI DIVMDI Hdfa

7
Denwa e x p o d M e en el SKSE DIVMDI DIVMDI w día
Total dettompo • días
S i s t e m a Integrado de Gestión de Expedientes - SIGE /
S i s t e m a Registro de Documentos DIVMDI PNP (cuadro Excel)
Indicadoras c a n t i d a d d e servioo d e A T nnndada
dal procaso N ú m e i o d e i n f o r m e s técnicos
Elaborado Especiaksla del Departamento de Gestión por Procesos
Ra visad o Jefe de Departamento

QSTá
Aprobado
Pablo Aiama Flores Jete oe la OIVMOI D i R P t ^ N S PNP

34
f) Diagramas de Flujo de cada Procedimiento

L a elatx)ración d e t D i a g r a m a d e F l u j o i l u s t r a
gráficamente e l p r o c e d i m i e n t o c o m p l e t o , m o s t r a n d o e n
f l u j o l a s a c t i v i d a d e s q u e éste c o m p r e n d e Para
construir u n d i a g r a m a d e flujo, d e b e m o s reproducir e l
flujo d e l procedimiento c o n tantas c o l u m n a s c o m o
áreas i n t e r v e n g a n e n e l m i s m o . E n c a d a u n a d e e s t a s
c o l u m n a s ( c o r r e s p o n d i e n t e s a c a d a área) s e Irán
registrando las actividades representadas por bloques
u n i d o s p o r f l e c h a s , s i g u i e n d o et f l u j o d e l p r o c e d i m i e n t o .

E s m u y importante cuidar que exista C O H E R E N C I A

e n t r e l a F i c h a Técnica y e l D i a g r a m a d e F l u j o s .
A s i m i s m o , debe existir C O N C O R D A N C I A entre c a d a
u n o d e l o s e l e m e n t o s d e l a f i c h a técnica, e s d e c i r , e n t r e
las actividades, l o s objetivos, l o s indicadores, l o s
controles, las entradas y salidas.

I. Reglas de diseño

P a r a e l diseño d e l o s d i a g r a m a s d e flujo s e r e c o m i e n d a
considerar las reglas siguientes:

• L o s d i a g r a m a s d e flujo s e d e b e n representar
gráficamente d e a n ^ i b a h a c i a a b a j o .

• L o s símbolos s e u n e n c o n líneas, l a s c u a l e s t i e n e n
e n l a p u n t a u n a flecha q u e i n d i c a l a dirección e n q u e
fluye l a información. S e d e b e n u t i l i z a r s o l a m e n t e
líneas v e r t i c a l e s u h o r i z o n t a l e s únicamente ( n u n c a
diagonales).

Ejemplo:

>

• N o d e b e n q u e d a r líneas d e flujo s i n c o n e c t a r .

• T o d o símbolo gráfico d e b e l l e v a r e t n o m b r e
correspondiente a la actividad que representa, e l
n o m b r e n o debe s e r extenso debe especificar
c l a r a m e n t e l a acción d e l a a c t i v i d a d e v i t a n d o l a s
siglas.

35
 Utilizar a d e c u a d a m e n t e l o s símbolos según
c o r r e s p o n d a n a l a acción d e l a a c t i v i d a d .

O
Ejemplo: Conservar los
documentos

T o d o c u a d r o d e decisión d e b e t e n e r i d e n t i f i c a d o s e l
n o y e l sí.

Ejemplo:

C u a n d o e n e l c u a d r o d e decisión h a y n o
c o n f o r m i d a d e s e n l a documentación e s t a d e b e s e r
devuelta a sus responsables y debe representarse
gráficamente e n e l d i a g r a m a d e f l u j o p o r m e d i o d e
l a f l e c h a d e dirección.
E l símbolo c o n e c t o r p u e d e s e r alfabético o
numérico, p e r o d e b e n c o i n c i d i r e n l a s a l i d a y
e n t r a d a d e l a s e c u e n c i a d e l a información.
Realizar a l principio e n f o r m a d e borrador para
asegurarse q u e el flujograma s e a coherente,
c u a n d o diligenciar e l d o c u m e n t o d e forma clara,
o r g a n i z a d a según e l c o n t r o l d e d o c u m e n t o s y
legible.
N o u t i l i z a r e l m i s m o l a d o d e l símbolo v a r i a s líneas
de entrada y salida.
P o r c l a r i d a d n o d e b e h a b e r más d e u n a línea d e
unión e n t r e d o s símbolos.
E l símbolo d e decisión e s e l único q u e p u e d e t e n e r
h a s t a t r e s líneas d e s a l i d a .
L a s líneas d e unión s e d e b e n r e p r e s e n t a r c o n
líneas r e c t a s .
E s c o n v e n i e n t e q u e l o s símbolos t e n g a n u n tamaño
uniforme.
L a redacción d e l c o n t e n i d o d e l símbolo d e
operación d e b e s e r r e a l i z a d a c o n f r a s e s b r e v e s y
sencillas.
E l símbolo d e c o n e c t o r p u e d e s e r alfabético o
numérico, p e r o d e b e c o i n c i d i r e n i o s c o n e c t o r e s d e
entrada y salida.

36
 ii. Simbología

L a Simbotogía para diseñar Diagramas de Flujo de

Procedimientos e s e l s i g u i e n t e , l a s m i s m a s q u e s e
p u e d e n t r a b a j a r c o n l o s p r o g r a m a s infonmáticos Visio,
Bizagi. Word o P o w e r P o i n t c o n l a pestaña d e f o r m a s
p a r a d i a g r a m a s d e flujo:

SIGNIFICADO SIMBOLOGIA DEFINICIÓN

S e utiliza al inicio y fin d e t o d o

Inicio yfin del Flujograma, permite
procedimiento d e t e r m i n a r l o s límites d e l
procedimiento.

índica l a s a c t i v i d a d e s más
r e l e v a n t e s más r e l e v a n t e s d e l
Operación o procedimiento Ejemplo:
acción elaborar un documento,
orientar a u n administrado,
consultar una base de datos o
f i r m a r un d o c u m e n t o .
Representa una alternativa o

o
condición q u e i n d i c a u n a
decisión q u e g e n e r a d o s
c u r s o s d e acción ( s i , n o ) . S e
Alternativa de gráfica c o n s i d e r a n d o u n a
revisión y entrada y d o s salidas y
decisión colocando dentro del rombo
una pregunta.
Identifica las actividades q u e
son dedicadas a evaluar o
verificar la "calidad" d e algo.
Identifica a c t i v i d a d e s e n la q u e
los documentos deben
Traslado trasladarse de u n lugar a otro,
e s e l m o v i m i e n t o fisico d e un
documento.
Identifica a las actividades q u e
n o r e v i s t e n acción y q u e
detienen temporalmente e l
Espera o flujo del procedimiento. A y u d a
demora a detectar cuellos de botellas;
ocurre cuando el expediente
pasa esperando un tiempo no

V
programado.

Identifica acciones orientadas

Archivo a archivar documentos o
expedientes.

37
 Documento R e p r e s e n t a l a elaboración de
un documento o formato.

Fuente: Adaptado de Directiva N° 04-2013-IN-DGPP-DPP "Normas y Procedimientos para la Elaboración,

Aprobación y Actualización de tos Manuales de Procedimientos del Ministerio del Interior".

6.2.6.2. C a s o practico

A continuación, s e p u e d e o b s e r v a r e l D i a g r a m a d e F l u j o s d e l
P r o c e d i m i e n t o " A s i s t e n c i a Técnica e n Gestión d e P r o c e s o s "
de la D I V M O D P N P ;

OPTO. DE GESTION POR P R O C E S O S - D I V M O D - D I R P W I N S P N P

15

«decasu

t SCE

RN

38
 a) Procedimientos de identificación de las
actividades
L a identificación d e a c t i v i d a d e s s e p u e d e l o g r a r
m e d i a n t e e l d e s a r r o l l o p r i m e r o e l a b o r a r l o s diagramas
de flujo c o n l a s a c t i v i d a d e s i d e n t i f i c a d a s y l o s n o m b r e s
d e l o s p u e s t o s d e l o s e j e c u t o r e s y después t r a s l a d a r l a
información a l a s fichas técnicas

fr...U...:'
S.FLOf»ESM.
G s n w a I PNP

G e n e r a l m e n t e la T a b l a s A S M E - V M e s u s a d a para
l o s p n x : e s o s d e simplificación a d m i n i s t r a t i v a y
dentro d e ella c o m o u n o d e s u s productos la
elaboración d e los Textos Únicos d e
P r o c e d i m i e n t o s A d m i n i s t r a t i v o s (TUPA). I n c l u s i v e
l o q u e s e t r a b a j a e n gestión p o r p r o c e s o s i r v e
c o m o i n s u m o para elaborar las tablas A S M E . P o r
t a n t o , no es condición exclusiva usar las

39
 Tablas ASME para la elaboración de MGPP.
E l s i g u i e n t e gráfico i l u s t r a e s t e método:

Reomos Directos Identmofates Tipo de Actividad Upo de Valor

(Mosdet Tiempo
Paso Actividad Area Penonal Materia
ti^N«ador (min) Servitío Operación Traslado Archivo Acrn«io Cofttrol
Fungible FungiUe
0 i r 7 (5V*1

1 01
2
3 A3\
4
5
A4
A5
>
6 AAl 02
7 AA2 02
8 AA3 02

N
9 AA3 02

S
TOTAl XXX X X X X X

AREA1(01) AREA2(02)

AAl

AA2

A2

I- A3

AS

40
 6.3. Mejora de los procesos^'^
E n esta etapa s e considera los pasos siguientes:
6.3.1 Medir, analizar y evaluar los
r procesos
6-3.2 Mejorar los procesos
6.3,3 Documentar los procesos mejorados
6.3.4 I n s t i t u c i o n a l i z a r l a Gestión p o r
Procesos

6.3.1. Medir, analizar y evaluar los procesos

U n a gestión p o r p r o c e s o s , e n e l e n f o q u e d e l a gestión p a r a
resultados, debe estar orientada al cumplimiento d e los fines y
objetivos superiores d e la entidad.

N o e s suficiente con tener u n buen M a p a de Procesos y M a n u a l e s

c o h e r e n t e s p a r a a s u m i r q u e t e n e m o s u n a b u e n a gestión p o r
p r o c e s o s , s i l a e n t i d a d n o s e "preocupa" p o r c o n o c e r s u s
resultados y buscar su mejora de manera permanente.

''Medir para gestionar^

Si no se miden los resultados no podrá distinguirse el éxito o el fracaso

Es necesario analizar cada proceso con el fin d e determinar la

brecha existente entre l o real y l o planificado. P a r a analizar cada
p r o c e s o d e b e m o s p a r t i r d e l o s d a t o s q u e éste v a g e n e r a n d o , p a r a
e l l o e m p l e a m o s l o s indicadores p r e v i a m e n t e d e f i n i d o s e n l a F i c h a
del P r o c e s o y Fichas d e Procedimientos.

L o s p a s o s q u e s e g u i r e n l a determinación d e l o s i n d i c a d o r e s d e u n
E. HORMA M.
p r o c e s o s o n l o s señalados e n e l s i g u i e n t e gráfico:
\ CorOfwlPMP

Identificar c l a r a m e n t e el objetivo del proceso.

Determinar l o q u e s e quiere medir, teniendo e n cuenta e l
objetivo del proceso y s u s dimensiones: eficacia, eficiencia,
economía y c a l i d a d .
D e t e r m i n a r l a f o r m a d e calcularlo y definir e l n o m b r e d e l
indicador.

14
Adaptado del Documento orientador: Metodología para la Implemenución de ta Gestión por Proceso en las Entidades de ta
Administración Pública en el Marco del D.S. N" 004-2013-PCM-Politica Nadonal de Modernización de la Gestión Pública.

41
 4 Establecer las fuentes de procedencia d elos datos y m e d i o s
d e verificación
5 D e t e o D i n a r la periodicidad del indicador.
6 Establecer las metas.
7 Describir el indicador.
Adaptado de Armiio (2011) y lAT (2009)
Elaboración: S G P / P C M - 2014

6.3.2. Mejorar los procesos

T o m a n d o e n cuenta e l Ciclo P H V A (Planear, Hacer, Verificar y
A c t u a r ) , t a n t o l a Planificación, e l H a c e r y l a Verificación i n c o r p o r a n
acciones d emejora las cuales deben concretar e n el paso Actuar.

L a c l a v e p a r a l a m e j o r a d e l o s p r o c e s o s está e n e l a d e c u a d o
e s t a b l e c i m i e n t o d e l o s i n d i c a d o r e s d e desempeño p r i n c i p a l e s , e n
l a revisión y análisis d e l o s r e s u l t a d o s y e n l a s a c c i o n e s q u e s e
adopten para resolver los problemas.

C u a n d o a n a l i z a m o s l a información r e c o g i d a e n e l s e g u i m i e n t o d e l
p r o c e s o , l o s i n d i c a d o r e s n o s permitirán d e t e c t a r :
• ¿Qué p r o c e s o s n o a l c a n z a n l o s r e s u l t a d o s p l a n i f i c a d o s ?
• ¿Cuáles s o n l o s p r o b l e m a s q u e i m p i d e n a l c a n z a r t a l e s r e s u l t a d o s ?

Luego d edeterminar los problemas deben analizarse y eliminar la

c a u s a principal d e los m i s m o s

A l g u n o s e j e m p l o s d e m e j o r a s d e desempeño s o n : s i m p l i f i c a r e l
proceso, innovar l e proceso, a u m e n t a r s u eficiencia, mejorar s u
eficacia y reducir tiempos.

L a m e j o r a c o n t i n u a d e l desempeño d e l a e n t i d a d d e b e s e r u n
o b j e t i v o p e r m a n e n t e d e e s t a , l o c u a l s e verá r e f l e j a d o e n l a
simplificación a d m i n i s t r a t i v a , q u e e s u n a f o r m a d e m e j o r a r , y a s u
v e z e s t o podía l l e v a r a l a e n t i d a d a m o d i f i c a r s u organización
i n s t i t u c i o n a l . E n e l s i g u i e n t e gráfico s e p u e d e a p r e c i a r l o s
e l e m e n t o s d e l p r o c e s o e n relación a l c i c l o P H V A :

E . H O R N A H

r 42
6.3.3. Documentación de los procesos mejorados
U n a v e z m e j o r a d o s l o s p r o c e s o s , e s t o s serán a c t u a l i z a d o s
c o n f o r m e s e describe para elaborar e l M a p a d e Procesos y los
Procesos actuales.

E n c a s o d e m o d i f i c a r s e y a p r o b a r s e a l g u n a disposición q u e a f e c t e
directa o indirectamente e l desan-ollo d e los procesos, la Oficina
e n c a r g a d a d e l D e s a r r o l l o O r g a n i z a c i o n a l y Modernización d e l a
e n t i d a d d e b e i m p u l s a r l a revisión y m e j o r a d e l p r o c e s o a f e c t a d o ,
así c o m o l a actualización d e l o s d o c u m e n t o s ( M a p a d e p r o c e s o y
M a n u a l e s d e Gestión d e P r o c e s o s y P r o c e d i m i e n t o s ) .

6.3.4. Institucionalizar la Gestión por Procesos

E l c a m b i o q u e r e p r e s e n t a l a adopción d e l a gestión p o r p r o c e s o s
debe lograr resultados de m a n e r a progresiva.

El M a p a d e Procesos d e la entidad, a l s e ru n documento d e

gestión, u n a v e z a p r o b a d o , d e b e p u b l i c a r s e e n e l P o r t a l d e
T r a n s p a r e n c i a . C a d a e n t i d a d d e b e d e f i n i r l o s c r i t e r i o s d e difusión
de sus respectivos Manuales.

La entidad d e b e incorporar e n el P l a n Operativo Institucional (POI),

actividades relacionadas a l plan d e trabajo institucional, la
impiementación, s e g u i m i e n t o , revisión, m e j o r a y actualización d e
los d o c u m e n t o s ( M a p a de P r o c e s o s y de los M a n u a l e s ) .

L a e s t r a t e g i a d e institucionalización d e b e c o n s i d e r a l o s i g u i e n t e ;

• Revisión d e t o d o s l o s p a s o s d e impiementación d e la
Metodología.
• Identificación d e l a s f o r t a l e z a s y d e b i l i d a d e s ( F O D A ) .
• T e n e r e n c u e n t a l a percepción d e l o s f u n c i o n a r i o s .
• Definir a c c i o n e s clave para con-egir las brechas.
• Identificar evidencias d e a v a n c e s .
• F o r m a l i z a r a través d e n o r m a s i n t e r n a s l o s a v a n c e s l o g r a d o s .

El Mapa d e Procesos y l o s Manuales d e Procesos y

Procedimientos, deben ser considerados c o m o insumo para la
revisión y actualización d e l o s i n s t r u m e n t o s d e gestión c o m o e l
R e g l a m e n t o d e Organización y Función ( R O F ) , e l M a n u a l d e P e r f i l
de Puestos (MPP), e l T e x t o Único d e P r o c e d i m i e n t o s
A d m i n i s t r a t i v o s ( T U P A ) , el C u a d r o d e P u e s t o s d e la E n t i d a d ( C P E ) ,
entre otros.
I S O ( 2 0 0 3 ) . Orientación sobre el concepto v uso del "Enfogue basado
en pn^ceso"para los sistemas de gestión. D o c u m e n t o : I S O / T C 1 7 6 / S C
2/N 544R2.
M i n i s t e r i o d e l I n t e r i o r ( 2 0 1 3 ) . Normas v procedimientos para la
elaboración, aprobación v actualización de los f^anuales de
Procedimientos del Ministerio del Interior D i r e c t i v a N** 0 4 - 2 0 1 3 - 1 N -
D G P P - D P P . L i m a . Perú.

M i n i s t e r i o d e T r a n s p o r t e s y C o m u n i c a c i o n e s ( 2 0 1 3 ) . Gula para la
elaboración del Manual de Procesos v Procedimientos del Ministerio de
Transporte v Comunicaciones. R M N° 7 9 2 - 2 0 1 3 - M T C / O l . L i m a . Perú.

Pérez Fernández d e V e l a s c o . José A n t o n i o ( 2 0 1 5 ) . Gestión por

procesos. E S l C E d i t o r i a l . 5 t a . Edición (reimpresión). España.

P r e s i d e n c i a d e l C o n s e j o d e M i n i s t r o s ( 2 0 1 0 ) . Consolidado de los
Avances en Reforma del Estado v la Estrategia de Modemización de la
Gestión del Estado. D e c r e t o S u p r e m o N° 0 9 0 - 2 0 1 0 - P C M . L i m a . P e n i .

P r e s i d e n c i a d e l C o n s e j o d e M i n i s t r o s - S e c r e t a r i a d e Gestión Pública
( 2 0 1 3 ) . Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública. L i m a .
Perú.

P r e s i d e n c i a d e l C o n s e j o d e M i n i s t r o s - S e c r e t a r i a d e Gestión Pública
( 2 0 1 3 ) . Documento orientador: Metodología para la Impiementación de
la Gestión por Proceso en las Entidades de la Administración Pública
en el Marco del D.S. A / " 004-2013-PCM-Politica Nacional de
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