SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

CURSO VIRTUAL: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO

LABORAL.

FICHA: 2106246

APRENDIZ: LEDIHT YERALDINE RIOS GARCIA

CLASES DE DOCUMENTOS

INSTRUCTORA:

ELIZABETH DEL CARMEN VILLA

5 DE MAYO DE 2020, VILLA DE ROSARIO NORTE DE SANTANDER

El documento por su estructuración, es medio y comunicación de información y
conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las
siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información
que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento.

Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la

información producida o recibida por una entidad pública o privada, en razón de
sus actividades o funciones.

Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida,

almacenada o acumulada por medio electrónico. También se encuentran
documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción durante todo el
ciclo vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico.

Diferencia con respecto al otro: la diferencia radica en que

los documentos de archivo son ejemplares únicos y los documentos
electrónicos consta de ejemplares múltiples. Además los documentos de
archivo son patrimonio documental. Los documentos de archivo son
una fuente primaria mientras que los electrónicos son una fuente
secundaria. Los documentos de archivo son conjuntos orgánicos y se basan
en el valor de sus testimonios, los documentos electrónicos son un conjunto
artificial que se basa en el valor de la información que contienen. En
consecuencia los documentos de archivo se conservan y pasan al archivo
central mientras que los otros no tienen el mismo destino.

Uso de los documentos electrónicos: Tener acceso a la información

rápidamente y en cualquier lugar además de el fácil almacenamiento y su
fácil y rápida creación.

Uso de los documentos de archivo: Registrar una actividad

administrativa, dejar testimonio de su realización y ser memoria de ella:
puede ser usado para la planeación, la asignación de recursos, la toma de
decisiones, el control administrativo y en general, todo lo que tiene que ver
con la agilidad, economía y eficiencia de la empresa o entidad pública.