UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

DOCENTE: DIEGO ALEXANDER TIBADUIZA BURGOS

FORMULACIÓN DE PROYECTO SISTEMA DISPENSADOR DE MEDICAMENTOS

Nombres:
- Juan Camilo Santana
- Hernán David Moreno
- Javier Eduardo Gutierrez Serrano

1. Identifique el problema a resolver:

Diariamente algunas droguerías de la ciudad de Bogotá, como los puntos de entrega de la empresa
Audifarma (distribuidora contratada por Capital Salud), presentan la problemática de la demora en
la entrega de medicamentos a sus pacientes. La situación anterior se ha intensificado debido al
contexto de aislamiento generado como medida preventiva frente a la expansión del virus COVID -
19. El retardo en el despacho de los medicamentos es causado por varios factores: Primero, la
variedad de artículos que le son prescritos al paciente; segundo, la gran cantidad de personas que
acuden a estos lugares; tercero, la alta demanda de órdenes a domicilio como resultado de las
medidas de aislamiento y, cuarto, los errores humanos cometidos durante la búsqueda de
medicamentos (comunicación, almacenamiento, cantidad entregada e incertidumbre en la
disponibilidad del producto, facturación y/o registro de artículos entregados), resultado de la
fatiga acumulada durante la jornada laboral.

Fig. 1. Árbol de problemas

Todos los errores anteriormente mencionados provocan inconformidades tanto en los clientes
como en el regente de farmacia, debido a factores como el descuido en la atención y a los largos
tiempos de espera que oscilan entre media hora y cinco horas.

Por otra parte, la inversión dirigida en la contratación del personal de entrega de medicamentos
no se ve reflejada en la principal función del regente (atender al cliente), sino que se ve afectada
por labores adicionales que debe llevar a cabo.

Para dar solución a esta problemática se evaluó el procedimiento que sigue un paciente desde la
consulta hasta la compra o retiro (presencial o a domicilio) de medicamentos en la droguería,
como se muestra en la Figura 2, donde las flechas verdes se refieren al proceso que se desarrolla
en la actualidad y, en paralelo, las líneas rojas representan la solución propuesta, que consiste en
un mecanismo que permita recibir la orden directamente del médico, tomar los medicamentos
deseados y proporcionarlos al regente de farmacia antes de que el paciente llegue al punto de
despacho, en caso de que la entrega sea de manera presencial. Los cuadros azules muestran
detalles que deben ser tomados en cuenta durante el proceso y, finalmente, el recuadro amarillo
representa el objetivo final.

El paralelismo entre las dos líneas (solución y problemática) representa el ideal de optimización,
para el cual se espera que ambos, a lo sumo, demoren la misma cantidad tiempo.
 Fig. 2. Procedimiento de entrega de medicamentos.

2. Incluya datos que soporten el problema de ser posible:

En primer lugar, se tiene que 61,3% de los reclamos contra las EPS por parte de los afiliados a
estas, se deben por la no entrega a personas mayores de 60 años, además se observaron filas de
hasta seis cuadras y de cinco horas, conformadas en su mayoría por adultos mayores, así como
personas en condición de discapacidad y mujeres en estado de embarazo.

Por otro lado, de acuerdo a la coyuntura sanitaria debido al Covid-19 el Ministerio de Salud expidió
los lineamientos obligatorios que deben seguir los establecimientos dedicados al comercio de
productos farmacéuticos, por lo cual establece los medios requeridos para la distribución,
abastecimiento y dispensación de los medicamentos. Todo esto, realizado con el fin de cumplir
específicamente la función social de este tipo de empresas, por tanto, es necesario manejar más
efectivamente, mediante los protocolos establecidos en estos lineamientos, como lo son la
mantención de un espacio de seguridad entre las personas que se encuentren en el
establecimiento (regente y paciente), tratar de realizar las operaciones y ventas de dichos
productos farmacéuticos con el menor contacto, además de la manutención, de una correcta
desinfección de los objetos (entre ellos encontramos esencialmente los medicamentos que se
están expendiendo) y espacios de trabajo.
3. Realice el análisis PESTAL del problema

3.1. Político:

Es importante ver las distintas consideraciones que tiene en cuenta en Ministerio de Salud con
respecto a la situación actual del COVID-19, puesto que se espera que el proyecto pueda ser
aplicado ante la situación.

De acuerdo a los Lineamientos para el sector productivo de productos farmacéuticos, alimentos y

bebidas en Colombia durante la fase de mitigación dictados por el Ministerio de Salud, se
establecen las siguientes consideraciones:

1. Se debe hacer una verificación de los medicamentos dispensados. En el caso de

medicamentos de venta libre, se debe corroborar que el producto corresponde al
solicitado; para los medicamentos con prescripción médica, se debe hacer la verificación
teniendo en cuenta la prescripción médica solicitada.
2. Para la entrega de medicamentos con prescripción, se hace necesaria la presentación de la
fórmula médica.
3. Se debe controlar la afluencia y número de personas en el establecimiento farmacéutico,
con el fin de evitar aglomeraciones.
4. De manera excepcional, se autorizará la entrega a domicilio de los medicamentos de
control especial.

3.2. Económico:

Según el proyecto de ley para el Presupuesto General de la Nación 2019, el área de la salud fue la
que presentó uno de los mayores presupuestos de sección asignados, sólo por detrás del
Ministerio de Educación (38,6 billones de pesos) y el Servicio de la Deuda Pública Nacional (65,8
billones de pesos). Específicamente, el presupuesto total destinado en salud, teniendo en cuenta
al Ministerio de Salud y Protección Social, al Instituto Nacional de Salud (INS), al Invima, al Fondo
de Previsión Social del Congreso y a la Superintendencia de Salud, fue de alrededor de 27,65
billones de pesos.

Considerando lo anterior, es evidente que, al menos en el papel, el presupuesto destinado al

sector salud es bastante generoso, superando al presupuesto dedicado al sector militar y de
defensa. No obstante, se ha visto que dichos recursos no son empleados en su totalidad en el
mejoramiento de la infraestructura, en la mejora de las condiciones económicas de la mayoría de
los trabajadores de la salud y en el desarrollo de nuevas tecnologías de comunicación en salud.
Esto, entre otras, como consecuencia de la malversación de fondos por particulares.

Respecto al área de innovación tecnológica en las comunicaciones, se podría suponer que la

mayoría de recursos son destinados para la adquisición de equipos de control remoto para
procedimientos quirúrgicos de alta complejidad y mejoramiento de la red de intercambio de
información entre profesionales de la salud. Lo anterior es de esperar, debido a que el área de
recepción de órdenes médicas y despacho de las mismas no tiene la misma prioridad que los
rubros descritos previamente; sin embargo, es de gran importancia incentivar el desarrollo de
tecnologías automatizadas de asistencia, con el fin de agilizar estos procesos y ofrecer otra
alternativa (distinta a la construcción de nuevos centros de atención o farmacias) de
mejoramiento de la calidad de atención en salud.

3.3. Social:

De acuerdo con la Encuesta Nacional de Calidad de Vida (ECV) para el 2018, el porcentaje de
habitantes de la ciudad de Bogotá que se encontraban afiliados al Sistema General de Seguridad
Social en Salud (SGSSS) fue del 92,6%, poco más de dos puntos por debajo de la estadística
reportada para el año 2016 (94,9%). Según estas cifras, podría suponerse que la cobertura de los
servicios de salud a nivel distrital es bastante satisfactoria. No obstante, es importante considerar
otras variables que se encuentran fuertemente relacionadas con este indicador, como lo son la
percepción en la calidad del servicio prestado por las Entidades Promotoras de Salud (EPS) y los
Institutos Prestadores de Salud (IPS). Como es bien conocido por los capitalinos, los sistemas de
asignación de citas y despacho de órdenes médicas se han caracterizado por su constante
congestión y lento proceder.

En primer lugar, con relación al sistema de asignación de citas, el Plan de Desarrollo Distrital
Bogotá, mejor para todos encontró que, para 2016, “...el 59% de los habitantes pertenecientes al
régimen subsidiado del SGSSS se encuentra insatisfecho con la atención en salud...”, lo cual se
debía, según esta fuente, a que los centros de atención especializada se encuentran, en su
mayoría, en la zona norte de la ciudad, mientras que la mayoría de la población en cuestión vive
hacia la zona sur. Este hecho se vio potenciado debido a que la infraestructura física y tecnológica
en salud no era la mejor a la fecha. Como propuesta de solución, la Alcaldía sugirió la creación de
40 Centros de Atención Prioritaria (CAPs), los cuales fueron descritos como un éxito en el Informe
de Cumplimiento del Plan de Desarrollo realizado a finales de 2019. No obstante, no se realizó
ningún reporte respecto al mejoramiento de la infraestructura tecnológica asociada a los servicios
en salud, lo cual supone consecuencias negativas para la atención al usuario: Los sistemas de
telemedicina y de intercomunicación entre centros médicos aún presentan bastante espacio para
mejora, en particular en lo relacionado a la migración de datos entre EPS y/o IPS y a las tecnologías
informáticas disponibles para automatizar y agilizar procesos como la prescripción y despacho de
medicamentos.

Por otra parte, es conocido el descontento de numerosos afiliados frente a los procesos de
reclamo de medicamentos. En particular, se encontró que, de las 69.389 peticiones, quejas,
reclamos y denuncias reportadas a Supersalud en septiembre de 2019, 314 se realizaron debido a
la no disponibilidad de recursos humanos e infraestructura para la atención. Aunque la cifra es
baja si se le compara con el total de reportes, es preocupante, dado que este organismo
usualmente se dedica a la resolución de disputas en el sector salud de nivel mayor: El hecho de
que se presenten este tipo de reportes en Supersalud significa que la calidad de la atención para
con algunos pacientes debe haber sido consistentemente baja durante un período de tiempo
considerable, al punto de que los asegurados consideraron emplear el recurso ofrecido por esta
entidad para encontrar una solución a este problema. Este escenario no es para nada deseable y
es, precisamente, contra lo que se quería luchar desde la Alcaldía durante el período 2016-2019.

3.4. Tecnológico:

De acuerdo con la información encontrada en la página de la W Radio, actualmente solo el

Hospital Cardiovascular de Floridablanca cuenta con equipo robótico de dispensación de
medicamentos. Estos equipos fueron adquiridos a través de la empresa italiana Alear. Uno de
ellos, Calypsus, se encarga del corte, acondicionamiento y rotulación de medicamentos mientras
que el otro, Pegasus, se encarga de la dispensación de los medicamentos. Además, se cuenta con
un software llamado Athena, el cual permite ejercer control sobre la gestión de medicamentos.

Según Hosboner Valencia, el técnico en servicios farmacéuticos encargado del mantenimiento de

estos dispositivos, los robots son capaces de identificar en la orden el paciente, la cama en que se
encuentra, el medicamento que necesita y la dosis.

Por otro lado, algunas EPS y redes de farmacias vinculadas a estas EPS como Audifarma disponen
de aplicaciones móviles a través de las cuales los usuarios pueden reservar sus medicamentos y
ahorrar tiempo de espera, así como pedir a domicilio los medicamentos y consultar el estado de su
pedido.

3.5. Ambiental:

● Al tratarse de un sistema electrónico implica un mayor uso energético, por lo tanto se

generará explícitamente una contaminación ambiental debida a la generación de este
recurso requerido.
● Por medio de la formulación de este proyecto se busca la disminución del impacto
ambiental inherente al funcionamiento de estos comercios, como lo son el papel
requerido en las fórmulas de los medicamentos, entre otros, teniendo en cuenta que su
uso no es necesariamente restringido.
● Eliminación de la contaminación debida a los productos farmacéuticos no utilizados
debido a la entrega errónea por parte de los regentes de farmacias.

3.6. Legal

En el marco legal y normativo de Colombia encontramos un variado compendio de normas y leyes

que regulan y controlan el trabajo al cual va ha estar sujeto el proyecto, por lo tal se van a
enunciar aquellas las cuales son más específicas para el marco legal del desarrollo efectivo del
mismo:

● Decreto 2330 de 2006: En la cual se reglamenta el servicio farmacéutico y se dictan otras

disposiciones. Regula las actividades y/o procesos propios del servicio farmacéutico.
● Ley 09 de 1979: Por la cual se reglamenta el código sanitario nacional.
● Decreto 2092 de 1986: Por la cual se reglamenta la elaboración, envase o empaque,
almacenamiento, transporte y expendio de Medicamentos, Cosméticos y Similares.
● GIPS 12 de Abril de 2020: Lineamientos para el sector productivo de productos
farmacéuticos, alimentos y bebidas en Colombia durante la fase de mitigación para la
prevención de la pandemia SARS-Cov-2.

3. Antecedentes:

Durante los últimos años se han venido evidenciando ciertos problemas que dificultan el buen
funcionamiento de las farmacias debido a factores de organización y corrupción que habitan en la
ciudadanía del país. Muestra de ello se evidencia en el diario vivir de las personas que necesitan de
este servicio para garantizar su mediana supervivencia debido a que requieren de los
medicamentos que dispensan estos establecimientos.

Mediante la investigación realizada, se observa que el problema ha tratar mediante este proyecto
proviene de años anteriores, además de que se han desarrollado variados métodos de solución de
este, pero no han sido efectivos. Muestra de ello se evidencian en reportajes periodísticos
reportan los grandes traumatismos que deben soportar las poblaciones en el momento de solicitar
y recoger sus medicamentos vitales.

Ahora bien, estos traumatismo se han venido evidenciando mayormente debido a la situación
actual a la cual se está enfrentando el mundo debido a la pandemia del virus SARS-CoV-2, la cual
ha obligado a estrictos protocolos de distanciamiento social lo que conllevo a que la vida cotidiana
de la personas variarán, aún más las cuarentenas establecidas por los diferentes países produjeron
un detrimento en la entrega de estos medicamentos por parte de las farmacias autorizadas por las
eps a lo largo del país, como ocurrió durante la primera semana del confinamiento decretado por
el presidente de la república en el mes de marzo del 2019, en donde se observó serios
incumplimientos a los lineamientos establecidos para estos centros prestadores de salud.

Paralelamente, se evidencia que recientemente se están implementado sistemas de

automatización que prestan el servicio de suministro de medicamentos, muestra de ello es la
farmacia que está implementada en el hospital internacional de Colombia en la ciudad de
Bucaramanga más exactamente en el instituto cardiovascular, este sistema se encarga de
suministrar los medicamentos exactamente como lo ordena el médico.

Por último, se observa que estos sistemas ayudan a la optimización de los procesos de suministro
de medicamentos, además evita los errores humanos que pueden presentarse durante el
desarrollo de este servicio.
 4. Identifique las posibles soluciones del problema:

Como primera solución, se considera el diseño de un sistema dispensador que automatice el

proceso de búsqueda y selección de medicamentos, buscando que el regente de farmacia dedique
una mayor parte de su tiempo a la atención integral del usuario. Este sistema consistiría en un
bloque rectangular hueco cuyo movimiento estaría regulado por dos motores, lo cuales
determinarían la posición a adquirir para obtener un medicamento en particular. Se consideró
emplear un sistema tipo mordaza el cual permitiera agarrar medicamentos mediante el principio
de pinza; no obstante, este método fue desechado debido a que presentaba vulnerabilidades en el
proceso de agarre y podría representar un riesgo si se llegase a requerir la manipulación de
medicamentos de alta delicadeza.

En adición a lo anterior, se propone implementar un sistema de software de telemedicina que

facilite la comunicación directa entre médico y regente de farmacia. En principio, se busca que
este sistema permitirá establecer un control de inventario, de tal forma que el médico pueda
encontrar medicamentos alternativos en caso de que alguno de ellos no se encuentre disponible;
así mismo, se espera que este software acelere los tiempos de despacho de órdenes médicas,
permitiendo que, una vez el paciente se retire del consultorio, la orden esté siendo procesada en
la farmacia por el sistema dispensador para entregarla en el menor tiempo posible.

Por otro lado, el sistema dispensador requiere de medios de almacenamiento de medicamentos

de diseño especial, para facilitar su extracción por parte del bloque almacenador. Se pensó
inicialmente en diseñar un bloque dispensador que almacenará los medicamentos de forma
vertical, permitiendo que, cuando un medicamento fuese solicitado, este se liberase por gravedad.
No obstante, este diseño involucra varios sensores (de carga, de proximidad, de presencia), por lo
que su implementación resultaría costosa. Se acordó, entonces, el diseño de un sistema
dispensador muy similar al implementado por las máquinas dispensadoras de alimentos, en donde
la rotación de un sistema helicoidal permite el avance del medicamento. Así mismo, este sistema
presentó ventajas en cuanto a su control, el cual podía ejercerce mediante la modulación en el
ángulo de rotación del motor que controla al sistema helicoidal.

5. Defina un objetivo principal y al menos dos secundarios

OBJETIVO PRINCIPAL: Proporcionar al regente de farmacia un conjunto de medicamentos,

previamente prescritos por un profesional médico a través de un sistema que fortalezca el
correcto funcionamiento de las farmacias.

Objetivos específicos:

1. Identificar el conjunto de medicamentos y su cantidad en función de la identificación de la

prescripción a dispensar, la cual será ingresada a través de un teclado matricial.
 2. Extraer la cantidad y el tipo de medicamentos solicitados del dispensador y llevarlos hasta
el regente de farmacia.
3. Optimizar el sistema de entrega de los medicamentos actual corrigiendo lo errores que
poseen.

6. Identifique los actores de la solución incluyendo sus roles

● Regentes y químicos farmacéuticos: estos serán quienes estarán en contacto directo con
el robot dispensador, ellos serán quienes tomarán el producto que ha facilitado el robot y
harán la respectiva verificación de que este corresponda con la prescripción médica.
● Pacientes y/o acudientes: estas serán las personas que recojan los medicamentos de
manera presencial en las droguerías o en su lugar de residencia en caso de que la entrega
sea a domicilio.
● Doctores: serán quienes enviarán la prescripción médica a través de la aplicación
dispuesta en el proyecto, la cual enviará la información al robot dispensador.
● Domiciliarios: personal contratado para la recolección en farmacia y verificación de datos y
entrega del producto en el domicilio del paciente y/o acudiente.

7. Presupuesto

Descripción del Función Valor aproximado por Valor aproximado

producto (cantidad) unidad (COP) total (COP)

Tarjeta Nexys 4™ Control del sistema 1'120.000 1'120.000

FPGA (1)

Tablero de madera Base y estructura del 69.000 69.000

MDF 12 mm 4.46m 2 dispensador y
estructura del carro

Palo de cedro balso Soporte de 1000 1000

cuadrado 36 rodamientos
mm2x 1 metro de
largo (1)

Teclado matricial de Introducción de la 5000 5000

membrana 4x4 (1) identificación de la
prescripción

Tubo Metalico Emt Carril de movimiento 15.000 15.000

Conduit Galvani (1) para el carro

Metro de correa de Transmisión de 6.000 24.000

distribución GT2-6mm potencia de los
para impresora 3D (4) motores a los
 rodamientos

Rodamiento Balinera Movimiento del carro 2.500 20.000

Impresora 3D CNC del dispensador
Radial 608zz(8)

Varilla Roscada Hierro Acople de los 24.000 24.000

8mm x 1m (1) rodamientos

Tuerca Hexagonal Acople de los 48 768

M10 (16) rodamientos

Arandelas planas de Asentamiento de 97 1552

acero inoxidable tuercas

Servomotor DS04 NFC Generación de 32.000 32.000

360 grados (1) potencia

Cable de cobre Traslación de los 1.500 1.500

encauchetado 1m (1) productos
farmacéuticos en el
dispensador

Cables Jumper Conexión 5.000 15.000

Arduino x 20 (3) componentes
electrónicos

Referencias.

1. W Radio. Esta es la primera farmacéutica robotizada que tiene Colombia. Disponible en:
https://www.wradio.com.co/noticias/regionales/video-esta-es-la-primera-farmaceutica-
robotizada-que-tiene-colombia/20190402/nota/3885324.aspx
2. Alvarado, V. ‘Pegasus’ y ‘Calypso’, los robots farmacéuticos que operan en Santander.
Disponible en: https://www.vanguardia.com/area-metropolitana/bucaramanga/pegasus-
y-calypso-los-robots-farmaceuticos-que-operan-en-santander-ebvl440488

3. Ministerio de Salud. Documentos técnicos Covid-19: Lineamientos para el sector

productivo de productos farmacéuticos, alimentos y bebidas en Colombia. Disponible en:
https://www.minsalud.gov.co/salud/publica/PET/Paginas/Documentos-tecnicos-covid-
19.aspx

4. Proyecto de Ley Presupuesto General de la Nación 2019.

http://leyes.senado.gov.co/proyectos/images/documentos/Textos
 %20Radicados/proyectos%20de%20ley/2018%20-%202019/PL%20059-18%20Presupuesto
%202019.pdf

5. Plan Distrital de Desarrollo: Bogotá mejor para todos.

http://www.sdp.gov.co/sites/default/files/tomo_1_-_plan_distrital_de_desarrollo_0.pdf

6. Plan Distrital de Desarrollo: Bogotá mejor para todos - Rendición de cuentas.

http://www.sdp.gov.co/sites/default/files/informe_de_cumplimiento_de_pdd_2016-
2020_0.pdf