Código: 5TR-GDO-F-02

GESTIÓN DOCUMENTAL
Fecha: 03/04/2018
Versión: 1
ACTA DE REUNIÓN
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ASUNTO: Socialización área de reservas del Planetario de Bogotá – Primer sesión. DEPENDENCIA RESPONSABLE: Planetario de Bogotá

LUGAR: VIRTUAL FECHA: 23 de abril del 2020 HORA: 2:00 pm – 4:00 pm

ASISTENTES
ORGANIZACIÓN O
NOMBRES Y APELLIDOS CARGO CORREO ELECTRÓNICO TELÉFONOS FIRMA
DEPENDENCIA

Mayra Lorena Arévalo B. SEC – Planetario Contratista mayra.arevalo@idartes.gov.co 3214550726

David Narváez SEC – Planetario Contratista davidnarvaez23@gmail.com 3102490878

Ricardo Flórez Murcia SEC – Planetario Contratista florezmurcia79@gmail.com 3112562198

Laura Pinzón SEC – Planetario Contratista aleja140498@gmail.com 3158215617

Valentina González SEC – Planetario Contratista valentina13bla@gmail.com 3232484404

Stefania Rodríguez Grand SEC – Planetario Contratista rodriguezlaura.1002@gmail.com 3196944863

Camilo Díaz SEC – Planetario Contratista kcdiazmartinez17@gmail.com 3138766952

ORDEN DEL DIA

Bienvenida.
Presentación.
Contextualización del área de reservas.
Información básica: Canales y horarios de atención, proceso de reserva, portafolios de servicios, tarifas.
Programación de reservas.
Entrega a equipo logístico.
Retroalimentación.
Despedida.

DESARROLLO DE LA REUNIÓN

Siendo las 2:15 pm y encontrándose reunidos todos los invitados a participar de esta reunión, se da inicio a la socialización
del área de reservas dirigida al equipo logístico del escenario la cual tiene como objetivo contextualizar a los participantes
sobre las actividades que se realizan desde reservas y como están relacionadas de manera directa o indirecta con la
ejecución de sus obligaciones.

* El aquí firmante hace constar que el (los) temas y compromisos fijados en la presente acta se desarrollaron a cabalidad.
**Me permito manifestar de manera libre y voluntaria que autorizo a IDARTES para recolectar, usar y tratar mis datos personales únicamente para los fines y actividades
institucionales. IDARTES se compromete a salvaguardar la privacidad de la información personal obtenida, de acuerdo con su política de confidencialidad y se
compromete a no ceder, vender, ni a compartir estos datos recibidos con terceros sin la autorización expresa. Lo anterior, en cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581
de 2012, "Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y de conformidad con lo señalado en el Decreto 1377 de 2013.
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Para iniciar se da la bienvenida a los participantes y se hace una presentación del área de reservas, en la que se indica que el
esta área se encarga básicamente de recepcionar y dar respuesta a las solicitudes que llegan relacionadas con la comunidad
educativa y los grupos en general; seguido de esto se aborda la información básica del área, iniciando por los canales de
comunicación: virtual, presencial y telefónico, se habla de los horarios de atención para grupos. Posteriormente, se explica
todo el proceso de reserva: ¿Qué información se requiere para solicitar la reserva?, tiempos de respuesta, número mínimo de
participantes para realizar una reserva, se explica que el escenario no cuenta con espacios disponibles para el consumo de
alimentos, ni paquetero y la importancia de indicarle a los solicitantes toda esta información para que sea claro desde el
principio y no se generen inconvenientes durante la visita al escenario. Dentro de este proceso de reserva también se
explican las formas de pago y de Tu Boleta como la entidad a cargo del recaudo del dinero. 

Dando continuidad con esta presentación se explica a los participantes el tema de los portafolios de servicios que maneja el
escenario: educativo, recreativo y el programa de astrobebés; así mismo se habla de las tarifas las cuales se dividen en:
entidades públicas, entidades privadas y las que se manejan de manera especial para las fundaciones; se hace énfasis en los
planes que ya están establecidos y en la diferencia de costos de acuerdo al carácter de la entidad. En el tema de portafolios
se habla de cuáles son las actividades que oferta el escenario (conferencias, museo, domo, charlas interactivas, teatro
ciencia, talleres), la asesoría que se realiza desde reservas a las entidades que deseen mayor información.

Una vez abordados los aspectos básicos del área se explica a los participantes cómo es la programación de las reservas y las
diferentes matrices o herramientas que se utilizan para ello: calendario, matriz de requerimientos operativos y logísticos para
talleres, matriz de existencia de materiales y la matriz de agenda de reservas; se muestra este último documento explicando
cada una de las columnas, para qué sirve la información que proporciona el solicitante, los colores que se utilizan, las
diferentes categorías o tipos de grupos que atiende el escenario: semilleros, convenios, cumpleaños, gestión social,
Planetario en movimiento, cajas de compensación, entre otros. Todo lo anterior para dejar claro el porqué de la importancia
de este documento como base a tener en cuenta por todos los equipos involucrados en la atención de grupos.

Llegados a este punto se socializa a los participantes que luego de programar la reserva de cada grupo reservas hace la
entrega de la información al equipo de logística para lo cual se emplea un formato denominado “Registro diario de reservas”,
el cual se explica de manera específica teniendo en cuenta que es un documento de dominio del equipo logístico, en el que
se consignan datos importantes como el número de asistentes finales, el pago total que realiza el grupo al finalizar su visita y
que se requieren de manera posterior para continuar con el proceso de legalización. 

Para finalizar la sesión a las 4:10 pm se realizan algunos comentarios y resolución de dudas y se acuerda con los
participantes el segundo encuentro que se programa para el 24 de abril en horario de 2:00 a 4:00 pm.

EVIDENCIA

* El aquí firmante hace constar que el (los) temas y compromisos fijados en la presente acta se desarrollaron a cabalidad.
**Me permito manifestar de manera libre y voluntaria que autorizo a IDARTES para recolectar, usar y tratar mis datos personales únicamente para los fines y actividades
institucionales. IDARTES se compromete a salvaguardar la privacidad de la información personal obtenida, de acuerdo con su política de confidencialidad y se
compromete a no ceder, vender, ni a compartir estos datos recibidos con terceros sin la autorización expresa. Lo anterior, en cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581
de 2012, "Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y de conformidad con lo señalado en el Decreto 1377 de 2013.
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* El aquí firmante hace constar que el (los) temas y compromisos fijados en la presente acta se desarrollaron a cabalidad.
**Me permito manifestar de manera libre y voluntaria que autorizo a IDARTES para recolectar, usar y tratar mis datos personales únicamente para los fines y actividades
institucionales. IDARTES se compromete a salvaguardar la privacidad de la información personal obtenida, de acuerdo con su política de confidencialidad y se
compromete a no ceder, vender, ni a compartir estos datos recibidos con terceros sin la autorización expresa. Lo anterior, en cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581
de 2012, "Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y de conformidad con lo señalado en el Decreto 1377 de 2013.
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COMPROMISOS
ACTIVIDAD RESPONSABLE PLAZO / FECHA

DD/MM/AAAA

DD/MM/AAAA

DD/MM/AAAA

DD/MM/AAAA

* El aquí firmante hace constar que el (los) temas y compromisos fijados en la presente acta se desarrollaron a cabalidad.
**Me permito manifestar de manera libre y voluntaria que autorizo a IDARTES para recolectar, usar y tratar mis datos personales únicamente para los fines y actividades
institucionales. IDARTES se compromete a salvaguardar la privacidad de la información personal obtenida, de acuerdo con su política de confidencialidad y se
compromete a no ceder, vender, ni a compartir estos datos recibidos con terceros sin la autorización expresa. Lo anterior, en cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581
de 2012, "Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y de conformidad con lo señalado en el Decreto 1377 de 2013.