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GESTIÓN DOCUMENTALF-02
Fecha: 03/04/2018
Versión: 1
ACTA DE REUNIÓN
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ASUNTO: Sesión de socialización sobre las diferentes actividades y procedimientos que DEPENDENCIA RESPONSABLE: Planetario de Bogotá
se desarrollan desde el Punto de Información como área de atención a la ciudadanía del
Planetario de Bogotá.

LUGAR: VIRTUAL FECHA: 20 de abril del 2020 HORA: 2:00 pm – 3:00 pm

ASISTENTES
ORGANIZACIÓN O
NOMBRES Y APELLIDOS CARGO CORREO ELECTRÓNICO TELÉFONOS FIRMA
DEPENDENCIA

Sulay Camila Sarmiento García SEC – Planetario Contratista sulay.sarmiento@idartes.gov.co 3112558653

Valentina González SEC – Planetario Contratista valentina13bla@gmail.com 3232484404

3112562198
Ricardo Florez Murcia SEC – Planetario Contratista davidnarvaez23@gmail.com

Laura Pinzón SEC – Planetario Contratista aleja140498@gmail.com 3158215617

3196944863
Stefania Rodríguez Grand SEC – Planetario Contratista rodriguezlaura.1002@gmail.com

Camilo Díaz kcdiazmartinez17@gmail.com 3138766952

SEC – Planetario Contratista
David G. Narváez García davidnrvaez23@gmail.com 3102490878
SEC-Planetario Contratista

ORDEN DEL DIA

Saludo inicial.
Socialización del tema principal.
Presentación de las actividades que desarrolla el Punto de Información.
Presentación de canales de atención del Planetario de Bogotá.
Contextualización de formatos para inscripción.
Contextualización de la página de Planetario de Bogotá y Agenda del Idartes.
Retroalimentación.
Despedida.

* El aquí firmante hace constar que el (los) temas y compromisos fijados en la presente acta se desarrollaron a cabalidad.
**Me permito manifestar de manera libre y voluntaria que autorizo a IDARTES para recolectar, usar y tratar mis datos personales únicamente para los fines y actividades
institucionales. IDARTES se compromete a salvaguardar la privacidad de la información personal obtenida, de acuerdo con su política de confidencialidad y se
compromete a no ceder, vender, ni a compartir estos datos recibidos con terceros sin la autorización expresa. Lo anterior, en cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581
de 2012, "Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y de conformidad con lo señalado en el Decreto 1377 de 2013.
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DESARROLLO DE LA REUNIÓN

Se dio apertura a la reunión por medio virtual cuando todos los convocados se encontrasen, se abordó la
razón principal y el enfoque de la reunión, el cual correspondió a contextualizar las actividades que
desarrolla el Punto de Información y como se relaciona la ejecución de estas con el equipo de
anfitriones, ya que las dos partes conforman el grupo de Operaciones del Escenario y son quienes de
primera mano informan a los visitantes del Planetario de Bogotá.

Para lo anterior, con el apoyo de Camila Sarmiento del Punto de información, por medio de una
presentación, se dieron a conocer en primer lugar cuáles son los canales de atención establecidos, como
es la atención presencial, telefónica y virtual, específicamente fueron relacionados los datos de contacto,
como línea telefónica y correo electrónico al cual los ciudadanos pueden remitirse y realizar las
solicitudes respectivas.
Teniendo en cuenta que los anfitriones en algunos casos realizan cubrimientos en el punto de
Información, específicamente los fines de semana, se dio a conocer un formato Google forms y se
explicó la forma de diligenciarse en cada atención que se realice a cualquier ciudadano, lo anterior como
constancia de ejecutar estas apoyos al área.

Por otra parte, fue socializada otra de las actividades que se realiza y es la inscripción a los diferentes
eventos pedagógicos, científicos y culturales que desarrolla el Planetario de Bogotá.
Para esto se dieron a conocer cada uno de los formatos de inscripción a Clubes, Cursos y Talleres,
explicando la manera de diligenciarlos y como es importante la recepción de boletería como constancia
de este procedimiento y de la cantidad de participantes que se da para los mismos.
Fue socializado el procedimiento que se realiza desde el punto de información para la generación de
constancia de asistencia que algunos participantes a los clubes, cursos y talleres, solicitan.

Se socializó también, otro procedimiento que se realiza en el punto de información y está relacionado
con la entrega de cortesías previamente autorizadas o generadas en algún convenio con otra entidad.
Para casos específicos (inconvenientes de orden público, como manifestaciones o la situación generada
por el Covid-19), en los que los eventos no se pudiesen realizar o que el ciudadano no pudiese asistir, se
indicó que el punto de información se encargaba de generar una reprogramación de los eventos a estas
personas, donde para tal fin a través de correo electrónico se pedía como evidencias las boletas
adquiridas ó constancia de compra y otros datos personales, requeridos para tal fin.

Se socializó la página web del Planetario de Bogotá, como sitio oficial de información para la
ciudadanía, se explicó que desde el punto de información se lleva a cabo la programación de los eventos
que realiza el escenario mensualmente o semanalmente, como ocurre estos últimos días; se mencionó
que dichos eventos programados se podían evidenciar en la sesión Prográmate de acuerdo a la estructura
de la página.
* El aquí firmante hace constar que el (los) temas y compromisos fijados en la presente acta se desarrollaron a cabalidad.
**Me permito manifestar de manera libre y voluntaria que autorizo a IDARTES para recolectar, usar y tratar mis datos personales únicamente para los fines y actividades
institucionales. IDARTES se compromete a salvaguardar la privacidad de la información personal obtenida, de acuerdo con su política de confidencialidad y se
compromete a no ceder, vender, ni a compartir estos datos recibidos con terceros sin la autorización expresa. Lo anterior, en cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581
de 2012, "Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y de conformidad con lo señalado en el Decreto 1377 de 2013.
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Se indico qué en caso de requerirse ajustes de algún evento o información de este sitio, se informase al
punto de información para realizar la edición necesaria.
Así también, fue socializada la página web de la Agenda del IDARTES, donde el Planetario de Bogotá
pública los eventos más destacados de la programación mensual y en el caso de estos últimos días
semanalmente también están relacionados allí los eventos que hacen parte de la programación virtual.

EVIDENCIA

COMPROMISOS
ACTIVIDAD RESPONSABLE PLAZO / FECHA

DD/MM/AAAA

DD/MM/AAAA

DD/MM/AAAA

DD/MM/AAAA

DD/MM/AAAA

* El aquí firmante hace constar que el (los) temas y compromisos fijados en la presente acta se desarrollaron a cabalidad.
**Me permito manifestar de manera libre y voluntaria que autorizo a IDARTES para recolectar, usar y tratar mis datos personales únicamente para los fines y actividades
institucionales. IDARTES se compromete a salvaguardar la privacidad de la información personal obtenida, de acuerdo con su política de confidencialidad y se
compromete a no ceder, vender, ni a compartir estos datos recibidos con terceros sin la autorización expresa. Lo anterior, en cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581
de 2012, "Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y de conformidad con lo señalado en el Decreto 1377 de 2013.
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* El aquí firmante hace constar que el (los) temas y compromisos fijados en la presente acta se desarrollaron a cabalidad.
**Me permito manifestar de manera libre y voluntaria que autorizo a IDARTES para recolectar, usar y tratar mis datos personales únicamente para los fines y actividades
institucionales. IDARTES se compromete a salvaguardar la privacidad de la información personal obtenida, de acuerdo con su política de confidencialidad y se
compromete a no ceder, vender, ni a compartir estos datos recibidos con terceros sin la autorización expresa. Lo anterior, en cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581
de 2012, "Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y de conformidad con lo señalado en el Decreto 1377 de 2013.