TALLER ORGANIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

ORGANIZACIÓN

Entidad, corporación o empresa de la que se hace referencia.

Se concibe la empresa como organizaciones.

El proceso o la función de organizar,

Conjunto de principios, reglas, procedimientos, técnicas y habilidades o

herramientas directivas, que diseñan la estructura organizativa y configuran
los procesos para lograr una acción eficiente y eficaz respecto a los objetivos
pretendidos.

EFICIENCIA EFICACIA

Eficacia:

Consiste en alcanzar las metas establecidas en la empresa.

Lograr el Objetivo

Eficiencia:

Lograr las metas con la menor cantidad de recursos.

Punto clave en esta definición es ahorro o reducción de recursos al mínimo.

Lograr el Objetivo con el menor costo posible.

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La organización como función administrativa y parte integrante del
proceso administrativo.- En este sentido organización se refiere al acto de
organizar, integrar y estructurar los recursos y los órganos involucrados en su
administración; establecer relación entre ello y asignar las retribuciones de
cada uno.

La organización como función, junto con la planificación, la dirección y el

control forma parte del proceso administrativo.

Dentro de los moldes clásicos después de la planificación sigue la función de la

organización.

La organización consiste en:

 Dividir el trabajo, es decir, determinar las actividades para alcanzar los

objetivos planeados.
 Agrupar las actividades en una estructura lógica.
 Designar a las personas las actividades para que las lleven a cabo.
 Asignar los recursos necesarios.
 Coordinar los esfuerzos

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HISTORIA

La organización empresarial empezó a desarrollarse con la Revolución

Industrial debido especialmente a dos factores:

1. El incremento de la comunicación física e intelectual al mejorar los medios

de transporte (máquina de vapor en 17899 y de intercambio escrito y oral
(telégrafo en 1837 y teléfono en 1876) y visual (cinematógrafo en 1896).

2. El desarrollo de la estructura empresarial al pasar de la independiente

organización artesanal a las Fábricas y Talleres de producción con la utilización
de máquinas cada vez mayores y más complejas.

Teorías Clásicas.-
El padre de la organización científica fue F.W.Taylor (1856-1915),
Su idea fundamental era que:

 El rendimiento de los trabajadores puede ser considerablemente

aumentado mediante un mejor aprovechamiento de sus energías,

 Efectuando la descomposición y racionalización de las tareas con la

consiguiente mejora en su retribución.

Taylor se preocupó de aplicar principios científicos a los métodos de trabajo,

con lo que conseguía aumentar la productividad de los hombres y de las
maquinas.

Fue el primero en separar totalmente la ejecución del trabajo de su

programación, excluyendo del taller de producción las funciones de tipo
intelectual y concentrándolas en la dirección.

Las ideas de Taylor dieron paso al llamado movimiento de la organización

científica, y con Henry Fayol , que publico sus ideas en 1916, construyo una
verdadera teoría general de la dirección, reconociendo la importancia de la
dirección como proceso de guía de la organización, definiendo la función de
dirección como el conjunto de programar, organizar, mandar, coordinar y
controlar, y , elaborando con precisión el concepto de “staff· como ayuda o
refuerzo externo al director.

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ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL

Organización Formal

 Es aquella basada en una división racional del trabajo que especializa

órganos y funciones en determinadas actividades.
 Es la organización planeada o definida en el organigrama,
 consagrada por la dirección y comunicada en todos los manuales de la
empresa.
 Es la organización formalizada de modo oficial.

La organización formal es un sistema de tareas bien definidas, cada una de las

cuales lleva en si misma una cantidad específica de autoridad, responsabilidad
y obligación de rendir cuentas.

Este conjunto de elementos se establece en forma consciente y minuciosa para

permitir que los responsables de la empresa trabajen juntos con más
efectividad y alcancen los objetivos.

La organización formal facilita el establecimiento de objetivos y políticas; en

una forma de organización relativamente fija y predeterminada, lo cual permite
a la empresa pronosticar su futuro y sus probables ganancias . Sin una base
organizacional constante, no se podría confiar en los pronósticos.

Es decir, que, estará deliberadamente planificada, dando gran importancia a la

coordinación de actividades y estructurada jerárquicamente con objetivos
establecidos, especificación de las tareas y relaciones de autoridad y
responsabilidad definidas.

Organización Informal

 Los primeros conceptos fundamentales de la “Teoría de las relaciones

humanas” fueron expuestos por Roethlisberger y Dickson, ambos
verificaron que el comportamiento de los individuos en el trabajo no
podía ser comprendido de manera adecuada sino se consideraba la
organización informal de los grupos, así como las relaciones entre la
organización informal y la organización formal de la fábrica.

El conjunto de “interacciones y relaciones” establecidos por los

diversos elementos humanos de una organización se denomina
organización informal,

La organización informal presenta las siguientes características:

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  Relación de antagonismo.*
 Estatus.*
 Colaboración espontánea.*
 La posibilidad de oposición a la organización formal.
 Cambios de nivel y modificación de grupos informales.
 La organización informal trasciende la organización formal.*

Existen cuatro factores que condicionan la aparición de los denominados

grupos informales:

1. Los intereses comunes que tienen ciertos tipos de personas, esto les
permite compartir mayor intimidad, los intereses comunes aglutinan a
las personas.

2. La interacción provocada por la propia organización formal, el cargo que

cada persona ocupa en la empresa exige una serie de contactos y
relaciones formales con otras personas para cumplir debidamente con
las responsabilidades.

3. La fluctuación del personal dentro de la empresa altera la composición

de los grupos sociales informales, la rotación, produce cambios en la
estructura informal pues las interacciones cambian y, con ellas, los
vínculos humanos.

4. Los periodos de descanso, permiten intensa interacción entre las

personas y posibilitan el establecimiento y el fortalecimiento de los
vínculos sociales.

Por tanto, la organización informal será flexible y poco estructurada,

con relaciones en parte indefinidas y con una existencia de grados de
libertad en la actuación de sus miembros que actúan
espontáneamente.

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 TEORIA GENERAL DE SISTEMAS (TGS)

En un sentido amplio, la Teoría General de Sistemas (TGS) se presenta como:

 Una forma sistemática y científica de aproximación y representación de

la realidad.

 Como una orientación hacia una práctica estimulante para formas de

trabajo transdisciplinarias.

 Lo importante son las relaciones y los conjuntos que a partir de ellas

emergen.

 La TGS ofrece un ambiente adecuado para la interrelación y

comunicación fecunda entre especialistas y especialidades.

SISTEMA

 Un sistema es un conjunto de elementos relacionados entre sí que

funciona como un todo.

 La palabra sistema procede del latín systēma, y este del griego σύστημα
(systema), identificado en español como
“unión de cosas de manera organizada”.

De esta palabra se derivan otras como antisistema o ecosistema.

La palabra Sistema no se debe confundir con el

Término Aparato (Herramienta), ambas tienen significados y usos
diferentes.

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Un SISTEMA básicamente se compone de cuatro partes:

Entradas: es el lugar por el cual entra toda la información o los

elementos que necesita un sistema para su funcionamiento.

Proceso: es aquí en donde aquellos elementos que entran al sistema

sufren un proceso de transformación.

Salida: como su nombre lo indica es el lugar por donde sale un nuevo

elemento ya transformado.

Retroalimentacion: es una parte con la cual cuenta un sistema en

el cual se analiza todo el proceso que ha tenido un elemento con el fin de
determinar aspectos en los cuales existan fallas y así mismo puedan ser
corregidas.

COMPONENTES DE UN SISTEMA

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 Pueden ser variados.

Personas,

Principios

Reglas estructuradas sobre una materia o teoría.*

Los datos,

Las actividades o técnicas de trabajo y los

Recursos (Materiales, informáticos, Comunicaciones…).

Todos estos elementos interactúan (incluidas las actividades manuales y

automáticos), para cumplir con los objetivos para los que fue diseñado.

Por ejemplo: un sistema político, un sistema económico, sistema de

información, sistema de administración, sistema de control interno …

ALGUNOS CONCEPTOS

SINERGIA

Todo sistema es sinérgico en tanto el examen de sus partes en forma aislada

no puede explicar o predecir su comportamiento.

La sinergia es, en consecuencia, un fenómeno que surge de las interacciones

entre las partes o componentes de un sistema.

En términos menos esencialistas, podría señalarse que

"el todo no es igual a la suma de sus partes".

2+2=5 / 2+2=3

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LA ENTROPIA

 El grado de desorden de un sistema. Dicho concepto surge del griego,

de em (en - en, sobre, cerca de...) y sqopg (tropêe - mudanza, giro,
alternativa, cambio, evolución...).

 Los sistemas tienden al desorden.

 La entropía es pues una magnitud que nos da el grado de desorden o

caos de un sistema. Cuanto mayor es la entropía mayor es el desorden y
viceversa.

En general, todo tiende a estropearse y nada se arregla solo: Es la entropía de

la vida.

"Todas las cosas deben cambiar, y solo así permanecen verdaderas"

LA ENTROPÍA EN LA EMPRESA

En el mundo empresarial la entropía en muchas empresas es patente,

campando el desorden y el caos por toda la organización.

La única manera de controlar la entropía en una organización es:

 Querer hacerlo.

 Asignar los recursos para hacerlo.

 Controlar y mantener actualizados dichos recursos (personas y medios).

 Estar preparados para los cambios que con toda certeza algún día se
producirán.

 Mantener estructuras organizativas lo más flexibles posible.

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  Rodearse de personas competentes, flexibles y con capacidad de
adaptación constante a nuevos retos en todos los niveles de la
organización.

Para controlar la entropía en la empresa es por tanto fundamental la

planificación a todos los niveles de la organización, tanto a nivel estratégico
como táctico.

La planificación podemos definirla como un proceso continuo sin interrupciones

por el cual una vez definidos y puestos en ejecución los diferentes planes, hay
que actualizar constantemente la información con el fin de poder ejercer
medidas correctoras si estas proceden.

La revisión periódica del conjunto de planes nos generara información de feed-

back (retorno) que podremos utilizar en planificaciones posteriores.

Dicho más simple, para evitar el caos en la empresa:

 Hay que saber a dónde nos dirigimos.

 Si sabemos a dónde vamos podremos planificar como hacerlo, si ni

siquiera sabemos a dónde nos dirigimos difícil será que lleguemos.

Si salimos a la carretera sin planificar nuestras rutas saldremos a dar una

vuelta y lo más probable es que acabemos en un atasco o perdidos.

PRINCIPALES TENDENCIAS EN EL MUNDO DEL TRABAJO

 AVANCE DE LA TECNOLOGIA Y GLOBALIZACION

En los últimos años hemos asistido a la materialización de lo que hace un

tiempo eran solo tendencias:

 Teletrabajo,
 Jornadas flexibles
 Programas de salud más amplios, son algunos ejemplos.

Se anticipa que en los próximos años, serán cinco los temas clave en el área
de la compensación y los beneficios laborales.

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 FLEXIBILIDAD

 La tecnología está permitiendo que, cada vez más, muchos profesionales

elijan un mayor control sobre su tiempo y flexibilidad en lugar de
empleos a tiempo completo. Esta realidad está especialmente asentada
entre los profesionales de la ciencia, la ingeniería, las matemáticas o,
por supuesto, el sector tecnológico.

 En este contexto, será crucial aprender a gestionar empleados que

puede que solo estén en nuestra empresa por un período de tiempo, de
forma que se ofrezcan salarios justos y beneficios sociales capaces de
atraer y motivar.

“hay que considerar que la mayoría de estos empleados estarán en

etapas de su vida en las cuales la familia y la vida personal marcarán
sus prioridades, pero ello no significa que sus aportaciones no puedan
ser de gran valor para las organizaciones”.

Para la empresa, contratar este tipo de empleados puede ser también

muy ventajoso: no solo puede contribuir a reducir gastos de impuestos e
infraestructuras, sino que su experiencia, ideas, forma de trabajar y
dinamismo pueden aportar iniciativas innovadoras y rentables.

TECNOLOGIA

 La tecnología da a los profesionales de la compensación oportunidades

cada vez mayores para elaborar estrategias diferentes y más acertadas.

“los poderosos softwares actuales son capaces de integrar a la

perfección los sistemas y los procesos para vincular correctamente el
rango laboral de cada persona, la situación al respecto en el mercado y
el análisis de su plan de compensación”.

Ya existen empresas que se especializan en el diseño e implantación de

herramientas informáticas capaces de resolver las situaciones a las que
se enfrentan los equipos de gestión de personas en la actualidad.

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 PERSONALIZACION

 A medida que avance la flexibilidad en el trabajo, los empleados

buscarán cada vez planes de compensación más personalizados.

 Esto se traduce, por ejemplo, en personalizar los salarios y los beneficios

sociales en función de la etapa de vida del empleado y sus
circunstancias personales.

“Valdrá la pena revisar la propuesta de valor que hacemos a nuestros

empleados y considerar la opción de crear programas personalizados de
recompensas para talentos clave. Así, los trabajadores podrían orientarse hacia
metas más relevantes tanto para él como para el negocio”.

SALUD Y BIENESTAR

 Los rápidos avances tecnológicos han ayudado a racionalizar los

sistemas y procesos, también han hecho que el mercado global sea aún
más competitivo y exigente.

 Muchos empleados afirman que sus trabajos son una fuente de estrés,
especialmente en los casos en los que la empresa no respeta o prioriza
la seguridad personal, la salud y el bienestar.

 No en vano, numerosos estudios han vinculado el estrés laboral con

condiciones médicas que favorecen la aparición de enfermedades
cardiovasculares, obesidad, diabetes, hipertensión y problemas de salud
mental.

“los programas de salud y bienestar dentro de las empresas redundan en un

entorno laboral más feliz y saludable, y esto tiene consecuencias directas en la
productividad, menos días de trabajo “perdidos”, mayor compromiso,
reducción significativa de empleados con hipertensión o azúcar alto… entre
otros beneficios”.

SALARIOS Y TRANSPARENCIA

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  El salario sigue siendo el principal factor de atracción y retención de
empleados.

¿Qué factores se tienen en cuenta para determinar los sueldos?

¿Se lleva a cabo una comparativa de los salarios que se ofrecen dentro
de la empresa respecto a los que ofrece la competencia para puestos
similares?

 Las empresas no siempre se hacen estas preguntas y, en cualquier caso,

rara vez comparten las respuestas con los empleados.

“los empleados son más propensos a confiar y comprometerse con las

empresas que comunican abiertamente y explican sus decisiones de
compensación con el propio trabajador”.

OUTSOURCING

Saber qué es Outsourcing es conocer también los otros términos con los que es
conocido, los cuales son “subcontratación” y “tercerización”.

Esto refiere al hecho de que una empresa contrate a otra organización o

agencia externa para que se ocupe de determinadas funciones dentro de una
organización.

La subcontratación puede abarcar desde los sistemas administrativos, procesos

productivos, transporte y ventas.

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  TRADICIONALMENTE, ESTA DECISIÓN QUEDA EN MANOS DE LA
FUNCIÓN PRODUCCIÓN Y EN NIVELES MEDIOS DE LA ORGANIZACIÓN.

 POR ELLO, A VECES SE TIENDE A SUBCONTRATAR AQUELLOS

COMPONENTES QUE SON MÁS DIFÍCILES DE PRODUCIR O LOS QUE
DAN MÁS PROBLEMAS Y A PRODUCIR INTERNAMENTE AQUELLOS QUE
PRESENTAN MENOS DIFICULTAD DE PRODUCCION.

 A VECES SE TERMINA PRODUCIENDO SÓLO COMPONENTES

INDIFERENCIADOS.

EL MIEDO A SUBCONTRATAR

 OTRAS VECES, LAS EMPRESAS TIENEN RECELO A SUBCONTRATAR LA

FABRICACIÓN O PROVISIÓN DE SERVICIOS, QUE SON INSUMOS PARA
SUS PROCESOS.

 ¿POR QUÉ?

 POR LA CASI INFANTIL POSICIÓN DE “NOSOTROS PODEMOS

HACERLO TODO”
 POR TEMOR A TRANSFORMARSE EN MEROS “ENSAMBLADORES”
SI SUBCONTRATAN UN NÚMERO ELEVADO DE INSUMOS O
SERVICIOS.

OUTSORCING INTELIGENTE

SE TRATA DE SUBCONTRATAR UN TIPO ESPECÍFICO DE INSUMOS O

SERVICIOS: ¡LOS INSUMOS O SERVICIOS INDIFERENCIADOS!

 Porque hay abundante oferta en el mercado a precios muy competitivos.

 Porque hay empresas especializadas en ellos y por lo tanto tienen costos

imbatibles.

 Porque no contribuyen en nada a las competencias esenciales de la

empresa, ya que están al alcance de todos.

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  Porque distraen la atención y disipan energía de la empresa hacia
productos que no tienen ciencia alguna.

 Porque el cliente no lo percibe.

El PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Cuando pensamos en el concepto “procedimiento”, pensamos en:

 Un camino,
 una forma de hacer las cosas,
 un protocolo,
 un conjunto de actos que nos llevan a un determinado resultado,
 una secuencia de actos relacionados entre sí y encaminados a un único
fin y,
 técnicamente, hablamos de formalidades y el debido proceso, lo que no
puede ser ignorado por la administración que está sometida a estos.

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Ahora bien, cuando hablamos de “procedimiento administrativo”, hacemos
referencia a un conjunto de actos que lleva a cabo la Administración para la
toma de decisiones; es la forma propia de la función administrativa.

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