Procedimiento Control de Documentos

CÓDIGO: PR-SG-001
PROCEDIMIENTO DE INFORMACIÓN
DOCUMENTADA VERSIÓN: 01
FECHA DE APROBACIÓN:
BUSINESS SOLUTIONS MANAGEMENT SAS 21/02/2017
PROCEDIMIENTO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA
1. OBJETO
Definir la metodología en relación a conservar, mantener y controlar la información

documentada generada dentro del sistema integrado de la Institución Educativa
Distrital Sotavento.
2. ALCANCE
Aplica para la creación, actualización, preservación, acceso, recuperación,

distribución, retención y disposición de los documentos así mismo la conservación
de los registros y de la información documentada de origen externo generada en
cada uno de los procesos cubiertos por el Sistema de Gestión.
3. DEFINICIONES
Acceso: Ubicación y disponibilidad de los documentos.
Almacenamiento: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en

espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.
Control de cambios: Actividades para el control de las salidas después de la

aprobación formal de su información de configuración del producto. 1
Disposición: Selección de los documentos en cualquier etapa de su ciclo vital para

su conservación temporal o su eliminación
Distribución: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su

destinatario.
Documento: Información y su medio de soporte. 2
Identificación: es un proceso de caracterización, clasificación y reconocimiento de

los documentos.
1
Tomado de la NTC ISO 9000:2015, 3.3.10 Página 16
2
PROCEDIMIENTO DE CÓDIGO: PR-SG-001
INFORMACIÓN DOCUMENTADA VERSIÓN: 01
BUSINESS SOLUTIONS MANAGEMENT SAS FECHA DE

APROBACIÓN: 21/02/2017
Información documentada: Información que una organización tiene que controlar,

mantener y el medio que la contiene.3
Liberación: Autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso o el

proceso siguiente.4
4. NORMAS DE REFERENCIA:
NTC ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de Calidad
NTC ISO 14001:2015 Sistemas de Gestión Ambiental
NTC OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional
NTC ISO 9000:2015 Sistemas de Gestión de Calidad - Fundamentos y

Vocabulario
5. DESARROLLO
5.1 CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA
3
4
Tomada de la NTC ISO 9000:2015, 3.12.7 Página 30
2

Inicia con la necesidad de crear y/o actualizar documentos la cual puede surgir de
cualquier miembro de la organización, una vez identificada se debe informar al
coordinador del sistema y éste hará una revisión, en caso de considerarse
pertinente se crea el documento en medio magnético y se define su aplicación.
A continuación se listan los contenidos mínimos que debe tener un documento:
Objeto: Describe el propósito o fin de la realización del documento.
Alcance: Describe el campo de aplicación del documento, por ejemplo indica los
procesos, áreas o actividades de la organización que están cubiertos por este
documento.
Términos y definiciones: Descripción en orden alfabético de los términos

comunes dentro de la organización, esta permite a quien utilice el documento
contextualizarse técnicamente para evitar malas interpretaciones.
Documentos de referencia: Bibliografía o fuentes a consultar para apoyar la

comprensión del documento.
Contenido/Desarrollo: Se enumera la secuencia de las actividades a realizar,

respondiendo generalmente al qué, cómo, dónde, quién y cuándo. Se pueden
emplear diagramas de flujo para facilitar esta labor. En el caso de los formatos, el
contenido corresponde al diseño del mismo y el registro de los datos.
En caso de que el documento sea de origen externo, se puede citar de la siguiente

manera: Autor(es), Título, Edición, Ciudad, Editor, Año de la publicación,
Paginación, Serie.
Anexos: Información adicional que forma parte del procedimiento.
Diagrama de flujo
Para los diagramas de flujo se tendrá en cuenta:
3

SÍMBOLO DESCRIPCIÓN OBSERVACIÓN
Inicio Identifica la actividad inicial
Representa cualquier documento

Documento – Registro que entra, se utilice o salga del
procedimiento
Se utiliza cuando se manejan
Multidocumento varios documentos o registros
Se utiliza cuando existen

Decisión posibilidades de decisión sobre un
aspecto determinado
Identifica el archivo definitivo de los
Archivo definitivo documentos
Indica que se deben conservar

Archivo/ Almacenamiento documentos, registros, materiales,
entre otros
Proceso/Operación Representa una operación
Conector Conector de páginas
Conector de actividades Representa una conexión del

diagrama de flujo con otra parte
lejana del mismo
Indica el sentido de la información.

Flecha de conexión Las flechas se utilizan para conectar
los diferentes símbolos y con ello se
representa el recorrido de la
información
Subproceso Actividad precedente de otra ya
definida en algún lugar del flujo
grama
Datos Esta forma indica que hay

información que está entrando o
saliendo del proceso.
4

Fin Representa el final de un proceso
ESTRUCTURA GENERAL DE LOS DOCUMENTOS
Para la creación del documento tener en cuenta el encabezado:
5

A. Logo organizacional: Es el logo o imagen que identifica a la organización.

B. Título del documento: Se define el tema a tratar a lo largo del desarrollo
del documento.
C. Nombre de la organización: Nombre legal por el que se conoce a la
organización.
D. Código: Está relacionado con el tipo de documento, el proceso al que
pertenece y el consecutivo (tipo de documento).
E. Versión: Es el número que proporciona el estado en el cual se encuentra el
documento a partir del 1.
F. Fecha de aprobación: Es el día, el mes y el año en el que se da validez y
vigencia al documento.
Ejemplo de codificación de un documento:
Tipo de documento AA+BB+CCC Consecutivo
Proceso
MA-AP-001
MA: Manual (Documento)
AP: Gestión de Recursos Humanos (Proceso de apoyo)
001: Consecutivo (Tipo de documento)
La codificación inicia estableciendo el tipo de documento que se elabora:
CÓDIGO DOCUMENTO
6

CP Caracterización de proceso
PR Procedimiento
IN Instructivo
FR Formato
MA Manual
LM Listado maestro
MP Mapa
ES Especificación
PC Plan de calidad
LE Lineamientos estratégicos
PL Plan
IF Informe
FG Flujo grama
Enseguida se define el proceso al que pertenece el documento a realizar:
PROCESO CÓDIGO
Planeación Institucional PI
SIG SG
Gestión Académica GA
Gestión de Recursos Humanos GH
Gestión de Recursos Financieros RF
Gestión de Sistemas de TI
7

Información
Gestión de Recursos Físicos GF
Como último dígito de la codificación, el consecutivo, por tipo de documento,

cuántos existen.
8

- CONTROL DE CAMBIOS
Se debe actualizar la versión de los documentos en los que se generen cambios y

deben ser aprobados nuevamente por el cargo responsable.
El histórico de las modificaciones efectuadas al documento debe quedar

registrado en el cuadro de control de cambios ubicado en la primera página de
cada uno de los documentos de Sistema de Gestión.
La tabla de control de cambios debe contener los siguientes aspectos:
Versión Fecha de Descripción Elaborado Revisado Aprobado

aprobación
Versión: Es el número que indica la cantidad de veces que se ha modificado un

documento.
Fecha de aprobación: Corresponde al día, mes y año en los que se da validez y

vigencia al documento.
Descripción: Descripción de los cambios realizados al documento.
Elaborado: Quién creó el documento, nombre o cargo de quién desempeñó esta

función.
Revisado: Quién revisó la adecuación y pertinencia de los cambios, nombre o

cargo de quién desempeñó esta función
.
Aprobado: Quién aprobó los cambios hechos al documento, nombre o cargo de la
persona que como responsable del proceso aprobó el documento.
Los cambios realizados a los documentos serán revisados de forma magnética y

aprobados antes de su emisión por parte de los responsables iniciales o del
coordinador del Sistema de Gestión.
9

- REVISIÓN: Se realiza una evaluación del cumplimiento de los lineamientos

establecidos para la creación y actualización, esta acción la llevará a cabo el
coordinador del sistema de gestión.
- APROBACIÓN: Se incluye el documento dentro del sistema para la aplicación de

las nueve acciones de la información documentada, esta acción la llevará a cabo el
Rector de la institución.
- IDENTIFICACIÓN
Los documentos del Sistema Integrado de Gestión se identificarán de la siguiente

manera:
Nombre y Código.
- ALMACENAMIENTO
Los documentos del Sistema de Gestión se almacenan de forma que se garantice

su integridad y legibilidad dependiendo del medio en el que se encuentren
contenidos, ya sea físico o magnético.
Físicos impresos:
- Folders A-Z en orden alfabético

- Carpetas de clasificación de los documentos alfabéticamente
- Nombre
- Archivadores por niveles
Magnéticos o digitales:
- Copias de seguridad (Drive)

- Carpetas en el ordenador
10

- PRESERVACIÓN
Los documentos del Sistema de Gestión se protegen con el fin de garantizar el

buen estado y resguardar la documentación.
Para preservar la documentación, se establecen las siguientes estrategias:
- Back ups (Copias de seguridad- Cada seis meses)

- Guardar en formato PDF para prevenir modificaciones no intencionadas
- Digitalización de documentos que permite almacenar, administrar y
consultar amplios volúmenes de documentos en imágenes digitales de
forma más sencilla y eficiente.
- ACCESO
Todas las personas bajo el control de la organización tendrán acceso a los

documentos del Sistema de Gestión que no sean de carácter confidencial, por otra
parte los responsables de la información privada deben garantizar la integridad de
los mismos.
Para los documentos físicos el acceso se determina en el listado maestro.
Para los documentos digitales se determina una ruta:
Inicio/Documentos/CarpetaHSEQ
- RECUPERACIÓN
El proceso de recuperación se lleva a cabo mediante consultas a la base de datos

donde se almacena la información estructurada del Sistema de Gestión. La
búsqueda podrá hacerse de la siguiente manera:
Índices numéricos, alfabéticos o temáticos

Códigos o series
Por proceso o por tipo
Nombre
- DISTRIBUCIÓN
11

La distribución se relaciona con el flujo de los documentos tanto interna como

externamente, se trata de una metodología que garantice la disponibilidad y uso
pertinentes de los mismos.
Esta distribución podrá hacerse a través de los siguientes medios:
Entrega de forma física impresa
- RETENCIÓN
La retención documental hasta que el documento esté vigente.
La retención se puede llevar a cabo por medio de:
Tabla de retención documental en la cual se asigna a cada documento los tiempos

de retención, su importancia, vigencia y disposición final.
- DISPOSICIÓN
Los documentos una vez actualizados se convierten en documentos obsoletos,

son eliminados en caso de conservarse de manera magnética, digital, electrónica
y proceso de reciclaje o destrucción para los documentos físicos.
6. CONSERVAR REGISTROS COMO EVIDENCIA DE LOS RESULTADOS
Este proceso de conservación de registros se basará en 9 condiciones de

información documentada que son:
- IDENTIFICACIÓN
La identificación de los registros se hará por medio de nombre o código asignado.
- ALMACENAMIENTO
Los registros del Sistema de Gestión se almacenan de forma que se garantice su

integridad y legibilidad dependiendo del medio en el que se encuentren
contenidos, ya sea físico o magnético.
Físicos impresos:
12

Folders A-Z en orden alfabético

Carpetas de clasificación de los documentos alfabéticamente o cronológicamente
Archivadores por niveles
Magnéticos o digitales:
- Copias de seguridad (Drive)

- Carpetas en el ordenador
- PRESERVACIÓN
Los registros del Sistema de Gestión deben conservarse de manera que no sufran
alteraciones en su integridad y legibilidad.
Para preservar estos documentos se pueden llevar a cabo las siguientes

actividades:
Digitalización que permite almacenar, administrar y consultar documentos en

imágenes digitales de forma más sencilla y eficiente.
Se realizaran cada seis meses copias de seguridad que permitan asegurar y

recuperar la información
Vía electrónica formato PDF para prevenir modificaciones
- ACCESO
Para los registros físicos el acceso se determina en el listado maestro
Para los registros digitales se determina la siguiente ruta:
Inicio/Documentos/CarpetaHSEQ
- RECUPERACIÓN

donde se almacena la información estructurada del Sistema de Gestión. La
búsqueda podrá hacerse de la siguiente manera:
Índices numéricos, alfabéticos o temáticos

Códigos o series
13

Por proceso o por tipo

Nombre
- DISTRIBUCIÓN
La distribución se relaciona con el flujo de los registros tanto interna como

Esta distribución podrá hacerse a través de la entrega de forma física impresa
- RETENCIÓN
La retención se hará con el fin de administrar y controlar correctamente los

registros del Sistema de Gestión de acuerdo al ciclo documental.
La retención se llevará a cabo por medio de:

7. CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA DE ORIGEN EXTERNO
Se entiende por documento externo todo aquel que es necesario para el Sistema
de Gestión o que deriva del mismo, pero que no han sido elaborados por la propia
empresa.
Para el control de la información documentada de origen externo, se tendrán en

cuenta los siguientes criterios:
- IDENTIFICACIÓN
Para la identificación se realiza de la siguiente manera:
-Marcas de agua (digital) y/o sellos (físico) de documento controlado

Nombre de donde proviene o temática
Codificación utilizando la misma metodología del numeral 5.1
14

- ALMACENAMIENTO
Los documentos de origen externo del Sistema de Gestión se almacenan de

forma que se garantice su integridad, legibilidad y acceso dependiendo del medio
en el que se encuentren contenidos, ya sea físico o magnético.
Físicos impresos:
Carpetas de colores específicos para la información de origen externo, de

organización de los documentos por el nombre asignado o el proceso al que
pertenece.
Archivadores de organización numérica, alfabética, cronológica o temática

Folders A-Z (etiquetas de orden alfabético)
Digitales:
Escanear y guardar en una unidad de CD

Disco interno de computadora
Listado maestro de documentos externos
Carpetas virtuales que permitan enlace entre estos documentos y el fácil acceso a
ellos.
- PRESERVACIÓN
La preservación de los documentos se lleva a cabo de manera preventiva a través

de un conjunto de medidas que garanticen la integridad física de los documentos.
Para preservar estos documentos se pueden llevar a cabo las siguientes
actividades:
Copias de seguridad cada seis meses

Guardar manualmente en un disco duro extraíble
Guardar el archivo en formato PDF para prevenir modificaciones no intencionadas
- ACCESO
Todas las personas bajo el control de la organización tendrán acceso a los

documentos del Sistema de Gestión que no sean de carácter confidencial, por otra
parte los responsables de la información deben garantizar la integridad de los
mismos de la siguiente manera:
15

Código
Copia física del documento
Bases de datos
Archivadores (etiquetas de organización numérica, alfabética, cronológica o
temática)
Carpetas (Servidor)
Folders A-Z (etiquetas de orden alfabético por título, nombre del proceso al que
pertenece, o nombre de procedencia)
- RECUPERACIÓN

donde se almacenan los documentos externos necesarios del Sistema de Gestión.
Se tendrán en cuenta algunos métodos que permitan hacer la búsqueda, como
son:
Palabras clave de acuerdo a la temática del desarrollo del documento

Códigos asignados interna o externamente
Nombre
Orden temático
Orden alfabético
- DISTRIBUCIÓN
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos tanto interna como

La distribución podrá hacerse a través de los siguientes medios:
Canales de comunicación
Organización de documentos en buzones o casilleros
Personal
Fax
Correo electrónico
- RETENCIÓN
La retención se hará con el fin de administrar y controlar correctamente los
16

documentos de origen externo que pertenezcan al Sistema de Gestión de

acuerdo al ciclo documental así:

Disco duro
Archivadores de asignación específica
- DISPOSICIÓN
Versión Fecha de Descripción Elaborado Revisado Aprobado

aprobación
01 21/02/2017 Emitido para Equipo Instructora I.E.D

implementación Proyecto Sotavento
#3
Una vez cumplido el periodo de retención se determina la disposición final de los
documentos externos, serán eliminados de forma magnética, digital, electrónica,
virtual o proceso de reciclaje o destrucción para los conservados físicamente.
17

Procedimiento Control de Documentos

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Procedimiento Control de Documentos

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

CÓDIGO: PR-SG-001

PROCEDIMIENTO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Definir la metodología en relación a conservar, mantener y controlar la información

Aplica para la creación, actualización, preservación, acceso, recuperación,

Acceso: Ubicación y disponibilidad de los documentos.

Almacenamiento: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en

Control de cambios: Actividades para el control de las salidas después de la

Disposición: Selección de los documentos en cualquier etapa de su ciclo vital para

Distribución: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su

Documento: Información y su medio de soporte. 2

Identificación: es un proceso de caracterización, clasificación y reconocimiento de

BUSINESS SOLUTIONS MANAGEMENT SAS FECHA DE

Información documentada: Información que una organización tiene que controlar,

Liberación: Autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso o el

NTC ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de Calidad

NTC ISO 14001:2015 Sistemas de Gestión Ambiental

NTC OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional

NTC ISO 9000:2015 Sistemas de Gestión de Calidad - Fundamentos y

5.1 CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

BUSINESS SOLUTIONS MANAGEMENT SAS FECHA DE

A continuación se listan los contenidos mínimos que debe tener un documento:

Objeto: Describe el propósito o fin de la realización del documento.

Términos y definiciones: Descripción en orden alfabético de los términos

Documentos de referencia: Bibliografía o fuentes a consultar para apoyar la

Contenido/Desarrollo: Se enumera la secuencia de las actividades a realizar,

En caso de que el documento sea de origen externo, se puede citar de la siguiente

Anexos: Información adicional que forma parte del procedimiento.

Para los diagramas de flujo se tendrá en cuenta:

BUSINESS SOLUTIONS MANAGEMENT SAS FECHA DE

SÍMBOLO DESCRIPCIÓN OBSERVACIÓN

Inicio Identifica la actividad inicial

Representa cualquier documento

Se utiliza cuando existen

Indica que se deben conservar

Proceso/Operación Representa una operación

Conector Conector de páginas

Conector de actividades Representa una conexión del

Indica el sentido de la información.

Datos Esta forma indica que hay

BUSINESS SOLUTIONS MANAGEMENT SAS FECHA DE

Fin Representa el final de un proceso

ESTRUCTURA GENERAL DE LOS DOCUMENTOS

Para la creación del documento tener en cuenta el encabezado:

BUSINESS SOLUTIONS MANAGEMENT SAS FECHA DE

A. Logo organizacional: Es el logo o imagen que identifica a la organización.

Ejemplo de codificación de un documento:

Tipo de documento AA+BB+CCC Consecutivo

MA: Manual (Documento)

AP: Gestión de Recursos Humanos (Proceso de apoyo)

001: Consecutivo (Tipo de documento)

La codificación inicia estableciendo el tipo de documento que se elabora:

BUSINESS SOLUTIONS MANAGEMENT SAS FECHA DE

Enseguida se define el proceso al que pertenece el documento a realizar:

Gestión de Recursos Humanos GH

Gestión de Recursos Financieros RF

BUSINESS SOLUTIONS MANAGEMENT SAS FECHA DE

Gestión de Recursos Físicos GF

Como último dígito de la codificación, el consecutivo, por tipo de documento,

BUSINESS SOLUTIONS MANAGEMENT SAS FECHA DE

Se debe actualizar la versión de los documentos en los que se generen cambios y

El histórico de las modificaciones efectuadas al documento debe quedar

La tabla de control de cambios debe contener los siguientes aspectos:

Versión Fecha de Descripción Elaborado Revisado Aprobado