INFORME DE PRÁCTICA EMPRESARIAL: NEXA BPO

WILSON FABIAN USAQUEN ROJAS

CÓDIGO: 11151256

TUTOR: JULIO CESAR DUCÓN SALAS

ÁREA DE CONTROL FINANCIERO

TIEMPO DE PRÁCTICA: 24/01/2019 AL 24/07/2019

(6 MESES)

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

04/02/2020

BOGOTÁ D.C

1
 Tabla de contenido
Resumen............................................................................................................................................6
Introducción.....................................................................................................................................8
Planteamiento del problema............................................................................................................9
1. OBJETIVOS.......................................................................................................................10
1.1 Objetivo general:..................................................................................................................10
1.2 Objetivos específicos:...........................................................................................................10
1.3 Justificación de la práctica profesional.................................................................................11
CAPITULO I..................................................................................................................................12
2. MARCO DE REFERENCIA.............................................................................................12
2.1 Marco Conceptual..................................................................................................................12
2.2 Marco Teórico........................................................................................................................12
2.2.1 Concepto y generalidad de nómina.................................................................................12
2.2.1.1 Concepto de nómina....................................................................................................12
2.2.1.2 Tipos de nómina...........................................................................................................13
2.2.1.3 Tipos de nómina según la forma de pago.....................................................................15
2.3 Metodología...........................................................................................................................15
CAPITULO II................................................................................................................................16
3. CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA.....................................................................16
3.1 Antecedentes..........................................................................................................................16
3.2 Razón social...........................................................................................................................16
3.3 Objetivo social........................................................................................................................17
3.4 Misión....................................................................................................................................17
3.5 Visión.....................................................................................................................................17
3.6 Estructura: tamaño, ubicación..............................................................................................17
3.7 Sector económico.................................................................................................................18
3.8 Producto o servicios que ofrece............................................................................................19
3.9 Organigrama de NEXA BPO................................................................................................19
CAPITULO IV...............................................................................................................................21
4. DIAGNOSTICO AL ÁREA DE CONTROL FINANCIERO.........................................21
4.2 Procesos del área de Control Financiero............................................................................23
4.2.1 Divulgar el cronograma...................................................................................................25
4.2.2 Recepción de información por parte de las áreas de soporte.........................................26
4.2.3 Recepción de formatos de novedades de Nómina..........................................................26

2
 4.2.4 Revisión de los formatos de novedades de Nómina........................................................27
4.2.5 Revisión de Novedades de Nómina.................................................................................27
4.3 Formato de novedades de nómina..........................................................................................28
4.4 Matriz DOFA.........................................................................................................................31
CAPITULO V.................................................................................................................................33
5. CARGO, FUNCIONES ASIGNADAS Y DESEMPEÑADAS........................................33
5.1 Funciones asignadas.............................................................................................................33
5.1.1 Recepción de novedades de Nómina (Comisiones, horas y bonificaciones)....................33
5.1.2 Registro de Novedades de Nómina en el cuadro de Control de Recepción.....................34
5.1.3 Revisión de novedades de Nómina (Comisiones, horas y bonificaciones).......................35
5.2 Funciones desarrolladas.....................................................................................................37
5.2.1 Suministrar información solicitada por la auditoria interna de la compañía...................37
5.2.2 Apoyo en los arqueos de caja menor........................................................................38
5.2.3 Apoyo en el informe de los KPIS (Key Performance Indicador)................................38
CAPITULO VI...............................................................................................................................39
6. PROBLEMAS EN CONTROL FINANCIERO...............................................................39
6.1 El Cronograma y la recepción de nóminas.............................................................................39
6.2 Cambios en los formatos........................................................................................................40
6.3 Rotación de personal..............................................................................................................41
6.4 Acoso laboral.........................................................................................................................42
6.5 Actividades ineficientes..........................................................................................................44
6.6 Malgasto de papel...................................................................................................................44
CAPITULO VII..............................................................................................................................46
7. PLAN DE MEJORA..........................................................................................................46
7.1 Ajustes en el cronograma de recepción.............................................................................46
7.2 Reuniones cortas e información clara................................................................................47
7.3 Cero papel..........................................................................................................................48
CAPITULO VIII............................................................................................................................50
8. DIFICULTADES PRESENTADAS DURANTE LA PRÁCTICA PROFESIONAL........50
8.1 Microsoft Office Excel...........................................................................................................50
8.2 Adaptación al ritmo de trabajo y estudio................................................................................50
8.3 Desconocimiento de los jefes encargados de cada área..........................................................51
8.4 Despliegue y ubicación de las campañas y líneas de negocio.................................................51
CAPITULO IX...............................................................................................................................52

3
 9. APORTES Y LOGROS.......................................................................................................52
9.1.1 Aportes de la empresa al estudiante.....................................................................................52
9.1.2 Aportes del estudiante a la empresa.....................................................................................53
CAPITULO X.................................................................................................................................54
10. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES................................................................54
10.1 Conclusiones.......................................................................................................................54
10.2 Recomendaciones........................................................................................................55
10.3 Referencias bibliográficas.................................................................................................56
11. ANEXOS...............................................................................................................................58
11.1 Contrato de aprendizaje....................................................................................................58
11.2 Carta de la universidad.....................................................................................................63
11.3 Bitácora del practicante en etapa la etapa inicial.............................................................65
11.4 Bitácora del practicante en la etapa final.........................................................................67
11.5 Políticas y normas de seguridad informativa....................................................................69
11.6 Certificación de prácticas profesiones en NEXA BPO (Ventas y servicios)........................70

4
 LISTA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1: NEXA BPO a nivel nacional.......................................................................18

Ilustración 2: Organigrama por cargos..............................................................................20

Ilustración 3: Organigrama de Costos y Presupuestos y Control Financiero.................22

Ilustración 4: Procedimiento interno de Control Financiero...........................................23

Ilustración 5: Diagrama de Flujo........................................................................................24

Ilustración 6: Formato de novedades de nómina...............................................................30

LISTA DE TABLAS

Tabla 1: Cronograma de entrega de novedades de nómina para el año 2019................25

Tabla 2: Matriz DOFA del área de Control Financiero...................................................32

Tabla 3: Formato de recepción de novedades de Nómina................................................33

Tabla 4: Revisión de nóminas por línea de negocio..........................................................34

5
Resumen

El presente informe contempla el de desarrollo de las practica profesionales en la

empresa NEXA BPO. Compañía que nace en 1975 como una de las primeras en
Outsourcing Operativo, Administrativo y Comercial en Colombia. Actualmente es parte del
grupo financiero más importante del país, Grupo Aval. Además, cuenta con presencia
nacional en más de 15 oficinas en 70 ciudades y municipios.

El proceso de aprendizaje se realizó por un tiempo de seis meses en el área de

Control Financiero. Este departamento se basa en la revisión de comisiones, bonificaciones
y recargos tramitados por las campañas y líneas de negocio de la compañía. A partir de aquí
los analistas y practicantes tienen que validar cada una de las liquidaciones reportadas, con
el objetivo de revisar su correcta elaboración y de este modo autorizar a Talento Humano el
pago de las novedades de nómina. Sin embargo, a través de la experiencia por parte del
practicante se realizó un diagnostico al área de Control Financiero, con el fin de identificar
los problemas que afronta el departamento dentro del proceso de validación. Así mismo, se
detectaron inconvenientes en el cronograma anual de recepción de nóminas, la
comunicación interna y altos índices de devolución a formatos desactualizados o que no
cumplen los requisitos expuestos por el área.

Después de realizar el diagnostico en base a la observación directa del practicante

universitario, se llevó a cabo un plan de mejora que involucre todo el proceso de validación
y autorización de novedades de nómina. A fin de disminuir los indicadores expuestos por la
gerencia Administrativa y Financiera.

Finalmente se establece cada una las conclusiones y recomendaciones basadas en el

proceso de la práctica laboral e igualmente los aportes generados de la empresa al
estudiante y del practicante a la compañía.

Palabras clave: Comisión, bonificación, nómina, campaña, validación, control,

diagnostico, cronograma de recepción.

6
Abstract

This report contemplates the development of professional practices in the company

NEXA BPO. Company born in 1975 as one of the first in Operational, Administrative and
Commercial Outsourcing in Colombia. It is currently part of the most important financial
group in the country, Grupo Aval. In addition, it has a national presence in more than 15
offices in 70 cities and municipalities.

The learning process was carried out for a period of six months in the area of
Financial Control. This department is based on the review of commissions, bonuses and
surcharges processed by the company's campaigns and business lines. From here, analysts
and practitioners have to validate each of the reported settlements, in order to review its
correct preparation and thus authorize Human Talent to pay the payroll news. However,
through the experience of the practitioner, a diagnosis was made to the Financial Control
area, in order to identify the problems facing the department in the validation process.
Likewise, inconveniences were detected in the annual payroll reception schedule, internal
communication and high rates of return to outdated formats or that do not meet the
requirements affected by the area.

After making the diagnosis based on the direct observation of the university
practitioner, an improvement plan was carried out that involved the entire process of
validation and authorization of payroll news. In order to reduce the indicators affected by
the Administrative and Financial management.

Finally, each of the conclusions and recommendations based on the labor practice
process and also the contributions generated from the company to the student and from the
practitioner to the company is established.

Keywords: Commission, bonus, payroll, campaign, validation, control, diagnosis,

reception schedule.

7
Introducción

Este informe esta realizado con el objetivo de conocer la práctica empresarial,

realizada en la empresa NEXA BPO. Compañía que hace parte del grupo financiero más
importante del país, Grupo Aval. Perteneciendo al mercado de Outsourcing Operativo,
Administrativo y Comercial en Colombia. El área designada para el desarrollo de las
prácticas fue Control Financiero, la cual se encarga de verificar y controlar la adecuada
gestión financiera de la Compañía mediante la validación de sus sistemas y datos
financieros, para dar paso a la autorización de nóminas tramitadas cada quincena.

Dentro de un período de tiempo de 6 meses se puede obtener la experiencia

suficiente como para comprender el funcionamiento de la empresa y los procesos internos
en el área de Control Financiero. A través de este informe se dará a conocer las funciones
desempeñadas por el estudiante durante el proceso de la práctica profesional y así como
acciones de mejora para los procesos internos de Control Financiero.

El cuerpo del presente informe se divide en capítulos, dentro de los cuales se puede
identificar los objetivos y el marco teórico que dan referencia conceptual a todo el
documento, basándose en las generalidades de nómina; además de la caracterización
general de la empresa NEXA BPO, incluyendo un debido diagnóstico al área de Control
Financiero, de tal manera que el practicante desarrollé y evalué un plan de mejora para los
procesos de validación de nómina, la comunicación interna y un ajuste al cronograma de
recepción. Y, por último, el aporte que obtuvo el practicante de la empresa y viceversa,
generando a su vez la conclusiones y recomendaciones a partir de todo el proceso practico
laboral.

8
Planteamiento del problema

El cargo de practicante ya se encuentra pre-establecido dentro del área de Control

Financiero, con el fin de apoyar con la actividades y procesos relacionados con la revisión y
validación de novedades de nómina, de igual manera, en colaboración con el área de Costos
y Presupuestos. Al instante de iniciar las prácticas profesionales, el estudiante solamente
obtuvo un día de capacitación empresarial, mas no obtuvo una explicación específica de
cada proceso involucrado en la revisión de comisiones. Posteriormente, fue asignado a uno
de los analistas de Control Financiero para dar información previa de procesos, tareas y
obligaciones del área. A causa de la falta de capacitación genero dificultades en la curva de
aprendizaje y aún más con el básico conocimiento en la herramienta de Excel, que,
recalcando es el instrumenta tecnológico más usado en los procedimientos internos de la
compañía. Por lo tanto, fue necesario que el practicante se apoyara de cada integrante del
área, para comprender totalmente los procedimientos y el uso de las herramientas.

De acuerdo a lo mencionado anteriormente, se evidente las dificultades que

mantiene el área el de Control Financiero al ingresar un nuevo integrante de trabajo. Y que
acorde a la cantidad de trabajo laboral, es necesario evaluar y plantear estrategias para
mejorar los procesos internos.

El Coordinador de Control Financiero contiene un documento de trabajo en el que

se da seguimiento a las etapas productivas del practicante. Esta bitácora tiene como
objetivo evaluar al estudiante semanalmente de acuerdo a las funciones y procesos
desarrollados en la jornada laboral, de manera que se valoran con distintos criterios de
evaluación.

9
1. OBJETIVOS

1.1 Objetivo general:

Elaborar un plan de mejoramiento para el área de Control Financiero, con el

propósito de optimizar el proceso de validación de novedades de nómina, la
comunicación interna, el número de devoluciones y disminuir el indicador de
liquidaciones extemporáneas.

1.2 Objetivos específicos:

 Planificar el cronograma del control de recepción de novedades de nómina,

con la finalidad de generar más tiempo a la hora de revisar las comisiones y
así mismo disminuir el indicador de nóminas extemporáneas frente a Talento
Humano.

 Diseñar un plan de comunicación interna, con el propósito de mejorar los

procesos productivos, el trabajo en equipo y la cultura organizacional.

 Implementar acciones de mejora a las campañas y líneas de negocio, de tal

modo que puedan tramitar las Nóminas de acuerdo al cronograma, a fin de
reducir los altos índices de impuntualidad en la entrega de información.

 Disminuir el indicador de devoluciones generadas a las campañas y líneas de

negocio. Por medio del uso de nóminas digitales y la eliminación de
liquidaciones físicas, que a su vez mermar el uso de las resmas de papel.

10
1.3 Justificación de la práctica profesional

El desarrollo de las prácticas profesionales aporta al estudiante

conocimientos de la vida laboral y refuerza la teoría aprendida en la academia, de
modo que el estudiante complemente la teoría con la práctica. Además, afiance
actividades y procesos nuevos por medio de las herramientas tecnológicas, como es
el caso del uso de Microsoft Excel, instrumento necesario para la mayoría de las
actividades laborales y requisito obligatorio para ingresar a cualquier compañía.

De igual modo las prácticas profesionales ayudan al estudiante de

administración de empresas a desarrollar habilidades, destrezas y conocimientos
necesarios para desenvolverse en situaciones complejas, que en ocasiones necesitan
de una excelente toma de decisiones a base de la experiencia laboral.

11
 CAPITULO I
2. MARCO DE REFERENCIA

2.1 Marco Conceptual

Control Financiero, comisión, bonificación, nómina, recargos, horas extras,

liquidación, remuneración, campañas, modelo de comisión, líneas de negocio.

2.2 Marco Teórico

2.2.1 Concepto y generalidad de nómina

2.2.1.1 Concepto de nómina

Es el documento que hace referencia al pago y prestaciones de los

salarios de los trabajadores, así como las remuneraciones correspondientes a
las comisiones, bonificaciones, horas extras y recargos. Este concepto es
usado actualmente por todas las empresas del mundo, para poder calcular la
liquidación de los honorarios de cada miembro de la compañía.

El termino nómina, según el Diccionario de la lengua española de la

Real Academia Española, “proviene del latín nomĭna, pl. n. de nomen,
-ĭnis 'nombre', que significa nombre. Real Academia Española”. (2001).
Disquisición. En Diccionario de la lengua española (22.a ed.). Y en este se
hace regencia a:

1. Lista o catálogo de nombres de personas o cosas.
2. Relación nominal de los individuos que en una oficina pública o particul
ar han de percibirhaberes y justificar con su firma haberlos recibido.
3. Haberes que ha de percibir el trabajador que figura en nómina. Cobrar  l
a  nómina.
4. Cierto amuleto.

12
5. Reliquia en que estaban escritos nombres de santos.

De acuerdo a lo anterior, el concepto de nómina relaciona los

nombres escritos, con haberes que se puntualizan a favor de los empleados
que bien se pueden llamar salarios y que son recibidos por una oficina
pública o particular.

Por otro lado, es el documento de control administrativo, en el cual se

consignan las percepciones y deducciones de uno o varios trabajadores que
integran una organización en un periodo determinado. (Aguilar, Aguilera,
García y Sosa, 2006). Las percepciones hacen referencia a los distintos
conceptos obtenidos por motivos laborales, dentro de estos se pueden
mencionar, el salario, la remuneración por laborar horas extras,
bonificaciones por rendimiento, tasa por comisión y otros.

2.2.1.2 Tipos de nómina

Se puede determinar que existen diversos tipos de nóminas, entre las

más úsales se encuentras las siguientes:

 Comisión:

Es un pago basado en la cantidad de ventas que un empleado hace

en un tiempo determinado. Esto está pactando dentro de un modelo de
comisión, en el cual se expone cada una de las variables que se deben
tener en cuenta para comisionar. De acuerdo a Sánchez, C. (2015). “Son
aquellos sueldos que sólo se cobran por realizar una serie de ventas, y así
en función de las mismas recibe un porcentaje”.

El termino nómina, según el Diccionario de la lengua española de

la Real Academia Española, “proviene del latín nomĭna commissio,
-ōnis”. Real Academia Española”. (2001). Disquisición. En Diccionario
de la lengua española (22.a ed.). Y en este se hace regencia “al
porcentaje que percibe un agente sobre el producto de una venta o negoci
o. Recibe una comisión. Trabaja a comisión”.

13
 Comisión es la facultad que se da o se concede a una persona para
ejercer, durante cierto tiempo, algún cargo. También, el encargo que una
persona hace a otra para que le desempeñe algún negocio. Caballanes, G.
(2018).

 Bonificación:
Es el pago extra que se le puede pagar a un empleado, fuera de su salario
nominal, esto puede ser en base a su desempeño laboral o de acuerdo a la
preparación profesional del individuo. Además, deben ser originada por
medio de una autorización por parte de un miembro superior.

 Horas y/o recargos:

Si el empleado supera las 8 horas diarias, nocturnas o trabaja los
días festivos, se le debe pagar un recargo específico con cada ocasión.
De acuerdo al Código Sustantivo del trabajo: “Se entiende como una
hora extra o trabajo adicional el exceder la jornada máxima legal que
comprende a las 48 horas a la semana y 8 al día”. Artículos 160-161.
(1951).

Artículo 160.  Trabajo ordinario y nocturno: Artículo

modificado por el artículo 1 de la Ley 1846 de 2017. El nuevo texto es el
siguiente:

 Trabajo diurno es el que se realiza en el periodo comprendido entre

las seis horas (6:00 a. m.) y las veintiuna horas (9:00 p. m.).
 Trabajo nocturno es el que se realiza en el período comprendido entre
las veintiuna horas (9:00 p. m.) y las seis horas (6:00 a. m.).

Artículo 161. Duración: Artículo modificado por el artículo 20

de la Ley 50 de 1990. El nuevo texto es el siguiente: La duración
máxima de la jornada ordinaria de trabajo es de ocho (8) horas al día y
cuarenta y ocho (48) a la semana.

14
 2.2.1.3 Tipos de nómina según la forma de pago

De acuerdo a Becerra, V. (2014). Estos tipos de nóminas se

refieren al periodo de tiempo en el que se paga el salario a los
trabajadores, de este modo se pueden observar las siguientes:

 Semanal: Se cancelan al finalizar cada semana del mes.

 Quincenal: Son pagadas cada 15 días, es decir dos veces al mes.

 Mensual: Estas son liquidadas pagas una vez al mes y suelen ser a

mes vencido.

2.3 Metodología

El diagnóstico del área de Control Financiero se realizó en base a un periodo

de tiempo de 6 meses, mediante la observación directa y el análisis de
procedimientos internos que llevo a cabo el practicante universitario. Además, se
utilizó la herramienta de Matriz DOFA para identificar cada uno de los factores
externos e internos. De acuerdo a la información identifica dentro de la Matriz, se
llevó a cabo la elaboración de un plan de mejora, con el fin de mejorar el
procedimiento de validación de nóminas, de igual modo ajustar el cronograma de
recepción de comisiones, mejorar la comunicación interna y disminuir los índices de
devoluciones y ratificaciones extemporáneas.

15
 CAPITULO II

3. CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA

3.1 Antecedentes

Nuestra compañía nace en 1975 como sociedad limitada con el nombre

de NEXA BPO, siendo parte del grupo financiero más importante del país,
Grupo Aval. En 1991 nos constituimos como sociedad anónima abriendo
nuestra puerta al mercado como la primera compañía de Outsourcing Operativo,
Administrativo y Comercial en Colombia. NEXA BPO. (s.f).

Hoy después de 43 años nos trasformamos en NEXA BPO, una

compañía experta en la gestión de la experiencia al cliente en el sector de BPO.
Contamos con más de 8.000 colaboradores con presencia nacional en más de 21
oficinas en 94 ciudades y municipios. NEXA BPO. (s.f).

3.2 Razón social

Información recuperada de: NEXA BPO. (s.f).

 NEXA BPO
 NIT: 860.050.420-4
 Tipo de sociedad: Servicios
 Tipo de organización: Anónima

16
3.3 Objetivo social

Prestar servicios de Contact Center y tercerización de procesos,

brindando soluciones rápidas y flexibles al mercado interno. Buscando
siempre la satisfacción de nuestros clientes, colaboradores y accionistas.
NEXA BPO. (s.f).

3.4 Misión
La razón de ser de una empresa. Somos expertos en la gestión de
experiencia al cliente, brindando soluciones de Contact center y BPO.
Creamos junto a los clientes modelos de experiencia con base en la
satisfacción, seguridad y eficiencia para generar valor en sus negocios.
NEXA BPO. (Misión, s.f).

3.5 Visión
Lo que esperamos lograr. Queremos ser una compañía reconocida
por nuestra capacidad de responder con agilidad a los desafíos del entorno,
conectando a los clientes con soluciones de vanguardia que, unidas al mejor
talento humano, nos retan constantemente a la evolución de la experiencia al
cliente. NEXA BPO. (Visión, s.f).

3.6 Estructura: tamaño, ubicación.

NEXA BPO cuenta con presencial nacional en más de 15 oficinas en 70

ciudades y municipios, sin embargo, me encuentro realizando las prácticas en la
sede Norte de la Ciudad de Bogotá, específicamente en la Carrera 45 No. 197 –
75. El área de Control Financiero queda ubicada en la entrada número 2 al
costado occidental. NEXA BPO. (s.f).

17
 Ilustración 1: NEXA BPO a nivel nacional

Recuperado de https://www.nexabpo.com/contactenos/

3.7 Sector económico

La empresa NEXA BPO se encuentra en el Tercer Sector económico,

en el cual se engloba las actividades relacionadas con los servicios no
productores o transformadores de bienes materiales.

18
 3.8 Producto o servicios que ofrece

Apoyamos a nuestros clientes en el desarrollo y puesta en marcha de

un eficiente modelo de servicio, prestándoles el soporte y el
direccionamiento en la estrategia de relacionamiento a través de diferentes
canales que le permiten al cliente construir experiencias positivas en cada
contacto. NEXA BPO. (s.f).

Productos y servicios:

 Servicio al cliente en interacciones Ibound y Outbound.

 Servicios de soporte técnico (Help Desk)
 Soporte de gestión operativa. (Back Office)
 Atención de redes sociales, chat, correo electrónico y video llamadas.
 Atención Front Office.
 Recepción y gestión de felicitaciones, peticiones, quejas y reclamos.

3.9 Organigrama de NEXA BPO

Dentro de una empresa es de vital importancia la estipulación y

descripción de los puestos de trabajo, así como la asignación de
responsabilidades. Posteriormente se puede observar el organigrama por
cargos de la empresa NEXA BPO. De este modo se puede observar la
jerarquización y estructura de arriba abajo.

19
Ilustración 2: Organigrama por cargos

20
Recuperado de https://www.nexabpo.com/

21
 CAPITULO IV

4. DIAGNOSTICO AL ÁREA DE CONTROL FINANCIERO

El presente diagnostico se realiza para comprender la situación por la que atraviesa el

área de Control Financiero, a partir de ello, es necesario introducir modificaciones, y luego
evaluar los resultados de los cambios implementados. Todo esto a partir de un plan de
mejora, elaborado en base a los problemas identificados dentro del proceso de validación y
autorización de novedades de nómina.

Dentro del departamento administrativo y financiero se encuentra el área de Control

Financiero, esta se encarga de la revisión e inspección de las nóminas tramitadas por las
diferentes campañas y líneas de negocio que componen la empresa, con el objetivo de validar
correctamente la información expuesta en las comisiones, bonificaciones y/o recargos por
horas extras tramitadas cada quincena. Desde luego, dicha área tiene la responsabilidad de
corregir cada una de las eventualidades y errores hallados dentro de la liquidación, todo esto
por medio de un cronograma de recepción y evaluación de novedades.

A partir de lo anterior, cada uno de los analistas y coordinadores tienen el compromiso de

autorizar a Talento Humano el pago de las nóminas que evidencien la correcta liquidación, y
que a su vez los formatos cumplan con los requisitos expuestos por Control Financiero.

El área de Costos y Presupuestos va de la mano con Control Financiero, por lo tanto,

analistas, coordinadores y practicantes cumplen funciones a raíz de un mismo jefe y un
mismo coordinador. De acuerdo a lo mencionado anteriormente, las dos áreas se encuentran
integradas por el jefe de Costos y Presupuestos, el Coordinador de Control Financiero, el
analista de Costos y presupuestos, cuatro analistas de Control Financiero y un practicante.

A continuación, se expondrá la estructura jerárquica que compone a las dos áreas.

22
 Ilustración 3: Organigrama de Costos y Presupuestos y Control
Financiero.

Elaboración propia

De acuerdo a la ilustración anterior, se puede deducir que el practicante debe realizar las
actividades y tareas asignadas tanto por la coordinación de Control Financiero como la
jefatura de Costos y Presupuestos.

23
4.2 Procesos del área de Control Financiero

El Coordinador envía por medio de correo electronico el cronograma a todas las

Divulgar el campañas y líneas de Negocio de la compañia.
Cronograma

El área de soporte (Reporting) se encarga de suministrar información de confianza

Recepción al área de Control Financiero, para que de este modo se revisen las Novedades de
de Nómina.
Infromación

Se reciben los formatos de Noveades de Nómina tanto en físico como en digital,

Recepción además de sus correspondientes soportes y autorizaciones.
de Nóminas

Se realiza una revisión de los formatos fisicos y digitales, con el objetivo de

encontrar posibles errores por los cuales pueden ser devueltas las Novedades de
Revisón de Nómina.
Formatos

Cada analista utiliza la información suminitrada por las áreas de soporte, para llevar
a cabo una revisión detallada de cada una de las Nóvedades de Nómina, además se
Revisión de deben realizar las devoluciones necesarias, para que las campañas y líneas de
Nóminas negocio efectuen sus adecuadas correcciones.

Es necesario desarrollar un archivo en el que se encuentren cada una de las nóminas

revisadas y autorizadas por los analistas, para que de esta manera puedan enviarse a
Consolidado Talento Humano los formatos fisicos y digitales.

De acuerdo al cronograma propuesto por el área de Talento Humano, se deben

Entraga a entregar cada una de las Novedades de Nómina que se encuentran dentro del
Talento consolidado.
Humano

24
Ilustración 4: Procedimiento interno de Control Financiero. Elaboración propia

Ilustración 5: Diagrama de Flujo

25
 Elaboración propia

4.2.1 Divulgar el cronograma

En cada quincena mediante correo electrónico la Coordinación de Control

Financiero remite a las áreas y líneas de negocio que elaboran e interactúan de
manera directa con el proceso de novedades de nómina, el cronograma en el cual
se indica los responsables de recepción de la Mesa de Control, reitera las fechas
de entrega, brinda observaciones en caso de ser necesario y actualiza la lista de
destinatarios.
Para el caso de las herramientas de liquidación. La Coordinación de
Control Financiero comunica mediante correo electrónico el cronograma de
liquidación de manera quincenal el cual contiene las fechas de habilitación de la
herramienta y las fechas que deben reportar. A continuación, se puede apreciar el
cronograma expuesto para el año 2019.

Tabla 1: Cronograma de entrega de novedades de nómina para el año 2019

26
 Elaboración propia con base a Control Financiero

4.2.2 Recepción de información por parte de las áreas de soporte

Las áreas de soporte, Reporting, emiten de manera mensual bases de datos

o información necesaria para la elaboración de las novedades de Nómina y
suministran la misma a los directores, jefes y personas delegadas por cada área,
así como a Control Financiero quienes proceden a custodiar esta información en la
carpeta de red definida para este fin.
Esta información puede ser solicitada por medio de correo electrónico o
llamada telefónica, además la solicitud solamente la pueden realizar los analistas y
el Coordinador de Control Financiero.

4.2.3 Recepción de formatos de novedades de Nómina

El analista de Control financiero recibe según las fechas establecidas, los

formatos de novedades de Nómina de las áreas y las líneas de negocio con el
registro de la liquidación, que pueden ser por concepto de bonificación, comisión
y reporte de horas extras o recargos. Se deben recibir tanto de manera física como
digital.

 Soportes Físicos:
De manera física se reciben los formatos de novedades de Nómina en
original y copia, con sus respectivas firmas de elaboración, revisión y
autorización, más los anexos necesarios para la revisión. Además, el formato
debe estar actualizado y por ningún motivo debe tener rayones o
imperfecciones que obstaculicen algún dato importante que este expresado en
la nómina.

 Soportes Digitales:

27
 De manera digital se reciben los formatos de liquidación, las bases de
gestión, cuadros de liquidación y demás información necesaria para la
información reportada. Los formatos de novedades de Nómina recibidos se
registran en un cuadro control que permite al analista de Control financiero
documentar el número de formatos recibidos por quincena.

4.2.4 Revisión de los formatos de novedades de Nómina

El analista revisará la consistencia entre los datos relacionados en los

formatos de novedades de Nómina frente a los cuadros de liquidación, los
soportes emitidos y las autorizaciones correspondientes. Si la información es
consistente, el analista firmara el formato, dando un visto bueno.
En el caso de que la información no sea consistente, se enviara vía correo
electrónico con la devolución de la novedad al director de la línea de negocio y a
una segunda persona asignada, que esté relacionada con el motivo por el cual se
realiza la devolución.

4.2.5 Revisión de Novedades de Nómina

Para llevar a cabo la revisión de las liquidaciones, es necesario utilizar la

información recogida por parte del área de Reporting, puesto que dichos datos
soportan confianza y bajos niveles de error. Las Campañas son las responsables
de calcular las comisiones, bonificaciones y recargos, pero Control Financiero es
el encargado de verificar con los modelos de comisión, que cada uno de los
cálculos se realizasen de la manera adecuada. Cada una de las comisiones se debe
revisar de acuerdo a su modelo de comisión, porque en este se expone cada uno de
los topes de remuneración y la división de porcentajes para cada variable
expuesta.
Dentro del proceso de revisión los analistas pueden hallar errores en la
liquidación generada por las campañas y líneas de negocio, por lo que será
necesario realizar las devoluciones adecuadas.

28
4.2.6 Consolidado

Para proceder a realizar el consolidado de nóminas es necesario que dicha

remuneración se encuentre revisada y autorizada por los analistas y el
Coordinador de Control Financiero, de esta manera dentro de un archivo se van
ingresando cada una de estas nóminas, con el fin de mantener un orden con el cual
se le pueda entregar a Talento Humano.

4.2.7 Entrega a Talento Humano

El área de Talento Humano es la encargada de realizar cada uno de los

pagos de nómina, por lo tanto, ellos dependen de que Control Financiero revise
las comisiones lo antes posible por efecto del límite de tiempo. Por esta razón
Talento Humano establece un cronograma anual para la entrega de nóminas. De
acuerdo con lo anterior, el área de Control Financiero dispone de un tiempo
determinado para la entrega, por lo tanto, cada analista es responsable de revisar y
validar cada nómina tramitada en el menor tiempo posible.
La entrega se realiza a base de los documentos físicos y digitales, de tal
forma que correspondan a la información de ambos formatos, y que a su vez la
nómina se encuentre correcta. Las comisiones digitales se envían por el correo
interno de la compañía, en el cual se expone la cantidad de nóminas a entregar y
las restantes por revisar, puesto que es casi imposible remitir todas las
remuneraciones en una sola entrega, por lo que el área de Control Financiero
puede realizar varios envíos siempre y cuando no se exceda el límite de tiempo.
En el caso de superar el tiempo estipulado por el área de Talento Humano,
es necesario que Control Financiero de explicación del por qué se han entregado
las nóminas de manera extemporánea, a su vez se debe generar una justificación
por medio del correo electrónico en la que se exponga cada uno de los detalles por
los cuales las nóminas no lograron ser remitidas a tiempo. Dicho correo también
debe ser dirigido al Gerente Administrativo y Financiero.

29
4.3 Formato de novedades de nómina

El formato de novedades de nómina es un documento en el cual se expone la

remuneración que se les da a los individuos que obtienen una comisión, bonificación y/o
recargos extras. Este documento esta patentado y autorizado por el área de Control
Financiero, es decir que los analistas y el Coordinador de dicha área son los únicos en
poder modificar o manipular el formato.
En la imagen que se encuentra posteriormente, se identificarán tres letras, en donde en
los analistas deberán realizar anotaciones especificas en el documento físico. A
continuación, se explica cada carácter.

o En el punto A se debe escribir las iniciales del analista y el número del

consecutivo por el cual están inscritos en el cuadro de Control de Recepción.

o En el punto B es necesario que la persona que reviso el documento físico y valido

los números de cédulas frente a la planta de la compañía escriba su firma.

o En el punto C se escribe un número de consecutivo que relacione el orden de la

nómina dentro del consolidado del analista.

30
 Ilustración 6: Formato de novedades de nómina
A

B C

31
 Elaboración propia con base a Control Financiero

4.4 Matriz DOFA

El análisis FODA consiste en realizar una evaluación de los factores fuertes y débiles
que en su conjunto diagnostican la situación interna de una organización, así como su
evaluación externa; es decir, las oportunidades y amenazas. También es una herramienta
que puede considerarse sencilla y permite obtener una perspectiva general de la situación
estratégica de una organización determinada. Ponce, H. (2006).
En este caso la Matriz DOFA está dirigida al área de Control Financiero, con la
finalidad de observar cada una de las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas
identificadas a partir del practicante, realizadas por medio de observación personal en un
periodo de tiempo de 6 meses.
A raíz de la información obtenida es posible clasificar cada uno de los factores dentro
de la Matriz DOFA. Una vez alimentada la matriz, el paso a seguir es analizar en base a
los factores internos y externos que intervienen en la selección de la estrategia a aplicar
en el área, para luego plantear un plan de mejora que intervenga en el proceso de revisión
y autorización de novedades de nómina, de igual modo, que disminuya la cantidad de
devoluciones, el alto índice de nóminas extemporáneas y genere una mejor comunicación
interna.
A continuación, se puede observar la matriz DOFA con cada uno de los factores
externos e internos.

32
 Tabla 2: Matriz DOFA del área de Control Financiero

OPORTUNIDADE
DEBILIDADES PUEDEN GENERAR PROBLEMAS PUEDEN GENERAR VENTAJAS COMPETITIVAS
S

No existe un plan de capacitación para los practicantes Adquirir capacitaciones por parte de la compañía
D1 O1
Implementación de aplicativos para la revisión de
Existe una alta rotación de personal
D2 O2 nóminas

Errores en el cronograma de recepción de novedades de nómina Mejores herramientas tecnológicas

D3 O3

Desorden en la información digital y física Optimización del proceso de validación de nóminas

D4 O4
D5 Retrasos en la entrega de nóminas al área de Talento Humano O5 Asignación de mejores espacios de trabajo
D6 Baja efectividad en el tiempo de reuniones O6 Mejorar las condiciones de trabajo
Bajo nivel de comunicación entre coordinadores, analistas y
Alta intervención por parte de la Gerente General
D7 practicantes O7

Falta de participación por parte del jefe directo

D8 O8
D9 Acoso laboral O9  
D10 Diseño en el espacio de trabajo O10  
FORTALEZAS PUEDEN GENERAR VENTAJAS COMPETITIVAS AMENAZAS PUEDEN GENERAR PROBLEMAS
F1 Excelente compromiso por parte del equipo de trabajo F1 Cierre total del área
F2 Honestidad dentro de los procesos laborales F2 Alto nivel de nóminas tramitadas
F3 Disponibilidad laboral fuera de la jornada de trabajo F3 Falta de información por parte de las áreas de soporte
Retraso de nóminas por parte de las campañas y líneas de
Capacidad e interés del personal para mejorar los procedimientos F4
F4 negocio
F5  Conocimientos prácticos y teóricos F5  Recorte de personal
F6  Habilidad para validar cualquier tipo de liquidación F6 Cambio de políticas internas
F7  Responsabilidad de revisión y validación de nóminas asignadas F7  Caída del sistema informático de la compañía
 Búsqueda eficiente de información solicitada por la auditoria
 Cambios en el personal de STAFF
F8 interna F8

33
 CAPITULO V

5. CARGO, FUNCIONES ASIGNADAS Y DESEMPEÑADAS.

5.1 Funciones asignadas

5.1.1 Recepción de novedades de Nómina (Comisiones, horas y bonificaciones)

De acuerdo al cronograma establecido por el área de Control Financiero, las

campañas tienen como obligación llevar cada una de las Nóminas reportadas en la
quincena actual, por lo tanto, cada analista incluyendo el practicante deben recibir las
novedades para llevar a cabo su adecuada revisión.

El practicante tiene la función de recibir cada una de las nóminas, luego es

necesario observar de manera general que el formato cumpla con los requisitos del área.
Después debe llenar un formato en el que se expone la información de la retribución, con
el fin de tener registro de la hora, fecha y persona responsable en entregar las novedades
al área de Control Financiero.

NÚMERO FECH CAMPAÑ LÍNEA DE VALO NOMBRE FIRMA

A A NEGOCIO R
1
2
3
4
5
6
7
8
9
X
Tabla 3: Formato de recepción de novedades de Nómina

Elaboración propia con base a Control Financiero

5.1.2 Registro de Novedades de Nómina en el cuadro de Control de Recepción

34
 Luego de recibir las nóminas es necesario ingresarlas en un cuadro de Control de
Recepción que está elaborado en un archivo de Excel. Cabe señalar que, para poder
ingresar a cada carpeta del área de Control Financiero, la empresa NEXA BPO cuanta
con una carpeta red, en la cual tanto los analistas como los practicantes tienen el permiso
de ingresar y la responsabilidad de manejar información totalmente sensible de la
compañía.

Cada analista cuenta con su propio cuadro de Control de Recepción, puesto que se
tienen divididas las nóminas por Línea de Negocio, decisión que fue tomada por el
Coordinador de Control Financiero y el Jefe de Cosos y Presupuestos. Es necesario
mencionar que el Coordinador es el encargado de revisar las comisiones, y recargos de
los gerentes. A continuación, se puede observar cómo se tienen repartidas las novedades
de Nómina.

Tabla 4: Revisión de nóminas por línea de negocio

CONTROL FINANCIERO LÍNEA DE NEGOCIO

Coordinador Gerencias

Analista 1 Captura de datos - Cobranza

Analista 2 Tecnología - Servicio al Cliente

Analista 3 Ventas multicanal - Soporte

administrativo comercial y operativo
Elaboración propia

Una vez que se tiene acceso al cuadro de control de recepción, la función del
practicante corresponde al ingreso de toda la información que se expone en la nómina,

35
incluyendo la fecha y hora de la recepción. Usualmente cada analista llena su propio
cuadro de control de recepción, pero, no obstante, dependiendo de su carga laboral, se le
permite al practicante ingresar la información de cada nómina.

Además, es necesario que el practicante enumere las nóminas físicas de tal modo que
sea posible tener un consecutivo de las liquidaciones recibidas. Del mismo modo, se
deben incluir las iniciales de cada analista junto con el número del cuadro del control de
recepción. El anterior proceso se realiza con el fin de que no se confundan las nóminas de
otros analistas, ya que por quince el área recibe más de 200 nóminas y no todas son
revisadas por la misma persona.

5.1.3 Revisión de novedades de Nómina (Comisiones, horas y bonificaciones)

Para llevar a cabo la revisión de novedades de Nómina, es necesario comprender

todo el procedimiento para cada tipo de comisión, recargo y bonificación. Apoyándose de
la información suministrada por el área de Reporting y las demás áreas de apoyo de la
compañía.
El área de control financiero cuenta con un documento en el cual se explica de
manera general la revisión de las nóminas, sin embargo, al ser una gran cantidad y al
haber tantas campañas y líneas de negocio provoca que el proceso tarde más de lo debido,
no obstante, los demás analistas están en la disposición de explicar cada una de las dudas
al momento de llevar a cabo una validación.
La función principal del practicante de Control Financiero es revisar todas las
nóminas de Recargos y horas extras, por lo que supone de 30 a 40 nóminas por quincena.
Pero para llevar a cabo la revisión es necesario proceder a los siguientes pasos:

 Primero se debe revisar que tanto el formato físico como el digital estén iguales y
además que se encuentren actualizados.

 Luego en cada nómina se revisa los nombres y cédulas de las personas expuestas
en la retribución, con el fin de prevenir errores en los pagos.

36
 Para proceder a la revisión de los documentos de identidad de cada persona, es
necesario basarse en la planta que suministra el área de Talento Humano. Planta en
la cual se expone cada una de las personas que trabajan en NEXA BPO, y a su vez
el registro de ingreso y salida. Cabe recalcar, que dentro del listado de personas
expuestas en la nómina no puede haber practicantes, debido a las políticas
reglamentadas por la compañía. Por lo tanto, Control Financiero debe de estar muy
atento de no pagarle a una persona que no está autorizada. Dicha autorización
solamente la puede generar la Gerencia General.

 Después de llevar a cabo la revisión de cada uno de los documentos de identidad

se debe proseguir con el cálculo de los recargos y horas extras, por medio de la
información suministrada por Reporting.

o NEXA BPO cuenta con un sistema “SIIGO” en el cual los empleados

de la compañía pueden loguearse, es decir que ingresan su hora de
acceso y salida, además de su respectiva hora de almuerzo. De igual
manera la empresa cuenta con talanqueras en cada una de las entradas,
de este modo la empresa puede asegurar del ingreso y salida por si el
sistema llega a tener fallos.

 Si en el proceso de validación se hallan errores o inconsistencias con la

información contribuida en la nómina, el practicante tiene la responsabilidad de
comunicarme con la persona a cargo de la elaboración de la liquidación. En
primera instancia se debe enviar una devolución por medio de correo electrónico,
en el cual se especifica cada una de las posibles equivocaciones y a su vez un
comunicado en el que se expone que la personas o campañas deben dar respuesta
en un tiempo menor a dos 2 horas.
 Si las campañas no dan respuesta luego de 3 correos o no responden a la
extensión, la nómina se tomará como devolución definitiva, por lo tanto, esta
novedad ya no se tendrá en cuenta si no hasta la próxima quincena.

37
  Si la liquidación se encuentra correctamente, el practicante debe informara a los
analistas de Control Financiero para que se lleve a cabo la autorización de pago.

5.2 Funciones desarrolladas

5.2.1 Suministrar información solicitada por la auditoria interna de la compañía

Constantemente el área de Control Financiero tiene que presentar información

solicitada por la Auditoria Interna, y sin excepciones ni retrasos el Coordinador y el Jefe
de Costos y Presupuestos pueden negar la búsqueda de información. Por tal motivo, se le
ordenaba a un analista o al practicante la búsqueda. En la mayoría de los casos se exige
una muestra de información sobre el monto de comisión en quincenas pasadas a personas
específicas, con el objetivo principal de examinar y evaluar la correcta y eficaz aplicación
de los procesos internos del área de Control Financiero.
Para este punto del proceso la función del practicante es la de dirigirse al archivo
del área, lugar en donde se guarda copia de cada una de las novedades de nómina, y
tomar los documentos de la quincena que solicita la Auditoria Interna, luego de encontrar
la remuneración física debe ser escaneada y guardada en la carpeta red de la compañía,
instantáneamente es necesario encontrar la comisión digital junto con sus
correspondientes soportes y autorizaciones. La información recogida debe ser enviada
por medio de correo electrónico. Este solamente puede ser enviado por el Coordinador de
Control Financiero o el jefe de Costos y Presupuestos.

5.2.2 Apoyo en los arqueos de caja menor

38
 Además de la revisión y validación de novedades de nómina, el área de Control
Financiero tiene la función de realizar arqueos de caja menor a Tesorería y a la Gerencia
General, estos arqueos se realizan de manera mensual y en fechas totalmente aleatorias,
con el fin de que las personas que controlan el efectivo no puedan modificar información
antes de una revisión preliminar de Control Financiero.
Los arqueos de caja son realizados por un analista y por el practicante, esto es de
acuerdo a ordenes tomas por el Jefe de Costos y presupuestos. En el proceso la función
del practicante se basa en comprobar la contabilización del efectivo neto, además de las
respectivas facturas que soportan cada pago. Es importante mencionar que cada una de
estas facturas debe llevar su hora y fecha de expedición, además de la correspondiente
autorización (Firma). Si se hallan errores el analista debe realizar un informe de arqueos
de caja en el que se exponga cada una de las inconsistencias encontradas, este informe es
enviado por vía correo electrónico al Gerente Administrativo y Financiero.

5.2.3 Apoyo en el informe de los KPIS (Key Performance Indicador)

El Indicador Clave de Desempeño es un informe que se presenta al Gerente

Administrativo y Financiero, con el objetivo de revelar mensualmente el rendimiento del
área de Control Financiero en la revisión de novedades de nómina. De esta manera el
gestor puede tomar decisiones respecto al estado actual del proceso y así poder
seleccionar una estrategia o solución que ayude al desempeño del área.

El Coordinador de Control Financiero selecciona al analista que deberá recoger la

información necesaria para realizar el informe. Para desarrollar los KPIS es necesario
retomar los cuadros de control de recepción, debido a que en estos se halla el registro de
cada nómina. A partir de los datos obtenidos, es necesario llevar a cabo un proceso de
análisis estadístico para identificar la cantidad de nóminas extemporáneas y devoluciones
presentadas dentro de la validación de una quincena de pago. De acuerdo a los resultados
obtenidos, es necesario realizar un informe dirigido al Gerente Administrativo y
Financiero demostrando el rendimiento que obtuvo el área.

39
 El practicante debe estar involucrado dentro de todo el proceso de obtención de
resultados y elaboración de informe ejecutivo, de tal manera que apoye efectivamente al
analista encargado de realizar los KPIS.

CAPITULO VI

6. PROBLEMAS EN CONTROL FINANCIERO

6.1 El Cronograma y la recepción de nóminas

Comúnmente las campañas y líneas de negocio no tramiten las liquidaciones a la hora

y fecha establecida por el área de Control Financiero. Por lo que genera un retraso en la
revisión y a su vez deja a los analistas con menos tiempo de validación, a su efecto
provoca que el área entregue tarde al área de Talento Humano.

Como se ha mencionado en ocasiones anteriores, las ratificaciones se hacen de

manera quincenal, por lo tanto, el área de Control Financiero tiene la necesidad de ajustar
su tiempo para la validación de la liquidación reportada en cada nómina, sin embargo, se
tiene un tiempo límite, ya que las nóminas deben ser entregadas al área de Talento
Humano para que se pueda proceder al pago de las remuneraciones. Cabe resaltar que, en
determinadas circunstancias, en las que los analistas se ven alcanzados de tiempo se ven
en la obligación de disminuir la validación al detalle de la nómina, por lo tanto, no se
realiza la revisión adecuada que deben llevar las retribuciones, a consecuencia de esto, se
generan errores y a la vez se generan autorizaciones de pago de nóminas que no debían
haberse hecho.

El tiempo para entregar las nóminas al área de Talento humano es establecido por
dicha área, así que no es posible modificarlo. No obstante Control Financiero si puede
modificar la fecha y hora en la que se reciben las nóminas.

40
 *Es importante recalcar que siempre en la segunda quincena se van a recibir más
nóminas que en la primera, porque muchas de las campañas suelen reportar
liquidaciones hasta finales de mes.

Otro detalle impórtate de mencionar es que usualmente el Coordinador de Control

Financiero y el Jefe de Costos y Presupuestos autorizan la recepción de las nóminas
que son tramitadas fuera de la hora y fecha establecida en el cronograma, por lo que
se da a entender que no respetan los horarios expuestos por ellos mismos y a su vez
generan que las campañas y líneas de negocio entreguen las liquidaciones cuando
ellos puedan y no cuando se exige la información. A causa de esto, más de la mitad
de las comisiones, bonificaciones y recargos llegan tarde y por lo tanto generan
retrasos en la validación de los formatos y contenidos de la liquidación.

6.2 Cambios en los formatos

El Coordinador de Control Financiero realiza ajustes a los formatos de Novedades

de Nómina de la noche a la mañana, lo que genera que las campañas no tengan el tiempo
necesario para construir sus liquidaciones a base del nuevo formato, lo que ocasiona
devoluciones y retrasos. Al momento de realizar algunos cambios en los formatos de
comisión, es poco frecuente que se les informe a todos los analistas, por lo que
ocasionalmente provoca confusión dentro del área y a su vez genera conflicto con las
campañas, ya que estas reciben una información distinta por parte de cada integrante de
Control Financiero incluyendo el practicante.

En ningún momento estos cambios son expuestos de manera oficial en algún

correo interno del área de revisión de nóminas, y mucho menos esta información es
entregada a las distintas áreas de la compañía. Por consiguiente, las personas encargadas
de tramitar las nóminas se enfurecen todo el tiempo por los cambios repentinos que da el
Coordinador, debido a que esta información solamente se les menciona hasta el momento
de que ellos tramitan las nóminas, por lo que usualmente es frecuente escuchar a otros
departamentos de NEXA BPO sobre nombrarnos como “Descontrol Financiero”.

41
 A consecuencia de los cambios en los formatos de comisión, se genera un retraso
en la revisión de las retribuciones ya que se generan devoluciones por el formato
incorrecto, dejando a los analistas con menos tiempo para la validación de las nóminas. A
su vez, las personas encargadas de tramitar las comisiones tienen la obligación de volver
a actualizar el documento y solicitar las firmas de autorización de sus superiores
correspondientes, por lo que genera una pérdida de tiempo tanto para ellos como para
nosotros y así mismo un mal gasto de papen innecesario.

6.3 Rotación de personal

Uno de los problemas más grandes que puede tener una compañía es el cambio
drástico de personal en tampoco tiempo, ya que esta concibe a retrasos de aprendizaje y
baja relación entre el personal, a consecuencia de esto los empleados no saben prever
problemas que se han presentado en momentos anteriores, y así mismo la compañía no
tienen la posibilidad de ascender a un subordinado con la experiencia suficiente dentro de
la empresa.

Dentro del área de Control Financiero el analista que más tiempo lleva
actualmente en el departamento no es más de un año, lo que demuestra quizá
inconformidad de los anteriores empleados, por la alta carga laboral, conflictos entre
compañeros de trabajo, la falta de motivación o la rutina que conlleva a la validación de
novedades de nóminas en cada quincena. Además, que, al ser un área con tan poco
personal, 7 personas para ser más específicos, provoca desconfianza y a su vez genera
dudas en los analistas y practicantes nuevos del porque las personas no duran en Control
Financiero, generando bajos niveles de motivación a los pocos días de ingreso.

42
 6.4 Acoso laboral

Constantemente se evidencia el desfavorable clima laboral a causa del

Coordinador de Control Financiero y a su vez el Jefe de Costos y Presupuestos. De
acuerdo a lo expuesto anteriormente es posible identificar que el problema más grande
que tiene actualmente el área de nómina son los superiores.

El Coordinador de Control financiero es un jefe que desconfía totalmente de sus

analistas, puesto que todo el tiempo está encima de sus subordinaos, generando un acoso
laboral tan alto, que tanto analistas y practicantes se han sentido afectados por el alto
nivel de seguimiento y de extremo abuso de espacio personal. En ocasiones el Coordinar
de Control Financiero suele ponerse detrás de los analistas, con el objetivo de revisar a
ojo el desarrollo y validación de una nómina, durando hasta 5 minutos y más en cada
ronda (esta actividad la repite varias veces en el día).

Todos los días laborales es necesario que tanto los analistas como los practicantes
envíen un correo con la hora de ingreso, de salida, de almuerzo y tiempo de break. De
esta manera el Coordinado supervisa cada uno de los movimientos, además llega hasta tal
punto que permanece atento de las salidas al baño y de la visita a otros departamentos de
la compañía. Con el objetivo de reprender y solicitar el tiempo por el cual se debe la
demora, y donde la única manera de responder es saliendo tarde de las jornadas de
trabajo. Cabe mencionar que todos los días lleva una tabla en Excel con minutos-horas,
donde expone cada instante que el analista llega tarde, para luego ser cobrado o remitido
como trabajo extra.

Todas las mañanas se realizan reuniones en el área de Control Financiero, en

donde el Coordinador le pregunta a cada individuo, incluyendo al practicante, cuáles
fueron las tareas realizas en el día anterior, que actividades se van desarrollar en la
jornada laboral actual y cuales se piensan elaborar el día siguiente. Y es muy importante
recalcar que todas reuniones se realizan de pie, y por ningún motivo ninguna persona
puede sentarse en alguna silla, esto de acuerdo a las órdenes expuestas por el
Coordinador. Dichas reuniones constan de unos 15 a 25 minutos diarios. Además de las

43
reuniones cada uno de las personas del área de nómina tienen una agenda que debe ser
llenada diariamente, el diario debe tener escrito todas las actividades cotidianas que
fueron desarrolladas en la jornada laboral, además se deben mencionar todas las tareas
para el día siguiente. Toda esta información debe ser enviada al correo del Coordinador
sin falta alguna, puesto que, si no se desarrolla, no se autoriza la salida del individuo.

De este modo se puede evidenciar lo controlador y perseguidor laboral que puede

llegar a ser el Coordinador con respecto a su equipo de trabajo, generando estrés y altos
niveles de tención dentro del área, que a su vez desmotiva a los empleados y frena el
alcance de los objetivos. Todo esto a causa del temor y miedo que son sometidos analistas
y practicantes, donde las más afectadas son las mujeres, debido a que en ocasiones el
Coordinador suele tocar sus propias partes íntimas mientras entra en conversación con
ellas, por lo que desmerita en los más bajo a lo que puede llamarse jefe en un momento
de comunicación y de acciones repentinas.

La 1010 del 23 de enero de 2006 reglamenta lo relacionado con el acoso laboral.

“De acuerdo a la ley se entenderá acoso laboral como toda conducta persistente y
demostrable, ejercida sobre un empleado, trabajador, por parte de un empleador, un jefe o
superior jerárquico inmediato o mediato, un compañero de trabajo o un subalterno,
encaminada infundir miedo, intimidación, terror y angustia, a causar perjuicio laboral,
generar desmotivación en el trabajo, o inducir la renuncia del mismo”. (Pág. 346).
Administración de personal y liquidación de Nómina.

Además, se puede entender la persecución laboral como “Toda conducta cuyas

características de reiteración o evidente arbitrariedad permitan inferir el propósito de
inducir la renuncia del empleado o trabajador, mediante la descalificación, la carga
excesiva de trabajo y cambios permanentes de horario que puedan producir
desmotivación laboral”. (Pág. 347). Administración de personal y liquidación de
Nómina.

44
 6.5 Actividades ineficientes

Es evidente observar actividades ineficaces dentro del proceso de revisión de

novedades de nóminas, a causa de pasos innecesarios e improductivos que generan
retrasos y a su vez distracciones en las validaciones. Un claro ejemplo, es el tener que
escribir en las nóminas físicas el número del consecutivo del cuadro de control de
recepción y las iniciales del analista responsable en revisar la comisión, bonificación y
recargo. A partir de esto, los analistas y practicantes se llenan de confusión por que en
muchas ocasiones la información escrita no es la adecuada y una gran cantidad de
novedades de nóminas resulta con un consecutivo erróneo. A consecuencia de esto, los
integrantes de Control Financiero tienen que tomar de su tiempo para reorganizar y
verificar que cada una de las retribuciones contenga su número sucesivo frente al cuadro
de control de recepción. Además, que cabe recalcar que en una sola quincena pueden
llegar hasta un total de 200 nóminas, por lo que esto retoma a una gran búsqueda de
retribuciones físicas.

6.6 Malgasto de papel

Grandes cantidades de papel son trituradas cada semana en el área de Control

Financiero, dicho material proveniente de las novedades de nómina tramitadas por los
distintos departamentos de la compañía y que contienen errores en la digitación o
formatos desactualizados.

De acuerdo a mis funciones estipuladas por el Coordinador de Control Financiero,

triturar documentos erróneos era una de ellas. Cuando empecé mis prácticas en NEXA
BPO, el área de nómina llevada ya varios meses sin un practicante, por lo tanto, grandes
torres de documentos físicos se encontraban listos para ser triturados. Por consiguiente,
mis primeros días consistieron en triturar una gran cantidad de papel.

45
 Los documentos que son triturados son aquellas nóminas y modelos de comisión
con errores en su elaboración y digitación, a continuación, se mencionaran varias
características por las cuales estos documentos físicos deben ser destruidos.

a) Apellidos y nombres: Si por alguna razón algún nombre dentro de la lista de la

retribución se encuentra mal escrito o este duplicado.

b) Número de cédula: Por un solo número de cédula erróneo dentro de la nómina

y/o que este se encuentre duplicado dentro de la misma.

c) Número de centro de costos y mandante: Aunque dentro de lista de personas

puede haber distintos centros de costos y mandantes, aun así, si a una persona no
le corresponde el código expuesto en el documento físico con respecto a la planta
de la compañía la nómina debe ser destruida.

d) Valor: Es la información más delicada que puede proporcionar el documento, por

lo tanto, si este se halla mal escrito o inequívoco en su validación, es totalmente
necesario la destrucción.

e) Concepto: Dentro de esta columna solamente puede estar estipulado el concepto

de comisión o bonificación, por lo tanto, debe ser especificado, ya que en el caso
de una bonificación la nómina debe tener su respectiva autorización. Por lo tanto,
si el concepto está mal digitado o no se encuentra nada dentro de la casilla la
remuneración debe ser triturada.

f) Quincena de pago: Se comprende que cada quincena se realiza pago de las

nóminas, por lo anterior es entendible que se cambie la fecha y mes
correspondiente de pago, si por alguna razón son incorrectos los datos y no
corresponden a la fecha estipulada, es necesario de la destrucción del documento.

g) Firmas: Para que las nóminas contengan su validez es necesario que contengan
sus respectivas firmas, por lo tanto, el documento no puede ser recibido por el

46
 área de Control Financiero. De acuerdo a lo expuesto anteriormente, si alguna
persona firma en el lugar que no le corresponde, la liquidación debe ser destruida.

h) Imperfecciones en el documento: Por ningún motivo la nómina puede tener

rayones, manchones, obstrucciones visuales o errores en la impresión que
obstaculicen la revisión del documento, por consiguiente, se denomina como una
liquidación invalida para su validación. A consecuencia de esto, es necesario
triturar la liquidación de nómina.

CAPITULO VII
7. PLAN DE MEJORA

7.1 Ajustes en el cronograma de recepción

Con respecto al cronograma anual que se realiza al finalizar el año, que tienen
como objetivo establecer la hora y fecha en la cual las campañas deben entregar las
comisiones al área de Control Financiero. Se debería realizar un reajuste, en el que se dé
más tiempo para la revisión de comisiones y a su vez que exija a las campañas que
entreguen las liquidaciones a tiempo.
El área de Talento humano es la encargada de establecer la hora y fecha en las
cuales deben ser entregadas las nóminas revisadas y autorizadas por Control Financiero,
por lo tanto, dicho cronograma no puede ser modificado, por tal motivo es obligación del
área de nómina cumplir con el tiempo estipulado. Sin embargo, Control Financiero si
puede modificar su cronograma interno, es decir, que puede establecer cuando y hasta
qué punto las campañas pueden entregar las nóminas.
Normalmente las liquidaciones son recibidas en las horas de la mañana, para ser
más exactos a las 9:00am. Pero existe un gran problema, y es que la jornada laboral inicia
a las 8:00am, por tal motivo las personas encargas de tramitar las nóminas apenas están
iniciando su jornada y no han tenido tiempo de organizar los documentos, en muchos

47
casos porque no alcanzaron el día anterior o porque necesitan de alguna autorización o
firma de un subordinado. Además, que, en ocasiones por errores tecnológicos la
impresora deja de funcionar y no pueden imprimir el documento o hasta por el simple
hecho de que las personas llegan tarde al trabajo y no les da el tiempo entregar la
liquidación. A partir de aquí es donde comienzan los retrasos con las entregas de nómina
a Control Financiero, donde de 200 nóminas la mitad suele llegarte tarde. Es importante
resaltar, que en la mayoría de los casos el Coordinador y el jefe de Control Financiero
son los encargados de autorizar la recepción de nóminas que llegan hasta 8 horas tarde y
en los casos más extremos llegan aceptar documentos hasta el día siguiente.
De lo que se concluye que de manera indirecta las campañas y líneas de negocio
poco a poco fueron perdiendo su responsabilidad laboral, pensando que hablar con los
encargados de Control Financiero es tener un boleto para entregar la nómina tarde. Y,
además, es preciso mencionar que los encargados de dicha área con cumplen con lo
acordado en los correos y en el cronograma anual, dando a entender la insuficiencia de
responsabilidad y el concepto de cumplimiento laboral.
A partir de lo expuesto anteriormente, es necesario que el Coordinador y el Jefe de
Control Financiero tomen la decisión de no recibir nóminas después de la fecha y hora
establecida, para que de esta manera las campañas tomen conciencia y responsabilidad a
momento de la entrega de las liquidaciones, por lo tanto, es necesario que tomen
estrategias necesarias para administrar su tiempo en la elaboración y certificación de los
documentos, de este modo ellos pueden realizar los procesos de una manera ética-
profesional, y del mismo modo, puede lograrse reducir el número de errores en la
fabricación de la retribuciones, que a su vez disminuye la cantidad de devoluciones
generadas hacia las campañas y líneas de negocio.

7.2 Reuniones cortas e información clara

Luego de que la frecuencia diaria de reuniones genere que los miembros pierdan
el interés en ellas, además de lo extremista que es el tener que comentar las actividades
del día anterior, del presente y de mañana de una manera detallada, donde al mismo

48
tiempo cada individuo debe estar de pie para exponer la información por hasta 25
minutos. Es necesario plantear un cronograma de reuniones cortas y efectivas.
Las reuniones semanales son las más utilizadas en los contextos laborales. Ya que
de esta forma se entiende que es un periodo magnífico para realizar evaluaciones y
transmitir información de gran importancia. A partir de eso, se puede garantizar un
control periódico de los procesos y detalles específicos con las nóminas de más atención
al detalle. Además, que contenga una duración aproximada de 45 minutos a 1 hora,
siempre y cuando se respecte el tiempo planteado en los cronogramas del área. Cabe
mencionar, que en este caso los analistas, practicantes y personas a cargo de Control
Financiero y Costos y presupuestos tengan el derecho de tomar asiento de tal manera que
puedan obtener una información clara y cómoda al mismo tiempo.
Sin embargo, si se pueden realizar reuniones cortas y con información clara dentro de
la semana. Siempre y cuando corresponda a datos realmente importantes por parte de la
compañía o por cambios en los modelos de comisión, que a su vez pueden generar
dificultades en la revisión de las nóminas. Pero respecto a estos pequeños pero importantes
encuentros, deben ser sujetos a un tiempo de 10 a 15 minutos, pero sin prolongarlo tanto, de
tal modo que se conviertan en reuniones productivas, pero para nada repetitivas y
aburridoras, ya que lo más importante es tener motivado al equipo de trabajo.
Un aspecto clave que debe ser recalcado dentro del ajuste de las reuniones, es el
hecho de que deben ser realizadas en las jornadas de la mañana, ya que de este modo el
cuerpo humano se encuentra más activo y propenso a obtener atención al detalle, es decir, es
más productivo procesando y reteniendo la información expuesta por los demás compañeros
de trabajo, y de igual modo pueden generar soluciones y propuestas efectivas hacia los
problemas que se presenten actualmente.

7.3 Cero papel

Un problema más que afronta el área de Control Financiero es el malgasto de papel en

las novedades de nóminas y modelos de comisión. Luego de que todas las liquidaciones
deben ser presentadas en documentos físicos con sus respectivos soportes y autorizaciones.
Además, cabe mencionar, que en muchas ocasiones una sola campaña puede reportar hasta

49
300 personas, por lo que consta de varias páginas llenas de información especificando el
reporte y la cantidad tanto de comisiones, bonificaciones y horas reportadas, del mismo debe
verse reflejado tanto el documento original y una copia anexa. Y como se ha mencionado
varias veces en este documento, las nóminas suelen tener devoluciones por errores en la
liquidación y/o validación, además de información general, como los nombres, números de
cédulas, números de centro de costos y mandante y otros. Por lo tanto, es imaginable la
cantidad de resmas de papel que son triturados quincenalmente.

Un empleado de oficina promedio utiliza 10 mil hojas de papel al año, es decir, al

menos 20 resmas de papel, el equivalente a unos $200 mil pesos en gastos de papel por
empleado. Lo que significa, que en una compañía con 200 empleados el costo de papel
alcanza los $40 millones de pesos, sin contar el capital humano, la electricidad, impresión,
archivadores, bodegas y mantenimiento de los archivos, que según estudio de la firma
Gartner, equivale al 3% de ingresos en una compañía. (El espectador, 2018).
La modernización dentro de las empresas sigue avanzando velozmente, brindando
herramientas digitales y tecnológicas para acceder a los archivos de trabajo, e información
necesaria desde cualquier lugar. Concluyentemente, eliminar el papel dentro del proceso
empresarial puede generar mejorar en la productividad, además de ahorrar tiempo y dinero. Y
que al mismo tiempo disminuye los indicadores de devolución y corrección de nóminas que
generan demoras en los procesos de validación.
En definitiva, una solución electrónica mejorara enormemente el rendimiento del área
de Control Financiero, ya que las correcciones de las liquidaciones solamente tendrán que ser
realizadas de manera digital, y de acuerdo a esto las firmas y autorizaciones no tendrán que
ser buscadas por toda la empresa, sino al contrario con un par de llamadas y/o mensajes
electrónicos facilitara el proceso. De tal manera, que los analistas y los practicantes no estén
preocupados por tener que devolver una nómina porque el simple hecho de que en el
documento físico este mal escrito un número de cédula, en cambio, solo necesitaran llamar a
la persona a cargo de la retribución y corregir de manera rápida la información digital y no
esperar a un documento impreso.
Aparte, el almacenamiento es más sencillo en una base de datos, porque de esta
manera los individuos pueden acceder fácilmente a la información, además que disminuye el
tiempo de búsqueda para informes u datos puntuales exigidos por la auditoria interna de la

50
 compañía y también en caso de haberse comedio un error en la validación. Y con respecto al
espacio físico destinado al archivo de los documentos, puede ser utilizado para otras
funciones de la compañía, o en este caso para el área.

CAPITULO VIII
8. DIFICULTADES PRESENTADAS DURANTE LA PRÁCTICA PROFESIONAL

Para iniciar el desarrollo de una actividad nueva siempre se han de presentar

dificultades en la realización de las tareas específicas, sin embargo, a través de la práctica
diaria la curva de aprendizaje cada vez es más corta y se va mejorando con la experiencia.

8.1 Microsoft Office Excel

Como dificultad principal presentada en el proceso de la práctica

profesional se encuentra el uso de la herramienta de Excel, debido a que el
conocimiento es demasiado básico para el desarrollo de las actividades laborares,
por lo que genero retrasos en el aprendizaje, ya que era necesario aprender tanto
de la herramienta digital como de los procesos para validar comisiones.

A causa del desconocimiento y el miedo a preguntar a los compañeros de

trabajo paraliza a cualquier novato, hasta tal punto de generar desconfianza y
temor. Sin embargo, los analistas poco a poco enseñan los procesos necesarios
para revisar las nóminas y a su vez como funciona Excel, de tal manera que el
practicante genere un adecuado conocimiento para iniciar con las funciones
establecidas por el Coordinador de Control Financiero.

8.2 Adaptación al ritmo de trabajo y estudio

Se convierte en una rutina por 6 meses en donde trabajar y estudiar se

transforman en un reto para cualquier practicante de administración de empresas,

51
logrando tocar un poco el mundo laboral con el estudio profesional. Es un
momento se debe exigirse al máximo, pero no más de la cuenta. Aunque desde un
principio el tener que madrugar y tomar el transporte público para llegar
puntualmente a la empresa logra ser complejo y a menudo aburridor.

Más allá del transporte y las horas activas es también complicado cumplir
tanto con las actividades laborares y estudiantiles, en vista de que los tiempos
límites de trabajos, exámenes, informes, revisión de nóminas y otros, logran
alcanzar un nivel de estrés y agotamiento físico y mental, pero aun así con el
máximo sacrificio posible se puede obtener el mayor conocimiento posible, y la
grata experiencia de laboral.

8.3 Desconocimiento de los jefes encargados de cada área.

La revisión de las novedades de nómina se lleva a cabo con una

observación detalla para corroborar la información expuesta en la retribución,
pero en muchos casos es necesario realizar las devoluciones necesarias a las
personas encargadas de la elaboración de la nómina. Pero he aquí el problema que
el practicante tiene que enfrentar, y es que al iniciar las prácticas profesionales no
conoces el funcionamiento de la empresa y mucho menos a las personas, y ya que
por medio de ellas se transmite la información por las distintas áreas, es muy
complejo saber con qué individuos se debe relacionar y quienes son los
encargados de los respectivos departamentos de la compañía. A causa de esto es
necesario estar preguntando y solicitando los números internos de NEXA BPO
para comunicarse con las personas correctas y a su vez poder solucionar y llevar a
cabo el debido proceso para la corrección de la novedad de nómina.

8.4 Despliegue y ubicación de las campañas y líneas de negocio

52
 Además del desconocimiento de personal es lógico no saber cómo se
encuentra distribuida las áreas internas de la compañía, es decir que “cuando eres
nuevo no sabes dónde están las cosas”. Por lo tanto, en varias ocasiones resulta
perderse en la búsqueda de alguna campaña u oficina. Por otra parte, es
importante mencionar el Coordinador de Control Financiero nunca llevo a cabo
consigo al practicante para realizar recorrido por la compañía y presentar de
manera general las instalaciones, de tal manera que por iniciativa y convicción se
fue aprendiendo y conociendo cada reciento de NEXA BPO.

CAPITULO IX

9. APORTES Y LOGROS

9.1.1 Aportes de la empresa al estudiante

Esta fue mi primera experiencia laboral en una compañía, ya que solamente había
laborado en trabajos informales con mi familia. De esta manera, logré observar lo que
realmente se denomina un trabajo profesional, y comprendí como es el funcionamiento
real de una empresa, luego de haber visto tantas clases teóricas y explicaciones en la
universidad tratando de entender como las áreas funcionales y el capital humano se van
interconectando para cumplir la misión y visión de la organización.
Agradezco totalmente a NEXA BPO por la cantidad de información, experiencia
y aprendizaje que me ofreció, porque de este modo pude mejorar mis habilidades como
estudiante y profesional, igualmente creí fuertemente como persona, luego de percibir
que era tener responsabilidades en un trabajo y como se siente que alguien más té de
órdenes, sean buenas o malas.
Es importante mencionar que al principio no sabes nada, ni cómo funciona el área,
de tal manera que tienes miedo a algo nuevo, y es totalmente normal que nos suceda, sin
embargo, al paso de las semanas mi confianza fue creciendo, así mismo mi aprendizaje y

53
conocimiento, por tal motivo todo lo que haya aprendido en esta compañía me ha
aportado para la vida, no solamente en sentido laboral sino también de manera personal.
Una de los elementos más importantes que me pudo aportar la compañía fue la
importancia del recurso humano. Aunque dentro de mi área laboral no tuve una gran
experiencia de cómo deben ser tratados los empleados, y de qué manera se debe liderar
un grupo, sin embargo, si entendí que se debe hacer todo lo contrario a esto y por lo tanto
debo de cambiar la manera en como trato a las personas, porque ellas son el recurso más
importante que puede tener la compañía, ya que sin las personas esta no podría funcionar.

9.1.2 Aportes del estudiante a la empresa

Los aportes generados del estudiante a la empresa son las novedades obtenidas en
la academia, para el desarrollo y el trato del personal de trabajo. Además, las empresas
que incorporar estudiantes universitarios obtienen grandes beneficios en términos de la
capacidad intelectual y monetaria, porque logran incorporar personal capacitado para
realizar las actividades a un costo muy bajo, ya que consiguen obtener resultados de los
aprendices como si fueran analistas y a su vez consiguen altos niveles de productividad.
Además, la empresa obtuvo el beneficio de contraer un convenio con la Universidad de
La Salle, de modo que más estudiantes universitarios estarán interesados en realizar las
prácticas profesionales en uno de los BPO más grandes del país.

54
 CAPITULO X
10. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

10.1 Conclusiones

Las prácticas empresariales representan una ventaja frente a las demás opciones
de grado, porque permite que los estudiantes obtengan un conocimiento práctico en base
de la teoría aprendida en la academia. Además, el poder adquirir la experiencia necesaria
para dar el primer paso en el mundo laboral, que a su vez genera la posibilidad de
conseguir un primer trabajo estable antes de terminar los estudios universitarios.

El plan de mejoramiento concibe ventajas y beneficios a la empresa, NEXA BPO,

específicamente en el área de Control Financiero, siendo un modelo que permite la
corrección de errores dentro del proceso de validación de nóminas, además de mejorar los
indicadores expuestos por la Gerencia Administrativa y Financiera. También, una
herramienta que funciona en colaboración con las campañas y líneas negocio, a fin de
mejorar la cultura organizacional.

Indiferentemente de que las practicas profesionales sean remuneradas o no lo

realmente importante es que el estudiante pueda percibir que esta práctica es el inicio de
su vida laboral, que a fin de cuentas sirve como un escalón dentro del mundo profesional.

Control Financiero representa a unos de los tantos departamentos que constituyen

una empresa y que hacen parte importante dentro de los procesos internos de la
compañía. Sin embargo, se concluye que el área no tiene la capacidad de identificar los
problemas dentro del proceso de validación de nóminas y que los superiores no se
involucran en tomar medidas necesarias y correctivas ante problemas semejantes.

55
10.2 Recomendaciones

En primer lugar, denoto una recomendación para la modalidad de grado “Prácticas

Profesionales”. Puntualmente en el proceso de asignación de las pautas para la
elaboración del informe de grado. Debido a que es realmente complejo que cambien el
modelo del documento meses después de ser publicado, ya que el estudiante tomo tiempo
para diseñar y elaborar el cuerpo del informe, para que luego tenga que ser cambiado,
además, durante las visitas con el tutor se fueron asignando más puntos y temas al trabajo
que anteriormente no estaban estipulados oficialmente en un correo. Esto genero
complicaciones entre otros practicantes, porque realizaban contenido que otros ni siquiera
sabían o no habían sido informados por el tutor. Para resolver este problema, la Faculta
de Administración de empresas y Contaduría pública debe de elaborar las pautas del
informe degrado con anterioridad, de tal manera que los estudiantes comprendan que
información debe estar escrita en el documento y así mismo disminuya el nivel de
desconocimiento.

Por otra parte, es necesario remarcar que los tutores deberían de realizar las dos
visitas empresariales en la compañía que el estudiante este haciendo las prácticas
profesionales, con el objetivo de llevar un mejor seguimiento en la experiencia y
aprendizaje del universitario. Por consiguiente, la empresa puede identificar que la
universidad está interesada en todo el proceso por el que esta paso el practicante.

En referencia al Pensul estudiantil, la Universidad de la Salle debería de incentivar

clases para manejar la herramienta de Excel, visto que es uno de los puntos más débiles
que se afronta como practicante, ya que la mayoría de las actividades laborales son
realizadas por medio este aplicativo y son requisito obligatorio para conseguir trabajo
profesional.

56
10.3 Referencias bibliográficas

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El espectador. (2018). Más de 50 millones de pesos se ahorrarían las empresas al

año si no utilizaran papel. Recuperado de: https://www.elespectador.com/economia/mas-
de-50-millones-de-pesos-se-ahorrarian-las-empresas-al-ano-si-no-utilizaran-papel-
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De Miguel Barrado, V., & Prieto Ballester, J. M. (2016). El acoso laboral como
factor determinante en la productividad empresarial: El caso español. Revista
Perspectivas, (38), 25-44. Recuperado de:
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Coca, M. D. M. (2010). El libro para conducir reuniones con éxito. Ediciones Díaz
de Santos. Recuperado de: https://books.google.es/books?
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Real Academia Española. (2001). Disquisición. En Diccionario de la lengua

española (22.a ed.). Recuperado de http://buscon.rae.es/draeI/SrvltConsulta?
TIPO_BUS=3&LEMA=disquisici%F3n

57
 Aguilar, Aguilera, García y Sosa. (2006). Taller de nóminas. Recuperado de:
http://fcasua.contad.unam.mx/apuntes/interiores/docs/2005/contaduria/opt/2006.pdf

Díaz, J. (1998). Administración de personal y liquidación de Nómina. Aspectos

prácticos y jurídicos.

Talancón, H. P. (2006). La matriz FODA: una alternativa para realizar

diagnósticos y determinar estrategias de intervención en las organizaciones productivas y
sociales. Contribuciones a la Economía, 2, 1-16.

Rodríguez, D. (1999). Diagnóstico organizacional. Alfa omega. Recuperado de:

http://www.ltrial.claseejecutiva.com/wp-content/uploads/2015/07/Desarrollo-2.pdf

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Becerra, V. (2014). Tipos de nóminas. Recuperado de:

https://www.emprendepyme.net/tipos-de-nominas.html

58
11. ANEXOS
11.1 Contrato de aprendizaje

59
60
61
62
11.2 Carta de la universidad

63
64
65
11.3 Bitácora del practicante en etapa la etapa inicial

66
67
11.4 Bitácora del practicante en la etapa final

68
69
11.5 Políticas y normas de seguridad informativa

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71
11.6 Certificación de prácticas profesiones en NEXA BPO (Ventas y servicios).

72