COOPERATIVA DE AHORO Y CREDITO Código:

Proceso: Gestión Operativa

CAMARA DE COMERCIO DE AMBATO LTDA
PROCESO: GESTIÓN OPERATIVA Tipo de Proceso
Gobernante Productivo Apoyo X
Status:
SUBPROCESO: GESTIÓN FINANCIERA Propuesto Aprobado X Publicado
Fecha de Elaboración: 22.06.2011
PROCEDIMIENTO: SEGURIDAD FÍSICA Fecha de Ultima Revisión: 22.06.2011

Procedimiento

Seguridad Física

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

JEFE DE PROCESOS GERENTE GENERAL CONSEJO DE
ADMINISTRACION
FIRMA: FIRMA: FIRMA:

Fecha: 22.06.2011 Fecha: 22.06.2011 Fecha: 22.06.2011

Contenido
Seguridad Física....................................................................................... 1

Propósito: .............................................................................................. 1

Alcance: ................................................................................................ 1

Definiciones y Abreviaturas: ........................................................................ 1

Responsabilidad: ...................................................................................... 2

Procedimiento......................................................................................... 2

1. Servicio de Guardianía....................................................................... 3

2. Alarmas Antirrobo ............................................................................ 4

3. Monitoreo de Alarmas ....................................................................... 5

4. Sistema de Video ............................................................................. 6

5. Seguridad contra Incendios ................................................................. 8

6. Mantenimiento de Equipos de Seguridad ................................................. 9

7. Cajero Automático. ........................................................................ 10

8. Cajas y Bóveda. ............................................................................. 11

9. Prohibición de Medios de Comunicación. .............................................. 12

Referencias: ......................................................................................... 12

Registros: ............................................................................................ 12

Anexos: ............................................................................................... 13

Lista de Distribución: .............................................................................. 14

Documentos controlados por el Sistema de Calidad de la Cooperativa Cámara de Comercio de

Ambato
0 Modificaciones

No Versión Tipo de Revisado Aprobado Fecha

Modificación
00 Levantamiento Gerente Consejo de 22.06.2011
General Administración
 Procedimiento

Seguridad Física

Propósito:

Establecer un método para identificar y poner en práctica, mediante un procedimiento

documentado, la seguridad, dentro de la Cooperativa, para lograr la adecuada
preservación de nuestros productos y servicios.

Alcance:

La Oficina Central de la Cooperativa, Agencia Autocoop, Agencia Baños, Agencia Pelileo,

Agencia Píllaro, Agencia Guayaquil, Agencia Guaranda, Agencia Quito, Agencia
Latacunga, Agencia Quito Norte, Agencia Puyo, Agencia del Centro Financiero, y el
Cajero Automático.

Definiciones y Abreviaturas:

Seguridad.- Funcionamiento del sistema integrado de previsión de riesgos y capacidad

de mantenimiento de apoyo.

GG = Gerente General.
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RG = Representante de Gerencia

SCJ = Supervisora de Caja

Responsabilidad:

GG.- Revisión y autorización.

RG.- Seguimiento

Procedimiento

La Cooperativa cuenta con los siguientes medios de seguridad a su disposición:

 Servicio de guardianía en la oficina central, y en las agencias.

 Alarmas antirrobo en la oficina central y en las agencias.

 Circuito cerrado de televisión en la oficina central, Agencias y en el cajero

automático.

 Seguridad contra incendios en la oficina central y Agencias. Página

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1. Servicio de Guardianía

a) La contratación de los guardias de seguridad se realiza mediante la evaluación

del perfil del candidato, necesario para garantizar la integridad de los socios y la
seguridad física de los bienes de la cooperativa, a través de proveedores o
tercerizadores de servicios. Ref. Procedimiento de Evaluación de Proveedores y
Compras, DOCOGEGG7.12.01.01.

b) En cada local de atención al cliente, se define el plan de seguridad DOEXCOGE.18

(Plan Seguridad del Servicio de Guardianía), dotada por la empresa contratada,
determinando los controles y la capacitación requeridos por parte de las mismas
empresas de seguridad, proveedoras del servicio de guardianía, quienes
establecen el comportamiento adecuado en el momento necesario a través de la
capacitación, y proporcionan a su vez el instructivo correspondiente.

c) Al aplicar el plan de seguridad mencionado, se lleva un registro del mismo,

RGCOGEGG7.15.01.c1 Registro Servicio de Guardianía, el mismo que debe ser
llenado por la supervisora de cajas en la matriz y las responsables de las
agencias, con la fecha y firma de responsabilidad correspondiente. Este plan
debe ser cumplido todo el tiempo por parte de la Cooperativa.

d) La empresa contratada debe presentar certificaciones por lo menos una vez al

año de cursos de seguridad o atención al cliente realizadas por la persona de
guardianía que labora en la Cooperativa. Por lo menos una (1) vez al año, se
deberá realizar un ejercicio de simulacro para probar el sistema de seguridad y
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 los planes para las diferentes emergencias y contingencias: caso de asalto, robo,
incendio (previa coordinación con la Policía Nacional, Cuerpo de Bomberos y
Protección Civil), amenaza de bombas, u otra eventualidad. De estos ejercicios y
demás evaluaciones se debe mantener registros, incluyendo los informes de
eficiencia del sistema. Se llevara un registro RGCOGEGG7.15.06.c1 Cronograma
de Capacitación seguridad física.

e) Las puertas de entrada a la entidad financiera deben estar equipadas con dos
cerraduras con llaves codificadas o de seguridad, a fin de requerir la presencia de
dos personas al momento de la apertura y cierre de sus operaciones,
necesariamente debe estar presente el Sr. guardia de seguridad.

2. Alarmas Antirrobo

a) Las alarmas disponibles se activan al momento de terminar la actividad diaria

normal y si bien se desactivan al momento de abrir el mismo por la mañana.
Instructivo ITCOGEGG7.15.02.a1 (Instructivo de alarmas antirrobo).

b) La responsabilidad de activar y desactivar las alarmas corresponde a la

supervisora o al mensajero de turno, el mismo que esta determinado por el
Gerente General GG oportunamente.
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c) Las responsables de esta actividad llevan un registro diario RGCOGEGG7.15.02.c1
(Registro Alarmas Antirrobo), con la hora y firma correspondientes, para
asegurarse del cumplimiento del presente procedimiento.

d) El sistema de alarma dispone de un manual de funcionamiento,

ITCOGEGG7.15.02.d1, en el cual se determina su confiabilidad en el caso de que
por casos fortuitos o emergentes, el o los locales se queden sin energía eléctrica,
para lo que periódicamente se realiza actividades de monitoreo del sistema.

e) Los sistemas de alarma deben verificarse permanentemente, con la finalidad de

garantizar el funcionamiento correcto de los equipos y la prestancia del personal
encargado. Así mismo, deben confirmarse los sistemas de comunicación con la
Policía y las empresas de seguridad privada; y, especialmente, con el personal de
seguridad encargado de la protección y los funcionarios y directivos de la
institución financieras;

3. Monitoreo de Alarmas

a) Como seguridad complementaria a las alarmas, se contrata el servicio de

monitoreo de alarmas con un proveedor especializado en este campo, Ref.:
Procedimiento de Evaluación de Proveedores y Compras, quien, en caso de ser
activada una de ellas, verifica el evento y toma las acciones correspondientes.
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b) De ocurrir estos eventos o siniestros en cualquier momento, se lleva un registro
de los mismos, RGCOGEGG7.15.03.b1 Registro Monitoreo Alarmas, el que debe
ser llenado por la supervisora encargada.

c) La empresa contratada provee una clave de acceso en el momento de desactivar

las alarmas, para luego llamar por telf.. y constatar que la persona que apertura
la oficina está autorizada, la cual la empresa contratada de monitoreo emite un
reporte mensual.

4. Sistema de Video

a) El circuito cerrado de televisión es el quinto elemento de seguridad, el mismo

que es monitoreado directamente mediante la pantalla instalada en la gerencia
general.

b) El sistema de video está ubicado en el cuarto de máquinas y está activo las 24

horas del día, instalado a un UPS para evitar apagones cuyo responsable es el jefe
de sistemas y el dueño del procedimiento el cual disponen de una clave de
acceso al sistema y en las Agencias esta monitoreado por la jefe de Agencia o
Supervisora designada por Gerencia.

c) Todo lo que ocurre en los distintos locales, donde está instalado este sistema, es
grabado en forma permanente en el disco duro del computador del cuarto de
máquinas, cuyo acceso tiene jefe de sistemas y el dueño del procedimiento. Y en
las Agencias se graba los eventos en un disco duro supervisado por el jefe de
Agencia o Supervisora designada por Gerencia.
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d) Se lleva un registro de las grabaciones realizadas en el disco duro cada 8 días por
el responsable del procedimiento o el jefe de sistemas y en las Agencias la jefe
de Agencia o Supervisora previa verificación de la información, por tres meses
permanece grabada la información RGCOGEGG7.15.04.f1, Registro Grabaciones
de TV.

e) Una revisión del sistema de grabado se lo realiza con una solicitud varia
autorizado por gerencia o supervisión y se llenará el registro
RGCOGEGG7.15.04.f1. Registro Grabaciones de TV.

f) Para evitar problemas con el sistema de video y cámaras cada 6 meses o cuando
lo requiera se realizará el mantenimiento del sistema y se llenará el registro
RGCOGEGG7.15.06.a1 mantenimiento equipos de seguridad.

g) Si auditoria interna requiere información de lo grabado en el sistema de video

será entregado en un CD en 48 Horas previa solicitud u oficio autorizado por
gerencia o supervisión. Si el requerimiento es de un Juez se consultará con el
síndico y auditoria Interna y con autorización de gerencia será entregado en un
CD. De las grabaciones del CD serán responsables el jefe de sistemas o el
responsable del procedimiento.

h) El circuito cerrado de TV. dispone de un instructivo de funcionamiento del

sistema de video ITCOGEGG7.15.04.g1
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5. Seguridad contra Incendios

a) Para prevenir posibles siniestros, la Cooperativa cuenta con extintores en cada

oficina:

 Oficina Matriz.

 Oficina Agencia Autocoop.

 Oficina Agencia Baños

 Oficina Agencia Pelileo

 Oficina Agencia Píllaro

 Oficina Agencia Guayaquil

 Oficina Agencias en Quito

 Oficina Agencia Latacunga

 Oficina Agencia Centro Financiero

 Oficina Agencia Guaranda

 Oficina Agencia Puyo

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b) Se dispone de un Instructivo de manejo de los extintores ITCOGEGG7.15.05.b1
(Instructivo Manejo Extintores).

c) Los mensajeros o el dueño del procedimiento, responsables de los extintores,

mantiene un registro del mantenimiento de las cargas requeridas
RGCOGEGG7.15.05.c1, Registro Mantenimiento Extintores. En las Agencias el
registro será llenado por el jefe de Agencia o Supervisora designada por
Gerencia.

6. Mantenimiento de Equipos de Seguridad

a) Recursos Humanos dispone de un programa de mantenimiento preventivo para

cada oficina, para asegurar que todos los componentes de seguridad (alarmas,
extintores, puertas) y que todos los componentes en el sistema de circuito
cerrado de televisión (CCTV) y de grabación de imágenes del cajero automático,
estén limpios, sin manipulaciones y funcionando adecuadamente de acuerdo con
los requerimientos, se llevará un registro RGCOGEGG7.15.06.a1 Cronograma de
Mantenimiento de Equipos de Seguridad.

b) Además se ha creado un (instructivo de seguridad personal) ITCOGEGG7.15.07.b1

para autoprotección de empleados.
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7. Cajero Automático.

a) El área de cajeros deberá ser de acceso restringido al público, al personal no

autorizado de la entidad, vigilada, dentro de un circuito cerrado y estar ubicada
de tal forma que se minimicen los riesgos de que terceras personas realicen
sustracciones de dinero u otras actividades ilícitas, la persona encargada de
realizar los cuadres diarios deberá llenar un registro al momento de ingreso
RGCOGEGG7.15.08.a1 Registro cajero automático.

b) Los cajeros automáticos deben contar con cámaras de circuito cerrado de

televisión (CCTV) y de grabación de imágenes, las mismas que deben ser
colocadas de tal forma que pueda obtenerse una imagen clara de los individuos
que entran a estas instalaciones del cajero automático, tomando la precaución
de evitar que se grabe la imagen de digitación de PIN. Los sistema de circuito
cerrado de televisión (CCTV y de grabación de imágenes) deben ser mantenidos
de acuerdo con las recomendaciones del proveedor/fabricante; Contar con
sistemas de alarma monitoreada y sistema de respuesta; y, Contar con
protectores de teclado.

c) Debe contarse con un plan regular de inspecciones, con la finalidad de garantizar

que no existan objetos extraños, dispositivos u otros mecanismos sospechosos
instalados en el sistema del cajero automático; e, Igualmente, deben
inspeccionarse las cámaras de video - vigilancia para comprobar que éstas no
hayan sido manipuladas. Ref. RGCOGEGG7.15.04.f1. Registro Grabaciones de TV.

d) Revisar periódicamente los anclajes, iluminación, cámaras y entorno del cajero

automático, abastecer de dinero permanentemente a los cajeros automáticos,
Atender una señal de alarma o de siniestro, respuesta inmediata ante la
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 interrupción del servicio eléctrico; y, Contar con personal capacitado para la
operación y mantenimiento diario del cajero.

e) Además se ha creado un (instructivo de seguridad personal) ITCOGEGG7.15.07.b1

para autoprotección de empleados.

8. Cajas y Bóveda.

a) En situaciones de emergencia, tales como en el caso de asalto, siniestro o si una

persona permanece en su interior luego de su cierre, las oficinas deben contar
con claves de acceso para apertura de bóvedas por lo menos dos personas o a su
vez que las bóvedas sean temporizadas

b) En lo relacionado a la recepción y envío de efectivo y valores, efectuar en áreas

de acceso restringido al público y por personal autorizado por la institución, que
eviten su exposición a riesgos, debiendo incluirse estos procedimientos en los
“Manuales de seguridad y protección”;

c) Para transportar por sus propios medios, fondos y valores, realizarlo en

compartimentos de seguridad, cuya combinación solo conozca el personal de la
entidad encargado de recibir dichos fondos y valores. Además, el envío de dichos
fondos y valores debe ser acompañado de un guardia de seguridad o personal de
policía y dos (2) funcionarios de la entidad. Los fondos y valores deben ser
entregados en forma directa a las bóvedas y cajas fuertes, que se recontado por
la supervisora de cajas.
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 d) Además se ha creado un (instructivo de seguridad personal) ITCOGEGG7.15.07.b1
para autoprotección de empleados.

9. Prohibición de Medios de Comunicación.

a) Para garantizar el cumplimiento de la prohibición de que los funcionarios del

área de cajeros porten teléfonos celulares, localizadores o beepers de uso
personal, para dar cumplimiento las oficinas deberán contar con inhibidores de
celulares.

b) Además se ha creado un (instructivo de seguridad personal) ITCOGEGG7.15.07.b1

para autoprotección de empleados.

Referencias:

Procedimiento de Evaluación de Proveedores y

Compras DOCOGEGG12.01.01

Reglamento de Seguridad Industrial del IESS DOEXCOGE.09

Plan de Seguridad del Servicio de Guardianía DOEXCOGE.18

Registros:

Registro de Servicio de Guardianía RGCOGEGG7.15.01.c1

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Registro de Monitoreo de Alarmas RGCOGEGG7.15.03.b1

Registro de Alarmas Antirrobo RGCOGEGG7.15.02.c1

Registro de Mantenimiento Extintores RGCOGEGG7.15.05.c1

Registro de Grabaciones de TV RGCOGEGG7.15.04.f1

Registro de pólizas de seguro RGCOGEGG7.15.07.a1

Cronograma de Mantenimiento de

Equipos de Seguridad RGCOGEGG7.15.06.a1

Cronograma de Capacitación seguridad física RGCOGEGG7.15.06.c1

Registro cajero automático RGCOGEGG7.15.08.a1

Anexos:

Instructivo de Alarmas Antirrobo ITCOGEGG7.15.02.a1

Instructivo de Funcionamiento del Circuito

Cerrado de TV ITCOGEGG7.15.04.g1

Instructivo para Manejo de Extintores ITCOGEGG7.15.05.b1

Manual de Funcionamiento de Alarmas ITCOGEGG7.15.02.d1

Instructivo de seguridad personal ITCOGEGG7.15.07.b1

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Lista de Distribución:

GG, RG, SCJ.

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