NOMBRE

Ficha: 1842373

Desarrollo actividad 3.2.1

DESAROLLO PREGUNTAS

1. ¿Cuáles son las etapas que intervienen en un evento?

Pre-evento (Planificación-Organización)

 Establecimiento de los objetivos y metas.

 Definición de la Finalidad del Evento (Homenaje, conmemoración, celebración,
promoción etc.)
 Análisis de necesidades y expectativas.
 Establecimiento del presupuesto aproximado y un plan de financiamiento (propio,
sponsor, auspicio, apoyo etc.)
 Cotizaciones (Se recomienda hacer cotizaciones de diferentes proveedores).
 Administración del evento (papelería, permisos, convenios, derechos de admisión.
 Asignación de responsabilidades y funciones al staff organizativo.
 Preparación de la lista de invitados y definición del perfil del público.
 Contracciones.
 Envió de las invitaciones con 45 días de anticipación.
 Organización de transporte y hospedaje.
 Planificación del banquete (Menú).
 Establecimiento del lugar.
 Elaboración del programa.
 Promoción de la imagen del evento.
 Envío de información a la prensa. 2. Evento (Ejecución)
 Montaje: disposición de los recursos técnicos y humanos en el lugar donde se llevará
a cabo el evento.
 Ejecución: fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo
lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas y demás.

Post-evento (Evaluación)
 Desmontaje del evento: retiro de los materiales y elementos utilizados en la reunión.
 Evaluación de resultados: se realiza un informe final (evaluación financiera, análisis
del alcance de objetivos). Seguimiento del evento y envío de cartas de
agradecimiento.

2. Mencione cuales son los comités que se deben tener en cuenta para planear
un evento

Al delegar el proceso de organización del evento en un comité, se contribuye

a que la
planificación del mismo se lleve a cabo en forma fluida.
 El equipo del Emprendimiento debe elegir al presidente del evento por
medio de
una votación. El presidente tiene la responsabilidad de crear el Comité de
organización del Evento para el evento en cuestión.
 El Comité de organización del Evento tiene a su cargo la tarea de delegar
responsabilidades y de asegurar que los pasos adecuados se lleven a cabo
puntualmente.
 El comité de organización del Evento debe crear subcomités; grupos de
personas
a cargo de la organización de partes específicas del evento. Ejemplos de
subcomités incluyen:
Comité de finanzas: conjunto de personas que deben reportar los egresos e
ingresos.
Máximo 6 y mínimo 5 integrantes
 Elaboran el presupuesto preliminar y definitivo y buscan recursos
económicos
necesarios.
 Establecen las prioridades de gastos, efectúan los pagos. Mantienen
reuniones
periódicas con el comité organizador.

Comité de programas:
 Prepara el cronograma de las actividades con fechas y toques.
 Escoge la temática a tratar y las actividades a realizar.
 Estructura el programa técnico
 Establece los mecanismos para la preselección.
 Selecciona los ponentes y conferencistas.
 Selecciona coordinadores de actividades.
 Entrega las ponencias y trabajos al comité organizador dentro del plazo
establecido para su reproducción y exposición.
 Estructura el programa social.
 Elabora el programa de visitantes.
 Fija fechas de reuniones
 Programa acciones pendientes.
 Mantiene informado al comité organizador.

Comité de apoyo o servicios generales: colabora en todo lo referente a

planificación y
logística.
 Reservación del centro de convenciones
 -Montaje de salones.
 Alquiler de equipos de sonido.
 Reproducción del material organizador del personal técnico.

Comité de promoción/ relaciones públicas:

 Diseño y elaboración del logotipo, afiche, programas, folletos, papelería
especial,
invitaciones, distintivos y todo lo relacionado con impresos.
 Diseño y compra del impreso.
 Elaboración de pancartas
 Actos de inauguración y clausura.
 Planificación y coordinación del protocolo con los medios de
comunicación.
 Comité de transporte: Coordina todo lo referente al transporte.
 Coordina la llegada y salida de los delegados e invitados en las
terminales.
 Coordina los servicios de estacionamiento y traslado al lugar del evento.
Comité de seguridad:
 Coordina todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales
como de
los delegados y participantes.
 Vigila las instalaciones y materiales hasta su reintegro a la empresa
prestadora de
servicios.
 Constata el buen funcionamiento de los sistemas de prevención de
incendios.
 Coordina los servicios de ambulancia y primeros auxilios.

Comité de recepción:
 Da la bienvenida a todos los participantes
 Recibe a los invitados especiales.
 Brinda toda la información acerca de actividades del evento o de otra
índole
requerida por los delegados e invitados.

Comité de registro:
 Coordina todo lo referente a la inscripción.
 Diseña las planillas de inscripción.
 Entrega el material y suministra información.
Comité de alojamiento:
 Selecciona las diferentes alternativas de hospedaje.
  Contrata los servicios de alojamiento.
 Distribuye las habitaciones
 Asigna la habitación a los invitados especiales.

Comité de alimentos y bebidas:

 Selecciona los menús del evento (desayunos, almuerzos, cenas y
refrigerios, entre
otros.)
 Organiza los horarios para la alimentación.

Comité de damas
 Coordina el programa de acompañantes.
 Coopera en la recepción y hospedaje de los invitados y participantes.
 Solicita obsequios y donaciones.
 Ayuda en la planificación y organización del programa social
El día del evento, cada subcomité tiene la responsabilidad de planificar la
logística y dirigir
las actividades específicas de su área de responsabilidad. Sin importar la
cantidad de
subcomités que el Comité del Evento haya decidido formar, asegurarse que
cada
subcomité tenga objetivos claros y un calendario de actividades previamente
establecido

3. ¿Cuáles son los medios de comunicación para divulgar un evento?

La publicidad se hace a través de los diferentes medios de comunicación. Televisión | Radio
|Prensa Local

Divulgación a través de cadenas de televisión es el medio más costoso y de gran impacto y

por lo general se emplea para eventos de asistencia masiva.

La Radio es una alternativa interesante. También es utilizado para eventos de tipo masivo y

es muy práctico dado que hay un alto porcentaje de personas que durante el día encienden
sus radios.

La Prensa local y Revistas es un medio muy segmentado por su naturaleza, ya que existe
variedad en sus publicaciones, revistas de todo tipo (culturales, informativas, de moda,
jóvenes.) y su fin es captar la atención del público que gusta de la información leída, exacta
y precisa.

Dentro de este grupo encontramos las vallas publicitarias, carteles, panfletos, volantes e
inclusive la nueva modalidad que son las vallas móviles. Tienden a ser muy llamativas y
ubicadas en sitios estratégicos de impacto para el público. También es considerado uno de
los medios más usados y accesibles en precio

Innovación en Vallas móviles

Esta nueva modalidad permite que la información se desplazada por toda la ciudad tratando
de abarcar más Personas y lugares de la ciudad y mayor atención.

Ubicadas en fomentadas calles, logran gran impacto debido a su tamaño.

4. Cuáles son las herramientas ofimáticas utilizadas en la gestión documental

Word, power point, Excel

 5. Defina que es correspondencia

Relación de complementación, concordancia, equivalencia o simetría que existe o se

establece entre dos o más cosas.

"estar en correspondencia de significado dos palabras; haber correspondencia entre

los elementos de dos conjuntos; el simbolismo literario y el impresionismo pictórico
encuentran en el mundo sonoro su adecuada correspondencia

6. ¿cuál es la estructura organizacional funcional del servicio al cliente?

7. cuáles son los tipos de clientes.

Cliente interno

Cuando hablamos de cliente interno nos referimos a aquellos que intervienen

en el desarrollo de nuestro producto o servicio. Son nuestros empleados,
colaboradores y proveedores.

Cliente externo

Los clientes externos son aquellos que pagan por obtener los bienes o
servicios de la organización. A la hora de clasificarlos podemos dividirlos en
distintos perfiles y tipología de clientes externos.

8. Qué importancia tiene la comunicación no verbal en la atención al cliente.

Primera impresión. Ésta se consolida durante los primeros segundos y

condiciona el resto de fases. Es importante el aspecto, el modo de hablar, lo
que se dice y la actitud. Durante esta fase lo importante es generar empatía
con el usuario.

Acogida. Durante esta fase es vital sonreír, mirar a los ojos y no olvidar la
comunicación no verbal mientras hablamos. Otro aspecto importante es
escuchar al usuario y demostrarlo con la mirada y gestos.

Solución. Con el lenguaje no verbal intentaremos transmitir seguridad y

tranquilidad mientras presentamos la solución a su consulta, petición o
incidencia.

Cierre. Mantendremos hasta el final el contacto visual. Nos despediremos

con una sonrisa.

Algunas señales negativas durante alguna de las fases pueden ser ocultar las
manos, movimiento negativo de cabeza, mover o inclinar la silla apartándose
del usuario o utilizar las manos para taparnos la cara.

La efectividad de una comunicación nos permite que el usuario reciba un

mensaje más claro y directo, por lo que:

 Mejorará la relación.
 En algunos casos, mejorará la resolución de problemas.

 Incrementará su satisfacción.

 Augmentará su confianza en nuestro servicio.