DIAGRAMA LITERAL “ASI ES”

No. USUARIO CAJA RECEPCIÓN LIBROS CARNETS SECR, ENTREGAS

MPAL
1 Se dirige a
caja
2 Una persona
le pregunta
que necesita
3 Realiza el
cobro
4 Entrega
recibo de
pago
5 Llena boleta
de solicitud
6 Archiva
boleta
7 Se traslada a
RECEPCIO
N
8 Entrega el
comprobante de
pago y anotan
el No. de cedula
y traslada boleta
9 Verifican No. de
cedula
10 Persona
encargada se
traslada al
archivo
11 Busca y abre el
libro de registros
12 Saca una
fotocopia y
envía a archivo
13 Pasa el libro a
CARNETS
14 El encargado
teclea la
información
de la cedula
15 Asistente
engrapa las
hojas
16 La
información
se traslada a
SECR. MPAL
y Secretario
Municipal
firma la
cedula
17 Entregan a
usuario cedula
y firma
Usuario
recibe
cedula. Fin
del proceso
CURSOGRAMA “ASI ES”

No. Actividad Símbolos Minutos

1 Se dirige a caja 0

2 Una persona le pregunta que necesita 4

3 Realiza el cobro 4

4 Entrega recibo de pago 4

5 Llena boleta de solicitud 3

6 Archiva boleta 2

7 Se traslada a RECEPCION 3

8 Entrega el comprobante de pago y anotan el No. de 5

cedula y traslada boleta con el No. de cedula a
LIBROS

9 Verifican No. de cedula 1

10 Persona encargada se traslada al archivo 5

11 Busca y abre el libro de registros 10

12 Saca una fotocopia y envía a archivo 6

13 Pasa el libro a CARNETS 1

14 El encargado teclea la información de la cedula 11

15 Asistente engrapa las hojas 1

16 La información se traslada a SECR. MPAL y 8

Secretario Municipal firma la cedula

17 Entregan a usuario cedula y firma 1

18 Usuario recibe cedula. Fin del proceso 0

TOTALES 69 3 6 2 2 3 16
ANALISIS DE VALOR DE PROCESOS

No. Actividad Necesaria Valor Valor Mejorar Minimizar Transferir Eliminar

para generar para el para la
la salida cliente organizac
SI/NO SI/NO ión
SI/NO
1 Se dirige a CAJA una
persona le pregunta que
necesita, otra realiza el SI NO SI X
cobro y la otra entrega
recibo de pago.
2 Usuario llena boleta de
solicitud y se archivan SI NO SI X
en una caja.
3 Usuario se traslada a SI NO NO X
RECEPCIÓN
4 En RECEPCION
reciben comprobante de X
pago, anotan en una SI NO SI
boleta el número de
cedula y la pasan a
LIBROS
5 En LIBROS verifican el NO NO SI X
número de cedula
6 El encargado se traslada SI NO NO X
para archivo
7 Busca el libro de
registro del solicitante, SI SI SI X
saca una copia y
archiva.
8 El libro lo trasladan Al SI NO NO X
encargado de
CARNETS
9 El encargado de Carnets
teclea la información de SI NO SI X
la cedula en el carnet.
10 El asistente de carnet NO NO NO X
engrapa las hojas
11 Las hojas se trasladan a
la oficina de SECR. SI NO NO X
MPAL
12 Secretario Municipal SI NO SI X
firma la cedula.
13 Pasan la cedula a SI NO NO X
entregas
14 El ciudadano recibe la
cedula y firma de SI SI SI X
recibido.
DIAGRAMA LITERAL “DEBE SER”

NO. USUARIO CAJA RECEPCION

1 Ingresa a caja
2 Hace fila en CAJA
Hace el pago
3 correspondiente al
tipo de solicitud
Entrega los documentos
4 correspondientes y el recibo de
pago
5 Llena boleta de solicitud
Verifica identidad con la
información obtenida.
La persona encargada teclea la
6 información correspondiente y
firma
7 Guarda en la base de datos
Imprime y engrapa el documento
8
10 Entrega cedula al cliente.
Cliente recibe y
firma. Fin del
proceso.

DIAGRAMA DE FLUJO “DEBE SER”

No. Actividad Tiempo

1 CLIENTE 0.25
Ingresa a caja
2 CLIENTE hace fila en CAJA 3
3 CAJA realiza el cobro 2
4 CLIENTE Entrega los documentos
correspondientes y el recibo de pago 1
5 CLIENTE Llena boleta de solicitud 3
6 Verifica identidad con la información 2
obtenida.
7 La persona encargada teclea la 3
información correspondiente y firma
8 Guarda en la base de datos 2
9 Imprime y engrapa el documento 1
10 Entrega cedula al cliente. 1
11 CLIENTE recibe y firma de recibido. FIN 0
TOTALES 18.25 6 1 0 1 2 Total 10
RESUMEN DE LA MEJORA Y CALCULO DEL INDICE DE EFICIENCIA

PASO SÍMBOLO PASOS MINUTOS PASOS MINUTOS

OPERACIÓN 3 8 6 8.25

TRASLADO 6 28 1 3

DEMORA 2 5 0 0

VERIFICACION 2 11 1 2

ARCHIVO 3 17 2 5

TOTAL 16 69 10 18.25

EFICIENCIA 11.59% 45.20%

 Se disminuye el proceso de 17 pasos a 10
 Se disminuye el proceso de 69 minutos a 18.25
 Se disminuye las demoras de 5 a 3 minutos
 Se disminuyen las verificaciones de 3 a 1, así como sus tiempos
 Se incrementa la eficiencia de 11.59% a 45.20%

RECOMENDACION PARA LA MEJORA DEL PROCESO

 El proceso actual consume demasiado

RECOMENDACIONES GENERALES:
recurso humano.
 Se recomienda incrementar empleados en
recepción para poder atender más rápido a
los clientes y hacer con más agilidad el
proceso.

 Las personas que se quitan en el proceso

PERSONAS: actual, serian de mucha utilidad en el
proceso de mejora para que ocupen un
lugar en RECEPCIÓN
TECNOLOGIA:  Implementar la tecnología necesaria para
el nuevo personal que estará en recepción
atendiendo y haciendo el proceso.