PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES INTERNAS Y

EXTERNAS

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

ANDRES GARCIA RODRIGUEZ CARLOS RODRIGUEZ BAEZ CARLOS RODRIGUEZ

DIRECTOR OPERATIVO GERENTE GENERAL BAEZ
GERENTE GENERAL
 SS
SGI-P-05
PROCEDIMIENTO DE VE
VERSION: 01
COMUNICACIONES INTERNAS A
Y EXTERNAS ABRIL DE 2020

INDICE

1.- OBJETO...............................................................................................................................3

2.- ALCANCE...........................................................................................................................3

3.- GENERAL...........................................................................................................................4

3.1.- DEFINICIONES.........................................................................................................4

3.2.- REFERENCIAS.........................................................................................................4

4.- PROCEDIMIENTO.............................................................................................................5

4.1.- COMUNICACIONES INTERNAS (C.I.).................................................................5

4.2.- COMUNICACIONES EXTERNAS (C.E.)...............................................................5

5.- REGISTROS........................................................................................................................7

6.- ANEXOS.............................................................................................................................7
1.- OBJETO

El presente procedimiento tiene por objeto establecer los criterios y las

responsabilidades para asegurar la correcta comunicación interna en la organización,
así como regular y asegurar la comunicación externa entre la empresa y terceras
partes.

2.- ALCANCE.

El procedimiento de comunicaciones externas e internas es de aplicación a toda la

organización del Ayuntamiento, desde la fecha de emisión del mismo.

Alcanza las actividades relacionadas con:

 Comunicar la política, los objetivos y las metas del sistema de gestión integral
a todo el personal, así como informar sobre la evolución del comportamiento
de la organización a todas las partes interesadas.

 Decidir y responder a las preocupaciones del personal en cuestiones relativas

al Sistema de gestión ambiental.

 Comunicar los resultados de carácter general de las auditorías y revisiones del

sistema de gestión a todas las personas implicadas.

 Dar a conocer la política de comunicación y los aspectos más relevantes del

sistema de gestión al exterior, así como recibir y responder a las
preocupaciones de todas las partes interesadas externas.
.

3.- GENERAL.

3.1.- DEFINICIONES.
 Comunicación interna: Aquella que se establezca cuando tanto emisor como receptor
perte- nezcan a los departamentos, ·Areas o servicios de la empresa.

 Comunicación externa: Por exclusión, aquella que no sea interna.

A todos los efectos, las quejas, reclamaciones, denuncias, etc. con carácter del SGI, ser·
regidas de acuerdo a lo recogido en el presente procedimiento.

4..- REFERENCIAS.

Los documentos de referencia los siguientes:

 Politica de Gestion de calidad

 Manual del Sistema de gestion Integral

 Procedimiento de comunicaciones

 Politica de comunicaciones
 5.- PROCEDIMIENTO.
5.1.- COMUNICACIONES INTERNAS (C.I.).
C.I. Descendentes: Por parte de cualquier departamento, Área o servicio de la empresa, se
establece en las C.I. que se estimen convenientes. Los canales de comunicación serán tales
que aseguren que el destinatario recibe la comunicación emitida por el remitente.

C.I Ascendentes: Cualquier persona del centro de entrenamiento que desee comunicarse
con un estamento superior de la misma, dispondrá de los medios y canales necesarios para
ello: boletines de empresa, buzón de sugerencia y/u otros. Cuando la comunicación sea
dirigida a una persona en concreto, se seguir· obligatoriamente la cadena jerárquica. Todas
las comunicaciones internas relevantes (desde el punto de vista del receptor) serán
obligatoriamente contestadas.

En el caso de las comunicaciones internas, se considera valida la vía del correo electrónico
como medio de comunicación, pudiéndose no utilizar el formato anexado al final del
presente procedimiento.

Los canales de comunicación existentes en la empresa son los siguientes:

- Correo ordinario (entrada y salida).

- Correo interno (entrada y salida).
- Correo electronico.
- Orales.
- Buzones de sugerencia.

Estos canales de comunicación serán utilizados para recoger las preocupaciones del personal
en cuanto a los servicios de formación de trabajo en altura y el sistema de gestión de calidad
adoptado. Respecto al correo electrónico, se instalara un "buzón de opinión" en el cual todo el
personal puede dejar por escrito sus inquietudes, sugerencias, opiniones o preguntas al
respecto.

Esta información será analizada mensualmente por la dirección operativa, que contestara de
forma particular al interesado, si procede, y/o la dar· a conocer al personal que considere
oportuno a través del correo electrónico. El Responsable del SGI es el responsable a su vez de
transmitir toda esta información al gerente general de informes, con el objeto de que la
opinión del personal sea tenida en cuenta en las revisiones del sistema.

El departamento de gestión integral tomara en cuenta las PQR para realizar los protocolos de
transparencia de comunicación.
5.2.- COMUNICACIONES EXTERNAS (C.E.).

La Gerencia, con el fin de hacer público su compromiso con el SGI, difundirá la política de
comunicación. Por su parte, el director operativo difundirá cualquier cuestión de carácter del
sistema gestión integral que considere relevante y pueda impulsar la comunicaciones en su
ámbito de influencia. Para ello podrá utilizar los siguientes canales: comunicaciones directas,
participación, publicación de artículos y comunicados, Estas mismas vías podrán ser
utilizadas para responder a cualquier cuestión de carácter gestión integral para la
administración, ciudadanos, clientes y proveedores, etc.

Las peticiones de información, quejas, denuncias, etc. de carácter ambiental serán analizadas
por el entrenador que las haya recibido. Cuando vayan dirigidas al centro de entrenamiento, la
persona que recibe la comunicación la pondrá en conocimiento al director operativo.

Cuando merezcan respuesta, el director operativo emitirá un comunicado de respuesta en base

a su procedimiento interno.

El entrenador que recibe la petición, denuncia o queja llevar· un registro de tales cuestiones,
donde dejar· constancia del motivo, así como la decisión y contenido de la respuesta, en el
caso de que proceda su contestación, conforme a la ficha recogida.

Para la comunicación de la Declaración de los procesos de formación, se proceder· a:

- Redactarla y editarla, con una actualización anual o cuando hayan ocurrido cambios
ambientales importantes.

- Ponerla a disposición de todas aquellas personas (tanto personal de formación como a

los asesores comerciales.

- Sera propuesta y redactada por el Director operativo y aprobada y firmada por el

gerente general.
 5.3.- REGISTROS.
Los registros de gestión generados por la aplicación de este procedimiento serán los siguientes:

 Los informes de recopilación de las sugerencias, opiniones o inquietudes del personal.

 Las decisiones para comunicaciones formales externas sobre aspectos ambientales

significativos.

6.- ANEXOS.

Los Anexos asociados al presente procedimiento son los siguientes:

Encuesta de satisfacción de clientes

 ESQUEMA
EXPLICATIVO
 HISTORIAL
DE CAMBIOS

PÁGINAS NUEVA
FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
MODIFICADAS VERSIÓN

Abril de 2020 Creación del procedimiento 0 01

Elaborado por: Andrés García Rodríguez Cargo: Dir. De Operaciones Fecha: Abril de 2020

Revisado por: Carlos Rodriguez Baez Cargo: Gerente Fecha: Abril de 2020

Aprobado por: Carlos Rodriguez Baez Cargo: Gerente Fecha: Abril de 2020

Firma de Aprobación: