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INGRESO DE NUEVOS
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1. OBJETIVO
Garantizar que la información que se registra del nuevo trabajador sea correcta para realizar
los pagos de nómina y prestaciones a las entidades que certifican la afiliación del trabajador.
2. ALCANCE
Todos los trabajadores directos y practicantes de la empresa.
TÉRMINO DEFINICIÓN
Tabla 1.
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4. DIRECTRICES
Para ingresar la información del nuevo trabajador el Jefe de Gestión Humana debe tener la
carpeta completa de él.
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Sale la siguiente ventana, que tiene dos pestañas General y Prestaciones, aquí es donde se
procede a ingresar los datos del nuevo trabajador.
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Se inicia diligenciando la información 1. Datos General, que son los datos básicos del
trabajador.
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En esta parte se coloca el tipo de documento de identidad del nuevo trabajador y el sexo.
En la siguiente parte se registrara el estado del trabajador, número de hijos, estado civil,
fecha de nacimiento y fecha de ingreso.
Estado se debe colocar “0” ACTIVO, que es un trabajador que esta actualmente
trabajando para WA
Nro. Hijos de acuerdo a lo registrado en la entrevista
Estado Civil se coloca lo reportado en la entrevista de trabajo, en el caso de que el
trabajador viva en unión libre se debe colocar “O” OTROS
Fecha Nac – la fecha de nacimiento se coloca la registrada en la cédula de ciudadanía
Fecha Ing - La fecha de ingreso se registra la del contrato de trabajo
En la fecha de retiro se deja como aparece
A continuación se diligencia la información 2. Clasificación de Nómina, que son los datos del
área donde laborara el trabajador.
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GRUPO. Se ingresa el número del grupo al que pertenece el trabajador. En la compañía hay
4 grupos de nomina, como se observa en la Tabla 2.
Tabla 2
Para identificar el grupo al que pertenece el nuevo trabajador, se toma el dato del área en la
Requisición de Personal, la cuál en ofimática se denomina DEPENDENCIA.
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Tabla 3
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CARGO, se ingresa el cargo que esta registrado en la Requisición de Personal, los cargos
que se encuentran ya registrados en ofimática, en la tabla 4 se puede tomar el número del
cargo para el registro.
No Descripción
401 ADMINISTRADOR CONTABLE
407 ADMINISTRADOR REGIONAL
505 ANALISTA CONTROL CALIDAD
403 ANALISTA DE COSTOS
602 ANALISTA DE NÓMINA
404 APRENDIZ FINANCIERO
419 APRENDIZ GESTION ADMINISTRATIVA
603 APRENDIZ GESTIÓN HUMANA
707 APRENDIZ MERCADEO
532 APRENDIZ OPERACIONES
706 APRENDIZ UNIVERSITARIA MERCADEO
402 ASISTENTE CONTABLE
521 ASISTENTE DE COMPRAS
102 ASISTENTE DE DIRECCION
413 ASISTENTE DE HARDWARE
408 ASISTENTE DE TESORERIA Y CARTERA
301 ASISTENTE JURÍDICO
414 AUDITOR ADMINISTRATIVO Y CIAL
400 AUDITOR FINANCIERO
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No Descripción
607 AUX DE GESTION HUMANA Y SALUD OCUPA
405 AUXILIAR CARTERA
417 AUXILIAR CONTABLE
535 AUXILIAR DE CAMIONETA
536 AUXILIAR DE COMPRAS
529 AUXILIAR DE DISTRIBUCION
531 AUXILIAR DE FACTURACION
608 AUXILIAR DE GESTION HUMANA
524 AUXILIAR DE MANTENIMIENTO
606 AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES
418 AUXILIAR DE SISTEMAS (TIC)
601 AUXILIAR GESTIÓN HUMANA
530 AUXILIAR LOGISTICA
518 AUXILIAR TALLER MECANIZADO
534 CONDUCTOR
527 COORDINADOR DE BODEGA
539 COORDINADOR DE BODEGA MATERIALES
902 COORDINADOR DE INNOVACION Y DESARRO
703 COORDINADOR DE MERCADEO
702 COORDINADOR DE MERCHANDISIG
503 COORDINADOR DE PLANTA
800 COORDINADOR GESTIÓN POR PROCESOS
223 COORDINADOR NACIONAL VENTAS
202 DESARROLLADOR NACIONAL CADENAS
203 DESARROLLADOR NACIONAL DMS
201 DESARROLLADOR NACIONAL DROGUERIA
200 DIRECTOR COMERCIAL NACIONAL
900 DIRECTOR DE INVES, INNOVA Y DESARRO
500 DIRECTOR DE OPERACIONES
100 DIRECTOR GENERAL
300 DIRECTOR JURIDICO
700 DIRECTOR MERCADEO
208 DIRECTOR REGIONAL ANTIOQUIA
204 DIRECTOR REGIONAL BOGOTÁ Y SABANA
206 DIRECTOR REGIONAL COSTA
205 DIRECTOR REGIONAL NACIONALES
207 DIRECTOR REGIONAL PACIFÍCO
501 DIRECTOR TECNICO Y DE CONTROL CALI
508 DISPENSADOR
222 EJECUTIVA DE CUENTA CADENAS
540 ENCARGADO DE MANTENIMIENTO
511 FABRICANTE BASICO
509 FABRICANTE JUNIOR
510 FABRICANTE SENIOR
101 GERENTE DE DESARROLLO EMPRESARIAL
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No Descripción
901 GERENTE DE INNOVACION Y DESARROLLO
705 GERENTE DE MERCADEO
215 IMPULSADOR
415 INGENIERO DE SISTEMAS
412 INGENIERO DE TIC
506 INSPECTOR DE CALIDAD
537 JEFE CONTROL DE CALIDAD
526 JEFE DE BODEGA CIUDADES
520 JEFE DE COMPRAS
701 JEFE DE DISEÑO
600 JEFE DE GESTION HUMANA
609 JEFE DE GESTION HUMANA
522 JEFE DE MANTENIMIENTO
704 JEFE DE MERCADEO
416 JEFE DE TIC
533 JEFE DE TRANSPORTE
221 JEFE REGIONAL EJE CAFETERO
507 LIDER DE LINEA
538 LIDER DE LINEA SERIGRAFIA
523 MECANICO
410 MENSAJERO
214 MERCADERISTA
528 MONTACARGUISTA
519 OPERADOR LOGISTICO ZONA FRANCA
517 OPERARIO MAQUINA MECANIZADO
513 OPERARIOS DE PLANTA
512 OPERARIOS MEZCLAS Y MOLINO
605 PORTERO
211 PROPULSOR
409 RECAUDADOR
604 RECEPCIONISTA
525 SUBDIRECTOR DE DISTRIBUCION
411 SUBDIRECTOR DE SISTEMAS
406 SUBDIRECTOR DE TESORERIA
502 SUBDIRECTOR TÉCNICO DE PLANTA
504 SUPERVISOR DE PLANTA
515 SUPERVISOR DE SERIGRAFIA
514 SUPERVISOR INYECCION Y SOPLADO
516 SUPERVISOR MECANIZADO
216 SUPERVISOR1
217 SUPERVISOR2
218 SUPERVISOR3
219 SUPERVISOR4
213 TRANSFERENCISTA
220 VENDEDOR INTEGRAL
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212 VENDEDOR JUNIOR
210 VENDEDOR KAE
209 VENDEDOR KAM
Tabla 4
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GLOBAL AUTOL. Se ingresa el número del AUTOL de acuerdo a la Tabla 5, teniendo como
base el grupo al que pertenece el nuevo trabajador.
Tabla 5
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CAJA NOMBRE
CCF04 COMFAMA CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR COMFAMA
CCF07 COMFAMILIAR ATLANTICO CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR B/QUILLA
CCF09 COMFAMILIAR CARTAGENA
CCF10 COMFABOY
CCF11 COMFAMILIARES CALDAS
CCF13 COMFACA- CAJA COMPENSACION CAQUETA
CCF14 COMFACAUCA CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DEL CAUCA
CCF15 COMFACESAR
CCF22 COLSUBSIDIO CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR COLSUBSIDIO
CCF29 COMFAMILIAR RISARALDA
CCF32 COMFAMILIAR HUILA
CCF33 CAJAMAG
CCF34 COFREM- CAJA COMPENSACION FAMILIAR DEL META
CCF35 COMFANARIÑO CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE NARIÑO
CCF36 COMFAORIENTE
CCF39 CAJASAN CAJA SANTADEREANA DE SUBSIDIO FAMILIAR
CCF41 COMFASUCRE
CCF42 CAJA DE COMPENSACIONFAMILIAR QUINDIO COMFAMILIAR
CCF43 COMFENALCO QUINDIO
CCF44 COMFAMILIAR PEREIRA
CCF50 COMFENALCO TOLIMA
CCF57 COMFANDI CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR COMFANDI
CCF67 COMFIAR CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE ARAUCA
CCF69 CAJA DE COMPENSACION DE CASANARE COMFACASANARE
Tabla 6
BANCO. Se debe colocar el número 052, ya que toda la nómina se paga en el Banco
AVVillas.
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Sale otra ventana indicando las posibilidades a ese nombre, ejemplo escribimos en buscar
CALI y sale:
Escogemos la opción que nos sirve y le damos enter, quedando registrado el código de la
ciudad.
Luego se diligencia la información 3. Clasificación Prestaciones, que son los datos de las
entidades en las que se encuentra afiliado el trabajador. Como se observa a continuación, los
códigos que aparecen en la ventana deben digitarse siempre y cuando la empresa no se
haya cambiado de entidad, estas entidades ya establecidas son:
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Para el resto de información, esta se toma de los certificados de afiliación del trabajador en
cada una de las entidades, estas certificaciones están archivadas en la carpeta de
trabajador.
Se coloca el cursor en cada uno de esos espacios y se da enter, sale una ventana donde hay
dos opciones para buscar, la primera es utilizando el espacio de buscar, donde se coloca el
nombre de la entidad o buscar manualmente la entidad del listado de la ventana.
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La otra opción es del listado que tiene la ventana de buscar, es buscar manualmente el
nombre de la entidad y darle enter (ejemplo, busquemos a Compensar EPS).
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Para ingresar:
Cta Cte (Cuenta Corriente) se posiciona el curso en el espacio, inicialmente se debe
digitar el número dos (2) y a continuación se digita el número de la cuenta de acuerdo
al registro que da el banco, documento que esta archivado en la carpeta del
trabajador.
Prefijo, es el código con el que se carga el gasto operacional al P&G, este prefijo esta
atado a cada dependencia, por lo cuál se debe remitir a la Tabla 3 ubicada en la hoja
6, y ubicar la columna de prefijo viendo cual es el asignado a la dependencia del
nuevo trabajador.
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Una vez ingresada toda la información de la pestaña General, se verifica que todos los datos
hayan quedado correctos, no guardar hasta terminar de registrar toda la información de las
dos pestañas, entonces se procede a presionar la segunda pestaña que es la de
Prestaciones (ver flecha).
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Tipo Contrato: se ingresa el tipo de contrato que firmo el trabajador, Fijo (en este tipo
de contrato se registran los de aprendices o pasantes/practicantes universitarios),
Indefinido, Obra o Por días
Terminación P. Prueba, es automático la fecha y los días, en el caso de contratos a
termino fijo se debe colocar la fecha y días del período de prueba
Terminación Contrato, solo debemos modificarlo para los contratos fijos o de obra,
colocando la fecha de terminación
Embargo (S/N), solo aplica cuando hay un requerimiento por parte de un juzgado, en
caso de haberlo, se marca la letra “S”, en Devengado y se coloca el porcentaje de
embargo.
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T. Cotizante, se deba 01
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Se habilita la columna de concepto para registra los conceptos que van en el automático que
son:
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Una vez registrado los automáticos del nuevo trabajador, ya se puede elaborar la nómina.
DOCUMENTOS
TÍTULO CÓDIGO
FORMATOS
TÍTULO CÓDIGO
6. CONTROL DE VERSIÓNES
Son las revisiones o cambios hechos al documento mientras este se encuentre en uso dentro
del SGP Sistema de Gestión Por Procesos, los cuales dan apoyo al seguimiento de los
cambios generados a dicho documento, dicho control solo se hará a las Políticas,
Procedimientos e Instructivos del SGP.
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CONTROL DE REVISIONES
Versión Fecha Revisado por Aprobado por Descripción del cambio generado en el
No DD/MM/AA Nombre y cargo Nombre y cargo documento
CONTROL DE DISTRIBUCIÓN
ORIGINAL: Sistema de Gestión por Procesos
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