Teoría de la contabilidad

La contabilidad debe ser considerada tanto una actividad de servicio como un sistema de
información y una disciplina descriptiva y analítica. Cualquiera de las acepciones o descripciones
que se adopte de la contabilidad debe contener las cuatro bases que la definen:

1. la naturaleza económica de la información

2. medida y comunicada referente a
3. entidades económicas de cualquier nivel organizativo, presentada a
4. personas interesadas en formular juicios basados en la información y tomar decisiones
sirviéndose de dicha información.

De acuerdo a los destinatarios, habitualmente la contabilidad se divide en contabilidad financiera y

contabilidad administrativa o gerencial. La primera es definida como la rama de la contabilidad
centrada en la preparación y presentación de un juego de estados contables con el propósito de
suministrar información que es útil en la toma de decisiones de naturaleza económica por parte de
la mayoría de los usuarios, especialmente los externos (propietarios, proveedores, instituciones
financieras, inversionistas, gobierno y entidades gubernamentales, trabajadores y público en
general).

La segunda se refiere de manera más directa a una información preparada y presentada para ser
utilizada por las personas que internamente en la entidad, día a día, deben tomar decisiones
respecto a la administración de ésta (directores, gerentes, administradores, funcionarios, etc.). Los
principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA) tratados en este boletín no se refieren
a esta segunda rama de la contabilidad.

Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMPC): «La contabilidad financiera es una técnica que
se utiliza para producir sistemática y estructuradamente información cuantitativa expresada en
unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos
económicos identificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el
tomar decisiones en relación con dicha entidad económica.»

Asociación (Norte) Americana de Contabilidad (American Accouting Association AAA): «La

contabilidad es un proceso de identificación. medición y comunicación de información económica
que permite formular juicios basados en la información y la toma de decisiones por aquellos que
se sirven de dicha información».
Instituto (Norte) Americano de Contadores Públicos (AICPA) «El propósito básico de la
contabilidad financiera y de los estados financieros es proveer información financiera acerca de las
empresas individuales, útil para la toma de decisiones económicas

Cuenta
Una cuenta contable es un registro donde se identifican y anotan, de manera cronológica, todas
las operaciones que transcurren en el día a día de la empresa.
Naturaleza
Cuentas de activos:

Las cuentas de activos son de naturaleza deudora. Esto quiere decir que aumentan su saldo
cuando se les da un débito y por el contrario se reduce su saldo al acreditarse. Veamos un ejemplo
práctico sobre esto para quede aún más claro…

Cuentas de pasivos:
Las cuentas de pasivos son de naturaleza acreedora, lo que significa que aumentan su saldo con

crédito y disminuye cuando se les da un débito.

Capital o patrimonio:
La cuenta de capital o patrimonio son de origen crédito y por lo tanto el saldo de la cuenta
aumentará cada vez que se acredite a esta cuenta y disminuirá cada vez que se haga un débito.
Algunas de las cuentas de capital que disminuyen el mismo son: los retiros  y dividendos,  los cuales
se debitan ya que como mencioné, el capital disminuye con débito y cuando se habla de retiros es
obvio que el capital de la empresa está disminuyendo.

Cuenta de ingresos:
Los ingresos son de origen crédito, aumentan su saldo cuando se acredita la cuenta y disminuye
cuando hay algún débito.

Costos y Gastos:
Tanto los costos como los gastos son de naturaleza deudora y por lo tanto aumentan su saldo cada
vez que se le da un débito y disminuye su saldo cuando se acreditan.

Clasificación:
La contabilidad para un adecuado estudio y tomando en cuenta la diversidad de actividades
empresariales, en función al giro específico de sus actividades, está clasificada en
 Contabilidad comercial
 Contabilidad de costos
 Contabilidad de servicios
 Contabilidad de entidades financieras
 Contabilidad gubernamental
Contabilidad comercial
Comprende desde el sistema de registrador) contable hasta la preparación y emisión de estados
financieros, que expresamente se refieren a empresas (unipersonales y/o sociedades mercantiles)
dedicadas únicamente a la compra-venta de mercaderías y/o productos.
Contabilidad de costos
Parte muy importante, tiene por finalidad aplicar al proceso contable, sistemas especializados de
costos y sus procedimientos a las siguientes actividades:
 Contabilidad industrial
 Contabilidad minera
 Contabilidad petrolera
 Contabilidad agrícola
 Contabilidad ganadera
 Contabilidad de construcciones
 Contabilidad forestal
 Otras actividades similares
Contabilidad de servicios
Conjunto de actividades que su proceso contable, está orientado a operaciones relacionas a la
prestación de servicios, que principalmente son:        
 Contabilidad hotelera
 Contabilidad de transportes
 Contabilidad de agencias de viaje
 Contabilidad de sociedades profesionales
 Contabilidad de partidos políticos
 Contabilidad de organismos no gubernamentales
 Otras actividades similares
Contabilidad de entidades financieras
Conjunto de actividades que su proceso contable, está orientado a operaciones relacionadas a la
prestación de servicios, que principalmente son:
 Contabilidad bancaria
 Contabilidad de mutuales de ahorro y préstamo
 Contabilidad de casas de cambio
 Contabilidad de almacenas de depósito
 Contabilidad de seguros y reaseguros
 Contabilidad de bolsas de valores
 Contabilidad de empresas intermediadoras de crédito
 Contabilidad de cooperativas
 Otras actividades similares
Contabilidad gubernamental
Trata la aplicación de procedimientos contables, a la contabilidad del estado en general, según su
actividad específica, principalmente son:
 Gobierno central
 Poder legislativo
 Poder judicial
 Ministerios
 Municipalidades
 Prefecturas
 Universidades
 Empresas del estado
 Fuerzas Armadas
 Policía
 Instituciones culturales de beneficencia
 Otras actividades similares
Asientos contables:
Un asiento es una anotación en el libro de contabilidad que refleja los movimientos económicos de
una persona o institución. Se realiza cada vez que la empresa contabiliza una entrada relacionada
con la actividad que realiza.
En el sistema de contabilidad de partida doble, crear una entrada en un libro de diario implica dos
apuntes (dos asientos) en dos cuentas distintas pero relacionadas entre sí: una en el debe y otra
en el haber.

 Tipos de asientos
1. Asientos por su fondo. Son registros que recogen al inicio de un ejercicio la situación
económico-financiera de la empresa en dicho momento. Son el inverso de los asientos de
cierre que se llevaron a cabo en el ejercicio anterior.
2. Asientos de ajuste. Asientos de cierre del ejercicio, variación de existencias,
amortizaciones, periodificaciones.
3. Asientos de regularización. Al final del periodo se regularizan las cuentas de gastos e
ingresos pasando a la cuenta “Resultado del ejercicio”.
4. Asiento de cierre. Es el asiento que cierra todas las cuentas utilizadas durante el ejercicio.
Es igual al asiento de apertura pero con el signo contrario en los saldos.

Libros principales y auxiliares

 Libro Diario: En este libro se registran en forma descriptiva todas las operaciones, actos o
actividades siguiendo el orden cronológico en que éstos se efectúen, indicando la cuenta y
el movimiento de débito o crédito que a cada una corresponda, así como cualquier
información complementaria que se considere útil para apoyar la correcta aplicación en la
contabilidad de las operaciones; los registros de este libro serán la base para la
elaboración del Libro Mayor.
 Libro Mayor: En este libro, cada cuenta de manera individual presenta la afectación que ha
recibido por los movimientos de débito y crédito, de todas y cada una de las operaciones,
que han sido registradas en el Libro Diario, con su saldo correspondiente.
 Libro de inventarios, almacén y balances: Uno de los conceptos de mayor trascendencia en
la Ley de Contabilidad es el de Inventarios, Almacén y Balances.
En este libro, al terminar cada ejercicio, se deberá registrar el resultado del levantamiento
físico del inventario al 31 de diciembre del año correspondiente, de materias primas,
materiales y suministros para producción, almacén de materiales y suministros de
consumo e inventarios de bienes muebles e inmuebles, el cual contendrá en sus auxiliares
una relación detallada de las existencias a esa fecha, con indicación de su costo unitario y
total. Cuando la cantidad y diversidad de materiales, productos y bienes dificulte su
registro detallado, éste puede efectuarse por resúmenes o grupos de artículos, siempre y
cuando aparezcan discriminados en registros auxiliares.
 El control de inventarios y almacén se debe llevar en registros auxiliares, identificándolo,
por unidades o grupos homogéneos. En caso que los procesos de producción o
transformación dificulten el registro por unidades, se hará por grupos homogéneos.

Balance de comprobación:
Un balance de comprobación es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la
lista del total de los débitos y de los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de
ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite establecer un resumen básico de
un estado financiero.

Normas de control interno del efectivo

 Separar las funciones de manejo de efectivo de las funciones de registro del efectivo.
 Depositar diariamente el dinero que ingresa a la empresa.
 Efectuar pagos mayores mediante cheques.
 Establecer firmas conjunta para movilizar las cuentas bancarias.
 Efectuar mensualmente las conciliaciones bancarias.
 Establecer un fondo fijo de caja chica para los pagos menores.
 Realizar arqueos sorpresivos a la caja principal y a la caja chica.

Caja chica:
1) Los fondos de caja chica deberán ser utilizados solamente para pagos de poco monto.
2) Los desembolsos de caja chica no deben exceder de 10% del monto total del fondo.
3) Los pagos por caja chica se realizan mediante volantes definitivos prenumerados de imprenta
expedidos en secuencia, y volantes provisionales para controlar la entrega de efectivo previo al
desembolso real, el cual se liquidará con los comprobantes. Los volantes provisionales no podrán
permanecer más de tres días en caja.
4) Los volantes de caja chica deberán ser firmados por la persona que aprueba el pago y por quien
recibe el dinero.
5) Debe anexarse a los volantes definitivos de caja chica, toda la documentación justificativa por
los pagos efectuados.
6) La documentación justificativa de los pagos por caja chica deberán cancelarse con un sello
fechador con la inscripción “pagado” y a la fecha del desembolso.
7) Para la reposición del fondo de caja chica debe haberse consumido el 60% del monto total del
fondo.
8) El cheque de reposición debe hacerse por el total de los comprobantes y a nombre del custodia.
9) Los cheques de reposición deben indicar los números de los comprobantes que se reponen.
10) Está prohibido el cambio de cheques a través del fondo de caja chica.
11) Está prohibido el pago de sueldos a través del fondo de caja chica.
12) El fondo de caja chica debe mantenerse separado de cualquier otro fondo que opere la
institución, y el custodia no debe tener acceso al efectivo recibido de los clientes u otro depósito.
13) Los volantes de caja chica deben ser autorizados por el funcionario del área donde se solicite el
desembolso y por el encargado del área financiera.
14) No se permitirá el manejo de dos fondos de caja chica por una sola persona.
15) Cualquier cambio en el monto de caja chica debe realizarse mediante una comunicación del
incumbente de mayor jerarquía.
16) Las políticas para el manejo adecuado de caja chica deben ser entregadas por escrito al
responsable del manejo de la misma.
17) Las facturas no deben ser fraccionadas para eludir el monto de desembolsos.
18) El encargado del fondo no debe tener acceso a los registros de contabilidad, relacionado con el
manejo del efectivo.
19) El fondo de caja chica debe ser arqueado esporádicamente y sorpresivamente por el auditor
interno o por cualquier otro departamento que sirva de control financiero.
20) Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarquía, el encargado del área financiera y del
auditor interno, velar por el cumplimiento de estos controles.

La conciliación bancaria
La conciliación bancaria es una comparación que se hace entre los apuntes contables que lleva una
empresa de su cuenta corriente (o cuenta de bancos) y los ajustes que el propio banco realiza
sobre la misma cuenta.
Se trata de un proceso que permite comparar los valores que la empresa tiene registrados de una
cuenta de ahorros o cuenta corriente con los valores que el banco le suministra por medio del
extracto bancario, que suele recibirse cada mes.

Métodos para elaborar una conciliación bancaria

4.1. Saldos correctos

Correctos por ser el método más utilizado y didáctico en cuanto a su aprendizaje para la
elaboración de una conciliación y que en sí para efectos de lo que a continuación explicaré será
igual para los dos métodos. Lo cual consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco
con los registros asentados en el libro mayor de banco de la empresa, para luego proceder a
ajustar las diferencias hasta lograr que los dos saldos sean iguales. Para empezar a preparar dicho
documento por dicho método, es de suma importancia que se conozcan las normas de
presentación y estructuración del cuerpo del mismo:

1. Primero, se presentan las “Partidas no registradas en el Banco”, donde se incluyen las partidas
no asentadas por parte del banco y solo se toman en cuenta en este renglón los:

1.a Cheques en Tránsito: o cheques pendientes, son aquellos que a consecuencia de haberse
emitido un cheque pero a la fecha de realizar la conciliación, el mismo no ha sido cobrado por el
beneficiario en el banco, por lo que aparecerá Abonado el los libros de la empresa y no estará
Cargado en el estado de cuenta bancario hasta que sea cobrado.

1.b. Depósitos en Tránsito: son aquellos depósitos que se por lo general se envían al final de mes y
estos no son Acreditados en el banco por lo que estarán Cargados en los libros de la empresa pero
no en estado de cuenta del mes.
2. Segundo, se presentan las “Partidas no registradas en Libros” donde se incluyen las partidas no
asentadas u omitidas por parte de empresa donde se encuentran:

2.a. Notas de Crédito: son todos los abonos efectuados por parte del banco por concepto de:
descuentos de giros, pignoraciones, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero
que no se han cargado en nuestros libros.

2.b. Notas de Débitos: Son cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de: cobro de
intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la
información respectiva del mismo no se ha abonado en los libros de la empresa.

2.c. Cheques Omitidos ó no Registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero que
nunca fueron asentados en los libros de la empresa.

2.d. Depósitos Omitidos ó no Registrados: son los depósitos que se realizaron pero no se hizo su
correspondiente registro.

3. Tercero, se deben presentar los “Errores”, donde se reflejan todos los ajustes por concepto de
equivocaciones que puedan tener los dos documentos cotejados:

3.a. Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustes de todas los errores y equivocaciones
por parte de la empresa, entre las cuales tenemos:

 Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se abonan con un monto por
encima o por debajo del monto de emisión.
 Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se cargan con un monto por
encima o por debajo del monto de emisión.
 Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de abonarlos se cargaron.
 Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron abonados en los libros
de la empresa.
 Notas de Débito y Crédito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de
abonarse y viceversa.
 Depósitos ó Cheques de otros bancos: son aquellos que por error se cagan o abonan en los
libros, pero que no corresponden a esa cuenta o banco, ya que se pueden tener diversas
cuentas en diversos bancos.
 Cheques Caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha de vencimiento y
todavía no se han ido a cobrar en el banco, por lo que hay que desincorporarlos
haciéndoles un cargo por el monto del mismo.
 3.b. Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aquí se incluyen los ajustes de todas
las omisiones, errores y equivocaciones por parte del Banco, entre las cuales tenemos:
 Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se cargan con un monto por
encima o por debajo del monto de emisión.
 Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se abonan con un monto por
encima o por debajo del monto de emisión.
 Cheques Omitidos ó no registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero no
fueron asentados en el estado de cuenta bancario.
 Depósitos Omitidos ó no registrados: son los depósitos que se emitieron realmente pero
no fueron asentados en el banco.
  Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de cargarlos se abonaron.
 Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron cargados en el estado de
cuenta bancario.
 Notas de Débito y Crédito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de
abonarse y viceversa.
 Depósitos ó Cheques de otras Empresas: son aquellos que por error se cagan o abonan en
el banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un banco posee diversos
clientes.

Cuentas por cobrar:

Es el nombre de la cuenta donde se registran los incrementos y los recortes vinculados a la venta
de conceptos diferentes a productos o servicios. Esta cuenta está compuesta por letras de cambio,
títulos de crédito y pagarés a favor de la empresa.

Cuenta por cobrar

Las cuentas por cobrar, por lo tanto, otorgan el derecho a la organización de exigir a los
suscriptores de los títulos de créditos el pago de la deuda documentada. Se trata de un beneficio
futuro que acredita el titular de la cuenta.

Entre las cuentas por cobrar, puede hablarse de cuentas por cobrar al cliente (cuando éste toma
crédito con la empresa) y cuentas por cobrar a empleados y funcionarios (registran anticipos de
sueldo y otros criterios). Otra distinción entre las cuentas por cobrar está dada por el tiempo en
que dicho crédito puede convertirse en efectivo (cuentas por cobrar a corto plazo, cuentas por
cobrar a largo plazo, etc.).

Gastos pagados por anticipación:

Son gastos que se registraron como un activo y que deben ser usados dentro del término de un
año o en un ciclo financiero a corto plazo. Como su nombre lo indica, es una cuenta que abarca
todas las cuentas que se paguen por anticipado a cuentas de futuros gastos.

Los Gastos Prepagados o Pagados por Anticipado, van colocados en el Balance General en el Activo
Circulante en Cargos Diferidos a Corto Plazo.

Cargos diferidos:
Que representan bienes o servicios recibidos de los cuales se espera obtener beneficios
económicos en otros períodos. Se deben registrar como cargos diferidos los costos incurridos
durante las etapas de organización, construcción, instalación, montaje y puesta en marcha.
Las sumas incurridas en investigación y desarrollo pueden registrarse como cargos diferidos
únicamente cuando el producto o proceso objeto del proyecto cumple los siguientes requisitos:
a. Los costos y gastos atribuibles se pueden identificar separada mente.
b. Su factibilidad técnica está demostrada.
c. Existen planes definidos para su producción y venta.
d. Su mercado futuro está razonablemente definidos

Efectos por cobrar:

Refleja los derechos que la Empresa tiene por cobrar, representados por Letras de Cambio o
Pagarés. Los Efectos por Cobrar pueden ser Enviados al Cobro y Enviados al Descuento.

Valuación de Activos:
La valuación o valoración de activos es el proceso de estimar el valor de un activo (por ejemplo:
acciones, opciones, empresas o activos intangibles tales como patentes y marcas registradas) o
de un pasivo (por ejemplo: títulos de deuda de una compañía). El proceso de valuación es muy
importante en muchas situaciones incluyendo análisis de inversión, presupuesto de capital,
Fusiones y Adquisiciones.
Es importante observar que la valuación es tanto un arte como una ciencia porque requiere del
juicio del profesional interviniente. Generalmente se utilizan varios métodos de valuación en
diferentes escenarios, obteniéndose distintas valuaciones del activo objetivo en función del
método empleado y el escenario elegido. De esta forma, puede apreciarse que los métodos de
valuación no son excluyentes entre sí, sino que la utilización de más de uno de ellos, permite a
los analistas ofrecer una opinión que contemple distintos puntos de vista.

Provisión de cuentas incobrables:

Una provisión para cuentas incobrables es un tipo de cuenta de salvaguardia establecidas por
muchas empresas. La función principal de este tipo de cuenta es proporcionar un colchón contra
las facturas de clientes que estén pendientes de pago durante períodos prolongados de tiempo.

Las empresas normalmente la base de la cantidad de reservas que se mantienen en la cuenta en

las evaluaciones de los clientes de alto riesgo y la probabilidad de que los  clientes no podrá
honrar a las facturas. Es importante señalar que la función normal de una provisión para cuentas
incobrables no se destina a cubrir los saldos pendientes en las facturas que se encuentran
actualmente de menos de seis meses. Hasta
ese momento, los esfuerzos de recolección se realizan normalmente, incluidos los intentos de
llegar a acuerdos de pago con los clientes que han sufrido algún tipo de inversión financiera.

Efectos por cobrar descontados:

También denominado descuento de giros, constituye un contrato entre una institución financiera
y su cliente, mediante el cual el primero otorga al segundo el importe de una o varias letras de
cambio aun no vencidas, previa deducción de los intereses y comisiones bancarias. Los Efectos a
cobrar descontados constituyen el ejemplo clásico del ejemplo del endoso en garantía, ya que los
giros no vencidos conforman la garantía de que el financiamiento que el banco le está otorgando
al cliente será cancelado al vencimiento.

Definición y tipos de Inventarios: