AUDITORIA FÍSICA – ACTIVOS FIJOS

RUBRO : EQUIPOS COMPUTACIONALES

 NOTEBOOKS
 PROYECTORES – DATA


Antecedentes a considerar

Procedimiento de compra: Las necesidades de compra son generadas en un levantamiento

realizado por el departamento de computación en las distintas oficinas de PRODEMU, a
través de todo el país, las que en algunos casos consideran una programación previa en lo
que a reemplazo de equipos se refiere. La adquisición de estos activos se canaliza a través
del departamento de computación, por el carácter técnico que tienen este tipo de
implementación.
Una vez determinada la necesidad, se procede a realizar la cotización con a lo menos 3
proveedores y que a contar del mes de Octubre de 2008, considera una modalidad de
propuesta abierta a los proveedores. Esta modalidad a diferencia de la existente hasta esa
fecha, implica que se hace llegar en el mismo momento a los proveedores a través de un
correo electrónico, con las necesidades de equipamiento, sus características técnicas y,
estableciendo tiempos de cotización y entrega de las especies. El anterior procedimiento
consideraba cotizaciones individuales a cada proveedor involucrado, lo que generaba, por
ejemplo, tiempos de espera mayores, tanto en la recepción de cotizaciones como en la
entrega de las especies.
Producto del cambio en el procedimiento de cotizaciones, se pudo apreciar un cambio
sustancial en los valores cotizados por los proveedores, que han podido establecer
diferencias y mayor competencia en sus precios, con el consecuente beneficio para
PRODEMU, en términos de obtener mejores precios en sus cotizaciones.
Como antecedente adicional se deja establecido que a esta fecha (junio de 2009), el
departamento de computación, encargado de las compras de este rubro, trabaja
preferentemente con 4 proveedores: PRODATA, EGS, WEI y PC OFERTAS.
Los antecedentes anteriormente descritos, fueron proporcionados y confrontados con Don
Orlando Alarcón Aguirre, encargado de la unidad de informática.

Departamento de Adquisiciones: El departamento de adquisiciones realiza las compras

generales de PRODEMU, exceptuando los equipos computacionales los que son realizados
por el área de informática. Consecuente con esto, adquisiciones es el encargado del control
y manejo de los activos fijos de la fundación. En este sentido se esta en un proceso de
corrección del procedimiento de ingreso y determinación de las ubicaciones de los equipos
computacionales de PRODEMU. Por una parte Informática, es el departamento que puede
y debe informar a adquisiciones de las ubicaciones definitivas de las compras que este
realiza. Históricamente esta comunicación ha tenido sus inconvenientes en su entrega y, a
la fecha del presente trabajo, existe un numero determinado de especies que no tienen
claridad de su ubicación definitiva.
Por otra parte, adquisiciones tiene entre sus actividades el control de los activos fijos, en
este caso equipos computacionales, que son adquiridos directamente por las regiones y/o
provincias con fondos provenientes de subvenciones, convenios y otros que son generadas
directamente en las regiones y, que no están considerados por parte del área de informática
y, a los que se le presta soporte técnico por parte de esta área.
Producto de esta situación, se genera un doble compromiso entre ambas áreas, en el sentido
de poder entregar información que permita poder llevar de mejor manera el control de los
activos fijos.

SITUACIÓN ESPECIFICA ACTIVOS

3 PALM HANDHELD TX + MEM SD 1 GB

3 DISCO DURO IOMEGA MINIMAX USB FWIRE400 500 GB

OBJETIVO: VERIFICACIÓN DE EXISTENCIA FÍSICA DE ESTOS ACTIVOS.

ALCANCE: DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES, AREA INFORMATICA Y

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

Se verifico la existencia física de las 3 Palm, las que se encuentran en poder del área de
informática y, se encuentran operacionales. En relación a los 3 discos duros, estos también
se encuentran operativos y en uso en el área de informática.
Para ambas situaciones se ha realizado un seguimiento, desde la fecha de su compra hasta
el registro en contabilidad y sistema de activo fijo.
Producto de lo anterior, las Palm y los discos duros se encuentran imputadas en
contabilidad, bajo la cuenta Equipos computacionales.
Consecuentemente se pudo constatar que los citados activos (Palm y discos duros) no
aparecen incorporados al control y sistema de activo fijo de la Fundación (Control ejercido
por el área de adquisiciones).
Producto de lo anterior, se genera una diferencia entre el registro contable v/s el registro
físico de estas especies, por lo que sus saldos no están todo lo conciliado que deberían
encontrarse.
Según lo manifestado por personal del departamento de contabilidad (Sr. Juan Manríquez)
existe un control extra-contable, específicamente en Excel, que estaría conciliado con la
contabilidad y, que detalla la totalidad de los activos fijos de la fundación y, que se
encuentra en poder este departamento.
Por otra parte, el sistema de control de activo fijo Manager, se encuentra operativo por el
área de adquisiciones, con algunas observaciones como el no poder contar con los informes
necesarios y, el detalle de los activos fijos con sus correspondientes valores. Esto ultimo no
permite poder comparar los valores registrados en la contabilidad v/s el sistema de control
de activo fijo. Por otra parte, la usuaria y/o operadora Sra. Tamara López, no cuenta con la
capacitación adecuada en el manejo de este sistema, que no fue realizado en su momento,
según su propio comentario.
SITUACIÓN ESPECIFICA ACTIVOS

EQUIPOS COMPUTACIONALES

Se realizo control físico de especies computacionales, conforme a listado entregado por el

departamento de adquisiciones generado por el sistema de control de activo fijo de la
fundación, centrado principalmente en aquellos activos que se encuentran en la casa matriz
y la oficina regional metropolitana.

Conforme a esta muestra se observo lo siguiente:

LISTADO ACTUALIZADO JUNIO 2009

CÓDIGO DESCRIPCIÓN OBSERVACIONES

FAMILIA Equipos de computación

40173 NOTEBOOK TOSHIBA Sin antecedentes
40770 NOTEBOOK COMPAQ No se encontraría por robo
41435 NOTEBOOK Sin antecedentes
41482 NOTEBOOK HEWLETT PACKARD Sin antecedentes
41529 NOTEBOOK HEWLETT PACKARD Se encuentra en la unidad de informática
41530 NOTEBOOK HEWLETT PACKARD Se encuentra en la unidad de informática
41531 NOTEBOOK HEWLETT PACKARD Se encuentra en la unidad de informática
41532 NOTEBOOK Fue remitido a General Carrera
41546 NOTEBOOK 536 Se encuentra en la unidad de informática
41548 NOTEBOOK ACER Se encuentra en la unidad de informática

FAMILIA Activos por proyectos

92036 RETROPROYECTOR 3M Se encuentra en la unidad de informática

FAMILIA Equipos audiovisuales

113310 PROYECTOR MULTIMEDIA Se encuentra en la unidad de informática
30601 PROYECTOR Sin antecedentes
30603 PROYECTOR Sin antecedentes
30610 RETROPROYECTOR PHILIPS Se encuentra en Ofic. Regional metropolitana
30619 RETROPROYECTOR EPSON Se encuentra en la unidad de informática
30639 PROYECTOR EPSON Se encuentra en Ofic. Regional metropolitana
30656 PROYECTOR EPSON Se encuentra en Ofic. Regional metropolitana
30657 PROYECTOR EPSON Se encuentra en la unidad de informática
30658 PROYECTOR EPSON Se encuentra en la unidad de informática
30659 PROYECTOR EPSON Se encuentra en la unidad de informática
30660 PROYECTOR EPSON Se encuentra en la unidad de informática
 30661 PROYECTOR EPSON Se encuentra en la unidad de informática
Como resumen de la muestra realizada y, producto de realizar un inventario físico en
dependencias de la unidad de informática y la oficina regional metropolitana, se puede
afirmar que la totalidad de las especies inventariadas se encuentran sin código adherido
para su identificación del sistema de activo fijo,

SITUACIONES ESPECIALES

Producto de la toma de inventario se detectaron las siguientes situaciones:

 Existen equipos computacionales tanto en la unidad de informática como en la regional

metropolitana que no aparecen en listado entregado por departamento de adquisiciones.
 Consecuente con lo anterior, se da el caso que uno de estos equipos, que no aparece en
listado, tiene adherido un código de ingreso al sistema de activo fijo ( 30612) asignado
a un proyector EPSON, que se encuentra tanto en informática como en la oficina de la
dirección regional metropolitana.

Las especies en cuestión son las siguientes:

CÓDIGO DESCRIPCIÓN OBSERVACIONES

No tiene NOTEBOOK PACKARD BELL Se encuentra en Ofic. Regional metropolitana

No tiene NOTEBOOK ACER TRAVEL M.2420 Se encuentra en Ofic. Regional metropolitana
30612 PROYECTOR EPSON Aparece en las dos dependencias

 Existen equipos que no están en condiciones de operación, es decir, se encuentran

inutilizables. Estos activos son los siguientes:

CÓDIGO DESCRIPCIÓN OBSERVACIONES

41548 NOTEBOOK ACER Se encuentra en la unidad de informática

30661 PROYECTOR EPSON Se encuentra en la unidad de informática