IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

LIZETH PAOLA DURAN PARDO

FICHA: 2094525

SENA CURSO VIRTUAL ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO

LABORAL

BOGOTA 02/04/2020
 INTRODUCCION

El ensayo está encaminado a la importancia de los archivos en donde se debe ver

la terminología archivista, sobre la importancia de los archivos teniendo como
base su origen, evolución, sus cualidades, clasificación, categorización y
aplicación en el mundo actual.
 ARGUMENTACIÓN

El archivo es fundamental en la evolución cultural, social, política y científica de la

humanidad; además representa la conservación de los documentos y consulta de
la información, actualmente el archivo es funcional y de fácil manejo para su
consulta ya que los medios tecnológicos facilitan mucho más su modo de
información.
 ARCHIVOS

Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta
de control de la población y de la riqueza. Los archivos, principalmente, tienen tres
funciones importantes que son recoger, conservar y servir. En su evolución la
información puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro
soporte: medios legibles o por sistema operativo, los archivos son parte esencial
de los recursos de información, en su documentación se evidencia, en forma
original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su
importancia parte del valor que tiene para: la administración, investigación,
comunidad, desarrollo económico, social, científico y tecnológico, los archivos
recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida por
una entidad grupo o persona en función delas actividades que ésta realiza.
archivos, son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas,
para sus propios fines, cualquier entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a
los documentos que ha realizado o recibido, verificar pendientes, llevar a cabo
investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de orden
legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de las personas.

CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a
la organización, de manera que su correcta implementación adiciona elementos
de competitividad al contar con herramientas sustentables de la
información generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional.

Son características de los documentos que componen un archivo:

 Económicos:

  Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de

documentación.

 Simples:

 Identifica el contenido de la información de manera sencilla.

 Funcionales:

 Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera

eficiente.
  Exactos:

 La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar

equivocaciones.

 Técnicos:

 Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para

no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo. Los archivos se
clasifican según su uso y organización

SEGÚN SU USO

 Archivo activo:

Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia de
la información fecha, creación u modificación. Son considerados importantes.

 Archivo semiactivo:

Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta no se

realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que contienen información
importante pero que los mismos no resultan de observancia cotidiana.

 Archivo histórico o permanente:

Contiene la información vital y va conformando su historia. Se denomina archivo

inactivo, porque su consulta es baja. Además, contiene información que puede ser útil para
la ciencia, la historia o la cultura de un país.

POR SU ORGANIZACIÓN

Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la

organización que la empresa elija y el manejo de la información que, de ser
centralizada, o descentralizada o descentralizada con control central.

 Centralizada:

Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar el
departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos son resguardados en
un solo organizador con la finalidad de que los mismos puedan ser ubicados con
facilidad en un solo espacio.

 Descentralizada:

Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio

archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá organizar,
crear y mantener en resguardo los documentos que cree y modifique siendo responsable de la
seguridad y comunicación de estos.

 Descentralizado con control central:

Es la combinación de dos sistemas anteriores. El trámite de la documentación está

centralizado. Allí reposa la rotación de la información; la diferencia radica que cada
correspondencia conserva únicamente las copias de correspondencia despachada, las cuales
podrían destruir anualmente, en su mayoría, por encontrarse en el archivo central.

SEGÚN SU CICLO VITAL

El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada una de sus etapas, las
cuales se explicarán a continuación:

 Archivo de gestión:

: Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta

administrativa por toda la organización.

 Archivo central:

: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de gestión
de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en
vigencia.

 Archivo histórico:

Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de

conservación permanente.
 CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Se clasifican en: 

A. Archivo general de la nación

B. Archivo generales del departamento
C. Archivo general del municipio
D. Archivo general del distrito

La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la

actualidad son muy útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda de los
archivos, igual han tenido que adaptarse

a modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, valoración y

selección, preservación, y acceso y su uso. Sin dejar atrás el más importante de los
documentos de archivo son los que están plasmados como evidencia histórica y
son tratados con suma delicadeza para conservar su preservación.
 CONCLUSIONES

Los archivos son vitales y más que necesarios para las personas, las
organizaciones y la sociedad en general porque sin ellos no tendrían ni pasado ni
futuro. Vivirían al día sin tener conocimiento alguno sobre sus actuaciones o la de
los demás. Todo el mundo quiere conocer su historia y reclama estar informado y
documentado, pero no todo el mundo presta el interés que se merecen los
archivos para conseguir este conocimiento.
 BIBLIOGRAFIA

 https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complementaria/institution/SE
NA/Finanzas/51130033/Contenido/OVA/d1_s2_MaterialF_1/utilidades/oa.pdf

 http://organizaciondocumentos.blogspot.com/2011/01/importancia-de-los-
archivos.html

 http://organizaciondocumentos.blogspot.com/2011/01/importancia-de-los-
archivos.html