ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

NINI JHOANA BARRAGAN BARON

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CURSO VIRTUAL

ENSAYO
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

10 DE ABRIL DE 2020
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS:

El archivo al pasar del tiempo. Su nivel de importancia ha aumentado

considerablemente; si se habla de que iniciando el año 2003 al 2006 quizás; se
puede deducir que la mayoría de Empresas, organizaciones e instituciones
colombianas; utilizaban para administrar y organizar la documentación y el archivo,
a empleados sin el conocimiento adecuado, por ellos archivaban como a ellos les
parecía que fuera el mejor método, haciendo que todo esto trajera grandes
consecuencias como un mal servicio al cliente en cuanto la búsqueda de archivos, o
por buscar algún documento y esto podría causar conflictos internos.

Actualmente, podría decirse, que desde inicios del año 2010 o antes el gobierno
colombiano ha demostrado darle una gran importancia al archivo y manejo de este
mismo.
En toda organización ya sea pública o privada para la Organización de su archivo
deben legalmente tener personal especializado en el manejo del mismo y este
personal debe regirse por algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que
hablan sobre la Organización del archivo.

Actualmente, el proceso de archivo cada vez es más importante en una empresa o

Institución, quien archiva lo debe hacer por el método apropiado para conseguir el
archivo. Toda empresa tiende a transformarse en una colección de papeles,
anotaciones, fichas, cuestionarios etc.

La importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para: la
administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social,
científico y tecnológico”, pero, realmente son estos aspectos los que puedan
clasificar la importancia del archivo,
Si un apersona solicita un documento debe enviar una carta donde solicita aquello
que quiere. los archivos son estratégicos ya que habiendo un orden se hace fácil
y eficaz, para una mejor atención a sus clientes, esto son herramientas que
hacen y aseguran una eficaz solución en dado caso. Y nos evitaría
complicaciones legales en un futuro.

Otro aspecto importante diría yo, son las nuevas tecnologías en el archivo:
archivo moderno
LAS REDES:
En el uso de estas nuevas tecnologías también es necesario indispensable
mencionar la comunicación rápida que las redes permiten a los archiveros
comunicarse con sus proveedores y con sus usuarios.

EL CORREO ELECTRONICO:
El correo electrónico ofrece la posibilidad de intercambiar información de manera
rápida y eficaz, pues permite el envío de todo tipo de documentos. Es utilizado
en los archivos como medio de comunicación: Entre el archivero y los usuarios
internos para solicitud de documentación, coordinación entre el archivo central y
los archivos de gestión, comunicación de transferencias, Entre el archivero y los
usuarios externos para petición de información. Entre el archivero y los
proveedores.

INTERNET:
La última revolución para el mundo de los archivos llega con la Word Waif Web, que
multiplica hasta el infinito las posibilidades de difusión y comunicación de los
archivos. Las utilidades de Internet en un archivo son amplias y variadas. Es
necesario conocerlas para aprovechar todo el potencial que nos ofrece y maximizar
la eficacia y rentabilidad de los servicios del archivo. Internet es, principalmente, la
fuente de información más actualizada e inmediata de que disponemos actualmente.
Es enormemente útil para el trabajo del archivero, pero también como medio de
difusión del archivo. Es el instrumento más rápido y ágil para encontrar información
concreta sobre un archivo.

Ahora veamos el archivo desde un punto de vista legal, En la actualidad hay

oportunidades reales para recurrir a servicios y procesamiento de documentos y
archivos por terceros que sean estratégicos para generar ingresos, eliminar
ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes y garantizar la seguridad
de que sus archivos estén en buenas condiciones y en un lugar seguro ya que
viéndolos desde el punto de vista legal estos documentos son nuestras
herramientas para poder asegurar nuestra empresa en dado caso de
complicaciones legales en un futuro. Esta transformación de un mayor valor
empresarial comienza con un socio de eficacia probada que comprenda los desafíos
de su compañía.