El proceso documental es el tratamiento que se le da a un documento en una

determinada entidad. Este proceso consta de 3 fases:

1. Recibo del documento: Principio del proceso y es la etapa donde se recibe y
se selecciona o escogen los documentos.
2. Análisis del documento: etapa donde se realiza una representación del
contenido del documento de manera diferente al original, para facilitar su
consulta o recuperación.
3. Difusión del documento: Última etapa que consiste en poner los documentos a
disposición de los usuarios.

Archivo Administrativo es aquel que guarda con carácter temporal los documentos
que se encuentran al servicio exclusivo de las instituciones a la cual pertenece.

Archivo de Oficina es aquel en el que permanecen los documentos desde el

momento en que se generan hasta que su trámite ha finalizado y su consulta
administrativa ha descendido, por lo tanto, custodia los documentos mientras
estén en trámite o su uso sea muy frecuente.

Archivo Intermedio es aquel al que se han de transferir los documentos de los

archivos administrativos o centrales, cuando su consulta es esporádicas por los
organismos productores (personal -usuario), encargándose de resguardar los
documentos en un tiempo estipulado, hasta su transferencia al archivo histórico o
su eliminación.

Valoración documental es la labor intelectual por la cual se denomina los valores

primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

Selección Documental es el proceso archivístico que consiste en identificar,

analizar y evaluar todas las series documentales que genera y recibe una entidad
para determinar los plazos de conservación y las disposiciones finales en base a
los cuales se elaborarán las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos.

Consiste en eliminar los documentos que pierden su vigencia o porque ya reposan

en el archivo central.
Ordenar los documentos consiste en agruparlos por nombre, fecha, número, lugar geográfic
o oasunto. Es decir integrar los documentos de acuerdo a las características
y necesidades de cada persona o institución.

Las etapas son planeación, correspondencia, distribución, tramite, organización de archivo,

valoración, transferencias documentales, recepción de transferencia, automatización, selección
documental, implementación de nuevas tecnologías, eliminación, depuración, almacenamiento,
conservación, consultas, disposición final.