Guia Creacion de Proveedores e Ingreso de Facturas

CÓDIGO: PT-SF-00?
OFTALMOCENTER
NIT. 900.159.763-1 Página
VERSIÓN: 002 Servicios Oftalmológicos
Proceso: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Fecha de Aprobación:
Procedimiento: CREACIÓN DE PROVEEDORES
Responsable: SERVICIO FARMACÉUTICO Estratégico: Misional: X Apoyo:
GUÍA PARA LA CREACIÓN DE PROVEEDORES E INGRESO DE

COMPRAS
1. OBJETIVO
Explicar de una manera fácil y didáctica la creación de proveedores y el ingreso de las compras al
módulo de inventarios NOVASOFT de manera que puedan operar con este sistema de Información
de Oftalmocenter Ltda.
2. ALCANCE
Aplica cada vez que se realice la compra de un medicamento, un dispositivo médico, insumo o
material sea entregado por el proveedor en la IPS Oftalmocenter Ltda., el cual estará a cargo del
director de farmacia del servicio farmacéutico.
3. RESPONSABLES
Director técnico y/o funcionario Servicio Farmacéutico.
4. DEFINICIONES
DIAN:
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.1. Consultar información del proveedor:
Para crear un proveedor se debe verificar en el módulo de inventarios si esta creado o no para
evitar dobles registros del mismo proveedor y se deberá ingresar en base a como se encuentra
registrado en la DIAN:
 Se ingresara a la página de la DIAN, en la opción servicios en línea, hacer clic en la

opción otros servicios:
Elaboro: Sandra Maritza Pineda Almanza Reviso: Aprobó: Doctora

Carolina Orduy
Regente de Farmacia Químico Farmacéutico Gerente Médica
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 Dar clic en Consulta Estado Rut.

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 Inmediatamente aparece una ventana emergente donde se digitara el número de Nit del
proveedor, el que aparece en la factura, sea Nit (persona jurídica) o CC (persona natural)
y dar clic en Buscar:

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 Se deberá verificar si es el mismo número para evitar crear un proveedor errado, seguido
aparecerá la información del Nit del proveedor ingresado a consultar, con nombres y
apellidos si es persona natural o nombre de la razón social si es persona jurídica:

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5.2. Creación del proveedor. A continuación se deberá ingresar al módulo de inventarios para
realizar la creación del proveedor en base a la información consultada en la página de la
DIAN:
 Ingresar al módulo de inventarios, dar clic en la opción Archivos. Hacer clic en la Opción
Maestros y en la opción Proveedores.
 Ingresa en la opción Nuevo para comenzar la creación del proveedor, se verá una pantalla
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con los campos en blanco para comenzar a diligenciar los campos requeridos.
 El primer campos requerido y obligatorio es el CÓDIGO, en este campo se deberá colocar

el Nit del proveedor a crear, verificar que sea el número correcto por al pasar al siguiente
paso con Enter automáticamente el sistema toma el registro y no se puede modificar.
 Después y de acuerdo a la información de la página de la DIAN, si es una persona natural

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se deberá colocar los nombres y apellidos en cada espacio se da enter para continuar.
 Si la información de la página de la DIAN, si es una persona jurídica se deberá la razón

social en el espacio y para continuar se da Enter.
 El siguiente campo a diligenciar es el NIT/CC, el cual deberá ser el mismo número

colocado en el código y es el mismo número de Nit. Se diligenciara el tipo de documento
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según la DIAN, el tipo de proveedor (sea régimen contributivo, régimen común o régimen
simplificado el cual lo especifica en la factura), la dirección del proveedor (se utilizaran las
convenciones de nomenclatura según la DIAN sin puntos, rayas, o abreviaturas, etc.), el
departamento, teléfonos, el tipo de documento, si es autorretenedor ( lo especifica en la
factura), fecha de ingreso del proveedor y cta. Contable.
 Después de verificar que todos los campos estén correctamente diligenciados guardar
para crear el proveedor.
5.3. Ingreso de la factura al módulo de inventarios.

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Para ingresar la factura en el módulo de inventarios se debe haber realizado la verificación técnica
y administrativa de los productos que ingresan al servicio farmacéutico.
 Se ingresa en la opción Documentos y se da clic en documentos.
 Aparecerá una ventana pequeña donde pedirá el año en curso y el periodo en el que
estemos trabajando, se colocará los número de acuerdo al mes en el estemos (01 –
enero, 02 – febrero, 03 – marzo, 04 – abril, etc.), dar clic en aceptar para continuar.
 Aparecerá una ventana por donde se debe ingresar por la opción otro, para crear el
documento.

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 Saldrá una ventana donde se colocará el tipo de documento para hacer el documento, el
cual es 110, dar Enter y aparecerá la descripción COMPRAS y un número de consecutivo
que indica el número de ingreso de la compra el cual se escribirá en la copia de factura
que reposa en el archivo del servicio farmacéutico.
 Se da Enter hasta que aparezca un recuadro con varios campos a diligenciar, una vez
salga el recuadro se deberá terminar pues no se dejará modificar. Se debe ingresar la
fecha de la factura en que fue elaborada y no el día en que se recibe.
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 Se colocará el número del Nit, el cual es el código con el que se identifica en el sistema.
 Posteriormente se colocará el número de la factura con o sin siglas de acuerdo a cada proveedor.

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 Se deberá verificar todo el encabezado de la compra antes de continuar dando Enter para
el registro de los ítems porque ya no se podrá modificar. Se digitara el código del ítem o
en caso de no conocerlo dará clic hasta que le aparezca la pantalla con los productos
creados y lo buscara por nombre.
 Se dará clic y automáticamente aparecerá la bodega a la cual se hará la entrada de los

productos. (B01 – farmacia, B02 – sala, B03 – carro de paro y B04 – bodega en
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consignación).
 Se dará clic cada vez que se quiera continuar al siguiente campo, se diligenciaran los
campos de lote, fecha de vencimiento y cantidad en unidades.
 Se colocará el precio de compra de cada ítem por unidad, si el factor de empaque es caja
x 100 unidades y el proveedor lo factura de esta forma, se deberá hacer la conversión del
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valor a unidades.
 Se dará Enter hasta llegar a la columna de % IVA, se deberá colocar si el ítem tiene o no
IVA, esta información la tiene la factura. Se deberá hacer los mismo con la RET. FUENTE,
se deberá colocar si tiene o no de acuerdo al monto que se define anualmente antes de
iva . Si todos los ítems fueron ingresados correctamente, se guardara correctamente y el
documento quedará automáticamente contabilizada.

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Director técnico y/o funcionario Servicio Farmacéutico.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1. Consultar información del proveedor:

 Se ingresara a la página de la DIAN, en la opción servicios en línea, hacer clic en la

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 Dar clic en Consulta Estado Rut.

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 El primer campos requerido y obligatorio es el CÓDIGO, en este campo se deberá colocar

 Después y de acuerdo a la información de la página de la DIAN, si es una persona natural

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 Si la información de la página de la DIAN, si es una persona jurídica se deberá la razón

 El siguiente campo a diligenciar es el NIT/CC, el cual deberá ser el mismo número

5.3. Ingreso de la factura al módulo de inventarios.

 Se ingresa en la opción Documentos y se da clic en documentos.

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 Se dará clic y automáticamente aparecerá la bodega a la cual se hará la entrada de los

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