DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD - NTC ISO 9001

Actividad de aprendizaje Semana 2

AA2

Informe AA2

Juan Ramón Roberto Castillo

Ficha 1728192

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

FORMACIÓN COMPLEMENTARIA MODALIDAD VIRTUAL

Colombia

2018
 INFORME
Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un informe luego de
investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a día realizan las empresas de
Confecciones. Una vez realizada la investigación y utilizando lineamientos establecidos por
usted mismo en el Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de “Diseño y patronaje”.

Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto, debe ser
claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la documentación.
1. OBJETIVO

Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e

identificación de los documentos y registros La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y
manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la documentación actualizada y disponible
para su uso por parte de todos los usuarios

2. ALCANCE

Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos, guías,
registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para el adecuado
desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad de crear
o modificar un documento y finaliza con la divulgación del documento por parte del responsable
del proceso.

3. RESPONSABILIDAD

El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de Trabajo y

los líderes de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de la
documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la
naturaleza del servicio.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si la
revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento. Establecidos los
acuerdos con el líder del proceso e incorporados los ajustes finales del documento, presenta para
aprobación a la Directora de Recursos Humanos, Representante de la dirección.

3.2 Asistente – Practicante Profesional.

El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la adecuación de la

presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:
- Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben nuevamente.
- Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos
- Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la Intranet.

- Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.

- Se socialicen los documentos.

- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

- El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la

información

- Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento.

- Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos

-Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento establecido
sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.

4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y

manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en donde los
documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y
detalle.

DOCUMENTO
ASOCIADO
4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo casos que
Política
requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez aprobados el líder del
proceso envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de Publicaciones, para su
correspondiente reproducción. Mapa de procesos

Procedimientos -
Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa empleará los
Instructivos
inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.
Manuales - Matrices

4.3. REGISTROS protocolos - programas

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades realizadas o
resultados obtenidos se caracterizan por:
Formatos - fichas - Guías

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus resultados.

 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó al
proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos especiales)
y dejando constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el procedimiento al
respecto.
 Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital.
Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico o similar.
Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.
 La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son, que
constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea más susceptible a
las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma digital.
 Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de los
registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando lo
hizo.
 Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto, garantizando
que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y de fácil
identificación. Por otra parte, la universidad debe garantizar la confiabilidad de los registros
que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc.).

4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:
 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.
 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta
lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso del
tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se llena

4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los resultados
de los procedimientos.
Algunos ejemplos de sus usos son:

 Toma de muestras

 Procesamiento y análisis de información

 Almacenamiento y distribución

 Exámenes realizados

 Calibración de equipos

 Abastecimiento y vigencia de los insumos

 Control de calidad

 No conformidades

 Acciones correctivas
 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

 
INICIO

Elaborar borrador del

Identifica necesidad de creación documento y enviar por
o mejora de documento
correo a la directora del
1 Departamento de Biblioteca
Líder del proceso
con copia al Profesional de
Apoyo de corrección de
estilo para su respectiva
revisión.
Las correcciones de
ortografía y sintaxis se hacen
de manera directa en la
Revisa la adecuación de la
documentación
documentación en los casos
donde la mejora sea evidente.
Sin embargo, en los casos
problemáticos para la
interpretación del sentido el
corrector enviará sugerencias
2 y comentarios al líder del
Corrector de Estilo
proceso para que intervenga
en el texto antes de su envío
como versión final al
Sistema de Gestión de la
Calidad.

De cualquier manera, el
corrector hará llegar al líder
del proceso la
documentación revisada.
3 En caso de requerir ajustes
Líder del proceso
SI en partes problemáticas para
¿La Modifica y envía
documentació nuevamente al
n requiere corrector
ajustes?

NO
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
la interpretación el líder del
proceso hará las
modificaciones en las partes
indicadas por el corrector y
le enviará nuevamente el
documento modificado al
corrector de estilo.
 
Enviar por correo al
Solicita y justifica creación, Solicitud de
Coordinador de Salud,
mejora o anulación de creación, mejora Seguridad e Higiene en el
documento o anulación de trabajo con copia a la
documentos
Profesional de Apoyo del
SG-QHSE el formato
4 Líder del proceso Solicitud de Creación,
Mejora o Anulación de
Documento F-SO-OH-12
junto con el documento
1 sometido a consideración
(Resultado de la revisión del
corrector de estilo)

Revisar la solicitud y evaluar

Profesional de
Apoyo SG-QHSE la necesidad de crear,
Revisa solicitud y verifica
necesidad
5 modificar o anular el
Auxiliar del documento.
SG-QHSE

6 Si es una solicitud de
NO Informa al anulación, se registra y el
Coordinador del
¿Aprobad líder del proceso termina
a la proceso Área de Salud,
Solicitud?
Seguridad e
SI Higiene en el
3 Cuando se considere
Trabajo
necesario define la
intervención de un experto a
fin de retroalimentar el
documento antes de su
aprobación final.
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Según corresponda se
presenta al Consejo Directivo
para que autorice la creación,
mejora o anulación.
Se diligencia la Parte 2 del
Registra aprobación en la
Solicitud de creación, registro Solicitud de
Mejora o Anulación de
Documentos
Creación, Mejora o
Anulación de Documento F-
7
Auxiliar del SO-OH-12, marcando la
SG-QHSE casilla de aprobado,
diligenciando la fecha de
implementación del cambio.

Profesional de Para el caso de creación de

Codifica y/o actualiza la Apoyo SG-QHSE documentos se realiza la
8 versión respectiva codificación y
Auxiliar del para mejora se actualiza la
SG-QHSE versión.

Al editar los documentos se

deben registrar las firmas de
Emite y Aprueba Coordinador del
Documento elaboró, revisó y aprobó, si
Área de Salud,
aplica. El coordinador del
Seguridad e
Área de Salud Ocupacional
Higiene en el
informa al líder sobre la
Trabajo
9 aprobación del documento.

Profesional de Una vez firmados los

Apoyo SG-QHSE documentos se identifican
con Copia No Controlada, se
Auxiliar SG- graban en PDF (No Aplica
QHSE para formatos) y se adaptan
en el aplicativo disponible.
10   Profesional de
Apoyo SG-QHSE Se publican los nuevos
Retira de Intranet los documentos en la intranet
documentos obsoletos
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Al documento físico se le
coloca el sello de original, se
archiva en la carpeta del
proceso que corresponda y se
destruye la versión anterior.

Profesional de
Apoyo SG-QHSE
Actualiza Listado Maestro Listado Maestro de Actualizar Listado Maestro
11 Control de Documentos Control de Control de Documentos F-
Documentos Auxiliar del
SO-OH-013
F-SO-OH-013 SG-QHSE

2 Coordinador del
Área de Salud,
Seguridad e Se comunica al líder que el
12 documento se encuentra
Socializa con el líder del Higiene en el
proceso y/o funcionario liberado y se autoriza su uso.
que realizó solicitud Trabajo

Informar los cambios de la

Aplica documento en el
proceso correspondiente
documentación a los
Líder del proceso participantes del proceso.
3
13
Socializa el contenido de los
FIN
documentos a fin de
garantizar su debida
aplicación.
 5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

 1
INICIO

Identificar los registros a

controlar Coordinador de
Los líderes de proceso con
Gestion en Salud,
apoyo del coordinador del
Seguridad e
Área de salud, seguridad e
Higiene en el
Higiene en el trabajo
2 Trabajo
identifican los registros
incorporados en el sistema de
gestión en salud, seguridad e
Líderes de
Higiene en el trabajo
procesos

Enviar por correo al

NO
Hay solicitud Coordinador de Gestion en
o 1 Salud, Seguridad e Higiene
necesidades
en el Trabajo con copia a la
SI
Profesional de Apoyo del
Líderes de SG-QHSE el formato
3
procesos Solicitud de Creación,
Mejora o Anulación de
Documento F-SO-
OH-12 junto con el
documento sometido a
consideración
Coordinador de
Revisar solicitudes o Revisar la solicitud y evaluar
necesidades de registros Gestion en Salud,
la necesidad de crear,
4 Seguridad e
modificar o anular el
Higiene en el
documento.
Trabajo
5 Coordinador de Si es una solicitud de
NO
Gestion en Salud, anulación, se registra y el
Informa al
Aprobación de solicitud líder del Seguridad e proceso termina.
o necesidad de proceso Higiene en el
registros Cuando se considere
Trabajo
SI
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
necesario define la
intervención de un experto a
fin de retroalimentar el
documento antes de su
aprobación final.
Según corresponda se
presenta al Consejo Directivo
para que autorice la creación,
mejora o anulación.
El Coordinador de Gestion
en Salud, Seguridad e
Se autoriza y controla los Coordinador de Higiene en el Trabajo
registros
Gestion en Salud, actualiza los registros que se
6 Seguridad e generaron cambios y controla
Higiene en el los cambios o nuevos
Trabajo documentos relacionados con
la estructura de los
documentos del SG-QHSE

Establecer criterios de
control de registros El Coordinador de Gestion
Coordinador de
en Salud, Seguridad e
Gestion en Salud,
Higiene en el Trabajo
7 Seguridad e
establece criterios de control
Higiene en el
sobre los registros del SG-
Trabajo
QHSE

Listado Maestro
Actualización del listado de Control de
maestro Documentos
Actualizar Listado Maestro
Coordinador de
8 Control de Documentos F-
Gestion en Salud,
SO-OH-013
Seguridad e
Higiene en el
Trabajo
9 Socializa con el líder del
Se comunica al líder que el
proceso y/o funcionario documento se encuentra
que realizó solicitud
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Coordinador de
Gestion en Salud,
liberado y se autoriza su uso.
Seguridad e
1
Higiene en el
Trabajo

Informar los cambios de la

Aplica documento en el documentación a los
Líder del proceso participantes del proceso.
proceso correspondiente

13
Socializa el contenido de los
documentos a fin de
garantizar su debida
aplicación.

FIN

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

CODIGO NOMBRE RESPONSABLE DISPONIBLE

 DILIGENCIARLO
SOLICITUD DE Coordinador de
Intranet /Proceso Gestión en
CREACIÓN, Gestion en Salud,
F-SO-OH- Salud, Seguridad e Higiene en
MEJORA O Seguridad e Higiene
012 el Trabajo y/o Aplicativo del
ANULACION DE en el Trabajo/ Líder
Sistema
DOCUMENTOS del Proceso
Coordinador de Intranet / Proceso Gestión en
LISTADO
Gestion en Salud, Salud, Seguridad e Higiene en
F-SO-OH- MAESTRO
Seguridad e Higiene el Trabajo y/o Aplicativo del
013 CONTROL DE
en el Trabajo/ Sistema
DOCUMENTOS
Profesional de Apoyo

7. GLOSARIO

Aprobación: Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en la operación de

la universidad y se convierte en un documento controlado del SG-QHSE.
Caracterización de Procesos: Documento que permite identificar aspectos de un proceso tales
como: Objetivo, Quien Suministra/Referente, Insumos/Requerimientos, Actividades,
Resultados, Quien Recibe/Beneficiario, Recursos, Requisitos, Documentación asociada,
indicadores y el ciclo PHVA de las actividades funcionales del proceso.
Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente identificado,
reconocido dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, se conocen sus portadores y está
autorizado para su circulación.
Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: registros, especificaciones,
procedimientos, dibujo, informe, norma etc. (NTC-ISO-9000).
Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas a la Universidad
para ser aplicados en los procedimientos de esta.
Edición: Producción o emisión impresa o grabada de un documento.
Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto social de la
Universidad. Ej.: Estatuto Orgánico.
Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad específica o
Plantilla prediseñada que facilita la recolección de datos.
Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un propósito
particular.
Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos técnicos del trabajo
Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega y divulgación formal de los
documentos del SG-. QHSE
LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta con un Listado
Maestro Control de Documentos.
LMCR: Listado Maestro Control de Registros
Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un área o función de
cobertura amplia de la institución que sirve de orientación para todas las personas
involucradas.
Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la Política de
Calidad.
Política: Lineamiento establecido por la organización, que permite la operacionalidad de ésta.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (NTC-ISO-
9000)
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-ISO-9000)
Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades desarrolladas o de
resultados obtenidos
Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades específicas de la
Universidad. Ej.: Reglamento Estudiantil.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la eficacia del
tema sujeto a revisión, para alcanzar los objetivos establecidos.
SG-QHSE: Sistema de Gestión de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene
Ambiental
Sintaxis: Parte de la gramática dedicada a los fenómenos de orden y posición de la palabra en
una oración
Partes problemáticas para la interpretación: Apartados en un documento que presentan
problemas en términos de precisión o claridad en su redacción.