Formato avanzado de celdas

1. FORMATOS DE NÐMERO

E n esta lección vamos a ver algunos aspectos avanzados sobre el

formato de las celdas. Ya sabes que el formato de las celdas se
refiere al tipo y color de la letra, al color de fondo, a la alineación, etc.

Al crear una hoja nueva, las celdas tienen por defecto el formato
General. A veces, Excel cambia este formato por otro más adecuado, al
escribir ciertos datos. Por ejemplo, si pones el símbolo de moneda o el
signo de porcentaje al escribir un número, Excel cambia el formato al de
moneda o de porcentaje, según corresponda.

Desde el grupo de comandos Número de la ficha Inicio de la

Cinta de opciones puedes establecer ciertas características del formato
de los números.

Desde la lista superior puedes ver y cambiar el

formato de la celda o celdas seleccionadas,
estableciendo el formato de número, moneda,
porcentaje, fechas...

Los botones también sirven para cambiar el formato:

z Formato de número de contabilidad : selecciona el

formato de contabilidad con el símbolo de moneda que elijas.
z Estilo porcentual : pone el dato de la celda como un
porcentaje.
z Estilo millares : pone el formato de contabilidad sin símbolo
de moneda, mostrando también el símbolo separador de miles.
z Aumentar decimales , Disminuir decimales : muestra
más o menos decimales en el número.

Para indicar el formato de los números también puedes utilizar el

cuadro de diálogo del Formato de celdas, desde su ficha Número, que
recuerda que puedes mostrar desde el botón Iniciador de cuadro de
diálogo del grupo de comandos Número, Fuente o Alineación, o
desde el menú contextual de las celdas (el que aparece al pulsar el botón
derecho del ratón sobre ellas).

En la ficha Número de este cuadro de diálogo puedes ver todos los

formatos que hay, agrupados en diferentes categorías.

Cuando seleccionas uno u otro formato, en el apartado Muestra

podrás ver una muestra de la celda activa aplicando ese formato. Para
ver la muestra en el cuadro de diálogo, la celda activa tiene que tener
datos que se puedan ajustar al formato que hayas elegido.

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 Formato avanzado de celdas

Recuerda que
puedes asig-
nar formato
de texto a los
números, para
que Excel los
trate como
texto. Para
esto, puedes
poner un
apóstrofo '
delante del
número o
utilizar el
código de
formato @,
como luego
veremos.

En la categoría Número podrás indicar el número de decimales

con el que verás el número en pantalla (siempre que quepa en la celda),
si se va a usar el punto (u otro carácter, según establezcas en la
Configuración regional de Windows) como separador de miles y
especificar el formato para los números negativos.

En la categoría Fecha y Hora dispones de varias formas de

mostrar las fechas y horas en la celda (con dos o cuatro cifras para el
año, con el número del mes o el nombre del mes, con los segundos o
que no aparezcan los segundos, en formato de 12 o 24 horas, etc.).

En cuanto al formato de Moneda, el dato de la celda se verá según

la moneda que tengas establecida en tu ordenador (en la Configuración
regional). Recuerda que nosotros usaremos las letras u.m. (abreviatura
de unidades monetarias) para indicar la moneda.

Por lo tanto, si estás en España, por ejemplo, al poner el

número en formato de moneda lo podrás ver con el símbolo del
euro (€) y con dos decimales. Según el país en el que estés (o,
mejor dicho, según la Configuración regional que tengas en
tu ordenador), aparecerá un símbolo de moneda u otro.

Recuerda que para acceder a la Configuración regional de tu

equipo, puedes utilizar el Panel de control de Windows, a
través del elemento Reloj, idioma y región (o Configuración
regional y de idioma, dependiendo de la versión del sistema
operativo y de la configuración del Panel de control).

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Excel también mostrará el símbolo separador de miles y de

decimales según esté indicado en la Configuración regional.

Además de estos formatos, desde la categoría Especial también

puedes utilizar formatos típicos de número, como pueden ser el número
de teléfono, el de la seguridad social, etc.

2. FORMATOS PERSONALIZADOS

C uando creas un libro, los formatos disponibles son los que hay
en la ficha Número. A veces, puede pasar que estos formatos
que tiene Excel no sean suficientes para lo que quieras hacer y querrás
crear tu propio formato.

Al crear nuevos formatos, Excel los pone automáticamente dentro

de la categoría Personalizada y estarán disponibles en todas las hojas
del libro de trabajo.

En los formatos que especifiques tú mismo, podrás indicar hasta

tres formas de números y una última de texto. Cada una de estas
secciones del formato personalizado estará separada por un punto y
Si solo pones
dos secciones, coma ( ; ).
la primera
sección se Las distintas opciones del formato las tendrás que poner con el
utilizará para siguiente orden:
los números
positivos y
para los ceros, ¾ Formato para números positivos.
mientras que
la segunda se ¾ Formato para números negativos.
utilizará para
los números ¾ Formato para ceros.
negativos; si
solo pones ¾ Formato para texto.
una sección,
se utilizará Por ejemplo, el formato que te enseño en la siguiente imagen es un
para todos los
números.
formato personalizado. Fíjate cómo se utiliza el punto y coma ( ; ) para
separar las distintas secciones.

Cada una de las secciones de este formato personalizado se refiere

al formato que se utilizará para los números positivos, negativos, ceros
y para el texto.

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 Formato avanzado de celdas

Si quieres incluir un formato de texto, tienes que ponerlo en la

última posición. Ahí pondrás, entre comillas, el texto que quieras que
aparezca en la celda al escribir un texto en ella. Si incluyes el carácter
@, el texto que escribas en la celda se verá en la posición en la que
hayas puesto dicho carácter.

Si el formato personalizado no tiene un apartado de texto, cuando

escribas texto en la celda no se le aplicará ningún formato.

Para crear un formato personalizado, selecciona la categoría

Personalizada y modifica alguno de los tipos disponibles que ya
aparecen en esta categoría.

Ten en cuenta que la modificación de un formato de los que ya

tiene Excel para crear uno nuevo, no significa que el formato original de
partida desaparezca.

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Para crear nuevos formatos, ten en cuenta los siguientes aspectos:

z Para indicar una cifra en un número, usa el 0 y el signo #. El 0

indica que la cifra o dígito se presentará siempre, mientras que #
solo muestra las cifras significativas (es decir, que no muestra los
Para indicar
los colores, ceros sin valor del número).
tenemos las
siguientes z El carácter de subrayado ( _ ) crea un espacio del tamaño del
posibilidades: ancho de un carácter.
[Negro],
[Blanco], [Azul], z Para poner el color del formato de la celda, indica el color entre
[Verde], [Rojo],
[Amarillo], corchetes. Por ejemplo: [Verde].
[Magenta] y
[Aguamarina]. z Para mostrar puntos en el formato, no hay más que añadirlos al
El color debe formato.
ser lo primero
que aparezca z Para impedir que aparezca cualquier tipo de número (positivos,
en la sección.
negativos o cero), no pongas nada en la sección correspondiente.

Cuando seleccionas un tipo de formato personalizado, se activa el

botón Eliminar, de forma que puedes borrar este formato que has
creado.

También es posible introducir formatos personalizados que

dependan del valor de la celda. Por ejemplo, podría interesar destacar un
resultado negativo con el color rojo y un valor positivo con el color
azul.

Para esto tendrás que poner la condición entre corchetes al inicio

del formato. Por ejemplo, el formato:

[Azul][>1000]#.###;[Rojo][<-1000]#.###;#.###

Presentará los valores mayores de 1000 en color azul, los menores

de 1000 en color rojo y los demás en negro, que es el color por defecto.
Más adelante veremos más cosas y más posibilidades sobre formatos
condicionales.

Utiliza la ayuda de Excel para crear formatos personalizados que

puedan serte útiles en tus hojas de cálculo. Puedes crear prácticamente
cualquier formato de número que se adapte a lo que quieras hacer, como
códigos, números de orden, de empleados, cantidades, notas, etc.

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 Formato avanzado de celdas

Aquí te muestro los códigos más utilizados a la hora de crear

formatos personalizados:

‹ #: Marca de lugar para dígito. Este símbolo sólo muestra las

cifras significativas del número, no aparecen los dígitos no
significativos.
‹ 0: Marca de lugar para dígito. Su comportamiento es el mismo
que el anterior, con la única diferencia de que, si el número la
celda tiene menos dígitos que los que indica el formato, se
añaden los ceros extras hasta completar el formato.
‹ ?: Marca de lugar para dígitos. Se comporta como los
anteriores, pero, en este caso, se añaden ceros no
significativos para que las comas decimales queden alineadas.
‹ coma ( , ): Simboliza la coma decimal.
‹ %: Porcentaje. Excel multiplica el valor por 100 e incluye el
carácter %.
‹ punto ( . ): Separador de miles o millares.
‹ \: Escribe textualmente el carácter que le sigue en el
formato. Para incluir un carácter \, tienes que ponerlo entre
comillas dobles.
‹ _: Deja el ancho de un carácter en blanco en el formato.
‹ "texto": Presenta el texto que esté entre comillas.
‹ @: Si escribes un texto en la celda, aparecerá en el lugar
donde esté puesto este símbolo en el formato.

Para introducir formatos de fechas y horas, algunos de los

códigos que tiene Excel son:

‹ m: Los meses como 1 - 12.

‹ mm: Los meses como 01 - 12.
‹ mmm: Los meses como ene - dic.
‹ mmmm: Los meses como enero - diciembre.
‹ d: Los días como 1 - 31.
‹ dd: Los días como 01 - 31.
‹ ddd: Los días como lun - sáb.
‹ dddd: Los días como lunes - sábado.
‹ aa: Los años como 00 - 99.
‹ aaaa: Los años como 1900 - 9999.
‹ h: Las horas como 0 - 23.
‹ hh: Las horas como 00 - 23.
‹ m: Los minutos como 0 - 59.
‹ mm: Los minutos como 00 - 59.
‹ s: Los segundos como 0 - 59.
‹ ss: Los segundos como 00 - 59.

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3. ESTILOS DE CELDA

E n ocasiones utilizarás un conjunto de características de

formato (tipo de fuente, tamaño, color, tramas, etc.) en varios
lugares de la hoja de cálculo.

En estos casos, puede ser útil el tener una forma de aplicar todo
este conjunto de formatos de una vez, sin tener que ir indicando cada
característica una a una.

Para esto, Excel dispone de los estilos de celda. Un estilo es una

combinación de formatos (por ejemplo, el tipo y tamaño de la letra, el
color, la alineación...) que se pueden aplicar de forma conjunta.

Si aplicas un estilo a unas celdas y, luego, cambias alguno de los

formatos de este estilo, las celdas sobre las que lo habías aplicado
cambiarán para ajustarse a estas nuevas características de formato.
Los estilos
están disponi-
bles en todas Excel tiene disponibles varios estilos al trabajar con un libro
las hojas de nuevo. Además de estos, puedes crear nuevos estilos o copiar estilos
cálculo del que existan en otros libros.
mismo libro.

Para aplicar un estilo a la celda o celdas seleccionadas, utiliza el

menú del botón , que está en el grupo de comandos
Estilos de la Cinta de opciones.

Observa los distintos estilos predefinidos que te ofrece Excel, en

los que se modifica la fuente y el tamaño de la letra, el color del texto o
de fondo de la celda, etc. Para aplicar un estilo en la celda o celdas
seleccionadas, simplemente tienes que seleccionarlo.

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 Formato avanzado de celdas

La característica de la vista previa activa de los programas de

Office permite ver el efecto que tendría la aplicación de cualquiera de
estos efectos simplemente pasando sobre él.

Al aplicar un estilo a una o varias celdas, cambiaremos, con una

sola acción, el color del texto y del fondo de las celdas, sus bordes, la
fuente y tamaño de la letra, etc., según estén definidas estas
características en el estilo.

Ten en cuenta que, al aplicar un estilo sobre una celda, todos los
formatos que estuvieran aplicados en la celda desaparecerán.

Para crear un estilo, selecciona la celda que tiene los formatos que
formarán el estilo y después dale un determinado nombre al estilo. De
esta forma, después de seleccionar la celda, accede a la opción Nuevo
estilo de celda del botón .

En este cuadro de diálogo puedes ver un resumen de las distintas

características que forman el estilo que estás creando.

Tras indicar el nombre que asignarás al nuevo estilo, si la celda

seleccionada ya tiene el conjunto de formatos que quieres almacenar en
este estilo, simplemente tendrás que aceptar el cuadro para añadirlo a la
lista de estilos.

Si no es así, puedes utilizar el botón Aplicar formato para

establecer todas las características de formato que formarán parte del
estilo. En este caso, se abrirá el cuadro de Formato de celdas , donde
podrás indicar indicar las características del nuevo estilo como si
estuvieras dándole formato a una celda: puedes seleccionar la
alineación, la fuente, los bordes a aplicar, etc.

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 Formato avanzado de celdas

En el cuadro de creación del nuevo estilo se indican, con unas

casillas de verificación, los distintos formatos que formarán parte del
estilo. Si quieres que alguna de estas características no quede incluida
La opción
Combinar en el estilo, desactiva la casilla correspondiente.
estilos del
menú del botón Si, una vez creado, quieres modificar las características de un
estilo, abre la lista de estilos desde el botón , haz clic
permite copiar
estilos de un con el botón derecho sobre dicho estilo y selecciona la opción
libro a otro, y Modificar.
así aprovechar
el trabajo con Para eliminar un estilo, selecciona la opción Eliminar desde este
los estilos que
ya hiciste en menú contextual del estilo.
el otro libro.
Ten en cuenta que, al eliminar un estilo, las celdas sobre las que lo
habías aplicado recuperarán el estilo Normal, y que no puedes eliminar
el estilo Normal.

Si quieres Un botón que te puede ser útil es Copiar formato , que se

copiar un for- encuentra en el grupo de comandos Portapapeles. Este botón permite
mato en más
de una celda, copiar un determinado formato o estilo de una celda en otra.
pulsa dos
veces en el Para utilizar este comando, primero tienes que ponerte en la celda
botón Copiar donde has aplicado el estilo o el conjunto de formatos que quieres
formato . utilizar en otro sitio, y pulsar el botón Copiar formato . A
Entonces
podrás hacer
continuación, pulsa en la celda donde quieres aplicar este formato.
clic en las
celdas en las
que quieras
aplicar el
formato; para
4. BUSCAR POR FORMATO
acabar, pulsa
la tecla .
P ara acabar la lección, vamos a ver una utilidad de Excel que te
puede servir para encontrar una determinada celda.

Ya sabes que puedes usar las opciones de Buscar y Reemplazar

para encontrar determinados valores o fórmulas en la hoja de cálculo.
Pues bien, la búsqueda también puede basarse en un determinado
formato.

Así, podrías buscar las celdas en las que se ha utilizado una

determinada fuente de texto, en las que se ha aplicado un borde, etc.

Para esto, elige la opción Buscar (o Reemplazar) del menú del

botón (que está en el grupo de comandos Modificar de la

ficha Inicio de la Cinta de opciones ). En el cuadro de diálogo que

aparecerá, pulsa en el botón Opciones.

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 Formato avanzado de celdas

No necesitas
indicar ningún
valor a buscar
cuando haces
una búsqueda
por formato,
aunque pue-
des combinar
las dos posibi-
lidades (buscar
un determina-
do texto que,
además, tenga
el formato que
Entonces podrás ver un botón con el nombre Formato. Utilizando
hayas indi- este botón, podrás indicar un formato de búsqueda, es decir, indicar que
cado). por lo que se buscará será una cierta característica de formato.

Para esto aparecerá un cuadro de diálogo con las mismas fichas y

controles que el cuadro de Formato de celdas , desde el que podrás
indicar las características del formato a buscar.

Podrás seleccionar un determinado formato de número, buscar las

celdas con una determinada fuente, con un cierto borde, de un color
concreto, etc.

Para empezar la búsqueda, pulsa en el botón Buscar siguiente del

cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Excel irá buscando las celdas
que tengan el formato especificado y se irá colocando en ellas.

Otra posibilidad que hay a la hora de indicar el formato a buscar es

elegirlo a partir de una celda de la hoja de cálculo. Para esto, despliega
la lista del botón Formato, pulsando en la flecha que aparece a su
derecha , y selecciona la opción Elegir formato de celda.

El cursor se transformará en una especie de cuentagotas , con

el que podrás pulsar en la celda que tenga el formato que quieres buscar
en el resto de la hoja de cálculo. De esta forma podrás indicar todas las
características del formato a buscar en un solo paso.

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