2c925b MP Activos Fijos Aprobado RA 056-2013 PDF

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE
ACTIVOS FIJOS MUEBLES
Aprobado Mediante Resolución Administrativa Nº 056/2013

La Paz, 21 de Marzo de 2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Código: MP-ADM-RAF-05
Páginas: 2 de 27
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Versión: 00

Fecha de emisión: Enero/2013
EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIÓN
BOLIVIA TV MUEBLES
INDICE
1. OBJETO.- ........................................................................................................................................................ 3
2. ALCANCE.- ..................................................................................................................................................... 3
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.- ............................................................................................................... 3
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS.- ............................................................................................................. 3
5. RESPONSABLES.- .......................................................................................................................................... 4
6. POLÍTICAS DE OPERACIÓN.- .................................................................................................................... 5
7.PROHIBICIÓN PARA EL USO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES.- ................................................................ 5
8.INSUMOS.-.......................................................................................................................................................... 8
9.DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.- ....................................................................................................... 8
10. REGISTROS.- ................................................................................................................................................ 27
11. ANEXOS.- ...................................................................................................................................................... 27
12. CUADRO DE CAMBIOS.- .............................................................................................................................. 27
Nombre Cargo Firma Fecha
Elaborado por: Miguel Choque Técnico I en Organización
Juan Carlos Suarez Responsable de Activos Fijos
Javier Cabrera Técnico I en Activos Fijos
Ivonne Segales Jefe Financiero

Revisado por:
María Palacios Jefe Administrativo a.i.
Directora de Planificación y
Proyectos
Gerente Administrativo
Lilian Peñarrieta
Financiero
Gustavo
Aprobado por: Gerente General
Portocarrero
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1. OBJETO.-
Gestionar, controlar y realizar el seguimiento de los activos fijos muebles de la Empresa Estatal
de Televisión BOLIVIA TV independientemente de la fuente de financiamiento.
2. ALCANCE.-
Este manual es de aplicación obligatoria para todo el personal de BOLIVIA TV. Abarca los
procedimientos relacionados con la recepción, asignación, registro y control de bienes muebles
de propiedad de BOLIVIA TV.
El presente manual no comprende a los bienes inmuebles.
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.-
Se emplea los siguientes documentos de referencia:
a) Ley N° 1178 de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales;
b) Decreto Supremo Nº 0078 de 15 de abril de 2009, creación de la Empresa Estatal de

Televisión Bolivia TV como Empresa Pública Nacional Estratégica – EPNE;
c) Resolución Suprema Nº 217055 de 20 de mayo de 1997 que aprueba la Norma Básica del
Sistema de Organización Administrativa;
d) Decreto Supremo Nº 222957 de 4 de marzo de 2005, que aprueba la Norma Básica del
Sistema de Contabilidad Integrada;
e) Decreto Supremo N° 0181 de 28 de junio de 2009, que aprueba la Norma Básica del
Sistema de Administración de Bienes y Servicios;
f) Resolución de Directorio Nº 004 de 04 de septiembre de 2009, que aprueba el Reglamento

Específico del Sistema de Organización Administrativa de BOLIVIA TV;
g) Resolución del Directorio Nº 004/09 y su modificación aprobada mediante Resolución del

Directorio Nº 01/2010, que aprueba el Reglamento Específico del Sistema de
Administración de Bienes y Servicios de la Empresa Estatal de Televisión de BOLIVIA TV;
h) Resolución del Directorio Nº 004/09, que aprueba el Reglamento Específico del Sistema de
Contabilidad Integrada;
Bajo el siguiente marco legal del Decreto Supremo 0181 en la que menciona:
“El manejo de estos bienes estará sujeto a reglamentación especial, que podrá tomar como
referencia el contenido de la presente NB-SABS en las partes afines a su operación y control.”
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4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS.-
4.1. SIAF.- Sistema Información de Activos Fijos
4.2. ACTIVO FIJO.- es un bien de BOLIVIA TV, son necesarios para el funcionamiento de
la empresa y no se destinan a la venta.
4.3. ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS.- Es el acto administrativo en el cual se entrega a un

servidor público un activo o un conjunto de estos, generando la responsabilidad sobre su
debido uso y custodia.
4.4. BASE DE DATOS.- Es el archivo electrónico de datos.
4.5. RESPONSABLE DE RECEPCIÓN Y/O COMISIÓN DE RECEPCIÓN.- Para la recepción de

bienes se formará una comisión de recepción compuesta por; representante del área de
contrataciones, un representante de la Unidad Solicitante, un representante del Área de
Activos Fijos y un representante de la firma del proveedor.
4.6. FUNCIONARIO ASIGNADO.- Personal de planta o consultor de BOLIVIA TV, que tiene
asignado bajo su responsabilidad activos para el desarrollo de sus funciones.
4.7. INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS.- Es el recuento físico pormenorizado entre los bienes
físicos y los registros de BOLIVIA TV.
4.8. INCORPORACIONES DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES AL INVENTARIO.- La incorporación

de bienes muebles al activo fijo de BOLIVIA TV consiste en su registro físico. Se producirá
después de haber sido recepcionado por el Responsable de Activos Fijos.
4.9. REGISTRÓ CONTABLE.- Es la acción de registrar existencias en los libros de

Contabilidad de BOLIVIA TV, con objeto de proporcionar los elementos necesarios para
elaborar la información financiera del mismo.
4.10. REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS.- Es el registro que realiza en formularios de ingresos e

incorporaciones en el SIAF, el registro de las características, ubicación y valor del bien.
4.11. MANTENIMIENTO.- Es la función especializada de conservación técnica que se efectúa a

los activos para que permanezcan en condiciones de uso.
5. RESPONSABLES.-
5.1. El Gerente Administrativo Financiero es responsable de:

a. Es el responsable principal ante la MAE, por el manejo y administración de bienes de
BOLIVIA TV.
b. Establecer políticas y estrategias para el control, administración y salvaguarda de bienes
muebles de propiedad o que se encuentren bajo custodia de BOLIVIA TV.
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5.2. El Responsable de Activos Fijos es responsable de:

a. Formar parte de las Comisiones de Recepción o ser Responsable de Recepción, cuando se
realicen adquisiciones de bienes muebles.
b. Cotejar que los bienes recibidos correspondan a la información contenida en las
especificaciones técnicas, Contrato u Orden de Compra verificando las características
físicas del bien adquirido.
c. Registrar el ingreso de bienes muebles según la denominación básica y su descripción
propia de acuerdo a la nomenclatura establecida por la Contaduría General del Estado.
d. Registrar la incorporación y asignación de los bienes muebles en el Sistema de
Información de Activos Fijos (SIAF).
e. Codificar y asignar la etiqueta de identificación al bien mueble.
f. Resguardar los activos fijos incorporados, previo a su asignación.
g. Realizar el inventario físico de los activos fijos muebles e intangibles de propiedad de
BOLIVIA TV, por lo menos una vez al año o cuando la Jefatura Administrativa lo solicite.
h. Realizar el registro de los bienes reasignados entre unidades para su control.
i. Conciliar con el Responsable de Contabilidad el registro contable de activos fijosy activos
intangibles, remitir toda la información al Área de Contabilidad para el registro de la
actualización y depreciación, así como la amortización en el caso de intangibles.
j. Remitir la documentación a la Dirección Jurídica Nacional para el registro del derecho
propietario de bienes muebles de BOLIVIA TV, cuando corresponda.
k. Coordinar con el área de Servicios Generales, el mantenimiento periódico de los bienes
muebles, de acuerdo a cronograma establecido, demanda de los servidores públicos y el
presupuesto disponible.
l. Solicitar la contratación de seguros para prevenir riesgos de pérdida económica y hacer el
seguimiento respectivo de los diferentes bienes muebles de propiedad y de custodia de
BOLIVIA TV, independientemente de su fuente de financiamiento.
m. Mantener un flujo de información permanente con el Área de Contrataciones para la
recepción y asignación de bienes muebles de propiedad de BOLIVIA TV.
n. Coordinar permanentemente con el Área de Contabilidad la verificación, valoración y
posible baja de los activos.
o. Certificar la NO EXISTENCIA para la adquisición de nuevos activos fijos muebles, previo a
la certificación de la Dirección de Planificación y Proyectos y Responsable de
Presupuestos.
5.3. El Responsable de Contabilidad es responsable de:

a. Ingresar la información respectiva de las adquisiciones de BOLIVIA TV en el Sistema
Contable (SIGMA), verificando la consistencia de la información a ser registrada con la
documentación que respalda la adquisición.
b. Verificar y conciliar periódicamente y al cierre de gestión el saldo contable de activo fijo
(reportes del SIAF) y realizar los ajustes que correspondan.
c. Registrar contablemente las depreciaciones, actualizaciones y amortizaciones de bienes
muebles y activos intangibles, remitidos por Activos Fijos debidamente conciliada.
d. Archivar los comprobantes de egreso C-31, reportes del SIAF y la documentación de
respaldo, para su posterior uso y verificación.
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5.4. El Jefe Financiero es responsable de:

a. Supervisar y controlar las actividades del Responsable de Contabilidad con respecto al
saldo contable de activos fijos, para una apropiada exposición de la información financiera.
b. Gestionar las operaciones relativas al registro y custodia de los documentos que sustenta
los diferentes procesos de registro contable de las incorporaciones de bienes muebles de
BOLIVIA TV.
5.5. El Servidor Público Asignado con bien mueble es responsable de:

a. Resguardar y usar racionalmente los bienes asignados.
b. Validar y firmar la Nota de Asignación de bienes.
c. Mantener una copia de la Nota de Asignación para su control.
d. Notificar a la Unidad de Activos Fijos cuando se presente un robo, extravío y/o siniestro de
un bien o deterioro del número de identificación del bien.
e. Informar y Realizar la devolución de activos fijos, cuando deje de prestar servicios en la
empresa.
6. POLÍTICAS DE OPERACIÓN.-
Las disposiciones contenidas en el presente manual se aplicarán a todos los activos fijos muebles
de propiedad de BOLIVIA TV y los que estén a su cargo o custodia.
I. Los Activos Fijos muebles de BOLIVIA TV únicamente podrán ser registrados y asignados
por la unidad de Activos Fijos.
II. Los Activos Fijos muebles de BOLIVIA TV son asignados a personas cuyo contrato o
convenio les permita ser responsables por su adecuado uso y custodia.
III. El personal que tenga asignado bienes muebles de BOLIVIA TV deberá velar por la buena
conservación de los bienes a su cargo, debiendo requerir al Responsable de Activos
Fijos con la debida anticipación servicios de mantenimiento preventivo o correctivo si
corresponde, asimismo, previo al movimiento de activos fijos deberá solicitar la
autorización correspondiente.
Cuando se trate de servicios de mantenimiento de equipos de computación la solicitud

de servicios de mantenimiento se lo hace al Encargado de Sistemas dependiente de la
Gerencia Técnica.
IV. Bajo ninguna circunstancia deben ser dañadas o retiradas las etiquetas que contienen el
número de identificación de los bienes muebles, es responsabilidad del Servidor
Público Asignado, su preservación, a tal efecto deberá informar al Responsable de
Activos Fijos la ausencia de ésta en el bien, de manera que sea repuesta la etiqueta
nuevamente y el bien mantenga su identificación.
V. De los plazos:
 El Responsable de Activos Fijos remite semestralmente al Responsable de

Contabilidad el reporte del SIAF, para la conciliación contable.
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VI. De las exigencias:
 El Responsable de Activos Fijos deben resguardartoda la documentación de

respaldo para el registro respectivo, tanto en medios magnéticos como en físico.
 Para ser liberado de la responsabilidad el funcionario debe devolver al Responsable

de Activos Fijos, el o los bienes que estaban a su cargo, debiendo recabar el acta de
devolución escrita de esta unidad. Mientras no lo haga estará sujeto al régimen de
responsabilidad por la función pública establecida en la Ley 1178 y sus reglamentos.
VII. De la Identificación de los bienes:
Todo activo debe ser identificado mediante etiquetas, las cuales llevan para su control
un código interno, el cual permite la identificación y descripción, de manera que se
diferencien una unidad de las partes que la componen, discriminando claramente un
bien de otro, facilitando el recuento físico.
Tiene la siguiente estructura de codificación:
DÍGITOS 1 2 3 4 5 6 7 8 9
ESTRUCTURA 0 2 0 1 0 1 0 1 0
GRUPO UBICACIÓN
CORRELATIVO
CONTABLE GENERAL
Codificación grupo contable:
02 MUEBLES
03 MAQUINARIA Y EQUIPO EN GENERAL
05 EQUIPO DE COMUNICACIÓN
15 EQUIPO DE COMPUTACIÓN
08 VEHÍCULOS
Codificación ubicación general:
01 LA PAZ
02 SANTA CRUZ
03 COCHABAMBA
04 CHUQUISACA
05 TARIJA
06 ORURO
07 POTOSÍ
08 PANDO
09 BENI
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Para aquellos activos de estructura física frágil o de superficie irregular, donde no se

pueda colocar esta etiqueta se identificará por medio de una etiqueta escrita con tinta
indeleble.
VIII. Del Registro en el SIAF:
Para la captura del registro de bienes en la base de datos del SIAF se debe contar con la
siguiente información:
a. Código;
b. Fecha de Incorporación;
c. Descripción;
d. Grupo de activos fijos y Auxiliar;
e. Oficina;
f. Responsable;
g. Estado Activo;
h. Observaciones;
i. Organismo financiador;
j. Nº de convenio;
k. Y otros datos que se requiera el Sistema de Activos Fijos.
IX. Del control de Activos Fijos:
La Unidad de Activos Fijos para el control de activos toma en cuenta lo siguiente:
 Cuando se presenten cambios de personal

 Donaciones de activo fijo.
 Transferencias de activo fijo
 Bienes dados de baja.
 Bienes en custodia.
X. Descripción de cuentas contables:
El código de las cuentas contables sigue el formato establecido en el Sistema de Gestión

y Modernización Administrativa “SIGMA”.
7. PROHIBICIÓN PARA EL USO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES:
Los servidores públicos quedan prohibidos de:
a) Usar los bienes para beneficio particular o privado;

b) Permitir el uso para beneficio particular o privado;
c) Prestar o transferir el bien a otro empleado público;
d) Enajenar el bien por cuenta propia;
e) Dañar o alterar sus características físicas o técnicas;
f) Poner en riesgo el bien;
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g) Ingresar bienes particulares sin autorización de la Unidad o Responsable de Activos Fijos;

h) Sacar bienes de la entidad sin autorización de la Unidad o Responsables de Activos Fijos;
8. INSUMOS:
Insumos necesarios para la asignación del activo fijo:
 Formulario de asignación de activos fijos.
Insumos necesarios para el registro contable de activos fijos:

 Formulario Único de Contrataciones.
 Especificaciones Técnicas.
 Orden de Compra o Contrato.
 Informe de Conformidad.
9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.-

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PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF-05-01 RECEPCIÓN
Plazo
Etapa Responsable Actividad Instrumento Referencial
1 RPC o RPA Una vez adjudicada la contratación de bienes muebles, Memorándum de ---
independientemente de la fuente de financiamiento, designa Designación
como parte de la Comisión de Recepción al Responsable de
Activos Fijos para la verificación de las características físicas.
Por lo tanto, se designará la Comisión de Recepción de la

siguiente manera:
a. Independientemente del monto de la contratación, en los
siguientes casos, un funcionario dependiente de la
Gerencia Técnica con la competencia necesaria, será
parte de la Comisión de Recepción, siendo responsable
de la verificación de los atributos técnicos y funcionales:
i. Equipos de comunicación
ii. Equipos de computación
iii. Equipo educacional y recreativo, como micrófonos,
proyectores, cámaras de video digital y otros
similares.
b. Serán también integrantes de la Comisión de Recepción:
- En la ciudad de La Paz, uno o más funcionarios de
la Unidad Solicitante y del área de Activos Fijos.
- En el interior del país, uno o más funcionarios de la
Unidad Solicitante y del área de Activos Fijos.
Cuando no sea posible la participación de un
funcionario de Activos Fijos, podrá suplir esta
función un responsable del área administrativa,
quien deberá remitir la documentación al
Responsable de Activos Fijos, en el plazo máximo
de 3 días calendario.
2 Comisión de Recepciona los bienes muebles, se deberá tomar en cuenta las --- 3 Días
Recepción o siguientes consideraciones:
Responsable de a. Algunos bienes podrán ser recibidos por BOLIVIA TV
Recepción para ser sujetos a verificación únicamente cuando:
- Su inspección demande un tiempo prolongado;
- Su verificación exija criterio técnico especializado;
- Cuando las condiciones contractuales así lo
determinen;
- Cuando se requiera efectuar pruebas de
funcionamiento o puesta en marcha.
Al respecto, el RPC o RPA en coordinación con un

funcionario de la Unidad Solicitante y la Gerencia Técnica
(cuando corresponda) establecerán el tiempo que demanda la
verificación, debiendo hacer conocer este plazo al proveedor.
b. En el caso de Activos Intangibles para la Programación,
la Comisión de Recepción, en el momento de la
recepción, verifica la cantidad de material recibido y
emite el informe de Conformidad o Disconformidad
según corresponda. La Unidad Solicitante es responsable
de verificar los contenidos y la calidad del material
recibido.
c. Si los activos fijos muebles requieren ser entregados en
un lugar distinto a los almacenes de BOLIVIA TV, estos
deberán ser descritos en el contrato u orden de compra,
con la participación de la comisión de recepción, deberán
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Plazo
debiendo cumplir con el procedimiento de recepción.
d. En el caso de donaciones o transferencias el (la) Jefe
Administrativo remite la documentación que avala dicho
acto al Responsable de Activos Fijos para su posterior
registro e incorporación en el inventario de BOLIVIA
TV.
e. La recepción de bienes, de propiedad de BOLIVIA TV o
bajo su custodia, debe estar respaldada por los
documentos de adquisición, préstamo de uso, alquiler o
arrendamiento u otros, según corresponda.
3 Comisión de Cuando el bien mueble una vez verificado no se encuentre Informe de conformidad o 2 Días
Recepción o observado, la comisión de recepción elabora el Informe de Informe de Disconformidad
Responsable de Conformidad remitiéndolo al RPC o RPA para el cierre del
Recepción proceso.
En el caso de encontrarse observaciones se elabora el Informe

de Disconformidad remitiéndolo al RPC o RPA para la toma
de acciones respectivas.
Al mismo tiempo la Comisión de entregará al Responsable de

Activos Fijos el bien mueble para su codificación, registro y
asignación a la Unidad Solicitante.
4 RPC o RPA Elabora la solicitud de pago, mismo que remite al Jefe Solicitud de Pago En el Día
Financiero adjuntando toda la documentación de respaldo de
la contratación.
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF-05-01 RECEPCIÓN
BOLIVIA TV
RPC o RPA Comisión de Recepción o Responsable de Recepción

1 T: Ind.
adjudicada la 3 T: 2 Días
contratación de bienes
muebles, designa como Cuando el bien mueble
parte de la Comisión de una vez verificado no se
Recepción al encuentre observado, la
Responsable de Activos comisión de recepción
Fijos para la verificación elabora el Informe de
de las características Conformidad o
físicas del bien encontrarse
observaciones elabora
Memorándum de el Informe de
designación Disconformidad y
remite al RPC o RPA.
Informe de
conformidad o informe
de disconformidad
2 T: 3 Días
Recepciona los bienes

MUEBLES
muebles
4 T: En el día
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Elabora la solicitud de
pago, mismo que
remite al Jefe
Financiero adjuntando
toda la documentación
de respaldo de la
contratación
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
Solicitud de Pago
Versión: 00
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Código: MP-ADM-RAF-05
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PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF-05-02 CODIFICACIÓN
Plazo
1 Responsable de Recepciona el bien a ser codificado, revisa que se encuentre Documentación ---
Activos Fijos toda la documentación.
2 Responsable de Para controlar la asignación de los bienes muebles, adopta un --- En el Día
Activos Fijos sistema de identificación a través de códigos específicos para
cada bien mueble, lo que permite entre otros aspectos la
identificación de su clase o naturaleza, su ubicación y la
fuente de financiamiento.
3 Responsable de Asigna un código de identificación propio y coloca Etiqueta de Identificación 2 Días

Activos Fijos físicamente la etiqueta de identificación a los bienes muebles
de propiedad de BOLIVIA TV.
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF-05-02 CODIFICACIÓN
BOLIVIA TV
Responsable de Activos Fijos

1 T: Ind. 2 T: En el día 3 T: 2 Días.
Recepciona el bien a ser Asigna un código de

Para controlar la
codificado, revisa que identificación propio y
asignación de los bienes
se encuentre toda la coloca físicamente la
muebles, adopta un
documentación. etiqueta de
sistema de
identificación a los
Documentación identificación a través
bienes muebles de
de códigos específicos
propiedad de BOLIVIA
para cada bien mueble,
TV
lo que permite entre
otros aspectos la Etiqueta de
identificación de su Identificación
clase o naturaleza, su
ubicación y la fuente de
financiamiento
MUEBLES
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PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF-05-03 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES
Plazo
1 Responsable de Registra el ingreso del activo fijo mueble en el Formulario de FORM-AAF-ING-01 ---
Activos Fijos acta de ingreso de activos fijos identificando la descripción
del bien (modelo, serie, marca) según corresponda, además
del proveedor, unidad solicitante, costo, fecha de recepción,
partida contable y otros documentos de entrega.
Asimismo, el Responsable de Activos Fijos mantiene para su

control y custodia un archivo en fotocopias que comprende;
la Orden de Compra o Contrato como anexo al Formulario de
Ingreso de Activos Fijos.
2 Responsable de Registra el código de identificación, descripción, grupo de --- En el Día
Activos Fijos activo fijo y auxiliar, oficina asignada, responsable asignado
para su custodio en el Sistema de Información de Activos
Fijos (SIAF), observaciones y otros datos que Sistema de
Activos requiera.
3 Responsable de En coordinación con el Director Jurídico Nacional registran Documentación derecho Indeterminado
Activos Fijos el derecho propietario de los activos fijos muebles como ser propietario
los vehículos y otros que así lo requieran a nombre de
BOLIVIA TV, independientemente de la fuente de
financiamiento en las instancias correspondientes, debiendo
efectuar el seguimiento y control sobre el saneamiento de la
documentación legal de los mismos.
4 Técnico en Activos Mantiene un archivo actualizado de la documentación, la cual Archivo Permanente
está compuesta por toda la documentación legal y

administrativa de respaldo que demuestre la propiedad de
BOLIVIA TV.
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF-05-03 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES
BOLIVIA TV
Responsable de Activos Fijos Técnico de Activos Fijos

1 T: --- 4 T: Perm.
Registra el ingreso del Mantiene un archivo

activo fijo mueble en el actualizado de la
Formulario de acta de documentación, la cual
ingreso de activos fijos está compuesta por
identificando la toda la documentación
descripción del bien legal y administrativa
de respaldo que
FORM-AAF-ING-01 demuestre la
propiedad de BOLIVIA
TV
Archivo
2 T: En el día
Registra el código de
identificación,
descripción, grupo de
activo fijo y auxiliar,
oficina asignada,
responsable asignado
para su custodio en el
Sistema de
Información de Activos
Fijos (SIAF),
observaciones y otros
datos que Sistema de
MUEBLES
Activos requiera
3 T: Ind.
En coordinación con el
Director Jurídico
registran el derecho
propietario de los
activos fijos muebles
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PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF-05-04 ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES
Plazo
1 Responsable de La entrega de activos fijos muebles al personal de BOLIVIA Formulario de Asignación de 2 Días
Activos Fijos TV es realizado medianteFormulario de Asignación de Activos Fijos
Activos Fijos que se considera como la constancia de entrega
del bien, en la que el funcionario receptor expresa su
conformidad mediante su firma.
2 Funcionario Una vez entregado el bien asignado valida los datos, verifica Formulario de Asignación de En el Día
Asignado el estado del activo, firma el formulario de asignación de Activos Fijos
Activos Fijos y recibe el activo fijo para su uso y resguardo.
3 Técnico en Activos Archiva y resguarda la documentación de la asignación en Archivo En el Día
Fijos orden cronológico.
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF-05-04 ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES
BOLIVIA TV
Responsable de Activos Fijos Funcionario Asignado Técnico en Activos Fijos

1 T: 2 Días 2 T: En el día 4 T: En el día
La entrega de activos Una vez entregado el Archiva y resguarda la

fijos muebles es bien asignado valida documentación de la
realizado mediante los datos, verifica el asignación en orden
Formulario de estado del activo, cronológico
Asignación de Activos firma el formulario de
Fijos. Archivo
asignación de Activos
Formulario de Asignación de Fijos y recibe el activo
Activos Fijos fijo para su uso y
resguardo
Formulario de Asignación de
Activos Fijos
MUEBLES
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PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF-05-05 MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES
Plazo
1 Responsable de La Gerencia Administrativa Financiera a través del POA ---
Activos Fijos Responsable de Activos Fijos prevé e incluye en el POA de la
unidad, el mantenimiento anual de bienes muebles que así lo
requiera o se consideren necesarios.
Cuando se trate de equipos de computación u otros equipos

técnicos, la Gerencia Técnica prevé dentro del POA de su
unidad el mantenimiento preventivo y correctivo de equipos
de comunicación.
2 Funcionario de Solicitará a la Gerencia Técnica o la Unidad de Activos Fijos -- En el Día
BOLIVIA TV el mantenimiento preventivo o correctivo necesario, según
corresponde.
3 Gerencia Técnica o Según corresponda, realizan el mantenimiento necesario a los -- Indeterminado
Activos Fijos bienes de BOLIVIA TV de acuerdo a cronograma,

necesidades y/o requerimientos de mantenimiento.
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF-05-05 MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES
BOLIVIA TV
Responsable de Activos Fijos Funcionario de BOLIVIA TV Gerencia Técnica o Activos Fijos

1 T: --- 2 T: En el día 3 T: ---
La Gerencia Según corresponda,

Solicitará a la Gerencia
Administrativa realizan el
Técnica o la Unidad de
Financiera a través del mantenimiento
Activos Fijos el
Responsable de necesario a los bienes
mantenimiento
Activos Fijos prevé e de BOLIVIA TV de
preventivo o
incluye en el POA de la acuerdo a cronograma,
correctivo necesario,
unidad, el necesidades y/o
según corresponde
mantenimiento anual requerimientos de
de bienes muebles que mantenimiento
así lo requiera o se
consideren necesarios
POA
MUEBLES
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PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF-05-06 SALVAGUARDA DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES
Plazo
1 Responsable de Aquellos activos fijos muebles de propiedad de la BOLIVIA Solicitud de contratación ---
Activos Fijos TV, independientemente de su fuente de financiamiento, que
requieran de seguros contra perdidas, robos deberán contar
con una póliza de seguros.
Al respecto, el Responsable de Activos Fijos realiza la

solicitud de la contratación de seguros de aquellos bienes
muebles, que así lo requieran.
2 Responsable de Cuando se requiera hacer efectivo la póliza de seguro, --- En el Día
Activos Fijos coordina con la empresa aseguradora las acciones a tomar
según sea el caso.
3 Técnico de Activos Mantiene un archivo actualizado de las pólizas de seguro, Archivo En el Día
Fijos verificando constantemente la vigencia de los mismos.
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF-05-06 SALVAGUARDA DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES
BOLIVIA TV

1 T: Ind.
Realiza la solicitud de la T: En el día

contratación de seguros
3
de aquellos bienes Mantiene un archivo
muebles, que así lo actualizado de las
requieran pólizas de seguro,
Solicitud de verificando
Contratación constantemente la
vigencia de los mismos
Archivo
2 T: en el día
Cuando se requiera
MUEBLES
hacer efectivo la póliza

de seguro, coordina con
la empresa aseguradora
las acciones a tomar
según sea el caso
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BOLIVIA TV MUEBLES
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF-05-07 TOMA FISICA DEL INVENTARIO Y MOVILIZACIÓN

DE LOS ACTIVOS
Plazo
1 Responsable de Se efectúan inventarios físicos periódicos o sorpresivos a Cronograma Toma Física del ---
Activos Fijos objeto de verificar la existencia, localización y condición Inventario
física de todos los activos existentes.
Para ello, el Responsable de Activos Fijos planifica la toma

física del Inventario de bienes muebles de propiedad de
BOLIVIA TV, en coordinación con la Jefatura Administrativa
y los Técnicos en Activos Fijos
2 Técnico en Activos De acuerdo al cronograma aprobado por la Jefatura --- ---
Fijos Administrativa, realiza el recuento y la verificación de los
bienes muebles según el código de identificación, así como la
verificación del estado de los mismos,movimiento de activos
y otros, según sea el caso, considerando lo siguiente:
 Cuando la etiqueta de identificación del bien mueble se
encuentre dañada e ilegible, éste será repuesto por el
Técnico en Activos Fijos verificando las Notas de
Asignación.
 Cuando el bien mueble no se encuentre en buen estado, el
Responsable de Activos Fijos analizará las causas y
determinara las acciones o disposición de bienes, según
corresponda.
 Cuando se realicen cambios de ubicación o reubicación
interna de los activos fijos muebles, estos deben ser
registrados por el Responsable de Activos Fijos, el cual
procede a efectuar los registros.
 Cuando existencia de bajas y altas de personal.
3 Responsable de Mantiene un control adecuado de los activos fijos muebles, Informe En el Día
Activos Fijos elaborando un informe a la Gerencia Administrativa
Financiera vía Jefatura Administrativa, detallando los bienes
con valor 1 y se encuentren aun prestando servicios,
movimientos no autorizados de bienes y otros necesarios.
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF-05-07 TOMA FISICA DEL INVENTARIO Y MOVILIZACIÓN DE LOS ACTIVOS
BOLIVIA TV

1 T: ---
Se efectúan inventarios 2 T: ---

físicos periódicos o
sorpresivos a objeto de De acuerdo al
verificar la existencia, cronograma aprobado
localización y condición por la Jefatura
física de todos los Administrativa, realiza
activos existentes el recuento y la
verificación de los
Solicitud de bienes muebles según
Contratación el código de
identificación, así
como la verificación
del estado de los
mismos, movimiento
de activos y otros,
según sea el caso,
considerando lo
siguiente
3 T: en el día
Mantiene un control
MUEBLES
adecuado de los
activos fijos muebles,
elaborando un informe
a la Gerencia
Administrativa
Financiera vía Jefatura
Administrativa,
detallando los bienes

con valor 1 y se
encuentren aun
prestando servicios,
movimientos no
autorizados de bienes
y otros necesarios
Informe
Versión: 00
Páginas: 24 de 27

Páginas: 25 de 27

BOLIVIA TV MUEBLES
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF-05-08 REGISTRO CONTABLE DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES
Plazo
1 Jefe Administrativo Recepcionado el Informe de Conformidad elabora y remite la Informe de conformidad + ---
solicitud de cancelación adjuntando toda la siguiente documentación de respaldo
documentación de respaldo de la adquisición del bien mueble
al Jefe Financiero vía Gerencia Administrativa Financiera:
 Formulario Único de Contrataciones.
 Especificaciones Técnicas.
 Orden de Compra o Contrato.
 Informe de Conformidad.
2 Jefe Financiero Recibe documentación de solicitud de cancelación, deriva al Legajo En el Día
Responsable de Contabilidad para su análisis y registro.
3 Responsable de Deriva la solicitud de cancelación al Profesional en --- 1 Día
Contabilidad Contabilidad para la verificación de la información y de la
documentación de respaldo.
4 Profesional en Procede a la verificación de la información y de la Informe de conformidad 3 Días
Contabilidad documentación de respaldo, por lo que éste en caso de no
encontrar observación alguna elabora un Informe de
Conformidad como forma de aprobación a la revisión el cual
envía al Responsable de Contabilidad.
En caso de encontrarse observaciones, comunica al

Responsable de Contabilidad para su respectivo ajuste en
coordinación con el Jefe Administrativo y Jefe Financiero.
5 Responsable de Registra la adquisición de activos fijos muebles en el sistema --- Indeterminado
Contabilidad de contabilidad (SIGMA), una vez recibida toda la

documentación de respaldo y la factura por parte del
proveedor, a tal efecto analiza y verifica la consistencia de la
información que ingresa al sistema, cuidando que se expresen
sin errores.
El Sistema de Contabilidad (SIGMA) automáticamente

genera la cuenta y los asientos contables sobre la adquisición
de bienes muebles. Todo registro de los activos fijos muebles
se realiza atendiendo al costo incurrido por BOLIVIA TV
para su adquisición.
6 Responsable de Remite el original del reporte del SIAF (semestralmente, a fin Reporte SIAF ---
Activos Fijos de gestión y al corte de emisión de los estados financieros)

mediante comunicación interna al Responsable de
Contabilidad para la conciliación respectiva.
7 Responsable de Reporte del SIAF Indeterminado
Contabilidad Recibe el Reporte del SIAF y efectúa la conciliación de los

activos reportados con la información contenida en el sistema
de contabilidad (SIGMA).
Para el cierre de gestión el Responsable de Contabilidad en
coordinación con el Responsable de Activos Fijos realiza la
conciliación de saldos, entre el resúmen de activos fijos y su
relación con el saldo del inventario físico valorado de activos
fijos, previo a la emisión de estados financieros.
8 Responsable de En el caso de presentarse diferencias, en coordinación con el --- ---

Contabilidad Responsable de Activos Fijos determinan el origen de las
diferencias halladas.
Páginas: 26 de 27

BOLIVIA TV MUEBLES
Plazo
A tal efecto, establecidas las diferencias el Responsable de

contabilidad procede a realizar y rendir los registros contables
a que haya lugar, a efecto de solventar las diferencias o de la
misma manera el Responsable de Activos Fijos ajusta el
registro de control de Activos Fijos.
Todo ajuste oportuno de registros Contables o de Activos

Fijos debe estar respaldada y debidamente justificada.
9 Responsable de Sin embargo, si la información de la conciliación de los --- 2 Días
Contabilidad activos fijos coincide con la del sistema de contabilidad, el
Responsable de Contabilidad y el Responsable de Activos
Fijos da conformidad a la información contenida en el
sistema.
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF-05-08 REGISTRO CONTABLE DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES
BOLIVIA TV
Jefe Administrativo Jefe Financiero Responsable de Contabilidad Profesional en Contabilidad

1 T: --- 2 T:En el día 3 T: 1 Día 4 T: En el día
Recepcionado el Deriva la solicitud de Procede a la

Recibe documentación
Informe de cancelación al verificación de la
de solicitud de
Conformidad elabora y Profesional en información y de la
cancelación, deriva al
remite la solicitud de Contabilidad para la documentación de
Responsable de
cancelación verificación de la respaldo, por lo que
Contabilidad para su
adjuntando información y de la éste en caso de no
análisis y registro
documentación de documentación de encontrar observación
respaldo al Jefe respaldo alguna elabora un
Financiero vía Informe de
Gerencia Conformidad como
Administrativa forma de aprobación a
Financiera la revisión el cual
5 T: --- envía al Responsable
Formulario Único de
Contrataciones, de Contabilidad
Registra la adquisición
Especificaciones de activos fijos Informe de
Técnicas, Orden de muebles en el sistema Conformidad
Compra o Contrato, de contabilidad
Informe de (SIGMA), una vez
Conformidad recibida toda la
documentación de
respaldo y la factura
por parte del
proveedor
7 T: ---
MUEBLES
Recibe el Reporte del Responsable de Activos Fijos

SIAF y efectúa la
conciliación de los
activos reportados con
la información
6 T: ---
contenida en el
sistema de Remite el original del
contabilidad (SIGMA) reporte del SIAF
(semestralmente, a fin
T: --- de gestión y al corte de
8 emisión de los estados
En el caso de
financieros) mediante
presentarse
comunicación interna
diferencias, en
al Responsable de
coordinación con el
Contabilidad para la
Responsable de
conciliación respectiva
Activos Fijos
determinan el origen Reporte del SIAF

de las diferencias
halladas
9 T: 2 Días
Si la información de la
conciliación de los
activos fijos coincide
con la del sistema de
contabilidad, el
Responsable de
Contabilidad y el
Responsable de
Versión: 00
Activos Fijos da
conformidad a la
información contenida
Páginas: 27 de 27
en el sistema
Páginas: 28 de 27

BOLIVIA TV MUEBLES
10. REGISTROS.-
LISTA MAESTRA
Código Descripción
FORM- AAF-ING-01 Nota de Ingreso de Activos Fijos
FORM-AAF-NAS-02 Nota de Asignación de Activos
11. ANEXOS.-
 Diagrama de Flujo
 Formatos
 Otros
12. CUADRO DE CAMBIOS.-
FECHA DE REVISADO APROBADO FECHA DE

VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO FIRMA
REVISION POR POR APROBACION
00 Elaboración - - - -

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE

ACTIVOS FIJOS MUEBLES

Aprobado Mediante Resolución Administrativa Nº 056/2013

ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Versión: 00

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.- ............................................................................................................... 3

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS.- ............................................................................................................. 3

6. POLÍTICAS DE OPERACIÓN.- .................................................................................................................... 5

7.PROHIBICIÓN PARA EL USO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES.- ................................................................ 5

9.DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.- ....................................................................................................... 8

10. REGISTROS.- ................................................................................................................................................ 27

11. ANEXOS.- ...................................................................................................................................................... 27

12. CUADRO DE CAMBIOS.- .............................................................................................................................. 27

Nombre Cargo Firma Fecha

Elaborado por: Miguel Choque Técnico I en Organización

Juan Carlos Suarez Responsable de Activos Fijos

Javier Cabrera Técnico I en Activos Fijos

Ivonne Segales Jefe Financiero

ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Versión: 00

El presente manual no comprende a los bienes inmuebles.

Se emplea los siguientes documentos de referencia:

a) Ley N° 1178 de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales;

b) Decreto Supremo Nº 0078 de 15 de abril de 2009, creación de la Empresa Estatal de

f) Resolución de Directorio Nº 004 de 04 de septiembre de 2009, que aprueba el Reglamento

g) Resolución del Directorio Nº 004/09 y su modificación aprobada mediante Resolución del

ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Versión: 00

4.1. SIAF.- Sistema Información de Activos Fijos

4.3. ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS.- Es el acto administrativo en el cual se entrega a un

4.4. BASE DE DATOS.- Es el archivo electrónico de datos.

4.5. RESPONSABLE DE RECEPCIÓN Y/O COMISIÓN DE RECEPCIÓN.- Para la recepción de

4.8. INCORPORACIONES DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES AL INVENTARIO.- La incorporación

4.9. REGISTRÓ CONTABLE.- Es la acción de registrar existencias en los libros de

4.10. REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS.- Es el registro que realiza en formularios de ingresos e

4.11. MANTENIMIENTO.- Es la función especializada de conservación técnica que se efectúa a

5.1. El Gerente Administrativo Financiero es responsable de:

ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Versión: 00

5.2. El Responsable de Activos Fijos es responsable de:

5.3. El Responsable de Contabilidad es responsable de:

ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Versión: 00

5.4. El Jefe Financiero es responsable de:

5.5. El Servidor Público Asignado con bien mueble es responsable de:

Cuando se trate de servicios de mantenimiento de equipos de computación la solicitud

 El Responsable de Activos Fijos remite semestralmente al Responsable de

ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Versión: 00

VI. De las exigencias:

 El Responsable de Activos Fijos deben resguardartoda la documentación de

 Para ser liberado de la responsabilidad el funcionario debe devolver al Responsable

Tiene la siguiente estructura de codificación:

Codificación grupo contable:

Codificación ubicación general:

ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Versión: 00

Para aquellos activos de estructura física frágil o de superficie irregular, donde no se

VIII. Del Registro en el SIAF:

IX. Del control de Activos Fijos:

La Unidad de Activos Fijos para el control de activos toma en cuenta lo siguiente:

 Cuando se presenten cambios de personal

X. Descripción de cuentas contables:

El código de las cuentas contables sigue el formato establecido en el Sistema de Gestión

7. PROHIBICIÓN PARA EL USO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES:

Los servidores públicos quedan prohibidos de:

a) Usar los bienes para beneficio particular o privado;

ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Versión: 00

g) Ingresar bienes particulares sin autorización de la Unidad o Responsable de Activos Fijos;

Insumos necesarios para el registro contable de activos fijos: