CODIGO: SGSST-PR-02

PROCEDIMIENTO DE
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CONTROL DE REGISTROS
05/03/2020

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS

DE LA EMPRESA ARTICULOS PERSONALIZADOS LAURA TAMAYO

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1. OBJETIVO

Establecer un protocolo para la elaboración, codificación, aprobación, distribución, archivo

y control de los documentos que componen el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en
el Trabajo de la empresa “ARTICULOS PERSONALIZADOS LAURA TAMAYO”

2. ALCANCE

Este protocolo aplica para toda la documentación de los procesos, subprocesos y

actividades establecidas por el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo.
Inicia con la identificación de la necesidad de crear o actualizar los documentos en materia
de seguridad y salud en el trabajo, y finaliza con el proceso documento o actualizado, y con
la documentación archivada de la empresa “ARTICULOS PERSONALIZADOS
LAURA TAMAYO”

3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA

 Ley 594 del 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos.
 Decreto 1072 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo.
 ISO 9001 es una norma de sistemas de gestión de la calidad (SGC).
 Certificación ISO 45001, norma de Sistemas de Gestión de la Seguridad y la
Salud en el Trabajo.
 Resolución 0312de 2019
 Listado Maestro.
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4. GENERALIDADES

Este documento se crea con la finalidad de guiar a los colaboradores sobre el

manejo y control documental del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo, garantizando que todos los procesos y subprocesos de la empresa cuente
con la documentación actualizada, la cual debe ser legible e inteligible, así mismo
de fácil acceso; El representante legal debe procurar que se realice y se cumpla, así
mismo el mantenimiento y control del encargado del Sistema de Gestión de
Seguridad Y Salud en el Trabajo.

5. DESARROLLO

5.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

 Manual: Documento que describe un proceso.

 Procedimiento: Describe cada actividad de la empresa, el paso a paso,
desde el inicio hasta el final para conseguir el mismo resultado siempre.
 Instructivos: Explica detalladamente como realizar una actividad descrita
en un procedimiento documentado.
 Registros: documento donde se registra la información o evidencia de
actividades ejecutadas.
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5.2 FORMA DEL DOCUMENTO

Todos los documentos de la empresa deben llevar los siguientes elementos:

Encabezado:

Logo de la empresa: el logo de la empresa se ubica en el encabezado del

documento al lado izquierdo.
Nombre del documento: se registra el nombre del documento, su ubicación será en
el encabezado, el cual va centrado al lado derecho del logo.
Código: el código se registra con 5 caracteres y dos dígitos. Las dos principales
letras corresponden al tipo de documento, los 3 restantes identifican el área al que
corresponde el documento, terminando con dos dígitos que indican el consecutivo,
por ejemplo:
 Instructivo: INS-SST-00
 Formato: FT-SST-00
 Registro: RE-SST-00
 Programa: PRO-SST-00
 Plan: PL-SST-00
 Procedimiento: PR-SST-00
 Política: PO-SST-00
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 Reglamento: RE-SST-00
 Manual: MN-SST-00
 Presentación: PST-SST-00
 Reglamento: RG-SST-00
 Acta: ACT-SST-00
 Manual de Funciones: MF-SST-00
 Protocolos: PC-SST-00
 Matriz: MZ-SST-00
 Informe: INF-SST-00
 Instructivo: INS-SST-00

Versión: para la versión se utilizan 2 dígitos, la versión 00 corresponde al

documento original.
Fecha: La fecha registrada en cada documento corresponde al día en que el
documento sea aprobado bajo el siguiente formato: DD/MM/AA.
Pie de página:

Elaboró: Revisó: Aprobó: Fecha de

Modificación:

Al final de cada documento se registra una tabla con los siguientes datos:
 Elaboración: Nombre, cargo, fecha y firma de quien elabora el documento.
 Revisión: Nombre, cargo, fecha y firma de quien elabora el documento.
 Aprobación: Nombre, cargo, fecha y firma de quien elabora el documento.
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6. CONTROL DE CAMBIOS
Los cambios o modificaciones introducidas en un documento, se identifican en una tabla de
control de cambio al final del documento para conocer su historia dentro de la empresa.
Cada tabla de control de cambio debe tener la siguiente información.

 Se registra una descripción de las modificaciones realizadas.

 Se registra nombre de la persona que realiza el cambio
 Se registra la fecha que corresponde al día de la modificación.
 Se registra el número de la versión a la que cambia.

VERSIÓN CAMBIO REALIZADO FECHA

7. DOCUMENTOS OBSOLETOS
Son aquellos documentos que no tienen validez, sea porque cambio algún procedimiento
actualizándolo o porque ha perdido su vigencia, Este documento debe ser identificado y se
debe realizar una recolección de los mismos.

8. RECOLECCION:
Este documento debe ser identificado y desincorporado. Las copias impresas son más
difíciles de controlar, por lo que se deben localizar y reemplazar o destruir.

9. DISTRIBUCION DE LA DOCUMENTACIÓN:
El Responsable del Sistema de Gestión SST administra los documentos: Manual,
Procedimientos e Instructivos:
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- Conserva los documentos originales.

- Dispone de un listado actualizado donde se demuestra la versión vigente.

- Lleva registros de los poseedores de las copias controladas.

- Entrega una copia nueva del documento ante una nueva revisión.

10. CONSERVACION:
Los responsables de conservación de los registros toman las medidas necesarias para
preservarlos de condiciones ambientales adversas, con el objeto de que se conserven en
perfecto estado bajo cualquier circunstancia. En el caso en el que los registros fueran “fax”
los mismos se fotocopian para su conservación. Cuando los registros son electrónicos se
protegerán por back up.

El tiempo de conservación de los registros de distribución es por un año luego de superada

la versión, para luego pasar a archivo pasivo. Así mismo el Decreto 1072 del 2015 en el
artículo 2.2.4.6.13, establece los documentos que se deben conservar del SG-SST.

11. COPIAS NO CONTROLADAS:

El Responsable del Sistema de Gestión conserva los originales y el Registro de
Distribución de Copias Controladas de los documentos del Sistema de Gestión.
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