Caso Super Pappa.

¿Qué se podría proponer a Matilda para solucionar el

problema?

Después de la hora de almuerzo, mientras compartían un café, Matilde y Teresa, llegaron al tema motivo
de preocupación generalizada en toda la planta:
-“Hola Maty, qué milagro tenerte por estos lados otra vez. ¿En qué es que has estado trabajando que te
veo de un lado para otro y llena de reuniones?”.
-“Si, lo que pasa es que le pedí a Rodrigo que me incluyera en el comité de inventarios, porque desde que
se descubrió el problema, me he interesado muchísimo en él”.
-“¿Y cuál es el comité de inventarios? – ¿De qué problema me estás hablando? – Todos acá hablan de
inventarios, pero Yo no he entendido muy bien”.
-“Bueno, Yo tampoco sabía mucho, pero hace una semana, en la reunión de seguimiento a las
importaciones del proyecto de la planta #3, pude hablar con el contralor divisional y él me contó en
detalle qué es lo que está sucediendo”.
-“Maty por favor cuéntame, ¿acaso está muy difícil la situación de Mini Pappa? ¿nos podremos quedar
sin trabajo?
-“No, según lo que he entendido no es tan difícil, pues la empresa sigue generando utilidad, lo que pasa es
que hay un problema con el capital de trabajo y eso es lo que está ocasionando toda la tensión y los
rumores que hemos venido escuchando. No sé si te acuerdas que en una de las reuniones de seguimiento
de los viernes, Rodrigo nos dijo que teníamos que empezar a ampliar los términos de pago con los
proveedores, que necesitábamos conseguir descuentos en todo y que además debíamos evaluar muy bien
las opciones para conseguir las mejores tarifas en fletes”.
-“Creo que ahora recuerdo. Ese día también mencionó algo del grupo Súper Pappa”.
-“Así es, después nos explicó que Súper Pappa en Europa tiene una deuda bastante grande que se vence a
finales de este año, pero puede ser renovada o refinanciada dependiendo de su flujo de caja y como es
lógico sus resultados financieros en términos de utilidades (EBITDA) para cubrir la deuda. Esetema se
maneja desde Europa, pero afecta a todo el grupo. De ahí que acá en Mini Pappa haya surgido la
preocupación por aumentar el flujo de caja, y por revisar los componentes que tenemos en Capital de
Trabajo, pues éste último está muy alto”.
-“Un momento, ¿qué es eso del flujo de caja y el EBITDA y el capital de trabajo? ¿Eso que tiene que ver
con lo que nos dijo Rodrigo?”
-“Calma Tere, calma que ya mismo te explico. Quiero empezar diciéndote que el flujo de caja es algo
muy parecido a el dinero que uno tiene disponible en el bolsillo para pagar los gastos inmediatos, pues de
nada sirve tener buenos ingresos si uno tiene una deuda muy grande que lo va a dejar sin un peso cada
que le paguen. Ahora, el Capital de trabajo es el dinero que la empresa tiene para su operación, de ahí su
nombre. Por último, el EBITDA significa Utilidades antes de Intereses, Impuestos, Depreciaciones y
Amortizaciones. Este indicador nos dice de cuánto disponemos para pagar a todos los que pusieron dinero
para financiar la operación, sean bancos, acreedores o accionistas. Pero también te puedo mostrar algunas
formulas y otras cosas que te ayuden a entender la relación con lo que nos dijo Rodrigo”.
-“Si, va a tocar porque no tengo muy claro ese concepto”.
-“Déjame abro el archivo y te muestro de una vez: (ver Anexo No.1- capital de Trabajo).
-Como puedes ver, el capital de trabajo se compone básicamente de la suma de: Cartera, y los Inventarios
menos las Cuentas por pagar. En el caso de Mini Pappa, el inventario de repuestos es un factor
preponderante del capital de trabajo, y se ha convertido en un dolor de cabeza, pues no está claro como
disminuir este rubro en la medida en que se necesita. El valor de nuestro inventario está alrededor de los
USD $ 11.389.116, lo que ha preocupado a la administración de Súper Pappa en Europa, quienes han
objetado la realización de los proyectos locales, cuestionando obviamente la gestión de inventarios.
Adicionalmente, es evidente una comparación con la planta de Mexi Pappa, quienes tienen una operación
muy similar a la nuestra, y su inventario es si acaso la cuarta parte del nuestro. Por último, te puedo contar
que los reportes de almacén han empezado a mostrar que el consumo de repuestos es menor a la compra
de los mismos, y aquí es donde empieza nuestro roll.
-“Maty, y ¿cómo se relaciona esto con el procedimiento de compras?”
-“Eso te lo puedo explicar mientras le damos una mirada al diagrama de flujo que describe el
procedimiento de una compra importada (ver Anexo No.2 – Procedimiento de Compras Importadas). La
gestión de compra empieza cuando el planeador de mantenimiento hace la liberación de las ordenes de
trabajo de mantenimiento, el sistema verifica automáticamente si existe inventario en planta, si no existe
inventario en el almacén el sistema genera las solicitudes de compra para que nosotros las convirtamos en
ordenes de compra y las enviemos al proveedor.Desafortunadamente, si el planeador por situaciones de
disponibilidad de producción o presupuesto deben cancelar el mantenimiento, el cancela la orden de
trabajo, pero el sistema no nos avisa que la orden se ha cancelado, por lo tanto las órdenes de compra
siguen en firme y el proveedor despacha el material a la planta cuando realmente ya no se necesita.
-“Ahora entiendo como esto afecta el inventario! – nos estamos llenando de cosas que muchas veces no
son necesarias! – pero entonces ¿le piensan hacer cambios al procedimiento? – ¿Qué podemos hacer
nosotros desde importaciones?”
-“Desde importaciones aún hay mucho por hacer, porque el problema de inventarios está precisamente en
los repuestos importados. Con los repuestos nacionales ha sido más fácil trabajar y esa parte del
inventario está controlado. Para empezar, es necesario hacer una sensibilización para que todos los
compradores entendamos la importancia que tiene el tema de inventarios y cómo esto puede llegar a
afectar las finanzas dela empresa. Luego, tenemos que empezar a cuestionar las compras de acuerdo al
nivel de inventario que veamos en el sistema y al consumo que veamos para el material. Estas son solo
dos de las cosas que se pueden hacer, pero faltan cosas por revisar. En cuánto al procedimiento, no puedo
darte una respuesta muy precisa, es algo en lo que estamos trabajando todavía. Lo que sé es que faltan
muchas reuniones entre los diferentes departamentos que intervienen en el proceso de compra”.
-“Pero si compras es el departamento encargado de comprar! Por qué deben intervenir otros
departamentos para hacer cambios en el procedimiento? “
-“Tere!!!! – acabamos de ver el flujograma de compras! – ahí se ve claramente que tanto los Ingenieros
planners de las diferentes plantas, como el almacén tienen mucho que ver en el proceso de compras. Tal
vez lo que te falta tener en cuenta, es que antes de que un ingeniero – planner ingrese una orden de trabajo
que genera una solicitud de compra de material en el sistema, él ha tenido que hacer su trabajo, pues la
solicitud es el resultado de una de sus tareas – planear!”. El problema con los Ingenieros planners es que
al parecer no tienen un método de trabajo adecuado que les ayude a solicitar lo que realmente necesitan y
en el momento justo que lo necesitan. Parece que utilizan o no conocen todas las herramientas que un
sistema integrado de gestión como “CHAP” ofrece. Se han limitado a pedir y pedir sin tener una visión
global de sus procesos. Parte del éxito del nuevo método esta en desarrollar un presupuesto anual para
compras de repuestos, teniendo en cuenta el cronograma de las paradas de mantenimiento preventivo”.
-Si Maty, tenes razón, “Definitivamente uno se va quedando encerrado en su puesto y se va volviendo tan
operativo que pierde la visión global que debería tener. Yo quiero que me termines de contar cuando ya se
esté concretando un plan de acción, Yo también quiero ayudar!”.
-“Claro, eso es lo que queremos, que todos empecemos a trabajar por un mismo objetivo, y teniendo claro
cuál es el resultado deseado. Si quieres el jueves nos reunimos de nuevo y te cuento cómo se ha ido
avanzando en las reuniones de mañana y del miércoles, pues la de mañana es con el contralor divisional y
las personas de finanzas, y la del jueves es con el jefe de almacén y los superintendentes de las plantas 1-
3, 4 y 6″.
-“Perfecto, el jueves podemos hablar de nuevo mientras nos tomamos otro cafecito y me vas diciendo en
qué puedo empezar a ayudar”.
Muy preocupada, Teresa regresó a su puesto de trabajo en el área de compras de servicios, y Matilde,
naturalmente a lo suyo en Importaciones.
Matilde, quién lleva 4 años en la organización, siempre en el área de compras, no ha podido tener calma
en los últimos días, pues entre más piensa en el asunto más claridad tiene sobre la gravedad del mismo y
su conciencia le dice que debe participar en la solución del problema de inventarios en que se encuentrala
compañía. Poreso, en los dos días siguientes, estuvo muy atenta en las reuniones para consolidar la
información y ayudarle a su jefe a preparar una presentación para la gerencia general.
Para hacer una buena presentación, Matilde resolvió llevar cuadros y reportes explicativos. Matilde tiene
además ideas concretas para trabajar en la solución que va a compartir con sus superiores.
————————————————————————————————-
Nota:
Mini Pappa es una de las empresas productoras de papel más grande en el país, con ventas anuales
durante el 2008 de $559 mil millones. Esta compañía tiene su operación integrada desde la semilla del
árbol hasta la fabricación de empaques, y tiene plantas en las cuatro principales ciudades del país. Hoy,
Mini Pappa pertenece en un 20% a inversionistas colombianos y en un 80% al Grupo Súper Pappa, uno
de los más grandes productores de empaques de papel y reciclaje en el mundo, con sede en Suiza.
La Empresa fabrica y comercializa papeles blancos para impresión, cartulinas esmaltadas y no
esmaltadas, cartones y papeles kraft para la fabricación de cajas corrugadas y sacos. Estos productos se
comercializan en las principales ciudades del país y también se exportan a otros países de Latinoamérica
tanto a clientes directos como a distribuidores y agentes comerciales.
A pesar de su tamaño y su prestigio a nivel nacional, Mini Pappa está replanteando ahora algunos de sus
procesos, sobretodo en la parte administrativa, pues recientemente ha surgido la preocupación por reducir
su nivel de inventario de repuestos que en el momento se encuentra en un nivel bastante elevado. Dos de
los departamentos involucrados en el proceso de cambio son Compras y Mantenimiento, en donde se vive
un ambiente tenso como consecuencia de un mal manejo en la información, pues ésta se ha quedado en
los mandos superiores y quienes ejecutan los procesos no saben realmente qué está pasando.