AA3 – Comunicación externa

Mayo 2019.

Fundación universitaria Unipanamericana

Bogotá D.C.

Comunicación organizacional

1
Contenido
Plan de comunicación organizacional de la Organización Constructora Juan Carlos

Torres Martínez S.A.S...................................................................................................................3

Objetivo general......................................................................................................................3

Objetivos específicos..............................................................................................................3

Mapa de públicos....................................................................................................................5

Audiencia a trabajar................................................................................................................6

Estrategias...............................................................................................................................8

Tácticas...................................................................................................................................9

Indicadores de gestión...........................................................................................................13

Medios a utilizar....................................................................................................................16

Proveedores...........................................................................................................................17

Costos aproximados del plan................................................................................................18

Conclusiones.........................................................................................................................20

Referencias bibliográficas.....................................................................................................21

2
 Plan de comunicación organizacional de la Organización Constructora Juan Carlos

Torres Martínez S.A.S.

Objetivo general

Desarrollar el plan de comunicación organizacional permitiendo tener habilidades de

comunicación externa con el fin de proyectar ante toda una buena imagen, estableciendo los

canales informativos, fomentando la correcta e idónea manera de comunicar relacionado a los

procesos y procedimientos de la organización durante todo el tiempo transmitiendo al público las

proyecciones sobre lo que se ofrece.

Objetivos específicos

 Conocer la misión, visión y los valores que está establecido en la organización con el

fin de tener claro los lineamientos que busca la empresa.

 Identificar a cada público como parte del equipo sobre el progreso y el desarrollo que

busca la organización aportando sus conocimientos y habilidades demostrando sus

capacidades al momento de ofrecer sus servicios.

 Direccionar los valores de la organización en donde permita establecer relaciones de

trabajo óptimo, en donde la comunicación interna hacia la externa es parte

fundamental del progreso brindando beneficios al sector público.

 Crear comunicaciones efectivas hacia las relaciones laborales existentes generando un

clima laboral organizacional permitiendo una buena interacción entre los participantes

logrando incrementar la productividad de la organización enfocado hacia la

comunicación con los clientes.

3
Mapa de públicos

Clientes

Colaboradores Otros

Competencia Proveedores

Medios de Gobierno
comunicación
gobiern

4
 Audiencia a trabajar

El plan de comunicación organizacional de la Organización Constructora Juan Carlos Torres

Martínez S.A.S., estará dirigido a todas las unidades organizacionales en el ámbito interno o

externo, para la implementación absoluta de todos los funcionarios que hace de esta compañía un

crecimiento profesional independiente del orden jerárquico. A continuación, se describen los

entes de interés:

Administrativos

 Gerente general

 Gerentes

 Coordinadores

 Directores

 Analistas

 Asistentes

 Auxiliares

Operativos

 Directores de obras

 Coordinadores

 Residentes de obra

 Oficiales de obras

 Operarios

 Ayudantes de obras

5
Clientes

 Directos

 Indirectos

Proveedores

 Directos

 Indirectos

6
 Estrategias

Estrategia 1: fortalecer los canales de información que se manejan dentro de la organización

enfocado hacia los objetivos.

Estrategia 2: participación de todos los funcionarios en los canales de comunicación interna y

externa dentro de la compañía informando los acontecimientos importantes por medio de los

medios tecnológicos para el trato en la adquisición de licitaciones con los clientes.

Estrategia 3: ejecutar las actividades propuestas permitiendo promover el fortaleciendo en una

familiaridad en la comunicación.

Estrategia 4: incentivar valores representativos sobre el respeto, el compañerismo, la

cooperación y trabajo en equipo garantizando un clima laboral óptimo enfocado hacia el personal

y público externo.

Estrategia 5: realizar reuniones mensuales donde se informen acontecimientos, novedades,

progresos, cambios y oportunidades de mejora donde cada colaborador pueda expresar sus

inquietudes u opiniones sobre la empresa para satisfacer las necesidades de los clientes.

Estrategia 6: organizar actividades recreativas y sociales en integración de la organización

promoviendo la comunicación interna.

7
Tácticas

Estrategia 1

 Aplicación de herramientas tecnológicas para una comunicación interna y externa por

medio de pantallas digitales “TV walls” dejando atrás las carteleras institucionales

avanzando en la información para todo el público impulsando noticias relevantes

comunicacionales cuando se presenten visitas del público externo bien sea clientes o

proveedores.

 Adquisición de herramientas tecnológicas como smartphone de gama media-alta,

esto permitirá a los colaboradores que se encuentren en puntos o perímetros lejanos

contar con las aplicaciones correspondientes en donde tengan acceso a canales

comunicativos “correo electrónico entre otros” con la empresa en dónde darán una

buena imagen a la hora de estar reunidos con clientes o proveedores.

 Impulsar las redes sociales internamente por medio de plataformas que existen en

donde se desplieguen las herramientas tecnológicas comunicacionales como los chats,

foros, blogs y grupos cerrados de trabajo colaborativos.

Estrategia 2

 Promover el uso de los medios comunicacionales de la organización como las redes

sociales explorando las plataformas ofrecidas por la empresa para la comunicación

externa.

 Monitoreo del contenido y uso de las redes sociales realizando control con

seguimientos sobre quienes realizan publicaciones, visitantes, contenido textual,

contenido audiovisual.

8
  Elaboración de boletines informativos realizado por departamentos aquí cada área

mensualmente podrá contar sobre comunicados importantes o de interés, cuales son

sus funciones, como están conformados y otro tipo de información con respecto a lo

que les concierne o quieran comunicar, mencionando también como ha sido las

estrategias del trato con el público externo.

Estrategia 3

 Organizar espacios de comunicación expresando sus inquietudes en conjunto dialogo,

mencionando ideas opiniones y temas de interés logrando disminuir comentarios

negativos resolviendo las dudas presentadas de los colaboradores presentados con el

público externo.

 Establecer actividades acercando los grupos de interés entre jefe inmediato-

colaborador y colaborador-colaborador, creando acciones que promuevan el trabajo en

equipo, convivencia armoniosa, la cordialidad, el respeto dentro y fuera de la

organización afianzando relaciones de confianza y acercamientos sobre el apoyo

mutuo enfocándolos a él buen trato y cordialidad con los clientes y proveedores.

 Establecer actividades acercando a las autoridades de la organización entre gerentes y

colaboradores planeando reuniones donde los gerentes direccionarán el diálogo que

permitan conocer las inquietudes de los funcionarios, y también los gerentes

dispondrán de dar a conocer sus necesidades de apoyo buscando cumplir sus

indicadores de gestión sobre los objetivos y metas de la empresa.

Estrategia 4

9
  Presentación de los valores de la comunicación interna ante toda la organización el

respeto, el compañerismo, la cooperación y trabajo en equipo promoviendo su

cumplimiento garantizando un buen clima laboral enfocado en la empresa.

 Representación de cada valor por departamentos mencionando su importancia, su

alcance, hacia donde quiere llegar la compañía con el público externo en este valor,

con una representación creativamente ante el público.

 Establecer seguimientos de comportamientos de los colaboradores con el

cumplimiento hacia valores de la comunicación encaminados hacia la buena conducta

premiando a las personas comprometidas e incentivando a los demás a las buenas

relaciones internas y externas.

Estrategia 5

 Utilizar espacios para la socialización de acontecimientos, novedades, progresos,

cambios y oportunidades de mejora garantizando la asistencia más del 75% de los

colaboradores existentes.

 Informar detalladamente en la reunión mensual las debilidades de la comunicación

presentando sus falencias para establecer las oportunidades y compromisos en la

mejora de la buena comunicación en toda la organización.

 Premiar a los colaboradores comprometidos con los valores de la comunicación

interna y externa donde ellos den el ejemplo a seguir, contando a los demás como

hacen para tener una buena relación laboral con sus compañeros, proveedores y

clientes referenciando como actúan, comunican e incentivan.

Estrategia 6

10
 Realización de talleres lúdicas que promueva el código de ética, orientadas al progreso

de los valores y principios de la comunicación externa, se contaran con videos,

material de apoyo recreacionales para el tema.

 Socialización del cronograma de eventos y actividades sociales durante el año para

afianzar la identidad de la organización comprometiendo al sector público en donde se

brindará a ellos reconocimientos en diferentes temas por ser clientes de valor y

proveedores con buen cumplimiento en sus entregas.

 Organización del montaje de los eventos realizados acorde a la temática planteada.

11
 Indicadores de gestión

Objetivo Criterio Medida Valor meta Medios de Responsable

verificación
Conocer la misión,
visión y los valores que Identificar los Informe de Gerente de la
está establecido en la Manual interno de la objetivos y metas de 90% de capacitaciones organización
organización con el fin de organización. la organización hacia cumplimento. indicando y
tener claro los un lineamiento porcentaje de departamento
lineamientos que busca la organizacional. cumplimiento. de gestión
empresa. humana.
Identificar a cada
público como parte del Informe de
equipo sobre el progreso y Reconocimiento del Incrementar la encuesta sobre Gerente de la
el desarrollo que busca la público externo importancia entre la percepción de organización
organización aportando “clientes y sector público 85% de la satisfacción y
sus conocimientos y proveedores” como “clientes y cumplimiento. en la departamento
habilidades demostrando parte fundamental de proveedores” en los comunicación de gestión
sus capacidades al la organización. intereses comunes. externa. humana.
momento de ofrecer sus
servicios.
Direccionar los valores
de la organización hacia el Informe de
público en donde permita Seguimiento en el encuesta sobre Gerente de la
establecer relaciones de Políticas internas de cumplimiento de las la percepción de organización
trabajo óptimo, en el que comunicación políticas y normas 85% de la satisfacción y
la comunicación interna estandarizado en el que rigen en el cumplimiento. en la departamento
hacia la externa es parte manual interno. manual de comunicación de gestión
fundamental del progreso, convivencia. externa. humana.
brindando beneficios al
sector público.
Crear comunicaciones
efectivas hacia las Incrementar el nivel Informe de

12
relaciones laborales Fortalecimiento de de satisfacción de los auditoría Gerente de la
existentes generando un relaciones participantes en los indicando el organización
clima laboral profesionales de valores comportamiento y
organizacional comunicación asertiva representativos de la 90% de del clima departamento
permitiendo una buena enfocado a los valores organización para cumplimiento. laboral, junto a de gestión
interacción entre los de la compañía una buena los indicadores humana.
participantes logrando comunicación de gestión en la
incrementar la asertiva. comunicación
productividad de la organizacional
organización enfocado interna y
hacia la comunicación con externa.
los clientes y proveedores.

13
 Medios a utilizar

En la comunicación hay muchos factores importantes para transmitir lo que se desea, por eso

para esta organización es fundamental el buen dialecto y empatía con el sector publico externo

que hace de ella un enriquecimiento profesional capaz de cumplir con los objetivos esperados en

acuerdos y negociaciones a conveniencia de todas las partes interesadas, por eso se indicaran los

medios de comunicación y canales que se utilizará para difundir el mensaje.

 Medios audiovisuales

 Revistas

 Pagina web

 Llamadas telefónicas

 Chats

 Correos electrónicos

 Publicidad

 Notas de prensa o comunicados

 Blog y boletines digitales

 Redes sociales

Estos medios de comunicación y canales informativos establecerán una conexión directa con

el publico externo en las negociaciones, garantizando que las personas sientan la importancia que

se les está brindando, aclarando sus necesidades sobre todo lo relacionado a los proyectos con

clientes y obligación con los proveedores, esta compañía mantendrá un enfoque alineado

adaptándose a los recursos, manteniendo una comunicación continua integrando las estrategias

globales del mercado que dará a entender los mensajes planteados, brindando seguridad en la

información comprendida entre las partes interesadas.

14
 Proveedores

Actualmente se cuenta con negociaciones importantes con proveedores que hacen de la

organización poder cumplir a los clientes en los proyectos trabajados, está planteado una

constante confianza sobre las adquisiciones de los insumos y necesidades de la organización, se

puede referir un trato inquebrantable hacia el marco de la responsabilidad cumpliendo con los

contratos firmados, la comunicación con base a ello es de siempre cordialidad logrando alcanzar

los valores externos que ha establecido la compañía, por eso es de suma importancia la

objetividad de los procesos en cuanto al dialogo mutuo en las relaciones empresariales.

El desempeño acordado hacia los valores son de principal importancia que se debe trabajar

siempre en la comunicación externa por ambas partes, tratando a continuidad el valor agregado

sobre la información esperada, en la Organización Constructora Juan Carlos Torres Martínez

S.A.S., desarrolla habilidades de comunicación permitiendo a los colaboradores entrar a

profundidad en las negociaciones optimizando los canales y herramientas comunicativas,

garantizando el respeto por los demás, una comunicación asertiva y poder escuchar libremente

sin tener que poner limitaciones, esto es ejemplo de los manuales establecidos de la compañía

brindando calidad de servicio con todos los proveedores, claro está que bajo las políticas que

conciernen a ambas partes que son de suma importancias velando por la confiabilidad esperada

por parte del proveedor. Contamos con varios tipos de proveedores que nos satisfacen en

diferentes categorías, brindándonos el suministro de materiales e insumos de alta calidad y

confiabilidad de los productos ofrecidos, por eso establece una conexión larga y duradera basada

en los valores comunicacionales bajo estricto control y seguimiento que debe ser de ambas

partes.

15
 Costos aproximados del plan

Descripción Costo unitario Cantidad Costo total

Capacitaciones tema $ 100.000 12 $ 1.200.000
“comunicación”
Tallares de $ 200.000 12 $ 2.400.000
fortalecimiento en la
comunicación
Divulgación de valores $ 150.000 4 $ 600.000
representativos de la
organización
Actividades lúdicas con $ 250.000 12 $ 3.000.000
colaboradores en temas
de comunicación
interna y externa
Actividades con clientes $ 250.000 4 $ 1.000.000
y proveedores
“personal externo”
Adquisición de $ 1.500.000 3 tv walls $ 4.500.000
herramientas $ 999.990 10 smarthomes $ 9.999.900
tecnológicas “tv walls -
smarthomes”
Montaje de eventos $ 5.000.000 2 $ 10.000.000
Diseño de materiales $1.000.000 1 $ 1.000.000
impresos y digitales.
Publicidad audiovisual $ 800.000 3 $ 2.400.000
Creación de $ 3.500.000 1 $ 3.500.000
plataformas web
Creación de páginas d $ 4.500.000 1 $ 4.500.000
redes sociales
Creación de catálogos $ 1.200.000 8 $ 1.200.000
informativos
Transporte $ 20.000 400 $ 8.000.000
Otros $ 15.000.000 1 $ 15.000.000
TOTAL $ 61.099.900

16
 Conclusiones

Podemos concluir que en la comunicación externa existen muchos factores en como poder

comunicar lo que deseamos de la mejor manera para transmitir un mensaje idóneo y concreto,

por eso es indispensable proponer alternativas que nos ayuden cómo relacionarnos con los demás

marcando los valores representativos de la organización, esto permitirá un crecimiento

profesional en los estándares de comunicación organizacional dentro de la compañía, logrando

alcanzar un buen clima externo con clientes y proveedores teniendo en cuenta que ellos hacen

parte de fomentar una interacción mutua llegando a presentar las necesidades de ambas partes.

17
 Referencias bibliográficas

Garrido, F. J., & Javier, F. (2004). Comunicación estratégica. Gestión 2000.

Andrade, H. (2005). Comunicación organizacional interna: proceso, disciplina y técnica.

Netbiblo.

Aljure Saab, A. (2015). El plan estratégico de comunicación: método y recomendaciones

prácticas para su elaboración. Universidad de La Sabana.

Paz, V. G. (2012). Comunicación organizacional. Red tercer milenio.

Portillo Ríos, R. G. (2012). LA COMUNICACIÓN EXTERNA EN UNIVERSIDADES

PRIVADAS CON ESTUDIOS A DISTANCIA EN PREGRADO. Razón y Palabra, 17(79).

18