MANUAL DE USO

SISTEMA DE NOTAS 2019

Educación de Personas Jóvenes y Adultas (EPJA)

MANUAL USO SISTEMA DE NOTAS 2019 1

 ÍNDICE

PRESENTACIÓN........................................................................................................................................ 3
ACCESO A LA PLATAFORMA E-MINEDUC ........................................................................................ 3
DESCARGA SISTEMA DE NOTAS 2019 ................................................................................................ 5
REGISTRO INFORMACIÓN RBD .......................................................................................................... 10
INGRESO DE PROFESORES .................................................................................................................. 12
DESCARGA DE PROFESORES .............................................................................................................. 14
PRECARGA DE LOS ALUMNOS EN SISTEMA .................................................................................... 17
LISTADOS DE ASISTENCIA ................................................................................................................... 22
INGRESO DE NOTAS ............................................................................................................................. 25
INGRESO NUEVO ALUMNO ................................................................................................................ 30
DESCARGA DE NOTAS ......................................................................................................................... 32
PROCEDIMIENTO DE CIERRE............................................................................................................... 36

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PRESENTACIÓN

Desde la Coordinación Nacional de Educación de Personas Jóvenes y Adultas,

Equipo de Gestión de la Examinación ha puesto a disposición un sistema de notas
que permite ordenar información relativa a los resultados de las examinaciones de
las personas que constan en los listados oficiales para realizar procesos de
exámenes de validación de estudios de adultos, modalidad flexible y plan de
alfabetización.

ACCESO A LA PLATAFORMA E-MINEDUC

Para acceder a nuestra página oficial www.e-mineduc.cl, las entidades

examinadoras deberán realizar lo siguiente:

Usted deberá ingresar de la siguiente forma:

1. Marcar la casilla “Extranjeros” ubicada en la parte derecha de la página

web.
2. Ingresar en el campo RUN (la palabra rbd un guión y luego colocar el
número del rbd sin el dígito verificador). Ejemplo: rbd-1167
3. Contraseña: ingresar el rbd del establecimiento sin el dígito verificador.
Ejemplo: 1167

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Al ingresar a la página web www.e-mineduc.cl, visualizará las modalidades de
estudios de adultos dividas por fechas de examinación. La entidad examinadora
deberá elegir la modalidad (Modalidad Flexible, Validación de Estudios Adultos,
Plan de Alfabetización, etc) y la fecha de examinación respectiva y podrá ingresar
los archivos de notas (USR) y las actas de examen en PDF debidamente firmadas.

MODALIDAD FLEXIBLE
Carga de Actas de Examen MF – Agosto 2019
Carga de Actas de Examen MF – Octubre 2019
Carga de Actas de Examen MF – Noviembre 2019

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DESCARGA SISTEMA DE NOTAS 2019

La primera pantalla que visualizará una vez ingresada la contraseña será la

siguiente, en la cual deberá hacer click en el título “Mis Cursos” y posteriormente se
desplegarán los cursos o títulos de las modalidades de examinación que podrá
ingresar.

Para realizar la descarga “SISTEMA DE ESTABLECIMIENTOS” desde la página web

www.e-mineduc.cl, deberán dirigirse a la sección “NOVEDADES” ubicada en la
parte superior, lo que se visualiza a continuación:

En dicha sección llamada “Novedades” encontrará información relevante de los

procesos de examinación, por ejemplo “Descarga de Sistema de Establecimientos
2019”, “Instructivo de Uso”, etc. Estaremos cargando información actualizada que
requerirán para continuar sus procesos, por lo que informaremos oportunamente
cuando se publiquen informaciones de interés en el mencionado espacio.

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Al ingresar a la sección “Novedades”, deberá hacer click en la descarga de interés,
en este caso como ejemplo, realizaremos la descarga del “Sistema de
Establecimientos” que se encontrará publicado en su ambiente.

Al hacer click sobre “Sistema de Establecimientos.rar” se descargará

automáticamente el archivo en la carpeta de Descargas.

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Al hacer doble click en el archivo y se desplegara lo siguiente:

Seleccionar todos los archivos y apretar el botón “Extraer en”.

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Finalmente presionar el botón aceptar para que en la misma carpeta de Descarga
de su computador quede la carpeta de Sistema de Establecimientos la cual puede
copiar y pegar en el escritorio, o elegir la capeta en donde quiere que quede
grabado buscando el destino aquí.

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Cuando haga doble click sobre la carpeta de sistema establecimientos visualizará
los archivos que componen el sistema, dentro de él deberá encontrar el ícono
rosado señalado en pantalla siguiente, del cual podrá ingresar al sistema:

IMPORTANTE: Será posible grabar la carpeta de “Sistema de Establecimientos”

recientemente descargada en un PENDRIVE, lo que les permitirá movilizar el sistema
en cualquier notebook o computador fijo. NO GRABAR EN CD.

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REGISTRO INFORMACIÓN RBD

Al realizar doble click en el icono anterior se nos desplegara la siguiente pantalla

donde ya estamos insertos en el sistema y nos solicita el “RBD” del establecimiento
a trabajar:

Imagen 1 sin RBD:

Imagen 2 con RBD:

NOTA IMPORTANTE: Siempre se debe de

ingresar el RBD sin el digito verificador.

MANUAL USO SISTEMA DE NOTAS 2019 10

Al momento de ingresar el RBD y presionar el botón de “INSTALAR SISTEMA” se
desplegará la siguiente pantalla, que significa que el sistema está instalándose
normalmente:

Imagen 1 previo al ingreso del sistema:

Imagen 2 dentro del sistema:

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INGRESO DE PROFESORES

Posteriormente se deberá hacer click en el módulo de PROFESORES donde se

desplegará la siguiente pantalla:

Imagen 1 Modalidad Flexible:

1 |

4 5

3
2 6

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Simbología explicativa imagen 1 Modalidad Flexible:

1
RBD – AÑO – TIPO EXAMINACIÒN – NIVEL EDUCATIVO: son
previamente seleccionados según sea la examinación.

Siempre el director de establecimiento se deberá registrar al final de la

2
pantalla al costado izquierdo con sus respectivos datos.

Para poder ingresar los datos de profesores y coordinador, debemos hacer

click en “NUEVO PROFESOR”, el cual nos ira desplegando columnas
3
cuantas veces sea necesario, para ingresar a todos los profesores de la
comisión (docentes examinadores y coordinador).

Cada vez que ingresamos a una persona en el sistema debemos colocar su

función como se indica en la imagen, esto quiere decir, que al momento de
4 hacer click en la función se desplegará todas las funciones disponibles
ejemplo:

Existe la opción de poder eliminar algún registro mal ingresado, con

5 la opción de eliminar como se demuestra en la siguiente imagen.

Al hacer click en el icono ROJO que aparece en la

columna de “ELIMINAR” el registro será eliminado
automáticamente.

6 Al hacer click en menú principal nos llevara a nuestra página inicial.

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DESCARGA DE PROFESORES

Luego de ingresar a todos los profesores por nivel educativo, estará en condición
de generar archivo para su envío, donde se encuentran todos los profesores de su
RBD. Para dichos fines, deberán hacer click al botón inferior que indica “Descargar
Profesores”.

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Una vez efectuada la exportación se creará automáticamente dentro la carpeta
de sistema de notas el siguiente archivo, el cual el sistema lo creará según el RBD.

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MANUAL USO SISTEMA DE NOTAS 2019 16
PRECARGA DE LOS ALUMNOS EN SISTEMA

Posteriormente, deberá ingresar al Menú Principal para proceder con el llenado de

información de los alumnos, eligiendo la opción “Modalidad Flexible”:

Luego de hacer click en Modalidad Flexible nos aparecerá la siguiente pantalla:

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La cual la distinguiremos de la siguiente forma:

Paso 1:
Para iniciar este proceso de precarga
de alumnos, lo primero que debemos
hacer es seleccionar el año respectivo.

Paso 2: Posteriormente, diríjase al final de la pantalla y haga click en “cargar

alumnos”

Al hacer click en la zona ya mencionada se nos desplegarán las siguientes pantallas

donde se comenzarán a importar los alumnos. Se deberá esperar
aproximadamente de 2 a 3 minutos como tiempo estimado de esta operación.

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Visualizará que la información ha sido exportada

MANUAL USO SISTEMA DE NOTAS 2019 19

Luego es posible buscar la información eligiendo año actual, entidad ejecutora y
nivel educativo, tal como se destaca en las siguientes imágenes:

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Paso 3: Una vez escogidas las opciones anteriores, visualizaremos a los alumnos(as),
de la siguiente manera:

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LISTADOS DE ASISTENCIA

Dentro de las opciones que dispone este aplicativo, está la generación de los
listados de alumnos, por nivel educativo, el cual podrá ser utilizado como “Listado
de Asistencia”. También podrán utilizarlo para generar listados de alumnos por
sala de aplicación, etc.

Paso 1: Ingresando al menú “Modalidad Flexible” deberá elegir las opciones

respectivas (año actual, entidad ejecutora y nivel educativo).

MANUAL USO SISTEMA DE NOTAS 2019 22

Cuando aparezcan los alumnos según el nivel educativo elegido, podrá hacer click
en el botón “Listado de Asistencia”, ubicado debajo de la pantalla:

Esta acción deberá repetirse por cada nivel educativo.

Una vez terminada la descarga, el sistema avisará mediante el siguiente mensaje:

MANUAL USO SISTEMA DE NOTAS 2019 23

Posteriormente, dichos archivos emitidos por nivel educativo lo encontrarán en la
carpeta del sistema, tal como se visualiza en la siguiente pantalla:

MANUAL USO SISTEMA DE NOTAS 2019 24

INGRESO DE NOTAS

Una vez que ya tenemos precargados a los alumnos, visualizarán los datos
personales de cada alumno/a, los cuales detallamos a continuación:

• Rut
• Apellido paterno
• Apellido materno
• Nombres

En la segunda columna destacada en este caso media porque escogimos

previamente “Segundo Ciclo Medio” encontraremos 6 subsectores para poder
digitar notas por oportunidad, los subsectores se dividen en:

• Lengua castellana y comunicación

• Matemáticas
• Ciencias sociales
• Ciencias naturales
• Ingles
• Filosofía y psicología

MANUAL USO SISTEMA DE NOTAS 2019 25

Al momento de hacer click sobre algún alumno se nos desplegara una nueva
pantalla, la cual nos permite poder realizar ingreso y/o modificaciones de notas por
asignatura visualizando sólo al alumno(a) y sus campos asociados:

Para los alumnos de seguimiento (que vienen de un proceso anterior) en

modalidad flexible las notas serán distinguidas en el sistema de la siguiente manera:

IMPORTANTE: Los casilleros que se encuentran de color BLANCO en la tabla de notas son porque son notas
de SEGUIMIENTO, POR LO TANTO, NO DEBERÁN REALIZAR NINGUNA MODIFICACIÓN O INGRESO SOBRE
ESOS DATOS.

MANUAL USO SISTEMA DE NOTAS 2019 26

Una vez seleccionado nuestro año, entidad ejecutora y nivel educativo como se
muestra en la imagen anterior, nos aparecerá nuestra planilla de notas con los
datos en blanco que significa que podemos comenzar a hacer la carga de notas
en el sistema.

MANUAL USO SISTEMA DE NOTAS 2019 27

Una vez digitadas la notas, podrá visualizar listado de alumnos de la siguiente
manera:

Luego tenemos las opciones de:

• Promedio final - el cual se calcula automáticamente dependiendo de las

notas ingresadas
• Situación final – aprobado, reprobado.
• Imprimir certificado – el cual genera automáticamente el sistema con los
alumnos APROBADOS.

MANUAL USO SISTEMA DE NOTAS 2019 28

Al hacer click en imprimir certificado de estudios en un alumno aprobado se nos
desplegara la siguiente pantalla:

En el cuadro de diálogo, deberán escoger la opción de la impresora y hacer click

en el botón ACEPTAR e imprimir certificado si así lo requiere el alumno(a).

Cabe destacar que estos certificados de estudios generados por el sistema nos
ayudaran a agilizar trámites que se encuentren a la espera mientras se realizan las
cargas en sistema Mineduc.

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INGRESO NUEVO ALUMNO

Se permitirá el ingreso de nuevo alumno para Modalidad Flexible SOLO EN CASOS

ESPECIALES autorizados por el Nivel Central. Los establecimientos educacionales
deberán informar estos casos a la SECREDUC respectiva (Encargado Regional). Una
vez aprobado el ingreso del nuevo alumno, se les remitirá un número o código
especial para dicho ingreso.

Paso 1: hacer click en nuevo alumno y se nos desplegara la siguiente pantalla:

Al hacer click en el botón “Nuevo Alumno” se desplegará una nueva pantalla:

Paso 2: al ingresar un nuevo alumno como lo vemos en la imagen debemos colocar

sus datos personales más el número de autorización que será entregado por el Nivel
Central.

MANUAL USO SISTEMA DE NOTAS 2019 30

Pasó 3: en el caso de no tener el número de autorización o algún dato personal del
alumno, no se puede grabar el registro, por ende, le aparecerá el siguiente
mensaje, que deberá hacer click en “Eliminar” para volver al listado de alumnos
elegido, caso contrario, la pantalla se mantiene:

MANUAL USO SISTEMA DE NOTAS 2019 31

DESCARGA DE NOTAS

Una vez terminado el proceso de registro de notas e impresión de actas de

examen, el establecimiento educacional estará en condición de generar archivo
para su envío, donde se encuentran todas las notas de las personas examinadas.
Para dichos fines, deberán hacer click al botón inferior que indica “Descargar
Notas”.

MANUAL USO SISTEMA DE NOTAS 2019 32

Cuando aparezca el siguiente recuadro en el sistema que diga “Exportando”
comenzara la descarga.

MANUAL USO SISTEMA DE NOTAS 2019 33

Imagen consecutiva al proceso de exportar los alumnos:

Una vez efectuada la exportación se creará automáticamente dentro la carpeta

de sistema de notas el siguiente archivo, el cual el sistema lo creará según el tipo
de modalidad que se está trabajando junto con el RBD del establecimiento
educacional:

MANUAL USO SISTEMA DE NOTAS 2019 34

MANUAL USO SISTEMA DE NOTAS 2019 35
PROCEDIMIENTO DE CIERRE

ENTREGA DE INFORMACIÓN DE NOTAS Y ACTAS DE EXAMEN DEBIDAMENTE FIRMADAS

Es importante recordar que el establecimiento educacional deberá generar los

archivos de las notas de los examinados desde el sistema de notas, según el tipo
de modalidad que corresponda. (Notas_tipo de examinación_RBD)

Así mismo el sistema generará un segundo archivo que consta la información de los
profesores. (Profesores_RBD)

Posteriormente, la entidad examinadora deberá ingresar los archivos generados

por el sistema más las actas de examen en PDF debidamente firmadas a la
plataforma E-MINEDUC.

Al ingresar a la página web www.e-mineduc.cl, visualizará las modalidades de

estudios de adultos dividas por fechas de examinación. La entidad examinadora
deberá elegir la modalidad (Modalidad Flexible) y la fecha de examinación
respectiva y podrá ingresar los archivos de notas y profesores y las actas de examen
en PDF debidamente firmadas. Por ejemplo:

MODALIDAD FLEXIBLE
Carga de Actas de Examen MF – Agosto 2019
Carga de Actas de Examen MF – Octubre 2019
Carga de Actas de Examen MF – Noviembre 2019

En la página web se visualiza en esta primera etapa de la siguiente manera, donde

solo se visualizará “Validación de Estudios Adultos”. Posteriormente y de acuerdo al
Calendario Nacional, aparecerán las modalidades que correspondan:

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Ingresar al link de “Carga de Actas de Examen” según el periodo de examinación,
posteriormente ingresarán a una siguiente pantalla donde explicamos cómo la
Entidad Examinadora deberá ingresar información de las actas de examen y
archivos notas y profesores del sistema de notas.

MANUAL USO SISTEMA DE NOTAS 2019 37

En el interior del link, Ud. encontrará la indicación de que información ingresará en
este ambiente.

Estimada Entidad Examinador(a):

En este espacio debe adjuntar:

- "Acta de Examen Oficial" con las firmas y timbre correspondientes.
- Dos archivos llamados: "Notas_Validación_RBD" y "Profesores_RBD", los
cuales respaldan la emisión del “Acta de Examen Oficial”

El nombre del archivo "Acta de Examen Oficial" debe contener el RBD DEL
ESTABLECIMIENTO SIN DÍGITO VERIFICADOR y EL NIVEL EDUCATIVO.
Abreviaremos el Segundo nivel medio como M2

Ejemplo: Si el RBD del establecimiento es 565-8 el archivo se debe adjuntar

como 565 M2.pdf

NOTA: En caso de que no existan examinados para la fecha y nivel a certificar,

por favor subir un archivo simple (Word, PDF, o Excel), en el cual se indique la
siguiente información: Nivel, fecha de examinación y la frase que diga sin
examinados para el periodo y nivel.

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Se mostrarán pantallas secuenciales de cómo se adjunta información en la sección
elegida:

Se adjuntará el archivo elegido, según se muestra en pantallas secuenciales del

proceso:

NOTA: En total, cada RBD podrá adjuntar hasta 10 archivos en cada uno de sus
ambientes, por periodo de examinación.

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MANUAL USO SISTEMA DE NOTAS 2019 41
Concluyendo, los archivos que deberá el RBD adjuntar a la plataforma E-MINEDUC
son:

Y los archivos de las actas de examen en PDF debidamente firmadas por la

comisión examinadora y el director.

Ante cualquier duda o consulta sobre el manejo del aplicativo, favor comunicarse
con constanza.unibazo@mineduc.cl, incluir en el mail con copia a:
katherina.carmona@mineduc.cl explicando claramente el inconveniente.

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