PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN, APRTICIPACION Y CONSULTA

1. PROPOSITO
Establecer sistemas e comunicación, consulta y participación en asuntos relevantes
del sistema a los trabajadores, demás socios estratégicos, los proveedores, la
comunidad, las autoridades y partes interesadas.
2. ALCANCE
Toda la gerencia, trabajadores de SOLIMAR SAC y partes interesadas.
3. REFERENCIAS
LEY 29783 Ley de Seguridad y Salud Ocupacional den el Trabajo
4. DEFINICIONES
Boletín de seguridad: Comunicación mensual escrita que tiene como objetivo
informar a los trabajadores sobre las estadísticas de Seguridad del mes anterior y
temas de interés general.
Buzón de sugerencias: Buzón utilizado para recibir las sugerencias de los
trabajadores y partes interesadas externas o internas de SOLIMAR SAC.
Comunicación Interna: Son los procesos de comunicación al interior de la
empresa que se orientan a informar a los diversos niveles de la organización sobre
cada uno de los componentes del Sistema Integrado de Gestión, con el objeto de
lograr su conocimiento y aplicación en relación a cada actividad o proceso
productivo, para de esta manera asegurar la implementación y mantenimiento eficaz
de los Sistemas de Gestión en mención.
Comunicación Externa: Son los procesos de difusión de información pertinente a
los Sistemas Integrados de Gestión, que persigue fortalecer los vínculos de la
empresa con las pates interesadas externas de tal manera que permita proyectar y
posicionar a SOLIMAR SAC. Como una empresa ambientalmente responsable y
que cumple con los estándares de Salud y Seguridad Ocupacional y de la Calidad.
Parte Interesada externa: Persona o grupo que no pertenece a SOLIMAR SAC y
que tiene interés o relación con el desempeño de nuestro Sistema Integrado de
Gestión.
Se puede considerar como partes interesadas externas a : clientes, contratistas,
visitantes, autoridades públicas, proveedores, entidades reguladoras, comunidades
aledañas, poblaciones cercanas al proyecto y otros.
Participación y consulta: Proceso mediante el cual los trabajadores se ven
involucrados y pueden expresar su opinión respecto a temas del Sistema Integrado
de Gestión.
Representante de Seguridad de los Trabadores: trabajador, con experiencia o
capacitación recibida en Seguridad y Salud Ocupacional, elegido mediante
elecciones convocadas por la Junta Electoral formada por el Comité de Seguridad y
 Salud Ocupacional para representar a los trabajadores por ) año ante el referido
comité.
Sistema Integrado de Gestión: Parte del Sistema de Gestión de una organización,
empleada para desarrollar e implementar su política integrada de gestión en los
aspectos de calidad, seguridad , salud ocupacional y medio ambiente.
5. REQUERIMIENTOS
La gerencia establecerá un sistema formal de comunicación y promoción de temas
dde seguridad, salud y medio ambiente; entre la gerencia y el personal, proveedores,
comunidad autoridades.
El sistema deberá asegurar que la comunicación oportuna de información, cambios,
nuevos requerimientos que establezca la gerencia.
El sistema deberá asegurar la comunicación hacia la gerencia de consultas,
sugerencias o reclamos provenientes del personal, proveedores, comunidad o
autoridades. Así mismo se dispondrá de un libro Quejas( manejo por el área de
Recurso Humanos)
El sistema considerar un representante autorizado para canalizar la comunicación en
asuntos. De ser necesario habrán varios representantes para atender a diversos temas
según las necesidades.
El sistema de comunicación considerara como mínimo:
 Publicación de la Política
 Difusión de un boletín de asuntos.
 Mantenimiento y actualización de pizarras o paneles con información en
asuntos
 Exhibición y comunicación de estadísticas.
 Promoción de programas específicos como los valores de seguridad,
campañas de salud e higiene, etc.
6. COMUNICACIONES
6.1.INTERNA
Se orienta a lograr que todos los trabajadores estén informados sobre el Sistema
Integrado de Gestión en:
Aspectos e Impactos Ambientales de las actividades que desarrollan para
posibilitar la mejora de su Desempeño Ambiental
Sobre los peligros y riesgos de sus actividades diarias, para prevenir, minimizar
e implementar herramientas de mejor.
Sobre la calidad requerida por los clientes en los procesos
Esten informados sobre las Políticas de SOLIMAR SAC
La comunicación interna referente al Sistema Integrado de Gestión, se realiza
empleando los siguientes instrumentos:
 Correo Electrónico: Dirigido a todo el personal de SOLIMAR SAAC
que cuenta con una cuenta de correo electrónico disponible.
  Línea telefónica: En cada una de las operaciones para una comunicación
eficaz.
 Boletines Internos.
 Pagina Web SOLIMAR SAC.
 Murales: Dirigido a todo el personal SOLIMAR SAC que elaboren en
sus instalaciones, ene l que se publica información de interés general.
 Reuniones de coordinación: Para analizar, discutir y llegar a consenso
entre el personal involucrado en el manejo del Sistema Integrado de
Gestión.
 Chalas de capacitación: Seda en los distintas niveles de la organización,
en donde se exponen temas de relevancia para la gestión del sistema
integrado de gestión.
 Así mismo como la comunicación de los documentos generados, tales
como: procedimientos, instructivos, programas, otros y/o modificaciones
de los mismo, registrándoles en un formato de participación (se crea un
documento)(JF-SIG-PRO-009-05)
6.2.REUNIONES DE COMITÉ
A través de estas reuniones los sistemas podrán reportar, informar,
consultar y/o solicitar temas relacionados a la Calidad, Seguridad, Salud
o Medio Ambiente, esta información quedara registrada en la minuta, así
como seguimiento por la parte del comité se deberá cumplir en cada
reunión sucesiva.
6.3.EXTERNA
Con la finalidad de administrar la imagen de SOLIMAR SAC y mantener una
buena relación con los diferentes sectores, la comunicación externa referente a
Sistema Integrado de Gestión hará uso de los siguientes instrumentos:
 Cartas, Oficios: Para responder comunicaciones de partes interesadas;
 Pagina Web: Disponible a todas las partes interesadas
 Boletines y Fax
 Correo Electrónico
 Buzón de Sugerencias

La organización ha decidido no comunicar externamente sus Aspectos

Ambientales significativos.

Cualquier integrante de la organización puede recepcionar una

comunicación externa, la cual deberá ser entregada al jefe de Administración
quien coordinara con el Representante de la Dirección y el Área involucrada,
para realizar un plan de respuesta, si es que lo creen conveniente.
 En el caso de quejas y reclamos, se procede según el procedimiento de
atención de Quejas y Reclamos (se crea procedimeinto)(JF-GC-PRO-013)

7. PARTICIPACION Y CONSULTA
La consulta y participación de los trabajadores en la identificación de peligros,
evaluación y determinación de controles es un proceso continuo para lo cual se les
convoca para la elaboración del IPERC y PETS.
La consulta y participación de los trabajadores en la investigación de incidentes se
realiza a través del respectivo Representante de Seguridad de los Trabajadores de
acuerdo a lo establecido en el procedimiento Investigación de Accidentes,
Enfermedades Ocupacionales e Incidentes Peligroso (JF-GC-PRO-010)
La consulta y participación de los trabajadores en el desarrollo de la Política y
Objetivos de Seguridad y Salud Ocupacional es a través del respectivo
Representante de Seguridad de los Trabajadores ene l Comité de Seguridad y Salud
Ocupacional e acuerdo a lo establecido en el presente procedimiento.
La consulta y participación de los trabajadores cuando exista algún cambio que
afecte su Seguridad y Salud se realiza de acuerdo en lo establecido en el estándar de
Manejo del cambio (JF-GS-EST-001)
En proceso de elección de los Representantes de los Trabajadores para integrar el
Comité de Seguridad y Salud Ocupacional.
8. RESPONSABILIDADES
Gerencias
Establecer el sistema de comunicación y promoción de asuntos SSOMA en sus
áreas de responsabilidad.
Nombrar los representantes autorizados para la canalización de consultas y
comunicación en asuntos SSOMA.
Supervisor General/Jefe de Área
Asegurar el cumplimiento del presente procedimiento por la parte de los
supervisores del área bajo su responsabilidad.
Verificar la elección de los Representantes de Seguridad de los Trabajadores en el
rea bajo su responsabilidad.
Supervisor Línea
Asegurar el cumplimiento del presente procedimiento por la parte de los
trabajadores del área bajo su responsabilidad
Coordinar la elección de los Representante de Seguridad de los Trabajadores del are
bajo su responsabilidad.
Trabajador
Participar activamente en el proceso de gestión de Riesgos y Gestión de Cambio
cuando se les requiera.
Participar en el Análisis Seguro de Trabajo (AST) cuando se les requiera
Participar activamente en el proceso de elección del Representante Seguridad de los
trabajadores.
Representante del Comité de lo Trabajadores
Dar respuesta y canalizar en forma constante las inquietudes sobre seguridad y salud
ocupacional de los trabajadores.
Participar mensualmente en el comité de Seguridad y Salud Ocupacional.
Cumplir con las funciones asignadas por el Comité de Seguridad y Salud
Ocupacional.
Área de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente
Dirigir y verificar la ejecución elección de los representantes de Seguridad de los
Trabajadores.