SOLICITUD DE

MISIONES – PROCESO ATLAS

1. Acceso a la plataforma Misiones ATLAS
• Travel and expenses
• Travel and expenses center
• Tarvel Request
• Crate

Link de acceso https://finance.partneragencies.org

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2. Ingresar con el número de Índex N000011111 (Debe salir el nombre del viajero) y clic en ADD

Formulario general de misión

Es importante que establezcan un orden, para la comprensión y diligenciamiento del formulario, se sugiere
(A,B,C,D y E)

A. Encabezado
B. Cuenta de COA (Accounting Defaults)
C. Itinerario (Itinerary)
D. Adjuntar en PDF la cotización recibida de tiquetes y la preautorización de la autoridad 1 del COA indicado
(View/Upload Attachments)
E. Desglose de Viáticos que van por líneas (tiquetes, DSA y Terminals) ( Details )
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B C D

E
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A. Encabezado

Diligenciar solo:

Description: Siempre dejar Duty-destino fechas ida y regreso iniciales del mes y numero de cotización (solo si es aérea)
como se muestra en el ejemplo, si es terrestre dejar la misma descripción sin el numero de cotización.
Business Purpose: siempre offcial Business travel
Date From: Fecha de inicio y finalización de la misión
Date From: Justificacion y propósito de la misión, indicar siempre en el marco de que proyecto.

En Vendor Information no se diligencia nada ni se modifica nada, la información sale por defecto. Recuadro rojo
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B. ACCOUNTING DEFAULTS
Click en el link azul Accounting Defaults

Inmediatamente lo/as llevara a este espacio…

Debe quedar diligenciado de esta manera. Para tener en cuenta en Activity poner A y/o dar en la lupa y se
despliega el listado de las actividades, seleccionar la indicada por el Adm Financiero, solo diligenciar los campos
que ven en el pantallazo, los demás se dejan en blanco, una vez tengan diligenciado el COA, dar clic en OK y
los/as regresara al formulario inicial
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C. ITINERAY
Clic en link azul Itinerary
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Los/as llevara a este espacio y deben indicar el itinerario como se muestra en el ejemplo, siempre iniciando en fecha
de salida, si se requieren más líneas agregar con el icono del (+) o si se requiere quitar con el icono del (-).

Dejar como Approved Itinerary y Preferred Itinerary siempre la misma descripción del encabezado tal como se
muestra.

Y dar clic en BACK para guardar el itinerario y los/as regresara al formulario inicial.
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D. View/Upload Attachments
Clic en link azul View/Upload Attachments

Los/as llevara a este espacio …..

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En este link, deben adjuntar; si es aérea (Cotización en PDF recibida de AVIATUR y la preautorización en PDF)

Se deben poner dos líneas

linea.1 Para montar la cotización seleccionar Itinerary / Fare Quotation y dar clic en Add Attachment (los/as llevara a
buscar el pdf en su pc) el nombre del pdf debe ser el numero de la cotización tal cual como lo reciben de aviaturl

linea.2 Para montar la preautorización seleccionar Travel Plan / pre autorization y dar clic en Add Attachment (los/as
llevara a buscar el pdf en su pc) el nombre del pdf debe ser muy corto para que se deje cargar

Y finalizan con OK, los/as regresara al formulario inicial..

Debe quedar asi;

E. Details
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E. DESGLOSE DE VIATICOS Y GASTOS

En este espacio van a aperturar tres líneas, si es misión aérea: a) tiquetes, DSA Estándar y Terminal Manual, si es
terrestre únicamente DSA Estándar (No aplica ni tiquetes ni Terminals)

• Linea tiquetes: seleccionar Travel Fare, indicar fecha de inicio de la misión seleccionar AVIATUR e ir a
Detail

Les llevara a este formulario, donde deben indicar…..

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Fecha salida día 11

Siempre AVIATUR

Estándar

Indicar Tiquetes Puerto Asis (a

donde viajen)

Valor de los tiquetes (el que se

encuentra en la cotización)

Clic Calcular

Checar para verificar errores

Y Retornar (te devuelve al

formulario inicial)

• Linea DSA Estándar: Van a Detail

Y les llevara a este formulario, donde deben indicar….

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Los DSA se calculan

automáticamente, solo diligenciar
lo señalado

Fecha inicio y fin de la misión (solo

los días en que se pernota)

Siempre dejar 0-60

Clic en lupa para seleccionar la

cuidad donde se pernota

Indicar DSA FULL

Checar para verificar errores

Y Retornar (te devuelve al

formulario inicial)

• Linea Terminals: Clic en detail, lo demas sale por defecto

Y les llevara a este formulario, donde deben indicar….

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Fecha salida día 1 de misión

Estándar

Indicar Tiquetes Puerto Asis (a

donde viajen)

Valor de la suma de los terminals

de la cuidad del duty y la ciudad
de destino

Clic Calcular

Checar para verificar errores

Y Retornar (te devuelve al

formulario inicial)

Importante: Al ingresar a cada línea (Tiquetes, DSA y Terminals) por Detail, mostrara un link azul como el que encierro
en circulo rojo en la anterior imagen, por favor siempre verificar que la cuenta de gasto sea la correspondiente, así;

- Tiquetes 71610
- DSA 71625
- Terminal 71635

Así mostrara al dar clic en Accounting detail, únicamente deben verificar la cuenta de gasto correspondiente al termino,
lo demás es la misma información que indicaron inicialmente en el COA paso B

El Fomulario debe quedar asi;

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Se puede guardar la misión en Save For Later si aún no se está seguro de someter para aprobación y el sistema de una
vez arrojara el número de misión asignado o de lo contrario Submit para enviar de una vez para someter a aprobación.

En seguida les mostrará la siguiente tabla, donde deben dejar seleccionados únicamente las tres primeras líneas

- Lilian
- Karen
- Leady

Los demas recuadros se dejan en blanco deben desenmarcarse y OK.

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Nuevamente OK

Y asi quedara nuestro formulario de solicitud de misión, indicandonos que lo hemos enviado para aprobación
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Una vez es aprobada por la unidad de misiones (Leady, Lilian o Karen) te llega un correo como el siguiente:
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Si entra en revisión llegara un correo como el siguiente, deben ingresar al link y ajustar según los comentarios indicados
por la unidad.

Cuando la Autoridad 2 del COA indicado Apruebe, llegara un correo como el siguiente;
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Si la misión es aérea:

Con este correo Aprobado, deben reenviar a solicitudespnud@aviatur.com con copia a Lilian.contreras@undp.org
Leady.chipateuca@undp.org Karen.morales@undp.org

Indicando numero de Cotización y numero de proyecto al cual se cargara el gasto, que es el inicialmente puesto en el
COA en el paso B, sin este paso no será emitido y se perderá la reserva, lo que quiere decir que se debe hacer el
proceso desde la cotización

Así;

La agencia de viajes AVIATUR, les hará llegar los tiquetes al correo del solicitante y de esta forma culmina la solicitud de
la misión.
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Para tener en cuenta:

1. Antes de montar misión deben contar con la Cotización del tiquetes y la preautorización de la Autoridad 1 del
COA indicado.
2. Se debe contar con security Aprobado para poder realizar la misión de lo contrario se deberá cancelar la misión.
3. Una vez es aprobada la misión se genera la transferencia de anticipo del 80% del total de los DSA a la respectiva
cuenta bancaria del viajero.
4. Si después de Aprobada la misión se cancela la misma, el funcionario deberá devolver el dinero anticipado a la
cuenta corriente de PNUD mediante transferencia o consignación, de no ser de esta manera automáticamente
será descontado del pago de nomina (para funcionarios SC) y para funcionarios IC se les descontará del pago de
su producto.

Apoyo Unidad de Misiones

• Lilian Contreras Lilian.contreras@undp.org (1) 4889000 EXT 282

• Leady Chipatecua Leady.chipateuca@undp.org (1) 4889000 EXT 624
• Karen Morales Karen.morales@undp.org (1) 4889000 EXT 240

Asistencia Administrativa

• Elizabeth Pineda Elizabeth.pineda@undp.org (1) 7426580 EXT 2113

• Carolina Guevara carolina.guevara@undp.org (1) 7426580 EXT 2014
• Sandra Milena Zambrano Sandra.zambrano@undp.org (1) 7426580 EXT 2049

“Un poco más de persistencia, un poco más de esfuerzo y lo que parecía irremediablemente un fracaso puede convertirse
en un éxito glorioso” – Elbert Hubbard