ANEXO 1

EVALUACION DE LA ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DEPARTAMENTAL Y PROPUESTAS DE MEJORA

Contenido
Referentes legales que rigen al personal y las actividades administrativas
Desde el punto de vista de los académicos, condiciones de la organización y gestión del
DER INESER y propuestas de mejora
Percepción del personal administrativo sobre la problemática en su área y sugerencias
para un mejor funcionamiento.

LEY ORGÁNICA DE LA UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA

Capítulo VIII
De los Departamentos
El departamento está formado por una comunidad de profesores e investigadores responsables de
la docencia e investigación en un campo determinado del conocimiento, es decir, en una
disciplina.

Son funciones de un Jefe de Departamento

a) Coordinar y supervisar la actividad académica y administrativa del
Departamento
b) Disponer de la organización interna y realizar los controles necesarios para
asegurar el cumplimiento eficiente de las tareas del Departamento.
c) Proponer acciones específicas dentro del Departamento.

Capítulo II
Del personal administrativo
Artículo 26. El personal administrativo de la Universidad de Guadalajara se conforma por el
conjunto de trabajadores que realizan actividades no académicas.

Artículo 27. El personal administrativo de la Universidad de Guadalajara se clasifica en tres

categorías:

I. Trabajadores de planta: los que ocupan en forma definitiva una plaza tabulada conforme a las
normas federales, estatales e institucionales que sean aplicables;

II. Trabajadores de confianza

III. Trabajadores temporales: los que se encuentran en los siguientes casos:

a) Aquéllos que se contratan por obra determinada

b) Aquellos contratados por tiempo determinado cuando la naturaleza del
trabajo así lo requiera, y quienes sustituyan temporalmente a otro trabajador.
Artículo 28. Los derechos y obligaciones del personal administrativo de la Universidad
de Guadalajara, se regularán por la Ley Orgánica, el Estatuto del Personal
Administrativo, los reglamentos particulares sobre esta materia y el Contrato
Colectivo de Trabajo.

Evaluación con base en la encuesta aplicada a los investigadores

Organización departamental
La organización departamental entre los académicos fue evaluada utilizando una escala Likert,
calificando de muy bueno, bueno, regular y malo las áreas del Departamento: 1) recepción; 2)
finanzas; 3) administración; 4) intendencia; 5) intendencia y logística y, 6) cómputo. El área mejor
calificada es la de recepción con 81% (de bueno y muy bueno), las que tienen una calificación más
pobre con las mismas categorías son intendencia y logística y el área de cómputo (con 48 y 44 %
respectivamente). Finanzas, administración e intendencia se encuentran en un término medio con
54, 65, 56 % respectivamente en sus calificaciones de bueno y muy bueno.

Áreas Muy Bueno Regular Malo Total

Bueno Respuest
as
A) Recepción 38,46 42,31 11,54 7,69 26
B) Finanzas 4,17 50,00 20,83 25,00 24
C) Administración 7,69 57,69 30,77 3,85 26
D) Intendencia 8,00 48,00 32,00 12,00 25
E) Intendencia y logística 8,00 40,00 40,00 12,00 25
F) Cómputo 12,00 32,00 52,00 4,00 25

El por qué de esas calificaciones se refleja en las propuestas que dieron para contribuir a mejorar
el funcionamiento de cada una de las áreas y son….

Propuestas 1
Para todas las áreas
Definir y dar a conocer las funciones, responsabilidades, obligaciones, derechos y apoyos
que pueden proporcionar.
Elaborar organigrama y manuales de puestos.

1
Dadas las características de éstas en la mayoría solo son de alguno de los investigadores
 Nombrar un coordinador administrativo dado que es difícil que la jefatura se encargue de
supervisar y coordinar todas estas tareas.
Sobre el área de recepción se considera necesario:
Implementar sistema de control de mensajes automatizado y envío por correo
electrónico
Mayor comunicación entre las recepcionistas de la tarde y de la mañana
Que apoyen a los investigadores en tareas secretariales
Dar buena tención a los visitantes
Que no se quede sola el área por ningún motivo, se debe esperar a que haya quien
cubra a las titulares para que se puedan mover

Del área de finanzas

Definir y socializar los criterios con que son asignados los recursos, establecer áreas
prioritarias, evitar la discrecionalidad y transparentar su uso.
Clarificar, simplificar, socializar y agilizar los procesos de aprobación y pagos de gastos
información sobre cambios en la normatividad
Asignar un asistente

Para el área de administración se considera necesario

Mejorar los sistemas de información que eviten la solicitud reiterada de información
para la generación de informes y que se brinde apoyo administrativo al personal
académico.
Mejor imagen del área administrativa, dar de baja todo lo que está en desuso
Mayor apoyo a los investigadores para la realización de diversos trámites
Establecer criterios para la asignación de materiales, galletas, agua, etc.

Del área de intendencia se solicita

Mejorar la limpieza en todos los espacios del Departamento.
Programación del aseo para que no se descuide ningún área

Del área de intendencia y logística se solicita

 Especificar las funciones y los apoyos que se les pueden solicitar a los compañeros
responsables del área.
Apoyo permanente 2 y general en mensajería, copias y demás

Del área de cómputo se requiere

Atención de tiempo completo, sobre todo a la hora de mayor estancia de los
investigadores
Mejorar imagen, hay mucho equipo fuera de uso en su espacio
Mayor capacitación para mantenimiento y optimización de los recursos de cómputo.
Mantenimiento continuo y antivirus efectivo y actualizado,
Actualización tanto de software como hardware, así como capacitación en paqueterías
de análisis de datos cuantitativos y cualitativos
Que ofrezcan talleres de capacitación a los profesores que lo requieran

En cuanto al apoyo administrativo para las actividades de investigación y extensión el 87% de los
investigadores lo considera entre regular y bueno. Y para mejorarlo solicitan:
Conocer los procesos administrativos que mejoren la gestión.
Asignar un encargado para apoyo a la gestión de convocatorias y a las tareas
investigación y extensión,
Apoyo económico y logístico, equitativo y transparente en función de los intereses del
INESER
Que se apoyen los programas de trabajo presentados por los Centros de investigación

Sobre la coordinación académico administrativa

Para que el Colegio Departamental realice mejor sus funciones se requiere una serie de acciones,
para cada una de las siguientes estuvieron de acuerdo y totalmente de acuerdo entre 83 y 92 %
de los investigadores.
Establecer comunicación periódica con el personal académico;
Presentar a los nuevos integrantes del personal académico y administrativo
Socializar las actas de las sesiones del Colegio Departamental.

2
Que la persona encargada no se ausente de su trabajo para atender otros compromisos de la Universidad
 Considerar para una reunión las fechas especiales vinculadas a las actividades
académicas (aniversario de la Carta Económica Regional, la obtención del grado de
algún miembro del Departamento, etc.).
43% de los encuestados estuvieron de acuerdo en que se hagan reuniones por los
cumpleaños y 62.5% en que se programen sesiones sobre temas no necesariamente
académicos, como pueden ser los de salud

Sobre la rendición de cuentas

El 87% del personal académico está de acuerdo en que se debe evaluar a los funcionarios,
básicamente por la vía electrónica (63%).
Entre 80% y 100% están totalmente de acuerdo en que los aspectos a evaluar son: 1)
compromiso con los profesores; 2) actitud de servicio; 3) disponibilidad para la gestión; 4)
solución eficiente a los problemas; 5) manejo de recursos; 6) transparencia de recursos.
Asimismo el 80% del personal académico considera que esta solicitud debe hacerse
extensiva a las autoridades superiores.

Para complementar el diagnóstico y propuestas de esta área se llevó a cabo un sondeo entre el
personal administrativo3 con el cual se hicieron evidentes los siguientes problemas:
Deficiencias de comunicación desde jefatura y entre ellos
Rigidez en cuanto a que puedan apoyarse mutuamente.
Trato discriminatorio, favoritismo
No claridad de funciones y/o atribuciones, (¿quién depende de quién?, ¿a quién hay que
reportar salidas?)
Deficiencias en el acopio de información académica y administrativa para reportes que
se requieren
Comunicación lenta de convocatorias que retrasan trámites o de plano se pierde
oportunidad de participar porque expira
No conocimiento ni reconocimiento de su trabajo.
Ambiente laboral incomodo por falta de comunicación y respeto

Para aumentar la eficiencia en esta área se solicita:

3
Elaborado con base en la participación de 7 elementos .
 Que en ausencia de alguna persona se cubran sus funciones con facilidad
Se identifiquen tareas y se redistribuyan de acuerdo a nombramientos (categorías y
carga horaria).
Que al menos 2 personas dominen cada puesto para que en ausencia de alguna (por
cualquier motivo, asistir a algún curso, asunto sindical, cuestiones de salud,
alimentación, etc.), la tarea no se vea alterada
Respetar escalafón
Reconocer la capacitación de cada uno de ellos para asignar las tareas y apoyar para
que todos tengan al menos un curso de mejora personal y/o profesional al año 4,
asimismo que el Jefe conozca los objetivos de los cursos y apoye la puesta en marcha
de lo aprendido.
Se solicita que el encargado de reportes participe en las reuniones técnicas para que
esté bien enterado y pueda cumplir de mejor manera con los requerimiento de las
instancias administrativas
Que se tomen en cuenta las propuestas sobre mejores formas de trabajar
Trabajar en equipo con dirección y más comunicación, respeto por los demás,
Se tomen en cuenta varias versiones de algunos acontecimientos antes de cualquier
acción
Compensar adecuadamente las cargas excesivas (tiempo con tiempo )
Comunicación de cambios y apoyo de la Jefatura
Para prevenir problemas de auditoria administrativa, llevar un solo minutario de los
oficios que se hagan con papel membretado del Departamento
Más acercamiento con investigadores y administrativos para aclarar y resolver los
conflictos que se tengan y conocer mejor al compañero de trabajo, ya que es bueno
para desarrollar las actividades con más conformidad
Que haya comunicación clara sobre pendientes de los encargados de recepción de
mañana a tarde y de tarde a mañana
Atender con prontitud solicitudes de partes y equipo de cómputo

4
Cursos que se ofertan: Identidad Universitaria, Integración de equipos de trabajo, Desarrollo humano,
Desarrollo de hábitos para la calidad, Calidad en el servicio, Relaciones humanas, El poder del trabajo y los
valores en el equipo, Desarrollo de multihabilidades, Archivonomía, y Office, entre otros.
El personal administrativo solicita de parte de todo el personal del Departamento:
Respeto, cortesía y comprensión de su trabajo, uso de las palabras de educación y
cortesía. Saludos, por favor y gracias.
Hacer con respeto y modo quejas, peticiones y/o sugerencias directamente a quien
corresponda, no es necesario ni conveniente hacerlo con o por terceras personas. Sólo
después de algún reclamo sin respuesta satisfactoria acudir al Jefe
Se insiste en participación de todos para que los baños permanezcan limpios
Aclaración de que el uso de la cocina aun cuando se asignen horarios, por cuestiones
de fuerza mayor debe haber flexibilidad para su uso.
Capacitación por parte de investigadores para mejor uso de herramientas
computacionales.

El personal administrativo para mejorar su trabajo está en la mejor disposición de recibir

propuestas e implementarlas en la medida de sus posibilidades
Para concluir, como parte del compromiso social de la Universidad sería conveniente hacer
uso sustentable de recursos particularmente de papel, consumibles, agua y energía, así como
separar la basura de acuerdo a lineamientos de la Semades.