GERENCIA

¿Qué es?
La palabra gerencia se utiliza para denominar al conjunto
de empleados de alta calificación que se encarga de
dirigir y gestionar los asuntos de una empresa. El término
también permite referirse al cargo que ocupa el director
general (o gerente) de la empresa, quien cumple con
distintas funciones: coordinar los recursos internos,
representar a la compañía frente a terceros y controlar las
metas y objetivos.

Función De La Gerencia
Se supone que la gerencia es responsable del éxito o el fracaso de un negocio. Es la unidad
de la empresa que se encarga de que los integrantes del grupo subordinen sus deseos
individuales para alcanzar los objetivos comunes. Para eso, la gerencia debe aportar su
liderazgo, conducción y capacidad de coordinación.

Un gerente suele cumplir con cuatro funciones simultáneas: el planeamiento (se establece
un plan con los medios necesarios para cumplir con los objetivos), la organización (se
determina cómo se llevará adelante la concreción de los planes elaborados en el
planeamiento), la dirección (que se relaciona con la motivación, el liderazgo y la actuación)
y el control (su propósito es medir, en forma cualitativa y cuantitativa, la ejecución de los
planes y su éxito).

SUBGERENCIA
¿Qué es?
Es el órgano dentro de la empresa que ayuda a
organizar y guiar a los empleados de una empresa. Los
encargados auxiliares trabajan en una variedad de
industrias, desde el marketing a las ventas de servicio
de alimentos a la hospitalidad. Sus funciones son muy
variadas, así como asistentes de gerentes pueden
contratar, capacitar y empleados de horario, así como
gestionar las revisiones de desempeño del empleado.
Sobre todo, ayudan a su supervisor directo en la
incorporación de las directrices y la misión de la empresa.

Funciones:
Son funciones de la Subgerencia Administrativa, las siguientes:

-Asesorar a la Gerencia en la formulación de políticas, normas y procedimientos para la

administración de los recursos humanos, físicos, económicos y financieros de la entidad.
-Dirigir, programar y coordinar las actividades de administración de personal, seguridad
industrial y relaciones laborales del personal, de acuerdo con las políticas de la entidad y las
normas legales vigentes establecidas sobre la materia.
-Coordinar y controlar la adecuada prestación de los servicios generales para el correcto
funcionamiento de la institución.
-Dirigir junto con Talento Humano, los programas de selección, inducción, capacitación y
calidad laboral de los empleados del hospital, de acuerdo con las normas legales vigentes.
-Coordinar junto con Talento Humano, la realización de estudios sobre estructura, planta de
personal y mantener actualizado el manual especifico de funciones y requisitos de la
entidad.
SECRETARIA
¿Qué es?
Es una persona que se encarga de recibir y redactar la
correspondencia de un superior jerárquico, llevar adelante la
agenda de éste y custodiar y ordenar los documentos de una
oficina. El cargo que oc upa una secretaria suele conocerse
como auxiliar administrativo.

Funciones:
Realiza ciertas actividades elementales e imprescindibles en
una empresa u organización. Se trata de la empleada que se
encarga de la gestión cotidiana, siempre rindiendo cuentas a
su superior.
Atender el teléfono, responder los correos electrónicos, recibir a las visitas, archivar
documentos y coordinar los pagos y cobros son sólo algunas de las tareas que desarrolla
una secretaria.

A todas estas tareas también habría que añadir la recepción de diversos tipos de
documentos, el cálculo de diversas cuentas, tener absolutamente actualizada lo que sería la
agenda de citas y también la de contactos profesionales que posee su jefe, acometer la
información que sea requerida acerca de su departamento u oficina.
Para poder conseguir acometer de la manera más eficaz y eficiente estas funciones es vital
que la secretaria, también llamada auxiliar administrativa, tenga amplios conocimientos en
áreas tales como la contabilidad, la gestión o la ofimática. En este último aspecto es vital
que maneje a la perfección programas tales como procesadores de textos, plataformas de
correo electrónico o softwares de gestión de bases de datos.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
¿Qué es?
El Departamento de Contabilidad se encarga de
instrumentar y operar las políticas, normas, sistemas y
procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y
seguridad en la captación y registro de las operaciones
financieras, presupuestales y de consecución de metas de la
entidad, a efecto de suministrar información que coadyuve
a la toma de decisiones, a promover la eficiencia y eficacia
del control de gestión, a la evaluación de las actividades y
facilite la fiscalización de sus operaciones, cuidando que
dicha contabilización se realice con documentos
comprobatorios y justificativos originales, y vigilando la debida observancia de las leyes,
normas y reglamentos aplicables.

Funciones
 Establecer y operar las medidas necesarias para garantizar que el sistema de contabilidad
del Centro este diseñado para que su operación facilite la fiscalización de los activos,
pasivos, ingresos, costos, gastos, avance en la ejecución de programas y en general de
manera que permitan medir la eficacia y eficiencia del gasto público federal.

 Llevar a cabo la contabilidad del Centro en los términos que establece la Ley de
Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público.
 Emitir por escrito las principales políticas contables necesarias para asegurar que las
cuentas se operen bajo bases eficientes y consistentes, así como para la clara definición
y asignación de responsabilidades de funcionarios y empleados.

 Mantener actualizado el catálogo de cuentas y guía contabilizadora, de manera que éstos

satisfagan las necesidades institucionales y fiscalizadoras de información relativa a los
activos, pasivos, ingresos costos, gastos y avance en la ejecución de programas,
recabando para el efecto, las autorizaciones suficientes de las autoridades competentes.

 Registrar y controlar los recursos financieros provenientes del calendario financiero

presupuestal, los que otorgan las instituciones para el desarrollo de proyectos de
investigación, así como los ingresos de donativos provenientes de dependencias y
entidades del sector público, privado o social, identificando dentro de la contabilidad,
los recursos fideicomitidos en favor del Cinvestav, .y los aportados por instituciones
públicas y privadas, destinados a proyectos específicos.

DEPARTAMENTO DE PERSONAL Y RECURSOS HUMANOS

¿Qué es?
El departamento de recursos humanos es uno de los más
importantes de cualquier empresa, especialmente cuando está en
etapa de crecimiento. Para poder explotar todo su potencial
existen ciertas funciones elementales que se deben llevar a cabo
dentro de cualquier organización.

Funciones:
1.- Organización y planificación del personal: consiste en
planificar las plantillas de acuerdo con la organización de la
empresa, diseñar los puestos de trabajo oportunos, definir
funciones y responsabilidades, prever las necesidades de personal a medio y largo plazo,
analizar los sistemas retributivos y de promoción interna, entre otras tareas.
2.- Reclutamiento: son el conjunto de procedimientos encaminados a atraer candidatos
competentes para un puesto de trabajo a la empresa. Estas técnicas de reclutamiento pueden
ser internas, si consisten en captar candidaturas de personas que forman parte de la plantilla
de la empresa, o externas, si los candidatos son personas ajenas a la organización.
3.- Selección: esta función es muy importante, ya que uno de los factores determinantes del
éxito de una actividad empresarial es la correcta elección de las personas que han de
trabajar en la empresa. Se debe realizar un análisis completo de todo lo que el candidato
aporta al puesto de trabajo y para ello este ha de pasar por una serie de pruebas de
selección.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS
¿Qué es?
El departamento de compras es la sección de una
empresa responsable de todas las actividades para la
adquisición de las materias primas, piezas de repuesto,
servicios, etc., según sean requeridas por la
organización. Brinda un servicio que es la columna
vertebral de muchas organizaciones industriales,
minoristas y militares.
Funciones:
Obtención de materiales
Para una empresa manufacturera esto podría incluir materias primas, pero también podría
incluir herramientas, maquinarias o incluso los suministros necesarios de oficina para el
equipo de ventas y las secretarias.

Evaluar precios
Un departamento de compras se encarga de evaluar continuamente si está recibiendo los
materiales al mejor precio posible, para así maximizar la rentabilidad.
Necesita comparar los precios, para así poder encontrar los mejores proveedores con los
precios más sensatos para las órdenes del tamaño específico de la empresa.

Preaprobación de proveedores
El departamento de compras evalúa a los proveedores en términos de precio, calidad,
opiniones de los clientes y tiempo para completar los pedidos, produciendo una lista de
proveedores aprobados.

Seguimiento de los pedidos

Los pedidos se documentan con los formularios de órdenes de compra. Estos especifican
información importante sobre los materiales ordenados, así como la cantidad solicitada.

Trabajo de oficina
El departamento de compras maneja toda la documentación relacionada con la compra y
entrega de los materiales. Esto representa trabajar en estrecha colaboración con el
departamento de contabilidad, de tal manera de garantizar que haya suficiente dinero para
comprar los artículos, que el efectivo fluya sin problemas y que se realicen a tiempo todos
los pagos.

DEPARTAMENTO DE VENTAS
¿Qué es?
El departamento de ventas es el que se encarga de la
distribución y venta de los productos y dar seguimiento dia a
dia de las diferentes rutas de vendedores para garantizar la
cobertura total y abastecimiento a los locales comerciales. En
este departamento se prepara dia a dia el pedido de ventas a
manufactura según su requerimiento y trabaja en conjunto
con mercadeo para lanzamiento de productos, promociones y
ofertas.

Funciones:
1. Establecer los objetivos
Crea objetivos realistas y orientados al crecimiento, así como las ganancias de cada
vendedor y el enfoque que deben tender. Como una forma de motivar a tu equipo para que
consiga sus objetivos puedes otorgarle bonos y comisiones, ya que este tipo de
remuneraciones impulsa a los empleados a alcanzar más rápido sus expectativas.

2. Planificar las estrategias

Conoce a detalle los valores del producto o servicio, fija el precio y la forma de distribución
para que el equipo de ventas sea eficaz. Los vendedores saben a fondo las preferencias de
los clientes y sus necesidades, así que son una valiosa fuente de información. Una de las
estrategias más usadas es sugerir lanzamientos, así que establece las que motiven mejor el
crecimiento de tu compañía.

3. Atender a los clientes

Recopila la información acerca de la atención que se brinda al cliente, ya que ahí se
ubicarán los logros y los retos del área de ventas y de otros departamentos que interactúen
con el usuario.

4. Promover a la empresa
Trabaja codo a codo con el departamento de marketing, en tanto que no hay una mejor
promoción que la que llega a los clientes potenciales de manera voluntaria y valiosa: el
inbound marketing.

DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS

El Departamento de Almacenes e Inventarios se
encarga de garantizar el abasto suficiente de los
artículos y productos recurrentes, así como el adecuado
manejo y custodia de las existencias de substancias
químicas, materiales de laboratorio, refacciones,
muebles y enceres, verificando la exactitud del registro
de los bienes, y la integración de los datos que forman
el catálogo de productos que manejan los diferentes
almacenes, así como la información que conforma el
detalle de sus inventarios.

Funciones
Coadyuvar con la información necesaria para la conformación del Programa Anual de
Adquisiciones.

Programar, dirigir y controlar las actividades de recepción, despacho, registro y control de

los bienes destinados al uso y/o consumo de las áreas del Centro.

Verificar que los bienes que se reciben en los almacenes establecidos, cumplan con la
cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad establecidas en los pedidos, requisiciones
o contratos, otorgando en su caso, la conformidad correspondiente al proveedor.

Controlar los vales de abastecimientos e informar al Departamento de Contabilidad con la

periodicidad que se establezca, sobre los bienes entregados a las áreas solicitantes.

Mantener el registro y control de máximos y mínimos de existencias de bienes, turnando al

Departamento de Adquisiciones las requisiciones de compra para la reposición del nivel
mínimo de inventario en el almacén.

ÁREA DE ARCHIVO
Tiempo por objetivo la labor de archivar, organizar y
gestionar un archivo de empresa, debe ser llevada a cabo por
un profesional de la materia.
Archivar no va a ser mañana más sencillo que hoy pero cada
día que pasa puede hacerlo más difícil. Los resultados de tener
un sistema de archivos que funciona son siempre positivos y
duraderos y merecen ese esfuerzo para tenerlo organizado y
sus documentos localizados. De ahí la importancia de que esta
labor sea organizada por un profesional.