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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD

PLANIFICACION DE LOS SERVICIOS DE ALQUILER DE TRAILER, CABINAS,


PLANTAS DE TRATAMIENTO SISTEMAS HIDRNEUMATICOS Y
GENERADORES ELECTRICOS

1. PROPÓSITO
Establecer la secuencia de pasos a seguir para planificar las operaciones diarias en los Servicios
de alquiler y Transporte de Tráiler, Cabinas, Plantas de Tratamiento, Sistemas Hidroneumáticas y
Generadores Eléctricos. Planificar de manera coherente los procesos necesarios para ejecutar
los servicios de alquiler de Equipos, con la finalidad de demostrar mediante los registros
resultantes el cumplimiento de los objetivos de calidad, requisitos del cliente y mejora continua
del sistema de calidad.

2. ALCANCE
El presente procedimiento abarca la planificación de los servicios para los procesos
operacionales de alquiler y transporte de Tráiler, Cabinas, Plantas de Tratamiento, Sistemas
Hidroneumáticos y Generadores Eléctricos provenientes de solicitudes por listas de precios así
como por contratos específicos. El mismo tendrá los siguientes elementos de entrada:
a) Planificación de servicio de alquiler y transporte, según requisitos del cliente(Instalación)
b) Planificación de Limpieza a Tráiler (En Proceso), siendo estas canalizadas mediante
programaciones semanales de limpieza.
c) Planificación de servicios por No Conformidades detectadas por el cliente.
d) Planificación de servicios relacionados con el programa de inspección de equipos,
dispositivos de Seguridad, Planta de tratamiento, generadores eléctricos y sistemas
hidroneumáticos.
e) Planificación de servicios derivadas de inspecciones en el Pre arranque de las
operaciones
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3. REFERENCIAS NORMATIVAS.
 Capítulo 7. Requisito 7.1 “Planificación de la Realización del Producto” de la Norma ISO
9001:2008.
 Norma Covenin 614:1997 “ Limite de Peso para vehículos de carga
 Norma Covenin 2402:1997 “Tipología de los vehículos de carga”
 ASME B30.2 Grúas

4. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
4.1.- Gerente General / Presidencia.
 Recibir vía telefónica, personalmente o por email los requerimientos del cliente
 Gestionar y asegurar los Recursos necesarios para la realización efectiva de los procesos de
Producción en el alquiler y transporte de Tráiler, Cabinas, Plantas de Tratamiento, Sistemas
Hidroneumáticas y Generadores Eléctricos.
 Informar al Coordinador de Operaciones los requisitos descritos por el cliente con la finalidad
de conocer la disponibilidad de equipos
 Realizar análisis de costos y proforma en caso que existiera disponibilidad de equipos,
insumos y personal.
 Autorizar al Coordinador de Operaciones de Servicios en todo lo concerniente a las
actividades de Coordinación, Control, Gestión y aseguramiento en los procesos de alquiler
de equipos.
 Asegurar el cumplimiento de los Indicadores de Gestión, así como la Mejora Continua del
Sistema de Gestión de la Calidad.
 Garantizar el cumplimiento de los Requisitos de los clientes para asegurar una alta
satisfacción de los mismos.
 Orientar a sus trabajadores en la importancia de minimizar las No conformidades en los
servicios, velar por el cumplimiento de las acciones correctivas, así como el seguimiento a
las Acciones Tomadas para evitar la reincidencia en las mismas
 Velar por el cumplimiento de las Revisiones por la Dirección, así como la Evaluación del
Sistema de Calidad mediante la Ejecución de las Auditorías Internas a cada uno de los
departamentos de ATRELLUS DE VENEZUELA C.A
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 Garantizar la actualización de toda la documentación legal que debe ser incluida y entregada
al personal que sale hacia las instalaciones del cliente, incluyendo la relacionada con los
vehículos usados para ello. ( Racda, Pólizas ambientales, permisos de conducir, documentos
del vehículo)
 Garantizar que el personal asignado para realizar los servicios, tenga toda la documentación
relacionada con el sistema de calidad: formatos de charlas, ART, formatos de inventarios de
equipos, formato de reporte de no conformidades, Notas de entrega, inspección de equipos,
procedimientos de operaciones, y toda la documentación necesaria para demostrar la
verificación, seguimiento, y medición, específica para validar el producto.
 Garantizar el alcance de los objetivos de calidad a fin de obtener una constante mejora en los
servicios prestados.

4.2.-Coordinador de Operaciones de Servicios:


 Coordinar las cuadrillas de instaladores y supervisores al momento de instalar, desinstalar,
movilizar, reparar o limpiar un equipo.
 Visitar las locaciones indicadas por el cliente antes de movilizar los equipos, con la finalidad
de coordinar previamente los materiales necesarios para el posicionamiento e instalación de
los mismos.
 Realizar visitas continuas a las instalaciones donde se ubiquen equipos para verificar que
todos los procesos se estén ejecutando según lo planificado.
 Relacionarse directamente con los clientes en función de verificar la conformidad con el
servicio prestado con la finalidad de garantizar la satisfacción de los mismos.
 Notificar al Coordinador de Reclamos y Logística en caso de reemplazo de equipos,
materiales, o cualquier otra necesidad que pudiese tener el cliente.
 Coordinar y hacer cumplir el Programa de Mantenimiento Preventivo de todos los tráileres,
cabinas, generadores eléctricos, equipos, vehículos, grúas, así como el mantenimiento diario
de cada tráiler.
 Coordinar las compras necesarias para realizar el reemplazo de materiales, insumos,
lencería, usados en cada equipo alquilado.
 Velar por el cumplimiento de las Normativas de Seguridad, Higiene y Ambiente dentro de las
instalaciones de Atrellus C.A. así como en la base.
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 Velar por el control absoluto de todos los procesos peligrosos que involucran cada una de las
actividades que realiza el personal de operaciones dentro y fuera de las instalaciones de
Atrellus de Venezuela.
 Controlar las No Conformidades detectadas durante la realización de los servicios
 Verificar que todas las solicitudes realizadas por el cliente o por los usuarios de los equipos
sean cubiertas a tiempo.
 Solicitar a la Gerencia General la Orden de Trabajo, la cual describe si la actividad a realizar
es una instalación, desinstalación, mudanza o limpieza (Formato F-MOPA-006)
 Participar en el control de los costos de las operaciones, mediante el control eficiente de los
materiales en la instalación de plantas, generadores eléctricos, mangueras, conexiones
 Cumplir y hacer cumplir los procedimientos de Control de la Calidad y operaciones durante la
realización de los servicios.
 Asegurar que los bienes del cliente sea utilizados de manera correcta
 Informar al cliente oportunamente sobre el deterioro o daño de un bien
 Controlar y minimizar las No Conformidades durante el servicio
 Supervisar, y velar que los equipos se hayan ubicado en los sitios indicados por el cliente, así
mismo solicitar la firma del representante del cliente que autoriza el posicionamiento de los
equipos

4.3.- Coordinador de seguridad industrial, ambiente e higiene ocupacional


 Dictar las charlas de seguridad al personal de operaciones antes de que se retiren a las
instalaciones del cliente, analizar los riegos y velar para que estos cumplan con las Normas
de Seguridad Industrial, Ambiente e Higiene Ocupacional, dentro y fuera de las instalaciones
de la empresa.
 Entregar toda la documentación relacionada con procedimientos, Normas y reglas que
deberán cumplir los trabajadores durante el tiempo que pernocten en las instalaciones del
cliente
 Entregar todos los formularios seguridad que deben ser llenados por los trabajadores durante
su pernocta dentro de las instalaciones del cliente
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 Mantenerse vigilante en la entrega segura de estos documentos con el fin de asegurar un fiel
cumplimiento del sistema seguridad.

Velar por el cumplimiento de los programas de:


a. Mantenimiento Preventivo de los Vehículos, Planta de tratamiento , Sistemas
hidroneumáticos y Generadores eléctricos
b. Cumplir con el programa de inspecciones de seguridad en las instalaciones del cliente
así como en la base de la empresa
c. Cumplir con el programa de inspecciones de seguridad de los equipos que estén
siendo usados por el cliente.
d. Cumplir con la entrega de los Equipos de Protección Personal
 Mantener la documentación, legal y Reglamentaria actualizada de todos los vehículos usados
en el trasporte de personal y Equipos
 Mantener y asegurar todos los registros derivados de las operaciones para que sean
utilizados para futuras auditorias de clientes que quieran confirmar el cumplimiento del
Sistema de Seguridad. ( Anexo A, y PSSL )
 Velar por el seguimiento de las acciones correctivas y preventivas que sean aplicadas.

4.4. Supervisor de Operaciones.


 Realizar las charlas de seguridad con su personal a cargo
 Discutir y analizar los riesgos asociados a las operaciones de limpieza con el formato ART-
003
 Asegurar que la planificación del alquiler de tráiler, cabinas, plantas tratamiento etc., se
ejecute según lo planificado por el coordinador de operaciones
 Preparar los equipos a trasladar de acuerdo a los lineamientos indicados por el Coordinador
de Operaciones
 Asegurarse de que todos los equipos, y materiales necesarias para realizar las operaciones
estén completos.
 Participar en el control de los costos de las operaciones, mediante el control eficiente de los
materiales en la instalación de plantas, generadores eléctricos, mangueras, conexiones
 Aplicar una vez al mes la encuesta de satisfacción del Cliente
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 Cumplir y hacer cumplir los procedimientos de Control de la Calidad y operaciones durante la


realización de los servicios.
 Asegurar que los bienes del cliente sea utilizados de manera correcta
 Informar al cliente oportunamente sobre el deterioro o daño de un bien
 Garantizar el mantenimiento preventivo de los equipos e inmuebles sea del cliente o de
Atrellus de Venezuela
 Controlar y minimizar las No Conformidades durante el servicio
 Supervisar, y velar que los equipos se hayan ubicado en los sitios indicados por el cliente, así
mismo solicitar la firma del representante del cliente que autoriza el posicionamiento de los
equipos
 Firmar libro de visitas en las áreas de trabajo del cliente
 Recopilar todas las quejas de los clientes, mediante el uso del formulario Control de quejas
de cliente F-MOPA-008
 Realizar el reporte de operaciones con el formulario F-MOPA-001, y anexar los siguientes
registros:
a. Charla de Seguridad en las instalaciones del cliente
b. Orden del servicio prestado firmado por el cliente ( F-MAD-002)
c. Listado de asistencia del personal que laboro en el servicio ( F-MAD-001 )
d. Análisis de Riesgos
e. Inventario de equipos, materiales, e insumos (F-MOPA-015 Y F-MOPA-016 )
f. Planificar todas las actividades relacionadas con el personal que sale hacia las instalaciones
del Cliente, y dentro de las instalaciones de ATRELLUS DE VENEZUELA. C,A, con el uso
del formulario F-MOPA-007 “Planificación Diaria de Operaciones”

4.5 Supervisor de Limpieza


 Respetar las Normas SIHAO establecidas por la organización, al igual que las establecidas
en las instalaciones del cliente.
 Firmar libro de visitas en las áreas de trabajo del cliente.
 Realizar las charlas de seguridad con su personal a cargo.
 Discutir y analizar los riesgos asociados a las operaciones de limpieza
 Analizar los riesgos asociados a sus responsabilidades y a su personal a cargo
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 Realizar la inspección de los tráiler según formato de Servicio e inspección de mantenimiento


semanal código F-MOPA-002
 Antes de salir de la base, firmar nota de entrega de kit de limpieza en formulario F-MPCA-019
 Supervisar que el personal que asista a la limpieza de los tráiler firme la lista de asistencia
con el uso del formato F-MOPA-005
 Trasladarse con el personal de limpieza a todas las zonas de ubicación de los triales y
supervisar que cumplan con las tareas de lavado de baños, cambio de sabanas, limpieza de
área social, cocina, y limpieza general
 Supervisar según planificación de limpieza diaria, formulario F-MOP-004, total de lencería que
se deba cambiar o reemplazar, así como botellones de agua
 Supervisar semanalmente todas las áreas de los tráiler, en alquiler, con la finalidad de
conocer los materiales, equipos electrodomésticos, insumos y materiales que serán
reemplazados por daños, perdida, deterioro o mal funcionamiento. (Lámparas, bombillos,
balastro, herrajes de baño etc.)
 Realizar mantenimiento a extractores de cada tráiler así como las reparaciones que sean
indicadas por el coordinador de operaciones.
 Supervisar total de kit de limpieza a reponer en cada tráiler, y asegurarse de incluir en el
inventario
 Supervisar que los insumos asignados a cada tráiler sea ubicados según lo planificado en el
departamento de reclamos y logística
 Documentar formato de servicio e inspección de mantenimiento semanal en el formulario F-
MOPA-002
 Inspeccionar el tráiler por fuera y verificar si necesita reparaciones; reportar en el formulario
F-MOPA-002
 Recopilar todas las quejas de los clientes, mediante el uso del formulario Control de quejas
de cliente F-MOPA-008

4.6 Supervisor de patio


 Respetar las Normas de Seguridad, Higiene y Ambiente
 Asistir a las charlas de la Empresa así como las del cliente
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 Detectar las No Conformidades en el servicio y verificar el cumplimiento y seguimiento de las


acciones correctivas.
 Supervisar el estado en que llegan los equipos a la base tales como: tráiler, cabinas, plantas
de tratamiento, generadores eléctricos, sistemas hidroneumáticos, con la finalidad de verificar
si existe necesidad de reparación o reemplazo de los mismos.
 En caso que exista la necesidad de alguna reparación o reemplazo, se debe informar al
coordinador de operaciones para que autorice los recursos necesarios para compra de
materiales mediante el uso del formulario F-MPCA-014 “ Requisiciones de materiales,
insumos, equipos o servicios”
 Firmar la nota de entrega/ despacho de materiales de almacén, ( Formulario F-MPCA-019)
entregado por el depositario
 Reportar las desviaciones detectadas en los equipos recibidos mediante el uso del formulario
F-MPCA-029, “Reporte de No Conformidades y Acciones Correctivas” y entregar al
coordinador de calidad.

4.7 Supervisor de Mantenimiento


(Planta de Tratamiento, Planta Eléctrica, Sistema Hidroneumático y tráiler)
 Respetar las Normas de SIHAO
 Asistir a las charlas de la Empresa así como las del cliente
 Detectar las No Conformidades durante el servicio de alquiler y Transporte de Tráiler,
Cabinas, plantas de tratamiento, y Generadores Eléctricos.
 Verificar el buen funcionamiento de las plantas de tratamiento de aguas residuales, Plantas
eléctricas, y sistemas hidroneumáticos con el uso del formato F-MOPA-009, con la finalidad
de informar al coordinador de seguridad o al supervisor inmediato en los casos en que exista
la necesidad de reparaciones o que se detecte mal funcionamiento que represente un peligro
para los usuarios de los trailes
 Ejecutar todas las actividades de distribución de redes eléctricas dentro del tráiler, instalación
de toma corrientes, extintores y alumbrados cumpliendo con las normas de seguridad
establecidas por la empresa.
 Ejecutar el mantenimiento o reparaciones de carpintería a puertas, tabiques, camas, y
muebles ubicados en los trailes.
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 Ejecutar las actividades de instalación de griferías, duchas, mangueras, sifones, herrajes,


lavamanos sanitarios, y lavaplatos según las indicaciones descritas en la orden interna de
trabajo entregado por el departamento de reclamos y logística, formulario F-MOPA-010 “
Orden interna de trabajo”
 Verificar la ejecución de mantenimiento de la pintura, y de impermeabilización de los tráiler,
así como el mantenimiento relacionado con actividades de herrería mediante cortes y
desbastes de materiales realizados para reparaciones menores.

4.8. Conductor de Vehículos


 Respetar las Normas SIAHO establecidas en la organización.
 Asistir a las charlas de la Empresa así como las del cliente.
 Recibir Orden de trabajo. Formulario F-MOPA-006 por parte del coordinador de Operaciones.
 Transportar los vehículos hacia las áreas requeridas en la orden de servicio del cliente y
orden de trabajo de Atrellus de Venezuela
 Chequear los fluidos, luces, cauchos, aceite, frenos del vehículo antes de salir de la base de
la empresa. Registrar los resultados de la inspección en el formulario SIAHO-CADV-01.
 Enganchar la señorita en la parte trasera del camión respetando las normas SIAHO.
 Colaborar con el instalador a montar tanques de agua, mangueras, tuberías de aguas blancas
y negras, así como los cables de electricidad.
 Conducir la unidad a los diferentes lugares de trabajo respetando las normas de tránsito
terrestre y seguridad tanto en la vía publica como en las instalaciones del cliente.
 Velar por el resguardo de los vehículos, equipos y herramientas
 Posicionar el equipo en la zona indicada por el Sup. de operaciones.
 Colaborar en la estabilización de los equipos e instalación de la escalera cuando aplique
 Colaborar en la colocación de los equipos en el vehículo durante el proceso de instalación,
desinstalación, mudanza o reubicación.

4.9. Coordinador de Gestión de Calidad


 Verificar que se asigne la orden de trabajo una vez planificado el servicio en formulario F-
MOPA-006, con la finalidad de controlar la trazabilidad del servicio hasta su facturación
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 Controlar la trazabilidad de la orden de trabajo con la orden servicio, inventario de tráiler,


notas de entrega, y demás documentos relacionados con la orden de trabajo.
 Entregar diariamente al personal de operaciones los formularios que deben llenar del sistema
de calidad
 Orientar a los empleados en las técnicas a usar para minimizar las desviaciones en campo,
mediante charlas inductivas o talleres al personal.
 Verificar cumplimiento del programa de mantenimiento de vehículos, y equipos de la
empresa.
 Controlar las desviaciones detectadas en el departamento de Reclamos y Logística durante la
prestación de los servicios.
 Sugerir y proponer soluciones durante la prestación del servicio para garantizar la satisfacción
del cliente
 Controlar y monitorear todos los registros derivados de las operaciones de alquiler de equipos
con el fin de mantener el sistema de calidad
 Revisar la documentación proveniente de las operaciones para posteriormente analizar los
datos relacionados con los objetivos de calidad, mantenimiento de equipos, servicios no
conformes entre otros.
 Finalizadas las operaciones, recibir toda la documentación de calidad y realizar el resumen de
servicio prestado con el uso del formulario F-MOPA-013 “ Resumen Final del Servicio “
 Firmar y entregar a administración para proceso de facturación
 Coordinar la entrega de la encuesta de satisfacción al cliente una vez por mes.
 Controlar las no conformidades y realizar el seguimiento a las mismas para evitar la
reincidencia de errores durante el servicio.
 Verificar que todos los equipos, y electrodomésticos asignados a cada tráiler mantengan
legible su codificación con la finalidad de controlar el inventario general.

4.10. Coordinador de Reclamos y Logística


 Recibir de la gerencia general o coordinación de operaciones las directrices para realizar las
actividades de operaciones de instalación, mudanza, o desinstalación de tráileres por medio
del formulario F-MOPA-006 “ Orden de trabajo “
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 Entregar equipos, materiales o insumos varios a los responsables de los procesos


operacionales por medio del formulario F-MOPA-003 “ Nota De Entrega de Equipos varios”
 Coordinar la entrega de insumo de emergencia o no Conformidades detectadas en los
equipos en condición de alquiler.
 Controlar las No Conformidades detectadas por los clientes o usuarios de los equipos en
alquiler.
 Realizar entrega de materiales para los trabajos de reparaciones menores, con el uso del
formulario F-MOPA-003
 Documentar formato F-MOPA-008 “Monitoreo de quejas del cliente” e informar al coordinador
de calidad.
 Planificar y coordinar la logística de las emergencias derivadas de las inspecciones de
seguridad.
 Mantener actualizado el monitoreo de quejas del cliente e informar al departamento de control
de calidad para que este realice seguimiento a las acciones tomadas.
 Generar las ordenes internas de trabajo con numeración consecutiva y entregar al personal
asignado para entregar los equipos, insumos, o materiales
 Mantener la trazabilidad de la Orden interna de Trabajo con las No Conformidades
detectadas en los equipos en alquiler.
 Programar y Controlar la entrega de los Equipos, Materiales, equipos electrodomésticos, e
insumos necesarios para realizar las actividades de alquiler en cualquier área definida por
los clientes.
 Realizar inspección de salida de tráiler en conjunto con el Supervisor de Operaciones,
mediante el uso del formulario F-MOPA-016 “Inspección de salida de tráiler “como constancia
del estado de los cauchos, ballesta, tren de rodaje, condiciones de enganche y rodamiento de
los equipos.

4.11. Depositario
 Mantener actualizado el Inventario de Electrodomésticos, materiales, e insumos ubicados en
el almacén con el uso del formato F-MPCA-032 “ Inventario General de Equipos”
 Identificar los equipos, y electrodomésticos nuevos que son adquiridos por la empresa con la
codificación asignada por el Coordinador de Calidad
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 Identificar los equipos de acuerdo a lo indicado en el procedimiento MPCA-009, Punto 5.3 del
manual de Procedimientos de calidad.
 Realizar el Ingreso de materiales con el formulario F-MPCA-020 “Ingreso de Materiales al
almacén “indicando el Número de Requisición, el Número de orden de compra asociado, y el
nombre del proveedor.( Ver MPCA-009 del manual de procedimientos de calidad )
 Detectar las No Conformidades provenientes de los materiales, equipo o insumos que no
cumplan con las especificaciones exigidas en el requerimiento.
 Etiquetar los equipos y materiales ubicados en el almacén según lo descrito en el
procedimiento MPCA-009 del manual de Procedimientos de Calidad. Cuando aplique, los
colores de identificación serán los siguientes:
a) Equipos Aptos: Tarjeta verde
b) Equipos No apto, o en reparación: Tarjeta Roja
c) Equipos en observación: Tarjeta amarilla
 Identificar los equipos rechazados con tarjetas roja e indicar número de No Conformidad
 Mantener actualizado el Historial de los proveedores, a través del formulario F-MPCA-018 “
Historial Desempeño de Proveedores”
 Ejecutar la entrega de los materiales requeridos por el personal mediante el uso del
formulario F-MPCA-019 “ Nota de Entrega de Materiales”
 Identificar las No conformidades de los materiales, equipos, e insumos adquiridos por la
empresa mediante el uso del formato F-MPCA-019 “ Reporte de No Conformidades y
Acciones Correctivas”

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.

La Empresa planifica los servicios de Alquiler y Transporte de Tráiler, cabinas, Plantas de


Tratamiento y Sistemas Hidroneumáticos de acuerdo a los siguientes elementos de entrada:

a) Planificación de servicio según requisitos del cliente (Instalación)


La Planificación del servicio será realizada de la siguiente manera:
1. El cliente solicita y especifica los requerimientos del servicio vía telefónica o por email al
Gerente General de la empresa
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2. Una vez solicitado el servicio, el Gerente general notifica de manera verbal o vía telefónica
al Coordinador de Operaciones para que verifique si existe disponibilidad de personal,
Equipos, Vehículos, materiales, e Insumos que puedan necesitarse para ejecutar el
servicio.
Si existe disponibilidad, el Coordinador de Operaciones de Servicios, informa al Gerente
general para que calcule los costos y proforma de servicios, de lo contrario, el gerente
general emite notificación de excusas.

3. Confirmada la disponibilidad, el Gerente General realiza una proforma del servicio, con el
formulario F-MAD-003, y negocia los costos asociados al equipo con el cliente , si está de
acuerdo, informa al coordinador de operaciones para que planifique las operaciones con el
uso del formulario F-MOPA-007 · Planificación de operaciones Diarias “

4. Si el servicio solicitado es una emergencia, el coordinador de operaciones planifica las


operaciones en el formulario F-MOPA-007, y en la parte de abajo indica los equipos y
personal asignado de emergencia.

5. A su vez, el Gerente General elabora una Orden de Trabajo con el uso del formato F-
MOPA-006, y le asigna una numeración consecutiva, con la finalidad de identificar el
servicio, y, controlar la trazabilidad del mismo. La nomenclatura será de la siguiente forma:
AT-XX-XX. Dónde:
AT= Atrellus de Venezuela;
XX= Numeración consecutiva;
XX= El año en curso.

Así mismo genera una orden de trabajo con una numeración consecutiva, con el uso del
formulario F-MAD-002 “Orden de servicio “, en la cual se describirán todas las
especificaciones del cliente, incluyendo el número consecutivo asignado en la orden de
trabajo.
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6. Para garantizar que la planificación se ejecute según lo solicitado por el cliente, la gerencia
general procede a entregar copia de la orden de trabajo a todos los responsables de cada
proceso involucrado, indicando la siguiente información:
a) Fecha de solicitud de servicio
b) La hora en que el cliente solicito el servicio de instalación
c) Nombre de la empresa solicitante.
d) Persona de contacto.
e) Numero de orden consecutiva.
f) Departamentos involucrados.
g) Descripción de las actividades.
h) Descripción de los equipos.
i) Observaciones.

7. Un día antes de realizar el servicio, el Coordinador de operaciones o Supervisor, se dirigen


a la zona indicada por el cliente para posicionar el tráiler e inspecciona el lugar para
planificar total de mangueras, conexiones, y demás materiales necesarios para la
instalación de aguas negras, aguas blancas y cableado eléctrico, así mismo inspecciona las
condiciones ambientales del lugar en donde serán posicionados los equipos, con el fin de
garantizar cumplimiento de responsabilidades legales y reglamentarias que se puedan
presentar durante la prestación del servicio (Ver formulario F-MOPA-014 “Inspección
infraestructura cliente”. Inspeccionado el lugar de posicionamiento, solicitar firma del cliente
como registro de evidencia para validar posicionamiento del tráiler y condiciones
ambientales del lugar o bien del cliente

8. A su vez, durante la planificación, el Coordinador de Recursos Humanos colocara en


recepción el formulario F-MAD-001 “Asistencia diaria del Personal” para que todos los
empleados que componen la cuadrilla se registren, colocando la siguiente información:
a) Nombre y apellido
b) Cedula de identidad
c) Hora de salida de la base
d) Hora de llegada a la base
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e) Firma del trabajador


f) Unidades de Movilización
g) Y firma de coordinador o supervisor de operaciones, dicha información será usada
para efectos de pago de nómina, horas extras, viáticos entre otras
asignaciones administrativas.

9. Antes de salir de la base, el supervisor de operaciones conjuntamente con el conductor, verifica


que la unidad de traslado cumpla con todas las normas de seguridad, con el uso del formulario de
inspección de vehículos En caso de desviación notificar, a través del “Reporte de No
Conformidades”, formato, código F-MPCA-029.” Reporte de No Conformidades y Acciones
Correctivas” y entregar dicho registro al Coordinador de Calidad.

10. Antes de salir de la Base, el coordinador de seguridad deberá realizar la charla de seguridad a
la cuadrilla y analizar los riesgos asociados al trabajo.

11. Al llegar a la locación asignada, el supervisor de operaciones deberá solicitar el libro de visitas
al cliente, firmarlo y regresarlo al cliente.

12. El supervisor de operaciones en conjunto con la cuadrilla asignada, procederán a bajar los
equipos y ubicarlos en el sitio asignado previamente por el Cliente, según lo dispuesto en el
procedimiento MOP-003 “Posicionamiento de Equipos del Manual de Operaciones de Alquiler de
Equipos”
13. En caso que la autorización para posicionar el equipo no se haya firmado el día anterior,
solicitar firma al cliente, y proceder a ubicar el tráiler según lo descrito en el procedimiento MOPA-
003 “Posicionamiento de Equipos “del Manual de operaciones de Atrellus de Venezuela.

14. Culminados el proceso de instalación, el supervisor a cargo realizara el reporte de Operaciones


con el uso del formulario F-MOPA-001 “Reporte de Operaciones” donde deberá colocar serial del
tráiler instalado, planta de tratamiento, generador eléctrico, y personal que realizo el servicio, así
como hora de salida, hora de llegada, numero de orden de trabajo, y numero de orden de servicio;
firmarla y entregarla al departamento de administración para efectos de cobros de venta. Así
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mismo deberá documentar en el formulario F-MOPA-001 “Reporte de Operaciones” toda la


información de tráiler en su parte externa e interna, solicitar la firma del cliente en señal de
validación del servicio, y entregar a administración

15. Ejecutados todos los requisitos exigidos por el cliente, el analista de compras, recibe todos las
facturas de cobros de servicios con la orden de compra emitida por el cliente, soportadas estas
con la cotización, y proforma; una vez facturado el servicio, solicitar comprobantes de retención.

16. Con la finalidad de controlar la mejora continua de los servicios que presta la empresa, el
coordinador de calidad deberá entregar una vez al mes, la encuesta de satisfacción del cliente en
campo o en las instalaciones del mismo, con el uso del formulario F-MPCA-022

17. Los registros de evidencia deberán ser entregados inmediatamente al departamento de


reclamos y logísticas, y serán los siguientes:
 Charla de seguridad
 Análisis de Riesgos
 Anexo C
 Nota de entrega y despacho de materiales de almacén ( F-MPCA-019 )
 Reporte de No Conformidades y Acciones Correctivas ( F-MPCA-022 )
 Planificación de operaciones Diarias ( F-MOPA-007 )
 Orden de Trabajo formulario F-MOPA-006
 Inspección infraestructura cliente ( F-MOPA-014)
 Listado de asistencia personal de operaciones” ( F-MAD-001 )
 Inspección de salida de tráiler, formulario F-MOPA-016, o Inspección de tráiler en Mudanza,
Formulario, F-MOPA-015, respectivamente
 Reporte de operaciones ( F-MOPA-001 )

Nota: En los casos de planificación del servicio para realizar mudanza o desinstalación de equipos,
los pasos a seguir serán los mismos, exceptuando los puntos 1, 2, 3, 4, 13,14 y 15 del punto “a”,
numeral “5 “del presente procedimiento
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b) Planificación de Limpieza a Tráiler (En Proceso)


1. En función del cumplimiento de las clausulas y disposiciones acordadas con los clientes, la
empresa, planifica las labores de limpieza a través del formato de servicio e inspección de
mantenimiento semanal, código F-MOPA-002, “Servicio e Inspección de Mantenimiento Semanal “el
cual es ejecutado por el Supervisor de limpieza semanalmente.

2. En cumplimiento de las normas de seguridad de todos los trabajadores, el Supervisor de limpieza,


antes de comenzar la jornada laboral, analizara los riesgos en el trabajo, y dictara charla de
seguridad, así mismo el personal de limpieza tendrá la obligación de asistir a la reunión y firmar los
formularios que aplique a cada caso.

3. Antes de salir de la base, el supervisor de limpieza, deberá verificar que el personal que asista a la
limpieza de los tráiler firme el “ Reporte de Nomina”, formulario F-MAD-001; y solicitar al
Almacenista la nota de entrega y despacho de los materiales, Formato F-MPCA-019 y firmar como
recibido el kit de limpieza, equipos y lencería que serán utilizados en cada uno de los tráiler a visitar,
con el cual deberá revisar todo el material entregado para garantizar la fluidez de las operaciones

4. Durante la inspección, el Supervisor de limpieza deberá documentar en el formulario F-MOPA-


002, la fecha en que se realiza la visita, el nombre del cliente, ubicación, serial del equipo, y el total
de lencería y suministros a reemplazar según número de camas ubicadas en cada tráiler.

5. En el renglón que indica reparaciones, detallar tipo de actividad, y materiales o equipos a


reemplazar, así como reparaciones de emergencia y actividades pendientes derivadas de la
planificación semanal o movimientos de equipos decidido por el cliente.

6. Una vez inspeccionadas, realizadas y definidas las necesidades en cada tráiler, el supervisor de
limpieza indicara el nombre del personal que ejecuto los servicios de mantenimiento, y deberá
solicitar la firma del cliente o usuario del equipo para validar y facturar el servicio
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7. En los casos que todas las necesidades detectadas sea reemplazos rutinarios, deberá firmar y
solicitar validación del servicio al cliente y entregar el registro de evidencia al departamento de
Reclamos y Logística para posterior planificación

9. Los registros de evidencia deberán ser entregados inmediatamente al departamento de reclamos


y logísticas, y serán los siguientes:
 Charla de seguridad
 Análisis de Riesgos
 Reporte de Nomina ( F- MAD-001 )
 Anexo C
 Servicio e inspección de mantenimiento semanal ( F-MOPA-002
 Nota de entrega y despacho de materiales de almacén ( F-MPCA-019 )
 Reporte de servicios no conformes ( F-MPCA-029)

10. Reunidos todos los registros nombrados anteriormente, el departamento de Reclamos y


Logística hará entrega de la documentación a cada uno de los departamentos involucrados,
para finalmente, proceder a realizar la planificación de limpieza de la semana con el formulario
F-MOPA-004 “Planificación de limpieza de Trailer
En dicho formulario deberán documentarse los siguientes datos:
 Nombre de la empresa
 Código del Tráiler
 Ubicación / Taladro
 Total de cambio de sabanas por tráiler
 Nro de Botellones
 Indicar fecha en caso de modificación.
La trazabilidad o el seguimiento al servicio de limpieza se hará por medio del Número de Orden
de Trabajo y Número de Orden de Servicio.

Por la naturaleza de los servicios que presta el cliente, se hace necesario mantener un control
de la planificación semanal de limpieza, por lo cual es responsabilidad del departamento de
Reclamos y Logística, solicitar información al coordinador de Operaciones sobre las posibles
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movilizaciones que haga el cliente. Estas movilizaciones ocasionan cambios en la planificación


de limpieza semanal las cuales son ajustadas según las necesidades del cliente y la distancia
entre una locación y otra.

Con el uso del Formulario F-MOPA-022 “Control de Limpieza Semanal”, el Coordinador de


Reclamos y Logística planifica la limpieza que deberá realizarse durante la semana, indicando el
nombre de la empresa, código del tráiler, Localización, Orden de Trabajo, Ubicación, Numero de
Cobijas, Numero de sabanas, Tipo de Kit (Normal o de Oficina), total de botellas de agua y
nombre del personal que entrega la cuadrilla.

Es responsabilidad del almacenista realizar la entrega del kit de Limpieza, materiales,


electrodomésticos, Equipos, herramientas, vehículos, mediante el uso del formulario “Nota de
Entrega de Equipos varios”, Código F-MOPA-003. Así mismo deberá describir en el mismo
formato, numero de orden de trabajo, Numero de Orden Interna, Numero de no conformidad
para el caso que el servicio a prestar se requerido por una No Conformidad, Numero de Tráiler y
fecha de entrega.

11. Con la finalidad de minimizar las desviaciones o no conformidades en los servicios de


mantenimiento, mensualmente, el Supervisor de limpieza entregara el formato de Evaluación de
mantenimiento al cliente, código F-MOPA-011 y le hará entrega del mismo al departamento de
control de calidad para que realice el seguimiento y control a la efectividad de las acciones
tomadas y tomar acciones para evitar la reincidencia en las mismas desviaciones.

c) Planificación de servicios por No Conformidades detectados por el cliente


Los elementos de entrada para esta planificación vienen dados por llamadas telefónicas o por
correos electrónicos de los clientes hacia el departamento de Reclamos y logística, siendo estos
manejados de la siguiente forma:

1. El cliente informa la no conformidad relacionada por daños, pérdida o deterioro de materiales,


equipos o insumos al departamento de reclamos y logística, este a su vez, elimina la No
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Conformidad, reemplazando los equipos, materiales, o insumos generando una Orden interna
de trabajo, con el uso del formulario F-MOPA-010 “Orden interna de trabajo”, notificando
verbalmente al coordinador de operaciones la novedad para que este coordine las actividades
de entrega. Los datos a incluir deberán ser los siguientes: Actividad a realizar (acción
correctiva), materiales, equipos o insumos de reemplazo, motivo de reemplazo, numero de
orden interna, numero de no conformidad, cliente, numero de tráiler, entre otros. Hacer
referencia al formato planificacion de limpieza semanal en observaciones

2. A su vez, el coordinador de reclamos y logística, realiza la nota de entrega de equipos varios


con el uso del formato F-MOPA-003 indicando si la entrega se trata de un material, equipo,
herramientas, electrodomésticos, vehículos o kit de limpieza; así mismo indicara número de
tráiler, y destino

3. La persona autorizada de entregar el reemplazo firmara la nota de entrega y solicitara al


cliente que firme la misma en señal de validación del servicio; regresar a la base y devolver el
registro a la coordinación de reclamos y logística.

4. Simultáneamente, el coordinador de reclamos y logística deberá documentar la no


conformidad en el formulario de “Monitoreo de quejas del cliente “, formato código F-MOPA-008,
con los siguientes datos: Nombre del cliente, numero de no conformidad, fecha de la queja, y
acción para eliminar la no conformidad.

5. El coordinador de control de calidad, tendrá acceso a dicho formulario con la finalidad de


controlar la fecha de seguimiento, y el cierre de la No Conformidad para evitar la reincidencia en
la misma desviación.

6. Para controlar la reincidencia en la misma no conformidad, y garantizar la eficacia de las


acciones tomadas, el coordinador de calidad deberá realizar un control trimestral mediante
llamadas a los clientes, colocando como fecha de cierre al seguimiento, la fecha en que se
realizó el contacto telefónico con el cliente o en su defecto la nota de correo electrónico. Los
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registros resultantes del proceso deberán ser utilizados para demostrar el alcance de los
objetivos de calidad

7. Archivar Nota de entrega, correo electrónico, y orden interna de trabajo; anexar al formulario
F-MOPA-008 “Monitoreo de quejas del cliente” para posteriormente ser utilizados como registros
de evidencia en futuras auditorias de calidad.

d) Planificación de servicios mediante programas de inspección de equipos, dispositivos


de Seguridad, plantas de tratamiento, plantas eléctricas y sistemas hidroneumáticos.
Los elementos de entrada para esta planificación son generadas a través de los siguientes
programas de inspección:
a) Programa de inspección de Equipos de Protección Personal.
b) Programa de inspección de generadores eléctricos.
c) Programa de inspección de Planta de tratamiento aguas residuales.
d) Programa de inspección de sistemas hidroneumáticos.
e) Programa de inspección de dispositivos de seguridad.
f) Programa de mantenimiento Preventivo a vehículos de carga.

1. La planificación del servicio, es generada por el Coordinador de seguridad, en función del


cumplimiento de los programas de inspecciones arriba descritos. Cada inspección deberá ser
documentada bajo los lineamientos descritos en el programa de Seguridad y Salud Laboral, así
como lo descrito en el Anexo A de la empresa.

2. Antes de comenzar las inspecciones, el Coordinador de calidad, dicta la charla de seguridad y


analiza los riesgos, solicita firmas del personal que asistió a la reunión para luego archivar como
registro de evidencia según lo documentado en el procedimiento MPCA-002 2Control de los
registros”

3. Una vez que el coordinador de Seguridad ejecuta las operaciones de inspección, estas son
documentadas en los formatos asociados a los procedimientos de seguridad. La planificación
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del servicio es realizada a través de la solicitud de requerimientos con el formato


“Requerimientos de materiales, Equipos, insumos o servicios” Código F-MPCA-014.

4. El coordinador de Seguridad, asignara una numeración consecutiva a la requisición en el caso


que lo solicitado sea proveniente de programas de inspecciones, acudir al gerente general o al
coordinador de operaciones para su aprobación; esta a su vez será entregada al analista de
compras para que sea procesada.

5. En los casos que sean solicitados recursos para emergencia, el consecutivo de la requisición
será asignado por el analista de compras, quien deberá entregar una orden de despacho para el
proveedor de servicios seleccionado por este, mediante el uso del formulario F-MPCA-016 (Nota
de entrega-Despacho de materiales del almacén)

6. La planificación de servicio ejecutado como emergencias, son canalizados por medio de


llamadas telefónicas o correos electrónicos al departamento de reclamos y logística y será este
el responsable de informar al coordinador de seguridad. En este caso su tratamiento será
manejado como una no conformidad tal como se indica en el procedimiento de servicios no
conformes, código P-MPCA-014 del presente manual

7. En función de lo observado durante las inspecciones, el Coordinador de seguridad, registra en


el formato de “Servicio e inspección de mantenimiento Semanal”, (código F-MOPA-002), toda la
información referente a la planificación del servicio de la siguiente semana, incluyendo además
reemplazos o reparaciones de emergencia.

8. Ejecutados los procesos de inspección, el coordinador de seguridad deberá archivar los


registros generados como evidencia de cumplimiento.

9. Una vez que el departamento de reclamos y logística, Toma acciones para eliminar la no
conformidad, el Coordinador de calidad, deberá realizar el seguimiento a las mismas para
demostrar la eficacia y evitar que se repitan las mismas deviaciones. Dicho seguimiento es
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comprobado durante las auditorías internas de calidad o con el control trimestral de quejas del
cliente. (Ver registro F-MOPA-008)

10. Finalmente el coordinador de seguridad archiva todos los documentos derivados de las
inspecciones con el formulario F-MOPA-002 y tratado como lo indica el procedimiento MPCA-
002 “Control de los registros “del presente manual.

e) Planificación de servicios derivadas del Pre arranque de las operaciones diarias en


Base
1. La planificación del servicio en base, es ejecutada por el Coordinador de operaciones, y estas
son realizadas en función de los equipos que son entregados por el cliente, y son recibidos por
el supervisor de patio.

2. Instalados los equipos en base, el supervisor de patio deberá realizar el inventario del tráiler
con el uso del formulario F-MOPA-017 “Inspección de entrada de tráiler en Base” con la finalidad
de verificar el estado del mismo así como los electrodomésticos, lencería, estado de la cocina,
entre otros.

3. Una vez verificado el estado de los equipos, documentar en el formato F-MOPA-017,


indicando fecha de inspección, lugar de procedencia, y condición de los mismos.

4. Todos los equipos que regresen a la base deberán ser repotenciados con reparaciones
menores y dejarlos en condiciones óptimas para ser alquilados nuevamente.

5. Los recursos necesarios para realizar las reparaciones deberán ser aprobados por el
coordinador de operaciones o el gerente general mediante el uso de requisiciones, código F-
MPCA-014. Una vez firmados, el supervisor de patio entregara al analista de compras la
requisición para que sean realizados los procesos de compras. Si los recursos solicitados son
de emergencia, el analista de compras solicitara aprobación a la gerencia general o coordinador
de operaciones para que la compra sea canalizada de contado o a crédito. En caso que sea a
crédito, el analista de compras asignara una orden de compra a crédito F-MAD-003 y hará
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entrega de la misma a la persona asignada por el coordinador de operaciones para realizar las
compras.

6. Los materiales solicitados para realizar el mantenimiento del tráiler deberán ser entregados al
supervisor del patio con el uso del formato “Nota de entrega y despacho de materiales,
indicando en el mismo, el número de requisición, con el fin de controlar la trazabilidad de las
compras realizadas

7. Si los materiales comprados no son utilizados de manera inmediata, el supervisor de patio,


hará entrega de los mismos al almacenista para que este realice ingreso de materiales al
almacén, mediante el uso del formulario F-MPCA-020 “ingreso de materiales al almacén”
8. Finalizadas las actividades de mantenimiento al equipo, el supervisor de patio informara
verbalmente al coordinador de operaciones, con la finalidad de actualizar la pizarra de inventario
de equipos operativos en base.

9. Concluidas todas las actividades en base, el supervisor de patio hará entrega de los registros
generados, al coordinador de calidad, el cual será responsable de archivar los mismos en la
carpeta del tráiler los cuales son; Inventario de entrada de tráiler a base, Requisiciones, y nota
de entrega de materiales y recursos asignados para el mantenimiento del equipo repotenciado.

10. Todos los registros deberán ser utilizados según lo descrito en el procedimiento MPCA-002
“del presente manual.

Formatos de Operaciones aplicables en la planificación del servicio.


F-MOPA-001 Reporte de operaciones
F-MOPA-002 Servicio e Inspección de Mantenimiento Semanal
F-MOPA 003 Nota de Entrega de Equipos Varios
F-MOPA 004 Planificación de Limpieza
F-MOPA-006 Orden de Trabajo
F-MOPA-007 Programación diaria Operaciones de alquiler de Equipos
F-MOPA-008 Monitoreo de quejas del cliente
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD

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GENERADORES ELECTRICOS

F-MOPA-010 Orden Interna de Trabajo


F-MOPA-011 Evaluación de servicio de Limpieza
F-MOPA-013 Resumen de Servicio de alquiler
F-MOPA-014 Inspección Infraestructura Cliente.
F-MOPA-015 Inspección en Recepción a Tráiler
F-MOPA-016 Inspección de Salida a Tráiler
F-MOPA-017 Inspección de Entrada en Base a Tráiler
F-MOPA-018 Control de Llaves de Tráiler

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