Administración

Eficaz del Tiempo

Unidad 2
Concentración vs. Dispersión

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Presentación:

A lo largo de esta Unidad, ahondaremos en los contenidos claves del concepto de concentración, en
contraposición con los de dispersión. Sus implicancias, alcances y algunas formas de evitar la
dispersión en pos de una mejor concentración.


Temario:

2.1 Concentración versus dispersión.

2.2 Concentración rígida · Concentración flexible

2.3 ¿Qué hacer con los imprevistos?


Objetivo:

Que los participantes logren profundizar en los contenidos claves del concepto de concentración, en
contraposición con los de dispersión, así como conocer sus implicancias, alcances y algunas formas de
evitar la dispersión en pos de una mejor concentración.

















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2.1 Concentración versus dispersión.

'Nunca hubiera podido hacer lo que he hecho

sin los hábitos de puntualidad, orden y diligencia

que favorecieron mi determinación de concentrar

todo mi ser en la obra emprendida”.

Charles Dickens

La concentración

“La criatura más débil”, escribió Thomas Carlyle1, “concentrando su energía sobre
un solo objeto puede realizar grandes cosas; mientras que el hombre más fuerte y
el más hábil que disperse sus fuerzas sobre muchas cosas, no lleva a cabo ninguna.
Una gota que cae continuamente consigue horadar la roca, mientras que el
torrente impetuoso la inunda sin dejar huellas”.

El que pone toda su energía y toda su perseverancia en perseguir un solo objetivo,

no puede menos que alcanzarlo. Todos los grandes hombres han sido hombres
enérgicos que concentraron sus fuerzas en un solo punto, hasta que obtuvieron el
triunfo.

Si se ha dicho que el éxito es una conducta mental, bien puede precisarse que la concentración es la clave de
esa conducta. Una mirada capaz de concentrarse en un punto fijo, como un rayo láser es, quizás, el signo
distintivo, como la marca de fábrica, de aquellos que obtienen éxitos extraordinarios.

Teme al hombre de una sola idea, dice la sabiduría popular. Ciertamente, la motivación o el impulso es
característica principal del intelecto; tiene sus claves en la resistencia a la distracción y la concentración en lo
que se hace.

Isaac Newton dijo que había efectuado sus descubrimientos 'pensando sin cesar en ellos'. El genio se ha
destacado siempre por su aplicación intensa. A la cumbre llega quien nunca se aparta de su especialidad ni
disipa su energía.

1
Thomas Carlyle (1795-1881), historiador, crítico social y ensayista británico.

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A la cumbre, por la concentración de sus energías y capacidades, llegaron ayer Edison, Morse, Bell,
Stephenson, Watt, etc. Y hoy, ‘la concentración es la clave de nuestra época’.

La concentración permite mejor percepción -no sólo mirar, sino ver-, mejor concepción, no sólo pensar, sino
extraer consecuencias-, más poder para distinguir, -no sólo considerar las cosas separadamente, sino
confrontándolas entre sí, para destacar sus diferencias-, mejor memoria, -no para recordarlo todo, sino aquello
que interesa y que conviene recordar.

Reflexión: ¿Qué opinan de la importancia crucial de concentrar el pensamiento y la acción en un solo

objetivo? ¿Cuántos objetivos suelen ustedes perseguir a la vez..? Uno, dos, varios..? Fundamenten sus
respuestas y compártanlas en el Foro de socialización.

Características de la concentración

Concentrarse no es sólo pensar en un tema determinado, sino revisar todas sus aristas.
La concentración es inseparable del poder de observación, a tal punto que también ha sido definida como
'observación metódica e insistente, tanto de las ideas como de los hechos'.

“El desarrollo del hábito de observación constituye una parte de la educación de la mente, y los que lo
practiquen encontrarán que la mente se esclarece, aumenta en poder y se hace más fácilmente manejable; de
suerte que pueden dirigirla a un objeto dado mucho mejor que lo que podían hacer antes", comenta Abel
Cortese en su artículo “La importancia de la concentración”.

Otro aspecto fundamental a destacar es que la concentración no es una actividad física, sino una actividad
mental.

'Un alto grado de esfuerzo mental es con frecuencia dañino al cuerpo, a menos que se haya logrado siquiera
parcialmente cesar con dicha asociación entre el pensamiento y el cuerpo. La tensión muscular y nerviosa nada
tiene que ver con la concentración, y el buen éxito en el ejercicio no se mide por ninguna sensación o
sentimiento corporal', explica Cortese.

También es necesario entender que la concentración no es una suma de extraordinarias capacidades mentales,
más bien es una resta: debe restarse la dispersión. En ese sentido, recordemos la famosa comparación con una
lente de aumento, que concentra los rayos solares a condición de que no se la esté moviendo.

La voluntad y el pensamiento
Debemos practicar la concentración a fin de establecer una disposición preponderante, de modo que todas
nuestras ideas se centren gracias a ella. Así llegamos al convencimiento de que todos los pensamientos que
constituyen nuestra base mental tienen mucha más importancia que aquellos pensamientos esforzados que
sostenemos en los momentos en que tratamos asuntos que requieren especial atención.
La voluntad dirige el pensamiento y crea la disposición necesaria para concentrarse durante un período de
tiempo prolongado.

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En la práctica diaria se encuentra la oportunidad de desarrollar un proceso de aprendizaje. Es necesario que

empiece a reparar en todas las pequeñas actividades sin malgastar sus poderes en ociosos
pensamientos, emociones o acciones. No haga ninguna tarea mientras esté pensando en otra, recordando
siempre que el pensamiento y la acción deben ir juntos, tan estrechamente que no dejen cabida a interferencia
alguna.
Para mejorar nuestra concentración, es importante saber movilizar nuestra atención rápidamente. Cuando
nos sentamos en la oficina por la mañana, no podemos perder el tiempo en mirar qué es lo que pasa y por
dónde empezamos a trabajar. En primer lugar, debemos tener preparada una lista de tareas para enfocarnos
en forma metódica y dinámica en ellas con el fin de resolverlas.

¿Por qué no nos concentramos?

Un aspecto esencial es el entender el por qué no logramos
concentrarnos. Por tal motivo es importante entender el
funcionamiento del ser o la conciencia. La consciencia funciona
primero por medio del pensar, después de pensar analiza los
pensamientos que eventualmente se llevan a la acción. La conciencia
siempre emana pensamientos, dicha facultad de pensar la
llamaremos: la mente.

La mente es un órgano extremadamente sensible, sutil, no es algo físico. Además, es afectado por la calidad de
los pensamientos. Cada pensamiento que tenemos, que emanamos, que creamos, afecta nuestra capacidad de
experimentar.

Uno siente que está vivo por la conciencia. Sin embargo, la conciencia se expresa de distintas maneras: cuando
uno expresa un pensamiento, por ejemplo: tengo sed, no tiene relación con el pensamiento de: me siento feliz
hoy. Experimentar y crear pensamientos son dos capacidades distintas.

La capacidad de concentrarse se encuentra en el intelecto. Es una capacidad que está en línea con nuestras
experiencias de vida y con nosotros mismos. La mente crea todos estos pensamientos y es responsable
también de la calidad de la experiencia que voy a tener.

No solemos fijarnos de los pensamientos que creamos, ni de la calidad que tienen. Sin embargo, uno es
responsable de lo que siente y de lo que percibe, debido a que a cada instante estamos creando pensamientos.
El observarse es algo que sólo uno lo puede hacer internamente, es como si la mente fuera un recipiente que
es más frágil que la piel de nuestro rostro. De la misma manera los pensamientos que el ser pone en su mente
afectan la calidad de su sentir, de su experiencia de sí mismo.

Cada uno de nosotros a cada instante piensa, pero en general no reparamos en la importancia que tienen estos
pensamientos. Sin embargo, cada pensamiento tiene una influencia sobre la consciencia, y por ende sobre
distintas capacidades: la capacidad de concentrarse, de aislarse, de enfocar. Además, están muy relacionados
con la experiencia de las cualidades de control y de equilibrio.

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La calidad interna

Cuando uno crea calidad internamente, está cuidando, protegiendo y sanando las distintas capacidades sutiles
que tiene. Todos tenemos capacidad de concentrar, de analizar, de enfocar, de reflexionar, de vivir y de
experimentar. Pero si no las utilizamos es como si uno se queda enyesado durante un mes: la pierna se vuelve
floja y débil.

Tanto a nivel físico como a nivel mental o espiritual no usar algo, implica dañarlo y en última instancia perderlo.
Es este estado de debilidad que tiene nuestra mente y nuestro intelecto.
La concentración es una capacidad del intelecto que puede ser extremadamente aguda y funcionar
rápidamente, no se necesitan horas, días, o condiciones especiales para activarla. Por un lado hay que cuidar la
forma en que pensamos y por otro, cuando uno se quiere concentrar en algo, debemos despertar el interés por
aquello.

Muy a menudo creamos el pensamiento de "no quiero", como un niño mimado. Cuando decimos que no
podemos, hay como un 50% de que no queremos. Se debe desarrollar la honestidad, ya que clarifica todo y
permite arreglar lo que se necesite.

El niño mimado lo que quiere es el confite, es decir, quiere el resultado. Pero es en el proceso donde está el
esfuerzo. Vivimos en un mundo donde nos han enseñado a tener resultados y satisfacción inmediata. Eso es un
gran problema porque queremos los resultados sin pagar el precio del esfuerzo. El amor al proceso es algo que
se debe desarrollar por uno mismo, porque nuestro mundo no lo enseña.

Algunos ejercicios para mejorar nuestra concentración

A continuación, se detallan 5 ejercicios de gran utilidad para optimizar nuestra concentración:

1) En un lugar apropiado, donde nadie lo moleste, tome un reloj y colóquelo
tan lejos de su oído, como le permita seguir oyendo el tic-tac de su
máquina.
Cierre los ojos y concéntrese en este ruido todo el tiempo que pueda, 50
segundos, 1 minuto, 2 minutos, tal vez no le sea posible al principio, pero
gradualmente irá aumentando su poder de concentración. Piense en el
reloj y no lo aparte un instante de su mente, piense en su configuración
exterior, vaya luego a la constitución de su maquinaria, vea las piezas
moverse, sin perderlo un momento. Practique por lo menos una vez al día
este ejercicio.
2) Antes de iniciar la práctica de este ejercicio, debe elegir cuidadosamente cuál será el objeto de su
concentración y por cuánto tiempo se propone sostenerla. Hecho esto dígase: "Voy a fijar la mente
sobre tal o cual cosa durante diez minutos y en todo ese tiempo no tendré nada que ver con ninguna
otra cosa".
Le daremos un ejemplo de este ejercicio: Supongamos haber decidido concentrarnos en un perro, muy
conocido para nosotros, ya que este es un factor primordial. Tratando en lo posible de seguir un orden

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de cosas, pensando todo lo que queremos y podamos relacionarlo con él; sin perder en ningún
momento la imagen de nuestro perro.
A fin de servir mejor a nuestro propósito, a través de este ejemplo, observaremos rigurosamente las
tres leyes del pensamiento.
Objeto y clase: Este perro es un animal, pertenece a los vertebrados, es cuadrúpedo, mamífero, etc.
Otros miembros de su especie son: la jirafa, la vaca, la oveja, el caballo, el conejo, el burro, el elefante,
y así sucesivamente establecemos mentalmente todos los animales que se asemejen a nuestro perro,
sin sentirnos satisfechos hasta haber podido extraer todo posible pensamiento en cuanto a semejanza
y diferencias con los otros animales que desfilan por nuestra mente.
Pasamos enseguida a otra vía del pensamiento: El todo con la Parte. Teniendo a nuestro perro siempre
presente en la imaginación, tomamos una parte de su cuerpo; la cabeza, luego las patas delanteras,
etc. Concentremos nuestra atención en sus ojos, pensamos en la forma, el marco formado por los
párpados, los distintos colores que lo componen, etc. Tendremos especial cuidado en no inventar lo
desconocido, tratando solamente de ahondar con nuestra imaginación lo conocido.
Así, por ejemplo: si nunca nos detuvimos a observar cuántos dedos tiene el perro en sus patas
delanteras, no pensaremos caprichosamente en una cifra cualquiera. Continuaremos con sus formas,
color, características de sus movimientos, etc.
3) Siéntese tranquilo en su cuarto y observe cuidadosamente. En riguroso orden mire lo que tiene al
frente. De izquierda a derecha, observe atentamente los objetos adheridos a la pared, los muebles y
los objetos que se encuentran entre ello. Mírelos con atención uno por uno sacando el máximo de
detalles en cuanto a: formas, colores, contornos, ubicación, etc. Ahora cierre los ojos y describa con la
mayor cantidad de detalles cada una de las cosas vistas.
Pase ahora a la pared de la derecha y haga la misma operación, luego a la otra, y después a la otra. El
techo y el piso serán más fáciles, pero no por ello dejará de prestarles atención.
Ahora salga de su cuarto. Concéntrese nuevamente en el mismo orden en que las vio repase todas las
cosas que se encuentran allí dentro.
Practique a menudo este ejercicio por ser de especial utilidad. En la oficina hágalo con las cosas que se
encuentran en su escritorio. Cuando se dirige a ella toma las casas o negocios que se encuentran en
una cuadra y descríbalas mentalmente después.
4) Esta vez ejercitará con cosas abstractas, hechos vividos por usted mismo. Tome por ejemplo el día de
ayer y recuerde imaginativamente toda la experiencia vivida desde que se despertó por la mañana.
Siga paso a paso todos los incidentes, tratando de vivirlos otra vez con todos sus detalles de la manera
más perfecta que le sea posible. Concéntrese totalmente, y si su mente se desviara en algún momento
por efectos de una distracción, comience de nuevo desde el principio.
Permanezca sereno y flemático, no dé muestras de impaciencia o descontento y resista todo
derivativo externo del pensamiento.
5) Reconstruya de memoria y en el orden en que son expuestas, las secuencias de un libro que haya leído
recientemente. Cuando haya terminado lo referente a un capítulo, léalo nuevamente en su libro y
luego comience de nuevo a recordarlo, llenando esta vez las lagunas y rectificando simultáneamente

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las inexactitudes. Por fin, después de haber dividido el capítulo en secciones, ensaya recordarlo lo más
preciso que pueda. Proceda de esta manera con todos los capítulos de su libro. No lo olvidará jamás.

Reflexión: ¿Cuáles son sus principales problemas para lograr una buena concentración? Fundamenten
su respuesta y compártanla en el Foro de socialización.

Ejercicio: Realicen los ejercicios propuestos en el párrafo anterior y, luego, analicen si mejoraron sus
poderes y competencias para concentrarse.

Comenten sus resultados en el Foro de socialización.

La dispersión
La mente puede ser muy poderosa. En el escenario de la mente se vivencia la
propia íntima y privada realidad psíquica. La mente tiene la capacidad de
amplificar o minimizar, es el órgano de la percepción y del conocimiento, y en
ella se encuentran las funciones de la imaginación, la memoria, la atención, el
juicio, el discernimiento y la conciencia.

En la mente ocurren todos los procesos de raciocinio como medir, comparar, analizar, diferenciar, inducir o
deducir. La mente, pues, es un instrumento vital que acompaña al ser humano desde el nacimiento hasta la
muerte. Pero no es lo mismo una mente dispersa y fragmentada que una mente estable y bien gobernada, una
mente caótica y confusa que una mente clara.

La mente dispersa crea muchas dificultades, entendimiento incorrecto, tensiones y alimenta sus propios
errores. La mente unificada, establecida con firmeza, bien sujeta bajo el mando de la conciencia y la voluntad,
es una herramienta valiosísima y fiable. Por todo ello es necesario tener en la medida de lo posible una mente
capaz de sosegarse y enfocarse.

De la misma manera que la dispersión mental debilita, neurotiza, confunde y desarmoniza, la concentración
mental nos cohesiona psíquicamente, nos protege contra pensamientos inadecuados y nos permite un juicio
más profundo y claro, potenciar nuestra memoria y hacer todo con mayor precisión, cordura y habilidad.

Hasta que comenzamos a conocer la mente y empezamos a ejercitarnos en su saludable dominio, esta es
fluctuante como la llama de una vela expuesta al viento. La mente del ser humano suele ser caótica y tiende a
crear muchas dificultades innecesarias.

En la vida la concentración juega un papel fundamental, porque de la virtud de la concentración surge la

sabiduría que libera e ilumina. Una mente concentrada es una mente que se vigila y se custodia mejor a sí
misma y que no se deja alterar por lo banal y por lo superfluo. Es necesario aprender a mantener la mente más
atenta en la propia vida cotidiana, encontrarse presente en lo que se está haciendo.

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Hay que ser paciente en el ejercicio de la concentración, que gana en intensidad y pureza con la práctica
perseverante y gradual, pues al principio la mente se escapa una y otra vez al control de la persona, pero, con
paciencia, se debe una y otra vez también, regresar al objeto de la concentración.

Técnicas efectivas para evitar la dispersión

Para una gran cantidad de personas, el tener que esperar en el médico o en el banco es una verdadera
pesadilla. Sienten que están perdiendo el tiempo. Sin embargo, con un poco de planificación, uno puede
realizar varias actividades durante los minutos que gasta esperando.

Por ejemplo, se pueden organizar las tareas del día, revisar nuestro calendario de reuniones o llamar a
personas con las que hace mucho no hablamos. Ross Webber, autor del libro La administración del tiempo
comenta: "Uno de los mejores en administradores de tiempo que conozco siempre lleva consigo tres carpetas
dentro de su portafolios”.

1) Una carpeta amarilla que contienen asuntos pendientes, tales como cartas por contestar o
informes por revisar.

2) Una carpeta rosa que contienen proyectos en vía de elaboración, como pueden ser presupuestos,
políticas, procedimientos, el plan de mercadeo, etc.

3) Una carpeta azul que contienen los sueños dorados para el futuro.

Si el tiempo de espera es largo estudia las carpetas azules para determinar cual de todas las ideas se puede
convertir en el próximo proyecto y así transferirla a la carpeta rosa. En cambio si la espera es breve se dedica a
procesar los aspectos más o menos rutinarios que encuentra en la carpeta amarilla.

Es importante aprovechar el tiempo cuando tengamos “momentos muertos” para ir resolviendo aquellos
pendientes que sabemos que podemos terminar en poco tiempo para no utilizar las horas que tenemos
destinadas a temas más relevantes.

Otra forma práctica de ocupar dicho tiempo es llevar con nosotros un libro o revista de nuestro interés. De esa
manera aprovechamos para distraernos o capacitarnos.

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Reflexión: ¿Cuáles son sus principales problemas para lograr evitar la dispersión? Fundamenten sus
respuestas y compártanlas en el Foro de socialización.

Ejercicios:

1. Realicen los ejercicios propuestos más arriba y, luego, comprueben si mejoraron sus poderes y
competencias para evitar la dispersión.

2. Busquen en la Web otros sitios que brinden ejercicios para superar la dispersión.

Dispersión y motivación

¿Qué es la motivación?

Para la Dra. Trinidad Aparicio Pérez Granada, Psicóloga Clínica, la motivación es, junto con las circunstancias, lo
que mueve al hombre a actuar en una determinada dirección, lo que determina que nos comportemos de un
modo concreto y no de otro. Conviene aclarar que la conducta está determinada por varios motivos al mismo
tiempo y que estos pueden cambiar o variar en función de las circunstancias y etapas de la vida.

“Cuando uno está motivado es cuando se triunfa y se tiene éxito. El entusiasmo y la maquinación de proyectos
mantienen despierta la vitalidad y ayuda a descubrir nuevos caminos. La verdadera motivación se consigue
con un plan elaborado, determinando claramente la meta que uno quiere conseguir, ya que a veces, nos
formamos estilos de vida que nos permiten pocas oportunidades para la motivación”, explica Pérez Granada.

Tipos de motivaciones

Como motivaciones internas se entienden aquellas que nos llevan a actuar no por recompensas externas sino
por la satisfacción derivada de ejecutarlas, es decir, por el hecho en sí, por ejemplo, la satisfacción personal de
hacer ciertas cosas, los retos, el afán de conocimientos, la curiosidad, las sensación de dominio, etc.

Sin embargo, se consideran motivaciones externas las recompensas e incentivos como la aprobación, el
reconocimiento, premios materiales, etc.

Conviene aclarar que en muchas ocasiones lo que motiva al hombre es la satisfacción de necesidades como el
hambre, la sed, el sueño. En estos casos, una vez cubiertas las necesidades se olvidan y desaparece la
motivación o impulso.

¿Cuáles son las principales motivaciones?

La doctora Pérez Granada dice que las motivaciones son diferentes en cada ser humano; lo que motiva a uno a
otro lo deja indiferente, lo que en una etapa de la vida nos produce satisfacción, en otra nos aburre.

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Las motivaciones humanas son muchas y muy variadas, pero conviene hacer especial mención a las
motivaciones sociales, a las motivaciones para el crecimiento personal y a los valores.

- Las motivaciones sociales adquieren forma en el terreno de las relaciones interpersonales: Necesidad
de sentirse querido, valorado, aceptado por los demás, necesidad de buscar aprobación, etc.

- Las motivaciones para el crecimiento personal o para lograr el éxito nacen de esa necesidad que
tiene el ser humano de superar metas elevadas y se produce sobre todo en aquellas personas que se
proponen alcanzar aquellas cosas que suponen un reto.

- Los valores y las ideas constituyen también una fuente de motivación, ya que supone luchar por
aquello en lo que uno cree.

Actitudes que facilitan la motivación

- Diferentes investigaciones han demostrado que las personas que tienen cierta estabilidad
emocional se motivan mucho mejor que aquellas que son inmaduras e inestables.

- La confianza en los demás y en uno mismo ayuda a la motivación. Las personas con una buena
autoestima suelen estar más motivadas que las inseguras y desconfiadas.

- El autoconocimiento: conocer nuestras necesidades y después elaborar un plan para conseguirlas.

Para esto es muy importante el conocimiento de uno mismo, muchas veces no sabemos lo que
queremos, dudamos sobre nuestras capacidades, nos falta decisión.

- Habilidad de implicarse en lo que uno hace con sentido de la responsabilidad

- Capacidad de ser autocríticos.

¿Qué nos motiva hoy?

En muchas ocasiones, cuando una persona se muestra dispersa en su trabajo, esconde una gran falta de
motivación para desarrollar su tarea. Hoy en día, y pesar de lo que opina la mayoría, los grandes agentes
motivadores no están basados en estímulos económicos.

Es más, se está criticando en gran medida los altos sueldos y los incentivos adicionales, los bonus, que pueden
causar que los trabajadores sigan caminos más cortoplacistas, pensando más en lo que ganarán en el corto
plazo que en el futuro de la empresa.

No obstante, no sólo el dinero incentiva a los trabajadores. Recientes estudios afirman que los elementos no
financieros que destacan como los grandes motivadores para los trabajadores son los siguientes:

§ Elogios de sus jefes directos.

§ Acceso a los altos directivos de la empresa.

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§ La oportunidad de liderar proyectos.

Lo que más llama la atención de estos estudios es que, en la efectividad de los elementos mencionados, los no
financieros superan los financieros. Por otra parte, vemos que, del bonus, que es muy difícil de fijar
correctamente, los trabajadores valoran más los pagados en efectivo y mucho menos los pagados en forma de
acciones de la empresa que ahora están tomando cada vez más protagonismo.

Los pagos de incentivos, de la forma que sea, están siendo bastante más criticados en estos momentos por
muchas razones; la crisis, la reducción de los negocios, la inestabilidad de las bolsas y de accionistas más
críticos y las críticas de los políticos y del público en general. Además, como no tienen tanto impacto como se
pensaba, empresas deberían considerar otras formas de incentivar a sus trabajadores y, por los resultados de
estos informes, puede que tengan más impacto que lo que se perderá con las limitaciones financieras que se
están experimentando.

Otro punto importante es la formación constante de los trabajadores, ya que es una forma relevante de
mejorar la calidad laboral del trabajador que le beneficia en su lugar de trabajo e impacta directamente en la
productividad. Además, si llega el momento de tener que salir de la empresa, ayudará al trabajador en su
futuro laboral también.

Reflexión: ¿Cuáles son, en sus casos, las principales motivaciones que reciben? Fundamenten sus
respuestas y compártanlas en el Foro de socialización.

Tips para evitar la dispersión en el trabajo

Escritorio limpio: es necesario tener el escritorio de trabajo limpio, primero por una cuestión de
higiene y luego porque evita que nos distraigamos con algún objeto que se encuentre encima de la
mesa.

Ventanas a la calle: Sirven para despejar la vista, pero todo depende de qué tipo de vista se tenga.

Música: Deberá ser ambiental, algo que sea agradable y que nos ayude a concentrarnos. Prestarle
atención a las letras desvía nuestra atención.

Gadgets: Otro de los grandes escapes para lograr concentrarnos son el teléfono, una cámara digital,
ideales para la distracción. Se deben guardar o dejarlos fuera de nuestra vista.

Colores: Está comprobado que los colores repercuten en el estado de ánimo de las personas, por eso
los colores en el lugar de trabajo deben ser seleccionados cuidadosamente.

Mensajería instantánea: Hay que evitar utilizarlas. No sirven los estados “no disponible”, se debe
cerrar directamente el programa, al menos durante las horas que necesitamos

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Redes Sociales: Una nueva solicitud de amistad en Facebook puede sacarnos de nuestra tarea
rápidamente. Mejor será evitar perder el tiempo con esto si necesitamos estar concentrados.

Correo electrónico: Es muy necesario, todos nosotros dependemos de nuestros correos electrónicos
para trabajar, pero chequearlo cada cinco minutos no tiene sentido.

Según un estudio realizado por el Dr. Thomas Jackson de la Loughborough University de Inglaterra “cuando una
persona es interrumpida por un mensaje o correo electrónico entrante, necesita, tras leerlo, unos 64 segundos
de promedio para recuperar su «hilo de pensamiento» acerca de lo que estaba haciendo momentos antes. Se
ha calculado que quienes consulta su buzón de correo cada cinco minutos pierden unas ocho horas y media a la
semana, dedicando su cerebro a pensar en qué estaban haciendo momentos antes”.

No hay que olvidar bajo ningún concepto la importancia del estado físico en nuestra capacidad de
concentración. Cuanto más cansados estamos nos resulta más difícil mantener la atención. Una alimentación
equilibrada basada en cereales, frutas, verduras, lácteos, pescado y carnes rojas es importante para poder
rendir bien.

Ejercicio: Pongan en práctica los tips señalados y luego analicen y comprueben si mejoró su capacidad
para no dispersarse.

Cómo Mejorar la Concentración (y estar más atento)

https://www.youtube.com/watch?v=dJtQ-QRDRHc

Analicen los contenidos del vídeo, elaboren una breve síntesis, en la que no dejen de señalarse los
principales tips, y compártanla en el Foro de socialización.

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2.2 Concentración rígida · Concentración flexible

Para nosotros concentración no es otra cosa que dirigir la atención hacia cualquier punto de contemplación. Es
decir, sencillamente que cualquier objeto en el que centro mi atención y gana todo mi marco sensorial puede
llamarse concentración.

A diferencia de las definiciones anteriores, nuestra definición es más precisa puesto que la concentración como
tal es dinámica y flexible y no rígida.

Voy a proponerles que la concentración es un proceso dinámico flexible porque muchas personas creen
erróneamente que concentrarse es observar algo y "hacer fuerza" para no distraerse en otra cosa, eso es un
ejercicio rígido que lo único que acrecienta es la fuerza de voluntad, pero no la concentración.

Es necesario observar bien sin que se presente la más mínima tensión nerviosa. Una vez que nos hayamos
capacitado en eso, comprenderemos por qué la concentración debe realizarse en perfecta quietud y silencio.

El hábito de pensar únicamente en asociación; con la actividad o el estimulo corporal es, por lo general, tan
grande que un esfuerzo especial del pensamiento suele ir acompañado del fruncir de las cejas, el morderse los
labios y otros varios desórdenes musculares, nerviosos y funcionales. Cuando un niño aprende algo despliega el
más asombroso juego de contorsiones. Al escribir sigue a menudo los movimientos de la mano con la lengua,
aprieta con toda su fuerza el lápiz, entresaca el pie en la pata de la silla y se cansa en tiempo muy escaso.

Tales cosas deben cesar por completo en la práctica de la concentración. Un alto grado de esfuerzo mental es
de todo punto dañino al cuerpo, a menos que se haya logrado siquiera parcialmente cesar con dicha asociación
entre el pensamiento y el cuerpo. La tensión muscular y nerviosa nada tiene que ver con la concentración, y el
buen éxito en el ejercicio no se mide por ninguna sensación o sentimiento corporal.

Algunos creen que se están concentrando cuando sienten tirantez en el entrecejo; pero lo que logran
únicamente es causarse dolores de cabeza y otras molestias. Llega a ser casi notorio en Oriente que el sabio o
gran pensador posee un plácido entrecejo. Hacer variar el rostro o retroceder su forma, y cubrir la frente de
arrugas, es comúnmente signo de que el hombre trata de pensar más allá de su capacidad, o que no está
acostumbrado a ello.

Concentración con el menor esfuerzo

La concentración como tal no requiere de esfuerzo alguno por lo que si quisieran concentrarse en una moneda
al cabo de cierto tiempo si empiezan a pensar en su forma, su color, sus detalles, están haciendo concentración
y esto es correcto, pero a partir del momento en que comienzan a esforzarse por mantener la atención
entonces comienzan a ejercitar el poder de la voluntad.

Debe practicarse siempre la concentración sin el menor esfuerzo. El dominio de la mente no se consigue por un
férvido esfuerzo de ninguna clase, así como no se toma agua con un violento agarrón, sino que se consigue con
la práctica constante, calma y tranquila y desprendiéndose de toda agitación y excitación de las emociones. La

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calma constante, pausada y tranquila consiste en el ejercicio continuado, regular y periódico por un tiempo
suficiente para que sea efectiva. Los resultados de esta práctica son acumulativos. Escasos al principio,
abundantes después.

El tiempo que se le dedique cada vez no necesita ser grande, porque la calidad de la obra importa más que la
cantidad. Poco y frecuente es mejor que mucho y a largos intervalos. La práctica puede hacerse una o dos
veces al día, y hasta tres veces si es por corto tiempo. Una vez al día bien ejecutada es mejor que tres veces
practicadas con indiferencia. A veces la gente que tiene más tiempo disponible consigue un menor logro,
porque sabiendo que tiene mucho tiempo no se siente compelida a efectuarlo inmediatamente y de mejor
manera; mas el hombre que dispone de corto tiempo para su práctica siente la necesidad de lograrla a la
perfección.

Los ejercicios deben hacerse por lo menos una vez al día, y siempre antes y no después de entregarse al reposo
o al placer. Deben practicarse lo más temprano posible, y no posponerlos hasta después de haber cumplido
con otros deberes más fáciles o más placenteros. Es necesaria cierta estrictez de regla, y es mejor que nos la
impongamos nosotros mismos.

El poder del pensamiento flexible

Walter Riso es un reconocido terapeuta y escritor. En su libro “El Poder del Pensamiento Flexible”, plantea que
la flexibilidad mental es una virtud invaluable, pues son las personas de mente abierta quienes generan los
cambios constructivos a su alrededor, a diferencia de los de mente rígida. “¿Quién no ha sido víctima alguna
vez – nos pregunta –de la estupidez recalcitrante de alguien que, por su rigidez mental, no es capaz de cambiar
de opinión o intenta imponer sus puntos de vista?”

Explica que las personas se relacionan de diferente manera con la información almacenada en sus cerebros. En
particular, identifica tres modalidades, a las que respectivamente llama mente rígida, líquida y flexible.

Las mentes rígidas suelen concentrarse en forma rígida: Son mentes inflexibles, en las que las experiencias y
conocimientos se han vuelto una especie de piedra. Los individuos en una situación así son personas que no
están abiertas a aprender cosas distintas y que sólo se preocupan por acumular más de lo mismo. Detrás de su
rigidez hay una fragilidad paradójica, ya que a las primeras de cambio se resquebrajan, pues no resisten las
contradicciones ni se encuentran preparados para la autocrítica. Lo que ellos dicen es “la verdad” y punto.

A su vez, los sujetos de mente rígida se empantanan en estados caracterizados por el desgaste emocional y la
falta de armonía, por esa razón, para este tipo de personas es muy difícil concentrarse. Registran niveles altos
de estrés e incluso depresión; muestran poca tolerancia a la frustración, ya que están habituados a hacer
berrinches cuando no consiguen lo que desean y se angustian cuando sienten que pierden control. Por si fuera
poco, sus relaciones personales tienden a ser destructivas y marcadas por el autoritarismo, prejuicios e
inclusive agresiones.

Las mentes líquidas. Siguiendo un término acuñado por el sociólogo Zygmunt Bauman, Riso bautiza como
“líquida” al segundo tipo de mente. En contraste con el acartonamiento de la mente rígida, la líquida no se
interesa comprometerse ni adoptar posturas específicas ante nada, como si todo les pareciese relativo. En su
colorido lenguaje, Riso las describe como “Mentes sin cuerpo propio, informes, incoloras, sin constancia ni
sustancia, indolentes y lejanas a cualquier compromiso: cerebros son memoria”.
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 Administración Eficaz del Tiempo

Las mentes flexibles suelen concentrarse en forma relajada y tranquila: estas personas son capaces de
“avanzar, modificarse, reinventarse, crecer, actualizarse, revisarse, dudar y escudriñar” la realidad sin sufrir
traumas. Las mentes de estas personas son como el junco, que posee la flexibilidad de inclinarse ante el viento
sin llegar a quebrarse.

Los individuos de mente flexible tienden también a sostener relaciones personales relajadas y constructivas.
Saben vivir en paz consigo mismos, pues no se ven precisadas a imponer cosas como sucede con aquellos de
mente rígida. Hacen que las cosas sucedan de manera ágil, sin demasiados requisitos y funcionan con niveles
reducidos de estrés, puesto que no se obsesionan por defender lo indefendible. Generalmente desarrollan a
plenitud su potencial humano, ya que se ven a sí mismos como personas dispuestas a seguir aprendiendo cada
día.

Poseen un fino sentido del humor, pues no se dejan dominar por la amargura. Es por ello que cuentan con más
amigos que enemigos, pues su compasión les permite estar en paz con otros. Se precian también de vivir en un
estado de bienestar mental, espiritual y físico, y se conectan más fácilmente con la felicidad y la sabiduría.

Por estas razones, este tipo de personas logran altos niveles de concentración sin el menor esfuerzo mental ni
físico. Mientras la mente rígida está petrificada y cerrada al cambio, la mente flexible posee un cuerpo
inmodificable. No está fija en un punto ni se desliza por cualquier parte sin rumbo, sino que posee una
dirección renovable. A la mente flexible le gusta el movimiento, la curiosidad, la exploración, el humor, la
creatividad, la irreverencia y, por sobre todo, ponerse a prueba.

Si la mente obstinada cierra la puerta al mundo para no poner en duda sus estructuras internas, la mente
flexible deja la puerta entreabierta. La mente flexible mantiene opiniones, tiene creencias y principios pero
está dispuesta al cambio y en pleno contacto con la realidad.

La mentalidad amplia utiliza el pensamiento crítico como guía de sus decisiones. Se opone al dogmatismo en
tanto es capaz de dudar en lo que cree cuando hay por qué dudar, es decir, cuando la lógica (buenos
argumentos) y la evidencia (el peso significativo de los hechos) la cuestionan y, por lo tanto, la obligan a
examinar en serio los propios esquemas.

Reflexión: Si ustedes son capaces de lograr determinados niveles de concentración, ¿cuál es su tipo:
rígida o flexible? Fundamenten sus respuestas y compártanlas en el Foro de socialización.

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 Administración Eficaz del Tiempo

2.3 ¿Qué hacer con los imprevistos?

Los imprevistos en la empresa

El día a día empresarial se produce en un contexto cambiante. La gestión estratégica se debe llevar a cabo con
la perspectiva de lo imprevisto. Para ello se deben tener en cuenta las dimensiones de los sucesos imprevistos.
La disyuntiva de actuación ante ellos es intentar prever lo imprevisto o no. El fin de la empresa no es prever
estos sucesos, sino aprender a reaccionar ante ellos según la esencia de la propia empresa, de su rumbo
estratégico y del suceso que emerge, mediante su arsenal de interacciones, interrelaciones, potencialidades y
la formación de una actitud y una acción ante la ocurrencia de un imprevisto.

Jorge Antonio Frías Adán, Ingeniero Economista, en su trabajo denominado “Reflexiones acerca de lo
imprevisto en el proceso de gestión estratégica”, habla sobre los sucesos imprevistos que se presentan una vez
que ha sido determinado el rumbo estratégico de la empresa y se han puesto en marcha los mecanismos de
implementación y control de la estrategia. Aquí se valoran los sucesos imprevistos como algo que está allí, es
inevitable y es una parte de la incertidumbre de la gestión que siempre existirá y con la cual hay que convivir.

La propia inestabilidad de los entornos cambiantes induce la necesidad constante de la renovación y
complementación de tales instrumentos de gestión. Para enfrentar situaciones en las que se presentan sucesos
que no fueron previstos en el proceso de planeación estratégica se necesitan nuevas perspectivas del mismo.

Una perspectiva que asuma como una de sus partes indisolubles la inevitabilidad del surgimiento de
variaciones, a veces sustanciales, de las previsiones contenidas tanto en los planes, como en la estructuración
de acciones que guían el rumbo estratégico seleccionado. “La falta de este tipo de perspectiva menoscaba la
capacidad del directivo para conducir la empresa de forma adecuada a dicho rumbo estratégico ante un suceso
imprevisto”, señala Frías Adán.

La gestión de los imprevistos y el azar

La perspectiva del suceso imprevisto tiene en cuenta el azar en la gestión. La porción de incertidumbre
prevaleciente en la gestión empresarial ha sido estudiada casi siempre con vista a su cuantificación para llevar
a planos de la máxima estabilidad y previsibilidad la toma de decisiones y el proceso de gestión.

Gonzalo Gutiérrez (2006)2 sostiene que la acción supone elementos aleatorios, azar, iniciativa, decisión,
conciencia de las derivas y de las transformaciones. Según Gutiérrez, la palabra “estrategia” se opone a lo total
y estrictamente programado. Ello es conveniente sólo para las secuencias que se sitúan en un ambiente
estable. Pero en los ambientes cambiantes esta actitud nos obliga a estar vigilante. Nos obliga a innovar.

Así es que la otra parte de la conducta no está programada. Si surge un imprevisto, es necesario decidir si hay
que cambiar el rumbo o no, si hay que violar el código: hace falta hacer uso de “estrategias”. Es por eso que

2
Gonzalo Gutiérrez, humanista, filósofo y educador chileno.

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 Administración Eficaz del Tiempo

propone utilizar múltiples fragmentos de acción programada para poder concentrarse sobre lo que es
importante, la “estrategia” con los elementos aleatorios.

La capacidad de una acción de producir con su transformación un efecto sostenible en el tiempo para la
empresa implica “navegar en un océano de incertidumbre a través de archipiélagos de certeza. […] Tan pronto
como un individuo emprende una acción, sea cual fuere, ésta empieza a escapar de sus intenciones. La acción
en cuestión entra en un universo de interacciones y finalmente es el entorno el que se apodera de ella en uno
u otro sentido, pudiendo contrariar la intención inicial”.3

Las dimensiones de los sucesos imprevistos

Los sucesos imprevistos pueden abordarse desde varias dimensiones: a) de su naturaleza propia, b) de la forma
en que influyen sobre el sistema empresarial: subsistema que afecta, escala de intensidad, amplitud y temporal
en que lo hace en relación con el proceso de cambios empresariales, y finalmente c) del impacto que puedan
provocar en la Misión y Visión de la empresa.

En primer lugar, el origen del hecho imprevisto tiene una gran relevancia para la vida empresarial. Pueden ser
sucesos de carácter físico, social o económico. Entre los primeros se encuentran los fenómenos naturales con
su amplia gama de posibilidades. Los sucesos sociales introducen variaciones en las interrelaciones de las
personas dentro de la empresa y entre la empresa y su entorno, así como la forma en que las personas
perciben los imprevistos. Los sucesos económicos son muy familiares al mundo empresarial y existen vías para
reconocerlos y determinar su grado de influencia en ella.

En segundo lugar, la forma en que influyen los sucesos imprevistos en la empresa puede ser directa o indirecta.
Lo hacen directamente cuando entran en contacto inmediato con alguno de sus subsistemas. Son de influencia
indirecta, cuando entran en contacto con otros sistemas que se interrelacionan con la empresa, es decir,
competidores, proveedores o clientes y éstos al reaccionar transmiten su influencia a la empresa. La influencia
también se caracteriza por su intensidad, amplitud, temporalidad. Es necesario definir los niveles de influencia
de estos parámetros en el rumbo estratégico de la empresa.

Finalmente, en tercer lugar, es necesario tener en cuenta si la influencia tiene un impacto tal, que pueda
provocar cambios o amenazas reales a la sostenibilidad del sistema empresarial. Se hace necesaria la definición
de un rango de valores que permita calificar el suceso imprevisto como de alto impacto o bajo impacto, de
impacto positivo o impacto negativo sobre la sostenibilidad y la supervivencia de la empresa.


La disyuntiva de actuación: intentar prever lo imprevisto o no

Aún cuando pueda asumirse que cada una de las dimensiones mencionadas encierra una cierta porción de
previsibilidad, corresponde valorar cuán factible es el pronóstico de estos sucesos. Es posible hacerlo partiendo
de dos puntos de vista: desde el propio proceso de pronóstico y desde el efecto que ello pueda ejercer en la

3
Edgar Morin, filósofo y político francés.

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 Administración Eficaz del Tiempo

empresa. Factores tales como el tiempo de reacción a lo imprevisto y el costo de implantación de un

dispositivo de previsión cobran relevancia en el primer caso. Respectivamente aconsejan agilidad y economía.

Jorge Antonio Frías Adán señala que, en el segundo caso, una gran parte de lo previsible se ha debido tener en
cuenta en el proceso estratégico y ha debido formar parte de los programas, planes y presupuestos
empresariales. Por ambas razones, no es del todo beneficioso crear nuevas estructuras o formas de prever la
ocurrencia de sucesos que no fueron previstos.

Pero es conveniente acordar que la supervivencia de la empresa en este caso no radica en prever estos
sucesos, sino en reaccionar ante ellos de forma adecuada según la esencia de la propia empresa, de su rumbo
estratégico y del suceso que emerge.

Configurar una forma de actuación ante un suceso imprevisto entraña el condicionamiento de ciertos
parámetros de la gestión empresarial, pero también del sistema empresarial como un todo. La empresa crea
una configuración de estrategia y estructura consecuente con sus fines supremos y con el ambiente
empresarial previsible.

“¿Cuáles son las variables que es necesario ajustar para hacer frente a un imprevisto? Evidentemente aquellas
que no comprometan la esencia de su rumbo estratégico, de su misión y de su futuro. Pero algún cambio habrá
que hacer. Es importante entonces que tanto la estrategia como la estructura permitan crear las fortalezas que
lleven a la empresa a enfrentarse al imprevisto con los cambios que afecten lo menos posible su
funcionamiento”, comenta Frías Adán.

La mayor flexibilidad de pensamiento y acción en la empresa generalmente radica en sus niveles más
estratégicos. Contradictoriamente, es en los niveles más operativos donde más directamente influyen los
sucesos imprevistos, donde la dinámica de la producción y los servicios convoca a una mayor flexibilidad de los
elementos que conforman la estrategia y la estructura empresarial: las relaciones entre trabajadores,
tecnologías, información y los ambientes interno y externo.

Por tanto no hay que despreciar las potencialidades de cada uno de los elementos del sistema como fuentes de
acción ante un hecho imprevisto. La empresa en pleno, con su arsenal de interrelaciones, deberá acudir a la
formación de una actitud ante la ocurrencia de un imprevisto. “Cada uno de sus elementos deberá adoptar la
acción correspondiente con el tipo de hecho y con su papel en el mantenimiento de las relaciones necesarias a
la sostenibilidad de la empresa, al mantenimiento de su razón de ser, su rumbo estratégico, de su Misión y su
Visión”, explica Frías Adán.

Por último, los directivos empresariales necesitan instrumentos de gestión adecuados para la detección y el
manejo de sucesos imprevistos lo cual resultaría de apoyo a la gestión.

El fin de la empresa no es prever los sucesos, sino aprender a reaccionar ante ellos, de forma adecuada según
la esencia de la propia empresa, de su rumbo estratégico y del suceso que emerge. Ésta en su totalidad, con su
arsenal de interacciones, interrelaciones, potencialidades deberá acudir a la formación de una actitud y una
acción ante la ocurrencia de un imprevisto.


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 Administración Eficaz del Tiempo

Los imprevistos en la vida diaria

Desde el comienzo de la vida sedentaria en el hombre primitivo el medio social comenzó a coartar, cada vez
más, las capacidades de flexibilidad y creatividad natural. Resultaron ser cualidades más bien infantiles que
cualquier ser adulto respetable tiene que reprimir.
La determinación social, cultural y política de sometimiento, arrasan desde la infancia con la capacidad de
asombro, la fortaleza de responder a lo nuevo de forma personal y distinta y la seguridad de poder
autoabastecerse ante imprevistos.
Estamos plagados de ejemplos donde una situación no esperada desubica, incomoda, llevando a estados de
parálisis o huida. Hay situaciones que no cierran, experiencias inconclusas, incomprensiones de hechos,
actitudes, dichos, etc. La educación con baja tolerancia a todo esto en definitiva nos crea imprevistos por la no
espera de realidades ineludibles.
Desde los padres ya está la espera que los hijos brinden este tipo de certezas, que se muevan en un margen
muy delimitado dentro de lo esperado, que sus actitudes les sean comprensibles.
Ante los imprevistos traumáticos y/o difíciles de resolver, la creatividad grupal logra lo que uno solo no puede
lograr. Abre la cabeza, hace recuperar y fortalecer la flexibilidad. El debilitamiento de estas capacidades no
hace fácil poder responder a los imprevistos esperables.
Hay un sinnúmero de caminos desconocidos que se nos van a presentar siempre. Esto no se suele tener en
cuenta, lo que influye para que sean menos tolerables los caminos imprevistamente truncados.

La flexibilidad, la creatividad, el humor, la coparticipación y la tranquilidad hacen de los imprevistos no sólo un
hecho beneficioso, sino que además posibilitan encontrar de los imprevistos aspectos atractivos y
enriquecedores.

¿Qué hacer si surge un imprevisto en el trabajo?
En el caso de comenzar el día con un imprevisto, deténgase, cuente hasta diez y ordene sus ideas. Si está
sentado en su escritorio, ordénelo, no tenga demasiados papeles a la vista, le agobiarían más todavía. El paso
siguiente es revisar lo que conviene hacer.
Decida qué actividades de la jornada va a rescatar y cuáles van a dejar expirar. Una vez estudiadas, vuelva a
negociar las fechas límite que le han dado para los asuntos más urgentes. Sobre este tema, se recomienda que
en caso de que dichas fechas sean inamovibles, intente delegar parte de ese trabajo para que se pueda
terminar.
Es importante que en su jerarquización de temas prioritarios para sacar adelante, posponga todas las
trivialidades que pueda dejar para otro día. En lugar de trabajar dos horas extras para terminar todo, considere
la posibilidad de trabajar sólo veinticinco minutos extra al día durante el resto de la semana.
Otra opción es aplicar planes alternativos. Es importante que sepa distinguir entre reuniones de relevancia y las
puramente rutinarias, así podrá mandar a estas últimas a alguien en su nombre, de este modo usted dispondrá
de ese tiempo a sacar adelante parte del trabajo que no le deja dormir.
Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano. Cierto tiempo perdido puede ser constructivo
porque ayuda a relajarse o a reducir la tensión; sin embargo, a veces esto puede ser algo frustrante,

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 Administración Eficaz del Tiempo

especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podría estar
haciendo.
Hay algunas pautas que se pueden seguir para lograr facilitar la solución a estos problemas imprevistos:

Si el problema surge a última hora de la jornada laboral, si es posible que la solución se demore hasta el día
siguiente, lo mejor es consultarlo con la almohada. Al día siguiente, con la cabeza “fresca” será mucho más
sencillo y rápido resolver el inconveniente.

Si ha terminado con una tarea que le ha consumido mucho tiempo y concentración y se encuentra agotado,
tómese un respiro, haga una pausa, tomé un café o realice alguna actividad que le insuma unos 10 minutos y lo
distraiga. Luego, vuelva a dedicarse a la próxima tarea que la espera.

Otra recomendación es tomar contacto con cada tarea de poco a poco, el ir despacio, será más efectivo a la
hora de realizarla sin ningún tipo de error y nos evitaremos el problema de volver a revisar todo.

Si le han pedido algún tipo de trabajo o material lo más rápido posible, lo mejor no es “tirarse de cabeza” a
resolverlo, sino por el contrario, tomarse un pequeño tiempo para tomar contacto con el material, reverlo y
pensar cómo será su enfoque. Siempre es mucho más efectivo planificarlo con calma, antes de tener que
repetirlo varias veces por qué no se tiene bien en claro cómo encararlo.

En ocasiones, encontrar la solución a algún problema, resulta más difícil de lo que deseamos y la tarea se torna
demasiado complicada, y eso puede provocar el ponernos nerviosos, lo cual dificulta más pensar con claridad.
Entonces, es el momento de parar, relajarse, comenzar desde cero y por partes. Por ejemplo, plantéese las
siguientes preguntas:

¿Cuál es el problema? ¿Cuáles pueden ser las posibles causas del problema? De acuerdo a cada causa, ¿Cómo
podemos solucionar cada una de ellas? ¿Cuál puede ser la solución más efectiva?, etc.

La clave para solucionar un problema de trabajo consiste en mantener la calma, saber que todos los
problemas tienen solución y no dejarnos manejar por los nervios.


Los ejecutivos y el tiempo

Antes una breve descripción acerca de qué es un ejecutivo. Retomando a Peter Drucker4, “todo trabajador
cerebral, en una moderna empresa, es un ejecutivo si, en virtud de su posición o conocimiento, es responsable
de un aporte que gravita materialmente en el funcionamiento y resultados de la organización. Ya se trate de la
capacidad de una empresa para lanzar un nuevo producto o ampliar su participación en algún mercado, o la
capacidad de un hospital para brindar buena atención a sus pacientes, etc., dicho hombre – o mujer- debe
adoptar decisiones y no concretarse a cumplir órdenes. Por lo demás, ha de responsabilizarse de su
contribución. Y se supone que, en virtud de sus conocimientos, se halla en mejor situación que cualquier otro
para resolver de manera conveniente.”

4
Peter Drucker (1909-2005), científico social austríaco nacionalizado norteamericano.
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Las exigencias relacionadas con las tareas ejecutivas están íntimamente ligadas al tiempo. Un ejecutivo
eficiente, según Peter Drucker, no comienza a actuar antes de verificar su tiempo. Y no planifica antes de
aclarar el sentido real de éste. Luego intenta manejarlo y elimina toda demanda improductiva de su tiempo.
Por último, consolida su tiempo discrecional mediante la más grande cadena posible de unidades consecutivas.
Este proceso en tres etapas:
§ Registro
§ Manejo
§ Consolidación del tiempo

Constituye la base de la eficacia ejecutiva.

El ejecutivo eficaz sabe que el tiempo es el factor límite. Los límites de toda producción están determinados
por el mínimo de recursos. En el proceso que denominamos realización dicho límite es el tiempo.
Como se mencionó en la unidad anterior la provisión del tiempo no es de ninguna manera elástica. Por más
grande que sea la demanda, la oferta no aumentará. No tiene precio. Es totalmente perecedero y no puede ser
almacenado. El segundo que acaba de transcurrir se ha ido y no volverá jamás.
Por otra parte es completamente irremplazable. Toda cosa requiere tiempo. ES un requisito verdaderamente
universal. Toda labor se desarrolla en el tiempo y consume tiempo. Es por esto que nada distingue más a un
ejecutivo eficiente que su manejo poder de aprovechamiento del tiempo.
Y para esto, aprovechar nuestras energías es fundamental para un efectivo manejo del tiempo. En general, la
mayoría de las personas en edad adulta tienen una idea bastante clara en cuanto a cuál es el horario de mayor
rendimiento. También conoce si su estilo es más correcto luego de muchos y rápidos borradores o cuando se
demora en cada frase hasta lograr la perfección. Tampoco quedan dudas respecto al desenvolvimiento en
público apoyado por notas o sin apoyo alguno. A esa altura sabe si trabaja mejor sólo o en equipo. Lo mejor es
reconocer nuestras debilidades y fortalezas y obrar en consecuencia.
Para ser más productivo, es decir, aprovechar mejor el tiempo existe una clave fundamental: ser ordenado.
Mozart era un genio, pero increíblemente desorganizado. Parece que para ser un genio haya que ser un
desastre, pero no. Se puede llegar infinitamente más lejos si además, de ser talentoso, se es organizado.

¿Y usted? ¿Es ordenado? ¿Se olvidas de cosas? ¿Tiene un sitio aceptable para trabajar? ¿Su mesa tiene un
aspecto ‘descuidado’? ¿Se tropiezas con todo lo que anda por el suelo? ¿Amontona todo según viene? ¿Pierde
las llaves? ¿Se siente asfixiado?

Todo al alcance en su mesa

Diseñar el sito de trabajo de manera que sea lo más cómodo, todo a mano y en un ambiente tranquilo puede
colaborar al ahorro del tiempo.

Es importante que lo que más utilice esté cerca. La agenda que tanto consulta a un giro del brazo, igual que el
bolígrafo, el teléfono, la engrapadora y la carpeta con documentos. Como mucho deberían estar a una vuelta
de silla, sin tener que levantarse. Eso es lo que disparará su concentración. Saber que no tendrá que moverse
para buscar cualquier elemento. ¿Ha pensado en una mesa en L? Puede ser su solución si tiene varias cosas a la
vez. Una para dejar lo que necesita y la otra parte despejada sólo con lo que hagas en ese momento.
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 Administración Eficaz del Tiempo

En otras ocasiones el problema puede ser la cantidad de personas que pasan por su mesa y lo distraen. Una
mesa alejada del resto puede duplicar su concentración. Ese departamento donde la gente va y viene y las
voces lo atraviesan de punta a punta no es lo mejor para completar un trabajo importante.

¿Por qué no prueba con tu jefe una jornada por semana desde tu casa para terminar ese proyecto? Una buena
alternativa puede ser pautar una jornada por semana de trabajo en su casa y así poder terminar ese proyecto
tan importante. Argumente los beneficios de poder acelerar así los proyectos importantes. Y funcionará.

El tiempo en relación al lugar de trabajo

Otro fenómeno interesante es la relación que se establece entre el sujeto y el lugar de trabajo. Con la
incorporación a nuestras costumbres del trabajo a distancia, conocido como el teletrabajo, mucha gente no
trabaja el cien por ciento del tiempo en el lugar físico donde está radicada la organización, sino que lo hace en
su casa o bien es itinerante.
Leonardo Schvarstein analiza el fenómeno y plantea que: “Es previsible a este respecto una gama de nuevos
fenómenos en las relaciones entre las personas y las organizaciones basadas en las nuevas tecnologías de
comunicación disponible. Hay una tensión entre aislamiento y socializar. De hecho, para la implementación de
estas nuevas modalidades, se plantea como conveniente que el trabajo en el hogar no exceda las tres veces por
semana, porque de lo contrario el sujeto queda completamente aislado y se debilita su pertenencia a la
organización.”
En este contexto el manejo del tiempo plantea un desafío aún mayor. Pero por el contrario de lo que todos se
imaginan, en el hogar se trabajan más horas que desde la oficina. Dice Schvarstein: “Además surgen otros
fenómenos como el de los “trabajólicos” (workaholics), la persona que trabaja en su casa no tiene horario fijo,
trabaja en función del resultado y recibe su paga en función de ello. Por lo tanto, no hay límites horarios y hay
quienes no pueden parar de trabajar.”
Un aspecto importante que se suma a la utilización del tiempo en el trabajo en casa es la familia. Los
“teletrabajadores” se vinculan de una manera diferente con su familia y sus vecinos también, con quienes
pasan a veces a compartir los momentos de descanso entre tarea y tarea.
Otra tendencia en la modalidad de trabajo que afecta al tiempo, tiene que ver con la flexibilización horaria,
concurrente con el crecimiento del teletrabajo, facilitado a su vez por el desarrollo de las nuevas tecnologías.
Estas tendencias serán analizadas con mayor profundidad en los capítulos subsiguientes.

Reflexiones: ¿Saben ustedes manejar los imprevistos o tienen dificultades para hacerlo? Fundamenten
sus respuestas.

¿Saben qué hacer cuando surge un imprevisto en su trabajo? ¿Por lo general, encuentran caminos
para resolverlo? Fundamenten sus respuestas.
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 Administración Eficaz del Tiempo

¿En qué medida sus conductas organizativas se acercan a las de un ejecutivo eficiente, tal como lo
entiende Peter Drucker?

Compartan sus respuestas en el Foro de socialización.

En esta segunda Unidad tratamos los contenidos claves del concepto de concentración, en
contraposición con los de dispersión. Sus implicancias, alcances y algunas formas de evitar la
dispersión en pos de una mejor concentración.

En relación al tratamiento de estos temas, podrán encontrar los siguientes Anexos, que profundizarán
y complementarán con distintas visiones y conceptos lo visto hasta ahora:

• Anexo: Contexto de surgimiento y desarrollo del teletrabajo.

• Anexo: Técnicas de motivación no financieras.

• Anexo: Tiempo para mejorar la concentración.

En la siguiente Unidad, veremos el concepto de efectividad y las barreras que pueden llegar a
impedirla.

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 Administración Eficaz del Tiempo

BIBLIOGRAFÍA

• “La importancia de la concentración”. Abel Cortese. Investigador, Facilitador y
Escritor - Director Académico de "Organization Development International-
Latinoamérica" // Creador del uno de los más importantes Cursos On Line en
español sobre Inteligencia Emocional, en las áreas de la Empresa, la Salud y la
Educación. Ha dirigido seminarios http://inteligencia-exitosa.blogspot.com

• Leonardo Schvarstein, Diseño de organizaciones, tensiones y paradojas. Buenos
Aires, Barcelona, México. Editorial Paidós. Primera edición 1998.

• Peter Drucker, El ejecutivo eficaz, Editorial Sudamericana. Buenos Aires. 1969.

• Walter Riso (2007). El poder del pensamiento flexible. Bogotá: Grupo Editorial Norma. El autor de este
espacio es consultor empresarial, catedrático, coach y doctor en comunicación organizacional. Sus
espacios de conversación se encuentran en: http://www.walter-riso.com/

• Reflexiones acerca de lo imprevisto en el proceso de gestión estratégica. Jorge Antonio Frías Adán.
Máster en Dirección, Ingeniero Economista, Profesor del Departamento de Economía Empresarial,
Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales. Universidad de Camagüey.

Artículos:

http://www.nethunting.es/facebook/concentracion-o-dispersion/

http://www.elblogsalmon.com/mundo-laboral/la-motivacion-de-trabajadores-es-mas-que-dinero

http://noticias.universia.com.ar/consejos-profesionales/noticia/2015/05/15/1125147/4-tecnicas-mejorar-
concentracion.html#

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