Nombre: Freddy Velez

ALMACEN Y MERCHANDISING
Philip Kotler en su libro de Marketing dice que merchandising es un conjunto de
técnicas que contribuyen a potenciar las ventas y la rentabilidad de los
comercios, especialmente de los que funcionan en la modalidad de libre servicio.
Un gerente de logística tiene un reto muy importante con el tema del almacenaje.
En un punto crítico cuando se trata de aumentar el número de almacenes porque
lo requiere la empresa o porque necesita espacio, siempre existe un choque de
ideas entre las dos por motivos de recursos financieros. Por otro lado, la
ubicación que se debe tomar en cuenta por los diversos puntos que va a
beneficiar o afectar las operaciones de la empresa en el aspecto de logística y
distribución de mercaderías.
En el almacenaje podemos encontrar varias actividades que se realizan, claro
que todo depende del tipo de empresa o la capacidad que tiene cada una de
proveer los espacios para realizar las siguientes actividades.
Descarga: En esta encontramos un patet con la mercancía, por lo general viene
en transportes que contrata la empresa, solo algunas empresas cuentan con su
propio medio de transporte.
Recepción: cuando la mercancía o la materia prima se encuentra en el almacén,
tenemos que revisar si los productos cumplen con el requerimiento a los
proveedores, en ocasiones es recomendable solicitar una muestra del Producto
que pedimos para ver las características.
Traslado a la zona de almacenaje: cuando la mercancía o la materia prima se
encuentra en buenas condiciones y acorde a lo solicitado, tengo que ubicar en
el almacén.
Picking: Normalmente en un almacén la mercancía no sale por palets o unidades
de carga completas. Por este motivo, cuando un cliente hace un pedido, es
preciso iniciar la operación de picking, consistente en extraer de los palets las
unidades que el cliente ha demandado.
Consolidación y expedición: una vez se han completado los pedidos, se
procederá a etiquetar los productos (si es preciso), agruparlos por destinos,
embalarlos, y generar la documentación.
Carga: una vez que el pedido está listo para entregar, se procede a cargar en el
medio de transporte.
Cuando hacemos una buena gestión logística, no se habla solo del transporte de
objetos de un lugar a otro, o el almacenaje de recursos, también entre otros de
habla del lugar físico donde se va a almacenar los productos, la capacidad o la
distribución de la planta.
FUNCIONES DEL ALMACÉN
Aunque el derrotero de funciones de un almacén depende de la incidencia de
múltiples factores tanto físicos como organizacionales, algunas funciones
resultan comunes en cualquier entorno, dichas funciones comunes son:

 Recepción de Materiales.
 Registro de entradas y salidas del Almacén.
 Almacenamiento de materiales.
 Mantenimiento de materiales y de almacén.
 Despacho de materiales.
 Coordinación del almacén con los departamentos de control de
inventarios y contabilidad.
PRINCIPIOS DEL ALMACEN
Como ya ha sido tratado en el módulo de Administración de inventarios, el
manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo
del producto final sin agregarle valor, en teoría es un mal necesario, razón por la
cual se debe conservar el mínimo de existencias con el mínimo de riesgo de
faltantes y al menor costo posible de operación.

Para llevar a cabo la empresa, la gestión de almacenes debe establecer y regirse

por unos principios comunes fundamentales, conocidos como principios de
almacén.

 La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse

siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacén.
 El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones
especializadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión,
despacho y ayuda en el control de inventarios.
 Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida
(ambas con su debido control).
 Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.
 Es necesario que informemos a control de inventarios y contabilidad todos
los
movimientos del almacén (entradas y salidas), la programación y control
de producción sobre las existencias.
 Debemos asignar una identificación a cada producto y unificarla por el
nombre común y conocido de compras, control de inventario y producción.
 La identificación debe estar codificada.
 Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e
identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su
ubicación. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas
correspondientes de registro y control.
 Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por un personal ajeno
al almacén.
  Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación
autorizada según sistemas existentes.
 La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté
asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia
o departamento de control de inventarios.
 La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder
realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión.
 Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar.
 La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.
 El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del
almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo
permitan las condiciones de operación.

TIPOS DE ALMACENAMIENTO
Teniendo en cuenta el producto y sus características podemos determinar el
grado de protección ambiental que requiere, ya sea en un recinto controlado,
cubierto o descubierto.
ALMACENAMIENTO CUBIERTO
Es el que ofrece mayor protección a los elementos y materiales que allí se
almacenan, ya que es posible controlar diversas variables tales como humedad,
temperatura, iluminación y muchas otras que influyen directamente en la
preservación y vida útil de los productos. Los hay de ladrillo, cemento,
lonas especializadas, paneles metálicos e incluso en materiales que ayudan a
preservar la temperatura, como las resinas y el icopor.
ALMACENAMIENTO DESCUBIERTO
Como su nombre lo indica son aquellos que se encuentran al aire libre y sin
ningún control especial fuera de la seguridad, pues allí se almacenan productos
que por su naturaleza no se ven altamente afectados por la condiciones
climáticas o ambientales: automóviles, algunos materiales de construcción y por
norma general productos no perecederos. Generalmente, estos depósitos se
encuentran demarcados con cintas reflectivas y delimitados por cercas, vallas,
rejas y lonas, ubicados a la intemperie. En algunos casos suele utilizarse
protección adicional directamente en el embalaje de los productos, como
plásticos, lonas especiales y cualquier elemento de propiedades anticorrosivas.
Otro factor importante a la hora de elegir el tipo de almacén más adecuado es la
clase de material que se va a almacenar, determinando la naturaleza del
producto y su papel en el proceso productivo.
ALMACENAMIENTO DE MATERIAS PRIMAS
Es el almacenamiento primario dentro de la cadena de producción y
generalmente está situado lo más cerca posible a la planta de producción o lugar
de transformación.
ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS INTERMEDIOS
También llamados semielaborados, es donde se guardan aquellos elementos
que ya han sufrido un proceso de ensamble o fabricación pero que aún se
encuentran en una etapa intermedia del mismo, sirviendo como enlace entre las
distintas fases de la línea de producción. Deben estar situados al interior de la
fábrica ya que manejan tiempos de espera muy cortos para su uso. Deben estar
siempre disponibles.
ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS TERMINADOS
Es el más común y el que tiene mayor valor para la compañía, puesto que
custodia el producto de su actividad económica. La cantidad de productos
almacenados allí es directamente proporcional a los lineamientos, proyecciones
de la empresa y demanda de los mismos por parte de los consumidores; por lo
tanto, debe garantizar una disponibilidad constante y una alta rotación de
inventario.
ALMACENAMIENTO DE ACCESORIOS
En este almacén se depositan todos los elementos que sirven como material
auxiliar en el proceso de fabricación del producto principal o los accesorios y
demás aditamentos que se puedan llegar a requerir.
ALMACENAMIENTO DE REFACCIONES
Este almacén está destinado para responder a las necesidades posventa de la
compañía. Es allí donde se almacenan todos los repuestos necesarios para el
mantenimiento del producto.
ALMACENAMIENTO DE ARCHIVOS
Es el dedicado a los planos, registros, bocetos y demás diseños necesarios para
la fabricación de los productos, además de guardar todos los documentos de
orden legal y contable de la compañía, todo lo referente a información. Los
costos de distribución del producto también juegan un papel importante a la hora
de definir o escoger un tipo de almacenamiento. Es por eso que hay que tener
muy en cuenta cuál es su papel en la logística de este proceso.
ALMACENAMIENTO DE PLANTA O CASA MATRIZ
Es el que se encuentra más cerca de la planta de producción. Sus objetivos son
reducir los costos de transporte y manipulación, ser el poseedor del stock
principal y distribuir a los almacenes regionales.
ALMACENAMIENTO REGIONAL
Está dispuesto por zonas en lugares estratégicos para lograr la distribución del
producto en menos de un día. En promedio, el almacén debe tener la capacidad
técnica para recibir mercancía desde las plantas de producción en camiones
grandes, de gran tonelaje y, eventualmente, distribuir a los almacenes más
pequeños, de venta directa o minoristas.
ALMACENAMIENTO DE PLATAFORMA
Básicamente puede cumplir funciones del almacenamiento regional pero es más
pequeño y su principal enfoque es aumentar el nivel de servicio al cliente
disminuyendo el stock. El nivel de mecanización, las técnicas de manipulación y
el equipamiento juegan un papel crucial en el uso que se pueda hacer de uno u
otro almacén, puesto que no todas las mercancías se pueden ni se deben
almacenar con ciertas herramientas o equipos mecánicos.
ALMACENAMIENTO EN BLOQUE
Para este tipo de almacenamiento debe tenerse en cuenta la resistencia de la
mercancía a apilar, ya que se forman columnas por referencias. Debe aplicarse
un coeficiente de 1.5 con relación a la resistencia de la base para garantizar la
estabilidad de la columna. Se recomienda para productos que manejen pocas
referencias pero muchas cantidades, por ejemplo cubetas de leche, detergentes,
ladrillos o bloques de construcción, entre otros.
ALMACENAMIENTO CONVENCIONAL
Son aquellos en los que se cuenta con carretillas elevadoras de mástil retráctil
para el almacenamiento de la mercancía, nunca superando una altura de 8
metros en su punto más alto. El último de los factores decisivos para elegir el
almacén más adecuado para su compañía tiene que ver con el régimen jurídico
del lugar como tal, ya que dependiendo de la elección que se haga se derivaran
gastos mayores o la exención de ellos.
ALMACÉN PROPIO
Es el más tradicional de todos pero ha venido decayendo frente a otras opciones
más rentables en cuanto a explotación del inmueble, puesto que implica hacer
parte del negocio el complejo físico y el terreno, asumiendo gastos que no
necesariamente están relacionados con la actividad económica de la compañía.
ALMACÉN ALQUILADO Y RENTING
Estas dos son las opciones más utilizadas porque no necesitan de una inversión
inicial y sus costos varían en relación con las necesidades del negocio. El renting
por su parte, asume servicios de mantenimiento y contempla tiempos de uso más
prolongados.
ALMACÉN EN LEASING
El leasing es otra clase de arrendamiento en el que se alquila el inmueble para
terminar comprándolo al final del contrato por un valor que se estipula por ambas
partes al momento de firmarlo.
METODOS DE ALMACENAJE.
Existen diversos métodos de almacenaje de las mercancías en la zona de stock,
cada uno de ellos presenta simultáneamente ventajas e inconvenientes. La
elección del método más adecuado para cada caso, depende tanto de la
mercancía en sí, como del equipamiento para su manejo.
Los métodos de almacenaje pueden agruparse según criterios diferentes, los
más habituales son:
 Según la organización para la ubicación de las mercancías.
 Según el flujo de entrada/salida.
 Según el equipamiento empleado para la optimización del espacio
disponible.
DESICIONES DE LOCALIZACIÓN DE UN ALMACÉN
El gran reto de los jefes de logística es determinar el espacio que se requiere
para el almacenamiento de la materia prima, los materiales necesarios para la
producción y es espacio para los productos terminados.
Por lo tanto, una vez definida la capacidad de almacenaje necesaria y las
dimensiones del espacio requerido, hay que buscar la ubicación que daremos a
las instalaciones. La decisión de localización es bastante compleja y se trata de
una decisión estratégica, lo cual quiere decir que una vez tomada no suele
modificarse en el corto plazo.
La ubicación del área de logística debe ser tan precisa ya que de eso depende
que los productos lleguen a tiempo para entregar al consumidor final. Para esto
tenemos un procedimiento básico.
1. Constitución del equipo encargado de seleccionar la ubicación: consiste en
formar el grupo encargado de evaluar ubicaciones. Los equipos suelen estar
formados por personal de distintos departamentos implicados en la decisión de
localización.
2. Selección de criterios: en esta elijo los requerimientos que se van a buscar a
la hora de seleccionar ubicaciones, estableciendo las relaciones de prioridad de
estos.
3. Búsqueda de ubicaciones: selecciono las ubicaciones candidatas para el
almacén, en función de los factores elegidos en la fase previa.
4. Evaluación de ubicaciones: Recopilo y analizo información sobre cada
alternativa. Los datos pueden ser cuantitativos, tales como el coste de cada
alternativa, o cualitativos, tales como el clima laboral, condiciones
climatológicas, entre otras.
5. Selección de la ubicación: elijo una ubicación en función del análisis de la fase
anterior. Existen modelos que ayudan a la elección de ubicaciones, pero todos
ellos emplean una serie de variables, y proporcionan la ubicación óptima en
función de esas variables, obviando otras.
Se deben considerar varios puntos para la selección de la ubicación del área
logística como son los costos de transporte, instalación, personal, plazos de
entrega u otros como la accesibilidad al transporte, impuestos y marco jurídico
aplicable.
 Distancia entre el almacén y los clientes
  Distancia entre al almacén y los proveedores
 Tipos de transporte que se empleará con más frecuencia
 Accesibilidad
 Costes de terreno
 Disponibilidad y características de la mano de obra.
La localización de los almacenes se decide analizando los costos de los diversos
emplazamientos alternativos. Y teniendo como restricción fundamental el tiempo
máximo de respuesta a los pedidos de los clientes.
La localización y distribución que debe obedecerse en un almacén debe de tener
los siguientes principios:
 Mínimos recorridos (clasificar nuestras existencias según el método ABC).
 Facilidad de acceso al stock: Modulación ubicaciones.
 Facilidad de recuento.
 Minimizar: espacio, tráfico, movimientos, riesgos.
 La estructura e implantación deben ser flexibles para adaptarse a futuras
necesidades.
 Aprovechamiento del espacio: Superficie y volumetría.
 Mínima manipulación: unidades de almacenaje, unidades de
manipulación.
 Flexibilidad en la colocación: Espacios libres, previsión de espacios.
 Las cantidades almacenadas se calcularán para que los costos que se
originen sean mínimos, siempre que se mantengan los niveles de
servicio.
ALTERNATIVAS DE LOCALIZACION
Expandir una instalación existente.- Esta opción solo será posible si existe
suficiente espacio para ello. Puede ser una alternativa atractiva cuando la
localización en la que se encuentra tiene características muy adecuadas o
deseables para la empresa.
Añadir nuevas instalaciones en nuevos lugares.- A veces esta puede resultar
una opción más ventajosa que la anterior, por ejemplo: si la expansión provoca
problemas de sobredimensionamiento o de pérdida de enfoque sobre los
objetivos de las operaciones.
Cerrar instalaciones en algún lugar y abrir otras en otros sitios.- Esta opción
puede generar grandes costes
TENDENCIAS Y ESTRATEGIAS FUTURAS EN LOCALIZACION
*Uno de los fenómenos más importantes que estamos viviendo es la creciente
internacionalización de la economía. Las empresas están traspasando fronteras
para competir a nivel global. Las localizaciones en otros países distintos del de
origen están a la orden del día para las grandes empresas. Aparecen nuevos
mercados y se unificas otros.
*Al mismo tiempo, la automatización de los procesos en algunas industrias está
contribuyendo a la perdida de importancia del factor coste de la mano de obra y,
por tanto, a hacer menos atractivos aquellos países o regiones con bajo nivel
salarial.
*Otro aspecto destacado de nuestros días es la mejora de los transportes y el
desarrollo de las tecnologías informáticas y de telecomunicaciones, lo cual está
ayudando a la internacionalización de las operaciones y está posibilitando una
mayor diversidad geográfica en las decisiones de localización.
*La adopción de sistemas JIT en algunas industrias está obligando a las
empresas proveedoras y clientes a localizarse en una zona próxima para poder
reducir los tiempos de transporte y realizar entregas frecuentes.
COMO ENCONTRAR EL LUGAR INDICADO
Esta etapa se realizará una vez finalizada la anterior que nos da como resultado
una zona más o menos amplia dónde nos debemos ubicar. Es un análisis con
un carácter más cualitativo y sobre naves o terrenos concretos, de cara a
localizar un punto que esté dotado de las condiciones y medios más adecuados,
dentro de lo posible, para cumplir con las funciones objeto de su búsqueda.
Para encontrar el lugar indicado en el que se debe establecer el almacén se
deben tomar muchas decisiones que se basan en algunos criterios como:*
Proximidad con los clientes
Clima de negocios*
Costos totales También se debe tomar en cuenta por cual medio de transporte
llegaran los materiales o productos al almacén y de ahí como llegaran a manos
del cliente, es decir si por:
 Carretera
 Agua
 Aire
 Vías férreas
 Ductos
 Entrega a mano
Factores externos. En este bloque analizaremos todos aquellos aspectos
relacionados con las zonas anexas a la nave o al terreno que estemos
analizando:
Localización.- Consideramos aquí el tipo de zona donde ha de ubicarse el
almacén. Cada posible situación tiene sus ventajas e inconvenientes y de la
consideración de todas ha de surgir la decisión final. Las circunstancias son muy
diferentes de situarlo en:
 En un edificio independiente en:
 Centro de ciudad.
 Polígono industrial

 En un edificio anexo diseñado para usos industriales con mayor o menor nivel
de servicios.
Accesos.- El almacén va a ser punto de recepción y expedición de mercancías.
Estas mercancías generalmente se mueven externamente utilizando camiones
de diferentes características que será necesario tener en cuenta. Estas
características afectaran en lo que se refiere:
 Largura de los camiones, lo cual exige unas condiciones de maniobrabilidad.
 Peso de los camiones que en ocasiones puede suponer mas de 40 Toneladas
de peso total, con lo que el deterioro de estos accesos pudiera llegar a ser
importante de no contar con ello a priori.
Comunicaciones.- Las comunicaciones afectan básicamente al transporte final
de distribución, puesto que al de larga distancia prácticamente no le afectara, ya
que estas distancias en kilómetros, que es el factor básico en este tipo de
transporte, nunca llegaran a ser de consideración.
Sin embargo, en el de distribución, este aspecto es básico puesto que en gran
parte de las ocasiones, los receptores de mercancía están localizados en ciertas
zonas o, cuando menos salidas de las ciudades. De nosotros situar el almacén
en el lugar erróneo el tiempo de distribución a estos clientes y retorno del
almacén puede frenar la agilidad de nuestros vehículos con la consiguiente
repercusión en los tiempos de utilización de los mismos y sus consecuencias en
costes.
Las comunicaciones no solo se refieren al transporte de las mercancías sino
también a las facilidades de acceso al personal que ha de estar en contacto con
este almacén, tanto porque:
 Es su centro de trabajo.

 Otras personas como vendedores necesitan conocimiento de lo que allí se

produce.
 Intercambio de documentaciones como es el envío de albaranes, situaciones
de stocks, movimientos, etc.
Espacio.- Nos estamos refiriendo en este primer punto a la superficie total de la
que va a ser necesario disponer al objeto de poder construir el almacén.
Se han de tener en cuenta en estos momentos no solo las necesidades actuales
o lo que es lo mismo, el presente, sino lo que es en este momento más
importante, las necesidades futuras.
La superficie del almacén ha de estar delimitada con visión de futuro y a un plazo
suficientemente lógico.
Se pueden dar dos circunstancias en estos momentos y que serían:
 Que se tratara de localizar el espacio con lo que se partiría de la situación ideal
creando desde cero, sin ningún tipo de restricción operativa.
 El otro caso es que ya dispusiéramos de un terreno y debiéramos buscar la
forma de hacer este más aprovechable con lo que la solución sería más
complicada.
Ampliaciones.- El espacio del almacén consta de dos grandes zonas:
 Superficie construida.
 Superficie sin construir.
El coste del espacio construido es sensiblemente superior al que está sin
construir y por lo tanto resulta mucho más interesante desde el punto de vista de
los costes mantener el espacio sin construir en previsión de futuras ampliaciones
que afrontar los costes que se derivan de la obra en su totalidad desde un
principio.
Aparte de este aspecto puro de coste, hay otro importante que es la
incertidumbre de que siempre está cargada cualquier previsión, con lo que si ese
desarrollo estimado no se produce como estaba previsto, habremos hecho una
inversión desmesurada sin ninguna contrapartida.
Con respecto a las ampliaciones no solo hemos de tener en cuenta que espacio
destinamos a este punto sino también porque zona se efectuaría esa ampliación.
Coste.- Este es un aspecto que marca cualquier decisión antes de ser tomada.
El aspecto coste como tal es muy complejo y es el resultado final de una serie
de consideraciones. No obstante, en ocasiones, este factor se convierte en
esencial en su aspecto cuantitativo con lo que esa posibilidad de analizar el
verdadero alcance del coste, considerando todos los componentes que lo
conforman con sus respectivos pesos específicos, etc., se desvanece ante una
pretendida realidad que puede desencadenar una serie de decisiones
desacertadas, cuando el hecho cierto sería una imposibilidad de llevar la
empresa con garantías
LOCALIZACIÓN DE UN ALMACÉN
Están basados en encontrar una localización física de almacenes que minimice
los costes de transporte en su conjunto, teniendo en cuenta tanto los portes de
entradas como los de salida. El estudio de localización debe evaluar posibles
opciones de localización, teniendo en cuenta los diversos criterios y objetivos
que busque la empresa. Debe contemplar los asuntos relacionados con la
expansión y diversificación del negocio y además la adaptabilidad de la posición.
Es decir, debe tener en cuenta las posibles variaciones de mercado,
infraestructura y logística para tratar de predecir el valor del sitio en el futuro. Una
excelente localización de la empresa puede generar mejoras en la eficiencia en
términos de: costos de transporte, facilidad en la obtención de materias primas,
utilización eficiente de canales de distribución, cercanía al cliente y a sus
necesidades.
 FACTORES A TENER EN CUENTA CUANDO SE TOMA UNA DECISIÓN DE
LOCALIZACIÓN
Aunque no son los únicos algunos criterios que deben ser tenidos en cuenta para
tomar una decisión de localización:
Medio y costo del transporte: En función del peso, volumen y costo de
transferencia de las materias primas y productos terminados.
Insumos o servicios: Se analiza si la materia es fácilmente transportable o no,
teniendo en cuenta la durabilidad y el tipo de bien producido.
Estructura física: Existencia de carreteras, servicios adecuados,
comunicaciones para fines industriales etc…
Disponibilidad de la mano de obra: El área en algunas ocasiones no cuenta
con mano de obra calificada, lo que obliga a las empresas a obtener recursos de
zonas distantes aumentando los costos.
Posibilidades de eliminación de desperdicios: De acuerdo a criterios
ambientales.
Aspectos legales: Atribución, facilidad administrativa, costos de legalización
etc.
Seguridad: En todos los niveles posibles seguridad industrial, seguridad física,
evitar posibles robos etc.
Cercanía al mercado: Es importante tener la capacidad de llegar primero y en
mejores condiciones al mercado que se ataca.
Aceptación social: Este punto muchas veces no es identificado y genera
problemas.
Es importante que la localización de nuestra empresa o negocio no perturbe o
genere conflictos con personas, entidades o grupos sociales que obliguen a la
empresa a asumir costos adicionales.
DISEÑO DE LA RED DE DISTRIBUCIÓN DE LA COMPAÑÍA
Una vez los tipos de almacenes y sus ubicaciones han sido definidos, se debe
trabajar en conseguir el flujo de materiales más eficiente y efectivo dentro de los
almacenes. En este sentido, un diseño efectivo optimiza las actividades de un
almacén.
Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el
costo del producto final sin agregarle valor, en teoría es un mal necesario, razón
por la cual se debe conservar el mínimo de existencias con el mínimo de riesgo
de faltantes y al menor costo posible de operación. Para llevar a cabo tal
empresa, la gestión de almacenes debe establecer y regirse por unos principios
comunes fundamentales, conocidos como principios del almacén (aplicables a
cualquier entorno):
• La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse
siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacén.
• El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de
recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de
inventarios.
• Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida
(ambas con su debido control).
• Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.
• Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los
movimientos del almacén (entradas y salidas), la programación y control de
producción sobre las existencias.
• Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre
común y conocido de compras, control de inventario y producción.
• La identificación debe estar codificada.
El objetivo al que debe tender una empresa en su proceso de recepción de
mercancías es la automatización tanto como sea posible para eliminar o
minimizar burocracia e intervenciones humanas que no añaden valor al producto.
DISEÑO Y LAY-OUT DE LOS ALMACENES
Se define como el proceso de la función logística que trata la recepción,
almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de
consumo de cualquier material – materias primas, semi-elaborados, terminados,
así como el tratamiento e información de los datos generados.
Optimizar un área logística funcional que actúa en dos etapas de flujo como lo
son el abastecimiento y la distribución física, constituyendo por ende la gestión
de una de las actividades más importantes para el funcionamiento de una
organización.
Garantizar el suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de
producción requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida y
rítmica.
• Recepción de Materiales.
• Registro de entradas y salidas del Almacén.
• Almacenamiento de materiales.
• Mantenimiento de materiales y de almacén.
• Despacho de materiales.
• Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y
contabilidad.
El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o
demora, requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima
utilización.
La recepción es el proceso de planificación de las entradas de unidades,
descarga y verificación tal y como se solicitaron mediante la actualización de los
registros de inventario.
-Rapidez de entregas
-Fiabilidad
-Reducción de costes
-Maximización del volumen disponible
-Minimización de las operaciones de manipulación y transporte
Información
Si bien la función principal de la Gestión de Almacenes es la eficiencia y
efectividad en el flujo físico, su consecución está a expensas del flujo de
información, este es un eje transversal de los procesos de gestión logística, y la
gestión de almacenes no son la excepción. Debe ser su optimización, por tanto,
objetivo de primer orden en la Gestión de Almacenes.
Dentro de la información para la gestión se incluyen:
• Configuración del almacén: instalaciones, lay-out…
• Datos relativos a los medios disponibles
• Datos técnicos de las mercancías almacenadas
• Informes de actividad para Dirección
• Evolución de indicadores
• Procedimientos e instrucciones de trabajo
• Perfiles y requisitos de los puestos
• Registros de la actividad diaria
DISEÑO FÍSICO DEL ALMACÉN
Por otro lado, tenemos la ubicación dentro de la empresa, donde tenemos que
ajustarnos a las capacidades que tiene la empresa. Esta tarea no es sencilla y
debe ser estudiada cuidadosamente, esto implica que tenemos que cumplir
algunos requerimientos.
Eficiente aprovechamiento del espacio: la empresa siempre te da un espacio
limitado aun cuando sean hectáreas de longitud, por lo tanto, se debe distribuir
los espacios.
Máximo índice de rotación posible: El espacio debe contar con un sistema de
movimiento que ayude a la circulación de los productos con menos daños
posibles.
Flexibilidad máxima para la colocación del producto.
Facilidad de control de las cantidades almacenadas.
Para ello, en primer lugar, habrá que efectuar una distribución en un plano, en lo
que se conoce como lay out del almacén, entonces tomamos en cuenta el
número de plantas: Se recomiendan edificios de una sola planta. Para determinar
el número y altura de plantas se considerarán los siguientes factores:
1. El producto: Cuanto más voluminoso y pesado sea, más costosa resultará su
elevación.
2. La flexibilidad: El edificio con varias plantas, al requerir unas instalaciones fijas
más costosas pierde capacidad de adaptación respecto de la nave de una sola
planta.
3. El coste de los terrenos: Si el coste del terreno es muy elevado es preferible
construir en altura, pues de esta manera ocuparemos el menor espacio posible.
Otros aspectos a tener en cuenta a la hora de distribuir el almacén son los
siguientes:
1. Columnas: Las columnas necesarias para sostener la estructura del edificio
deben ser aprovechadas además para soportar equipos de elevación (puentes,
grúas, etc.), empotrar condiciones eléctricas, calor, frío, fontanería, etc., además
de para dar rigidez a los elementos de almacenaje que se vayan a instalar.
2. Rampas: No es aconsejable establecer ningún tipo de rampa, pero si se
diseñan hay que procurar que no superen el 10-12% de desnivel, y que su
superficie esté provista de antideslizante con drenaje de agua.
3. Suelos: Hay que tener en cuenta que el almacén es un lugar sometido al
trasiego continuo de máquinas. Por tanto, los suelos deben ser resistentes al
roce y antideslizantes.
Distribución en plantas más empleadas
Las más comunes que podemos encontrar es un diseño en U y diseño en línea
recta.
Diseño en U: se emplea un solo muelle que sirve tanto para las entradas como
para las salidas. Su ventaja principal es que las zonas de expedición y recepción
están muy próximas, por lo que puede emplearse el personal y los medios de
manipulación para ambas actividades indistintamente.
Diseño en línea recta: en este caso se colocan los muelles opuestos,
especializándose unos en la entrada de mercancía y otros en la salida de las
mismas. Tiene muchas ventajas sobre el anterior.

La más importante es que facilita el tránsito de la mercancía, al ser éste mucho

más recto.
También, al tener los muelles diferenciados permite adaptarlos a distintos
medios de transporte, por ejemplo, si las entradas se realizan en vehículos
pesados y las salidas en vehículos ligeros, esto debido a que ingresa en gran
volumen la mercancía, pero los clientes requieren en menores cantidades.
Otra ventaja es que si el almacén se encuentra situado entre dos vías distintas
permite que las entradas y las salidas se realicen por distintas carreteras,
reduciendo significativamente el tráfico en el exterior del almacén.
Pero también se presentan desventajas, encontramos que, al especializar el
personal y las máquinas en entradas y salidas, se pierde algo de flexibilidad,
además de ser un diseño que facilita bastante la creación de corrientes de aire.
Costos de Posesión o Almacenaje: contar con las existencia cuesta a la empresa
una fuerte cantidad de dinero en las diversas actividades relacionadas con el
mantenimiento y el control de los materiales que almacena, por ello es que a
mayor cantidad almacenada es mayor el costo anual de poseer materiales. Estos
costos se expresan como un porcentaje del promedio anual del valor del
inventario, en el cual se consideran gastos de caja y costos intangibles pero
reales en que se incurren por tener existencias, los costos de posesión se
clasifican en:
  Costo de Capital: corresponden a este rubro los intereses sobre el capital
invertido en las existencias. Los inventarios forman gran parte del capital
de trabajo de una empresa, que la transformarse en materiales no
produce intereses mientras no tiene movimiento. Es como mantener
dinero ocioso que al estar convertido en materiales no puede invertirse en
otras actividades productivas.
 Costo de Seguros: tener materiales implica el riesgo de perderlos por
robo, incendio, deterioro, etc, y por ello las empresas aseguran sus
existencias; el valor de la prima del seguro que toma la empresa es un
gasto que corresponde al costo de poseer materiales en almacenes y que
generalmente es fijado como un porcentaje sobre el valor promedio del
inventario.
 Costo de Almacenamiento: tener materiales en los almacenes exige
cuidarlos, ubicándolos en un determinado espacio y mantenerlos para
evitar su deterioro, así como controlarlos para eliminar los desperdicios,
la obsolescencia y la acumulación de materiales sin movimiento. Esto
origina horas hombre para el control y cuidado de todos y cada uno de los
artículos almacenados.
Las reglas que deben seguirse cuando se realiza la distribución en planta de
almacenes son:
 Los artículos de más movimiento deben ubicarse cerca de la salida para
acortar el tiempo de desplazamiento
 Los artículos pesados y difíciles de transportar deben localizarse de tal
manera que minimicen su trabajo
 Los espacios altos deben usarse para artículos ligeros y protegidos
 Los materiales inflamables y peligrosos deben situarse en zonas cerradas
y protegidas
 Los artículos grandes protegidos o insensibles al agua y al sol pueden
almacenarse en algún anexo, en el exterior del edificio del almacén
 Deben dotarse de protecciones especiales a todos los artículos que los
requieran
 Todos los elementos de seguridad y contraincendios deben estar situados
adecuadamente en relación a los materiales almacenados.
PRINCIPIOS DE LA DISTRIBUCIÓN DE ALMACENES
Existen una serie de principios que deben seguirse al momento de realizar la
distribución en planta de un almacén, estos son:
 Los artículos de más movimiento deben ubicarse cerca de la salida para
acortar el tiempo de desplazamiento.
 Los artículos pesados y difíciles de transportar deben localizarse de tal
manera que minimicen el trabajo que se efectúa al desplazarlos y
almacenarlos.
  Los espacios altos deben usarse para artículos predominantemente
ligeros y protegidos.
 Los materiales inflamables y peligrosos o sensibles al agua y al sol
pueden almacenarse en algún anexo, en el exterior del edificio del
almacén.
 Deben dotarse de protecciones especiales a todos los artículos que lo
requieran.
 Todos los elementos de seguridad y contra incendios deben estar
situados adecuadamente en relación a los materiales almacenados.
ETAPAS DE LA DISTRIBUCIÓN FÍSICA DE UN ALMACÉN
La distribución física de un almacén puede dividirse en cinco etapas
fundamentales, estas son:
 Determinar las ubicaciones de existencias y establecer el sistema de
almacenamiento.
 Establecer el sistema de manejo de materiales.
 Mantener un sistema de control de inventarios.
 Establecer procedimientos para tramitar los pedidos.
 Seleccionar el medio de transporte.

NECESIDADES DE ALMACENAMIENTO
Según Rodrigo López en su libro de Logística Comercial dice que el almacenaje
es necesario para cubrir la demanda desde que llega un pedido realizado a
nuestro proveedor, hasta que recibimos el siguiente.
 En las empresas industriales existen dos tipos de almacenes. Uno de ellos
es el almacén de materias primas y tiene como objetivo evitar una
interrupción del proceso productivo como efecto de la falta de materiales
por problemas de abastecimiento.
Otro tipo de almacén es el de productos terminados, este sirve para hacer
frente a una demanda imprevista de artículos.
 En empresas comerciales existen almacenes de mercaderías para
afrontar posibles retrasos de proveedores, así como evitar falta de
inventarios por aumento de la demanda.

Se debe aprovechar eficientemente el espacio, con una distribución que reparta

lo mejor posible de este espacio. Además, se debe preocupar por la rotación de
los productos sea de forma rápida. Y para esto se utiliza un plano que se lo
conoce como layout del almacén.

Las zonas del almacén:

 Zonas de carga y descarga.
 En cualquier almacén se pueden encontrar las zonas de
carga y descarga y son las que tienen acceso directo los
camiones. Lo ideal es colocar ambas zonas en lugares
completamente opuestos, para hacer el transito
prácticamente recto.
 Para las áreas de carga y descarga se recomienda que
estas zonas sean integradas en el almacén de forma que la
mercancía se cargue y descargue directamente en
el almacén.
 Otra recomendación para esta área es colocarlas de forma
independiente, es decir localizarlas fuera del almacén.
 Zona de recepción
 Esta zona debe estar situada de manera independiente del
resto de almacenes con el propósito de actuar no solo como
receptora, sino también como clasificadora del producto
recibido. En el cual se establecerá el control de calidad y
su clasificación para la ubicación de la misma dentro el
almacén.
 Zona de almacenaje
 La zona de almacenamiento es el eje fundamental del
almacén y debemos determinar el número y el tipo de
estanterías, los medios de manipulación, su ubicación y la
colocación de los productos en las estanterías para obtener
la máxima productividad.
 Zonas de preparación de pedidos.
 Estas zonas no son necesarias en todos los almacenes.
Únicamente en aquellos en los que la unidad de envío al
cliente es diferente a la unidad de almacenamiento.
 Zonas de expedición
 Se trata de una zona destinada al embalaje de los pedidos
ya preparados. Resulta fundamental disponer de esta zona
para independizar la preparación de pedidos de la carga en
el camión, de lo contrario no se podrá efectuar el picking y
la preparación de los pedidos.
 Zonas de oficina y servicios
 Son áreas destinadas para alojar el material preciso para la
gestión administrativa del almacén. Suelen ser situadas en
lugares donde se logre observar todas las áreas para su
gestión.
 Otras zonas especializadas.
 Existen áreas de devoluciones, pallets vacíos y de cámaras
frigoríficas.

 Instalaciones requeridas
 Muelles
 Son los lugares donde se descarga la mercancía. El muelle
permite el acceso en las mejores condiciones posibles al
interior de la caja del camión.
 Distribuciones en planta más empleadas
  Diseño en U
 Se utiliza un solo muelle que sirve tanto para las entradas y
salidas de las mercancías.

 Diseño en línea recta

 Los muelles con colocados de forma opuesta.

El tamaño de bodega que se necesita depende de la cantidad de suministros

esperados. Sin embargo, en las operaciones típicas de emergencia por lo
general es sumamente difícil prever las cantidades que se van a recibir, sobre
todo que la mayoría de las provisiones podrían llegar sin ser solicitadas. Por esa
razón, siempre es mejor optar por el sitio más grande, aunque en el primer
momento la cantidad de suministros no lo amerite.

El espacio de almacenamiento es tridimensional, es decir ancho, largo y alto.

Para determinar el espacio útil de un sitio, es necesario conocer algunas
variables básicas:

• Espacio bruto, expresado en metros cuadrados: son las dimensiones totales

del sitio (dentro de las paredes) y se obtiene multiplicando el largo por el ancho
del sitio.
• Metros cúbicos brutos: son las dimensiones de todo el espacio vertical y
horizontal del sitio. Se obtiene al multiplicar largo por ancho por alto.

• Pérdida estructural: es el espacio que ocupan los postes, columnas, paredes

intermedias, baños y cualquier otra estructura del edificio.

• Espacio de apoyo: oficinas, espacio para equipo de la bodega, áreas de

operaciones (clasificación, empaque), etc.

• Metros cuadrados netos: Es el espacio real de almacenamiento. Para obtener

esta información hay que restarle al espacio bruto la pérdida estructural, el
espacio de apoyo y toda aquella área que no pueda ser utilizada para almacenar.

• Metros cúbicos netos: son las dimensiones de todo el espacio vertical y

horizontal, menos las obstrucciones superiores (lámparas, tuberías, vigas, etc.)
y la pérdida estructural.

Supongo que habrá empresas o más bien microempresas, que necesitan

gestionar su almacén, pero no pueden y no les interesa gastarse miles de
euros en la implantación de un software que nunca van a amortizar.
He visto, almacenes con cientos de referencias, llevados con una libreta de
papel. Para este tipo de empresas habría que buscar una solución intermedia,
una simple hoja de excel bien personalizada o un base de datos en access
podría ser la solución perfecta para ellos.
Pero no hay nada que ponerse sin tener claro lo que queremos conseguir. Para
toda la gente que está en esta situación, me gustaría dejar unas reflexiones y
unos conceptos para que sepan hacia donde pueden dirigirse.
Un SGA (Sistema de Gestión de Almacén) por básico que sea debería de
cumplir como mínimo estos requisitos, para que en un futuro no se nos
Olvidaremos por un momento los requisitos de los que hablamos para las
empresas más grandes que cuentan con ERP y disponen de más medios y
recursos.
El SGA indispensablemente debe de gestionar y controlar el stock de nuestros
artículos. Las opciones de las que debe disponer son:
 Visualización del sotck disponible, stock reservado.
 Control de las características de los artículos (peso, dimensiones,
volumen, valor de la mercancía, precio de venta, familia de artículo)
 Posibilidad de hacer diferentes tracings (por artículo, por lote, por
pedido)
 Emisión de albaranes.
 Emisión de facturas.
Por otro lado dependiendo del tipo de negocio y la cantidad de material, sea
necesario que tengamos Gestionar la ubicación de la mercancía.Para esto es
dispensar tener en cuenta:
 Ubicaciones disponibles en nuestro almacén. Deberíamos realizar el
mapa de nuestro almacén.
La gestión de la ubicación es una cuestión muy importante para la mayoría de
almacenes. Incluso en almacenes pequeños como un cuarto con mercancía de
una ferretería, saber en cada momento la ubicación exacta de la mercancía
reduce el tiempo de preparación de los pedidos.
ACTIVIDADES DE ALMACENAMIENTO
Un almacén debe ser dimensionado principalmente en función de los productos
a almacenar (en tamaño, características propias y cantidad de referencias) y la
demanda (especialmente en sectores afectados por la estacionalidad de la
demanda). Pero además de estos, intervienen otros factores que deben ser
considerados a la hora de dimensionar el tamaño de un almacén. Los factores
a tener en cuenta para el cálculo del tamaño de un almacén son:
El almacén es una unidad de servicio y soporte en la estructura orgánica y
funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de
resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.
Es una estructura clave que provee elementos físicos y funcionales capaces de
generar valor agregado.
Conclusiones:

 El diseño de almacenes debe comprender la organización y distribución

del espacio en distintas áreas. En general, un almacén debe estar formado
por seis secciones: recepción, control de calidad, adaptación de unidades de
carga, almacenamiento, preparación de pedidos y expediciones.

 Un óptimo diseño de las instalaciones de un almacén y un centro de

distribución debe dar como resultado en un adecuado flujo de materiales y
la minimización de costes.

Recomendaciones:

 Se debe tener un almacén estructurado de acuerdo con las necesidades

reales de la empresa, una especialización de tareas, una organización de los
productos de calidad que ahorrará tiempo y eficiencia.

Bibliografía
Fernández, R. L. (2010). Logística Comercial. Madrid: PARANINFO.

Kother, P., & Armstrong, G. (2012). Marketing (10ª Edición ed.). México:
Pearson.
López Fernández, R. (2010). Logística comercial (2ª Edición ed.). Madrid:
Paraninfo.

Antonio Iglesias, Balanced Life S.L. (2012) Manual de Gestión de Almacén.